00. Leistungsbeschreibung_2600040815.pdf

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Leistungsbeschreibung zur

Rahmenvereinbarung Druckdienstleistungen 2027-2032

Genderhinweis:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

für

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

Planckstraße 1, 64291 Darmstadt

und

FAIR Facility for Antiproton and Ion Research in Europe GmbH

Planckstraße 1, 64291 Darmstadt

(im Folgenden gemeinsam als „Auftraggeber“, bzw. „AG“ bezeichnet)

1. Einführung .................................................................................................................................................... 2

2. Auftragsgegenstand ...................................................................................................................................... 2

3. Leistungsgegenstand ..................................................................................................................................... 3

4. Vertrags-Zeitrahmen sowie -Umfang ............................................................................................................ 4

5. Zahlungsbedingungen / Abrechnungen / Preisbindung ................................................................................. 5

6. Kommunikation / Ansprechpartner / Leistungsfähigkeit / Urlaubsvertretung .............................................. 5

7. Verschwiegenheitsverpflichtung ................................................................................................................... 6

8. Öffnungsklausel ............................................................................................................................................ 6

9. Weitergehende Absprachen / Festlegungen ................................................................................................. 6

10. Wertung ........................................................................................................................................................ 6

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1. Einführung

Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH (GSI) in Darmstadt betreibt eine der weltweit führenden Teilchenbeschleunigungsanlagen für die Forschung.

GSI ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Gesellschafter sind der Bund zu 90 Prozent, das Bundesland Hessen zu 8 Prozent, das Bundesland Rheinland-Pfalz und der Freistaat Thüringen zu je 1 Prozent. GSI ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Zweck der gemeinnützigen Gesellschaft sind die Errichtung und der Betrieb von Schwerionenbeschleunigeranlagen und Forschungsarbeiten mit schweren Ionen. Die Gesellschaft finanziert sich überwiegend durch Zuwendungen der öffentlichen Hand und anderer Zuwendungsgeber.

Etwa 1500 Mitarbeitende sind bei der GSI beschäftigt. Dazu kommen jährlich rund 1.200 Wissenschaftler*innen aus Universitäten und anderen Forschungslaboren weltweit, um die Anlage für Experimente zu nutzen. Dadurch werden neue Erkenntnisse über den Aufbau der Materie und die Entwicklung des Universums gewonnen. Darüber hinaus entwickeln die Forscher neuartige Anwendungen für die Medizin und Technik.

GSI sind als Außenstellen zwei Helmholtzinstitute in Mainz und Jena unterstellt.

Mit dem FAIR Projekt (Facility for Antiproton and Ion Research) wird am Standort der GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH (GSI GmbH) in Darmstadt eine hochmoderne Teilchenbeschleuniger- und Experimentieranlage zur Grundlagenforschung und angewandter Forschung realisiert. Diese Anlage wird in internationaler Zusammenarbeit mit derzeit 10 Partnerstaaten in Darmstadt (Bundesland Hessen) finanziert und errichtet.

Weitere Informationen über die GSI und FAIR finden Sie im Internet unter https://www.gsi.de/ und https://fair-center.eu/.

2. Auftragsgegenstand

Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH betreibt eine kleine, hausinterne Druckerei zur Erstellung von Drucksachen mit einer begrenzten Auflagen-Kapazität. Für die Abwicklung umfangreicherer Aufträge für die verschiedensten Druckerzeugnisse (Inkl. Weiter-/Endverarbeitung) soll ein Rahmenvertrag [nach dem Prinzip eines Abrufauftrages] mit einem externen Dienstleister abgeschlossen werden.  Gedruckte Bücher [Heiß-Klebe-Bindung]  Broschüren [Verschiedene Typen]  Faltblätter/Flyer  Poster  Plakate, Werbebanner, etc.  Sonstige Druck-Erzeugnisse bzw. Dienstleistungen rund um Druckerzeugnisse

Die in den ergänzenden Anlagen aufgeführten Druckerzeugnisse basieren hinsichtlich der Produktkategorie, der Leistungskriterien, der Verarbeitung sowie der Auflagenhöhe auf Vergangenheitsdaten und teilweise auf aktuellen Plandaten. Daher kann seitens des späteren Auftragnehmers kein Realisierungsanspruch geltend gemacht werden. Es handelt sich um geschätzte Werte, die keinen Rechtsanspruch bedingen.

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Wegen der großen Vielfalt der möglichen Druckerzeugnisse bietet keine der angefügten Auflistungen eine Gewähr auf Vollständigkeit. Die GSI behält sich daher vor, über die aufgeführten Produkte hinaus – nach Absprache und Angebot – weitere Leistungen zu beauftragen.

