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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven
Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven
| Nr. | Datum | Frage | Antwort |
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| 1 | 07.08.2026 | Sie nennen eine Pauschale Menge an Seiten S/W von 341.667 und Farbe 75.000 pro Monat. Da die Verteilung der Seitennicht linear verlaufen wird, bitten wir zumindest um Separierung der S/W- Seiten und Farb-Seiten pro Monat nach A3 und A4um eine faire Kalkulationsbasis zu gewährleisten. Hinweis: eine gedruckt Seite auf einer A4 Maschine ist in der Einzel Betrachtung immer teurer als eine gedruckte Seite aufeiner A3 Maschine. Sollten wir diese Linear verteilen, wird der Klickpreis künstlich in die Höhe getrieben. | A4 S/W: 70.835 A4 Farbe: 19.277 A3 S/W: 270.832 A3 Farbe: 55.723 |
| 2 | 07.08.2026 | Sie fordern eine Auftragstrennung mit einem extra Ausgabefach. Gehen wir recht in der Annahme, dass hiermit die Papierablage seitlich und intern am MFP gemeint ist? | Ja |
| 3 | 07.08.2026 | Sie fordern für die A3 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte beim jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt werden. Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen von 25.000 Seiten proMonat und Maximal 150.000 Seiten pro Monat. Die 35 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 15.000 Seiten proMonat und maximal 100.000 Seiten pro Monat. Da Sie mit keiner der A3 Maschinen über 15.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 35 Seiten Maschinen zu fordern welches Ihr gefordertes monatliches Einsatzvolumen einhalten würde. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse innerhalb einer Minute möglich. | Die Geschwindigkeitsanforderung wird bewußt so gewählt, weil die Anwender diese Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in den Schulen, in denen höhere Voluminas anfallen, während der Pausen auf diese angewiesen sind. |
4 07.08.2026 Sie fordern für die A4 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine.
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Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte Die Geschwindigkeitsanforderung wird bei jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt bewußt so gewählt, weil die Anwender werden. diese Geschwindigkeit gewohnt sind und Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen gerade in den Schulen während der von 10.000 Seiten proMonat und Maximal 100.000 Seiten pro Monat. Pausen auf diese angewiesen sind. Die 30 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 8.000 Seiten proMonat und maximal 80.000 Seiten pro Monat. Da Sie mit keiner der A4 Maschinen über 8.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 30 Seiten Maschinen zu fordern. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse ca. innerhalb einer Minute möglich. 5 11.08.2026 in der Bewertung in Anlage 2 Punkt 3 Service - 3.1 wird die ISO27001 Zertifizierung mit 3 Punkten Die Stadt Greven legt Wert darauf, dass und als sehr wichtig gewertet. Anbieter mit Zugang zu den städtischen Die ISO/IEC 27001 bescheinigt lediglich ein Managementsystem für Informationssicherheit und IT-Systemen die eigene stellt keine Zertifizierung der konkreten Datenverarbeitungsvorgänge dar. Ihr Schwerpunkt liegt auf Informationssicherheit systematisch, dem Aufbau und Betrieb einesInformationssicherheits-Managementsystems (ISMS). kontrolliert und nach international anerkannten Standards betreibt. Was ist der Zweck der Anbieter Zertifizierung? Wie werden Unternehmen im Rahmen der Die 27001- Zertifizierung wird nicht als Ausschreibung behandelt, diediese Zertifizierung nicht nachweisen können? Eignungskriterium bwz. KO-Kriterium angesetzt. Bieter, die über die Zertifizierung verfügen, erhalten dafür Punkte. Bieter, ohne diese Zertifizierung, können diesen Nachteil ggf. durch Vorteile in anderen Kriterien ausgleichen.
6 11.08.2026 Sie fordern für die A4 MFPs 1 Kassette mit mind. 500 Blatt. Insgesamt muss der Papiervorrat Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ebenfalls mindestens 500Blatt erreichen. ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen.
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Der Papiervorrat soll ein mindestens ein
Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen.
