Tabelle1
| Unnamed: 0 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 |
|---|---|---|---|
| Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven | |||
| Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven | |||
| Nr. | Datum | Frage | Antwort |
| 1 | 2026-08-07 00:00:00 | Sie nennen eine Pauschale Menge an Seiten S/W von 341.667 und Farbe 75.000 pro Monat. Da die Verteilung der Seitennicht linear verlaufen wird, bitten wir zumindest um Separierung der S/W-Seiten und Farb-Seiten pro Monat nach A3 und A4um eine faire Kalkulationsbasis zu gewährleisten. | Klarstellung vom 17.08.2026: Es handelt sich bei den Seitenzahlen um A4 Seiten (auch die A3 Angabe), wobei A3 Seiten als zwei A4 Seiten gezählt wurden. Geräte der Typen 3 & 4: S/W: 70.835 Geräte des Typs 4: Farbe: 19.277 Geräte der Typen 1 & 2: S/W: 270.832 Geräte des Typs 1: Farbe: 55.723 Es handelt sich hierbei um historische Gebrauchsdaten aus dem Jahr 2025, die nicht verbindlich auf die folgenden Jahre zutreffen muss. Ursprüngliche Antwort: A4 S/W: 70.835 A4 Farbe: 19.277 A3 S/W: 270.832 A3 Farbe: 55.723 |
| Hinweis: eine gedruckt Seite auf einer A4 Maschine ist in der Einzel Betrachtung immer teurer als eine gedruckte Seite aufeiner A3 Maschine. Sollten wir diese Linear verteilen, wird der Klickpreis künstlich in die Höhe getrieben. | |||
| 2 | 2026-08-07 00:00:00 | Sie fordern eine Auftragstrennung mit einem extra Ausgabefach. | Ja |
| Gehen wir recht in der Annahme, dass hiermit die Papierablage seitlich und intern am MFP gemeint ist? | |||
| 3 | 2026-08-07 00:00:00 | Sie fordern für die A3 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. | |
| Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte beim jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt werden. | Die Geschwindigkeitsanforderung wird bewußt so gewählt, weil die Anwender diese Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in den Schulen, in denen höhere Voluminas anfallen, während der Pausen auf diese angewiesen sind. | ||
| Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen von 25.000 Seiten proMonat und Maximal 150.000 Seiten pro Monat. | |||
| Die 35 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 15.000 Seiten proMonat und maximal 100.000 Seiten pro Monat. | |||
| Da Sie mit keiner der A3 Maschinen über 15.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 35 Seiten Maschinen zu fordern welches Ihr gefordertes monatliches Einsatzvolumen einhalten würde. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse innerhalb einer Minute möglich. | |||
| 4 | 2026-08-07 00:00:00 | Sie fordern für die A4 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. | |
| Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte bei jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt werden. | Die Geschwindigkeitsanforderung wird bewußt so gewählt, weil die Anwender diese Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in den Schulen während der Pausen auf diese angewiesen sind. | ||
| Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen von 10.000 Seiten proMonat und Maximal 100.000 Seiten pro Monat. | |||
| Die 30 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 8.000 Seiten proMonat und maximal 80.000 Seiten pro Monat. | |||
| Da Sie mit keiner der A4 Maschinen über 8.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 30 Seiten Maschinen zu fordern. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse ca. innerhalb einer Minute möglich. | |||
| 5 | 2026-08-11 00:00:00 | in der Bewertung in Anlage 2 Punkt 3 Service - 3.1 wird die ISO27001 Zertifizierung mit 3 Punkten und als sehr wichtig gewertet. | Die Stadt Greven legt Wert darauf, dass Anbieter mit Zugang zu den städtischen IT-Systemen die eigene Informationssicherheit systematisch, kontrolliert und nach international anerkannten Standards betreibt. Die 27001- Zertifizierung wird nicht als Eignungskriterium bwz. KO-Kriterium angesetzt. Bieter, die über die Zertifizierung verfügen, erhalten dafür Punkte. Bieter, ohne diese Zertifizierung, können diesen Nachteil ggf. durch Vorteile in anderen Kriterien ausgleichen. |
| Die ISO/IEC 27001 bescheinigt lediglich ein Managementsystem für Informationssicherheit und stellt keine Zertifizierung der konkreten Datenverarbeitungsvorgänge dar. Ihr Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau und Betrieb eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). | |||
| Was ist der Zweck der Anbieter Zertifizierung? Wie werden Unternehmen im Rahmen der Ausschreibung behandelt, die diese Zertifizierung nicht nachweisen können? | |||
| 6 | 2026-08-11 00:00:00 | Sie fordern für die A4 MFPs 1 Kassette mit mind. 500 Blatt. Insgesamt muss der Papiervorrat ebenfalls mindestens 500Blatt erreichen. | Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen. |
| Gehen wir recht in der Annahme, dass somit eine Standardmäßig verbaute Papierkassette mit einem Volumen von 250Blatt und einer weiteren Papierkassetten mit einem Volumen von 250 Blatt, welches ebenfalls ein Gesamtvorrat von 500Blatt nicht als erfüllt gilt? | |||
| 7 | 2026-08-11 00:00:00 | Bitte teilen Sie uns mit, ob innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur unterschiedliche Netzwerksegmente (z. B. Schulnetz,Verwaltungsnetz oder weitere logisch bzw. physisch getrennte Netzbereiche) betrieben werden und ob eine Kommunikationzwischen diesen Segmenten über Routing- und/oder entsprechende Firewall-Freigaben grundsätzlich möglich ist. | Das Verwaltungsnetz und das Schulnetz stellen zwei voneinander getrennte Netzwerkbereiche dar. Eine Kommunikation zwischen diesen Netzen ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Aufgrund der bestehenden Netzwerktrennungen ist eine zentrale Installation und Verwaltung der Lösung über beide Netzwerkbereiche hinweg nicht möglich. Daher ist im Verwaltungsnetz eine separate Installation erforderlich. Im Schulnetz wird aufgrund der vorhandenen Trennung für jede Schule jeweils eine eigene Installation benötigt. Insgesamt sind somit 9 separate Installationen in den jeweils getrennten Netzwerksegmenten erforderlich. |
| Sofern mehrere Netzwerksegmente vorhanden sind, bitten wir zudem um Angabe, ob eine zentrale Serveranbindung bzw.eine zentrale Softwareinstallation aus allen relevanten Netzsegmenten erreichbar sein kann. | |||
| Hintergrund der Fragestellung ist die Bewertung des erforderlichen Implementierungsaufwandes. Insbesondere bitten wirum Klarstellung, ob eine zentrale Installation und Verwaltung der Lösung vorgesehen werden kann oder ob aufgrundbestehender Netzwerktrennungen mehrere getrennte Installationen erforderlich sind. | |||
| 8 | 2026-08-11 00:00:00 | Wir gehen davon aus, dass die in den Vergabeunterlagen geforderte Verwaltung und Abrechnung von Seitenkontingentenausschließlich auf Basis einer benutzerbezogenen Authentifizierung realisierbar ist, da eine verursachungsgerechteZuordnung von Druck-, Kopier- und Scanvolumina die eindeutige Identifikation des jeweiligen Nutzers voraussetzt. | Im Verwaltungsbereich soll eine Follow-Me-Print-Lösung zur Authentifizierung eingesetzt werden. In den Schulen wird keine Follow-Me-Print-Lösung verwendet. Dort erfolgt die Authentifizierung über personenbezogene PIN-Nummern. Wir stellen uns vor, die Kontingente über die PIN-Nummern je Schule einrichten und verwalten zu können. |
| Bitte bestätigen Sie, dass für die Umsetzung dieser Anforderung eine nutzerbezogene Authentifizierung an sämtlichenbetroffenen Systemen vorgesehen ist. | |||
| Sofern die Seitenkontingente standort- und geräteübergreifend verwaltet werden sollen, gehen wir davon aus, dass hierfüreine Follow-Me-/Secure-Print-Lösung erforderlich ist, bei der sich die Anwender an jedem System authentifizieren und ihreDruckaufträge benutzerbezogen freigeben können. | |||
| Falls eine Follow-Me-/Secure-Print-Funktionalität nicht Bestandteil der Ausschreibung ist, bitten wir um Erläuterung, aufwelche Weise die geräteübergreifende Kontingentverwaltung sowie eine revisionssichere und belastbare Zuordnung bzw.Abrechnung der Seitenkontingente an nicht authentifizierten Systemen erfolgen sollen. | |||
| 9 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 "generelle Anforderungen an die Systeme" | Zugelassen sind ausschließlich die Original-Verbrauchsmaterialien der jeweiligen Hersteller. Diese müssen die Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien sicherstellen. |
| Sie schreiben: "Es dürfen nur originale Verbrauchsmaterialien verwendet werden" | |||
| Weiterhin fordern Sie: "Weitestgehende Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien" | |||
| Zur Vermeidung von Missverständnissen teilen Sie den Bietern bitte mit, was genau Sie mit diesen Anforderungen meinen. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie ausschließlich die branchenübliche Belieferung mit Original-Verbrauchsmaterialien des jeweiligen Geräteherstellers verlangen (kein No-Name-Toner; kein Refill; keine Drittanbieter), damit dem Einsatz von nicht-Original-Verbrauchsmaterial die Zertifizierung der Dokumentenechtheit gemäß ISO/IEC 11798 nicht möglich ist, da ein solches oder vergleichbares Zertifikat nur für die jeweils zertifizierte Kombination aus Druckertyp, Papier und Toner ausgestellt werden kann? | |||
| 10 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 "Systemanforderungen" | siehe Antwort auf Frage 1 |
| Sie schreiben: "Als Kalkulationsgrundlage für die Verwaltungs- und Schulsysteme werden insgesamt 4,1 Mio S/W-Seitenund 900.000 Farbseiten p.a. angesetzt. | |||
| Leider geben Sie keine Auskunft darüber, wie sich das Gesamtvolumen auf die verschiedenen Leistungsklassen verteilt.Diese für die Kalkulation wesentliche Information ist nur Ihrem bestehenden Lieferanten bekannt. Damit besitzt dieser einenerheblichen Kalkulationsvorteil gegenüber allen anderen Bietern. | |||
| Zur Wahrung eines fairen Wettbewerbes bitten wir Sie daher darum, diesen Informationsvorsprung auszugleichen, indemSie den Bietern mitteilen, wie sich das Gesamtvolumen auf die vier Leistungsklassen verteilt. | |||
| 11 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 3.4 "Nachträgliche Änderung des Leistungsumfanges" | Die Stadt Greven möchte sich die Möglichkeit offenhalten, bei Bedarf Geräte nachzubestellen. Es ist derzeit nicht absehbar, in welchem Umfang Nachbestellungen in Anspruch genommen werden. Größere Nachbestellungen sind heute nicht geplant. Wenn dafür die verkürzte Restlaufzeit berücksichtigt wird, können wir kein untrabares Risiko für den Lieferanten erkennen. Außerdem kann alternativ der Einsatz generalüberholte Gebrauchtsysteme des angebotenen Typs verhandelt werden. |
| Sie schreiben, dass sich der Preis für Nachbestellungen nach der Formel "Mietpreis gemäß Angebot x Laufzeit gemäß Angebot / Restlaufzeit" berechnet. | |||
| Diese Anforderung stellt für die Bieter ein kalkulatorisches Risiko dar, da die Menge der nachzumietenden Systeme nachoben hin nicht begrenzt ist. Zwar räumen Sie den Bietern die Möglichkeit der Berechnung der Kosten nach einer Formel ein, jedoch kann durch die Formel nur die verkürzte Restlaufzeit kostenmäßig ausgeglichen werden. | |||
| Es bleibt daher für die Bieter das Risiko der unbegrenzten Mehrungen. | |||
| Zur Ermöglichung auskömmlicher Kalkulationen für die Bieter und zur Vermeidung unkalkulierbarer Risiken bitten wir daherdarum, das Mehrungsrecht auf maximal 10% der Ursprünglichen Geräteanzahl (Basismenge nach Rollout) zu begrenzen. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind? | |||
| 12 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 Systemanforderungen | Ja |
| Sie schreiben, dass die Systeme den Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß der Verordnung zur Schaffungbarrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BITV) erfüllen müssen. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass die Anforderung der Barrierefreiheit auch für das anzubietende Management-Too (siehe Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung) gilt und ebenfalls den Anforderungen aus der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 entsprechen muss? | |||
| 13 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 Generelle Anforderungen | Lieferanten haben die aktuelle Firmware des jeweiligen Herstellers stets kurzfristig zur Vergfügung zu stellen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Firmware der Geräte keine bekannten Sicherheitsschwachstellen aufweist. |
| Sie schreiben: "Die aktuelle Firmware für die eingesetzten Drucksysteme ist ohne zusätzliche Kosten stets zur Verfügung zu stellen." | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass die Systeme durch die Funktionen von "Secure Boot" und "Run Time IntegrityCheck" sicherstellen müssen, dass ausschließlich die vom Hersteller autorisierte Firmware auf den Systemen zum Einsatz kommt und dass keine bösartigen / kriminellen Änderungen an der Firmware durch unbefugte Personen / Kriminelle vorgenommen werden können? | |||
| 14 | 2026-08-12 00:00:00 | Sie schreiben: "nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren". | Nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren. Dies gilt sowohl für die Grundeinstellungen vor dem Roll-Out als auch über die gesamte Laufzeit, wobei das entsprechende Vorgehen zwischen Auftrageber und Auftragnehmer abgestimmt wird. |
| Gehen wir recht in der Annahme, dass die Einhaltung dieser vor dem Rollout mit dem Auftraggeber festgelegten Sicherheitseinstellungen auch während des Regelbetriebes über die gesamte Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer regelmäßig überprüft werden muss (Empfehlung des BSI) und vom Auftraggeber möglichst tagesaktuell auf manipulative Eingriffe / Änderungen durch unbefugte Personen / Nutzerüberwacht werden müssen? | |||
| Gehen wir weiterhin recht in der Annahme, dass bei erkannten Sicherheitsverstößen eine Information an den Administratordes Auftraggebers erfolgen muss und die erkannten Sicherheitsverstöße automatisch vom Auftragnehmer korrigiert werdenmüssen? | |||
| 15 | 2026-08-12 00:00:00 | Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.3 Anbindung an ein DMS-System | Die Funktion wird ausschließlich in der Verwaltung benötigt. |