Sonstige Druck-Erzeugnisse bzw. Dienstleistungen rund um Druckerzeugnisse: Darunter verstehen wir jene Druck-Sachen / Druck-Erzeugnisse, deren Art und Ausgestaltung zum Zeitpunkt des Erstellens dieser Leistungsbeschreibung noch nicht bekannt bzw. vorhersehbar war. Vergleichbares gilt für Dienstleistungen rund um Druck-Erzeugnisse bzw. Druck-Weiter-Verarbeitung, die bei Erstellung dieser Leistungsbeschreibung noch nicht planbar waren. Hier erfolgt vor dem jeweiligen Abruf eine dedizierte Absprache aller Details mit dem Auftragnehmer, verbunden mit einer konkreten Preis-Anfrage.

Hinweis:

In der Anlage „Beispiel-Produkt-Katalog“ sind nicht nur Papier-Gewichte, sondern konkrete Papier-Sorten/- Fabrikate vorgegeben. Damit soll die Einheitlichkeit der Qualität gewährleistet sein und die Bewertung objektiv und vergleichbar bleiben. Die genannten Papier-Sorten und -Fabrikate dürfen für die Ermittlung der Beispiel-Preise durch mindestens gleichwertige Papiere aus Ihrem tagtäglichen Material-Portfolio ersetzt werden.

3. Leistungsgegenstand

Für die Erstellung der Druckerzeugnisse kommen u.a. in Frage:

1. Laser-Digital-Druck (4-farbig) bis Format SRA3 Bitte geben Sie in Ihrem Angebot die verwendeten Digital-Druck-Maschinen an: Hersteller, Typ, Modell, etc. Dieser Punkt ist heutzutage vermutlich kein Thema mehr, wird zur Sicherheit trotzdem explizit genannt: Digitaldruck auf Maschinen, die noch eine Ölfixierung nutzen, wird nicht akzeptiert!

2. Offset-Druck: Bitte geben Sie in Ihrem Angebot die verwendeten Offset-Druck-Maschinen an: Hersteller, Typ, Modell, etc.

3. Poster-Druck: Der Posterdruck [DIN A2 und größer] ist grundsätzlich mittels verschiedener Druckverfahren umsetzbar. Es wird die Nutzung eines Verfahrens zur Erstellung lichtechter Ausdrucke vorausgesetzt und erwartet. Bitte geben Sie in den Erläuterungen zu Ihrem Angebot die von Ihnen für den Posterdruck verwendeten/ angebotenen Verfahren [wenn nötig in Abhängigkeit zum Druckformat] an. Ferner bitten wir Sie anzugeben, welche Formate oberhalb von DIN A0 Sie bei Bedarf drucken/fertigen können.

Als Druck-Vorlagen werden üblicherweise PDF-Dateien durch den AG zur Verfügung gestellt. Die Übertragung der Daten geschieht in der Regel per Mail oder über die GSI-eigene Cloud-Plattform, kann aber nach Absprache auch auf anderen Wegen erfolgen. Andere Datei-Formate bedürfen einer vorherigen Absprache, werden aber explizit nicht ausgeschlossen.

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Bei Anforderung durch den AG wird mindestens ein Vorab-Exemplar erstellt und geliefert.

Die Rechte an den Druck-Erzeugnissen bleiben in jedem Fall beim AG.

Bearbeitungszeit für den einzelnen Abruf: Die GSI nimmt vor jedem einzelnen Abruf Kontakt zum AN auf und kündigt den jeweiligen Auftrag an. Für die Fertigstellung erwartet die GSI eine möglichst schnelle Bearbeitung – innerhalb einer Arbeitswoche. Bei sehr umfangreichen und/oder sehr zeitkritischen Aufträgen können anderslautende Einzelabsprachen getroffen werden. So können Im Bedarfsfall kann für dedizierte Projekte z.B. auch eine Express- oder Over- Night-Produktion gefordert werden.

Ansprechpartner: Ansprechpartner auf der Seite des AG sind in der Regel die Mitarbeiter der GSI-Druckerei. Für einzelne Abrufe können von GSI andere Ansprechpartner für den direkten Austausch zu Auftrags-Details benannt werden.

