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260821 3_Bieterkommunikation_Stadt Greven.pdf

Druck- und Kopiersysteme mit Software, Service und Materialversorgung

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 06.10.2026, 07:13 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.vergabe-westfalen.de

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven

Nr.DatumFrageAntwort
107.08.2026Sie nennen eine Pauschale Menge an Seiten S/W von 341.667 und Farbe 75.000 pro Monat. Da die Verteilung der Seitennicht linear verlaufen wird, bitten wir zumindest um Separierung der S/W-Seiten und Farb-Seiten pro Monat nach A3 und A4um eine faire Kalkulationsbasis zu gewährleisten. Hinweis: eine gedruckt Seite auf einer A4 Maschine ist in der Einzel Betrachtung immer teurer als eine gedruckte Seite aufeiner A3 Maschine. Sollten wir diese Linear verteilen, wird der Klickpreis künstlich in die Höhe getrieben.Klarstellung vom 17.08.2026: Es handelt sich bei den Seitenzahlen um A4 Seiten (auch die A3 Angabe), wobei A3 Seiten als zwei A4 Seiten gezählt wurden. Geräte der Typen 3 & 4: S/W: 70.835 Geräte des Typs 4: Farbe: 19.277 Geräte der Typen 1 & 2: S/W: 270.832 Geräte des Typs 1: Farbe: 55.723 Es handelt sich hierbei um historische Gebrauchsdaten aus dem Jahr 2025, die nicht verbindlich auf die folgenden Jahre zutreffen muss. Ursprüngliche Antwort: A4 S/W: 70.835 A4 Farbe: 19.277 A3 S/W: 270.832 A3 Farbe: 55.723

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

2 07.08.2026 Sie fordern eine Auftragstrennung mit einem extra Ausgabefach. Ja Gehen wir recht in der Annahme, dass hiermit die Papierablage seitlich und intern am MFP gemeint ist?

3 07.08.2026 Sie fordern für die A3 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, Die Geschwindigkeitsanforderung wird dürfte beim jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten bewußt so gewählt, weil die Anwender diese S/W gedruckt werden. Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes den Schulen, in denen höhere Voluminas Volumen von 25.000 Seiten proMonat und Maximal 150.000 Seiten pro Monat. anfallen, während der Pausen auf diese angewiesen sind. Die 35 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 15.000 Seiten proMonat und maximal 100.000 Seiten pro Monat.

Da Sie mit keiner der A3 Maschinen über 15.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 35 Seiten Maschinen zu fordern welches Ihr gefordertes monatliches Einsatzvolumen einhalten würde. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse innerhalb einer Minute möglich.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

4 07.08.2026 Sie fordern für die A4 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, Die Geschwindigkeitsanforderung wird dürfte bei jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten bewußt so gewählt, weil die Anwender diese S/W gedruckt werden. Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes den Schulen während der Pausen auf diese Volumen von 10.000 Seiten proMonat und Maximal 100.000 Seiten pro Monat. angewiesen sind.

Die 30 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 8.000 Seiten proMonat und maximal 80.000 Seiten pro Monat.

Da Sie mit keiner der A4 Maschinen über 8.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 30 Seiten Maschinen zu fordern. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse ca. innerhalb einer Minute möglich.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

511.08.2026in der Bewertung in Anlage 2 Punkt 3 Service - 3.1 wird die ISO27001 Zertifizierung mit 3 Punkten und als sehr wichtig gewertet. Die ISO/IEC 27001 bescheinigt lediglich ein Managementsystem für Informationssicherheit und stellt keine Zertifizierung der konkreten Datenverarbeitungsvorgänge dar. Ihr Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau und Betrieb einesInformationssicherheits- Managementsystems (ISMS). Was ist der Zweck der Anbieter Zertifizierung? Wie werden Unternehmen im Rahmen der Ausschreibung behandelt, diediese Zertifizierung nicht nachweisen können?Die Stadt Greven legt Wert darauf, dass Anbieter mit Zugang zu den städtischen IT- Systemen die eigene Informationssicherheit systematisch, kontrolliert und nach international anerkannten Standards betreibt. Die 27001- Zertifizierung wird nicht als Eignungskriterium bwz. KO-Kriterium angesetzt. Bieter, die über die Zertifizierung verfügen, erhalten dafür Punkte. Bieter, ohne diese Zertifizierung, können diesen Nachteil ggf. durch Vorteile in anderen Kriterien ausgleichen.
611.08.2026Sie fordern für die A4 MFPs 1 Kassette mit mind. 500 Blatt. Insgesamt muss der Papiervorrat ebenfalls mindestens 500Blatt erreichen. Gehen wir recht in der Annahme, dass somit eine Standardmäßig verbaute Papierkassette mit einem Volumen von 250Blatt und einer weiteren Papierkassetten mit einem Volumen von 250 Blatt, welches ebenfalls ein Gesamtvorrat von 500Blatt nicht als erfüllt gilt?Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen.

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7 11.08.2026 Bitte teilen Sie uns mit, ob innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur unterschiedliche Das Verwaltungsnetz und das Schulnetz Netzwerksegmente (z. B. Schulnetz,Verwaltungsnetz oder weitere logisch bzw. physisch stellen zwei voneinander getrennte getrennte Netzbereiche) betrieben werden und ob eine Kommunikationzwischen diesen Netzwerkbereiche dar. Eine Kommunikation Segmenten über Routing- und/oder entsprechende Firewall-Freigaben grundsätzlich zwischen diesen Netzen ist grundsätzlich möglich ist. nicht vorgesehen. Sofern mehrere Netzwerksegmente vorhanden sind, bitten wir zudem um Angabe, ob eine Aufgrund der bestehenden zentrale Serveranbindung bzw.eine zentrale Softwareinstallation aus allen relevanten Netzwerktrennungen ist eine zentrale Netzsegmenten erreichbar sein kann. Installation und Verwaltung der Lösung über Hintergrund der Fragestellung ist die Bewertung des erforderlichen beide Netzwerkbereiche hinweg nicht Implementierungsaufwandes. Insbesondere bitten wirum Klarstellung, ob eine zentrale möglich. Daher ist im Verwaltungsnetz eine Installation und Verwaltung der Lösung vorgesehen werden kann oder ob separate Installation erforderlich. Im aufgrundbestehender Netzwerktrennungen mehrere getrennte Installationen erforderlich Schulnetz wird aufgrund der vorhandenen sind. Trennung für jede Schule jeweils eine eigene Installation benötigt. Insgesamt sind somit 9 separate Installationen in den jeweils getrennten Netzwerksegmenten erforderlich.

