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Einführung der elektronischen
Rechnung in der Bundesverwaltung
Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
<September, 2020>
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Inhalt
Hintergrund .......................................................................................................................... 3 Rechtliche Grundlagen .................................................................................................. 3 Nutzen der elektronischen Rechnung ................................................................................... 4 Umsetzung in der Bundesverwaltung ................................................................................... 5 Standard XRechnung ..................................................................................................... 5 Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes .......................................................... 6 Weberfassung der Rechnung ........................................................................................ 6 Upload der Rechnung .................................................................................................... 6 Übertragung per De-Mail oder E-Mail ........................................................................... 7 Übertragung per Webservice via Peppol ....................................................................... 7 Anhang ................................................................................................................................. 8 Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals .............................................. 8
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Hintergrund
Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) stellt für die öffentliche Verwal- tung in Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Ne- ben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangs- bearbeitung eine Standardisierung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen.
Zielgruppe dieses Dokuments sind die Lieferanten bzw. Rechnungssteller der Bundesverwal- tung. Die Broschüre beinhaltet Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und über die Umsetzung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Rechtliche Grundlagen
Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, sind die Vorgaben der Richtlinie mit dem am 10. April 2017 veröffentlichten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht für Bundesbehörden umge- setzt worden. In den Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt: Wann eine Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungsakten definiert. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards fasst den Umsetzungsstand der Länder zusammen und stellt diesen über die Seite www.xoev.de/de/xrechnung zur Verfügung.
Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane sieht das E-Rechnungsgesetz eine Um- setzung der Vorgaben bis zum 27. November 2018 vor. Die Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung haben als sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist, die am 27. November 2019 endete.
Zunächst umfassen die gesetzlichen Vorgaben primär den Empfang und die Weiterverarbei- tung von E-Rechnungen. Darüber hinaus enthält die Richtlinie eine Maßgabe, dass mit der Umsetzung gleichzeitig eine Verwaltungsvereinfachung durch eine medienbruchfreie elekt- ronische Verarbeitung einhergehen soll.
Mit dem Beschluss der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) vom 6. Septem- ber 2017 hat das Bundeskabinett die Vorgaben der EU-Richtlinie konkretisiert und darüber hinaus auch Rechnungssteller in die Pflicht genommen, ab dem 27. November 2020 E-Rech- nungen zu übermitteln. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß § 3 Abs. 3 E- RechV Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €, geheimhaltungsbe- dürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.
Die Verordnung formuliert zudem Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell, das grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen, zur Europäi- schen Norm EN 16931 konformen Standard entsprechen muss. Auch muss eine Rechnung in Ergänzung zu den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen (gem. § 14 UStG) weitere In- haltselemente enthalten. Diese werden im Abschnitt „Umsetzung in der Bundesverwaltung“ beschrieben.
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Für die Übermittlung schreibt die E-RechV die Nutzung des Verwaltungsportals des Bundes vor. Dies gilt sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Die hierbei ge- schaffenen Übertragungskanäle werden im Folgenden beschrieben.
Nutzen der elektronischen Rechnung
Durch die E-Rechnung können sowohl auf verwaltung. Neben den potenziellen Ein- Seiten der Rechnungssteller, als auch auf sparungen können durch die Einführung Seiten der Rechnungsempfänger Vorteile der E-Rechnung bzw. durch die Digitalisie- gegenüber der papierbasierten Rech- rung der Rechnungsverarbeitung darüber nungsstellung und Verarbeitung erzielt hinaus qualitative Mehrwerte erzeugt werden. werden. So erhöht ein durchgängig elekt- ronischer Prozess die Transparenz und Der Prozess der Rechnungsstellung an Nachvollziehbarkeit innerhalb der Organi- verschiedene Bundesbehörden wird sation. durch die Nutzung der Zentralen Rech- nungseingangsplattformen ZRE und OZG- RE für den Rechnungssteller grundsätzlich Vorteile für Rechnungssteller vereinfacht. Nach einmaliger Registrie- rung können Rechnungen über die Platt- • Vereinfachte Rechnungsstellung formen an sämtliche Einrichtungen der • Verkürzte Durchlaufzeiten unmittelbaren und mittelbaren Bundes- • Einsparpotenziale im Rechnungs- verwaltung übermittelt werden und es versand sind keine bilateralen Vereinbarungen, wie bspw. bei EDI-Verfahren, notwendig. Vorteile für Rechnungsempfänger Unternehmen mit einem hohen Rech- • Optimierung der Rechnungsver- nungsvolumen können signifikante Ein- arbeitung sparungen durch den Entfall von Druck • Steigerung der Datenqualität und postalischem Versand einer Rech- • Einsparpotenziale in der Rech- nung realisieren. Für die Rechnungssteller nungsverarbeitung ergeben sich zudem Chancen, eine Um- • Ermöglichung von dezentraler stellung auf E-Rechnung zu nutzen, um Rechnungsbearbeitung auch weitere Prozesse im Rechnungswe- sen zu digitalisieren bzw. zu optimieren.
Mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung in Der elektronische Datensatz ermöglicht den Behörden konnte gezeigt werden, ein automatisiertes Einlesen der Rech- dass durch die Minimierung der Trans- nungsdaten in das verwendete HKR-Ver- portzeiten sowie den Wegfall ganzer Ar- fahren, wodurch ein manuelles Abtippen beitsschritte eine Verkürzung der Durch- oder ein Auslesen einer Rechnung mittels laufzeit einer Rechnung zu erzielen ist. Texterkennungs-Software entfällt. Be- Dies ermöglicht eine schnellere Zahlung dingt durch eine verringerte Fehleranfäl- und führt folglich zu einer Liquiditätsver- ligkeit bei der Datenerfassung ist mit einer besserung auf Seiten des Rechnungsstel- höheren Datenqualität zu rechnen. Die lers. Aufgrund der vorgesehenen Ver- E-Rechnung erleichtert insbesondere die pflichtung zur elektronischen Rechnungs- ortsunabhängige Erledigung sowie stellung und der daraus resultierenden Vertretung von Aufgaben und Möglichkeit der medienbruchfreien Wei- beschleunigt die Abläufe der terverarbeitung ergeben sich erhebliche Rechnungsbearbeitung. Einsparpotenziale für die Bundes-
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Umsetzung in der Bundesverwaltung
Eine E_Rechnung im Sinne der EU-Richtli- verarbeitenden Systeme importiert wer- nie EN-16931 ist eine Rechnung, die in ei- den können. Der strukturierte XML-Da- nem strukturierten elektronischen For- tensatz dient somit in erster Linie der ma- mat ausgestellt, übermittelt und empfan- schinellen Lesbarkeit. Durch den Einsatz gen wird, welches eine automatische und von Anzeigeprogrammen kann der XML- elektronische Verarbeitung ermöglicht. Datensatz für den Menschen lesbar dar- Folglich muss eine E-Rechnung alle rele- gestellt werden. vanten Daten in einem strukturierten For- mat bereitstellen. XRechnung soll den Umgang mit elektro- nischen Rechnungen in der öffentlichen Eine Bilddatei, ein PDF ohne integrierten Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt Datensatz oder eine eingescannte Papier- sich um einen offenen, unentgeltlichen rechnung erfüllen diese Anforderungen und zukunftssicheren Standard, der durch nicht und stellen somit per Definition die Koordinierungsstelle für IT-Standards keine E-Rechnung dar. (KoSIT) betrieben wird. Im elektronischen Rechnungsaustausch kann auch ein ande- Standard XRechnung rer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der Europäischen Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts Norm, den Nutzungsbedingungen der zwischen Bund und Ländern entwickelte Rechnungseingangsplattformen und der Standard XRechnung ist eine nationale E-RechV des Bundes entspricht. Alle Infor- Ausgestaltung der Europäischen Norm EN mationen über den Standard XRechnung 16931 und wird sowohl vom Bund als sind bei der KoSIT unter auch von den Ländern getragen. Als reines www.xoev.de/de/xrechnung abrufbar. Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die
Inhalte einer elektronischen Rechnung
Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes neben den um- satzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens fol- gende Angaben zu enthalten:
• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers • die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum) • die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers • eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rech- nungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:
• eine Bestellnummer • eine Lieferantennummer
Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftrag- geber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.
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Die Rechnungseingangsplattformen des Für die Nutzung der Plattformen ist die Bundes einmalige Registrierung des Rechnungs- stellers erforderlich. In diesem Zuge kann Im Rahmen der Umsetzung hat der Bund der Rechnungssteller auch die von ihm be- für die Bundesverwaltung zwei elektroni- vorzugten Übertragungskanäle auswäh- sche Eingangswege für E-Rechnungen ein- len und im System hinterlegen. gerichtet: Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen • die Zentrale Rechnungseingangs- der Nutzung der Plattformen fünf Über- plattform (ZRE) tragungskanäle für Rechnungen zur Verfü- gung: und • Weberfassung (Verfügbar) • die OZG-konforme Rechnungsein- • Upload (Verfügbar) gangsplattform (OZG-RE). • E-Mail (Verfügbar) • Webservice via Peppol (verfügbar) Bei der Auftragserteilung wird dem Liefe- • De-Mail (zukünftig verfügbar) ranten bzw. dem Rechnungsteller mitge- teilt, über welche Plattform bzw. welche Eingangskanäle E-Rechnungen empfan- Die Anforderungen und Vorteile der Nut- gen werden können. Es gelten die jewei- zung der einzelnen Kanäle werden in den ligen Nutzungsbedingungen. nachfolgenden Abschnitten beschrieben.
