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260902 6_Bieterkommunikation_Stadt Greven.pdf

Druck- und Kopiersysteme mit Software, Service und Materialversorgung

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 06.10.2026, 07:13 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.vergabe-westfalen.de

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

Ausschreibung der Druck- und Kopierlösungen für die Verwaltung und die Schulen der Stadt Greven

Nr.DatumFrageAntwort
107.08.2026Sie nennen eine Pauschale Menge an Seiten S/W von 341.667 und Farbe 75.000 pro Monat. Da die Verteilung der Seitennicht linear verlaufen wird, bitten wir zumindest um Separierung der S/W-Seiten und Farb-Seiten pro Monat nach A3 und A4um eine faire Kalkulationsbasis zu gewährleisten. Hinweis: eine gedruckt Seite auf einer A4 Maschine ist in der Einzel Betrachtung immer teurer als eine gedruckte Seite aufeiner A3 Maschine. Sollten wir diese Linear verteilen, wird der Klickpreis künstlich in die Höhe getrieben.Klarstellung vom 17.08.2026: Es handelt sich bei den Seitenzahlen um A4 Seiten (auch die A3 Angabe), wobei A3 Seiten als zwei A4 Seiten gezählt wurden. Geräte der Typen 3 & 4: S/W: 70.835 Geräte des Typs 4: Farbe: 19.277 Geräte der Typen 1 & 2: S/W: 270.832 Geräte des Typs 1: Farbe: 55.723 Es handelt sich hierbei um historische Gebrauchsdaten aus dem Jahr 2025, die nicht verbindlich auf die folgenden Jahre zutreffen muss. Ursprüngliche Antwort: A4 S/W: 70.835 A4 Farbe: 19.277 A3 S/W: 270.832 A3 Farbe: 55.723

2 07.08.2026 Sie fordern eine Auftragstrennung mit einem extra Ausgabefach. Ja Gehen wir recht in der Annahme, dass hiermit die Papierablage seitlich und intern am MFP gemeint ist?

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

307.08.2026Sie fordern für die A3 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte beim jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt werden. Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen von 25.000 Seiten proMonat und Maximal 150.000 Seiten pro Monat. Die 35 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 15.000 Seiten proMonat und maximal 100.000 Seiten pro Monat. Da Sie mit keiner der A3 Maschinen über 15.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 35 Seiten Maschinen zu fordern welches Ihr gefordertes monatliches Einsatzvolumen einhalten würde. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse innerhalb einer Minute möglich.Die Geschwindigkeitsanforderung wird bewußt so gewählt, weil die Anwender diese Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in den Schulen, in denen höhere Voluminas anfallen, während der Pausen auf diese angewiesen sind.
407.08.2026Sie fordern für die A4 Maschinen jeweils mindestens eine 40 Seiten Maschine. Wenn wir die von Ihnen genannten Seitenzahlen pro Monat linear auf die Geräte verteilen, dürfte bei jedem Farb-MFP proMonat 708 Seiten Farbe und bei jedem MFP 2.190 Seiten S/W gedruckt werden. Die 40 Seiten-Maschinen alle Hersteller haben im Schnitt eine monatlich empfohlenes Volumen von 10.000 Seiten proMonat und Maximal 100.000 Seiten pro Monat. Die 30 Seiten Maschine aller Hersteller haben im Schnitt ein monatlichen empfohlenes Volumen von 8.000 Seiten proMonat und maximal 80.000 Seiten pro Monat. Da Sie mit keiner der A4 Maschinen über 8.000 Seiten pro Monat kommen würden, empfehlen wir Ihnen die preiswerteren 30 Seiten Maschinen zu fordern. Auch hinsichtlich der Lehrerschaft, die in den Pausen "schnell" ausdrucken können müssen, wäre der Ausdruck für einen gesamte Klasse ca. innerhalb einer Minute möglich.Die Geschwindigkeitsanforderung wird bewußt so gewählt, weil die Anwender diese Geschwindigkeit gewohnt sind und gerade in den Schulen während der Pausen auf diese angewiesen sind.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

511.08.2026in der Bewertung in Anlage 2 Punkt 3 Service - 3.1 wird die ISO27001 Zertifizierung mit 3 Punkten und als sehr wichtig gewertet. Die ISO/IEC 27001 bescheinigt lediglich ein Managementsystem für Informationssicherheit und stellt keine Zertifizierung der konkreten Datenverarbeitungsvorgänge dar. Ihr Schwerpunkt liegt auf dem Aufbau und Betrieb einesInformationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Was ist der Zweck der Anbieter Zertifizierung? Wie werden Unternehmen im Rahmen der Ausschreibung behandelt, diediese Zertifizierung nicht nachweisen können?Die Stadt Greven legt Wert darauf, dass Anbieter mit Zugang zu den städtischen IT-Systemen die eigene Informationssicherheit systematisch, kontrolliert und nach international anerkannten Standards betreibt. Die 27001- Zertifizierung wird nicht als Eignungskriterium bwz. KO-Kriterium angesetzt. Bieter, die über die Zertifizierung verfügen, erhalten dafür Punkte. Bieter, ohne diese Zertifizierung, können diesen Nachteil ggf. durch Vorteile in anderen Kriterien ausgleichen.
611.08.2026Sie fordern für die A4 MFPs 1 Kassette mit mind. 500 Blatt. Insgesamt muss der Papiervorrat ebenfalls mindestens 500Blatt erreichen. Gehen wir recht in der Annahme, dass somit eine Standardmäßig verbaute Papierkassette mit einem Volumen von 250Blatt und einer weiteren Papierkassetten mit einem Volumen von 250 Blatt, welches ebenfalls ein Gesamtvorrat von 500Blatt nicht als erfüllt gilt?Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen.

