E.1_Leistungsbeschreibung_WVG_Personal_v10.pdf

[Seite 1]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

WVG-GRUPPE

Leistungsbeschreibung

Ablösung der SAP-Lösung – Einführung einer neuen Software für

Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Personalmanagement

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 1

[Seite 2]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung ...................................................................................................................................... 4

1.1. Ausgangslage ................................................................................................................................ 4

1.2. Fachliches und technisches Zielbild der WVG .............................................................................. 5

1.3. Leistungsumfang ............................................................................................................................ 6

1.4. Funktionale Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien ............................................................ 7

2. Rahmenbedingungen ..................................................................................................................... 9

2.1. Projektvorgehen ............................................................................................................................. 9

2.2. Projektorganisation und Governance............................................................................................. 9

2.3. Zusammenarbeit und Kommunikation ........................................................................................... 9

2.4. Ort der Leistungserbringung und Leistungsform ........................................................................... 9

2.5. Mitwirkungsleistungen der WVG .................................................................................................. 10

2.6. Überprüfung der Arbeitsergebnisse und Qualitätssicherung ....................................................... 10

2.7. Projektdokumentation .................................................................................................................. 10

2.8. Leistungsänderungen (Change-Request-Verfahren) ................................................................... 11

3. Funktionale Anforderungen / User Stories ................................................................................... 12

4. Technische Anforderungen .......................................................................................................... 14

4.1. Basis und Betrieb ......................................................................................................................... 14

4.1.1. Betriebsmodell ......................................................................................................................... 14

4.1.2. Systemumgebungen und Zugang ........................................................................................... 14

4.1.3. Allgemeine technische und regulatorische Anforderungen ..................................................... 14

4.2. Vor-Systeme und Schnittstellen ................................................................................................... 15

5. Gegenstand der Dienstleistungen und Leistungspflichten des Auftragnehmers ......................... 16

5.1. Projektmanagement ..................................................................................................................... 16

5.2. Konzeption ................................................................................................................................... 17

5.3. Systemeinstellung und Entwicklung inkl. Dokumentation ............................................................ 17

5.3.1. Technische Bereitstellung........................................................................................................ 18

5.3.2. Konfiguration und Entwicklung ................................................................................................ 18

5.3.3. Schnittstellen ........................................................................................................................... 19

5.3.4. Rollen und Berechtigungen ..................................................................................................... 19

5.4. Migration ...................................................................................................................................... 20

5.5. Schulung ...................................................................................................................................... 20

5.6. Test und Freigabe ........................................................................................................................ 21

5.7. Anlaufunterstützung während der Produktivstartphase ............................................................... 22

5.8. Wissensmanagement................................................................................................................... 22

5.9. Pflege, Support und laufender Betrieb ......................................................................................... 23

5.10. Weiterentwicklung des Systems .................................................................................................. 24

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 2

[Seite 3]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Künftige Lösungslandschaft im Bereich Personal...................................................................... 6 Tabelle 2: Mengengerüst Personal der WVG-Gruppe ................................................................................ 7 Tabelle 3: Einstufung der funktionalen Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien ............................... 8 Tabelle 4: Bewertung des Erfüllungsgrads je User Story ........................................................................... 8 Tabelle 5: Anzubindende Vor-Systeme und Schnittstellen ....................................................................... 15

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 3

[Seite 4]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

1. Einführung

1.1. Ausgangslage

Die WVG-Gruppe (Westfälische Verkehrsgesellschaft) mit Sitz in Münster ist ein kommunaler Unternehmensverbund im öffentlichen Personen- und Schienengüterverkehr in Westfalen. Zur Unternehmensgruppe gehören die Regionalverkehr Münsterland GmbH (RVM), die Regionalverkehr Ruhr-Lippe GmbH (RLG), die Westfälische Landes-Eisenbahn GmbH (WLE) sowie die Verkehrsbetrieb Kipp GmbH (VBK).

Mit rund 1.000 Bussen und jährlich etwa 51 Millionen Fahrgästen zählt die WVG-Gruppe zu den bedeutenden kommunalen Mobilitätsdienstleistern in Nordrhein-Westfalen. Die WVG übernimmt als zentrale Geschäftsführungsgesellschaft übergreifende Steuerungs-, Verwaltungs- und Servicefunktionen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personal, IT, Einkauf und Verkehrsplanung. Ziel ist es, durch gebündelte Kompetenzen und gemeinsame Prozesse einen wirtschaftlichen, leistungsfähigen und nachhaltigen öffentlichen Verkehr sicherzustellen.

Das Personalwesen der WVG betreut rund 1.100 Beschäftigte in fünf Gesellschaften an rund 20 Standorten. Die Entgeltabrechnung muss neben den Vorgaben des Steuer- und Sozialversicherungsrechts die Besonderheiten des öffentlichen Tarifumfelds abbilden. Bei der WVG kommen acht Tarifverträge mit zahlreichen tariflichen Einmalzahlungen, Zuschlags- und Urlaubsregelungen zur Anwendung. Hinzu kommen die Zusatzversorgung über die KVW, Zeitwertkonten bei externen Anbietern, Versorgungsempfänger sowie die vielfältigen Schicht- und Arbeitszeitmodelle des Werkstatt- und Verwaltungspersonals. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Tarifkompetenz, Automatisierung und Nachvollziehbarkeit der eingesetzten Software.

Die Personalabrechnung der WVG wird derzeit in SAP HCM abgebildet. Rund um SAP HCM ist eine Reihe von Vor- und Umsystemen im Einsatz:

• REXX Suite für Personalmanagement, Bewerbermanagement und die digitale Bereitstellung von Entgeltdokumenten • ProFahr für die Zeiterfassung des Fahrpersonals • Janitor als weiteres Zeiterfassungssystem mit Anbindung an SAP • Inchronaz für die Zeiterfassung von rund 30 Triebfahrzeugführern • 31 Zeiterfassungsterminals der Firma PCS (INTUS 5205) • Prevenio UWEB für das Unterweisungs- und Schulungsmanagement • KVW (Zusatzversorgung) als externe Stelle • msg life / DEVK als externe Stelle für die Führung der Arbeitszeitguthaben in Zeitwertkonten • Multicash für die Übermittlung der Zahlungsdaten aus der Gehaltsabrechnung an die Banken • SAP FI/CO, an das die Ergebnisse der Entgeltabrechnung heute über den Lohnsummenfeed übergeben werden. SAP FI/CO wird derzeit in einem gesonderten Vergabeverfahren ausgeschrieben und durch eine neue FiBu-Software abgelöst

Der Stellenplan wird heute außerhalb des Systems in Excel geführt.

Die WVG hat im Rahmen eines Vorprojekts entschieden, die bestehende SAP-Lösung abzulösen. Für Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung, Personalkostenplanung und Stellenplan sowie für die Personalverwaltung soll eine neue, standardnahe Personal-Software eingeführt werden. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling werden künftig in einer neuen FiBu-Software abgebildet. Die FiBu-Software wird in einem gesonderten Vergabeverfahren beschafft, das parallel zu dieser Ausschreibung durchgeführt wird. Wie sich die Aufgaben künftig auf die einzelnen Systeme verteilen, ist im folgenden Abschnitt Zielbild beschrieben.