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8 11.08.2026 Wir gehen davon aus, dass die in den Vergabeunterlagen geforderte Verwaltung und Im Verwaltungsbereich soll eine Follow-Me- Abrechnung von Seitenkontingentenausschließlich auf Basis einer benutzerbezogenen Print-Lösung zur Authentifizierung eingesetzt Authentifizierung realisierbar ist, da eine verursachungsgerechteZuordnung von Druck-, werden. Kopier- und Scanvolumina die eindeutige Identifikation des jeweiligen Nutzers voraussetzt. In den Schulen wird keine Follow-Me-Print- Lösung verwendet. Dort erfolgt die Authentifizierung über personenbezogene Bitte bestätigen Sie, dass für die Umsetzung dieser Anforderung eine nutzerbezogene PIN-Nummern. Wir stellen uns vor, die Authentifizierung an sämtlichenbetroffenen Systemen vorgesehen ist. Kontingente über die PIN-Nummern je Schule einrichten und verwalten zu können. Sofern die Seitenkontingente standort- und geräteübergreifend verwaltet werden sollen, gehen wir davon aus, dass hierfüreine Follow-Me-/Secure-Print-Lösung erforderlich ist, bei der sich die Anwender an jedem System authentifizieren und ihreDruckaufträge benutzerbezogen freigeben können. Falls eine Follow-Me-/Secure-Print-Funktionalität nicht Bestandteil der Ausschreibung ist, bitten wir um Erläuterung, aufwelche Weise die geräteübergreifende Kontingentverwaltung sowie eine revisionssichere und belastbare Zuordnung bzw.Abrechnung der Seitenkontingente an nicht authentifizierten Systemen erfolgen sollen.

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912.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 "generelle Anforderungen an die Systeme" Sie schreiben: "Es dürfen nur originale Verbrauchsmaterialien verwendet werden" Weiterhin fordern Sie: "Weitestgehende Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien" Zur Vermeidung von Missverständnissen teilen Sie den Bietern bitte mit, was genau Sie mit diesen Anforderungen meinen. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie ausschließlich die branchenübliche Belieferung mit Original-Verbrauchsmaterialien des jeweiligen Geräteherstellers verlangen (kein No- Name-Toner; kein Refill; keine Drittanbieter), damit dem Einsatz von nicht-Original- Verbrauchsmaterial die Zertifizierung der Dokumentenechtheit gemäß ISO/IEC 11798 nicht möglich ist, da ein solches oder vergleichbares Zertifikat nur für die jeweils zertifizierte Kombination aus Druckertyp, Papier und Toner ausgestellt werden kann?Zugelassen sind ausschließlich die Original- Verbrauchsmaterialien der jeweiligen Hersteller. Diese müssen die Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien sicherstellen.
1012.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 "Systemanforderungen" Sie schreiben: "Als Kalkulationsgrundlage für die Verwaltungs- und Schulsysteme werden insgesamt 4,1 Mio S/W-Seitenund 900.000 Farbseiten p.a. angesetzt. Leider geben Sie keine Auskunft darüber, wie sich das Gesamtvolumen auf die verschiedenen Leistungsklassen verteilt.Diese für die Kalkulation wesentliche Information ist nur Ihrem bestehenden Lieferanten bekannt. Damit besitzt dieser einenerheblichen Kalkulationsvorteil gegenüber allen anderen Bietern. Zur Wahrung eines fairen Wettbewerbes bitten wir Sie daher darum, diesen Informationsvorsprung auszugleichen, indemSie den Bietern mitteilen, wie sich das Gesamtvolumen auf die vier Leistungsklassen verteilt.siehe Antwort auf Frage 1

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11 12.08.2026 Leistungsbeschreibung Ziffer 3.4 "Nachträgliche Änderung des Leistungsumfanges" Die Stadt Greven möchte sich die Möglichkeit offenhalten, bei Bedarf Geräte Sie schreiben, dass sich der Preis für Nachbestellungen nach der Formel "Mietpreis gemäß nachzubestellen. Es ist derzeit nicht absehbar, Angebot x Laufzeit gemäß Angebot / Restlaufzeit" berechnet. in welchem Umfang Nachbestellungen in Diese Anforderung stellt für die Bieter ein kalkulatorisches Risiko dar, da die Menge der Anspruch genommen werden. Größere nachzumietenden Systeme nachoben hin nicht begrenzt ist. Zwar räumen Sie den Bietern Nachbestellungen sind heute nicht geplant. die Möglichkeit der Berechnung der Kosten nach einer Formel ein, jedoch kann durch die Wenn dafür die verkürzte Restlaufzeit Formel nur die verkürzte Restlaufzeit kostenmäßig ausgeglichen werden. berücksichtigt wird, können wir kein untrabares Risiko für den Lieferanten Es bleibt daher für die Bieter das Risiko der unbegrenzten Mehrungen. erkennen. Außerdem kann alternativ der Zur Ermöglichung auskömmlicher Kalkulationen für die Bieter und zur Vermeidung Einsatz generalüberholte Gebrauchtsysteme unkalkulierbarer Risiken bitten wir daherdarum, das Mehrungsrecht auf maximal 10% der des angebotenen Typs verhandelt werden. Ursprünglichen Geräteanzahl (Basismenge nach Rollout) zu begrenzen.

Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind?

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

1212.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 Systemanforderungen Sie schreiben, dass die Systeme den Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß der Verordnung zur Schaffungbarrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BITV) erfüllen müssen. Gehen wir recht in der Annahme, dass die Anforderung der Barrierefreiheit auch für das anzubietende Management-Too (siehe Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung) gilt und ebenfalls den Anforderungen aus der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 entsprechen muss?Ja
1312.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 Generelle Anforderungen Sie schreiben: "Die aktuelle Firmware für die eingesetzten Drucksysteme ist ohne zusätzliche Kosten stets zur Verfügung zu stellen." Gehen wir recht in der Annahme, dass die Systeme durch die Funktionen von "Secure Boot" und "Run Time IntegrityCheck" sicherstellen müssen, dass ausschließlich die vom Hersteller autorisierte Firmware auf den Systemen zum Einsatz kommt und dass keine bösartigen / kriminellen Änderungen an der Firmware durch unbefugte Personen / Kriminelle vorgenommen werden können?Lieferanten haben die aktuelle Firmware des jeweiligen Herstellers stets kurzfristig zur Vergfügung zu stellen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Firmware der Geräte keine bekannten Sicherheitsschwachstellen aufweist.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

1412.08.2026Sie schreiben: "nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren". Gehen wir recht in der Annahme, dass die Einhaltung dieser vor dem Rollout mit dem Auftraggeber festgelegten Sicherheitseinstellungen auch während des Regelbetriebes über die gesamte Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer regelmäßig überprüft werden muss (Empfehlung des BSI) und vom Auftraggeber möglichst tagesaktuell auf manipulative Eingriffe / Änderungen durch unbefugte Personen / Nutzerüberwacht werden müssen? Gehen wir weiterhin recht in der Annahme, dass bei erkannten Sicherheitsverstößen eine Information an den Administratordes Auftraggebers erfolgen muss und die erkannten Sicherheitsverstöße automatisch vom Auftragnehmer korrigiert werdenmüssen?Nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren. Dies gilt sowohl für die Grundeinstellungen vor dem Roll-Out als auch über die gesamte Laufzeit, wobei das entsprechende Vorgehen zwischen Auftrageber und Auftragnehmer abgestimmt wird.
1512.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.3 Anbindung an ein DMS-System Sie bitten um ein optionales Angebot für eine Software, die eine automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel ermöglicht. Zur Kalkulation der Kosten benötigen die Bieter eine Information darüber, ob die Software in beiden Netzen (Schulnetz undVerwaltungsnetz) installiert werden muss, oder ob eine Installation in einem der beiden Netzen ausreichend ist.Die Funktion wird ausschließlich in der Verwaltung benötigt.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

1614.08.2026Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." Wir würden die Bezahlfunktion gerne mit einem Terminal für Einweg-Karten anbieten. Die Karten können dabei mit unterschiedlichen Kopienanzahlen aufgewertet werden und dem Kunden verkauft werden. DerAufwand hierbei ist nahezu identisch zur Softwarelösung. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie zur Umsetzung der Bezahlfunktion auch eine Terminal-Lösung zulassen?Ja
1714.08.2026Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." Für den Fall, dass Sie keine Terminal-Lösung für die Bezahl-Funktion zulassen, bitten wir um detaillierte Informationen zuden Anforderungen an die Softwarelösung und zur Installation der Software.Siehe Antwort auf Frage 16

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1814.08.2026Bieterfrage 6 - Klarstellung zur Papierkapazität In den Ausschreibungsunterlagen wird die Ausstattung mit einer Papierkassette mit einer Kapazität von 500 Blatt gefordert. Wir bitten um Klarstellung, ob diese Anforderung dahingehend zu verstehen ist, dass eine einzelne Papierkassette mit einerKapazität von 500 Blatt gefordert wird. Sollten alternativ Systeme zugelassen sein, die über eine standardmäßige Papierkassette mit 250 Blatt sowie einezusätzliche optionale Papierkassette mit weiteren 250 Blatt verfügen und damit insgesamt eine Papierkapazität von 500Blatt erreichen, bitten wir um entsprechende Mitteilung. Eine solche Auslegung würde zu einer abweichenden Geräteklasse führen, da Systeme mit einer standardmäßigen 250-Blatt-Kassette häufig als kleinere Arbeitsplatzsysteme konzipiert sind und teilweise über kein Touchdisplay bzw. eineentsprechend eingeschränkte und weniger komfortable Bedienung verfügen. Zudem müsste das Papier in diesem Fall aufzwei Kassetten aufgeteilt werden. Bitte bestätigen Sie daher, dass die geforderte Papierkapazität von 500 Blatt über eine einzelne Papierkassettebereitzustellen ist und eine Aufteilung auf zwei Kassetten nicht ausreichend ist.Klarstellung auch zu Bieterfrage 6: Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen in einem Papierfach. Es bleibt also bei der Forderung nach 1 bzw. mehreren Kassetten ≥ 500 Blatt
1914.08.2026Bieterfrage - Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" Unter Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" wird die Integration einer OCR-Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dokumente gefordert. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese Anforderung für sämtliche ausgeschriebenen Systeme, sowohl A4- als auchA3-Systeme, gilt und bei jedem System eine entsprechende OCR-Funktion zu integrieren ist? Bitte bestätigen Sie dies.Die Anforderung gilt für alle Systeme.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

20 14.08.2026 Im Zusammenhang mit dem Roll-Out wird in den Ausschreibungsunterlagen angegeben: Die Geräte sollen fertigkonfiguriert an die Genaue Angaben (auch hinsichtlich den Vorkonfigurationen) werden beim Projektgespräch Stellplätze geliefert werden. mitgeteilt. IP-Adressen werden nach Bekanntgabe der Da im Rahmen der Ausschreibung insgesamt 157 Multifunktionssysteme ausgerollt werden MAC-Adressen im Vorfeld mitgeteilt. sollen, bitten wir um Konkretisierung, welche Vorkonfigurationen durch den Auftragnehmer Alles weitere nach Absprache. vor der Auslieferung bzw. Installation der Systemedurchzuführen sind.