Datenschutz und Vertraulichkeit: Das Portfolio der möglichen Druck-Erzeugnisse kann streng vertrauliche, interne Berichte, Vorlagen und Dokumente beinhalten. Es ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit auf dem gesamten Produktionsweg, inklusive Auslieferung streng gewährleistet wird. Nicht nur aus diesem Grund kann für ausgewählte Projekte eine direkte On-Desk-Lieferung für die Standorte der GSI in Darmstadt gefordert werden:  GSI-Campus, Planckstraße 1, Darmstadt  GSI-Außenstelle, Borsigstraße 9-11, Darmstadt (voraussichtlich nur bis 30.06.2027)  GSI SCIENCE POP-UP, Ernst-Ludwig-Straße 22, Darmstadt

4. Vertrags-Zeitrahmen sowie -Umfang

Angestrebter Vertragsbeginn ist 01.01.2027 für sechs Kalenderjahre. Danach endet der Vertrag automatisch und bedarf keiner Kündigung.

Durchschnittlich ist von einem Bedarf eines Auftrags-Gesamtvolumen von 10.000 € - 15.000 € pro Jahr auszugehen. Mit Abschluss dieser Rahmenvereinbarung gehen die AG jedoch noch keinerlei Verpflichtung zu weiteren Bestellungen/Abrufen ein. Erst mit der Platzierung von einzelnen Abrufen gehen die AG eine Abnahmeverpflichtung in Höhe der für den jeweiligen Abruf angefragte Dienstleistung ein.

Eine feste Abnahmemenge über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung wird nicht garantiert.

Für die Budgetierung wurde das maximale Vergabevolumen für diese Rahmenvereinbarung auf 120.000 Euro festgelegt. Wird vor Ablauf des Vertrages ein Vergabevolumen von 120.000 Euro erreicht, so endet dieser frühzeitig mit dem letzten ausschöpfenden Abruf.  Maßgeblich sind die Einzelaufträge auf der Grundlage der im Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen. Die Leistungen aus dem zu schließenden Rahmenvertrag sollen nach Bedarf des Auftraggebers mit angemessenen Vorlaufzeiten abgerufen werden.  Die Einzelabrufe können für Aufträge von GSI, FAIR, sowie die Helmholtz-Zentren Mainz und Jena erfolgen.

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5. Zahlungsbedingungen / Abrechnungen / Preisbindung

Die vom Bieter auszufüllende Anlage „Beispiel-Produkt-Katalog“ soll dem Auftraggeber eine Preis-Übersicht geben und auch einen Überblick über eine evtl. vorhandene Preis-Staffelung.

Die Bieter werden gebeten beim Erstellen eines Angebotes die entsprechenden Preis-Angaben im „Beispiel- Produkt-Katalog“ vollständig auszufüllen --- auch dann, wenn im konkreten Fall für manche Produkte/Dienstleistungen keine Preisstaffelung vorliegt. Diese Preisangaben werden vom Auftraggeber für die Einzelaufträge zugrunde gelegt, die auf der Basis des Rahmenvertrages erteilt werden.

Alle Preise sind als Netto-Preise in Euro anzugeben!

Für die vom Auftragnehmer erbrachten Dienstleistungen erfolgt die Rechnungslegung i.d.R. nach erbrachter Leistung pro abgeschlossenes Projekt. Dabei ist für eine sichere Zuordnung auf jeder Rechnung unbedingt immer die von GSI mit dem Vertragsabschluss genannte „GSI-Bestellnummer“ für diese Rahmen- Vereinbarung anzugeben.

In Einzelfällen kann der Auftraggeber für dedizierte Projekte eine abweichende „GSI-Bestellnummer“ angeben.

Vor jedem einzelnen Abruf werden mit dem Auftragnehmer per Mail die Randbedingungen und auch der genaue Preis für den konkreten Druckauftrag abgeklärt, basierend auf den Angaben im Beispiel-Produkt- Katalog. Diese Kontakt-Aufnahme erfolgt nur durch die Mitarbeiter der GSI-Druckerei, außer es wurden durch den Auftraggeber für den konkreten Einzelfall vorab andere Modalitäten vereinbart.

Wir setzen voraus, dass unter Berücksichtigung der Produkt-Qualität die jeweils preisgünstigste Produktionsart angeboten wird.

Für die durch den Auftraggeber beauftragten „Sonstige Druck-Erzeugnisse bzw. Dienstleistungen rund um Druckerzeugnisse“ werden vor Auftragserteilung die Kosten für diese Sonderleistungen abgefragt.

Wir erwarten eine für GSI kostenfreie Lieferung aller im Rahmen dieses Vertrages beauftragten Druck- Erzeugnisse zum GSI-Hauptsitz. In Ausnahme-Fällen und nach vorheriger Absprache kann diese Lieferung auch an eine abweichende Lieferadresse vereinbart werden.