Zur Vorbereitung der Ausschreibung hat die WVG die Anforderungen an die neue Lösung gemeinsam mit ihren Fachbereichen in Workshops erhoben, validiert und als User Stories beschrieben (vgl. Kapitel 3 und Anlage E.2). Die Bieter erhalten damit ein realistisches Bild der heutigen Abläufe und der Erwartungen, die die WVG an die künftige Lösung stellt.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 4

[Seite 5]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

1.2. Fachliches und technisches Zielbild der WVG

Mit der Einführung der neuen Personal-Software verfolgt die WVG folgende strategische Ziele:

• Die Umstellung auf das neue System ist bis Ende 2027 abgeschlossen. • Der für das Projekt freigegebene Budget- und Kostenrahmen wird eingehalten. • Das System bildet einen integralen Bestandteil des fachlichen und technischen Zielbildes der WVG. • Integrierte End-to-End-Prozesse gewährleisten durchgängige, medienbruchfreie Abläufe über Organisationsgrenzen hinweg. • Eine hohe Nutzerakzeptanz sichert die aktive Annahme und produktive Nutzung der neuen Lösung. • Die WVG verfügt über die organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung. • Komplexe Anforderungen im öffentlichen Tarifumfeld werden durch das neue System abgedeckt. • Die Personalprozesse sind effizienter aufgestellt als in der bisherigen Lösung.

Im fachlichen Zielbild bildet die neue Personal-Software den integrierten Kern der Personalprozesse der WVG-Gruppe. Personalverwaltung, Organisations- und Stellenplanmanagement, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Reisekostenabrechnung und Personalkostenplanung arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis für alle Gesellschaften der Gruppe. Personalvorgänge sollen durchgängig digital abgebildet werden, vom Recruiting bzw. Eintritt über die Personaladministration, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Entgeltabrechnung bis zu Zahlung, Meldung, Verbuchung und Austritt. REXX bleibt für das Bewerbermanagement bestehen. Die Zeiterfassungssysteme ProFahr und Janitor sowie die PCS-Terminals bleiben als Vorsysteme bestehen und liefern ihre abrechnungsrelevanten Daten an die Personal-Software. Die buchungsrelevanten Ergebnisse der Entgeltabrechnung übergibt die Personal- Software an die neue FiBu-Software.

Im technischen Zielbild wird die Personal-Software als Cloud-Service (SaaS) betrieben (vgl. Kapitel 4.1.1). Personalverwaltung und Entgeltabrechnung basieren auf einer gemeinsamen Plattform mit einer zentralen Datenbank. Die Anwender greifen über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge auf die Software zu. Beschäftigte und Führungskräfte nutzen Self-Service-Funktionen (ESS/MSS), nach Möglichkeit auch mobil. Die Anmeldung soll nach Möglichkeit über Single Sign-on erfolgen. Der Datenaustausch mit den Vor- und Umsystemen erfolgt über standardisierte, dokumentierte Schnittstellen des Anbieters und muss auch nach Updates ohne Nacharbeit funktionieren. Die Anbindung eines Business-Intelligence-Systems ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Die Personal-Software muss ihre Daten jedoch so bereitstellen, dass sie über standardisierte Schnittstellen oder Exporte grundsätzlich auch in BI-Systemen genutzt werden können.

Die künftige Lösungslandschaft stellt sich im Bereich Personal wie folgt dar:

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 5

[Seite 6]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Tabelle 1: Künftige Lösungslandschaft im Bereich Personal

Gegenüber dem heutigen Stand verlagern sich damit vor allem die Personalverwaltung, der Stellenplan und die Bereitstellung digitaler Entgeltdokumente in die Personal-Software. Die konkreten Anforderungen an die einzelnen Schnittstellen sind in Kapitel 4.2 beschrieben.

1.3. Leistungsumfang

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Standardsoftware für das Personalwesen der WVG-Gruppe einschließlich der Dienstleistungen zu ihrer Einführung, Pflege und Betreuung. Folgende Funktionsbereiche sind verpflichtend anzubieten:

• Personalverwaltung einschließlich Organisationsmanagement und digitaler Ein- und Austrittsprozesse • Stellenplanmanagement und Stellenbewirtschaftung • Zeitwirtschaft einschließlich Employee- und Manager-Self-Service (ESS/MSS) • Entgeltabrechnung einschließlich Versorgungsbezügen, Zusatzversorgung sowie Melde- und Bescheinigungswesen • Reisekostenabrechnung • Personalkostenplanung • Finanzintegration und Zahlungsverkehr (Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung, Zahlungsdateien) • Personalreporting und Auswertungen

Die Leistungen umfassen die Softwareüberlassung bzw. -bereitstellung, Projektmanagement, Konzeption, Systemeinstellung und Entwicklung, Schnittstellen, Migration, Schulung, Test- und

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 6

[Seite 7]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Freigabeunterstützung, Anlaufunterstützung sowie Wissenstransfer (Kapitel 5) und die Pflege der Software nach Produktivsetzung (Kapitel 5.9).

Für die Kalkulation des Angebots sind folgende Nutzerzahlen zugrunde zu legen:

• 15 Vollnutzer

• Weitere kalkulationsrelevante Nutzerzahlen ergeben sich aus dem nachfolgenden Mengengerüst.

Nicht Gegenstand dieser Ausschreibung sind das Bewerbermanagement in REXX, die Finanzbuchhaltung und das Controlling (gesondertes Vergabeverfahren FiBu-Software), die Zeiterfassungssysteme ProFahr und Janitor einschließlich der PCS-Terminals, Prevenio UWEB, das zentrale Business-Intelligence-System sowie die übrigen Vor- und Umsysteme. Diese Systeme bleiben bestehen oder werden gesondert eingeführt und sind über Schnittstellen an die Personal-Software anzubinden (vgl. Kapitel 1.2 Zielbild und Kapitel 4.2). Ausgenommen davon ist das Business- Intelligence-System: Eine Anbindung ist nicht zu liefern, die Daten der Personal-Software müssen aber grundsätzlich für BI-Systeme nutzbar sein.

Für die Kalkulation des Angebots ist folgendes Mengengerüst zugrunde zu legen:

Tabelle 2: Mengengerüst Personal der WVG-Gruppe

1.4. Funktionale Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien

Kapitel 3 gibt einen Überblick über die funktionalen Anforderungen an die Personal-Software und ordnet die fachlichen Schwerpunkte je Bereich ein. Die einzelnen Anforderungen sind als User Stories mit zugehörigem Prozess, Prozessinput und Prozessoutput im Anforderungskatalog beschrieben, der den Vergabeunterlagen als Anlage E.2 (Personal) beigefügt ist. Sie wurden gemeinsam mit den

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 7

[Seite 8]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Fachbereichen der WVG erhoben, validiert und nach der MoSCoW-Methode priorisiert. Die Priorität ist im Anforderungskatalog für jede User Story ausgewiesen. Für die Vergabe gilt folgende Einstufung:

Tabelle 3: Einstufung der funktionalen Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien

Der Erfüllungsgrad je User Story wird vom Bieter im Anforderungskatalog angegeben und wie folgt bewertet:

Tabelle 4: Bewertung des Erfüllungsgrads je User Story

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 8

[Seite 9]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

2. Rahmenbedingungen

2.1. Projektvorgehen

Die WVG strebt eine standardnahe Einführung an. Die angebotene Software soll so weit wie möglich im Standard genutzt werden. Anpassungen und Eigenentwicklungen kommen nur dort in Betracht, wo sie fachlich zwingend erforderlich sind, und sind nachvollziehbar zu begründen. Der Auftragnehmer legt der Einführung ein praxiserprobtes, phasenorientiertes Vorgehensmodell zugrunde, das mindestens folgende Phasen umfasst:

• Vorbereitung und Projektinitialisierung • Fit-to-Standard- bzw. Fit-Gap-Analyse auf Basis der User Stories in Anlage E.2 • Konzeption der Soll-Prozesse und der erforderlichen Systemkonfiguration • Systemeinstellung, Schnittstellen und erforderliche Entwicklungen • Migration, Test einschließlich Parallelabrechnung und Schulung • Produktivsetzung (Cut-over) und Anlaufunterstützung

Die Produktivsetzung ist so zu planen, dass die Umstellung bis zum 31.12.2027 abgeschlossen ist und der Produktivstart am 01.01.2028 beginnt.