Für eine belastbare und vergleichbare Kalkulation des Aufwands ist es erforderlich, den Umfang der erforderlichenVorkonfigurationen bereits im Rahmen der Angebotsabgabe zu kennen. Wir bitten daher um Mitteilung, welche konkreten Leistungen bzw. Einstellungen im Rahmen der Vorkonfiguration durch den Auftragnehmer erwartet werden.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

21 14.08.2026 Für die A4-Systeme wird eine maximale Grundfläche von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm Wir bestätigen, dass für die Ermittlung der vorgegeben. Gleichzeitig wirdausgeführt, dass oberhalb von 15 cm ab Unterkante des Grundfläche ausschließlich die äußersten Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise ein Display, zulässig und deren Maße Abmessungen des Systemsinnerhalb der nicht einzurechnen sind. ersten 15 cm ab Geräteunterkante Bitte bestätigen Sie, dass für die Ermittlung der Grundfläche ausschließlich die äußersten maßgeblich sind und sämtliche darüber Abmessungen des Systemsinnerhalb der ersten 15 cm ab Geräteunterkante maßgeblich liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder sind und sämtliche darüber liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder Ausgabeüberstände Ausgabeüberstände unberücksichtigt unberücksichtigt bleiben. Bitte beschreiben Sie die Messmethode so genau, dass bleiben. dieKonformität anhand einer bemaßten Herstellerzeichnung eindeutig geprüft werden Die Messmethode ist auf Milimeter genau kann. gemessen. Zudem bitten wir, die maximal zulässige Tiefe der Grundfläche auf 58 cm zu erhöhen oder Die Tiefe der Grundfläche wird aufgrund der eine funktional gleichwertigeLösung zuzulassen, sofern hierdurch keine nachweisbare Möbilierung nicht erhöht und bleibt somit Beeinträchtigung der konkreten Aufstellsituation entsteht. Sollte die Tiefe von 50 cm bei 50 cm. unverändert zwingend bleiben, bitten wir um Mitteilung der objektiven räumlichen odersicherheitstechnischen Gründe sowie der Anzahl und Art der hiervon betroffenen Stellplätze.

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22 14.08.2026 Bezug: Bieterkommunikation, Frage 10 und Antwort "siehe Antwort auf Frage 1" Eine konkrete Verteilung der Seitenzahlen Die Antwort auf Frage 1 weist die Monatsmengen lediglich nach A3/A4 und S/W/Farbe aus. nach A3 & A4 aus dem historischen Daten ist Sie enthält keine Verteilung aufdie vier ausgeschriebenen Systemtypen. Für die Kalkulation nicht möglich. Siehe Klarstellung Frage 1. von Toner, Wartung, Verschleißteilen, Servicekapazitäten undRisikozuschlägen ist insbesondere bei den beiden A3-Typen die Verteilung der S/W-Mengen auf Typ 1 und Typ 2erforderlich; Entsprechendes gilt für die S/W-Anteile auf den Farbtypen.

Bitte veröffentlichen Sie die historischen oder belastbar prognostizierten monatlichen Seitenmengen je Systemtyp, getrenntnach S/W, Farbe, A3 und A4. Soweit keine typscharfen Werte vorliegen, bitten wir um die vorhandenen Rohdaten jeBestandsgerät oder zumindest um eine nachvollziehbare Verteilungsannahme, die für alle Bieter als einheitliche Kalkulationsgrundlage gilt.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

23 14.08.2026 Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffern 2.5.4 und 3.5, sowie Bieterantwort 7 1. Aktuell ist MyQ-X im Einsatz. Bitte stellen Sie für eine herstellerneutrale Migrations- und Kostenkalkulation folgende 2. Die MyQ-Lizenzen sind Bestandteil des Informationen bereit: auslaufenden Vertrages. Die Stadt Greven

  1. eingesetzte MyQ-Produkt- und Versionsstände einschließlich vorhandener Lizenzmodule verfügt über keine eigenen Lizenzen. und Laufzeiten, 3. Auch eigene Kartenleser sind nicht
  2. Eigentümer und Lizenznehmer der vorhandenen Lizenzen sowie deren Übertragbarkeit vorhanden, sondern müssen ebenso wie beziehungsweiseWeiterverwendbarkeit, Software-Lizenzen vom Lieferanten gestellt
  3. Anzahl, Hersteller, Modell und Schnittstelle der vorhandenen Kartenleser sowie deren werden. Eigentumsverhältnisse, 4. Die Stadt Greven nutzt Legic Prime
  4. technische Spezifikation der verwendeten Transponder (LEGIC prime/KGH, 256 Byte, MIM256 Transponder. Diese sind nach KGH 3 Supertag) einschließlicherforderlicher Leser- und Sicherheitsmodule, Byte BCD codiert. Bei Bedarf kann ein
  5. Anzahl der tatsächlich einzurichtenden Server-/Softwareinstanzen und die jeweils zu Transponder zu Testzwecken zur Verfügung versorgenden Geräte und Nutzer, gestellt werden.
  6. verfügbare Exportmöglichkeiten für Nutzer, Kartenkennungen, Kostenstellen,
  7. Es muss nur im Verwaltungsnetz eine Druckwarteschlangen und Berichtsdaten, Instanz installiert und eingerichtet werden.
  8. Umfang der vom bisherigen Auftragnehmer zu erbringenden Mitwirkung bei
  9. Bei einem Wechsel von MyQ auf ein Datenexport und Migration. anderes System stellen wir keine Exportdaten Bitte berichtigen Sie dabei auch die Mengenabweichung zwischen dem Preisblatt mit 14 + zu Verfügung. 8 = 22 Kartenlesern und Ziffer2.5.4 der Leistungsbeschreibung mit 16 A3- und 7 A4-
  10. Bei einem Wechsel auf ein anderes System Systemen = 23 Systemen. wird kein Datenexport zu Verfügung gestellt.
  11. Anzubieten sind 22 Kartenleser (gemäß 2.4 des LV und des Preisblattes). In 2.5.4 ist uns leider ein redaktioneller Fehler unterlaufen.