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711.08.2026Bitte teilen Sie uns mit, ob innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur unterschiedliche Netzwerksegmente (z. B. Schulnetz,Verwaltungsnetz oder weitere logisch bzw. physisch getrennte Netzbereiche) betrieben werden und ob eine Kommunikationzwischen diesen Segmenten über Routing- und/oder entsprechende Firewall-Freigaben grundsätzlich möglich ist. Sofern mehrere Netzwerksegmente vorhanden sind, bitten wir zudem um Angabe, ob eine zentrale Serveranbindung bzw.eine zentrale Softwareinstallation aus allen relevanten Netzsegmenten erreichbar sein kann. Hintergrund der Fragestellung ist die Bewertung des erforderlichen Implementierungsaufwandes. Insbesondere bitten wirum Klarstellung, ob eine zentrale Installation und Verwaltung der Lösung vorgesehen werden kann oder ob aufgrundbestehender Netzwerktrennungen mehrere getrennte Installationen erforderlich sind.Das Verwaltungsnetz und das Schulnetz stellen zwei voneinander getrennte Netzwerkbereiche dar. Eine Kommunikation zwischen diesen Netzen ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Aufgrund der bestehenden Netzwerktrennungen ist eine zentrale Installation und Verwaltung der Lösung über beide Netzwerkbereiche hinweg nicht möglich. Daher ist im Verwaltungsnetz eine separate Installation erforderlich. Im Schulnetz wird aufgrund der vorhandenen Trennung für jede Schule jeweils eine eigene Installation benötigt. Insgesamt sind somit 9 separate Installationen in den jeweils getrennten Netzwerksegmenten erforderlich.
811.08.2026Wir gehen davon aus, dass die in den Vergabeunterlagen geforderte Verwaltung und Abrechnung von Seitenkontingentenausschließlich auf Basis einer benutzerbezogenen Authentifizierung realisierbar ist, da eine verursachungsgerechteZuordnung von Druck-, Kopier- und Scanvolumina die eindeutige Identifikation des jeweiligen Nutzers voraussetzt. Bitte bestätigen Sie, dass für die Umsetzung dieser Anforderung eine nutzerbezogene Authentifizierung an sämtlichenbetroffenen Systemen vorgesehen ist. Sofern die Seitenkontingente standort- und geräteübergreifend verwaltet werden sollen, gehen wir davon aus, dass hierfüreine Follow-Me-/Secure-Print-Lösung erforderlich ist, bei der sich die Anwender an jedem System authentifizieren und ihreDruckaufträge benutzerbezogen freigeben können. Falls eine Follow-Me-/Secure-Print-Funktionalität nicht Bestandteil der Ausschreibung ist, bitten wir um Erläuterung, aufwelche Weise die geräteübergreifende Kontingentverwaltung sowie eine revisionssichere und belastbare Zuordnung bzw.Abrechnung der Seitenkontingente an nicht authentifizierten Systemen erfolgen sollen.Im Verwaltungsbereich soll eine Follow-Me-Print-Lösung zur Authentifizierung eingesetzt werden. In den Schulen wird keine Follow-Me-Print-Lösung verwendet. Dort erfolgt die Authentifizierung über personenbezogene PIN-Nummern. Wir stellen uns vor, die Kontingente über die PIN-Nummern je Schule einrichten und verwalten zu können.

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Bieterkommunikation: Offenes Verfahren der Stadt Greven

912.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 "generelle Anforderungen an die Systeme" Sie schreiben: "Es dürfen nur originale Verbrauchsmaterialien verwendet werden" Weiterhin fordern Sie: "Weitestgehende Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien" Zur Vermeidung von Missverständnissen teilen Sie den Bietern bitte mit, was genau Sie mit diesen Anforderungen meinen. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie ausschließlich die branchenübliche Belieferung mit Original-Verbrauchsmaterialien des jeweiligen Geräteherstellers verlangen (kein No-Name- Toner; kein Refill; keine Drittanbieter), damit dem Einsatz von nicht-Original- Verbrauchsmaterial die Zertifizierung der Dokumentenechtheit gemäß ISO/IEC 11798 nicht möglich ist, da ein solches oder vergleichbares Zertifikat nur für die jeweils zertifizierte Kombination aus Druckertyp, Papier und Toner ausgestellt werden kann?Zugelassen sind ausschließlich die Original-Verbrauchsmaterialien der jeweiligen Hersteller. Diese müssen die Dokumentenechtheit der Drucke sowie Altersbeständigkeit gemäß ISO/IEC 11798 oder vergleichbar für die Kombination der angebotenen Geräte mit den verwendeten Verbrauchsmaterialien sicherstellen.
1012.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 "Systemanforderungen" Sie schreiben: "Als Kalkulationsgrundlage für die Verwaltungs- und Schulsysteme werden insgesamt 4,1 Mio S/W-Seitenund 900.000 Farbseiten p.a. angesetzt. Leider geben Sie keine Auskunft darüber, wie sich das Gesamtvolumen auf die verschiedenen Leistungsklassen verteilt.Diese für die Kalkulation wesentliche Information ist nur Ihrem bestehenden Lieferanten bekannt. Damit besitzt dieser einenerheblichen Kalkulationsvorteil gegenüber allen anderen Bietern. Zur Wahrung eines fairen Wettbewerbes bitten wir Sie daher darum, diesen Informationsvorsprung auszugleichen, indemSie den Bietern mitteilen, wie sich das Gesamtvolumen auf die vier Leistungsklassen verteilt.siehe Antwort auf Frage 1

