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Zwischen der
Pro Arbeit – Kreis Offenbach – (AöR) – Kommunales Jobcenter, vertreten durch den Vor- stand Herrn Boris Berner, Dienstsitz Max-Planck-Straße 1-3, 63303 Dreieich
– nachfolgend als „Auftraggeber“ bezeichnet – und
…
– nachfolgend als „Auftragnehmer“ bezeichnet –
werden im Vertrag über die Durchführung der Maßnahme „BS-Alle-Auf Kurs II“ (Vergabe-Nr.: 26-PROARBEIT-22) (im Folgenden: „Hauptvertrag“) die Rechte und Pflichten der Parteien geregelt.
Die nachfolgenden Bedingungen für die Erstellung und Nutzung eines Imagevideos sind An- lage zum Hauptvertrag und werden mit diesem Vertragsabschluss Bestandteil des Vertrages. Sie gelten, sobald und soweit der Auftraggeber sein in der Leistungsbeschreibung vorgese- henes Optionsrecht zur Erstellung eines Imagevideos in Textform ausübt. Einer gesonderten, zusätzlich zu unterzeichnenden Vereinbarung bedarf es hierfür nicht.
Vorbemerkungen
Diese Bedingungen regeln ausschließlich die Rechte und Pflichten der Parteien im Hinblick auf die Erstellung und Nutzung eines Imagevideos über die Maßnahme. Die sich aus dem Hauptvertrag ergebenden Leistungspflichten des Auftragnehmers, insbesondere Umfang, In- halt und Vergütung der Maßnahme, bleiben durch diese Bedingungen unberührt.
Der Auftraggeber möchte mithilfe eines Kurzfilms (nachfolgend „Imagevideo“) in werbender Absicht die oben bezeichnete Maßnahme porträtieren. Mit Hilfe eines Imagevideos soll u. a. die Motivation potentiell teilnehmender Personen zur Teilnahme an der Maßnahme gefördert und damit auch deren Auslastung gesteigert werden. Das Imagevideo soll die Inhalte und Beratungssituationen der beauftragten Maßnahme anschaulich und überzeugend darstellen und zur Ansprache und zur Information möglicher teilnehmender Personen in den Kommuni- kationskanälen des Auftraggebers einschließlich Social Media eingesetzt werden.
Gegenstand dieser vertraglichen Vereinbarung ist insbesondere die Zustimmung (Einwilli- gung) des Auftragnehmers sowie dessen Obliegenheit, die Erstellung eines Imagevideos durch den Auftraggeber organisatorisch zu ermöglichen und hierbei unterstützend mitzuwir- ken.
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§ 1 Inhalt und Ausgestaltung des Imagevideos
(1) Der Auftraggeber bestimmt Inhalt, Umfang, Dauer und Gestaltung des Imagevideos. Dargestellt werden können insbesondere:
Maßnahmeninhalte und -ziele, Räumlichkeiten, Beratungssituationen, Personal des Auftragnehmers, freiwillig mitwirkende teilnehmende Personen, ggf. Erklärsequenzen ohne Personenaufnahmen.
Regelhaft sind von den Film-, Ton- und Bildaufnahmen Schulungs- bzw. Projekträume sowie die allgemein zugänglichen Bereiche wie Außengelände und Außenanlagen am Ort der Durchführung der Maßnahme umfasst (Eingangsbereich, Flure, ggf. Pausenräume, Garten etc.). Die Zeiten, zu denen die Räumlichkeiten exklusiv für den Dreh nutzbar sein müssen sowie sonstige Anforderungen stimmt der Auftraggeber rechtzeitig im Vorfeld mit dem Auf- tragnehmer ab.
(2) Der Auftragnehmer gestattet dem Auftraggeber, in den in Absatz 1 Satz 3 bezeichneten Räumen, Anlagen und Flächen Film-, Ton- und Bildaufnahmen zu erstellen, die der Darstel- lung der Durchführung der Maßnahme dienen. Aus diesem Material produziert der Auftrag- geber ein Imagevideo zum Zwecke der Veröffentlichung auf den Kommunikationskanälen des Jobcenters einschließlich Social Media. Für die Erstellung und Produktion des Imagevi- deos werden folgende Organisationseinheiten auf Seiten des Auftraggebers genannt:
Abteilung Öffentlichkeitsarbeit und Sachgebiet Maßnahmenmanagement.