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2414.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 5, und Anlage 2 Kriterien Bitte veröffentlichen Sie für sämtliche qualitativen Unterkriterien die vollständige Bewertungsmethode einschließlich Punkteskala, Schwellenwerten, Rundungsregeln und der mathematischen Umrechnung in die jeweils zehn Wertungspunktefür Systeme, Software, Service und Umwelt. Bitte erläutern Sie insbesondere: - wie quantitative Angaben mit gegenläufiger Zielrichtung bewertet werden, - wie Gleichstände und fehlende Werte behandelt werden, - wie die relative Bewertung funktioniert, wenn alle Angebote denselben Wert oder einen Wert von null aufweisen, - welche Nachweise für jede Angabe anerkannt werden, Nur mit diesen Angaben können die Bieter den wirtschaftlichen Einfluss angebotener Mehrleistungen und dieVollständigkeit der erforderlichen Nachweise zuverlässig beurteilen.Ausgewertet wird nach der in Punkt 3.5 Zuschlagskriterien erklärten und mit Beispielen versehenen Bewertungsmethode. Sämtliche dafür herangezogenen Kriterien ergeben sich aus dem Preisblatt sowie den auszufüllenden Kriterienlisten. Fehlende Werte können zum Ausschluss des Angebots führen. Eintragungen müssen anhand technischer Datenblättern überprüfbar sein. Alle Eintragungen werden Vertragsbestandteil. Falscheintragungen bedeuten Vertragsverletzungen.
2514.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 2.3 Bitte bestätigen Sie, dass für den vorgesehenen Vertragsbeginn am 01.04.2027 ein gültiges Umweltzeichen nach DE-UZ219, Ausgabe 2021, Laufzeit bis 31.12.2027, oder ein nach den Vergabeunterlagen zugelassener gleichwertiger Nachweis ausreicht. Die neue Kriterienausgabe DE-UZ 239 ist zwar veröffentlicht, Anträge können nach den Angaben des Umweltzeichenträgers jedoch erst ab Januar 2027 gestellt werden. Bitte stellen Sie ferner klar, zu welchem Zeitpunkt der Nachweis vorliegen muss und welche konkreten Unterlagen bei Berufung auf Gleichwertigkeit einzureichen sind.Es gilt die derzeit gültige Fassung des Blauen Engel-Zertifikats. Diese müssen bis spätestens zur Auftragsvergabe vorgelegt werden. Der Nachweis der Vergleichbarkeit obliegt dem Bieter.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

26 14.08.2026 Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.5, und Anlage 2 Kriterien, Software Hosting in EU ist ausreichend, Zertifizierung Die Leistungsbeschreibung verlangt für ein gehostetes Management-Tool einen nach ISO 27001 ist unerlässlich. Hostingstandort in Deutschland. Die Kriterienmatrix nennt dagegen einen Standort in der EU. Bitte stellen Sie verbindlich klar, welche Anforderung gilt. Hilfsweise bitten wir, Hosting in der EU beziehungsweise im EWR zuzulassen, sofern Verarbeitung, Sicherung und Support den Anforderungen der DSGVO entsprechen, einAuftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wird, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachgewiesenwerden und der Hostinganbieter beziehungsweise die relevante Betriebsorganisation nach ISO/IEC 27001 zertifiziert ist.Falls ausschließlich Deutschland zulässig bleiben soll, bitten wir um Mitteilung der auftragsbezogenen sachlichen Gründeund des hiervon betroffenen Funktionsumfangs.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

27 14.08.2026 Bezug: Anlage 2 Kriterien, Abschnitt Service Die geforderten Angaben beziehen sich auf Bitte bestätigen Sie, dass bei der Bewertung von Servicestandort, Reaktionsfähigkeit und Auftragnehmer als den Serviceerbringer in Anzahl geschulter Techniker auch Ressourcen eines Herstellers, Unterauftragnehmers oder Verbindung der von ihm verantwortete sonstigen Dritten berücksichtigt werden, wenn der Bieter auf diese Ressourcen für die Leistungen. Im Falle des Einsatzes von gesamte Vertragslaufzeit rechtlich verbindlich zugreifen kann und die hierfür verlangten Unterauftragnehmern bleibt der Unterlagen beziehungsweise Verpflichtungserklärungen vorlegt. Auftragnehmer alleiniger und voll verantwortlicher Ansprechpartner für die Stadt Greven. Unterauftragnehmer müssen in Bitte benennen Sie die hierfür erforderlichen Nachweise. Soweit ausschließlich eigene den entsprechenden Formularen der Beschäftigte oder eigene Standortedes Bieters gewertet werden sollen, bitten wir um Vergabeunterlagen aufgeführt werden. Erläuterung der auftragsbezogenen sachlichen Gründe.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

28 14.08.2026 Bitte veröffentlichen Sie eine konsolidierte Berichtigung zu folgenden Punkten: Die redaktionell korrigierten Fassungen der