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1112.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 3.4 "Nachträgliche Änderung des Leistungsumfanges" Sie schreiben, dass sich der Preis für Nachbestellungen nach der Formel "Mietpreis gemäß Angebot x Laufzeit gemäß Angebot / Restlaufzeit" berechnet. Diese Anforderung stellt für die Bieter ein kalkulatorisches Risiko dar, da die Menge der nachzumietenden Systeme nachoben hin nicht begrenzt ist. Zwar räumen Sie den Bietern die Möglichkeit der Berechnung der Kosten nach einer Formel ein, jedoch kann durch die Formel nur die verkürzte Restlaufzeit kostenmäßig ausgeglichen werden. Es bleibt daher für die Bieter das Risiko der unbegrenzten Mehrungen. Zur Ermöglichung auskömmlicher Kalkulationen für die Bieter und zur Vermeidung unkalkulierbarer Risiken bitten wir daherdarum, das Mehrungsrecht auf maximal 10% der Ursprünglichen Geräteanzahl (Basismenge nach Rollout) zu begrenzen. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie mit dieser Vorgehensweise einverstanden sind?Die Stadt Greven möchte sich die Möglichkeit offenhalten, bei Bedarf Geräte nachzubestellen. Es ist derzeit nicht absehbar, in welchem Umfang Nachbestellungen in Anspruch genommen werden. Größere Nachbestellungen sind heute nicht geplant. Wenn dafür die verkürzte Restlaufzeit berücksichtigt wird, können wir kein untrabares Risiko für den Lieferanten erkennen. Außerdem kann alternativ der Einsatz generalüberholte Gebrauchtsysteme des angebotenen Typs verhandelt werden.
1212.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.4 Systemanforderungen Sie schreiben, dass die Systeme den Anforderungen an die Barrierefreiheit gemäß der Verordnung zur Schaffungbarrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BITV) erfüllen müssen. Gehen wir recht in der Annahme, dass die Anforderung der Barrierefreiheit auch für das anzubietende Management-Too (siehe Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung) gilt und ebenfalls den Anforderungen aus der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 entsprechen muss?Ja
1312.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.3 Generelle Anforderungen Sie schreiben: "Die aktuelle Firmware für die eingesetzten Drucksysteme ist ohne zusätzliche Kosten stets zur Verfügung zu stellen." Gehen wir recht in der Annahme, dass die Systeme durch die Funktionen von "Secure Boot" und "Run Time IntegrityCheck" sicherstellen müssen, dass ausschließlich die vom Hersteller autorisierte Firmware auf den Systemen zum Einsatz kommt und dass keine bösartigen / kriminellen Änderungen an der Firmware durch unbefugte Personen / Kriminelle vorgenommen werden können?Lieferanten haben die aktuelle Firmware des jeweiligen Herstellers stets kurzfristig zur Vergfügung zu stellen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Firmware der Geräte keine bekannten Sicherheitsschwachstellen aufweist.

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1412.08.2026Sie schreiben: "nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren". Gehen wir recht in der Annahme, dass die Einhaltung dieser vor dem Rollout mit dem Auftraggeber festgelegten Sicherheitseinstellungen auch während des Regelbetriebes über die gesamte Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer regelmäßig überprüft werden muss (Empfehlung des BSI) und vom Auftraggeber möglichst tagesaktuell auf manipulative Eingriffe / Änderungen durch unbefugte Personen / Nutzerüberwacht werden müssen? Gehen wir weiterhin recht in der Annahme, dass bei erkannten Sicherheitsverstößen eine Information an den Administratordes Auftraggebers erfolgen muss und die erkannten Sicherheitsverstöße automatisch vom Auftragnehmer korrigiert werdenmüssen?Nicht verwendete Protokolle und Dienste sind für alle in die Netzwerke eingebundenen Systeme zu deaktivieren. Dies gilt sowohl für die Grundeinstellungen vor dem Roll-Out als auch über die gesamte Laufzeit, wobei das entsprechende Vorgehen zwischen Auftrageber und Auftragnehmer abgestimmt wird.
1512.08.2026Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.3 Anbindung an ein DMS-System Sie bitten um ein optionales Angebot für eine Software, die eine automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel ermöglicht. Zur Kalkulation der Kosten benötigen die Bieter eine Information darüber, ob die Software in beiden Netzen (Schulnetz undVerwaltungsnetz) installiert werden muss, oder ob eine Installation in einem der beiden Netzen ausreichend ist.Die Funktion wird ausschließlich in der Verwaltung benötigt.
1614.08.2026Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." Wir würden die Bezahlfunktion gerne mit einem Terminal für Einweg-Karten anbieten. Die Karten können dabei mit unterschiedlichen Kopienanzahlen aufgewertet werden und dem Kunden verkauft werden. DerAufwand hierbei ist nahezu identisch zur Softwarelösung. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie zur Umsetzung der Bezahlfunktion auch eine Terminal-Lösung zulassen?Ja