| Sie bitten um ein optionales Angebot für eine Software, die eine automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel ermöglicht. | |||
| Zur Kalkulation der Kosten benötigen die Bieter eine Information darüber, ob die Software in beiden Netzen (Schulnetz undVerwaltungsnetz) installiert werden muss, oder ob eine Installation in einem der beiden Netzen ausreichend ist. | |||
| 16 | 2026-08-14 00:00:00 | Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion | Ja |
| Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." | |||
| Wir würden die Bezahlfunktion gerne mit einem Terminal für Einweg-Karten anbieten. | |||
| Die Karten können dabei mit unterschiedlichen Kopienanzahlen aufgewertet werden und dem Kunden verkauft werden. DerAufwand hierbei ist nahezu identisch zur Softwarelösung. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie zur Umsetzung der Bezahlfunktion auch eine Terminal-Lösung zulassen? | |||
| 17 | 2026-08-14 00:00:00 | Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion | Siehe Antwort auf Frage 16 |
| Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." | |||
| Für den Fall, dass Sie keine Terminal-Lösung für die Bezahl-Funktion zulassen, bitten wir um detaillierte Informationen zuden Anforderungen an die Softwarelösung und zur Installation der Software. | |||
| 18 | 2026-08-14 00:00:00 | Bieterfrage 6 - Klarstellung zur Papierkapazität | Klarstellung auch zu Bieterfrage 6: Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen in einem Papierfach. Es bleibt also bei der Forderung nach 1 bzw. mehreren Kassetten ≥ 500 Blatt |
| In den Ausschreibungsunterlagen wird die Ausstattung mit einer Papierkassette mit einer Kapazität von 500 Blatt gefordert. | |||
| Wir bitten um Klarstellung, ob diese Anforderung dahingehend zu verstehen ist, dass eine einzelne Papierkassette mit einerKapazität von 500 Blatt gefordert wird. | |||
| Sollten alternativ Systeme zugelassen sein, die über eine standardmäßige Papierkassette mit 250 Blatt sowie einezusätzliche optionale Papierkassette mit weiteren 250 Blatt verfügen und damit insgesamt eine Papierkapazität von 500Blatt erreichen, bitten wir um entsprechende Mitteilung. | |||
| Eine solche Auslegung würde zu einer abweichenden Geräteklasse führen, da Systeme mit einer standardmäßigen 250-Blatt-Kassette häufig als kleinere Arbeitsplatzsysteme konzipiert sind und teilweise über kein Touchdisplay bzw. eineentsprechend eingeschränkte und weniger komfortable Bedienung verfügen. Zudem müsste das Papier in diesem Fall aufzwei Kassetten aufgeteilt werden. | |||
| Bitte bestätigen Sie daher, dass die geforderte Papierkapazität von 500 Blatt über eine einzelne Papierkassettebereitzustellen ist und eine Aufteilung auf zwei Kassetten nicht ausreichend ist. | |||
| 19 | 2026-08-14 00:00:00 | Bieterfrage - Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" | Die Anforderung gilt für alle Systeme. |
| Unter Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" wird die Integration einer OCR-Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dokumente gefordert. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass diese Anforderung für sämtliche ausgeschriebenen Systeme, sowohl A4- als auchA3-Systeme, gilt und bei jedem System eine entsprechende OCR-Funktion zu integrieren ist? | |||
| Bitte bestätigen Sie dies. | |||
| 20 | 2026-08-14 00:00:00 | Im Zusammenhang mit dem Roll-Out wird in den Ausschreibungsunterlagen angegeben: | Die Geräte sollen fertigkonfiguriert an die Stellplätze geliefert werden. IP-Adressen werden nach Bekanntgabe der MAC-Adressen im Vorfeld mitgeteilt. Alles weitere nach Absprache. |
| Genaue Angaben (auch hinsichtlich den Vorkonfigurationen) werden beim Projektgespräch mitgeteilt. | |||
| Da im Rahmen der Ausschreibung insgesamt 157 Multifunktionssysteme ausgerollt werden sollen, bitten wir um Konkretisierung, welche Vorkonfigurationen durch den Auftragnehmer vor der Auslieferung bzw. Installation der Systemedurchzuführen sind. | |||
| Für eine belastbare und vergleichbare Kalkulation des Aufwands ist es erforderlich, den Umfang der erforderlichenVorkonfigurationen bereits im Rahmen der Angebotsabgabe zu kennen. | |||
| Wir bitten daher um Mitteilung, welche konkreten Leistungen bzw. Einstellungen im Rahmen der Vorkonfiguration durch den Auftragnehmer erwartet werden. | |||
| 21 | 2026-08-14 00:00:00 | Für die A4-Systeme wird eine maximale Grundfläche von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm vorgegeben. Gleichzeitig wirdausgeführt, dass oberhalb von 15 cm ab Unterkante des Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise ein Display, zulässig und deren Maße nicht einzurechnen sind. | Wir bestätigen, dass für die Ermittlung der Grundfläche ausschließlich die äußersten Abmessungen des Systemsinnerhalb der ersten 15 cm ab Geräteunterkante maßgeblich sind und sämtliche darüber liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder Ausgabeüberstände unberücksichtigt bleiben. Die Messmethode ist auf Milimeter genau gemessen. Die Tiefe der Grundfläche wird aufgrund der Möbilierung nicht erhöht und bleibt somit bei 50 cm. |
| Bitte bestätigen Sie, dass für die Ermittlung der Grundfläche ausschließlich die äußersten Abmessungen des Systemsinnerhalb der ersten 15 cm ab Geräteunterkante maßgeblich sind und sämtliche darüber liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder Ausgabeüberstände unberücksichtigt bleiben. Bitte beschreiben Sie die Messmethode so genau, dass dieKonformität anhand einer bemaßten Herstellerzeichnung eindeutig geprüft werden kann. | |||
| Zudem bitten wir, die maximal zulässige Tiefe der Grundfläche auf 58 cm zu erhöhen oder eine funktional gleichwertigeLösung zuzulassen, sofern hierdurch keine nachweisbare Beeinträchtigung der konkreten Aufstellsituation entsteht. Sollte die Tiefe von 50 cm unverändert zwingend bleiben, bitten wir um Mitteilung der objektiven räumlichen odersicherheitstechnischen Gründe sowie der Anzahl und Art der hiervon betroffenen Stellplätze. | |||
| 22 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Bieterkommunikation, Frage 10 und Antwort "siehe Antwort auf Frage 1" | Eine konkrete Verteilung der Seitenzahlen nach A3 & A4 aus dem historischen Daten ist nicht möglich. Siehe Klarstellung Frage 1. |
| Die Antwort auf Frage 1 weist die Monatsmengen lediglich nach A3/A4 und S/W/Farbe aus. Sie enthält keine Verteilung aufdie vier ausgeschriebenen Systemtypen. Für die Kalkulation von Toner, Wartung, Verschleißteilen, Servicekapazitäten undRisikozuschlägen ist insbesondere bei den beiden A3-Typen die Verteilung der S/W-Mengen auf Typ 1 und Typ 2erforderlich; Entsprechendes gilt für die S/W-Anteile auf den Farbtypen. | |||
| Bitte veröffentlichen Sie die historischen oder belastbar prognostizierten monatlichen Seitenmengen je Systemtyp, getrenntnach S/W, Farbe, A3 und A4. Soweit keine typscharfen Werte vorliegen, bitten wir um die vorhandenen Rohdaten jeBestandsgerät oder zumindest um eine nachvollziehbare Verteilungsannahme, die für alle Bieter als einheitliche Kalkulationsgrundlage gilt. | |||
| 23 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffern 2.5.4 und 3.5, sowie Bieterantwort 7 | 1. Aktuell ist MyQ-X im Einsatz. 2. Die MyQ-Lizenzen sind Bestandteil des auslaufenden Vertrages. Die Stadt Greven verfügt über keine eigenen Lizenzen. 3. Auch eigene Kartenleser sind nicht vorhanden, sondern müssen ebenso wie Software-Lizenzen vom Lieferanten gestellt werden. 4. Die Stadt Greven nutzt Legic Prime MIM256 Transponder. Diese sind nach KGH 3 Byte BCD codiert. Bei Bedarf kann ein Transponder zu Testzwecken zur Verfügung gestellt werden. 5. Es muss nur im Verwaltungsnetz eine Instanz installiert und eingerichtet werden. 6. Bei einem Wechsel von MyQ auf ein anderes System stellen wir keine Exportdaten zu Verfügung. 7. Bei einem Wechsel auf ein anderes System wird kein Datenexport zu Verfügung gestellt. 8. Anzubieten sind 22 Kartenleser (gemäß 2.4 des LV und des Preisblattes). In 2.5.4 ist uns leider ein redaktioneller Fehler unterlaufen. |
| Bitte stellen Sie für eine herstellerneutrale Migrations- und Kostenkalkulation folgende Informationen bereit: | |||
| 1. eingesetzte MyQ-Produkt- und Versionsstände einschließlich vorhandener Lizenzmodule und Laufzeiten, | |||
| 2. Eigentümer und Lizenznehmer der vorhandenen Lizenzen sowie deren Übertragbarkeit beziehungsweiseWeiterverwendbarkeit, | |||
| 3. Anzahl, Hersteller, Modell und Schnittstelle der vorhandenen Kartenleser sowie deren Eigentumsverhältnisse, | |||
| 4. technische Spezifikation der verwendeten Transponder (LEGIC prime/KGH, 256 Byte, Supertag) einschließlicherforderlicher Leser- und Sicherheitsmodule, | |||
| 5. Anzahl der tatsächlich einzurichtenden Server-/Softwareinstanzen und die jeweils zu versorgenden Geräte und Nutzer, | |||
| 6. verfügbare Exportmöglichkeiten für Nutzer, Kartenkennungen, Kostenstellen, Druckwarteschlangen und Berichtsdaten, | |||
| 7. Umfang der vom bisherigen Auftragnehmer zu erbringenden Mitwirkung bei Datenexport und Migration. | |||
| Bitte berichtigen Sie dabei auch die Mengenabweichung zwischen dem Preisblatt mit 14 + 8 = 22 Kartenlesern und Ziffer2.5.4 der Leistungsbeschreibung mit 16 A3- und 7 A4-Systemen = 23 Systemen. | |||
| 24 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 5, und Anlage 2 Kriterien | Ausgewertet wird nach der in Punkt 3.5 Zuschlagskriterien erklärten und mit Beispielen versehenen Bewertungsmethode. Sämtliche dafür herangezogenen Kriterien ergeben sich aus dem Preisblatt sowie den auszufüllenden Kriterienlisten. Fehlende Werte können zum Ausschluss des Angebots führen. Eintragungen müssen anhand technischer Datenblättern überprüfbar sein. Alle Eintragungen werden Vertragsbestandteil. Falscheintragungen bedeuten Vertragsverletzungen. |
| Bitte veröffentlichen Sie für sämtliche qualitativen Unterkriterien die vollständige Bewertungsmethode einschließlich Punkteskala, Schwellenwerten, Rundungsregeln und der mathematischen Umrechnung in die jeweils zehn Wertungspunktefür Systeme, Software, Service und Umwelt. Bitte erläutern Sie insbesondere: | |||
| - wie quantitative Angaben mit gegenläufiger Zielrichtung bewertet werden, | |||
| - wie Gleichstände und fehlende Werte behandelt werden, | |||
| - wie die relative Bewertung funktioniert, wenn alle Angebote denselben Wert oder einen Wert von null aufweisen, | |||
| - welche Nachweise für jede Angabe anerkannt werden, | |||
| Nur mit diesen Angaben können die Bieter den wirtschaftlichen Einfluss angebotener Mehrleistungen und dieVollständigkeit der erforderlichen Nachweise zuverlässig beurteilen. | |||
| 25 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 2.3 | Es gilt die derzeit gültige Fassung des Blauen Engel-Zertifikats. Diese müssen bis spätestens zur Auftragsvergabe vorgelegt werden. Der Nachweis der Vergleichbarkeit obliegt dem Bieter. |
| Bitte bestätigen Sie, dass für den vorgesehenen Vertragsbeginn am 01.04.2027 ein gültiges Umweltzeichen nach DE-UZ219, Ausgabe 2021, Laufzeit bis 31.12.2027, oder ein nach den Vergabeunterlagen zugelassener gleichwertiger Nachweis ausreicht. Die neue Kriterienausgabe DE-UZ 239 ist zwar veröffentlicht, Anträge können nach den Angaben des Umweltzeichenträgers jedoch erst ab Januar 2027 gestellt werden. | |||
| Bitte stellen Sie ferner klar, zu welchem Zeitpunkt der Nachweis vorliegen muss und welche konkreten Unterlagen bei Berufung auf Gleichwertigkeit einzureichen sind. | |||
| 26 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.5, und Anlage 2 Kriterien, Software | Hosting in EU ist ausreichend, Zertifizierung nach ISO 27001 ist unerlässlich. |
| Die Leistungsbeschreibung verlangt für ein gehostetes Management-Tool einen Hostingstandort in Deutschland. Die Kriterienmatrix nennt dagegen einen Standort in der EU. | |||
| Bitte stellen Sie verbindlich klar, welche Anforderung gilt. Hilfsweise bitten wir, Hosting in der EU beziehungsweise im EWR zuzulassen, sofern Verarbeitung, Sicherung und Support den Anforderungen der DSGVO entsprechen, einAuftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wird, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachgewiesenwerden und der Hostinganbieter beziehungsweise die relevante Betriebsorganisation nach ISO/IEC 27001 zertifiziert ist.Falls ausschließlich Deutschland zulässig bleiben soll, bitten wir um Mitteilung der auftragsbezogenen sachlichen Gründeund des hiervon betroffenen Funktionsumfangs. | |||
| 27 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Kriterien, Abschnitt Service | Die geforderten Angaben beziehen sich auf Auftragnehmer als den Serviceerbringer in Verbindung der von ihm verantwortete Leistungen. Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern bleibt der Auftragnehmer alleiniger und voll verantwortlicher Ansprechpartner für die Stadt Greven. Unterauftragnehmer müssen in den entsprechenden Formularen der Vergabeunterlagen aufgeführt werden. |
| Bitte bestätigen Sie, dass bei der Bewertung von Servicestandort, Reaktionsfähigkeit und Anzahl geschulter Techniker auch Ressourcen eines Herstellers, Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten berücksichtigt werden, wenn der Bieter auf diese Ressourcen für die gesamte Vertragslaufzeit rechtlich verbindlich zugreifen kann und die hierfür verlangten Unterlagen beziehungsweise Verpflichtungserklärungen vorlegt. | |||
| Bitte benennen Sie die hierfür erforderlichen Nachweise. Soweit ausschließlich eigene Beschäftigte oder eigene Standortedes Bieters gewertet werden sollen, bitten wir um Erläuterung der auftragsbezogenen sachlichen Gründe. | |||
| 28 | 2026-08-14 00:00:00 | Bitte veröffentlichen Sie eine konsolidierte Berichtigung zu folgenden Punkten: | Die redaktionell korrigierten Fassungen der Leitungsbeschreibung und der Kriterienliste werden zur Verfügung gestellt. Berechnung des Energieverbrauchs erfolgt über die TEC-Werte. Die genaue Formeln sind aus dem Preisblatt ersichtlich. Die Formate der elektronischen Rechnung wurden in der Leistungsbeschreibung angepasst (gelb markiert) Bitte füllen Sie die Dateien unter dem Punkt "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" aus und laden Sie sie entsprechend mit dem Angebot auf die Plattform. |
| 1. Gesamtzahl der Systeme: Fließtext 157, Summe der Typen 33 + 9 + 41 + 73 = 156; | |||