  1. Gesamtzahl der Systeme: Fließtext 157, Summe der Typen 33 + 9 + 41 + 73 = 156; Leitungsbeschreibung und der Kriterienliste werden zur Verfügung gestellt.
  2. Bezeichnung Typ 2 in der Kriterienmatrix als "Drucker A4 S/W", während Berechnung des Energieverbrauchs erfolgt Leistungsbeschreibung und Preisblatt ein A3-S/W-MFP verlangen; über die TEC-Werte. Die genaue Formeln
  3. Anzahl Kartenleser: Preisblatt 22, Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.4 rechnerisch 23; sind aus dem Preisblatt ersichtlich. Die Formate der elektronischen Rechnung
  4. zulässiger Hostingstandort: Deutschland oder EU; wurden in der Leistungsbeschreibung
  5. Anforderungen und Formate der elektronischen Rechnung, soweit Bekanntmachung und angepasst (gelb markiert) Leistungsbeschreibung voneinander abweichen; Bitte füllen Sie die Dateien unter dem Punkt
  6. verbindliche Berechnung des Energieanteils im Preisblatt, einschließlich des verwendeten "Vom Unternehmen auszufüllende Wochen-/Monatsfaktors; Dokumente" aus und laden Sie sie
  7. vollständiger Wortlaut der Antwort zu Bieterfrage 11, die in der bereitgestellten Datei am entsprechend mit dem Angebot auf die Ende unvollständig erscheint; Plattform.
  8. verbindliche Fassung der jeweils binär doppelt bereitgestellten Anlagen 1 und 2.

Bitte stellen Sie anschließend eindeutige, korrigierte und für die Angebotsabgabe maßgebliche Dateien bereit.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

2914.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.4, und Bieterkommunikation, Frage 11 Die Antwort auf Frage 11 nennt keinen maximalen Umfang späterer Gerätebestellungen und erscheint in derveröffentlichten Datei am Ende unvollständig. Bitte veröffentlichen Sie die vollständige Antwort und benennen Sie die über die Basismenge hinaus maximal abrufbare Gerätezahl beziehungsweise den maximalen Auftragswert einschließlichsämtlicher Optionen und Nachbestellungen. Hilfsweise bitten wir, spätere Bestellungen auf maximal zehn Prozent der anfänglich installierten Gerätezahl zu begrenzen. Soweit ein höherer Umfang vorgesehen ist, bitten wir um eine nach Systemtyp differenzierte Höchstmenge sowie um Klarstellung, dass Beschaffungspreise, Softwarelizenzen, Kartenleser, Rollout- und Servicekosten über die vorgegebene Restlaufzeitformel vollständig abgebildet werden können.siehe vollständige Antwort auf Frage 11 Nachbestellungen werden auf Grundlage der Angaben aus dem Preisblatt brechnet.
3014.08.2026Soweit die Antworten zu einer wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode führen, bitten wir um angemessene Verlängerung der Angebotsfrist und Bereitstellung konsolidierter Vergabeunterlagen gemäß § 20 Abs. 3 VgV.Der Abgabetermin bleibt ebstehen, da wir keine wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode sehen.
3114.08.2026Sie fordern für Leistungsklasse 1 und 2 jeweils einen Heftfinisher mit heften an 3 Positionen bis zu 50 Blatt A4 oder 30 BlattA3. Gehen wir recht in der Annahme, dass das Hauptfach des Finishers mindestens 1.000 Blatt beinhalten soll?Erforderlich ist eine Ablagemöglichkeit mit mindestens 500 Blatt für geheftete Dokumente.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

3214.08.2026In den Vergabeunterlagen wird gefordert: Eine OCR-Funktion für durchsuchbare PDF ist zu integrieren. Wir bitten um Klarstellung, ob diese OCR-Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ob sie auch den Schulen zur Verfügung gestellt werden soll. Darüber hinaus wird in den Vergabeunterlagen ausgeführt: Optional (ohne Abnahmeverpflichtung, ohne Berücksichtigung bei der Preisbewertung) wird ein Angebot für eine Lösung erbeten, die zusätzlich OCR-Scannen im Word-Format ermöglicht. Auch hierzu bitten wir um Klarstellung, ob diese optionale Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ebenfalls für die Schulen bereitgestellt werden soll.Die Anforderung OCR-Scannen gilt für alle Systeme sowohl in der Verwaltung als auch in den Schulen. Das gilt auch für die Option OCR-Scannen im Word-Format.
3317.08.2026Ihre Antwort Nr. 15 vom 12.08.2026 auf eine Bieterfrage in Verbindung mit Anlage 1 "Preisblatt" Sie Antworten, dass die Funktion "automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel" nur für dieSysteme im Verwaltungsnetz benötigt wird. Demgegenüber berechnet die Anlage 2 "Preisblatt" die Kosten für die Scan-Software auf Basis von 156 Systemen. Das ist falsch. Die Zahl "156" ergibt sich aus allen Systemen, sowohl im Verwaltungsnetz als auch im Schulnetz. DasPreisblatt errechnet somit einen falschen Wert für die Kosten der Scan-Software. Wir bitten um Korrektur des Preisblattes, so dass die tatsächlich benötigte Anzahl als Berechnungsgrundlageherangezogen wird. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie den Bietern ein korrigiertes Preisblatt zur Verfügung stellen?Korrigiertes Preisblatt wird mit hochgeladen.

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34 17.08.2026 In der Leistungsbeschreibung wird für den Systemtyp 4 (MFP A4 Farbe) eine maximale Nein, die Maximalabmessungen bleiben so Grundfläche bzw.Geräteabmessung von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm gefordert. bestehen. Gleichzeitig wird ausgeführt, dass oberhalb von 15 cm derUnterkante des Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise Displays, bei der Ermittlung der Abmessungen nichtberücksichtigt werden. Wir beabsichtigen, ein aktuelles System anzubieten, das sämtliche funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllt, jedoch Abmessungen von ca. B ? 55 cm × T 53,3 cm × H 62,1 cm aufweist. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der vorgegebenen maximalen Tiefe um 3,3 cm und dermaximalen Höhe um 2,1 cm zu, sofern sämtliche übrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenenAnforderungen der Leistungsbeschreibung vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, die zulässigen maximalen Abmessungen für Systemtyp 4 entsprechend auf mindestens B 55 cm × T 54cm × H 63 cm anzupassen.