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1714.08.2026Leistungsverzeichnis Ziffer 2.4 Systemanforderungen Bezahl-Funktion Sie schreiben: "Ein System (Typ 1) soll in der Stadtbibliothek als Kundenkopierer mit Bezahlung der Kopien eingesetztwerden. Hierfür ist eine entsprechende Lösung, bevorzugt über eine entsprechende Software, zu integrieren." Für den Fall, dass Sie keine Terminal-Lösung für die Bezahl-Funktion zulassen, bitten wir um detaillierte Informationen zuden Anforderungen an die Softwarelösung und zur Installation der Software.Siehe Antwort auf Frage 16
1814.08.2026Bieterfrage 6 - Klarstellung zur Papierkapazität In den Ausschreibungsunterlagen wird die Ausstattung mit einer Papierkassette mit einer Kapazität von 500 Blatt gefordert. Wir bitten um Klarstellung, ob diese Anforderung dahingehend zu verstehen ist, dass eine einzelne Papierkassette mit einerKapazität von 500 Blatt gefordert wird. Sollten alternativ Systeme zugelassen sein, die über eine standardmäßige Papierkassette mit 250 Blatt sowie einezusätzliche optionale Papierkassette mit weiteren 250 Blatt verfügen und damit insgesamt eine Papierkapazität von 500Blatt erreichen, bitten wir um entsprechende Mitteilung. Eine solche Auslegung würde zu einer abweichenden Geräteklasse führen, da Systeme mit einer standardmäßigen 250-Blatt-Kassette häufig als kleinere Arbeitsplatzsysteme konzipiert sind und teilweise über kein Touchdisplay bzw. eineentsprechend eingeschränkte und weniger komfortable Bedienung verfügen. Zudem müsste das Papier in diesem Fall aufzwei Kassetten aufgeteilt werden. Bitte bestätigen Sie daher, dass die geforderte Papierkapazität von 500 Blatt über eine einzelne Papierkassettebereitzustellen ist und eine Aufteilung auf zwei Kassetten nicht ausreichend ist.Klarstellung auch zu Bieterfrage 6: Der Papiervorrat soll ein mindestens ein ganzes Ries (= 500 Blatt) umfassen in einem Papierfach. Es bleibt also bei der Forderung nach 1 bzw. mehreren Kassetten ≥ 500 Blatt
1914.08.2026Bieterfrage - Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" Unter Ziffer 2.5.3 "Anbindung an das DMS-System" wird die Integration einer OCR-Funktion zur Erstellung durchsuchbarer PDF-Dokumente gefordert. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese Anforderung für sämtliche ausgeschriebenen Systeme, sowohl A4- als auchA3-Systeme, gilt und bei jedem System eine entsprechende OCR- Funktion zu integrieren ist? Bitte bestätigen Sie dies.Die Anforderung gilt für alle Systeme.

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2014.08.2026Im Zusammenhang mit dem Roll-Out wird in den Ausschreibungsunterlagen angegeben: Genaue Angaben (auch hinsichtlich den Vorkonfigurationen) werden beim Projektgespräch mitgeteilt. Da im Rahmen der Ausschreibung insgesamt 157 Multifunktionssysteme ausgerollt werden sollen, bitten wir um Konkretisierung, welche Vorkonfigurationen durch den Auftragnehmer vor der Auslieferung bzw. Installation der Systemedurchzuführen sind. Für eine belastbare und vergleichbare Kalkulation des Aufwands ist es erforderlich, den Umfang der erforderlichenVorkonfigurationen bereits im Rahmen der Angebotsabgabe zu kennen. Wir bitten daher um Mitteilung, welche konkreten Leistungen bzw. Einstellungen im Rahmen der Vorkonfiguration durch den Auftragnehmer erwartet werden.Die Geräte sollen fertigkonfiguriert an die Stellplätze geliefert werden. IP-Adressen werden nach Bekanntgabe der MAC-Adressen im Vorfeld mitgeteilt. Alles weitere nach Absprache.
2114.08.2026Für die A4-Systeme wird eine maximale Grundfläche von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm vorgegeben. Gleichzeitig wirdausgeführt, dass oberhalb von 15 cm ab Unterkante des Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise ein Display, zulässig und deren Maße nicht einzurechnen sind. Bitte bestätigen Sie, dass für die Ermittlung der Grundfläche ausschließlich die äußersten Abmessungen des Systemsinnerhalb der ersten 15 cm ab Geräteunterkante maßgeblich sind und sämtliche darüber liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder Ausgabeüberstände unberücksichtigt bleiben. Bitte beschreiben Sie die Messmethode so genau, dass dieKonformität anhand einer bemaßten Herstellerzeichnung eindeutig geprüft werden kann. Zudem bitten wir, die maximal zulässige Tiefe der Grundfläche auf 58 cm zu erhöhen oder eine funktional gleichwertigeLösung zuzulassen, sofern hierdurch keine nachweisbare Beeinträchtigung der konkreten Aufstellsituation entsteht. Sollte die Tiefe von 50 cm unverändert zwingend bleiben, bitten wir um Mitteilung der objektiven räumlichen odersicherheitstechnischen Gründe sowie der Anzahl und Art der hiervon betroffenen Stellplätze.Wir bestätigen, dass für die Ermittlung der Grundfläche ausschließlich die äußersten Abmessungen des Systemsinnerhalb der ersten 15 cm ab Geräteunterkante maßgeblich sind und sämtliche darüber liegenden Gehäuse-, ADF-,Display- oder Ausgabeüberstände unberücksichtigt bleiben. Die Messmethode ist auf Milimeter genau gemessen. Die Tiefe der Grundfläche wird aufgrund der Möbilierung nicht erhöht und bleibt somit bei 50 cm.