Im Angebot stellt der Bieter sein Vorgehensmodell mit einem Musterprojektplan, den einzelnen Phasen und den wesentlichen Meilensteinen in einem für die Angebotsbewertung relevanten Konzept nachvollziehbar dar (siehe A.1 Kap. 1.8.2).

2.2. Projektorganisation und Governance

Die Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung liegt bei der WVG. Der Auftragnehmer benennt eine Projektleitung mit Vertretung sowie ein Kernteam, das die ausgeschriebenen Funktionsbereiche abdeckt. Das eingesetzte Team verfügt über mehrjährige Erfahrung im deutschen Steuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht, insbesondere mit Tarifverträgen des öffentlichen Dienstes (TV-N, TVöD oder vergleichbar). Aufgrund der fachlichen Schnittstellen zwischen Personal und Rechnungswesen wird das Projekt parallel zum Projekt FiBu-Software gesteuert. Insbesondere die Übergabe der Buchungsdaten aus der Entgeltabrechnung an die FiBu-Software ist projektübergreifend abzustimmen. Der Auftragnehmer wirkt an dieser Abstimmung mit. Die Aufgabenverteilung zwischen der WVG und dem Auftragnehmer im Projektmanagement ist in Kapitel 5.1 beschrieben.

2.3. Zusammenarbeit und Kommunikation

Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumente und Schulungsunterlagen sind in deutscher Sprache zu erstellen. Auch die Projektkommunikation erfolgt auf Deutsch.

Der Auftragnehmer nimmt an der Regelkommunikation teil, etwa am turnusmäßigen Jour fixe und an den regelmäßigen Sitzungen des Lenkungsausschusses. Darüber hinaus liefert er regelmäßige Statusberichte zu Fortschritt, Risiken und offenen Punkten. Ein Wechsel von Schlüsselpersonen bedarf der vorherigen Zustimmung der WVG. Ersatzpersonal muss mindestens gleichwertig qualifiziert sein.

2.4. Ort der Leistungserbringung und Leistungsform

Die Leistungen werden grundsätzlich remote erbracht. Das gilt insbesondere für Systemeinstellung und Entwicklung, die Umsetzung der Schnittstellen, die Migration sowie das laufende Projektmanagement mit Regelterminen und Abstimmungen.

Vor Ort in den Räumlichkeiten der WVG finden Workshops mit hohem Abstimmungsbedarf statt, insbesondere die Konzeptworkshops. Dazu kommen die Schulungen des Projektteams und der Key- User, ausgewählte Meilensteintermine sowie eine punktuelle Betreuung vor Ort in den ersten Wochen nach dem Produktivstart (vgl. Kapitel 5.7). Ob ein Termin vor Ort oder virtuell stattfindet, legt die WVG in Abstimmung mit dem Auftragnehmer fest. Leistungsort ist Krögerweg 11, 48155 Münster. Der

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 9

[Seite 10]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Auftragnehmer stellt sicher, dass die eingesetzten Berater Termine vor Ort bei Bedarf auch kurzfristig wahrnehmen können.

Als Kalkulationsgrundlage ist ein Anteil der Vor-Ort-Tätigkeiten von 10% der Personentage anzunehmen. Reise- und Nebenkosten sind in die Tagessätze einzukalkulieren.

2.5. Mitwirkungsleistungen der WVG

Die WVG erbringt in den jeweiligen Projektphasen die erforderlichen Mitwirkungsleistungen. Diese sind je Leistungsbereich in Kapitel 5 konkretisiert. Übergreifend erbringt die WVG insbesondere folgende Mitwirkungsleistungen:

• Bereitstellung von Räumlichkeiten und technischer Ausstattung für Workshops, Schulungen und Termine vor Ort

• Benennung fachkundiger Ansprechpartner je Funktionsbereich

• Zeitnahes Treffen der fachlichen Entscheidungen, die für den Projektfortschritt erforderlich sind

Eine Verzögerung infolge nicht rechtzeitig erbrachter Mitwirkungsleistungen hat der Auftragnehmer unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

2.6. Überprüfung der Arbeitsergebnisse und Qualitätssicherung

Der Auftragnehmer sichert die Qualität seiner Arbeitsergebnisse durch eine interne Qualitätssicherung, bevor er sie der WVG übergibt. Die Fertigstellung wesentlicher Arbeitsergebnisse, etwa Fachkonzepte, Systemeinstellungen oder Migrationsergebnisse, zeigt er schriftlich an und stellt sie mit den erforderlichen Unterlagen zur Prüfung bereit.

Die WVG prüft die Arbeitsergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist nach Bereitstellung. Sie prüft, ob die Ergebnisse inhaltlich nachvollziehbar sind und als Grundlage für die weiteren Projektschritte geeignet sind. Maßstab sind die Freigabekriterien, die zu Projektbeginn je Arbeitsergebnis gemeinsam festgelegt und im Projekthandbuch dokumentiert werden. Die WVG gibt das Ergebnis frei oder teilt dem Auftragnehmer Beanstandungen und Hinweise zur Anpassung mit. Der Auftragnehmer arbeitet diese innerhalb einer abgestimmten Frist ein und legt das überarbeitete Ergebnis erneut zur Prüfung vor.

Der Übergang in die nächste Projektphase setzt die Freigabe der dafür maßgeblichen Arbeitsergebnisse voraus. Für die Freigabe der eingerichteten Lösung vor dem Produktivstart gilt ein geregeltes Verfahren. Führt eine Beanstandung zu einer Änderung des vereinbarten Leistungsumfangs, ist das Change- Request-Verfahren nach Kapitel 2.8 anzuwenden.

2.7. Projektdokumentation

Der Auftragnehmer dokumentiert das Projekt fortlaufend und vollständig in deutscher Sprache. Dazu gehören insbesondere:

• Projekthandbuch (gemeinsame Erstellung und Fortschreibung mit dem Auftraggeber bzw. dessen externem Projektmanagement), Projektplan (gemeinsam mit dem Auftraggeber), Statusberichte, Protokolle von Workshops und Abstimmungsterminen • Fachkonzepte je Funktionsbereich einschließlich Entscheidungen und Begründungen • Dokumentation der Systemeinstellungen (Customizing), der Lohnarten und Regelwerke, der Schnittstellen und Entwicklungen • Migrationskonzept, Mapping-Regeln, Migrationsprotokolle und Ergebnisse der Parallelabrechnungen • Berechtigungskonzept • Schulungsunterlagen sowie System- und Betriebsdokumentation zur Übergabe in den Regelbetrieb

Die Dokumentation ist so zu gestalten, dass sie als Grundlage einer revisionssicheren Verfahrensdokumentation dienen kann. Ablage und Formate richten sich nach den Vorgaben der WVG.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 10

[Seite 11]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

2.8. Leistungsänderungen (Change-Request-Verfahren)

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs erfolgen ausschließlich über ein schriftliches Change- Request-Verfahren:

Das Change-Request-Verfahren beginnt mit einem Antrag, in dem die anfragende Partei die gewünschte Änderung, deren Begründung und den gewünschten Termin beschreibt. Anschließend bewertet der Auftragnehmer innerhalb einer zu Projektbeginn gemeinsam abzustimmenden Frist den erforderlichen Aufwand sowie die Auswirkungen auf Termine, Kosten und Risiken. Auf dieser Grundlage entscheidet das zuständige Projektgremium der WVG über die Freigabe oder Ablehnung des Antrags. Die Umsetzung erfolgt erst nach schriftlicher Freigabe; der Projektplan und die Projektdokumentation werden entsprechend fortgeschrieben.