§ 2 Aufnahmen und Nutzungsrechte
(1) Der Auftragnehmer gestattet dem Auftraggeber nach vorheriger Anmeldung in Textform und unter Wahrung der Vorgaben des § 5 das Betreten der Räumlichkeiten sowie des Au- ßenbereichs / der Außenanlagen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich insoweit,
dem Auftraggeber sowie etwaigen von ihm eingesetzten (d.h. zur Durchführung der Film-, Ton- und Bildaufnahmen beauftragten Personen) Zutritt zu den in § 1 Absatz 1 Satz 3 bezeichneten Räumen, Anlagen und Flächen zu gewähren, Drehtermine in angemessenem Umfang organisatorisch zu ermöglichen,
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geeignete Ansprechpersonen für die Abstimmung der Film-, Ton- und Bildaufnahmen zu benennen.
(2) Der Auftragnehmer gestattet dem Auftraggeber die Erstellung bzw. das Anfertigen von Film-, Ton- und Bildaufnahmen im Zusammenhang mit der Durchführung der Maßnahme.
(3) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Film-, Ton- und Bildaufnahmen zu bearbeiten und zu einem Imagevideo zusammenzustellen. Die Zusammenstellung umfasst auch das Recht des Auftraggebers, das Imagevideo zu bearbeiten und umzugestalten, z.B. mit Untertiteln, Mo- derations- oder Tonbeiträgen (Voice-Over) zu versehen sowie Schnitte und weitere nachbe- reitende Maßnahmen (Post Production) vorzunehmen.
(4) Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber ein einfaches, zeitlich und räumlich unbe- schränktes Nutzungsrecht an allen urheberrechtlich relevanten Beiträgen ein, die vom Per- sonal des Auftragnehmers im Rahmen der Film-, Ton- und Bildaufnahmen geleistet werden (z.B. Interviews, kreative Beiträge). Die Übertragung der Nutzungsrechte erstreckt sich auf alle derzeit bekannten Nutzungsarten und umfasst die Vervielfältigung, Verbreitung, Digitali- sierung, Ausstellung, Vorführung, Sendung, öffentliche Zugänglichmachung und öffentliche Wiedergabe, insbesondere:
das Senderecht unabhängig von der Art des technischen Verfahrens, das Recht der öffentlichen Aufführung, in den jeweiligen Einrichtungen des Auftragge- bers, bei eigenen Veranstaltungen des Auftraggebers, im Webauftritt oder auf den Social-Media-Kanälen des Auftraggebers (z.B. Instagram, Mastodon).
Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung nicht bekannte Nutzungsarten sind von dieser Verein- barung nicht erfasst.
Die Einräumung des Nutzungsrechts umfasst auch das Recht des Auftraggebers, im tech- nisch notwendigen Umfang einfache Nutzungsrechte an Betreiber von Internet- und Social- Media-Plattformen (z. B. LinkedIn, Instagram, YouTube) weiterzugeben und zu übermitteln, soweit dies für die Veröffentlichung von Inhalten über die Kommunikationskanäle des Auf- traggebers erforderlich ist.
Der Auftragnehmer versichert, zur Einräumung dieser Nutzungsrechte berechtigt zu sein und dass etwaige an den Beiträgen beteiligte Urheberinnen und Urheber (insbesondere Beschäf- tigte des Auftragnehmers) dem Umfang der Rechteeinräumung zugestimmt haben bzw. zu- stimmen werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit den betroffenen Beschäftigten entsprechende Vereinbarungen zu treffen.
Eine darüberhinausgehende Nutzung, insbesondere zu kommerziellen Werbezwecken oder außerhalb des beschriebenen Zwecks oder Kontextes, ist nicht umfasst.
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(5) Der Auftragnehmer wird gegenüber dem Auftraggeber keine urheberrechtlichen Ansprü- che geltend machen, soweit diese auf Beiträgen beruhen, an denen der Auftraggeber nach Maßgabe dieser Vereinbarung ein Nutzungsrecht eingeräumt erhalten hat.
(6) Der Auftragnehmer gestattet dem Auftraggeber, den Namen bzw. die Firma sowie - falls einschlägig - das Logo des Auftragnehmers im Zusammenhang mit der Darstellung der Maß- nahme zu nennen und im Rahmen der in dieser Vereinbarung beschriebenen Nutzung des Imagevideos zu verwenden sowie eine Verlinkung auf das auf der Internet-Seite des Auftrag- gebers verfügbare Träger-/ Unternehmensprofil herzustellen. Darüberhinausgehende Infor- mationen und Angaben über den Auftragnehmer, einschließlich weiterer Text- und Bildbeiträge über den Auftragnehmer, bedürfen der vorherigen Einwilligung (Freigabe) sei- tens des Auftragnehmers. Die Nutzung erfolgt ausschließlich zur Information über die Maß- nahme und stellt keine darüber hinausgehende werbliche Empfehlung oder Unterstützung des Auftragnehmers im Wettbewerb dar.