Stellplätze.

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2214.08.2026Bezug: Bieterkommunikation, Frage 10 und Antwort "siehe Antwort auf Frage 1" Die Antwort auf Frage 1 weist die Monatsmengen lediglich nach A3/A4 und S/W/Farbe aus. Sie enthält keine Verteilung aufdie vier ausgeschriebenen Systemtypen. Für die Kalkulation von Toner, Wartung, Verschleißteilen, Servicekapazitäten undRisikozuschlägen ist insbesondere bei den beiden A3-Typen die Verteilung der S/W-Mengen auf Typ 1 und Typ 2erforderlich; Entsprechendes gilt für die S/W-Anteile auf den Farbtypen. Bitte veröffentlichen Sie die historischen oder belastbar prognostizierten monatlichen Seitenmengen je Systemtyp, getrenntnach S/W, Farbe, A3 und A4. Soweit keine typscharfen Werte vorliegen, bitten wir um die vorhandenen Rohdaten jeBestandsgerät oder zumindest um eine nachvollziehbare Verteilungsannahme, die für alle Bieter als einheitliche Kalkulationsgrundlage gilt.Eine konkrete Verteilung der Seitenzahlen nach A3 & A4 aus dem historischen Daten ist nicht möglich. Siehe Klarstellung Frage 1.
2314.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffern 2.5.4 und 3.5, sowie Bieterantwort 7 Bitte stellen Sie für eine herstellerneutrale Migrations- und Kostenkalkulation folgende Informationen bereit: 1. eingesetzte MyQ-Produkt- und Versionsstände einschließlich vorhandener Lizenzmodule und Laufzeiten, 2. Eigentümer und Lizenznehmer der vorhandenen Lizenzen sowie deren Übertragbarkeit beziehungsweiseWeiterverwendbarkeit, 3. Anzahl, Hersteller, Modell und Schnittstelle der vorhandenen Kartenleser sowie deren Eigentumsverhältnisse, 4. technische Spezifikation der verwendeten Transponder (LEGIC prime/KGH, 256 Byte, Supertag) einschließlicherforderlicher Leser- und Sicherheitsmodule, 5. Anzahl der tatsächlich einzurichtenden Server-/Softwareinstanzen und die jeweils zu versorgenden Geräte und Nutzer, 6. verfügbare Exportmöglichkeiten für Nutzer, Kartenkennungen, Kostenstellen, Druckwarteschlangen und Berichtsdaten, 7. Umfang der vom bisherigen Auftragnehmer zu erbringenden Mitwirkung bei Datenexport und Migration. Bitte berichtigen Sie dabei auch die Mengenabweichung zwischen dem Preisblatt mit 14 + 8 = 22 Kartenlesern und Ziffer2.5.4 der Leistungsbeschreibung mit 16 A3- und 7 A4-Systemen = 23 Systemen.1. Aktuell ist MyQ-X im Einsatz. 2. Die MyQ-Lizenzen sind Bestandteil des auslaufenden Vertrages. Die Stadt Greven verfügt über keine eigenen Lizenzen. 3. Auch eigene Kartenleser sind nicht vorhanden, sondern müssen ebenso wie Software-Lizenzen vom Lieferanten gestellt werden. 4. Die Stadt Greven nutzt Legic Prime MIM256 Transponder. Diese sind nach KGH 3 Byte BCD codiert. Bei Bedarf kann ein Transponder zu Testzwecken zur Verfügung gestellt werden. 5. Es muss nur im Verwaltungsnetz eine Instanz installiert und eingerichtet werden. 6. Bei einem Wechsel von MyQ auf ein anderes System stellen wir keine Exportdaten zu Verfügung. 7. Bei einem Wechsel auf ein anderes System wird kein Datenexport zu Verfügung gestellt. 8. Anzubieten sind 22 Kartenleser (gemäß 2.4 des LV und des Preisblattes). In 2.5.4 ist uns leider ein redaktioneller Fehler unterlaufen.