Die ZRE und OZG-RE stellen das Bindeglied Weberfassung der Rechnung zwischen Rechnungsstellern und der Bundesverwaltung dar. Sie sind abrufbar Die Weberfassung bietet sich insbeson- unter: dere für Unternehmen mit einem gerin- gen Rechnungsvolumen an, die entweder ZRE: https://xrechnung.bund.de keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befind- OZG-RE: https://xrechnung-bdr.de liche Software die Erstellung elektroni- scher Rechnungen gemäß EU-Norm nicht unterstützt.
Die Rechnungsdaten werden manuell vom Rechnungssteller in eine Eingabe- Leitweg-Identifikationsnummer maske der Plattformen übertragen und anschließend an den Empfänger übermit- Die Leitweg-ID ist eine eindeutige telt. Dem Rechnungssteller wird zu Archi- Kennungsnummer der angeschlosse- vierungszwecken die valide E-Rechnung nen öffentlichen Auftraggeber. Sie er- im XML-Format zum Download bereitge- möglicht eine genaue Adressierung stellt. einer E-Rechnung an eine Behörde und die automatische Weiterleitung Hinweis: Die Plattformen stellen kein revisi- innerhalb der Plattformen. onssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit. Es ist verpflichtend, dass die er- Bei der Bestellung teilt der Auftragge- zeugte E-Rechnung im XML-Format beim ber dem Rechnungssteller die Leit- Lieferanten bzw. Rechnungssteller archi- weg-ID mit. Zudem kann diese jeder- viert wird. zeit in der Plattform zentral eingese- hen werden. Upload der Rechnung
Der Upload einer Rechnung ist für diejeni- gen Rechnungssteller relevant, die eine
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E-Rechnung gemäß EU-Norm erstellen, je- Um den Status per Peppol eingereichter doch nicht über die angebotenen Übertra- Rechnungen nachvollziehen zu können, gungskanäle versenden können oder wol- muss der Eingangskanal Peppol im Nut- len. Die Option zum manuellen Upload ei- zerkonto der ZRE freigeschaltet und die ner Rechnung bedarf der Registrierung zum Versenden der Rechnungen genutzte und Freischaltung des Übertragungska- Peppol Participant ID hinterlegt werden. nals.
Übertragung per De-Mail oder E-Mail Exkurs Peppol Die Übertragungskanäle De-Mail und E- Mail setzen jeweils voraus, dass der Rech- Peppol ("Pan-European Public Procu- nungssteller mit seiner Software eine va- rement OnLine") definiert einen Stan- lide E-Rechnung generieren kann. dard zum sicheren Austausch von Do- kumenten zwischen unterschiedli- Nach der Freischaltung der Übertragungs- chen Systemen. Durch einheitliche kanäle De-Mail oder E-Mail wird dem Prozesse, eine einheitliche "Business Rechnungssteller die für den Versand zu Sprache" und technische Spezifikatio- verwendende Adresse für den Rech- nen wird eine Interoperabilität ge- nungsversand mitgeteilt. Zudem ist die währleistet, die für die elektronische Hinterlegung einer Versandadresse not- Abwicklung von Einkaufs-, Lieferan- wendig, da nur Nachrichten von zuvor er- ten- oder Angebotsprozessen zwi- fassten Absendern berücksichtigt werden schen Unternehmen und Behörden können. notwendig ist.
Übertragung per Webservice via Peppol Technisch basiert Peppol auf dem so- genannten "Vier-Ecken-Modell". Beide Plattformen bieten als weiteren Durch die Anbindung an einen beliebi- Übertragungskanal die Möglichkeit, zum gen Zugangspunkt (Access Point) kann Rechnungsversand aus der erstellenden sich ein Rechnungssender an das Software mittels Webservice und Über- Netzwerk anschließen und mit allen tragung über das Peppol Netzwerk. Die anderen Teilnehmern kommunizie- Einreichung von E-Rechnungen über ren. Der Sender bildet die erste Ecke Peppol ist grundsätzlich auf drei verschie- im Modell. Für alle Parteien im Netz- dene Varianten möglich: werk gilt das gleiche Prinzip: somit wird der potenzielle Empfänger einer
- Die Nutzung eines bestehenden Nachricht zu einer weiteren Ecke. Peppol Service Providers (kosten- Auch der Empfänger muss an einen pflichtig) Access Point angebunden sein. Die
- Die Nutzung des Webservice via beiden Access Points stellen die übri- Peppol des Bundes (kostenlos) gen Ecken dar und sind für den siche-
- Eine kostenpflichtige Mitglied- ren Transport der Informationen zu- schaft bei OpenPEPPOL und der ständig. Aufbau eines eigenen Peppol Access Points Eine Liste aller Access Points kann auf der offiziellen Website von Peppol un- ter https://peppol.eu eingesehen werden.
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Anhang
Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals
Abbildung 1: Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals
- Hiermit sind Dateiformate gemeint, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten.
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