| 2. Bezeichnung Typ 2 in der Kriterienmatrix als "Drucker A4 S/W", während Leistungsbeschreibung und Preisblatt ein A3-S/W-MFP verlangen; | |||
| 3. Anzahl Kartenleser: Preisblatt 22, Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.4 rechnerisch 23; | |||
| 4. zulässiger Hostingstandort: Deutschland oder EU; | |||
| 5. Anforderungen und Formate der elektronischen Rechnung, soweit Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung voneinander abweichen; | |||
| 6. verbindliche Berechnung des Energieanteils im Preisblatt, einschließlich des verwendeten Wochen-/Monatsfaktors; | |||
| 7. vollständiger Wortlaut der Antwort zu Bieterfrage 11, die in der bereitgestellten Datei am Ende unvollständig erscheint; | |||
| 8. verbindliche Fassung der jeweils binär doppelt bereitgestellten Anlagen 1 und 2. | |||
| Bitte stellen Sie anschließend eindeutige, korrigierte und für die Angebotsabgabe maßgebliche Dateien bereit. | |||
| 29 | 2026-08-14 00:00:00 | Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.4, und Bieterkommunikation, Frage 11 | siehe vollständige Antwort auf Frage 11 Nachbestellungen werden auf Grundlage der Angaben aus dem Preisblatt brechnet. |
| Die Antwort auf Frage 11 nennt keinen maximalen Umfang späterer Gerätebestellungen und erscheint in derveröffentlichten Datei am Ende unvollständig. Bitte veröffentlichen Sie die vollständige Antwort und benennen Sie die über die Basismenge hinaus maximal abrufbare Gerätezahl beziehungsweise den maximalen Auftragswert einschließlichsämtlicher Optionen und Nachbestellungen. | |||
| Hilfsweise bitten wir, spätere Bestellungen auf maximal zehn Prozent der anfänglich installierten Gerätezahl zu begrenzen. Soweit ein höherer Umfang vorgesehen ist, bitten wir um eine nach Systemtyp differenzierte Höchstmenge sowie um Klarstellung, dass Beschaffungspreise, Softwarelizenzen, Kartenleser, Rollout- und Servicekosten über die vorgegebene Restlaufzeitformel vollständig abgebildet werden können. | |||
| 30 | 2026-08-14 00:00:00 | Soweit die Antworten zu einer wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode führen, bitten wir um angemessene Verlängerung der Angebotsfrist und Bereitstellung konsolidierter Vergabeunterlagen gemäß § 20 Abs. 3 VgV. | Der Abgabetermin bleibt ebstehen, da wir keine wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode sehen. |
| 31 | 2026-08-14 00:00:00 | Sie fordern für Leistungsklasse 1 und 2 jeweils einen Heftfinisher mit heften an 3 Positionen bis zu 50 Blatt A4 oder 30 BlattA3. | Erforderlich ist eine Ablagemöglichkeit mit mindestens 500 Blatt für geheftete Dokumente. |
| Gehen wir recht in der Annahme, dass das Hauptfach des Finishers mindestens 1.000 Blatt beinhalten soll? | |||
| 32 | 2026-08-14 00:00:00 | In den Vergabeunterlagen wird gefordert: | Die Anforderung OCR-Scannen gilt für alle Systeme sowohl in der Verwaltung als auch in den Schulen. Das gilt auch für die Option OCR-Scannen im Word-Format. |
| Eine OCR-Funktion für durchsuchbare PDF ist zu integrieren. | |||
| Wir bitten um Klarstellung, ob diese OCR-Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ob sie auch den Schulen zur Verfügung gestellt werden soll. | |||
| Darüber hinaus wird in den Vergabeunterlagen ausgeführt: | |||
| Optional (ohne Abnahmeverpflichtung, ohne Berücksichtigung bei der Preisbewertung) wird ein Angebot für eine Lösung erbeten, die zusätzlich OCR-Scannen im Word-Format ermöglicht. | |||
| Auch hierzu bitten wir um Klarstellung, ob diese optionale Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ebenfalls für die Schulen bereitgestellt werden soll. | |||
| 33 | 2026-08-17 00:00:00 | Ihre Antwort Nr. 15 vom 12.08.2026 auf eine Bieterfrage in Verbindung mit Anlage 1 "Preisblatt" Sie Antworten, dass die Funktion "automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel" nur für dieSysteme im Verwaltungsnetz benötigt wird. Demgegenüber berechnet die Anlage 2 "Preisblatt" die Kosten für die Scan-Software auf Basis von 156 Systemen. Das ist falsch. Die Zahl "156" ergibt sich aus allen Systemen, sowohl im Verwaltungsnetz als auch im Schulnetz. DasPreisblatt errechnet somit einen falschen Wert für die Kosten der Scan-Software. Wir bitten um Korrektur des Preisblattes, so dass die tatsächlich benötigte Anzahl als Berechnungsgrundlageherangezogen wird. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie den Bietern ein korrigiertes Preisblatt zur Verfügung stellen? | Korrigiertes Preisblatt wird mit hochgeladen. |
| 34 | 2026-08-17 00:00:00 | In der Leistungsbeschreibung wird für den Systemtyp 4 (MFP A4 Farbe) eine maximale Grundfläche bzw.Geräteabmessung von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm gefordert. Gleichzeitig wird ausgeführt, dass oberhalb von 15 cm derUnterkante des Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise Displays, bei der Ermittlung der Abmessungen nichtberücksichtigt werden. Wir beabsichtigen, ein aktuelles System anzubieten, das sämtliche funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllt, jedoch Abmessungen von ca. B ? 55 cm × T 53,3 cm × H 62,1 cm aufweist. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der vorgegebenen maximalen Tiefe um 3,3 cm und dermaximalen Höhe um 2,1 cm zu, sofern sämtliche übrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenenAnforderungen der Leistungsbeschreibung vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, die zulässigen maximalen Abmessungen für Systemtyp 4 entsprechend auf mindestens B 55 cm × T 54cm × H 63 cm anzupassen. | Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung, |
| 35 | 2026-08-19 00:00:00 | Sehr geehrte Damen und Herren, in der Leistungsbeschreibung werden für die Systemtypen 1 und 2 maximale Abmessungen von B 160 cm × T 80 cm × H120 cm vorgegeben. Am Markt verfügbare aktuelle Systeme, welche sämtliche geforderten funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllen, können insbesondere in Verbindung mit der geforderten Papierkapazität und den entsprechendenZuführungsoptionen die vorgegebene maximale Höhe geringfügig überschreiten. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der maximal zulässigen Gerätehöhe zu, sofern sämtlicheübrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungen vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, für die Systemtypen 1 und 2 eine maximale Höhe von 130 cm zuzulassen. | Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung, |
| 36 | 2026-08-20 00:00:00 | Die Kalkulation der Seitenpreise basiert unter anderem auf der Zugrundelegung einer standardisierten Tonerdeckung, umdie Menge des im Seitenpreis inkludierten Toners zu ermitteln. Vor diesem Hintergrund bitten wir, zu bestätigen, dass der Bieter als Basis der Kalkulation für die Kapazität je Kartusche laut Herstellerangaben eine Tonerdeckung von 6% pro s/wDIN A4 Seite und 20% pro Farbseite DIN/A4 je Systemtyp zugrunde legen darf. | Anbieter können für die Kalkulation auf Ihre Erfahrung mit anderen Stadtverwaltungen zurückgreifen. Angaben zum Deckungsgrad in der Stadt Greven liegen nicht vor. |
| 37 | 2026-08-20 00:00:00 | Je Geräteklasse sind die angegebenen Seiten nur als Kalkulationsgrundlage genannt: | Wir garantieren die Zahlung des vollständigen Mietpreises über die gesamte Vertragslaufzeit. Eine Festlegung auf ein bestimmtes Volumen können wir nicht vornehmen, insofern können wir auch kein Mindestvolumen garantieren. |
| In Ihren Ausschreibungsunterlagen geben Sie geschätzte Abnahmemengen über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung an, die der Auftragnehmer bei der Kalkulation zugrunde legen soll. Sie erklären, dass im Hinblick auf die vorgenannten Volumina keine Abnahmeverpflichtung besteht. Um eine wirtschaftlich realistische Risikoeinschätzungund gleichzeitig bestmögliche Preisfindung für den Endkunden bieten zu können, bitten wir, dass Sie sich auf eine Kompensationszahlung in Höhe von 85 % der von Ihnen zur Kalkulation angegebenen Volumina einlassen, sofern Sie diese wider Erwarten nicht erreichen. | |||
| 38 | 2026-08-20 00:00:00 | In den x führen Sie ein einseitiges Verlängerungsrecht auf, ohne dass der Bieter eine Widerspruchsmöglichkeit derVerlängerung erhält. Im Rahmen der Inflation und unvorhersehbaren Kosten-/Preissteigerungsituation stellt das einseitige Verlängerungsrecht des Auftraggebers für den Bieter ein wirtschaftliches Risiko dar. Wir bitten Sie daher das einseitige Verlängerungsrecht dahingehend abzuändern, dass der Bieter diesem ohne Gründe widersprechen kann oder eine Verlängerung nur bei einer einvernehmlichen Einigung über die dann zu verhandelnden Preiskonditionen zwischen den Parteien vorgenommen werden kann. | Eine ungerechtfertigte Benachteiligung von Bietern können wir bei einer vom Auftraggeber gewünschten Vertragsverlängerung nicht erkennen. Dies gilt insbesondere, da in diesem Fall gemäß Leistungsbeschreibung über Miet- und Klickpreise neu verhandelt wird. |
| 39 | 2026-08-20 00:00:00 | In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 2 Nr. 3, dass bei marktgängigen serienmäßigen Erzeugnissen, für die Preise je Einheit im Vertrag vorgesehen sind, der Auftragnehmer verpflichtet ist, Mehrleistungen bis zu 10% der im Vertrag festgelegten Mengen zu den im Vertrag festgelegten Preisen je Einheit zu erbringen und dass Minderungen bis zu 10% der im Vertrag festgelegten Mengen keinen Anspruch auf Änderungen der im Vertrag festgelegten Preise je Einheit begründen. Wir gehen davon aus, dass diese Klausel auf die in diesem Verfahren anzubietenden Produkte keine Anwendung findet, da unsere Systeme individuell auf das bei Ihnen vorhandene System konfiguriert werden müssen und damit keine "marktgängigen serienmäßigen Erzeugnisse" im Sinne der o.g. Vertragsklausel darstellen. Ist unsere Lesart zutreffend? | Bei den anzubietenden Produkten handelt es sich um marktgängige Serienprodukte. Die notwendige systemische Konfiguration stellt lediglich eine branchenübliche Anpassung an unsere IT-Umgebung dar, wandelt das Serienprodukt jedoch nicht in eine individuelle Sonderanfertigung um. Die Regelung der ZVB NRW zu Mengenänderungen bis 10% findet somit uneingeschränkt Anwendung. |
| 40 | 2026-08-20 00:00:00 | In § 4 Nr. 4 VOL/ B ist geregelt, dass der Auftragnehmer die Ausführung der Leistung oder wesentliche Teile davon nur mitvorheriger Zustimmung des Auftraggebers übertragen darf. Die Abtretung von Rechten zum Zwecke der Refinanzierung ist eine marktübliche Vorgehensweise und stellt nach unserer Lesart keine Übertragung von Leistungen im Sinne von § 4 Nr. 4VOL/ B dar. Gehen wir daher Recht in der Annahme, dass zum Zwecke der Refinanzierung die Zustimmung des Auftraggebers vorab erteilt wird, insbesondere, wenn es sich um eine "interne Refinanzierung" durch eine 100-igeTochtergesellschaft des Bieters handelt, da diese nach §§ 15 ff AktG als verbundene Unternehmen "nicht Dritte" sind und damit lediglich eine Verschiebung innerhalb eines Konzerns stattfindet. Dem Auftraggeber würde hierdurch kein Nachteil entstehen, weil der Bieter für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen, die nach den Bestimmungen dieses Vertrages die Vermieterseite treffen weiterhin einstehen wird. | Ja, wir stimmen Ihrer rechtlichen Einschätzung grundsätzlich zu, dass die Vorschrift des § 4 Nr. 4 VOL/B auf reine Finanzierungsvorgänge und Forderungsabtretungen keine Anwendung findet. Da Ihre 100%-ige Tochtergesellschaft keine operativen vertraglichen Leistungen erbringt, handelt es sich hierbei nicht um den Einsatz eines Nachunternehmers im Sinne dieser Bestimmung. Eine vorherige Zustimmung nach § 4 Nr. 4 VOL/B ist für diesen reinen Finanzierungsschritt daher nicht erforderlich. Wir nehmen zur Kenntnis, dass Sie als Bieter uneingeschränkt und vollumfänglich für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen einstehen. Da unser Vertragspartner aussschließlich Ihr Unternehmen bleibt und sich an der Leistungserbringung durch den Weg über die konzerninterne Refinanzierung nichts ändert, bestehen unsererseits keine Einwände. |
| 41 | 2026-08-20 00:00:00 | In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 4 Nr. 1 Ziffer 5, dass der Auftraggeber lediglich bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten für Sachschäden haftet. Der Auftragnehmer haftet jedoch unbeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften. Im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit bitten wir Sie, dass die zuvorgenannte Vorschrift keine Anwendung findet und stattdessen die gesetzlichen Vorschriften gelten. Wäre dies für Sie eingangbarer Weg? | Die Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW werden in der beigefügten Fassung angewendet. |
| 42 | 2026-08-20 00:00:00 | Sie regen den Abschluss einer AVV an. Bitte bestätigen Sie uns, dass zum Zeitpunkt der | Vor der Zuschlagserteilung muss ein DSGVO konformer AVV abgeschlossen werden. Von seiten der Stadt wird dabei der externe Datenschutzbeauftragte beteiligt. Sollten Sie ein Standard AVV vorliegen haben, kann dieser gerne mit hochgeladen werden. |
| Angebotsabgabe die Abgabe und Akzeptanz der AVV nicht notwendig ist, sondern erst nach Zuschlagserteilung über die Notwendigkeit und den Inhalt einer AVV verhandelt werden kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, dass Sie sodann die von der EU-Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0915 veröffentlichten Standardvertragsklauseln (innereuropäische Vertragsverhältnisse) akzeptieren. Sollte es Ihnen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe insbesondere um die Kenntnisnahme und Beurteilungsmöglichkeit unserer Standard-TOMs gehen, geben Sie gerne bekannt, dass diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mit eingereicht werden sollen und ändern Sie bitte entsprechend, wenn nötig, die Ausschreibungsunterlagen in diesem Bezug für alle Bieter ab. | |||
| 43 | 2026-08-20 00:00:00 | Patronatserklärung: | Ja |
| Sie fordern in den Ausschreibungsunterlagen eine Patronatserklärung des Herstellers. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese dem Angebot nicht beigelegt werden muss, wenn der Bieter gleichzeitig Hersteller der angebotenen Geräte ist? | |||
| 44 | 2026-08-20 00:00:00 | Störungsbeseitigung und Reaktionszeiten, Gewährleistung für Mietsysteme: | Ja |