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2414.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 5, und Anlage 2 Kriterien Bitte veröffentlichen Sie für sämtliche qualitativen Unterkriterien die vollständige Bewertungsmethode einschließlich Punkteskala, Schwellenwerten, Rundungsregeln und der mathematischen Umrechnung in die jeweils zehn Wertungspunktefür Systeme, Software, Service und Umwelt. Bitte erläutern Sie insbesondere: - wie quantitative Angaben mit gegenläufiger Zielrichtung bewertet werden, - wie Gleichstände und fehlende Werte behandelt werden, - wie die relative Bewertung funktioniert, wenn alle Angebote denselben Wert oder einen Wert von null aufweisen, - welche Nachweise für jede Angabe anerkannt werden, Nur mit diesen Angaben können die Bieter den wirtschaftlichen Einfluss angebotener Mehrleistungen und dieVollständigkeit der erforderlichen Nachweise zuverlässig beurteilen.Ausgewertet wird nach der in Punkt 3.5 Zuschlagskriterien erklärten und mit Beispielen versehenen Bewertungsmethode. Sämtliche dafür herangezogenen Kriterien ergeben sich aus dem Preisblatt sowie den auszufüllenden Kriterienlisten. Fehlende Werte können zum Ausschluss des Angebots führen. Eintragungen müssen anhand technischer Datenblättern überprüfbar sein. Alle Eintragungen werden Vertragsbestandteil. Falscheintragungen bedeuten Vertragsverletzungen.
2514.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 2.3 Bitte bestätigen Sie, dass für den vorgesehenen Vertragsbeginn am 01.04.2027 ein gültiges Umweltzeichen nach DE-UZ219, Ausgabe 2021, Laufzeit bis 31.12.2027, oder ein nach den Vergabeunterlagen zugelassener gleichwertiger Nachweis ausreicht. Die neue Kriterienausgabe DE-UZ 239 ist zwar veröffentlicht, Anträge können nach den Angaben des Umweltzeichenträgers jedoch erst ab Januar 2027 gestellt werden. Bitte stellen Sie ferner klar, zu welchem Zeitpunkt der Nachweis vorliegen muss und welche konkreten Unterlagen bei Berufung auf Gleichwertigkeit einzureichen sind.Es gilt die derzeit gültige Fassung des Blauen Engel-Zertifikats. Diese müssen bis spätestens zur Auftragsvergabe vorgelegt werden. Der Nachweis der Vergleichbarkeit obliegt dem Bieter.

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2614.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.5, und Anlage 2 Kriterien, Software Die Leistungsbeschreibung verlangt für ein gehostetes Management-Tool einen Hostingstandort in Deutschland. Die Kriterienmatrix nennt dagegen einen Standort in der EU. Bitte stellen Sie verbindlich klar, welche Anforderung gilt. Hilfsweise bitten wir, Hosting in der EU beziehungsweise im EWR zuzulassen, sofern Verarbeitung, Sicherung und Support den Anforderungen der DSGVO entsprechen, einAuftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wird, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachgewiesenwerden und der Hostinganbieter beziehungsweise die relevante Betriebsorganisation nach ISO/IEC 27001 zertifiziert ist.Falls ausschließlich Deutschland zulässig bleiben soll, bitten wir um Mitteilung der auftragsbezogenen sachlichen Gründeund des hiervon betroffenen Funktionsumfangs.Hosting in EU ist ausreichend, Zertifizierung nach ISO 27001 ist unerlässlich.
2714.08.2026Bezug: Anlage 2 Kriterien, Abschnitt Service Bitte bestätigen Sie, dass bei der Bewertung von Servicestandort, Reaktionsfähigkeit und Anzahl geschulter Techniker auch Ressourcen eines Herstellers, Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten berücksichtigt werden, wenn der Bieter auf diese Ressourcen für die gesamte Vertragslaufzeit rechtlich verbindlich zugreifen kann und die hierfür verlangten Unterlagen beziehungsweise Verpflichtungserklärungen vorlegt. Bitte benennen Sie die hierfür erforderlichen Nachweise. Soweit ausschließlich eigene Beschäftigte oder eigene Standortedes Bieters gewertet werden sollen, bitten wir um Erläuterung der auftragsbezogenen sachlichen Gründe.Die geforderten Angaben beziehen sich auf Auftragnehmer als den Serviceerbringer in Verbindung der von ihm verantwortete Leistungen. Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern bleibt der Auftragnehmer alleiniger und voll verantwortlicher Ansprechpartner für die Stadt Greven. Unterauftragnehmer müssen in den entsprechenden Formularen der Vergabeunterlagen aufgeführt werden.

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2814.08.2026Bitte veröffentlichen Sie eine konsolidierte Berichtigung zu folgenden Punkten: 1. Gesamtzahl der Systeme: Fließtext 157, Summe der Typen 33 + 9 + 41 + 73 = 156; 2. Bezeichnung Typ 2 in der Kriterienmatrix als "Drucker A4 S/W", während Leistungsbeschreibung und Preisblatt ein A3-S/W-MFP verlangen; 3. Anzahl Kartenleser: Preisblatt 22, Leistungsbeschreibung Ziffer 2.5.4 rechnerisch 23; 4. zulässiger Hostingstandort: Deutschland oder EU; 5. Anforderungen und Formate der elektronischen Rechnung, soweit Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung voneinander abweichen; 6. verbindliche Berechnung des Energieanteils im Preisblatt, einschließlich des verwendeten Wochen-/Monatsfaktors; 7. vollständiger Wortlaut der Antwort zu Bieterfrage 11, die in der bereitgestellten Datei am Ende unvollständig erscheint; 8. verbindliche Fassung der jeweils binär doppelt bereitgestellten Anlagen 1 und 2. Bitte stellen Sie anschließend eindeutige, korrigierte und für die Angebotsabgabe maßgebliche Dateien bereit.Die redaktionell korrigierten Fassungen der Leitungsbeschreibung und der Kriterienliste werden zur Verfügung gestellt. Berechnung des Energieverbrauchs erfolgt über die TEC-Werte. Die genaue Formeln sind aus dem Preisblatt ersichtlich. Die Formate der elektronischen Rechnung wurden in der Leistungsbeschreibung angepasst (gelb markiert) Bitte füllen Sie die Dateien unter dem Punkt "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" aus und laden Sie sie entsprechend mit dem Angebot auf die Plattform.
2914.08.2026Bezug: Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.4, und Bieterkommunikation, Frage 11 Die Antwort auf Frage 11 nennt keinen maximalen Umfang späterer Gerätebestellungen und erscheint in derveröffentlichten Datei am Ende unvollständig. Bitte veröffentlichen Sie die vollständige Antwort und benennen Sie die über die Basismenge hinaus maximal abrufbare Gerätezahl beziehungsweise den maximalen Auftragswert einschließlichsämtlicher Optionen und Nachbestellungen. Hilfsweise bitten wir, spätere Bestellungen auf maximal zehn Prozent der anfänglich installierten Gerätezahl zu begrenzen. Soweit ein höherer Umfang vorgesehen ist, bitten wir um eine nach Systemtyp differenzierte Höchstmenge sowie um Klarstellung, dass Beschaffungspreise, Softwarelizenzen, Kartenleser, Rollout- und Servicekosten über die vorgegebene Restlaufzeitformel vollständig abgebildet werden können.siehe vollständige Antwort auf Frage 11 Nachbestellungen werden auf Grundlage der Angaben aus dem Preisblatt brechnet.