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3519.08.2026Sehr geehrte Damen und Herren, in der Leistungsbeschreibung werden für die Systemtypen 1 und 2 maximale Abmessungen von B 160 cm × T 80 cm × H120 cm vorgegeben. Am Markt verfügbare aktuelle Systeme, welche sämtliche geforderten funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllen, können insbesondere in Verbindung mit der geforderten Papierkapazität und den entsprechendenZuführungsoptionen die vorgegebene maximale Höhe geringfügig überschreiten. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der maximal zulässigen Gerätehöhe zu, sofern sämtlicheübrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungen vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, für die Systemtypen 1 und 2 eine maximale Höhe von 130 cm zuzulassen.Nein, die Maximalabmessungen bleiben so bestehen.
3620.08.2026Die Kalkulation der Seitenpreise basiert unter anderem auf der Zugrundelegung einer standardisierten Tonerdeckung, umdie Menge des im Seitenpreis inkludierten Toners zu ermitteln. Vor diesem Hintergrund bitten wir, zu bestätigen, dass der Bieter als Basis der Kalkulation für die Kapazität je Kartusche laut Herstellerangaben eine Tonerdeckung von 6% pro s/wDIN A4 Seite und 20% pro Farbseite DIN/A4 je Systemtyp zugrunde legen darf.Anbieter können für die Kalkulation auf Ihre Erfahrung mit anderen Stadtverwaltungen zurückgreifen. Angaben zum Deckungsgrad in der Stadt Greven liegen nicht vor.

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3720.08.2026Je Geräteklasse sind die angegebenen Seiten nur als Kalkulationsgrundlage genannt: In Ihren Ausschreibungsunterlagen geben Sie geschätzte Abnahmemengen über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung an, die der Auftragnehmer bei der Kalkulation zugrunde legen soll. Sie erklären, dass im Hinblick auf die vorgenannten Volumina keine Abnahmeverpflichtung besteht. Um eine wirtschaftlich realistische Risikoeinschätzungund gleichzeitig bestmögliche Preisfindung für den Endkunden bieten zu können, bitten wir, dass Sie sich auf eine Kompensationszahlung in Höhe von 85 % der von Ihnen zur Kalkulation angegebenen Volumina einlassen, sofern Sie diese wider Erwarten nicht erreichen.Wir garantieren die Zahlung des vollständigen Mietpreises über die gesamte Vertragslaufzeit. Eine Festlegung auf ein bestimmtes Volumen können wir nicht vornehmen, insofern können wir auch kein Mindestvolumen garantieren.
3820.08.2026In den x führen Sie ein einseitiges Verlängerungsrecht auf, ohne dass der Bieter eine Widerspruchsmöglichkeit derVerlängerung erhält. Im Rahmen der Inflation und unvorhersehbaren Kosten-/Preissteigerungsituation stellt das einseitige Verlängerungsrecht des Auftraggebers für den Bieter ein wirtschaftliches Risiko dar. Wir bitten Sie daher das einseitige Verlängerungsrecht dahingehend abzuändern, dass der Bieter diesem ohne Gründe widersprechen kann oder eine Verlängerung nur bei einer einvernehmlichen Einigung über die dann zu verhandelnden Preiskonditionen zwischen den Parteien vorgenommen werden kann.Eine ungerechtfertigte Benachteiligung von Bietern können wir bei einer vom Auftraggeber gewünschten Vertragsverlängerung nicht erkennen. Dies gilt insbesondere, da in diesem Fall gemäß Leistungsbeschreibung über Miet- und Klickpreise neu verhandelt wird.

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39 20.08.2026 In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 2 Nr. 3, dass bei Bei den anzubietenden Produkten handelt es marktgängigen serienmäßigen Erzeugnissen, für die Preise je Einheit im Vertrag vorgesehen sich um marktgängige Serienprodukte. Die sind, der Auftragnehmer verpflichtet ist, Mehrleistungen bis zu 10% der im Vertrag notwendige systemische Konfiguration stellt festgelegten Mengen zu den im Vertrag festgelegten Preisen je Einheit zu erbringen und lediglich eine branchenübliche Anpassung an dass Minderungen bis zu 10% der im Vertrag festgelegten Mengen keinen Anspruch auf unsere IT-Umgebung dar, wandelt das Änderungen der im Vertrag festgelegten Preise je Einheit begründen. Wir gehen davon aus, Serienprodukt jedoch nicht in eine dass diese Klausel auf die in diesem Verfahren anzubietenden Produkte keine Anwendung individuelle Sonderanfertigung um. Die findet, da unsere Systeme individuell auf das bei Ihnen vorhandene System konfiguriert Regelung der ZVB NRW zu werden müssen und damit keine "marktgängigen serienmäßigen Erzeugnisse" im Sinne der Mengenänderungen bis 10% findet somit o.g. Vertragsklausel darstellen. Ist unsere Lesart zutreffend? uneingeschränkt Anwendung.