| Sie geben in der Leistungsbeschreibung an, dass, sofern ein Gerät mehrmals in einem | |||
| Zeitraum gestört ist, das Gerät vom Auftragnehmer ohne Mehrkosten für den Auftraggeber | |||
| gegen ein anderes Gerät gleichen Typs ausgetauscht werden soll. Dürfen wir davon | |||
| ausgehen, dass es sich bei den Störungen, die Sie zu einem Austausch eines Gerätes | |||
| berechtigen würden, um vom Auftragnehmer zu vertretenden Störungen in den | |||
| Kernfunktionen des Gerätes (drucken, kopieren, scannen) handeln muss? | |||
| 45 | 2026-08-20 00:00:00 | Gemäß Leistungsbeschreibung sind die Seitenpreise nach Ablauf von 24 Monaten Vertragslaufzeit ausschließlich einmal jährlich um maximal 3 % anpassbar. Vor dem Hintergrund der langen Vertragslaufzeit von 60 Monaten, der weiterhin bestehenden Unsicherheiten hinsichtlich Personal-, Energie-, Logistik- und Materialkosten sowie der Tatsache, dass keine Mindestabnahmemengen vorgesehen sind, erscheint die vorgesehene Anpassungsmöglichkeit aus Bietersicht sehr restriktiv. | Preisanpassungen können ausschließlich für die Seitenpreise vorgenommen werden. In dem Zusammenhang halten wir 3% für angemessen. Dies gilt insbesondere, da die Inflation derzeit bei rund 2% liegt. |
| Frage: | |||
| Ist die Auftraggeberin bereit, die zulässige jährliche Preisanpassung der Seitenpreise nach Ablauf der ersten 24 Vertragsmonate von derzeit maximal 3 % auf maximal 5 % anzuheben, sofern die entsprechenden Kostensteigerungen transparent nachgewiesen werden? | |||
| Hilfsweise wird um Erläuterung gebeten, aus welchen Gründen die Obergrenze von 3 % | |||
| gewählt wurde und ob für außergewöhnliche, nachweisbare Kostensteigerungen eine davon abweichende Regelung vorgesehen werden kann. | |||
| 46 | 2026-08-20 00:00:00 | Abtretung von Forderung: | Wir schließen Abtretungen nicht grundsätzlich aus, wollen allerdings sicherstellen, dass der Auftragnehmer die vollständige Verantwortung für die Projektabwicklung, den Systembetrieb (inkl. Abrechnungen und vertragliche Regulatorien)während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt. |
| Gehen wir Recht in der Annahme, dass Ziffer 1.5 der Leistungsbeschreibung eine Abtretung an eine 100-ige Tochtergesellschaft des Bieters zu Refinanzierungszwecken nicht ausschließt? Dem Auftraggeber würde hierdurch kein Nachteil entstehen, da der Bieter für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen, die gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages der Vermieterseite obliegen, einstehen wird. | |||
| 47 | 2026-08-20 00:00:00 | Abrechnung von Scans: | Bitte rechnen Sie Scans, falls erforderlich, in die vorgegebenen Kostenpositionen mit ein. |
| Sie geben in ihrer Leistungsbeschreibung an, dass Scans kostenfrei sind. | |||
| Technisch gesehen sorgt jeder Scan für einen Verschleiß des Systems, sodass auch wenn keine Seite "gedruckt" wird, die Technik im System trotzdem verschlissen wird. Wir bitten Sie daher den Bietern die Möglichkeit zu geben, im Preisblatt eine Scanpauschale eintragen zu können. | |||
| 48 | 2026-08-21 00:00:00 | Gehen wir recht in der Annahme, dass sämtliche angebotenen Systeme - unabhängig davon, ob eine FollowMe-Anbindungvorgesehen ist - über eine integrierte OCR-Funktion verfügen müssen, die sowohl für die Verarbeitung per E-Mail als auchper SMB zur Verfügung steht? Ist zudem vorgesehen, dass die OCR-Verarbeitung direkt auf dem jeweiligen System bzw. ohne Einsatz eines zusätzlichenServers erfolgen muss? Um Missverständnisse bei der Kalkulation und technischen Umsetzung zu vermeiden, bitten wir um Bestätigung, dass diegeforderte OCR-Funktion onboard auf dem jeweiligen System bereitgestellt und verarbeitet werden muss. | Ja, sämtliche Systeme sollen über eine integrierte OCR-Funktion verfügen, die für die Verarbeitung per Mail und per SMB zu Verfügung steht. Die OCR-Verarbeitung soll direkt auf dem System erfolgen. Der Einsatz eines weiteren Servers für die Verarbeitung ist nicht vorgesehen. |
| 49 | 2026-08-25 00:00:00 | Antwort 24 verweist erneut auf die Leistungsbeschreibung und die Kriterienlisten. Für eine prüffähige und reproduzierbareWertung fehlen weiterhin Regeln für den Nullfall und für die qualitative Rangbildung. | 1. Die Kategorie Systeme weist 20 Einzelfragen für 4 Systemtypen auf, Software-Bedienung (27), Service (9), Umwelt (12). Die Wahrscheinlichkeit, dass in einer der vier Kriteriengruppen alle Bieter die gleichen Antworten eintragen ist sehr gering. Sollte der Fall trotzdem eintreten, erhalten alle Bieter die gleiche Anzahl Wertungspunkte: gemäß LV bei den Systemen (10 Punkte), Software-Bedienung (10), Service (10), Umwelt (10). 2. Freitextangaben, die in der Spalte Wichtigkeit mit einem "-" versehen sind, werden nicht gewertet. Freitextangaben werden ansonsten danach bewertet, ob und wie die Vorgaben/Fragen erfüllt werden. 3. Gemäß LV werden bei allen Kriterien die Antworten der verschiedenen Bieter miteinander verglichen. Punkte erhält ein Angebot für jedes Kriterium, in dem es besser abschneidet als andere Angebote. Das gilt für alle Kriterien. Gleichwertige Antworten führen dazu, dass in dem Kriterium keines der Angebote Punkte erhält. 4. Die Eintragungen in die Tabellen werden Vertragsbestandteil. Mit der Eintragung sichert der Bieter die Eigenschaft zu. Bei Auffälligkeiten behalten wir uns, vor die Eintragung anhand der technischen Datenblätter zu prüfen oder aufzuklären. |
| Bitte stellen Sie verbindlich klar: | |||
| 1. Wie wird eine Qualitätskategorie gewertet, wenn alle Bieter in sämtlichen Unterkriterien gleich abschneiden und damitder beste erreichte Leistungspunktwert null ist? | |||
| 2. Nach welchen vorab festgelegten Maßstäben werden Freitextangaben, etwa zur Administrationssoftware, zum Zugriff auf Bestandsdaten, zur Berichtsbereitstellung, zum Servicestützpunkt oder zu Produktions- und Wiederaufbereitungskonzepten, in eine Rangfolge gebracht? | |||
| 3. Welche Zielrichtung gilt bei quantitativen Kriterien und wie werden technisch gleichwertige, aber unterschiedlichbezeichnete Funktionen behandelt? | |||
| 4. Welche Nachweise sind je Unterkriterium für die Wertung maßgeblich? | |||
| 50 | 2026-08-25 00:00:00 | Aufgrund Ihrer strikten Vorgabe bezüglich der Gerätegrößen für die ausgeschriebenen Typen1 und 2 in der Höhe, sowie 3und 4 in der Tiefe, sowie der weiteren Vorgaben, dass alle Gerätetypen von einem Hersteller kommen sollen, schränkenSie den Wettbewerb unter den Bietern ein, da nach unserer Marktkenntnis nur ein Hersteller (nämlich Lexmark) sämtlicheVorgaben erfüllen kann. Dies gilt zudem vor dem Hintergrund, dass keine sachlichen Gründe für eine Beschränkung aufeinen einzelnen Hersteller sich den Vergabeunterlagen entnehmen lässt. Diese vergaberechtlich bedenklicheBeschränkung der Produktneutralität und damit des Wettbewerbs könnte dadurch behoben werden, indem Sie dieBeschränkung auf einen Hersteller nur auf den jeweils einzelnen Gerätetyp begrenzen. Dürfen wir daher davon ausgehen,dass die einheitliche Herstellervorgabe sich auf den einzelnen Gerätetyp bezieht? | Zu den Größenangaben beachten Sie bitte die geänderte Leistungsbeschreibung. Unabhängig davon weisen wir darauf hin, dass alle Systeme aller Typen von einem Hersteller stammen müsssen und in einer Managagementsoftware zu verwalten sind. |
| 51 | 2026-08-28 00:00:00 | Sie fordern in Anlage 1 Preisblatt in Zeile 16 einen Einzelpreis für insgesamt 22 Kartenleser, aufgeteilt in 14 Kartenleser fürTyp 1 und 8 Kartenleser für Typ 4. | Bitte verwenden Sie für alle Preisangaben das Preisblatt. Ob Sie die entsprechenden Kosten auf monatlicher Basis über den Mietpreis einrechnen oder auf Seitenbasis über den Seitenpreis überlassen wir den Bietern. |
| Ein Preisfeld für die Follow-Me-Software bieten Sie explizit nicht an. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass in dem Feld "Kosten je Kartenleser pro Monat" auch alle anderen Kosten für dieFollow-Me-Software, wie z. B. Lizenzkosten, mit einkalkuliert werden sollen? | |||
| 52 | 2026-08-28 00:00:00 | Bieterfrage - Greven - Anlage 2 "Kriterien" - Punkt 1.6 | Bitte geben Sie die Angaben gemäß ISO/IEC 17629 als „First Print Out Time“, FPOT, an. |
| Unter dem Punkt "Systeme" wird die Angabe gefordert, wie viel Zeit das System nach dem Einschalten bis zur Ausgabe derersten Seite benötigt. | |||
| Hierzu möchten wir um eine Klarstellung bzw. Prüfung bitten, da die Zeit bis zur Ausgabe der ersten Seite nichtausschließlich von der internen Start- bzw. Initialisierungszeit des Systems abhängig ist. Sie kann insbesondere durch dieNetzwerkinfrastruktur und den eingesetzten Druckserver beeinflusst werden, beispielsweise durch die Dauer, bis dasSystem im Netzwerk vollständig verfügbar ist und Druckdaten empfangen und verarbeitet werden können. | |||
| Zusätzlich können moderne Sicherheitsarchitekturen beim Systemstart weitere Initialisierungs-, Integritäts- undVerifikationsprozesse durchführen. Hierzu zählen beispielsweise BIOS-/Firmwarevalidierungen, Secure Boot, Runtime-Integritätsprüfungen, Speicher- und Manipulationsschutz sowie automatisierte Selbstheilungsmechanismen. Diesesicherheitsrelevanten Funktionen können systembedingt zu einer längeren Initialisierungs- bzw. Bereitschaftszeit führen,erhöhen gleichzeitig jedoch das Sicherheitsniveau und den Schutz des Systems vor Manipulationen erheblich. | |||
| Da für die Ermittlung dieser Zeit zudem kein einheitlich genormtes Prüf- bzw. Messverfahren vorgegeben ist, sind die vonverschiedenen Herstellern angegebenen Werte nicht ohne Weiteres miteinander vergleichbar. | |||
| Wir bitten daher um Prüfung, ob der Punkt 1.6 aus der Leistungsbeschreibung entfernt werden kann. | |||
| Sollte an der Anforderung festgehalten werden, bitten wir um Angabe eines einheitlichen und für alle Bieter verbindlichenMessverfahrens, anhand dessen die Zeit bis zur Ausgabe der ersten Seite zu ermitteln und zu bewerten ist. | |||
| 53 | 2026-08-28 00:00:00 | Bieterfrage - Ziffer 3.7 "Projektabwicklung / Roll-Out" - Konkretisierung der Vorkonfiguration | Sämtliche für den Roll-Out erforderlichen Arbeitsschritte auf Seiten des Auftragnehmers sind in den Angebotspreis zu integrieren. |
| In Ziffer 3.7 der Leistungsbeschreibung wird ausgeführt, dass die genaue Ausgestaltung des Roll-Outs sowie insbesonderedie erforderlichen Vorkonfigurationen erst im Rahmen eines Projektgesprächs nach Auftragserteilung mitgeteilt werden. | |||
| Gleichzeitig wird gefordert, dass die Geräte fertigkonfiguriert an die jeweiligen Stellplätze geliefert werden. Die IP-Adressensollen nach vorheriger Bekanntgabe der MAC-Adressen mitgeteilt werden; weitere Einzelheiten sollen nach Abspracheerfolgen. | |||
| Da gemäß Ziffer 2.4 insgesamt 156 Systeme in vier unterschiedlichen Gerätetypen ausgeschrieben sind und dieVorkonfiguration sämtlicher Systeme vor deren Auslieferung erfolgen soll, kann der hierfür erforderliche Aufwand - abhängigvom Umfang der kundenspezifischen Einstellungen - erheblich variieren. Eine belastbare, transparente und für alle Bietervergleichbare Kalkulation ist daher nur möglich, wenn der Umfang der vom Auftragnehmer geschuldetenVorkonfigurationsleistungen bereits mit den Vergabeunterlagen hinreichend bestimmt ist. | |||
| Wir bitten daher um verbindliche Klarstellung, welche konkreten Leistungen Bestandteil der vom Auftragnehmer kostenfreizu erbringenden Vorkonfiguration vor Auslieferung der Geräte sind. | |||
| Insbesondere bitten wir um Bestätigung, ob folgende Leistungen - so weit für den jeweiligen Gerätetyp bzw. Einsatzorterforderlich - Bestandteil der Vorkonfiguration sind: | |||
| 1. Einrichtung und Konfiguration der Geräte-Grundeinstellungen einschließlich Sprache, Datum/Uhrzeit undAdministrationszugang. | |||
| 2. Vergabe bzw. Eintragung der vom Auftraggeber bereitgestellten IP-Adressen sowie weiterer erforderlicherNetzwerkeinstellungen. | |||
| 3. Änderung und Anpassung des Hostnames nach Vorgabe des Auftraggebers | |||
| 4. Einrichtung der erforderlichen Netzwerkprotokolle und Deaktivierung nicht benötigter Protokolle und Dienste gemäß denmit dem Auftraggeber abgestimmten Sicherheitseinstellungen. | |||
| 54 | 2026-08-28 00:00:00 | Außerdem bitten wir Sie, dem Bieterkreis zu bestätigen, dass diese Dienstleistung nicht im Lieferumfang enthalten seinmüssen: | Einstellungen auf den Geräten (Ausnahme Punkt 5) für alle in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Funktionen müssen vom Auftragnehmer vorgenommen werden. Arbeiten im Netzwerk und auf dem Server werden vom Aufraggeber übernommen. Für Rückfragen muss der Auftragnehmer zur Verfügung stehen. Für die Einbindung der Follow-Me-Print-Lösung ist die Mitwirkung des Auftragnehmers erforderlich. Weitere, heute noch nicht absehbare Leistungen in Bezug auf die Inbetriebnahme/Konfiguration der Systeme werden gesondert behandelt. |
| 1. Einrichtung und Einbindung von Zertifikaten auf den Multifunktionssystemen | |||
| 2. Einrichtung der Scan-Funktionen, insbesondere Scan-to-Mail, Scan-to-Folder und OCR. | |||
| 3. Einrichtung und Konfiguration der erforderlichen E-Mail-/SMTP-Einstellungen. | |||
| 4. Anbindung an einen LDAP-Server. | |||
| 5. Einrichtung der für die Schulen vorgesehenen personenbezogenen PIN-Authentifizierung einschließlich der Zuordnungzu Kostenstellen bzw. Kontingenten. | |||
| 6. Installation bzw. Konfiguration der erforderlichen Druckertreiber bzw. des Universal-Treibers. | |||
| 7. sonstige kundenspezifische Einstellungen, die erst im Projektgespräch nach Auftragserteilung festgelegt werden. | |||
| Wir bitten daher um verbindliche Bestätigung, dass der im Rahmen der Ausschreibung zu kalkulierende Leistungsumfangder Vorkonfiguration auf, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe beschriebenen und aus den Vergabeunterlagen eindeutigableitbaren Anforderungen begrenzt ist und keine nach Zuschlag neu hinzukommenden, nicht vorhersehbarenIndividualisierungsleistungen ohne gesonderte Vergütung verlangt werden können. | |||
| 55 | 2026-08-28 00:00:00 | Verstehen wir Ihre Ausführung richtig, dass die Breite auf bis zu 600mm unddie Höhe von bis zu 700mm zugelassen wird, jedoch die Tiefenanforderung von aktuell 500mm unverändert bleibt? | Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung, |