Ohne freigegebenen Change Request erbrachte Mehrleistungen werden nicht vergütet.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 11

[Seite 12]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

3. Funktionale Anforderungen / User Stories

Mit der Ablösung von SAP HCM soll die WVG-Gruppe eine integrierte Personal-Software erhalten, die ihre Personalprozesse vom Recruiting bzw. Eintritt bis zum Austritt durchgängig und ohne Medienbrüche unterstützt. Damit die fachlichen Erwartungen an diese Lösung praxisnah und für die Bieter gut nachvollziehbar beschrieben sind, wurden die Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen der WVG erarbeitet, validiert und in Form von User Stories formuliert. Jede User Story schildert aus der Perspektive einer konkreten Rolle, welche Aufgabe künftig im System erledigt werden soll und welcher Nutzen damit verbunden ist. Prozess, Prozessinput und Prozessoutput beschreiben, welche Daten verarbeitet werden und welches Ergebnis erwartet wird.

Im Mittelpunkt dieses Kapitels stehen die Anforderungen, die zum Produktivstart zwingend erfüllt sein müssen. Sie verdeutlichen, worauf es der WVG bei der neuen Personal-Software in erster Linie ankommt: auf eine verlässliche und tarifkonforme Entgeltabrechnung, auf eine Zeitwirtschaft, die die vielfältigen Schicht- und Arbeitszeitmodelle automatisiert bewertet, sowie auf eine durchgängige Integration bis in Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Personalkostenplanung.

Kern der Lösung ist die Entgeltabrechnung. Die Personal-Software muss Beschäftigte und Versorgungsempfänger aller Gesellschaften in getrennten Abrechnungskreisen korrekt abrechnen und dabei das Steuer-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht des öffentlichen Dienstes sicher abbilden. Lohnartenlogik, Entgeltbestandteile und Tarifregelwerke sind im System zu pflegen, tarifliche Gehaltsanpassungen und Fristen sind automatisch zu ermitteln. Abrechnungsfälle, die bei der WVG regelmäßig auftreten, etwa die Zusatzversorgung bei der KVW, der tarifkonforme Krankengeldzuschuss, Pfändungen oder der SV-Schätzlauf bei Folgemonatsvergütung, sollen ohne manuelle Nebenrechnungen abgewickelt werden. Darüber hinaus erwartet die WVG eine integrierte Reisekostenabrechnung, ein automatisiertes Bescheinigungswesen, die Erstellung der Entgeltnachweise sowie ein Abrechnungsprotokoll, mit dem Abrechnungsläufe überwacht und Fehler analysiert werden können.

Ein zweiter Schwerpunkt liegt auf der Zeitwirtschaft, die den Anforderungen eines Verkehrsunternehmens mit Schichtdienst gerecht werden muss. Frei definierbare Schichtmodelle und rollierende Dienstpläne sollen die Arbeitszeitregelungen aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen abbilden. Die erfassten Zeiten sind automatisch zu bewerten: Das System verrechnet Pausen, ermittelt Zuschläge für Nacht-, Sonn-, Feiertags- und Überzeitarbeit unter Berücksichtigung von Kappungsgrenzen, überwacht Kernzeiten und gleicht Soll- und Ist-Zeiten täglich ab. Mehrere Zeitkonten sind parallel zu führen. Anträge der Beschäftigten (ESS) und Genehmigungen der Führungskräfte (MSS) werden digital abgewickelt, Workflows und Änderungen lückenlos protokolliert. Die Zeitbuchungen der bestehenden PCS-Terminals sind weiterhin zu verarbeiten.

In der Personalverwaltung erwartet die WVG, dass Organisationsstruktur und Stellenplan künftig im System geführt werden und die bisherige Excel-Lösung ablösen. Dazu gehören Zielbesetzungen, Arbeitszeitanteile und ein Soll-Ist-Abgleich des Personalbestands. Bei Ein- und Austritten soll das System die Sachbearbeitung durch alle erforderlichen Stammdaten, Aufgaben und Prozessschritte führen. Auf diesen Daten baut die Personalkostenplanung auf: Ist-Abrechnungsdaten, Ein- und Austritte sowie Änderungen an Organisationseinheiten und Planstellen fließen automatisch in die Planung ein. Auf dieser Grundlage lassen sich Tarif-, SV- und KVW-Szenarien simulieren und individuelle Planwerte wie Höhergruppierungen, Stufensprünge oder Zulagen ergänzen.

Mit Blick auf die parallele Einführung der neuen FiBu-Software kommt der Finanzintegration besondere Bedeutung zu. Aus der Entgeltabrechnung sind automatisiert Buchungsdateien mit Kontierung (inkl. Umsatzsteuerkennzeichen) und Abstimmungsinformationen zu erzeugen. Werkzeuge zur Kontenklärung sollen die Abstimmung zwischen Personalwesen und Finanzbuchhaltung unterstützen. Für den Zahlungsverkehr erstellt das System Überweisungslisten und SEPA-XML-Dateien und übergibt diese an die Zahlungssoftware. Im Reporting erwartet die WVG Standardauswertungen zu Stamm-, Entgelt- und Zeitdaten auf Knopfdruck, flexible Ad-hoc-Auswertungen sowie Exporte in gängige Formate. Externe Daten wie ELStAM sind automatisch zu übernehmen, Meldungen und Statistiken an Behörden und Sozialversicherungsträger automatisiert zu erstellen und zu übermitteln.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 12

[Seite 13]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Übergreifend setzt die WVG eine datenschutzkonforme Verarbeitung nach DSGVO sowie einen verlässlichen Support des Anbieters über Ticketsystem und Telefon voraus. Darüber hinaus enthält der Anforderungskatalog weitere Anforderungen, die die Lösung sinnvoll ergänzen, für den Produktivstart jedoch mit einer Übergangslösung überbrückt werden können, etwa Single Sign-on, mobile Self- Services, Dashboards oder die Abrechnung von JobBike und JobTicket.

Insgesamt erwartet die WVG keine Sammlung einzelner Funktionen, sondern eine standardnahe, integrierte Lösung, in der Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung und Personalkostenplanung auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenwirken und das öffentliche Tarifrecht sicher abgebildet wird. Die Bieter geben für jede User Story im Anforderungskatalog den Erfüllungsgrad an, die Wertung erfolgt nach Kapitel 1.4. Die User Stories bilden zugleich die Grundlage für die Fit-to-Standard-Analyse, die Konzeption und die Tests im Projekt (vgl. Kapitel 2.1, 5.2 und 5.6). Die Anforderungen an Schnittstellen und Technik sind in Kapitel 4 beschrieben.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 13

[Seite 14]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

4. Technische Anforderungen

4.1. Basis und Betrieb

4.1.1. Betriebsmodell

Die WVG hat sich für den Betrieb der Personal-Software als Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS) entschieden. Die Software wird vom Auftragnehmer als standardisierter, mandantenfähiger Cloud-Service bereitgestellt und betrieben. Infrastruktur, Systembetrieb, Softwarepflege und Updates einschließlich gesetzlicher und tariflicher Änderungen sind Bestandteil des Cloud-Service. Eine eigene Hardware- oder Systemsoftwarebeschaffung durch den Auftraggeber entfällt. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate.

4.1.2. Systemumgebungen und Zugang

Damit Konzeption, Test, Schulung und Produktivbetrieb sauber voneinander getrennt ablaufen können, stellt der Auftragnehmer im Rahmen des Cloud-Service die erforderlichen Systemumgebungen bereit. Für Umgebungen, Datenbasis und Zugang gelten folgende Vorgaben:

• Der Auftragnehmer stellt im Rahmen des Cloud-Service mindestens eine Test-, eine Schulungs- und eine Produktivumgebung bereit. Diese können als getrennte Systeme oder als getrennte Umgebungen innerhalb eines Systems umgesetzt werden. Die Testumgebung muss auch Abrechnungssimulationen und Parallelabrechnungen ermöglichen. • Er richtet die Umgebungen ein und stellt sicher, dass Konfigurationen kontrolliert und nachvollziehbar aus der Testumgebung in die Schulungs- und Produktivumgebung übertragen werden. • Alle 5 Gesellschaften der WVG-Gruppe werden in einer integrierten Datenbasis abgebildet. Gemeinsame Stammdaten und Regelwerke werden gesellschaftsübergreifend genutzt. Abrechnungskreise, gesellschaftsspezifische Daten und Auswertungen sind klar voneinander getrennt. • Der Zugriff erfolgt über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge, in der Regel über einen Webbrowser. Für Beschäftigte und Führungskräfte ist der Zugriff auf ESS- und MSS- Funktionen nach Möglichkeit auch mobil (App oder Web) vorzusehen.