(7) Unbeschadet der vorgenannten Regelungen können Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren, dass Ausschnitte des vom Auftraggeber erstellten Imagevideos seitens des Auf- tragnehmers zu eigenen Zwecken genutzt werden dürfen. Diese Nutzung erfordert jedoch eine gesonderte Nutzungsvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
§ 3 Datenschutz
(1) Auftraggeber und Auftragnehmer verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und der Bestimmungen zum Sozialdatenschutz (SGB X).
(2) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erstel- lung und Produktion des Imagevideos ist die Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Einzelheiten zur Einholung der jeweiligen Einwilligung der aufgenommenen Personen sind § 4 zu entnehmen.
(3) Im Zusammenhang mit der Erstellung und Produktion des Imagevideos findet eine Auf- tragsverarbeitung nicht statt.
(4) Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erstellung, Produktion und Veröffentlichung des Imagevideos durch den Auftraggeber ist der Auftraggeber. Soweit der Auftragnehmer zur Unterstützung des Auftraggebers personen- bezogene Daten verarbeitet (insbesondere bei der Einholung und Dokumentation der erfor- derlichen Einwilligungen), erfolgt dies in eigener Verantwortlichkeit des Auftragnehmers und ausschließlich zum Zweck der Durchführung dieser Vereinbarung.
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(5) Die Bestimmungen des Hauptvertrages über die Wahrung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Durchführung der Maßnahme, insbesondere die Regelungen in § 12 des Hauptvertrages, bleiben unberührt.
§ 4 Persönlichkeitsrechte und Einwilligung der aufgenommenen Personen
(1) Der Auftraggeber holt die erforderlichen Einwilligungen aller Personen ein, die im Rahmen der Film-, Ton- und Bildaufnahmen erkennbar dargestellt werden sollen, nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen und unter Mitwirkung des Auftragnehmers. Hierbei ist zwi- schen
- den Beschäftigten des Auftragnehmers bzw. aufgrund eines Dienstvertrages durch den Auftragnehmer in der Maßnahme eingesetzten Personen (nachfolgend als „Per- sonal“ bezeichnet) und
- den an der Maßnahme teilnehmenden Personen (Kundinnen und Kunden des Auftrag- gebers)
zu unterscheiden.
Der Auftraggeber erstellt die jeweils hierfür erforderliche Einwilligungserklärung und stellt diese dem Auftragnehmer zur Verfügung:
Der Auftragnehmer informiert sein Personal über die geplanten Film-, Ton- und Bild- aufnahmen und weist auf die Freiwilligkeit der Mitwirkung hin. Er fragt unverbindlich nach der grundsätzlichen Bereitschaft zur Mitwirkung und legt nur den zur Mitwirkung bereiten Beschäftigten die vom Auftraggeber erstellte Einwilligungserklärung vor. Die Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung durch das Personal des Auftragnehmers ist freiwillig. Aus der Nichtabgabe einer Einwilligung dürfen dem Personal des Auftrag- nehmers keine arbeits- oder dienstrechtlichen Nachteile entstehen. Die Einwilligung ist vor Beginn der Aufnahmen einzuholen. Sofern Film-, Ton- und Bildaufnahmen von teilnehmenden Personen vorgesehen sind, informiert der Auftragnehmer diese teilnehmenden Personen (Kundinnen und Kunden des Auftraggebers) über die geplanten Film-, Ton- und Bildaufnahmen, weist auf die Freiwilligkeit der Mitwirkung hin und fragt unverbindlich nach der grundsätzlichen Be- reitschaft zur Mitwirkung. Nur den zur Mitwirkung bereiten teilnehmenden Personen legt der Auftragnehmer die vom Auftraggeber erstellte Einwilligungserklärung vor. Die Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung durch teilnehmende Personen ist freiwil- lig. Die Teilnahme an der Maßnahme sowie der Leistungsbezug dürfen nicht von der Abgabe einer Einwilligung abhängig gemacht oder faktisch abhängig gemacht werden. Die Einwilligung ist vor Beginn der Aufnahmen einzuholen.