| 56 | 2026-08-28 00:00:00 | In der Anlage 2 sind verschiedene Kriterien der Systeme anzugeben. Einige Kriterien werden je Leistungsklasse angegeben, andere wiederrum für alle Leistungsklassen. Nach Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung erfolgt die Bewertungder nicht-monetären Kriterien nach dem Kölner Rangfolgeverfahren. Dabei werden die für die einzelnen Kriterien erreichten Leistungspunkte aufaddiert und anschließend ins Verhältnis zur maximal erreichten Punktzahl gesetzt. | Ausgewertet werden sämtliche Eingaben separat, d.h. jeder Systemtyp wird einzeln bewertet. Es werden keine Summierungen von Geschwindigkeiten oder anderen Faktoren vorgenommen, auch nicht von Stückzahlen, Aufstellungsorten (Schulen, Verwaltung) oder ähnlichen Anwendungen. Die Gewichtung gilt dabei immer für das jeweilige Kriterium, z.B. Geschwindigkeit, und wird für alle vier Typen gleich angesetzt. Die Gewichtung gibt die Anzahl Punkte vor, die ein System eines Bieters in diesem Kriterium zugerechnet wird, wenn besser ausfällt als bei den Systemen der anderen Bieter. Sind alle angebotenen Geräte vom Typ 1 z.B. gleich schnell, erhält keiner einen Punkt (siehe Leistungsbeschreibung). Ist ein Gerät schneller als alle anderen, dann bekommt es für jedes langsamere Gerät entsprechende Punkte. Die maximale Anzahl der Punkte je Kriterium hängt damit von der Anzahl der Vergleichsgeräte ab. Alle Punkte für alle Systemtypen werden aufaddiert und für jedes Angebot ins Verhältnis gesetzt. Das beste Angebot über alle Systemkriterien hinweg bekommt die vorgebene maximale Anzahl von 10 Wertungspunkten. Angebote mit weniger Punkten erhalten entsprechend weniger Wertungspunkte. |
| Aus den Vergabeunterlagen geht jedoch nicht eindeutig hervor, wie z.B. die Druckgeschwindigkeit über die vierausgeschriebenen Leistungsklassen (LK1 bis LK4) konkret bewertet wird. | |||
| Wir bitten daher um verbindliche Klarstellung: | |||
| Werden die Angaben zur Druckgeschwindigkeit für jede Leistungsklasse (LK1, LK2, LK3 und LK4) jeweils separat imVerhältnis zu den Angeboten der anderen Bieter bewertet und die hierfür erzielten Leistungspunkte anschließend addiert? | |||
| Beispiel: | |||
| Oder werden die Druckgeschwindigkeiten der vier Leistungsklassen zunächst zu einem Gesamtwert zusammengeführt unddieser Gesamtwert anschließend im Vergleich der Bieter bewertet? | |||
| Zur Verdeutlichung: | |||
| Bieter A: LK 1 = 40 S./Min. LK 2 = 40 S./Min. LK 3 = 50 S./Min. LK 4 = 50 S./Min. | |||
| Bieter B: LK 1 = 60 S./Min. LK 2 = 40 S./Min. LK 3 = 40 S./Min. LK 4 = 40 S./Min. | |||
| Bei einer separaten Bewertung je Leistungsklasse würde Bieter A bei LK3 und LK4 besser abschneiden, während Bieter Bnur bei LK1 besser abschneidet. | |||
| Bei einer zusammengefassten Bewertung ergeben sich hingegen für beide Bieter insgesamt 180 Seiten/Min. über alle vierLeistungsklassen, sodass sich die Bewertung möglicherweise vollständig ausgleicht. | |||
| Wir bitten daher um konkrete Angabe der Bewertungsmethodik für dieses Kriterium, insbesondere: | |||
| 1. Werden LK1 bis LK4 jeweils als eigenständige Unterkriterien bewertet? | |||
| 2. Falls ja, wie viele Leistungspunkte bzw. welche Gewichtung entfällt auf jede einzelne Leistungsklasse? | |||
| 3. Falls nein, nach welcher mathematischen Methode werden die vier Geschwindigkeitsangaben zu einem Gesamtwertzusammengeführt? | |||
| 4. Werden die unterschiedlichen Stückzahlen der jeweiligen Leistungsklassen berücksichtigt oder hat jede Leistungsklasseunabhängig von der ausgeschriebenen Anzahl das gleiche Gewicht? | |||
| 5. Wie wird bei unterschiedlichen Druckgeschwindigkeiten innerhalb der vier Leistungsklassen die Rangfolge undanschließende Punktevergabe nach dem Kölner Rangfolgeverfahren konkret vorgenommen? | |||
| Wir bitten um eine eindeutige und für alle Bieter verbindliche Bewertungsregel, damit die angebotenen Systeme hinsichtlichder unterschiedlichen Kriterien (1.1 bis 1.20 und 4.6 bis 4.12) unter gleichen und transparenten Bedingungen kalkuliert undbewertet werden können. | |||
| 57 | 2026-08-31 00:00:00 | vor dem Hintergrund der angegebenen Druckvolumina bitten wir um Erläuterung, inwieweit die gefordertenDruckgeschwindigkeiten der Systemtypen 1 und 2 für die tatsächliche Nutzung zwingend erforderlich sind. | Wir verweisen auf die Antwort zu Frage 3! |
| Aus unserer Sicht könnten auch Systeme mit moderat geringerer Druckgeschwindigkeit die zu erwartenden Druckvoluminaund funktionalen Anforderungen vollständig abdecken. Gleichzeitig würde eine entsprechende Öffnung den Wettbewerberweitern und den Einsatz wirtschaftlicher sowie bedarfsgerechter dimensionierter Systeme ermöglichen. | |||
| Welche Mindestdruckgeschwindigkeiten hält die Auftraggeberin unter Berücksichtigung der tatsächlichen Druckvoluminabei den Systemtypen 1 und 2 für erforderlich? | |||
| 58 | 2026-09-01 00:00:00 | zu den Grundmaßen der A4-Systeme bitten wir um folgende Klarstellung: | Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung, |
| Unser System erfüllt die geforderten Anforderungen hinsichtlich Funktion, Kapazität sowie der vorgegebenen Breiten- undTiefenmaße. Lediglich die Systemhöhe beträgt 64 cm und weicht damit geringfügig von der ausgeschriebenen Vorgabe ab. | |||
| Wir bitten um Auskunft, ob diese Maßabweichung im Sinne einer gleichwertigen Lösung zulässig ist, sofern dieFunktionalität, Nutzbarkeit und Kompatibilität mit dem vorgesehenen Schrank uneingeschränkt gewährleistet bleiben. | |||
| 59 | 2026-09-01 00:00:00 | Anlage 2 Kriterien Ziffer 2.5 | Verwenden Sie eine Cloud-Lösung im Gegensatz zu einer On-Premise-Software-Lösung? |
| Sie schreiben: "Verwenden Sie ein Kundenportal? In den Schulen? In der Verwaltung?" | |||
| Zur Vermeidung von Missverständnissen bitten wir um Erläuterung, was genau der Auftraggeber unter dem Begriff"Kundenportal" versteht. | |||
| 60 | 2026-09-03 00:00:00 | Bieterfrage zur Abrechnung: | Ja |
| Wir verstehen Ziffer 3.2 der Leistungsbeschreibung dahingehend, dass die Seitenpreise auf Basis der abgelesenenEchtwerte quartalsweise nachschüssig abgerechnet werden. | |||
| Gehen wir richtig in der Annahme, dass die Mietpreise hiervon unabhängig quartalsweise vorschüssig abgerechnet werdendürfen? | |||
| Wir bitten um Bestätigung | |||
| 61 | 2026-09-03 00:00:00 | Bieterfrage zum Vertragsbeitritt: | Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Zuschlags der Bieter der alleinige Vertrags- und Ansprechpartner für den Auftraggeber ist für alle Belange, die sich aus dem Vergabeverfahren ergeben. Mit Unterauftragnehmern oder Finanzierungspartnern werden von der Stadt Greven keine Verträge abgeschlossen. Interne Regelung mit eventuellen Unterauftragnehmern oder Refinanzierern liegen in der Verantwortung des Bieters. |
| Bei Ausschreibungen über die Miete/Leasing von digitalen Multifunktionsgeräten o.ä., ist es markt- und branchentypisch,dass der Auftragnehmer die Objekte über einen Leasingpartner refinanziert, der mit allen Rechten und Pflichten demVertrag beitritt. | |||
| Bei der vorgeschlagenen Vorgehensweise des Beitritts durch den Leasingpartner entstehen dem Auftraggeber keinerleiNachteile in sachlicher als auch finanzieller Hinsicht. Es gelten für diese Umsetzung weiter die in den Vergabeunterlagengeltenden Anforderungen. | |||
| 1. Gehen wir Recht in der Annahme, dass Sie diesem Vorgehen zustimmen? | |||
| 2. Wenn Sie diesem Vorgehen zustimmen, bitten wir um Bestätigung, dass im Rahmen der Angebotseinreichung das für dieRefinanzierung notwendige Dokument eingereicht werden darf. | |||
| 62 | 2026-09-03 00:00:00 | Ihre Antwort vom 01.09.2026 auf Bieterfrage Nr. 59 zu Anlage 2 Kriterien Ziffer 2.5 | Kundenportal im Sinne einer webbasierten Self-Service-Plattform, über die die Stadt Greven alle relevanten Drucker-, Zähler-. Service- und Materialinformationen zentral einsehen und verwalten kann. In Abgrenzung zu einer lokal installierten, intern betriebenen On-Premise Lösung. |
| Auf die Frage eines Bieters, was genau der Auftraggeber unter dem Begriff "Kundenportal" versteht, antworten Sie mit einerGegenfrage, ob eine Cloud-Lösung im Gegensatz zu einer On-Premise-Lösung Verwendung finden würde. | |||
| Uns erschließt sich die Bedeutung der gegebenen Antwort nicht. Noch immer ist uns nicht klar, wie der Auftraggeber denBegriff "Kundenportal" definiert. | |||
| Wir bitten daher zur Vermeidung von Missverständnissen dringend um eine Begriffserklärung des Wortes "Kundenportal",so wie es in der Anlage 2 "Kriterien" Ziffer 2.5 verwendet wird, um die Frage ordnungsgemäß beantworten zu können. | |||
| 63 | 2026-09-07 00:00:00 | Sie schreiben in Punkt 2.5.1 der Leistungsbeschreibung, dass alle Informationen als CSV-Dateien exportiert werdenkönnen. | Ja |
| Gehen wir recht in der Annahme, dass auch ein export in Excel (clx, clsx, ...) möglich wäre? | |||
| 64 | 2026-09-07 00:00:00 | Gehen wir recht in der Annahme, dass hiermit gemeint ist, dass den Ausdrucken die jeweiligen Kostenstellen zugeordnetwerden können? | Jedes einzelne Gerät wird einschließlich sämtlicher darauf anfallender Kosten einer Kostenstellen zugeordnet. Pro Kostenstelle können auch mehrere Geräte zugeordnet werden. Auf der Rechnung müssen gruppiert die Summen für die entsprechenden Kostenstellen auftauchen (siehe 2.5.2 in der Leistungsbeschreibung). Das ist unabhängig von der Zuteilung der Seitenkontingente in den Schulen. |
| Sollten in der Software die Rechnungen zur Verfügung gestellt werden, ist uns keine Managementsoftware bekannt, diediese Anforderung erfüllen kann. | |||
| 65 | 2026-09-07 00:00:00 | Sie fordern für den Bibliotheks-Multifunktionsdrucker ein zusätzliches System zur Ermöglichung der Bezahlung der Kopien. | Falls erforderlich, können Sie die Position im ergänzten Preisblatt eintragen. |
| Im Preisblatt gibt es zu diesen punkt keine Position, sodass irrtümlicherweise die Lösung als Mischkalkulation auf alleGeräte der Leistungsklasse 1 verteilt werden müssten. | |||
| Wir bitten Sie daher eine Preisposition zur Verfügung zu stellen um diese Lösung entsprechend im Preisblatt abbilden zukönnen. | |||
| 66 | 2026-09-16 00:00:00 | Sie fragen die einheitlichen Seitenpreise für Service und Verbrauchsmaterialien ab. Anzugeben sind die Preise pro s/w-Seite und pro Farbseite. Allerdings zeigt das Preisblatt nur Eintragungen bis zu vier (4) Nachkommastellen an. Internrechnet das Preisblatt jedoch mit fünf (5) Nachkommastellen, wie wir festgestellt haben. | Sie können auch 5 Kommastellen eingeben. |
| Gehen wir daher recht in der Annahme, dass die Bieter die Preisangaben - wie marktüblich - mit fünf Nachkommastelleneintragen dürfen oder besteht der Auftraggeber darauf, dass die Seitenpreise für Service- und Verbrauchsmaterialien mitmaximal vier (4) Nachkommastellen eingetragen werden dürfen? | |||
| 67 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.5 und 3.6 LB Nach § 127 Abs. 1 GWB und § 58 Abs. 1 VgV ist der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen; nach § 97 Abs.1 und 2 GWB sind Transparenz und Gleichbehandlung zu wahren. Nach der angewandten Methode erhält ein Bieter je Kriterium Punkte "je schlechterem Anbieter". Die Punktzahl eines Angebots hängt damit von Anzahl und Inhalt der übrigen Angebote ab. Scheidet ein Angebot aus - etwa der Erstplatzierte nach nicht bestandener Teststellung gemäß Ziffer 3.6 LB oder ein Angebot wegen fehlender Unterlagen -, kann sich die Rangfolge der verbleibenden Angebote umkehren. Beispiel bei gleichem Preis: Kriterium X (3 Punkte) mit A > B > C, Kriterium Y (2 Punkte) mit C > A > B. Mit Angebot A liegt Cvor B (4 : 3 Leistungspunkte), ohne Angebot A liegt B vor C (3 : 2 Leistungspunkte). | Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. |
| Wird die Wertung nach dem Ausschluss eines Angebots ohne dieses Angebot vollständig neu berechnet? Falls nein: Wie stellen Sie sicher, dass ein ausgeschiedenes Angebot die Rangfolge der verbleibenden Angebote nichtbestimmt? | |||
| 68 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.5 LB; Antwort 49 Nr. 1 Nach § 127 Abs. 1 Satz 3 GWB und § 58 Abs. 2 Satz 1 VgV bestimmt sich das wirtschaftlichste Angebot nach dem bestenPreis-Leistungs-Verhältnis. Nach Antwort 49 Nr. 1 erhalten alle Bieter die volle Punktzahl einer Kategorie, wenn sie insämtlichen Kriterien gleich abschneiden. Genügt dagegen ein einziges Kriterium der Wichtigkeit "weniger wichtig (1 Punkt)"- etwa 3.9 "Video-Tutorials" -, um einen Bieter von den übrigen abzuheben, erhält dieser 10 Wertungspunkte und alleanderen 0. Ein im Übrigen gleichwertiges Angebot verliert damit 10 der insgesamt 100 Wertungspunkte. Bei sonst gleichenAngeboten entspricht das einem Preisunterschied von 20 % (60 ? 60/1,2 = 10), bezogen auf eine Vertragslaufzeit von 60Monaten. | Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. |
| Bestätigen Sie, dass die Methode diese Wirkung hat? Bestätigen Sie, dass gemäß Ziffer 3.5 LB auf die von einem Bieter tatsächlich erreichte Höchstpunktzahl normiert wird undnicht auf die je Kategorie erreichbare Gesamtpunktzahl? Sind Sie bereit, stattdessen auf die erreichbare Gesamtpunktzahl je Kategorie zu normieren? Dies würde die genannte Sprungstelle ohne Änderung der übrigen Systematik vermeiden. Hilfsweise regen wir eine absolute Bewertung an, etwa eine Punkteskala je Kriterium nach Erfüllungsgrad oder einelineare Interpolation zwischen Mindestanforderung und Bestwert. | |||
| 69 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.5 LB; Anlage 1 Zeile 43 Nach § 127 Abs. 5 GWB und § 58 Abs. 3 VgV sind die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bekanntzugeben; bekanntgemacht sind 60 % Preis und 40 % Qualität. Der Preis wird linear ins Verhältnis zum günstigsten Angebot gesetzt; ein um 15 % teureres Angebot erhält noch 52,2 von 60 Punkten. Die Qualität wird dagegen je Kategorie auf das beste Angebot normiert, sodass ein Angebot, das sämtliche Mindestanforderungen erfüllt, 0 von 40 Punkten erhalten kann. Rechnerisch kann ein Angebot damit bis zum Dreifachen des günstigsten Preises kosten und dennoch gleichziehen (60 ×1/3 + 40 = 60). Im realistischen Fall gewinnt ein um 15 % teureres Angebot bereits dann, wenn es in drei der vier Qualitätskategorien vorn liegt (82,2 zu 70 Punkten), unabhängig davon, wie groß die qualitativen Abstände tatsächlich sind. | Nein, die Wirkung ist nicht beabsichtigt. Die Bewertungsmethode sowie die Gewichtung wurden in der neu hochgeladenen LB geändert. |