4.1.3. Allgemeine technische und regulatorische Anforderungen

Neben den funktionalen Anforderungen stellt die WVG übergreifende technische und regulatorische Anforderungen an die Personal-Software. Sie betreffen insbesondere Mandantenfähigkeit, Integration, Betriebsmodell, Sicherheit und Datenschutz, Release-Management sowie Bedienung und sind in diesem Kapitel beschrieben.

Für die Personal-Software gelten dabei folgende Maßgaben:

• Mandantenfähigkeit: Maßgeblich ist die Trennung der Abrechnungskreise, Berechtigungen und Datenräume je Gesellschaft. Für die Personal-Software tritt das an die Stelle der Buchungskreise.

• Standard-Konnektoren: Die anzubindenden Systeme sind in Kapitel 4.2 beschrieben.

• Middleware-Integration: Die Integration über Workato betrifft die Anbindung der Umsysteme. Zwischen Personalverwaltung und Entgeltabrechnung darf keine Middleware erforderlich sein

Zusätzlich gelten die folgenden Mindestanforderungen an die Personal-Software:

Löschung bzw. Anonymisierung personenbezogener und sonstiger Verfahrensdaten nach Ablauf konfigurierbarer Aufbewahrungsfristen (u. a. § 147 AO, § 257 HGB, Art. 17 DSGVO), einschließlich Sperrung vor der Löschung und Protokollierung der Löschläufe. Berücksichtigung Barrierefreiheit der Benutzeroberfläche (BITV 2.0 / EN 301 549)

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 14

[Seite 15]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

4.2. Vor-Systeme und Schnittstellen

Die Personal-Software ist in die bestehende Systemlandschaft der WVG zu integrieren. Rolle und Abgrenzung der einzelnen Systeme sind im Abschnitt Zielbild beschrieben (vgl. Tabelle 1). Die Anbindung der neuen FiBu-Software, der Meldeverfahren und der Zeiterfassungssysteme ist dabei besonders zu berücksichtigen. Die Anforderungen sind im Feature-Cluster F7 des Anforderungskatalogs (Anlage E.2) beschrieben. Folgende Systeme sind nach aktuellem Stand anzubinden:

Tabelle 5: Anzubindende Vor-Systeme und Schnittstellen

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 15

[Seite 16]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

5. Gegenstand der Dienstleistungen und Leistungspflichten des

Auftragnehmers

Die Einführungsleistungen werden als Dienstleistung auf Grundlage eines EVB-IT Dienstleistungsvertrages erbracht. In den folgenden Abschnitten wird für jeden Leistungsbereich beschrieben, welche Leistungen der Auftragnehmer erbringt und welche Aufgaben und Mitwirkungsleistungen beim Auftraggeber liegen. Die Leistungen des Auftragnehmers sind verbindlicher Bestandteil des Leistungsumfangs und vollständig im Angebot zu berücksichtigen. Wo Leistungen gemeinsam oder unter Mitwirkung der jeweils anderen Vertragspartei erbracht werden, ist dies ausdrücklich gekennzeichnet. Mitwirkung bedeutet dabei fachliche oder organisatorische Unterstützung, ohne die Verantwortung für das Ergebnis zu tragen. Abschnitt 5.9 regelt ergänzend die Aufgabenverteilung in Pflege, Support und laufendem Betrieb nach der Produktivsetzung. Die allgemeinen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers gemäß Kapitel 2.5 bleiben unberührt.

5.1. Projektmanagement

Die WVG erwartet ein klar strukturiertes Projektmanagement, das Planung, Steuerung und Durchführung des Projekts über alle Phasen hinweg verlässlich sicherstellt. Maßstab dafür sind die Ziele aus dem Zielbild: Die Umstellung soll bis Ende 2027 abgeschlossen sein und der freigegebene Budget- und Kostenrahmen eingehalten werden. Die Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung nehmen die WVG und der Auftragnehmer gemeinsam wahr. Die Entscheidungsbefugnis verbleibt bei der WVG. Der Auftragnehmer stellt eine eigene Projektleitung, die seine Leistungen und Ressourcen steuert und eng mit der Projektleitung der WVG zusammenarbeitet. Das Projekthandbuch (Aufbau- und Ablauforganisation) erstellt und schreibt er gemeinsam mit dem Auftraggeber bzw. dessen externem Projektmanagement fort. Detailprojektplan und Risikomanagement erstellt und führt er gemeinsam mit der WVG. Er liefert regelmäßige Statusberichte und nimmt an der Regelkommunikation teil (vgl. Kapitel 2.2 und 0). Zeichnen sich Risiken, Terminverschiebungen oder Abhängigkeiten zum parallelen Projekt FiBu-Software ab, macht der Auftragnehmer diese frühzeitig transparent und bereitet sie so auf, dass die WVG rechtzeitig entscheiden kann.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Steuerung der eigenen Leistungen und Ressourcen sowie Erstellung regelmäßiger Statusberichte

• Gemeinsame Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung mit dem Auftraggeber

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Projekthandbuchs (Aufbau- und Ablauforganisation) mit dem Auftraggeber bzw. dessen externem Projektmanagement

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Detailprojektplans (Phasen, Arbeitspakete, Meilensteine)

• Gemeinsamer Aufbau und laufende Führung des Risikomanagements

• Mitwirkung am Akzeptanz- und Veränderungsmanagement einschließlich der Projektkommunikation

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Gemeinsame Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung mit dem Auftragnehmer

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Projekthandbuchs mit dem Auftragnehmer, ggf. unter Einbindung eines externen Projektmanagements

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Detailprojektplans

• Gemeinsamer Aufbau und laufende Führung des Risikomanagements

• Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 16

[Seite 17]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

• Integrationsmanagement über Teilprojekte und Module hinweg, insbesondere mit dem Projekt FiBu-Software

• Akzeptanz- und Veränderungsmanagement einschließlich der Projektkommunikation

5.2. Konzeption

Die Konzeption bildet die fachliche Grundlage für alle weiteren Projektschritte, von der Systemeinstellung über Migration und Schulung bis zum Test. Ziel ist es, die in Kapitel 3 und in Anlage E.2 beschriebenen Anforderungen möglichst weitgehend mit dem Standard der angebotenen Software abzubilden. Die Konzepte werden deshalb in Workshops und direkt am lauffähigen System erarbeitet. Die Fachbereiche der WVG erläutern dort ihre Anforderungen anhand der User Stories. Der Auftragnehmer stellt den Softwarestandard vor, zeigt Umsetzungsalternativen auf und empfiehlt eine Lösung (Fit-to-Standard). Abweichungen vom Standard sind nur vorzusehen, wenn sie fachlich notwendig sind, und müssen nachvollziehbar begründet werden. Alle getroffenen Entscheidungen werden mit ihrer Begründung in den Fachkonzepten festgehalten. Die Dokumentation der Systemeinstellungen ist in Kapitel 5.3.2 geregelt.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Vorbereitung und Moderation der fachlichen Konzeptworkshops

• Protokollierung der Workshops und Nachverfolgung offener Punkte

• Erstellung der fachlichen Konzepte je Modul und Funktionsbereich

• Beratung zu Umsetzungsalternativen im Systemstandard

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung an der Vorbereitung und Durchführung der fachlichen Konzeptworkshops

• Mitwirkung an der Erstellung der fachlichen Konzepte je Modul und Funktionsbereich

• Qualitätssicherung der Konzepte vor Freigabe

• Prüfung und Freigabe der Konzepte

Als Arbeitsergebnisse sind mindestens zu erstellen: Fachkonzept Personalverwaltung, Organisations- und Stellenplanmanagement, Fachkonzept Zeitwirtschaft, Fachkonzept Entgeltabrechnung einschließlich Lohnartenkonzept und Meldewesen, Fachkonzept Reisekostenabrechnung, Fachkonzept Personalkostenplanung, Konzept Finanzintegration (Buchungs- und Kontierungslogik, abgestimmt mit dem Projekt FiBu-Software) und Stammdatenkonzept.