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Bei minderjährigen teilnehmenden Personen ist zusätzlich die Einwilligung der gesetz- lichen Vertretung (in der Regel der Erziehungsberechtigten) einzuholen. Soweit min- derjährige teilnehmende Personen nach ihrem Entwicklungsstand einsichtsfähig sind, soll darüber hinaus auch deren eigene Einwilligung eingeholt werden. Der Auftragnehmer dokumentiert die abgegebenen Einwilligungen und übermittelt diese an die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter beim Auftrag- geber (Sachgebiet Maßnahmenmanagement). Nach Bestätigung des Zugangs durch die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter beim Auftraggeber (Sachgebiet Maßnahmenmanagement) löscht der Auftragnehmer etwaige bei ihm ver- bliebene Kopien der Einwilligungserklärungen, soweit keine gesetzlichen Aufbewah- rungspflichten entgegenstehen.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass gegenüber seinem Personal und den teilnehmenden Personen kein Druck zur Abgabe einer Einwilligung ausgeübt wird und keine Nachteile bei Nichtabgabe entstehen.
(2) Die Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf ist gegenüber dem Auftraggeber zu erklären; der Auftragnehmer weist die betroffe- nen Personen hierauf hin. Im Falle eines Widerrufs wird der Auftraggeber die betroffene Per- son im Rahmen des Zumutbaren aus künftigen Verwendungen des Imagevideos entfernen bzw. bei Online-Veröffentlichungen eine Anpassung oder Entfernung veranlassen. Der Wi- derruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung und be- reits erfolgter Veröffentlichungen, insbesondere in Druckerzeugnissen.
(3) Rohmaterial, das erkennbar dargestellte Personen erkennen lässt und nicht weiter benö- tigt wird, wird spätestens drei Monate nach endgültiger Fertigstellung und interner Archivie- rung des Imagevideos datenschutzkonform gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 5 Hausrecht und organisatorische Pflichten
(1) Das Hausrecht des Auftragnehmers bleibt unberührt. Der Auftragnehmer kann aus wich- tigen Gründen Vorgaben für die Film-, Ton- und Bildaufnahmen machen, insbesondere zum Schutz von teilnehmenden Personen oder vertraulichen Informationen wie z.B. Geschäftsge- heimnissen.
(2) Die Parteien stimmen mögliche Termine und Zeiten für Film-, Ton- und Bildaufnahmen im Vorfeld in Textform ab. Es ist sicherzustellen, dass die Film-, Ton- und Bildaufnahmen ohne Störung des Maßnahmenbetriebs durchgeführt werden können. Die Zeiten, zu denen die Räumlichkeiten z.B. exklusiv für den Dreh nutzbar sein müssen sowie sonstige Anforderun- gen stimmt der Auftraggeber rechtzeitig im Vorfeld mit dem Auftragnehmer ab.
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(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Räumlichkeiten und die Ausstattung pfleglich zu behandeln und Schäden unverzüglich beim Auftragnehmer oder befugten Dritten (z.B. Haus- verwaltung, Vermieter) zu melden.
§ 6 Keine gesonderte Vergütung
Für die Gestattung der Film-, Ton- und Bildaufnahmen, die Nutzung der Räumlichkeiten so- wie die Einräumung von Nutzungsrechten erhält der Auftragnehmer keine zusätzliche Ver- gütung und keinen Aufwendungsersatz. Ansprüche des Auftragnehmers gegen den Auftraggeber sind in diesem Zusammenhang ausgeschlossen.
§ 7 Freistellung
Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter frei, die darauf beruhen, dass der Auftragnehmer unzutreffende Angaben oder Zusicherungen hinsichtlich des Beste- hens oder des Inhalts der Einwilligungen, der eingeräumten Nutzungsrechte oder sonstiger Rechte gemacht hat.
§ 8 Laufzeit und Kündigung
(1) Diese Bedingungen sind Anlage zum Hauptvertrag und werden mit Abschluss des Haupt- vertrages Vertragsbestandteil. Die in diesen Bedingungen geregelten Rechte und Pflichten der Parteien treten in Kraft, sobald der Auftraggeber sein Optionsrecht zur Erstellung eines Imagevideos in Textform gegenüber dem Auftragnehmer ausübt. Die eingeräumten Nut- zungsrechte gelten grundsätzlich zeitlich unbeschränkt.
(2) Eine Kündigung dieser Bedingungen aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Beendi- gung des Hauptvertrages lässt die bis zu diesem Zeitpunkt wirksam eingeräumten Nutzungs- rechte unberührt, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird.
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§ 9 Schlussbestimmungen
(1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
(2) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Re- gelungen unberührt.
(3) Erfüllungsort und Gerichtsstand ist – soweit zulässig – der Sitz des Auftraggebers. Es gilt deutsches Recht.