| Bestätigen Sie, dass als Vergleichsgröße für die Preiswertung die Gesamtkosten über 60 Monate einschließlich Energiekosten gemäß Zeile 43 des Preisblatts herangezogen werden? Ist die beschriebene Wirkung beabsichtigt? Worin liegt der sachliche Grund dafür, den Preis linear und die Qualität relativ zum jeweils besten Angebot zu normieren? Wie ist sichergestellt, dass die bekanntgemachte Gewichtung von 60 % Preis und 40 % Qualität bei der Wertungtatsächlich zur Geltung kommt? | |||
| 70 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.5 LB; Anlage 2; Antwort 56 Nach § 58 Abs. 3 VgV ist anzugeben, wie die Zuschlagskriterien gewichtet werden. Die vier Qualitätskategorien werden mit je 10 % gewichtet, umfassen aber unterschiedlich viele Kriterien. Nach unserer Berechnung beträgt die Summe der Wichtigkeitspunkte je Angebot: Systeme rund 168 (Kriterien 1.2 bis 1.20 je Gerätetyp), Software-Bedienung 62, Service 23, Umwelt 73 (4.1 bis 4.5 einmal, 4.6 bis 4.12 je Gerätetyp). Als Maximalbetrachtung wiegt ein Kriterium der Stufe "sehr wichtig" damit in der Kategorie Service rund 1,30 Wertungspunkte, in der Kategorie Systeme dagegen nur rund 0,18 Wertungspunkte je Gerätetyp; das Kriterium 3.9 "Video-Tutorials" der Stufe "weniger wichtig" wiegt mehr als doppelt so viel wie die Druckgeschwindigkeit eines Gerätetyps. | Nein, die Verteilung ist nicht beabsichtigt. Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. Die Eingabefelder für die Farbkriterien 1.4 und 1.5 sind bei der neu hochgeladenen Anlage 2 ausgegraut. Die Anlage 2 wurde umfassend angepasst. |
| Bitte bestätigen Sie diese Berechnung oder teilen Sie die zutreffenden Summen je Kategorie mit. Ist die beschriebene Verteilung beabsichtigt? Falls nein: Wird die Gewichtung an den Umfang der Kategorien angepasst? Da nach Ziffer 3.5 LB auf die tatsächlich erreichte Höchstpunktzahl normiert wird, hängt das Gewicht eines einzelnenKriteriums zusätzlich davon ab, in wie vielen Kriterien sich die Angebote unterscheiden. Woraus können die Bieter vor Angebotsabgabe entnehmen, welches Gewicht ein einzelnes Kriterium in der Wertung hat? Nach Antwort 56 wird jeder Gerätetyp gleich gewichtet, unabhängig von der Stückzahl. Ein Kriterium für Typ 2 (9 Geräte) wiegt damit ebenso viel wie für Typ 4 (73 Geräte). Ist das beabsichtigt, oder wird nach Stückzahl gewichtet? Wie werden die Farbkriterien 1.4 und 1.5 bei den S/W-Typen 2 und 3 behandelt? Die Eingabefelder sind in Anlage 2 auch für diese Typen offen. Mehrere Kriterien betreffen Eigenschaften der Gesamtlösung und fallen für alle Gerätetypen zwangsläufig gleich aus, etwa 1.16, 1.17, 1.19 und 1.20. Werden diese Kriterien gleichwohl je Gerätetyp gewertet und damit vierfach berücksichtigt? | |||
| 71 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.5 LB; Anlage 2; Antworten 24, 49, 52 und 56 Nach § 127 Abs. 5 GWB und § 58 Abs. 3 VgV sind die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bekanntzugeben. Vor Angebotsabgabe festgelegte Unterkriterien und Gewichtungsregeln sind den Bietern mitzuteilen (EuGH, Urt. v. 24.01.2008 -C-532/06, Lianakis); eine nachträgliche Festlegung ist nur zulässig, wenn sie die Zuschlagskriterien nicht verändert, keine Elemente enthält, die die Angebotserstellung hätten beeinflussen können, und nicht diskriminierend wirkt (EuGH, Urt. v.24.11.2005 - C-331/04, ATI EAC). | Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. Die Schwellwerte der neuen Bewertung können in der neu hochgeladenen Anlage 2 eingesehen werden. Die Kriterien sind jetzt auch je Gerätetyp zu dokumentieren. |
| Hat die Vergabestelle für die Wertung der Anlage 2 bereits eine interne Bewertungsmatrix, einen Bewertungsleitfaden oder Regeln zur Rangbildung erstellt, etwa für den Vergleich von Freitextangaben oder für die Einordnung von Wertebereichen? Falls ja, bitten wir um Veröffentlichung gegenüber allen Bietern. Falls eine solche Festlegung erst nach Angebotsabgabe erfolgen soll: Wie wird sichergestellt, dass sie die bekanntgemachten Zuschlagskriterien nicht verändert und keine Vorgaben enthält, die die Bieter bei der Angebotserstellung hätten berücksichtigen müssen? Bitte bestätigen Sie, dass die Antworten der Bieterkommunikation, insbesondere die Antworten 49, 52 und 56, Bestandteil der Vergabeunterlagen sind und bei der Wertung verbindlich angewendet werden. Bitte bestätigen Sie, dass die Rangbildung je Kriterium und Gerätetyp nachvollziehbar dokumentiert (§ 8 Abs. 1 VgV) und in der Information nach § 134 GWB begründet wird. | |||
| 72 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2; Antwort 49 Nr. 3 Nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB sind die Zuschlagskriterien so festzulegen und zu bestimmen, dass der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann und eine wirksame Überprüfung möglich ist. Die Frage nach der Zielrichtung der quantitativen Kriterien wurde in Antwort 49 nicht beantwortet. Da die Wertung auf einem Vergleich der Angebote untereinander beruht, löst jede Abweichung unmittelbar Punkte aus. | Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. Viele Kriterien wurden aus Anlage 2 entfernt und in die LB als muss Anforderung deklariert. Schwellwerte sind in der neuen Bewertungsmethode je Kriterium enthalten und einsehbar. |
| Wird bei 1.9 (Anzahl Papierbehälter), 1.10 (Papiervorrat), 1.13 (Hauptspeicher), 1.14 und 1.15 (Festplatten- und SD-Speicher), 1.18 (technische Gesamtlebensdauer), 2.16 (Anzahl Kostenstellen) sowie 4.10 und 4.11 (Recyclinganteile) jeweils ein höherer oder ein niedrigerer Wert besser bewertet? Wie werden bei 1.11 und 1.12 Wertebereiche verglichen: nach Spannweite, Untergrenze oder Obergrenze? Wie wird bei 1.14 und 1.15 die Angabe "nicht vorhanden" bewertet? Nach Ziffer 2.3 LB ist eine möglichst geringe Datenhaltung auf den Geräten erwünscht. Ab welcher Abweichung gilt ein Wert als "besser"? Bitte geben Sie je Kriterium die maßgebliche Erheblichkeitsschwelle sowie die Rundungs- und Einheitenregel an, etwa bei Speicherangaben in MB oder GB. Werden Werte oberhalb der geforderten Mindestanforderung unbegrenzt besser bewertet oder nur bis zu einem bedarfsgerechten Schwellenwert? Ziffer 2.5.2 LB fordert beispielsweise mindestens 120 Kostenstellen, und der Papiervorrat wird durch die Maßvorgaben für Typ 3 und 4 faktisch begrenzt. Für alle hier nicht ausdrücklich genannten quantitativen Kriterien bitten wir ebenfalls um Angabe der Zielrichtung. | |||
| 73 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 1.19, 1.20, 2.13 bis 2.15, 2.17 bis 2.20, 2.23, 2.24, 3.2 und 3.7; Antwort 49 Nr. 2 Nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB und § 97 Abs. 1 GWB müssen die Bieter erkennen können, worauf es dem Auftraggeberankommt. Nach Antwort 49 Nr. 2 werden Freitextangaben "danach bewertet, ob und wie die Vorgaben/Fragen erfüllt werden". Beim paarweisen Vergleich ist jedoch zu entscheiden, wann eine Antwort besser ist als eine andere. | Anhand der neuen Bewertungsmethode gibt es keine Freitextfelder mehr. Wie die einzelnen Kriterien gewertet werden, kann den neuen Schwellwerten in Anlage 2 entnommen werden. Kriterium 3.2 ist nach der umfassenden Überarbeitung nicht mehr vorhanden. |
| Welche Merkmale führen bei den genannten Kriterien jeweils zu einer besseren Bewertung? Wir bitten um Mitteilung des Erwartungshorizonts je Kriterium. Wird der Leistungsinhalt bewertet oder die Ausführlichkeit der Darstellung? Wie wird sichergestellt, dass eine knapp beschriebene, funktional gleichwertige Lösung nicht schlechter bewertet wird als eine ausführlicher beschriebene? Wie werden technisch gleichwertige, aber herstellerseitig unterschiedlich bezeichnete Funktionen behandelt? Werden bei 1.19 und 1.20 sämtliche angebotenen Formate gezählt, oder werden nur die in Ziffer 2.4 und 2.5.3 LB geforderten sowie darüber hinausgehende, für den Auftraggeber nutzbare Formate berücksichtigt? Sind ergänzende Anlagen zu den Freitextfeldern zulässig, etwa technische Datenblätter oder Auszüge aus Handbüchern,und werden sie mitgewertet? Gibt es Vorgaben zum Umfang der Freitextantworten? Welche Angaben werden bei 3.2 erwartet: Anschrift des Stützpunkts, Entfernung in Kilometern oder Anfahrtszeit? | |||
| 74 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 2.5 bis 2.7; LB 2.2, 2.5.1 und 2.5.5; Antworten 26, 59 und 62 Nach § 121 Abs. 1 GWB ist die Leistung so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Unternehmen sie imgleichen Sinne verstehen. Ziffer 2.5.1 LB fordert eine zentrale On-Premise-Management-Software und regelt zugleich, dass das Hosting "eines Portals" nur in Deutschland oder der EU bei einem nach ISO 27001 zertifizierten Hoster erfolgen darf. Nach Ziffer 2.2 LB dürfen die Geräte im Verwaltungsnetz Zählerstände ausschließlich an die Managementlösung melden; für das pädagogische Netz der Schulen ist eine Cloud-Lösung zugelassen. Antwort 62 beschreibt das Kundenportal dagegen als webbasierte Self-Service-Plattform "in Abgrenzung zu einer lokal installierten, intern betriebenen On-Premise-Lösung". Da die Eintragungen in Anlage 2 nach Antwort 24 Vertragsbestandteil werden und Abweichungen von den Vergabeunterlagen nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV zum Ausschluss führen, benötigen wir hierzu Klarheit. | Ja, dass Kundenportal ist als Ergänzung zur geforderten On-Premise-Lösung zu verstehen. Wir haben in der neuen LB nochmal deutlich den Unterschied von Mangement-Lösung und Kundenportal hervorgehoben. Auch die ISO-27001 Anforderungen haben wir angepasst. |
| Ist das Kundenportal als Ergänzung zur geforderten On-Premise-Lösung zu verstehen oder als Alternative zu ihr? Ist die Antwort "Ja, auch in der Verwaltung" mit den Ziffern 2.2 und 2.5.1 LB vereinbar? Falls nein: Wie ist 2.5 für den Verwaltungsbereich zu beantworten, ohne von den Vergabeunterlagen abzuweichen? Wird bei 2.5 die Antwort "Ja" oder die Antwort "Nein" besser bewertet? Wie werden unterschiedliche Antworten für Verwaltung und Schulen in eine Rangfolge gebracht? Wie werden 2.6 und 2.7 bewertet, wenn ein Bieter entsprechend Ziffer 2.5.1 LB kein Portal anbietet? Bitte bestätigen Sie,dass hieraus kein Wertungsnachteil entsteht. Gelten die Anforderungen an Hostingstandort und ISO-27001-Zertifizierung auch für eine nach Ziffer 2.2 LB zugelassene Cloud-Lösung im pädagogischen Netz? Ist die Anforderung aus 2.7 auch erfüllt, wenn der Bieter das Portal in eigenen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren betreibt und damit selbst Hoster ist? | |||
| 75 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 2.1, 2.2, 2.6, 2.7, 2.10, 2.17 und 3.6; LB 2.3, 2.5.1, 2.5.2, 2.5.4 und 2.6; Antwort 26 Nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV sind Angebote auszuschließen, die von den Vergabeunterlagen abweichen. Folgende Kriterien geben Anforderungen wieder, die die Leistungsbeschreibung bereits zwingend vorgibt: | Die Bewertungsmethode wurde in der neu hochgeladenen LB geändert. Dabei wurden auch viele Kriterien aus der Wertung genommen und in die Leistungsbeschreibung als Anforderung gesetzt. |
| 2.1 Universaltreiber (Ziffer 2.3 LB: "ein einheitlicher Treiber (Universaltreiber)") 2.2 zentrale Voreinstellung des S/W-Drucks (Ziffer 2.3 LB: Farbgeräte müssen in den S/W-Modus voreingestellt sein; die Konfiguration darf nur durch die Administration erfolgen) 2.6 und 2.7 Hostingstandort und ISO-27001-Zertifizierung des Hosters (Ziffer 2.5.1 LB; Antwort 26: "unerlässlich") 2.10 Selbst-Registrierung der Transponder (Ziffer 2.5.4 LB) 2.17 frei wählbare Bezeichnung der Kostenstellen (Ziffer 2.5.2 LB) 3.6 Einsicht in Servicedokumentation und Wartungsprotokolle (Ziffer 2.6 LB) Hierzu bitten wir um folgende Klarstellungen: Führt die Nichterfüllung dieser Anforderungen zum Ausschluss des Angebots oder lediglich zu einer schlechteren Bewertung? Bitte bestätigen Sie, dass diese Kriterien bei allen wertbaren Angeboten gleich ausfallen und deshalb keine Punkteauslösen können. Falls das zutrifft: Wir bitten, die Kriterien aus der Wertung zu nehmen, da die ausgewiesene Wichtigkeit ("sehr wichtig", 3 Punkte) andernfalls eine Bedeutung nahelegt, die sie in der Wertung nicht haben. Bitte teilen Sie mit, welche Kriterien der Anlage 2 nach Auffassung der Vergabestelle Mindestanforderungen wiedergeben und welche eine darüber hinausgehende Leistung abfragen. | |||
| 76 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 2.8 und 2.9; LB 1.2 und 2.3; Antworten 23 und 50 Nach § 127 Abs. 3 GWB müssen Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Nach Ziffer 2.3 LB und Antwort 50 müssen sämtliche Systeme aller Typen von einem Hersteller stammen und in einer Managementlösung verwaltet werden. Gleichwohl bewertet Anlage 2 die Hersteller- und Geräteunabhängigkeit der Administrationssoftware und der automatischen Tonerbestellung (2.8) sowie der Follow-Me-Print-Lösung (2.9) jeweils mit "sehr wichtig". Während der Vertragslaufzeit sind jedoch keine Geräte unterschiedlicher Hersteller zu verwalten. | Die Leistungsbeschreibung wurde auch in diesem Punkt angepasst. Wir bestätigen, das die herstellereigen oder herstellerunabhängige Lösung ohne Wertungsnachteil angeboten werden kann. Das Kriterium wurde in Anlage 2 in der Bewertung entfernt. |
| Worin liegt der Auftragsbezug der Kriterien 2.8 und 2.9, wenn die Vergabeunterlagen eine Ein-Hersteller-Lösung zwingend vorschreiben? Wie verhält sich die Bewertung der Herstellerunabhängigkeit zu der Produktnennung in Ziffer 1.2 LB ("MyQ oder eine vergleichbare Software")? Bitte bestätigen Sie, dass jede funktional gleichwertige Lösung - herstellereigen oder herstellerunabhängig - ohne Wertungsnachteil angeboten werden kann | |||