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3014.08.2026Soweit die Antworten zu einer wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode führen, bitten wir um angemessene Verlängerung der Angebotsfrist und Bereitstellung konsolidierter Vergabeunterlagen gemäß § 20 Abs. 3 VgV.Der Abgabetermin bleibt ebstehen, da wir keine wesentlichen Änderung der technischen Anforderungen, der Kalkulationsgrundlagen oder der Wertungsmethode sehen.
3114.08.2026Sie fordern für Leistungsklasse 1 und 2 jeweils einen Heftfinisher mit heften an 3 Positionen bis zu 50 Blatt A4 oder 30 BlattA3. Gehen wir recht in der Annahme, dass das Hauptfach des Finishers mindestens 1.000 Blatt beinhalten soll?Erforderlich ist eine Ablagemöglichkeit mit mindestens 500 Blatt für geheftete Dokumente.
3214.08.2026In den Vergabeunterlagen wird gefordert: Eine OCR-Funktion für durchsuchbare PDF ist zu integrieren. Wir bitten um Klarstellung, ob diese OCR-Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ob sie auch den Schulen zur Verfügung gestellt werden soll. Darüber hinaus wird in den Vergabeunterlagen ausgeführt: Optional (ohne Abnahmeverpflichtung, ohne Berücksichtigung bei der Preisbewertung) wird ein Angebot für eine Lösung erbeten, die zusätzlich OCR-Scannen im Word-Format ermöglicht. Auch hierzu bitten wir um Klarstellung, ob diese optionale Funktion ausschließlich für die Verwaltung vorgesehen ist oder ebenfalls für die Schulen bereitgestellt werden soll.Die Anforderung OCR-Scannen gilt für alle Systeme sowohl in der Verwaltung als auch in den Schulen. Das gilt auch für die Option OCR-Scannen im Word-Format.
3317.08.2026Ihre Antwort Nr. 15 vom 12.08.2026 auf eine Bieterfrage in Verbindung mit Anlage 1 "Preisblatt" Sie Antworten, dass die Funktion "automatische Trennung verschiedener Scan-Aufträge in einem Stapel" nur für dieSysteme im Verwaltungsnetz benötigt wird. Demgegenüber berechnet die Anlage 2 "Preisblatt" die Kosten für die Scan-Software auf Basis von 156 Systemen. Das ist falsch. Die Zahl "156" ergibt sich aus allen Systemen, sowohl im Verwaltungsnetz als auch im Schulnetz. DasPreisblatt errechnet somit einen falschen Wert für die Kosten der Scan- Software. Wir bitten um Korrektur des Preisblattes, so dass die tatsächlich benötigte Anzahl als Berechnungsgrundlageherangezogen wird. Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie den Bietern ein korrigiertes Preisblatt zur VerfügungKorrigiertes Preisblatt wird mit hochgeladen.

