Information zur Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens.pdf

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Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung und Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Rahmen des Vergabeverfahrens

Die Pro Arbeit – Kreis Offenbach – (AöR) – Kommunales Jobcenter (nachfolgend „Pro Arbeit“) ist Auftraggeber und führt dieses Vergabeverfahren durch. Im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren werden auch personenbezogene Daten der Bieter verarbeitet. Im Rahmen dieser Datenschutzhinweise informiert die Pro Arbeit nachstehend gemäß Art. 13 der Verordnung (EU) 2016/679 (nachfolgend „DSGVO“) über die Verarbeitung dieser Daten.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen

Pro Arbeit – Kreis Offenbach – (AöR) – Kommunales Jobcenter Vorstand Max-Planck-Straße 1-3 63303 Dreieich

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten

Pro Arbeit – Kreis Offenbach – (AöR) – Kommunales Jobcenter Datenschutzbeauftragte Max-Planck-Straße 1-3 63303 Dreieich

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Zweck der Verarbeitung

Durchführung des Vergabeverfahrens

Eine Beteiligung an Vergabeverfahren erfolgt durch die Abgabe von Angeboten und bedarf der Mitwirkung der beteiligten Unternehmen und Personen, u. a. durch die Eintragung der personenbezogenen Angaben in die Vordruckdateien zur Angebotsabgabe. Diese Angaben werden insbesondere zur Kommunikation mit den Bietern, zur Prüfung der Bietereignung sowie des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen genutzt. Sofern ein Bieter geforderte Daten nicht bereitstellt, kann dies zum Ausschluss / zur Nichtberücksichtigung des Angebotes führen.

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b) Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c i. V. m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO

Die vom Bieter im Rahmen der Beteiligung am Vergabeverfahren übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich in Zusammenhang mit diesem Verfahren auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO i. V. m. § 6b Abs. 2a SGB II i. V. m. §§ 7, 55 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und den vergaberechtlichen Vorschriften im Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) bzw. der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) im erforderlichen Umfang verarbeitet.

Der Zweck der Verarbeitung ergibt sich ferner aus den Vorschriften des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG) sowie den haushalts- und zuwendungsrechtlichen Vorschriften.

Die Pro Arbeit verweist in diesem Zusammenhang auch auf § 3 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz.

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn die betroffenen Personen dem zustimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist:

Gemäß § 6 Wettbewerbsregistergesetz und der Verordnung über den Betrieb des Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentliche Aufträge und Konzessionen (WRegV) wird vor Zuschlagserteilung eine Abfrage aus dem Wettbewerbsregister durchgeführt.

Bei allen Vergabeverfahren sind auf Verlangen der Bieter, die nicht für den Zuschlag berücksichtigt worden sind, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass Bieter nach Maßgabe des § 21 HVTG vor Erteilung des Zuschlags einen behaupteten Verstoß gegen die Vergabevorschriften bei der Vergabekompetenzstelle beanstanden können. Im Falle der rechtlichen Prüfung können erforderliche Daten auf Anforderung der Vergabekompetenzstelle an diese übermittelt werden.

Vorsorglich wird zudem auf die Datenübermittlung zu statistischen Zwecken verwiesen: Es werden die in § 3 Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) aufgeführten Daten an das Statistische Bundesamt übermittelt. Es werden u. a. das Datum des Vertragsabschlusses, der Nettoauftragswert, die Gesamtanzahl eingegangener Angebote und die Anzahl der Angebote übermittelt, die von Kleinstunternehmen und/oder kleinen und/oder mittleren Unternehmen eingegangen sind. Personenbezogene Dateien werden in diesem Zusammenhang nach diesseitiger Kenntnis nicht übermittelt.

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Bestandteil dieser Vergabeunterlagen ist auch ein Informationsblatt zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinwSchG). Der Auftraggeber verfügt über eine interne Meldestelle, an die der Auftragnehmer Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Gesetze, interne Richtlinien oder andere Missstände am Arbeitsplatz vertraulich und sicher melden kann. Eine Meldung ist anonym möglich. Die Meldestelle arbeitet vertraulich und gewährleistet der hinweisgebenden Person die Wahrung und den Schutz ihrer Identität.

5. Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen unter entsprechender Anwendung der Gemeindekassenordnung des Landes Hessen. Erfolgt eine Förderung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds, werden die Daten nach Beendigung des Falles 13 Jahre lang gespeichert, weil dies der Rechnungslegung gegenüber der EU dient und auf EU- Regelungen beruht (Art. 140 Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).

Hinsichtlich der Löschung von Meldungen und damit zusammenhängender Dokumente sieht das HinwSchG eine regelmäßige Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor, jedoch ist eine weitergehende Aufbewahrung im Einzelfall bis zum Wegfall der Erforderlichkeit zulässig.

6. Rechte der betroffenen Personen

a) Recht auf Auskunft

Es besteht ein Recht auf Auskunft über die von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.

b) Recht auf Berichtigung

Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

c) Recht auf Löschung

Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (siehe auch unter Nr. 5: Dauer der Speicherung).

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d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen.

e) Recht auf Widerspruch

Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

7. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde

Etwaige Beschwerden sind an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu richten: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 31 63 65021 Wiesbaden Weitere Informationen sind auf der Homepage des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit unter https://datenschutz.hessen.de erhältlich.