| 77 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 3.1, 3.3 und 4.1; Antworten 5 und 27 Nach § 127 Abs. 3 GWB müssen Zuschlagskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Nach § 58 Abs. 2Satz 2 Nr. 2 VgV dürfen Organisation, Qualifikation und Erfahrung nur insoweit als Zuschlagskriterium herangezogen werden, als sie das mit der Ausführung des Auftrags betraute Personal betreffen und dessen Qualität erheblichen Einflussauf das Niveau der Auftragsausführung haben kann. Merkmale der allgemeinen Unternehmensorganisation, insbesondere zertifizierte Managementsysteme, sind dagegen der Eignung zugeordnet (§ 122 GWB, §§ 46, 49 VgV). Die Kriterien 3.1,3.3 und 4.1 knüpfen an solche Merkmale an; Antwort 5 stellt zugleich klar, dass die ISO-27001-Zertifizierung ausdrücklich kein Eignungskriterium sein soll. | Die Kriterien in Anlage 2 wurden umfassend überarbeitet. Die angesprochenen Punkte wurden entfernt. Die ISO-27001 oder vergleichbar hat insofern den entsprechenden Bezug zum konkreten Auftrag, dass hierbei auch Anforderungen zum Lieferanten-Management enthalten sind. |
| Worin liegt bei 3.1 (ISO 27001 des Vertriebs-Unternehmens), 3.3 (Zahl der am Stützpunkt beschäftigten geschulten Techniker) und 4.1 (ISO 14001 des Herstellers) jeweils der Bezug zum konkreten Auftrag? Wer ist mit "Vertriebs-Unternehmen" gemeint: der Bieter, der Hersteller oder ein Nachunternehmer? Genügt bei Konzernstrukturen ein Zertifikat der Muttergesellschaft? Welchen Geltungsbereich muss das Zertifikat nach 3.1 abdecken? Genügt ein Zertifikat, dessen Scope die hier zuerbringenden Leistungen nicht umfasst? Nach § 49 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 VgV sind gleichwertige Nachweise anzuerkennen. Werden für 3.1 gleichwertige Nachweise wie ein ISMS nach BSI IT-Grundschutz oder TISAX und für 4.1 eine EMAS-Registrierung oder ein gleichwertiges Umweltmanagementsystem anerkannt? Wie werden sie im paarweisen Vergleich gegenüber einem ISO-Zertifikat eingeordnet? Werden bei 3.3 Techniker von Nachunternehmern oder des Herstellers mitgezählt, wenn der Bieter vertraglich auf sie zugreifen kann (Antwort 27)? Zählt die Gesamtzahl am Stützpunkt oder die Zahl der für diesen Auftrag eingesetzten Kräfte, und auf welchen Stichtag ist abzustellen? Welcher Nachweis ist für 3.3 vorzulegen, und wie wird die Angabe überprüft? | |||
| 78 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 3.2; LB 2.6 Nach § 97 Abs. 2 GWB sind die Teilnehmer gleich zu behandeln; die Ortsansässigkeit eines Unternehmens als solche darf danach nicht bewertet werden. Zulässig ist nach § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 VgV die Bewertung der Verfügbarkeit von Kundendienst und technischer Hilfe. Nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB müssen die Kriterien zudem eine wirksame Überprüfung ermöglichen. Ziffer 2.6 LB legt Reaktionszeit (Beginn der Maßnahme spätestens am nächsten Arbeitstag), Reparaturfrist (3 Werktage) und Ersatzgerätestellung bereits verbindlich fest. Kriterium 3.2 fragt darüber hinaus nach dem Standort des Servicestützpunkts und dessen "Nähe", ohne einen Maßstab zu nennen. | Dieses Kriterium wurde in der neu hochgeladenen Anlage 2 entfernt. |
| Nach welchem Maßstab wird die Nähe bewertet: Luftlinie, Fahrstrecke oder Fahrzeit, und in welchen Abstufungen? Welcher über die vertraglich bereits festgelegten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten hinausgehende Leistungsvorteil soll mit der Nähe abgebildet werden? Wird der Stützpunkt eines Nachunternehmers oder eines autorisierten Servicepartners berücksichtigt, wenn der Bieter fürdie gesamte Vertragslaufzeit vertraglich auf ihn zugreifen kann? Genügt die verbindliche Zusage, zum Vertragsbeginn einen Servicestützpunkt oder ein Ersatzteillager in einer bestimmten Entfernung vorzuhalten, oder wird auf den Stand bei Angebotsabgabe abgestellt? | |||
| 79 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 4.3 bis 4.5 Nach § 31 Abs. 6 VgV darf nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, der Auftragsgegenstand rechtfertigt dies; über § 97 Abs. 2 und § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB gilt dieser Maßstab auch für Zuschlagskriterien. Zulässig sind nach §127 Abs. 3 Satz 2 GWB Kriterien, die sich auf Prozesse im Lebenszyklus der Leistung beziehen. Die Kriterien 4.3 bis 4.5 knüpfen dagegen nicht an eine Umwelteigenschaft an, sondern an den geografischen Ort von Produktion, Endmontage und Wiederaufbereitung. | Diese Kriterien wurden in der neu hochgeladenen Anlage 2 entfernt. |
| Was ist unter "Europa" zu verstehen: die EU, der EWR oder der geografische Kontinent einschließlich Drittstaaten wie der Schweiz, dem Vereinigten Königreich oder der Türkei? Welcher auftragsbezogene Umweltnutzen soll mit den Kriterien abgebildet werden? Falls es um Transportemissionengeht: Sind Sie bereit, stattdessen belegbare CO2- oder Lebenszyklusangaben zu bewerten (§ 59 VgV)? Kriterium 4.3 enthält zwei Fragen in einem Feld (Produktion und Endmontage). Wie wird ein Angebot eingeordnet, bei dem nur die Endmontage in Europa erfolgt? Ab welchem Wertschöpfungsanteil gilt ein Gerät als "in Europa produziert"? Welche Nachweise werden für 4.3 bis 4.5 anerkannt? Genügen Herstellererklärungen, oder sind Bescheinigungen unabhängiger Stellen erforderlich? Welche Anforderungen gelten für die Wiederaufbereitungseinrichtung nach 4.5? Genügt eine Einrichtung eines Dritten, auf die der Hersteller vertraglich zugreift? | |||
| 80 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 4.6 bis 4.9; Anlage 1 Zeilen 10 bis 13, 36 und 43; Antwort 28 Nach § 67 Abs. 5 VgV ist die Energieeffizienz bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots angemessen zu berücksichtigen; nach § 58 Abs. 3 VgV ist die bekanntgemachte Gewichtung maßgeblich. Nach Anlage 1 fließen die Energiekosten bereits in die Preiswertung ein: Aus dem TEC-Wert je System, der Stückzahl, dem Faktor 4 Wochen und 0,40 EUR/kWh werden die monatlichen Energiekosten berechnet (Zeilen 10 bis 13), in die Gesamtkosten übernommen (Zeile 36) und über 60 Monate in die Vergleichsgröße eingerechnet (Zeile 43). Zusätzlich bewerten die Kriterien 4.6 und 4.7 die Leistungsaufnahme in Watt. | Die Kriterien 4.6 - 4.9 wurden in der neu hochgeladenen Anlage 2 entfernt. Der Energieverbrauch wird nur noch in der Preiswertung berücksichtigt. In Anlage 2 wird jetzt nur noch die Geräuschentwicklung des "Stand-by" Wertes bewertet. Die entsprechende Bewertung kann der Anlage 2 entnommen werden. |
| Bitte bestätigen Sie, dass der Energieverbrauch sowohl in der Preiswertung (60 %) als auch in der Umweltkategorie (4.6 und 4.7) berücksichtigt wird. Ist diese doppelte Berücksichtigung beabsichtigt? Wir regen an, die Kriterien 4.6 und 4.7 zu streichen, da die Energieeffizienz über die TEC-Werte bereits vollständig und in Geld bewertet in die Wertung eingeht. Nach welcher Norm und in welchem Betriebszustand ist die Leistungsaufnahme im Stand-by (4.6) anzugeben: Betriebsbereitschaft (Ready) oder Ruhemodus (Sleep)? Herstellerdatenblätter weisen beide Zustände getrennt unduneinheitlich aus. Auf welche Gerätekonfiguration beziehen sich 4.6 und 4.7: Basisgerät oder angebotene Ausstattung einschließlich Finisher, Zusatzkassetten und Kartenleser? Nach welcher Norm ist der Schallleistungspegel nach 4.8 und 4.9 anzugeben (etwa Messung nach ISO 7779 und Angabe nach ISO 9296)? Für den Bereitschaftszustand weisen viele Hersteller keinen Wert aus. Wie wird eine fehlende Herstellerangabe bewertet, und welcher Nachweis wird anerkannt? Worin liegt der sachliche Grund dafür, die Geräuschentwicklung im Stand-by mit "sehr wichtig" (3 Punkte) höher zugewichten als im Betrieb (2 Punkte)? | |||
| 81 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 2 Ziff. 1.2 bis 1.8 und 1.18; Antworten 49 Nr. 4 und 52 Nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB sind die Zuschlagskriterien so festzulegen, dass eine wirksame Überprüfung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote sie erfüllen; technische Anforderungen sind nach § 31 Abs. 2 VgV unter Bezugnahme auf Normen zu formulieren. Antwort 52 benennt für die Zeit bis zur ersten Seite die ISO/IEC 17629; für die übrigen Kriterien fehlt eine Festlegung. Der Vorbehalt aus Antwort 49 Nr. 4, Eintragungen "bei Auffälligkeiten" anhand technischer Datenblätter zu prüfen, ersetzt keinen vorab festgelegten Maßstab, zumal die Eintragungen nach Antwort 24 Vertragsbestandteil werden. | Geschwindigkeit: Norm ISO/IEC 24734 in A4 in ppm als Seiten pro Minute auf 80gr/qm Normalpapier Dauer bis Druck und Dauer bis Kopie in neuer Version der Kriterienliste getrennt. Abgrenzung Zustand des Druckers: Stand-by / Ready: Druckwerk betriebsbereit, Controller aktiv, sofort druckfähig; Fixiereinheit wird auf Temperatur gehalten oder sehr schnell nachgeregelt, Netzwerkanschlüsse und Steuerung sind vollständig aktiv Sleep: Teile der Elektronik abgeschaltet, Druckwerk in Tiefschlaf, u.a. Fixie-reinheit ist abgekühlt, Prozessor und Netzwerkschnittstellen laufen in einem Energiesparmodus, Beim Druckauftrag muss der Drucker zuerst „aufwachen“. Technische Gesamtlebensdauer = Lifetime Page Volume bzw. nominelle Lebens-leistung des Druckwerks; wenn nicht angegeben, aber für 6 Jahre gewährleistet: empfohlenes Druckvolumen pro Monat x 72 Monate (Vertragsdauer inkl. Verlängerung) Hersteller-Datenblätter: Bewertet werden die Angaben in den Tabellen. Diese werden als zugesicherte Eigenschaften zu Vertragsbestandteilen. Richtigkeit muss der Bieter gewährleisten |
| Sind die Geschwindigkeiten nach 1.2 bis 1.5 nach ISO/IEC 24734 anzugeben? Auf welches Format und welche Papiersorte ist abzustellen, und sind die Werte für Simplex und Duplex jeweils in Seiten oder in Blatt pro Minute anzugeben? Beziehen sich 1.6 bis 1.8 auf den Druck oder auf die Kopie? Beide Vorgänge werden nach unterschiedlichen Verfahrengemessen, und die Kriterien nennen beides. ISO/IEC 17629 erfasst nach unserem Verständnis die Zeit bis zur ersten Seite aus dem Bereitschafts- und aus dem Ruhezustand, nicht aus dem ausgeschalteten Zustand. Nach welchem Verfahren ist die Angabe zu 1.6 ("nach Anschaltendes Geräts") zu ermitteln? Falls hierfür kein einheitliches Verfahren besteht, regen wir an, das Kriterium zu streichen. Wie grenzen Sie "Sleep-Modus" (1.7) und "Stand-By-Modus" (1.8) voneinander ab? Zahlreiche Systeme kennen mehrere Energiesparstufen mit unterschiedlichen Wiederanlaufzeiten. Wie wird bewertet, wenn ein System nur einen dieser Zustände kennt? Welcher Nachweis wird für die technische Gesamtlebensdauer nach 1.18 anerkannt? Hersteller veröffentlichen hierzu üblicherweise keine einheitlichen Werte, sondern allenfalls ein empfohlenes oder maximales Monatsvolumen. Werden für sämtliche Angaben die Werte der aktuellen Herstellerdatenblätter zugrunde gelegt, und in welcher Form sindsie mit dem Angebot zu belegen? | |||
| 82 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Anlage 1 Zeilen 10 bis 13 und 43; Antwort 28 Nach § 121 Abs. 1 GWB ist die Leistung so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Unternehmen ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können; nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB muss zudem eine wirksame Überprüfung der Angaben möglich sein. Zeile 10 des Preisblatts verlangt den TEC-Wert je System "nach Energy Star" in kWh pro Woche; dieser Wert geht über Zeile 43 unmittelbar in die Preiswertung ein. | Es ist der TEC-Wert der angegebenen Konfiguration einschließlich Finisher, Faxkarte, Zusatzkassetten und Kartenleser anzugeben. Als Nachweisquelle ist das Herstellerdatenblatt mit einzureichen. Sollte kein veröffentlichter ENERGY-STAR-Wert vorliegen, so werden gleichwertige Nachweise nach § 34 VgV anerkannt. Ebnfalls bestätigen wir, dass der Umrechnungsfaktor von 4 Wochen je Monat und der Strompreis von 0,40 EUR/kWh für alle Bieter verbindlich sind und nicht durch eigene Annahmen ersetzt werden dürfen. Der TEC-Wert ist mit 3 Nachkommastellen einzutragen. Es handelt sich bei der Los-Angabe um einen redaktionellen Fehler der angepasst wurde. Es besteht keine Losaufteilung. |
| Ist der TEC-Wert des Basismodells oder der angebotenen Konfiguration einschließlich Finisher, Faxkarte, Zusatzkassetten und Kartenleser anzugeben? Welche Nachweisquelle ist maßgeblich: der Eintrag in der ENERGY-STAR-Produktdatenbank, der Prüfbericht zum Umweltzeichen DE-UZ 219 oder das Herstellerdatenblatt? Wie ist zu verfahren, wenn für ein aktuelles Modell kein veröffentlichter ENERGY-STAR-Wert vorliegt? Werden gleichwertige Nachweise anerkannt (§ 34 VgV)? Bitte bestätigen Sie, dass der Umrechnungsfaktor von 4 Wochen je Monat und der Strompreis von 0,40 EUR/kWh für alle Bieter verbindlich sind und nicht durch eigene Annahmen ersetzt werden dürfen. Mit wie vielen Nachkommastellen ist der TEC-Wert einzutragen? Anlage 1 ist mit "Los 1" überschrieben, die Leistungsbeschreibung sieht keine Lose vor. Bitte bestätigen Sie, dass keine Losaufteilung besteht. | |||
| 83 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: LB 2.2, 2.5.1 und 2.5.5; Antworten 7, 23 Nr. 5 und 54 Nach § 121 Abs. 1 GWB muss die Leistungsbeschreibung eine sichere Preisermittlung ermöglichen. Der Installations- und Betreuungsaufwand hängt unmittelbar von der Zahl der Instanzen ab. Nach Antwort 7 sind wegen der Netztrennunginsgesamt 9 separate Installationen erforderlich; nach Antwort 23 Nr. 5 ist "nur im Verwaltungsnetz eine Instanz"einzurichten. | Wir haben den Installationsaufwand in der Leistungsbeschreibung genauer beschrieben. Hiermit wird bestätigt, dass die Stadt Greven sämtliche Server beziehungsweise virtuellen Maschinen einschließlich Betriebssystemlizenzen und Betrieb bereitstellt und der Auftragnehmer lediglich die Anwendungsinstallation und -konfiguration schuldet. |
| Wir verstehen dies so, dass sich Antwort 7 auf die Managementlösung und Antwort 23 auf die Follow-Me-Print-Lösungbezieht. Bitte bestätigen Sie dieses Verständnis oder teilen Sie die zutreffende Zahl je Lösungsbestandteil mit. Wie viele Instanzen sind für die Verwaltung der personenbezogenen Seitenkontingente in den Schulen nach Ziffer 2.5.5LB vorzusehen: eine je Schule oder eine je Standort? Nach Antwort 54 werden Arbeiten im Netzwerk und auf dem Server vom Auftraggeber übernommen. Bitte bestätigen Sie, dass die Stadt Greven sämtliche Server beziehungsweise virtuellen Maschinen einschließlich Betriebssystemlizenzen und Betrieb bereitstellt und der Auftragnehmer lediglich die Anwendungsinstallation und -konfiguration schuldet. | |||