Gehen wir recht in der Annahme, dass somit eine Standardmäßig verbaute Papierkassette mit einem Volumen von 250Blatt und einer weiteren Papierkassetten mit einem Volumen von 250 Blatt, welches ebenfalls ein Gesamtvorrat von 500Blatt nicht als erfüllt gilt? 7 11.08.2026 Bitte teilen Sie uns mit, ob innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur unterschiedliche Das Verwaltungsnetz und das Schulnetz Netzwerksegmente (z. B. Schulnetz,Verwaltungsnetz oder weitere logisch bzw. physisch getrennte stellen zwei voneinander getrennte Netzbereiche) betrieben werden und ob eine Kommunikationzwischen diesen Segmenten über Netzwerkbereiche dar. Eine Routing- und/oder entsprechende Firewall-Freigaben grundsätzlich möglich ist. Kommunikation zwischen diesen Netzen ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Sofern mehrere Netzwerksegmente vorhanden sind, bitten wir zudem um Angabe, ob eine zentrale Aufgrund der bestehenden Serveranbindung bzw.eine zentrale Softwareinstallation aus allen relevanten Netzsegmenten Netzwerktrennungen ist eine zentrale erreichbar sein kann. Installation und Verwaltung der Lösung Hintergrund der Fragestellung ist die Bewertung des erforderlichen Implementierungsaufwandes. über beide Netzwerkbereiche hinweg Insbesondere bitten wirum Klarstellung, ob eine zentrale Installation und Verwaltung der Lösung nicht möglich. Daher ist im vorgesehen werden kann oder ob aufgrundbestehender Netzwerktrennungen mehrere getrennte Verwaltungsnetz eine separate Installationen erforderlich sind. Installation erforderlich. Im Schulnetz wird aufgrund der vorhandenen Trennung für jede Schule jeweils eine eigene Installation benötigt. Insgesamt sind somit 9 separate Installationen in den jeweils getrennten Netzwerksegmenten erforderlich.
8 11.08.2026 Wir gehen davon aus, dass die in den Vergabeunterlagen geforderte Verwaltung und Abrechnung Im Verwaltungsbereich soll eine Follow- von Seitenkontingentenausschließlich auf Basis einer benutzerbezogenen Authentifizierung Me-Print-Lösung zur Authentifizierung realisierbar ist, da eine verursachungsgerechteZuordnung von Druck-, Kopier- und Scanvolumina eingesetzt werden. die eindeutige Identifikation des jeweiligen Nutzers voraussetzt. In den Schulen wird keine Follow-Me- Print-Lösung verwendet. Dort erfolgt die Authentifizierung über personenbezogene PIN-Nummern. Wir stellen uns vor, die Kontingente über die PIN-Nummern je Schule einrichten und
verwalten zu können.
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Im Verwaltungsbereich soll eine Follow- Me-Print-Lösung zur Authentifizierung eingesetzt werden.
Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven In den Schulen wird keine Follow-Me-
Bitte bestätigen Sie, dass für die Umsetzung dieser Anforderung eine nutzerbezogene Print-Lösung verwendet. Dort erfolgt die Authentifizierung an sämtlichenbetroffenen Systemen vorgesehen ist. Authentifizierung über Sofern die Seitenkontingente standort- und geräteübergreifend verwaltet werden sollen, gehen wir personenbezogene PIN-Nummern. Wir davon aus, dass hierfüreine Follow-Me-/Secure-Print-Lösung erforderlich ist, bei der sich die stellen uns vor, die Kontingente über die Anwender an jedem System authentifizieren und ihreDruckaufträge benutzerbezogen freigeben PIN-Nummern je Schule einrichten und können. verwalten zu können. Falls eine Follow-Me-/Secure-Print-Funktionalität nicht Bestandteil der Ausschreibung ist, bitten wir um Erläuterung, aufwelche Weise die geräteübergreifende Kontingentverwaltung sowie eine revisionssichere und belastbare Zuordnung bzw.Abrechnung der Seitenkontingente an nicht authentifizierten Systemen erfolgen sollen. 9 12.08.2026 Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 "generelle Anforderungen an die Systeme" Zugelassen sind ausschließlich die Sie schreiben: "Es dürfen nur originale Verbrauchsmaterialien verwendet werden" Original-Verbrauchsmaterialien der Weiterhin fordern Sie: "Weitestgehende Dokumentenechtheit der Drucke sowie jeweiligen Hersteller. Diese müssen die Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Dokumentenechtheit der Drucke sowie Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien" Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC Zur Vermeidung von Missverständnissen teilen Sie den Bietern bitte mit, was genau Sie mit diesen 11798 oder vergleichbar für die Anforderungen meinen. Kombination der angebotenen Geräte Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie ausschließlich die branchenübliche Belieferung mit mit den verwendeten Original-Verbrauchsmaterialien des jeweiligen Geräteherstellers verlangen (kein No-Name-Toner; Verbrauchsmaterialien sicherstellen. kein Refill; keine Drittanbieter), damit dem Einsatz von nicht-Original-Verbrauchsmaterial die Zertifizierung der Dokumentenechtheit gemäß ISO/IEC 11798 nicht möglich ist, da ein solches oder vergleichbares Zertifikat nur für die jeweils zertifizierte Kombination aus Druckertyp, Papier und Toner ausgestellt werden kann?
10 12.08.2026 Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 "Systemanforderungen" siehe Antwort auf Frage 1 Sie schreiben: "Als Kalkulationsgrundlage für die Verwaltungs- und Schulsysteme werden insgesamt 4,1 Mio S/W-Seitenund 900.000 Farbseiten p.a. angesetzt.