Die im Rahmen der Konzeption erarbeiteten Soll-Prozesse sind in einem geeigneten Prozessmanagementtool im BPMN-Format zu dokumentieren. Das Tool muss eine Versionierung der Prozessmodelle ermöglichen, sodass Änderungen über den gesamten Projektverlauf nachvollziehbar bleiben. Die Auswahl des Tools erfolgt in Abstimmung mit der WVG. Nach Projektabschluss stellt der Auftragnehmer die Prozessmodelle dem Auftraggeber als XML-Export zur Verfügung.

5.3. Systemeinstellung und Entwicklung inkl. Dokumentation

Nach der Freigabe der Fachkonzepte richtet der Auftragnehmer die Software so ein, dass die beschriebenen Anforderungen im System umgesetzt sind und die Lösung produktiv genutzt werden kann. Dazu gehören die Konfiguration einschließlich Lohnarten, Tarif- und Zeitregelwerken, notwendige Erweiterungen, die Schnittstellen sowie die Rollen und Berechtigungen. Leitgedanke bleibt eine standardnahe Einführung. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Lösung auch nach künftigen Updates und gesetzlichen Änderungen stabil und ohne Nacharbeit funktioniert. Alle Einstellungen werden fortlaufend dokumentiert. Die Abschnitte 5.3.1 bis 5.3.4 beschreiben die einzelnen Leistungsbereiche im Detail.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 17

[Seite 18]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

5.3.1. Technische Bereitstellung

Die Personal-Software wird als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt. Server, Datenbank und Datensicherung liegen damit vollständig beim Auftragnehmer. Wichtig ist, dass Test-, Schulungs- und Produktivumgebung rechtzeitig zur Verfügung stehen, damit Konzeption, Systemeinstellung, Test, Parallelabrechnung und Schulung ohne Verzögerung durchgeführt werden können. Die Anwender greifen über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge auf die Software zu. Die Anbindung an die IT-Infrastruktur der WVG erfolgt in enger Zusammenarbeit beider Seiten.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Bereitstellung der Test-, Schulungs- und Produktivumgebung im Cloud-Service

• Einrichtung der Mandanten bzw. Abrechnungskreise und Übertragung von Konfigurationen zwischen den Umgebungen

• Datensicherung und Wiederanlaufverfahren

• Mitwirkung bei der Bereitstellung des Anwendungszugangs für die Arbeitsplätze und mobilen Endgeräte (z. B. Browser, ggf. App)

• Mitwirkung bei der Anbindung an Netzwerk, Verzeichnisdienst (Single Sign-on) und Druckumgebung

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Bereitstellung des Anwendungszugangs für die Arbeitsplätze und mobilen Endgeräte (z. B. Browser, ggf. App)

• Anbindung an Netzwerk, Verzeichnisdienst (Single Sign-on) und Druckumgebung

5.3.2. Konfiguration und Entwicklung

Die Software wird standardnah eingerichtet. Anforderungen werden in erster Linie durch Konfiguration des Softwarestandards umgesetzt. Eigenentwicklungen im Kern der Software (Custom Code) sind zu vermeiden. Lässt sich eine Anforderung nicht im Standard abbilden, sind vorrangig die vom Anbieter freigegebenen Low-Code-/No-Code-Werkzeuge bzw. Erweiterungsplattformen zu nutzen. So soll die WVG einfache Anpassungen künftig selbst, schneller und kostengünstiger umsetzen können als über externe Dienstleister. Andere Erweiterungen kommen nur in begründeten Ausnahmefällen und nach Freigabe durch die WVG in Betracht. Alle Erweiterungen müssen releasefähig sein und auch nach Updates ohne Nacharbeit funktionieren. Konfiguration und Erweiterungen, insbesondere Lohnarten, Tarif- und Zeitregelwerke, sind so zu dokumentieren, dass sie als Grundlage für Betrieb, Weiterentwicklung und eine revisionssichere Verfahrensdokumentation dienen können (vgl. Kapitel 2.7).

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Konfiguration der Software gemäß den freigegebenen Konzepten

• Umsetzung von Erweiterungen vorrangig über die Low-Code-/No-Code-Werkzeuge bzw. freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten des Anbieters (nur nach Freigabe durch den Auftraggeber)

• Dokumentation der Systemeinstellungen einschließlich Lohnarten und Regelwerke

• Sicherstellung der Releasefähigkeit von Konfiguration und Erweiterungen

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Prüfung und Freigabe von Erweiterungen über die freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten des Anbieters

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 18

[Seite 19]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

5.3.3. Schnittstellen

Die Personal-Software muss sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft der WVG einfügen. Ziel ist ein durchgängiger und medienbruchfreier Datenaustausch mit den Vor- und Umsystemen. Welche Systeme anzubinden sind, ist in Kapitel 4.2 beschrieben. Besondere Bedeutung haben dabei die Übergabe der Buchungsdaten an die neue FiBu-Software, die gesetzlichen Meldeverfahren und die Übernahme der Zeitdaten aus den Zeiterfassungssystemen. Die Schnittstellen sind über die vom Anbieter freigegebenen Standard-Schnittstellen (APIs) umzusetzen und müssen auch nach Updates ohne Nacharbeit funktionieren. Datenübertragungen sind zu protokollieren. Fehler müssen frühzeitig erkannt und nachvollziehbar bearbeitet werden können.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Technische Umsetzung der Schnittstellen

• Dokumentation der Schnittstellen und Übergabe an den Betrieb

• Mitwirkung an der Erstellung des Schnittstellenkonzepts (Datenobjekte, Richtung, Frequenz)

• Mitwirkung an der Abstimmung der Buchungsschnittstelle mit dem Projekt FiBu-Software

• Gemeinsame Einrichtung von Monitoring und Fehlerbehandlung mit dem Auftraggeber

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erhebung und Bewertung der anzubindenden Fachverfahren

• Erstellung des Schnittstellenkonzepts (Datenobjekte, Richtung, Frequenz)

• Abstimmung mit den Herstellern der Vorsysteme und mit dem Projekt FiBu-Software

• Gemeinsame Einrichtung von Monitoring und Fehlerbehandlung mit dem Auftragnehmer

5.3.4. Rollen und Berechtigungen

Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept ist die Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen, datenschutzkonformen und prüfungssicheren Betrieb der Personal-Software. Ausgangspunkt ist das Standard-Rollenmodell der angebotenen Software, das um die Anforderungen der WVG ergänzt wird. Zu berücksichtigen sind insbesondere die Funktionstrennung, das Vier-Augen-Prinzip für abrechnungsrelevante Änderungen, der Schutz besonders schutzwürdiger Daten (z. B. BEM- und Gesundheitsdaten), die Rollen für ESS, MSS und Terminals sowie die Anforderungen des internen Kontrollsystems und der Revision. Änderungen an Berechtigungen werden protokolliert. Nach Abschluss der Einführung soll die WVG die Benutzer und Rollen eigenständig pflegen können.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Erstellung des Berechtigungskonzepts einheitlich für alle Funktionsbereiche und Gesellschaften einschließlich Funktionstrennung