| 84 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.4 LB; Antworten 11, 29 und 39 Nach § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB sind Optionen und Überprüfungsklauseln in den ursprünglichen Vergabeunterlagenklar, präzise und eindeutig zu formulieren und müssen Angaben zu Art und Umfang enthalten; nach § 3 Abs. 1 VgV ist der Auftragswert einschließlich Optionen zu schätzen. Ziffer 3.4 LB sieht Nachbestellungen ohne mengenmäßige Begrenzung vor, während die vorzeitige Rückgabe ausdrücklich auf 10 % der A4-Geräte und einen Zeitpunkt frühestens nach 24 Monaten Vertragslaufzeit begrenzt ist. | Wir haben die Liestungsbeschreibung in dem Punkt angepasst und eine fester Höchstmenge eingetragen. |
| Bitte nennen Sie die Höchstmenge je Gerätetyp beziehungsweise den Höchstwert der Nachbestellungen. Stellt die 10-%-Regelung der Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW, die nach Antwort 39 uneingeschränkt Anwendung finden soll, die Obergrenze für Nachbestellungen nach Ziffer 3.4 LB dar? Worin liegt der sachliche Grund dafür, die Rückgabe auf 10 % zu begrenzen, die Mehrung dagegen unbegrenzt zulassen? Bitte bestätigen Sie, dass für nachbestellte Geräte die Seitenpreise des Angebots unverändert gelten und dieRestlaufzeitformel sämtliche Kosten einschließlich Softwarelizenzen, Kartenlesern, Roll-out und Service abdecken soll. | |||
| 85 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Geänderte LB vom 31.08.2026; Anlage 1 vom 08.09.2026; Antworten 21, 30, 52, 62 und 65 Nach § 20 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 VgV verlängert der Auftraggeber die Angebotsfrist, wenn er wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt; nach Satz 2 muss die Verlängerung in einem angemessenen Verhältnis zur Bedeutung der Änderung stehen. Nach Nr. 1 gilt dies auch, wenn rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden. Seit der Ablehnung einer Fristverlängerung mit Antwort 30 vom 14.08.2026 wurden die zulässigen Abmessungen der Typen 1 bis 4 geändert (31.08.2026), das Messverfahren für die Kriterien 1.6 bis 1.8 erstmals festgelegt (Antwort 52), der Begriff des Kundenportals definiert (Antwort 62) und das Preisblatt erneut ergänzt(08.09.2026). | Die Bieterfrist wird nach den wesentlichen Änderungen in der Leistungsbeschreibung sowie in der Kriterienliste Anlage 2 angemessen verlängert und allen Unternehmen zugänglich gemacht. |
| Wir bitten um eine angemessene Verlängerung der Angebotsfrist, die auch die Beantwortung der vorliegenden Fragen berücksichtigt. Bitte teilen Sie den aktuell geltenden Termin für den Ablauf der Angebotsfrist sowie eine etwaige Frist für Bieterfragen mit. Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Änderungen und Antworten allen Unternehmen zugänglich gemacht wurden, die die Vergabeunterlagen abgerufen haben. | |||
| 86 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 1.7 LB Nach § 121 Abs. 1 GWB ist die Leistung so zu beschreiben, dass die Bieter ihre Preise sicher berechnen können; nach § 31 Abs. 1 VgV ist allen Unternehmen der gleiche Zugang zum Verfahren zu gewähren. Ziffer 1.7 LB verpflichtet den Lieferanten zum Abschluss einer Elektronikversicherung einschließlich Vandalismusschäden für die Stadt Greven ohne Selbstbeteiligung. Die Geräte stehen an 17 Standorten, davon acht Schulen sowie ein öffentlich zugängliches System inder Stadtbibliothek, und damit im Verfügungsbereich des Auftraggebers. | Wir haben die Elektronikversicherung aus der Leistungsbeschreibung genommen. Somit ist diese nicht mehr Bestandteil der Ausschreibung. |
| Wer soll Versicherungsnehmer und wer versicherte Person sein, und welche Versicherungssumme je Schadenfall und je Jahr ist vorzusehen? Welche Schäden sind in den letzten drei Jahren an den vorhandenen Systemen eingetreten, insbesondere Vandalismus-und Diebstahlschäden in den Schulen und in der Stadtbibliothek? Ohne Schadenhistorie ist eine belastbare Kalkulationnicht möglich. Welche Obhuts-, Sicherungs- und Mitwirkungspflichten übernimmt die Stadt Greven, etwa Zugangsbeschränkungen, Aufsicht in den Schulen sowie unverzügliche Schaden- und Strafanzeige? Wie verhält sich die Versicherungspflicht zu den Haftungsregelungen derselben Ziffer 1.7, und bleibt ein Regress des Versicherers bei vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Schäden unberührt? Sind Sie bereit, eine marktübliche Selbstbeteiligung je Schadenfall zuzulassen? Eine Deckung ohne jeden Selbstbehalt wird nicht von allen Versicherern angeboten. Wird alternativ der Nachweis einer gleichwertigen Risikotragung anerkannt, etwa eine Konzerndeckung oder eine vertragliche Freistellungszusage des Auftragnehmers? Ist der Nachweis bereits mit dem Angebot oder erst vor Vertragsbeginn vorzulegen? | |||
| 87 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 1.5 LB; Antworten 27, 40, 46 und 61 Nach § 399 BGB ist ein vertraglicher Zustimmungsvorbehalt für Abtretungen grundsätzlich zulässig. Nach § 354a Abs. 1 HGB ist die Abtretung einer Geldforderung jedoch auch dann wirksam, wenn sie vertraglich ausgeschlossen wurde und der Schuldner eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Nach § 97 Abs. 1 GWB sind Anforderungen verhältnismäßigzu gestalten; die Refinanzierung über Forfaitierung ist bei Mietmodellen marktüblich und wirkt sich unmittelbar auf die Angebotspreise aus. Ziffer 1.5 LB stellt die Abtretung von "Rechten aus dem Vertrag" pauschal unter Zustimmungsvorbehalt, ohne § 354a HGB zu erwähnen. | Der Punkt 1.5 wurde in der Leistungsbeschreibung angepasst. |
| Bitte bestätigen Sie, dass § 354a Abs. 1 HGB unberührt bleibt und die Abtretung von Vergütungsansprüchen zu Refinanzierungszwecken danach keiner Zustimmung bedarf. Hilfsweise: Erteilen Sie die Zustimmung zur Abtretung der Vergütungsansprüche an ein Kredit- oder Leasinginstitut bereits mit Zuschlagserteilung, mindestens mit der Maßgabe, dass sie nicht unbillig verweigert wird? Gilt das Zustimmungserfordernis nach Ziffer 1.5 LB auch für Rechte, die keine Geldforderungen sind, etwa Gewährleistungsansprüche? Bitte bestätigen Sie, dass die Antworten 40 und 46 zur konzerninternen Refinanzierung verbindlich sind, und ergänzen Sie Ziffer 1.5 LB entsprechend. Zu Antwort 61: Bitte bestätigen Sie, dass eine Forfaitierung ohne Vertragsbeitritt des Finanzierungspartners zulässig ist, solange der Bieter alleiniger Vertragspartner bleibt und für sämtliche Pflichten einsteht. Beabsichtigt die Vergabestelle, bestimmte kritische Aufgaben nach § 47 Abs. 5 VgV der Selbstausführung durch den Auftragnehmer vorzubehalten? Falls ja, bitten wir um deren konkrete Benennung, da dies die Kalkulation des Serviceeinsatzes unmittelbar betrifft. Bitte bestätigen Sie, dass ein Wechsel oder die Hinzunahme von Nachunternehmern während der Vertragslaufzeit mit Zustimmung möglich ist und die Zustimmung nicht unbillig verweigert wird, solange Eignung und Leistungsfähigkeit nachgewiesen sind (§ 36 VgV). | |||
| 88 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 1.7 LB; Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes NRW; Antwort 41 Die Vergabeunterlagen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen der Stadt Greven und unterliegen der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Nach § 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB ist eine Bestimmung unwirksam, die mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung nicht zu vereinbaren ist. Nach Ziffer 1.7 LB und den Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW haftet der Auftragnehmer unbeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften, während die Stadt für Sachschäden nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit einsteht. Die 156 Systeme stehen als Mietsachen im Obhutsbereich der Stadt. | Die Stadt Greven haftet nur nach den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW bei Sachschaden die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden. Die Elektronikversicherung wurde aus der Leistungsbeschreibung entfernt und ist kein Bestandteil mehr der Ausschreibung. Wir bestätigen, dass Störungen, die auf Vandalismus oder Diebstahl beruhen, nicht als Störungen im Sinne der Austauschpflicht nach Ziffer 2.6 LB gelten. |
| Bitte bestätigen Sie, dass die Stadt Greven für Beschädigungen der Mietsachen, die durch ihre Beschäftigten oder durch Nutzer verursacht werden, nach den gesetzlichen Vorschriften haftet. Sind Sie bereit, die Haftungsregelung symmetrisch auszugestalten? Wie verhält sich die Haftungsregelung zu der Pflicht aus Ziffer 1.7 LB, eine Elektronikversicherung ohne Selbstbeteiligung zu unterhalten? Führt jeder versicherte Schaden zur Freistellung der Stadt auch bei einfacher Fahrlässigkeit? Bitte bestätigen Sie, dass Störungen, die auf unsachgemäßer Bedienung, Vandalismus oder Diebstahl beruhen, nicht als Störungen im Sinne der Austauschpflicht nach Ziffer 2.6 LB gelten. | |||
| 89 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.6 LB Nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB sind die Zuschlagskriterien so zu bestimmen, dass der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann; nach § 8 Abs. 1 VgV sind die maßgeblichen Feststellungen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Nach Ziffer 3.6 LB entscheidet über den Zuschlag im Ergebnis eine Teststellung, in der "die Einhaltung der Mindestkriterien, die vom Bieter zugesicherten Eigenschaften, gattungstypische Gerätemerkmale und in erster Linie die Integration" geprüft werden. Ein Prüfmaßstab ist nicht veröffentlicht. | Es werden die Einhaltung der Mindestkriterien, die vom Bieter zugesicherten Eigen-schaften, gattungstypische Gerätemerkmale und in erster Linie die Integration in die Sys-temumgebung und Abläufe der Stadt Greven geprüft. Die Teststellung gilt als nicht bestanden, wenn das Gerät nicht die geforderten Mindestkriterien aus der Leistungsbeschreibung einhält. Ja, dass Ergbnis wird durch die Stadt Greven protokolliert. |
| Wann gilt die Teststellung als nicht bestanden? Bitte nennen Sie die maßgeblichen Schwellen. Wird das Ergebnis protokolliert und dem Bieter mitgeteilt? Besteht Gelegenheit zur Stellungnahme und zur Nachbesserung, insbesondere bei Punkten, die im Verantwortungsbereich des Auftraggebers liegen, etwa Netzwerk, Firewall-Freigaben oder Verzeichnisdienst? Wer entscheidet über das Bestehen, und in welchem Zeitraum findet die Teststellung statt? Welche Mitwirkungsleistungen erbringt die Stadt Greven? Bitte bestätigen Sie, dass die Teststellung ausschließlich der Verifikation der Angebotsangaben dient und keine Änderung des Angebots verlangt wird; Verhandlungen über die Angebote sind im offenen Verfahren unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV). | |||
| 90 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 3.1 und 3.3 LB; Antworten 38 und 45 Nach § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB sind Optionen klar, präzise und eindeutig zu formulieren; nach § 3 Abs. 1 VgV ist der Auftragswert einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen zu schätzen. Ziffer 3.3 LB räumt der Stadt ein einseitiges Recht ein, den Vertrag um bis zu zwölf Monate zu verlängern; zugleich soll in diesem Fall "über die Reduzierung der Miet-und Klickpreise neu verhandelt" werden. Nach Ziffer 3.1 LB erfolgt eine Anpassung der Seitenpreise erst nach Einigung der Vertragsparteien. | Für die Preisanpassung für die Verlängerung des Vertrages um bis zu zwölf Monate greift auch hier die Obergrenze von 3 %. Die Verlängerungsoption ist in der Schätzung des Auftragswertes enthalten. Es besteht kein Anspruch auf Verhandlung bei transparent nachgewiesenen Kostensteigerungen. Die Obergrenze von 3 % gilt je Anpassungsschritt. |
| Nach welchen Maßstäben erfolgt die Preisanpassung im Verlängerungszeitraum, und was gilt, wenn eine Einigung nichtzustande kommt? Besteht in diesem Fall ein Recht des Auftragnehmers, die Verlängerung abzulehnen? Bitte bestätigen Sie, dass die Verlängerungsoption in der Schätzung des Auftragswerts berücksichtigt wurde. Bitte bestätigen Sie, dass bei transparent nachgewiesenen Kostensteigerungen ein Anspruch auf Verhandlung besteht und die Zustimmung zur Anpassung nicht unbillig verweigert wird. Gilt die Obergrenze von 3 % je Anpassungsschritt oder kumuliert über die Vertragslaufzeit? | |||
| 91 | 2026-09-18 00:00:00 | Bezug: Ziff. 1.2, 2.3 und 2.4 LB; Antwort 12 Nach § 121 Abs. 1 GWB ist die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben; nach § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB muss eine wirksame Überprüfung möglich sein. Die Leistungsbeschreibung verweist auf eine Löschung "nach BSI-Norm" und auf die Barrierefreiheit "gemäß BITV", ohne die maßgebliche Vorgabe, Fassung oder Prüfgrundlage zu benennen. | Löschen der Festplatten: Die sichere Löschung von HDD-, SSD- und Flash-Speichern muss gemäß BSI IT-Grundschutz CON.6 durch ein für den jeweiligen Speichertyp ge-eignetes Verfahren erfolgen. Der erfolgreiche Abschluss der Löschung ist durch ein automatisiert erzeugtes Löschprotokoll oder einen gleichwertigen Nachweis zu do-kumentieren. Im Zweifelsfall müssen die Festplatten oder Flashspeicher vor Rückgabe ausgebaut werden und bei der Stadt Greven verbleiben. Barrierefreiheit gemäß DIN EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) – „Accessibility requi-rements for ICT products and services“: Hardware: Anforderungen insbesondere in Kapitel 8. Dazu gehören Bedienelemente, Anzeigen, Anschlüsse, Audioausgaben, Bedienbarkeit für Menschen mit sensorischen oder motorischen Einschränkungen usw. Software: Anforderungen insbesondere in Kapitel 11. z. B. zu Tastaturbedienbarkeit, Screenreader-Unterstützung, Fokussteuerung, Kontraste und andere Zugänglichkeitsfunktionen |
| Welche Vorgabe ist mit "Löschung nach BSI-Norm" gemeint, etwa der IT-Grundschutz-Baustein CON.6 "Löschen undVernichten" oder eine andere Regelung? Welche Löschprotokolle werden als Nachweis anerkannt? Gilt die Anforderung auch für Flash- und SSD-Speicher, und in welchen Fällen ist der Ausbau der Datenträger nach Ziffer2.3 LB vorgesehen? Auf welche Fassung der BITV und welche Prüfgrundlage, etwa EN 301 549, stützen sich die Anforderungen an dieBarrierefreiheit, und welcher Nachweis ist vorzulegen? Antwort 12 erstreckt die Anforderung auf das Management-Tool. Gilt sie auch für die Web-Oberflächen der Geräte und fürein etwaiges Kundenportal? |