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siehe Antwort auf Frage 1
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Leider geben Sie keine Auskunft darüber, wie sich das Gesamtvolumen auf die verschiedenen Leistungsklassen verteilt.Diese für die Kalkulation wesentliche Information ist nur Ihrem bestehenden Lieferanten bekannt. Damit besitzt dieser einenerheblichen Kalkulationsvorteil gegenüber allen anderen Bietern. Zur Wahrung eines fairen Wettbewerbes bitten wir Sie daher darum, diesen Informationsvorsprung auszugleichen, indemSie den Bietern mitteilen, wie sich das Gesamtvolumen auf die vier Leistungsklassen verteilt.
| 11 | 12.08.2026 | Leistungsbeschreibung Ziffer 3.4 "Nachträgliche Änderung des Leistungsumfanges" Sie schreiben, dass sich der Preis für Nachbestellungen nach der Formel "Mietpreis gemäß Angebot x Laufzeit gemäß Angebot / Restlaufzeit" berechnet. Diese Anforderung stellt für die Bieter ein kalkulatorisches Risiko dar, da die Menge der nachzumietenden Systeme nachoben hin nicht begrenzt ist. Zwar räumen Sie den Bietern die Möglichkeit der Berechnung der Kosten nach einer Formel ein, jedoch kann durch die Formel nur die verkürzte Restlaufzeit kostenmäßig ausgeglichen werden. Es bleibt daher für die Bieter das Risiko der unbegrenzten Mehrungen. Zur Ermöglichung auskömmlicher Kalkulationen für die Bieter und zur Vermeidung unkalkulierbarer Risiken bitten wir daherdarum, das Mehrungsrecht auf maximal 10% der Ursprünglichen Geräteanzahl (Basismenge nach Rollout) zu begrenzen. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind? | Die Stadt Greven möchte sich die Möglichkeit offenhalten, bei Bedarf Geräte nachzubestellen. Es ist derzeit nicht absehbar, in welchem Umfang Nachbestellungen in Anspruch genommen werden. Größere Nachbestellungen sind heute nicht geplant. Wenn dafür die verkürzte Restlaufzeit berücksichtigt wird, können wir kein untrabares Risiko für den Lieferanten erkennen. Außerdem kann alternativ der Einsatz generalüberholte Gebrauchtsysteme des angebotenen |
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| 12 | 12.08.2026 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 Systemanforderungen Sie schreiben, dass die Systeme den Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß der Verordnung zur Schaffungbarrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BITV) erfüllen müssen. Gehen wir recht in der Annahme, dass die Anforderung der Barrierefreiheit auch für das anzubietende Management-Too (siehe Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung) gilt und ebenfalls den Anforderungen aus der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 entsprechen muss? | Ja |
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| 13 | 12.08.2026 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 Generelle Anforderungen Sie schreiben: "Die aktuelle Firmware für die eingesetzten Drucksysteme ist ohne zusätzliche Kosten stets zur Verfügung zu stellen." Gehen wir recht in der Annahme, dass die Systeme durch die Funktionen von "Secure Boot" und "Run Time IntegrityCheck" sicherstellen müssen, dass ausschließlich die vom Hersteller autorisierte Firmware auf den Systemen zum Einsatz kommt und dass keine bösartigen / kriminellen Änderungen an der Firmware durch unbefugte Personen / Kriminelle vorgenommen werden können? | Lieferanten haben die aktuelle Firmware des jeweiligen Herstellers stets kurzfristig zur Vergfügung zu stellen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Firmware der Geräte keine bekannten Sicherheitsschwachstellen aufweist. |
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| 14 | 12.08.2026 | Sie schreiben: "nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren". Gehen wir recht in der Annahme, dass die Einhaltung dieser vor dem Rollout mit dem Auftraggeber festgelegten Sicherheitseinstellungen auch während des Regelbetriebes über die gesamte Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer regelmäßig überprüft werden muss (Empfehlung des BSI) und vom Auftraggeber möglichst tagesaktuell auf manipulative Eingriffe / Änderungen durch unbefugte Personen / Nutzerüberwacht werden müssen? Gehen wir weiterhin recht in der Annahme, dass bei erkannten Sicherheitsverstößen eine Information an den Administratordes Auftraggebers erfolgen muss und die erkannten Sicherheitsverstöße automatisch vom Auftragnehmer korrigiert werdenmüssen? | Nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren. Dies gilt sowohl für die Grundeinstellungen vor dem Roll-Out als auch über die gesamte Laufzeit, wobei das entsprechende Vorgehen zwischen Auftrageber und Auftragnehmer abgestimmt wird. |
| 15 | 12.08.2026 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.3 Anbindung an ein DMS-System Sie bitten um ein optionales Angebot für eine Software, die eine automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel ermöglicht. Zur Kalkulation der Kosten benötigen die Bieter eine Information darüber, ob die Software in beiden Netzen (Schulnetz undVerwaltungsnetz) installiert werden muss, oder ob eine Installation in einem der beiden Netzen ausreichend ist. | Die Funktion wird ausschließlich in der Verwaltung benötigt. |