• Mitwirkung beim Aufbau der Rollen und Profile sowie bei der Zuordnung der Benutzer

• Übergabe der laufenden Benutzer- und Rollenpflege an den Auftraggeber

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erhebung der Rollen- und Aufgabenstruktur

• Mitwirkung an der Erstellung des Berechtigungskonzepts einschließlich Funktionstrennung

• Aufbau der Rollen und Profile sowie Zuordnung der Benutzer

• Prüfung des Berechtigungskonzepts auf Konformität mit dem internen Kontrollsystem (IKS), den Anforderungen der Revision und des Datenschutzes

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 19

[Seite 20]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

5.4. Migration

Eine vollständige und korrekte Datenübernahme ist entscheidend für einen reibungslosen Produktivstart und für korrekte Entgeltabrechnungen ab dem ersten Monat. Stamm- und Bewegungsdaten werden aus SAP HCM übernommen. Dazu gehören insbesondere Personalstammdaten, Organisations- und Stellendaten, Zeitkonten- und Urlaubssalden, Pfändungen sowie die für Rückrechnungen, Bescheinigungen und Auswertungen erforderliche Abrechnungshistorie. Die WVG erwartet, dass der Auftragnehmer über nachweisbare Erfahrung bei der Ablösung von SAP HCM verfügt und diese Erfahrung in Migrationskonzept und Durchführung einbringt. Grundlage ist ein gemeinsam abgestimmtes Migrationskonzept und eine standardisierte Vorgehensweise zur Datenmigration. Der Auftragnehmer stellt geeignete Werkzeuge für die Datenmigration und Datenvalidierung bereit. Bevor die Echtmigration zum Stichtag erfolgt, wird die Datenübernahme in mehreren Testmigrationen erprobt. Ergänzend werden vor dem Produktivstart zwei Parallelabrechnungen durchgeführt, in denen die Abrechnungsergebnisse aus SAP HCM und der Personal-Software verglichen werden. Die Ergebnisse werden in Migrationsprotokollen dokumentiert.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Entwicklung und Bereitstellung der Migrationswerkzeuge

• Durchführung der Testmigrationen und der Echtmigration zum Stichtag

• Nachweis der vollständigen und korrekten Datenübernahme

• Gemeinsame Erstellung des Migrationskonzepts einschließlich Mapping-Regeln mit dem Auftraggeber

• Methodische Unterstützung bei der Bereinigung und Anreicherung der Altdaten

• Unterstützung bei der Durchführung und Auswertung der Parallelabrechnungen sowie Behebung festgestellter Abweichungen in seinem Verantwortungsbereich

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Festlegung des Migrationsumfangs (Stamm- und Bewegungsdaten, Historie)

• Gemeinsame Erstellung des Migrationskonzepts einschließlich Mapping-Regeln mit dem Auftragnehmer

• Bereinigung und Anreicherung der Altdaten

• Mitwirkung bei den Testmigrationen und der Echtmigration zum Stichtag

• Durchführung der Parallelabrechnungen und Klärung der Abweichungen

• Prüfung des Nachweises der vollständigen und korrekten Datenübernahme

5.5. Schulung

Die neue Lösung kann ihren Nutzen nur entfalten, wenn die Anwender sicher mit ihr arbeiten. Eine zielgruppengerechte Schulung ist daher ein zentraler Baustein für eine hohe Nutzerakzeptanz. Der Auftragnehmer schult das Projektteam und ggf. Multiplikatoren. Die Key-User, bzw. Multiplikatoren geben ihr Wissen anschließend an die Endanwender und dezentralen Nutzer weiter, insbesondere an Führungskräfte (MSS) und Beschäftigte (ESS). Diese Schulungen übernimmt die WVG selbst. Der Auftragnehmer passt die Schulungsunterlagen an die Prozesse und Systemeinstellungen der WVG an, sodass die Key-User sie für ihre eigenen Schulungen weiterverwenden können. Die Schulungen sind so zu planen, dass die Teilnehmenden ihr Wissen bereits im Test einbringen können und die Qualifizierung rechtzeitig vor dem Produktivstart abgeschlossen ist.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Erstellung des Schulungskonzepts und der Schulungsplanung

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 20

[Seite 21]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

• Einrichtung und Pflege des Schulungssystems einschließlich Übungsdaten

• Schulung des Projektteams

• Ausbildung der Key-User je Funktionsbereich

• Ausbildung von Anwendungsbetreuern (IT oder Fachbereich)

• Erstellung von Schulungsunterlagen, die für die Endanwenderschulungen weiterverwendbar sind

• Erstellung digitaler Lernmedien (z. B. Kurzvideos für ESS- und MSS-Nutzer)

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung an Schulungskonzept und Schulungsplanung

• Mitwirkung bei der Ausbildung der Anwendungsbetreuer (IT oder Fachbereich)

• Schulung der Endanwender und dezentralen Nutzer

Die Schulungsunterlagen sind bei neuen Releases vom Auftragnehmer zu aktualisieren.

5.6. Test und Freigabe

Test und Freigabe stellen sicher, dass die eingerichtete Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt und für den Produktivbetrieb bereit ist. Die Verantwortung für die Tests liegt bei der WVG. Der Auftragnehmer übergibt ein vorgetestetes System, das ein strukturiertes und möglichst fehlerarmes Testen ermöglicht. Er unterstützt die Testdurchführung und behebt festgestellte Fehler in seinem Verantwortungsbereich. Grundlage der Tests sind die User Stories aus dem Anforderungskatalog (Anlage E.2). Für die Entgeltabrechnung sind die Parallelabrechnungen ein wesentlicher Bestandteil der Freigabe (vgl. Kapitel 5.4). Die Testergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert und bilden die Grundlage für die Freigabeerklärung der WVG.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Bereitstellung und Pflege der Testumgebung einschließlich Testdaten

• Mitwirkung bei der Erstellung des Testkonzepts (Teststufen, Testumfang, Freigabekriterien)

• Mitwirkung bei der Erstellung der Testfälle je Funktionsbereich und Prozess

• Unterstützung bei der Durchführung der Funktions-, Integrations-, Schnittstellen- und Migrationstests

• Behebung der im Rahmen des Fehlermanagements festgestellten Fehler in seinem Verantwortungsbereich

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erstellung des Testkonzepts (Teststufen, Testumfang, Freigabekriterien)

• Erstellung der Testfälle je Funktionsbereich und Prozess einschließlich Testdaten

• Durchführung der Funktions-, Integrations-, Schnittstellen- und Migrationstests

• Fehlermanagement einschließlich Nachverfolgung und Retest

• Durchführung der Anwender- und Freigabetests, Testdokumentation und Abgabe der Freigabeerklärung

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 21

[Seite 22]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

5.7. Anlaufunterstützung während der Produktivstartphase

Die ersten Wochen nach dem Produktivstart sind entscheidend für die Stabilität der neuen Lösung und für die Akzeptanz bei den Anwendern. Für die Personal-Software gilt das in besonderem Maße, weil die ersten produktiven Entgeltabrechnungen fehlerfrei und termingerecht erfolgen müssen. In dieser Phase erwartet die WVG, dass der Auftragnehmer sie bei der Stabilisierung des laufenden Betriebs aktiv unterstützt. Neben einer erhöhten Betreuungsbereitschaft, über die die WVG bei Bedarf kurzfristig auf seine Berater zugreifen kann, sieht die WVG eine punktuelle Betreuung der Fachbereiche vor Ort vor. Störungen sind zügig zu bearbeiten und notwendige Nacharbeiten an Konfiguration und Berechtigungen umzusetzen. Die Anlaufphase endet mit einer gemeinsamen Abschlussbewertung und der Übergabe in den Regelbetrieb (vgl. Abschnitt 5.9).