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40 20.08.2026 In § 4 Nr. 4 VOL/ B ist geregelt, dass der Auftragnehmer die Ausführung der Leistung oder Ja, wir stimmen Ihrer rechtlichen wesentliche Teile davon nur mitvorheriger Zustimmung des Auftraggebers übertragen darf. Einschätzung grundsätzlich zu, dass die Die Abtretung von Rechten zum Zwecke der Refinanzierung ist eine marktübliche Vorschrift des § 4 Nr. 4 VOL/B auf reine Vorgehensweise und stellt nach unserer Lesart keine Übertragung von Leistungen im Sinne Finanzierungsvorgänge und von § 4 Nr. 4VOL/ B dar. Gehen wir daher Recht in der Annahme, dass zum Zwecke der Forderungsabtretungen keine Anwendung Refinanzierung die Zustimmung des Auftraggebers vorab erteilt wird, insbesondere, wenn findet. Da Ihre 100%-ige Tochtergesellschaft es sich um eine "interne Refinanzierung" durch eine 100-igeTochtergesellschaft des Bieters keine operativen vertraglichen Leistungen handelt, da diese nach §§ 15 ff AktG als verbundene Unternehmen "nicht Dritte" sind und erbringt, handelt es sich hierbei nicht um den damit lediglich eine Verschiebung innerhalb eines Konzerns stattfindet. Dem Auftraggeber Einsatz eines Nachunternehmers im Sinne würde hierdurch kein Nachteil entstehen, weil der Bieter für die Erfüllung sämtlicher dieser Bestimmung. Eine vorherige Verpflichtungen, die nach den Bestimmungen dieses Vertrages die Vermieterseite treffen Zustimmung nach § 4 Nr. 4 VOL/B ist für weiterhin einstehen wird. diesen reinen Finanzierungsschritt daher nicht erforderlich. Wir nehmen zur Kenntnis, dass Sie als Bieter uneingeschränkt und vollumfänglich für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen einstehen. Da unser Vertragspartner aussschließlich Ihr Unternehmen bleibt und sich an der Leistungserbringung durch den Weg über die konzerninterne Refinanzierung nichts ändert, bestehen unsererseits keine Einwände.

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4120.08.2026In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 4 Nr. 1 Ziffer 5, dass der Auftraggeber lediglich bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten für Sachschäden haftet. Der Auftragnehmer haftet jedoch unbeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften. Im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit bitten wir Sie, dass die zuvorgenannte Vorschrift keine Anwendung findet und stattdessen die gesetzlichen Vorschriften gelten. Wäre dies für Sie eingangbarer Weg?Die Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW werden in der beigefügten Fassung angewendet.
4220.08.2026Sie regen den Abschluss einer AVV an. Bitte bestätigen Sie uns, dass zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die Abgabe und Akzeptanz der AVV nicht notwendig ist, sondern erst nach Zuschlagserteilung über die Notwendigkeit und den Inhalt einer AVV verhandelt werden kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, dass Sie sodann die von der EU-Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0915 veröffentlichten Standardvertragsklauseln (innereuropäische Vertragsverhältnisse) akzeptieren. Sollte es Ihnen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe insbesondere um die Kenntnisnahme und Beurteilungsmöglichkeit unserer Standard-TOMs gehen, geben Sie gerne bekannt, dass diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mit eingereicht werden sollen und ändern Sie bitte entsprechend, wenn nötig, die Ausschreibungsunterlagen in diesem Bezug für alle Bieter ab.Vor der Zuschlagserteilung muss ein DSGVO konformer AVV abgeschlossen werden. Von seiten der Stadt wird dabei der externe Datenschutzbeauftragte beteiligt. Sollten Sie ein Standard AVV vorliegen haben, kann dieser gerne mit hochgeladen werden.

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4320.08.2026Patronatserklärung: Sie fordern in den Ausschreibungsunterlagen eine Patronatserklärung des Herstellers. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese dem Angebot nicht beigelegt werden muss, wenn der Bieter gleichzeitig Hersteller der angebotenen Geräte ist?Ja
4420.08.2026Störungsbeseitigung und Reaktionszeiten, Gewährleistung für Mietsysteme: Sie geben in der Leistungsbeschreibung an, dass, sofern ein Gerät mehrmals in einem Zeitraum gestört ist, das Gerät vom Auftragnehmer ohne Mehrkosten für den Auftraggeber gegen ein anderes Gerät gleichen Typs ausgetauscht werden soll. Dürfen wir davon ausgehen, dass es sich bei den Störungen, die Sie zu einem Austausch eines Gerätes berechtigen würden, um vom Auftragnehmer zu vertretenden Störungen in den Kernfunktionen des Gerätes (drucken, kopieren, scannen) handeln muss?Ja

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4520.08.2026Gemäß Leistungsbeschreibung sind die Seitenpreise nach Ablauf von 24 Monaten Vertragslaufzeit ausschließlich einmal jährlich um maximal 3 % anpassbar. Vor dem Frage: Ist die Auftraggeberin bereit, die zulässige jährliche Preisanpassung der Seitenpreise nach Ablauf der ersten 24 Vertragsmonate von derzeit maximal 3 % auf maximal 5 % anzuheben, sofern die entsprechenden Kostensteigerungen transparent nachgewiesen werden? Hilfsweise wird um Erläuterung gebeten, aus welchen Gründen die Obergrenze von 3 % gewählt wurde und ob für außergewöhnliche, nachweisbare Kostensteigerungen eine davon abweichende Regelung vorgesehen werden kann.Preisanpassungen können ausschließlich für die Seitenpreise vorgenommen werden. In dem Zusammenhang halten wir 3% für angemessen. Dies gilt insbesondere, da die Inflation derzeit bei rund 2% liegt.
4620.08.2026Abtretung von Forderung: Gehen wir Recht in der Annahme, dass Ziffer 1.5 der Leistungsbeschreibung eine Abtretung an eine 100-ige Tochtergesellschaft des Bieters zu Refinanzierungszwecken nicht ausschließt? Dem Auftraggeber würde hierdurch kein Nachteil entstehen, da der Bieter für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen, die gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages der Vermieterseite obliegen, einstehen wird.Wir schließen Abtretungen nicht grundsätzlich aus, wollen allerdings sicherstellen, dass der Auftragnehmer die vollständige Verantwortung für die Projektabwicklung, den Systembetrieb (inkl. Abrechnungen und vertragliche Regulatorien)während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt.
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