Die Abrechnung ist durch detaillierte Nachweise zu belegen. Es erfolgt seitens der GSI keine gesonderte Vergütung für sämtliche Unteraufträge (z.B. Druckereikosten, Speditionskosten, Bildnutzungsgebühren).

6. Kommunikation / Ansprechpartner / Leistungsfähigkeit / Urlaubsvertretung

Der Auftragnehmer benennt einen zentralen Ansprechpartner für die Gesamtabwicklung und die Qualitätssicherung. Die konkreten Absprachen zum Produkt erfolgen (nach Bedarf) zwischen AG und Grafiker bzw. Redakteur. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auch bei hohem Aufwand genügend Kapazität im festen Mitarbeiterstamm zur Verfügung steht. Der Auftragnehmer sorgt für eine angemessene Urlaubsvertretung der Mitarbeiter. Eventuelle Betriebsferien beim Auftragnehmer und/oder seinen Partner-Unternehmen sind mit ausreichend Vorlauf den Ansprechpartnern des Auftraggebers per Mail mitzuteilen.

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7. Verschwiegenheitsverpflichtung

Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften und stellt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften auch bei seinen Mitarbeitenden sicher. Dies kann zum Beispiel so aussehen, dass der Auftragnehmer von jedem Beschäftigten eine Erklärung zum Datenschutz abgibt.

Dies führt nicht zu einer Erhöhung der Vergütung oder einer besonderen Vergütung.

Der Auftragnehmer und das von ihm eingesetzte Personal dürfen keinen unbefugten Einblick in Unterlagen, wie z.B. Schriftstücke, Akten, elektronische Dateien usw., die sich in den Räumen des Auftraggebers befinden, nehmen. Schränke, Schubladen u. ä. dürfen nicht ohne Einverständnis geöffnet werden. Außerdem ist das Benutzen von nicht öffentlichen Fernsprechanlagen sowie IT-Ausstattung untersagt. Über alle Vorgänge und Einrichtungen, die dem Personal während seiner Tätigkeit in den Räumen des Auftraggebers bekannt werden, ist strengstes Stillschweigen gegenüber jedermann - auch gegenüber Mitarbeitenden - zu wahren. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsauftrages bzw. der individuellen Arbeitsverträge bestehen.

Oben genannte Regelungen gelten auch für vom Auftragnehmer eingesetzte Nachunternehmer und deren Personal.

8. Öffnungsklausel

Sollten im der Rahmenvertrag zugrundeliegenden Übersicht einzelne Drucksachen-Typen und/oder Dienstleistungen nicht erfasst sein, kann der Auftraggeber an den Auftragnehmer – nach Absprache und Angebot – weitere Leistungen vergeben.

9. Weitergehende Absprachen / Festlegungen

Im Angebot sind alle in Frage kommenden Partner-Unternehmen zu benennen (auszufüllen im Formblatt Unterauftragnehmer), mit denen der Auftragnehmer beabsichtigt, zur Bearbeitung von Anrufen/Aufträgen aus dieser Rahmenvereinbarung zusammenzuarbeiten. Eventuelle Änderungen bei den Partner- Unternehmen sind vorab den Ansprechpartnern des Auftraggebers per Mail anzuzeigen.

10. Wertung

Vom Bieter auszufüllen sind u.a. die Dokumente

03.2. „Leistungs-Spektrum-Aufstellung_2600040815“

und

03.1. „Beispiel-Produkt-Katalog_2600040815“

Dabei sind in der Tabelle „Leistungs-Spektrum-Aufstellung“ in der Excel-Spalte C die Produkte bzw. Dienst- leistungen mit „Ja“ zu markieren, die erbracht werden können.

In der Datei „Beispiel-Produkt-Katalog“ sind die geforderten Preis-Angaben in Euro (netto) zu machen.

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Die Wertung erfolgt nach diesem Schema:

Jede bestätigte Zeile in der Tabelle „Leistungs-Spektrum-Aufstellung“ gibt einen Punkt. Es können maximal 21 Punkte erreicht werden. Diese Punktzahl wird verdoppelt. Hier können maximal 42 Punkte erreicht werden.

Basierend auf den Preis-Angaben in „Beispiel-Produkt-Katalog“ werden die verschiedenen abgegebenen Gebote in der Reihenfolge abfallender Preise gewichtet: Der wirtschaftlichste Preis bekommt 60 Punkte, der nächstfolgende 55 Punkte und so fort.

Die Punkte aus den beiden Bewertungen werden aufaddiert: Es können maximal 102 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.

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