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Planung des Produktivstarts einschließlich Cut-over-Plan

• Sicherstellung einer erhöhten Betreuungsbereitschaft in den ersten Wochen nach Produktivstart sowie punktuelle Betreuung der Fachbereiche vor Ort

• Unterstützung bei den ersten produktiven Abrechnungsläufen

• Bearbeitung von Störungen und Anpassungen in der Anlaufphase

• Nacharbeiten an Konfiguration und Berechtigungen

• Abschlussbewertung und Übergabe in den Regelbetrieb

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Einrichtung und Betrieb eines Anwender-Supports (First Level)

• Mitwirkung an der Abschlussbewertung und der Übergabe in den Regelbetrieb

5.8. Wissensmanagement

Die WVG möchte die Lösung nach der Produktivsetzung eigenständig fachlich betreuen und weiterentwickeln. Das entspricht dem Ziel aus dem Zielbild, die organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen dafür im eigenen Haus zu schaffen. Der Wissenstransfer erfolgt deshalb nicht erst zum Projektende, sondern begleitet das gesamte Projekt. Key-User und Anwendungsbetreuer werden frühzeitig in die Projektarbeit eingebunden und Schritt für Schritt in die Lage versetzt, Systemeinstellungen, Lohnarten und Regelwerke, Berichte und die Benutzerverwaltung selbst zu betreuen. Zum Abschluss der Anlaufphase übergibt der Auftragnehmer die vollständige Dokumentation und führt Übergabegespräche mit den einzelnen Funktionsbereichen.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Frühzeitige Einbindung der Key-User und Anwendungsbetreuer in Konzeption, Systemeinstellung und Test (Training on the Job)

• Vertiefende Ausbildung der Anwendungsbetreuer in anwendernaher Systemkonfiguration, Berichtswesen und Benutzerverwaltung

• Übergabe der vollständigen System-, Schnittstellen- und Betriebsdokumentation

• Durchführung von Übergabegesprächen je Funktionsbereich zum Abschluss der Anlaufphase

• Beratung zu neuen Funktionen und Releaseinhalten im Rahmen der Pflege (vgl. Abschnitt 5.9)

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung durch Benennung und Freistellung der Key-User und Anwendungsbetreuer für Konzeption, Systemeinstellung und Test

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 22

[Seite 23]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

• Mitwirkung an den Übergabegesprächen je Funktionsbereich

5.9. Pflege, Support und laufender Betrieb

Nach der Produktivsetzung geht die Lösung in den Regelbetrieb über. Pflege, Updates und Support sind Bestandteil des Cloud-Abonnements. Für den technischen Betrieb des Cloud-Service ist der Auftragnehmer verantwortlich. Die fachliche Betreuung der Lösung liegt bei der WVG. Da die Entgeltabrechnung fristgebunden ist, erwartet die WVG verbindliche Service-Level-Agreements für die Payroll-Prozesse und den Support sowie die fristgerechte Bereitstellung gesetzlicher und tariflicher Änderungen, insbesondere zum Jahreswechsel.

Für den Support erwartet die WVG vom Auftragnehmer insbesondere Folgendes: Support- und Beratungsleistungen werden überwiegend durch eigene Mitarbeitende des Auftragnehmers erbracht. Der Support erfolgt in deutscher Sprache aus eigenen Service-Standorten in Deutschland. Der Auftragnehmer benennt für die Dauer des Vertrags einen festen Projektleiter sowie einen festen fachlichen Service-Ansprechpartner, der die Prozesse und Systemeinstellungen der WVG kennt. Der Ansprechpartner steht bei Bedarf auch vor Ort zur Verfügung, z. B. für Service- und Steuerungstermine oder die Klärung komplexer fachlicher Fragestellungen. Für den Support ist ein definiertes Eskalations- und Vertretungsverfahren vorzusehen. Die Supporthotline des Auftragnehmers ist montags bis donnerstags von 8:30 bis 16:30 Uhr und freitags von 8:30 bis 13:30 Uhr telefonisch erreichbar. Störungen und Anfragen werden über ein Ticketsystem des Auftragnehmers erfasst, nachverfolgt und dokumentiert. Für die Reaktions- und Lösungszeiten gelten die Vorgaben des Kriterienkatalogs für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloud. Die weiteren Aufgaben im laufenden Betrieb verteilen sich wie folgt.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen. Sie sind mit den Preisen für den laufenden Betrieb sowie für Pflege, Betreuung und Support (C.1) abgegolten. Die vertragliche Grundlage bilden der EVB-IT Cloudvertrag (D.1) und der Kriterienkatalog (D.2):

• Softwarepflege einschließlich der rechtzeitigen Umsetzung gesetzlicher und tariflicher Anpassungen vor deren Inkrafttreten (vgl. D.2 Ziff. 2.4)

• Bereitstellung und Pflege der gesetzlichen Meldeverfahren in der jeweils gültigen Fassung

• Betrieb des Cloud-Service einschließlich Monitoring, Datensicherung und Wiederherstellung (vgl. D.2 Ziff. 1.16 und 2.2)

• Behebung von Störungen des Cloud-Service innerhalb der vereinbarten Reaktions- und Lösungszeiten

• Notfallvorsorge für den Cloud-Service einschließlich eines Notfall- und Wiederanlaufkonzepts

• Kapazitäts- und Performancemanagement des Cloud-Service, insbesondere zu den Abrechnungsterminen

• Bereitstellung neuer Updates und Releases in der Testumgebung mit angemessenem Vorlauf sowie anschließendes Einspielen von Patches, Updates und Releases in die Produktivumgebung

• Sicherstellung der Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der Standard-Schnittstellen (APIs) des Cloud-Service, auch nach Updates und Releasewechseln, einschließlich deren Überwachung auf Seiten des Cloud-Service

• Durchführung regelmäßiger Service- und Steuerungstermine mit dem Auftraggeber

• Beratung zu neuen Funktionen und Releaseinhalten

• Durchführung von Release-Schulungen für Key-User und Anwendungsbetreuer bei neuen Releases mit wesentlichen Funktionsänderungen

• Benennung eines festen Projektleiters und eines festen fachlichen Service-Ansprechpartners; Erfassung von Störungen und Anfragen über das Ticketsystem des Auftragnehmers (vgl. D.1 Ziff. 3.4)

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 23

[Seite 24]

WVG-Gruppe | Ausschreibung Personal-Software | Leistungsbeschreibung

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben (Mitwirkungsleistungen gemäß D.2 Ziff. 2.6):

• Fachlicher Anwendersupport (First und Second Level)

• Bearbeitung von Änderungsanforderungen sowie Pflege von Customizing und Berichten

• Test neuer Releases vor der Produktivsetzung

• Betrieb und Überwachung der Schnittstellen auf Seiten der WVG und ihrer Vor- und Umsysteme

• Fortschreibung der System- und Prozessdokumentation

• Benutzer- und Berechtigungsverwaltung im laufenden Betrieb (vgl. D.2 Ziff. 1.10)

5.10. Weiterentwicklung des Systems

Der Auftraggeber geht davon aus, dass das System nach dem Produktivstart kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dies kann auf Basis neuer Funktionen aus künftigen Releases oder weiterführender Anforderungen der Endanwender resultieren.

Die Weiterentwicklung des Systems erfolgt auf Basis eines geregelten Change-Request-Verfahrens.

Die Vergütung erfolgt auf Basis von Abrufen und nach Aufwand. Entsprechende Regelungen sind im EVB-IT Cloud Vertrag bzw. dem Kriterienkatalog für Cloudleistungen als Managed Cloud Services (MCS) enthalten.

E1 Leistungsbeschreibung | Seite 24