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3417.08.2026In der Leistungsbeschreibung wird für den Systemtyp 4 (MFP A4 Farbe) eine maximale Grundfläche bzw.Geräteabmessung von B 55 cm × T 50 cm × H 60 cm gefordert. Gleichzeitig wird ausgeführt, dass oberhalb von 15 cm derUnterkante des Systems Überhänge durch Ausbauten, beispielsweise Displays, bei der Ermittlung der Abmessungen nichtberücksichtigt werden. Wir beabsichtigen, ein aktuelles System anzubieten, das sämtliche funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllt, jedoch Abmessungen von ca. B ? 55 cm × T 53,3 cm × H 62,1 cm aufweist. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der vorgegebenen maximalen Tiefe um 3,3 cm und dermaximalen Höhe um 2,1 cm zu, sofern sämtliche übrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenenAnforderungen der Leistungsbeschreibung vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, die zulässigen maximalen Abmessungen für Systemtyp 4 entsprechend aufBitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung,
3519.08.2026Smeihnrd geseteehnrst eB D5a5m cmen ×u nTd 5 H4cemrre ×n ,H 63 cm anzupassen. in der Leistungsbeschreibung werden für die Systemtypen 1 und 2 maximale Abmessungen von B 160 cm × T 80 cm × H120 cm vorgegeben. Am Markt verfügbare aktuelle Systeme, welche sämtliche geforderten funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungenerfüllen, können insbesondere in Verbindung mit der geforderten Papierkapazität und den entsprechendenZuführungsoptionen die vorgegebene maximale Höhe geringfügig überschreiten. Frage: Stimmt der Auftraggeber einer geringfügigen Überschreitung der maximal zulässigen Gerätehöhe zu, sofern sämtlicheübrigen technischen, funktionalen und leistungsbezogenen Anforderungen vollständig erfüllt werden? Wir bitten darum, für die Systemtypen 1 und 2 eine maximale Höhe von 130 cm zuzulassen.Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung,
3620.08.2026Die Kalkulation der Seitenpreise basiert unter anderem auf der Zugrundelegung einer standardisierten Tonerdeckung, umdie Menge des im Seitenpreis inkludierten Toners zu ermitteln. Vor diesem Hintergrund bitten wir, zu bestätigen, dass der Bieter als Basis der Kalkulation für die Kapazität je Kartusche laut Herstellerangaben eine Tonerdeckung von 6% pro s/wDIN A4 Seite und 20% pro Farbseite DIN/A4 je Systemtyp zugrunde legen darf.Anbieter können für die Kalkulation auf Ihre Erfahrung mit anderen Stadtverwaltungen zurückgreifen. Angaben zum Deckungsgrad in der Stadt Greven liegen nicht vor.

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3720.08.2026Je Geräteklasse sind die angegebenen Seiten nur als Kalkulationsgrundlage genannt: In Ihren Ausschreibungsunterlagen geben Sie geschätzte Abnahmemengen über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung an, die der Auftragnehmer bei der Kalkulation zugrunde legen soll. Sie erklären, dass im Hinblick auf die vorgenannten Volumina keine Abnahmeverpflichtung besteht. Um eine wirtschaftlich realistische Risikoeinschätzungund gleichzeitig bestmögliche Preisfindung für den Endkunden bieten zu können, bitten wir, dass Sie sich auf eine Kompensationszahlung in Höhe von 85 % der von Ihnen zur Kalkulation angegebenen Volumina einlassen, sofern Sie diese wider Erwarten nicht erreichen.Wir garantieren die Zahlung des vollständigen Mietpreises über die gesamte Vertragslaufzeit. Eine Festlegung auf ein bestimmtes Volumen können wir nicht vornehmen, insofern können wir auch kein Mindestvolumen garantieren.
3820.08.2026In den x führen Sie ein einseitiges Verlängerungsrecht auf, ohne dass der Bieter eine Widerspruchsmöglichkeit derVerlängerung erhält. Im Rahmen der Inflation und unvorhersehbaren Kosten-/Preissteigerungsituation stellt das einseitige Verlängerungsrecht des Auftraggebers für den Bieter ein wirtschaftliches Risiko dar. Wir bitten Sie daher das einseitige Verlängerungsrecht dahingehend abzuändern, dass der Bieter diesem ohne Gründe widersprechen kann oder eine Verlängerung nur bei einer einvernehmlichen Einigung über die dann zu verhandelnden Preiskonditionen zwischen den Parteien vorgenommen werden kann.Eine ungerechtfertigte Benachteiligung von Bietern können wir bei einer vom Auftraggeber gewünschten Vertragsverlängerung nicht erkennen. Dies gilt insbesondere, da in diesem Fall gemäß Leistungsbeschreibung über Miet- und Klickpreise neu verhandelt wird.
3920.08.2026In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 2 Nr. 3, dass bei marktgängigen serienmäßigen Erzeugnissen, für die Preise je Einheit im Vertrag vorgesehen sind, der Auftragnehmer verpflichtet ist, Mehrleistungen bis zu 10% der im Vertrag festgelegten Mengen zu den im Vertrag festgelegten Preisen je Einheit zu erbringen und dass Minderungen bis zu 10% der im Vertrag festgelegten Mengen keinen Anspruch auf Änderungen der im Vertrag festgelegten Preise je Einheit begründen. Wir gehen davon aus, dass diese Klausel auf die in diesem Verfahren anzubietenden Produkte keine Anwendung findet, da unsere Systeme individuell auf das bei Ihnen vorhandene System konfiguriert werden müssen und damit keine "marktgängigen serienmäßigen Erzeugnisse" im Sinne der o.g. Vertragsklausel darstellen. Ist unsere Lesart zutreffend?Bei den anzubietenden Produkten handelt es sich um marktgängige Serienprodukte. Die notwendige systemische Konfiguration stellt lediglich eine branchenübliche Anpassung an unsere IT-Umgebung dar, wandelt das Serienprodukt jedoch nicht in eine individuelle Sonderanfertigung um. Die Regelung der ZVB NRW zu Mengenänderungen bis 10% findet somit uneingeschränkt Anwendung.
4020.08.2026In § 4 Nr. 4 VOL/ B ist geregelt, dass der Auftragnehmer die Ausführung der Leistung oder wesentliche Teile davon nur mitvorheriger Zustimmung des Auftraggebers übertragen darf. Die Abtretung von Rechten zum Zwecke der Refinanzierung ist eine marktübliche Vorgehensweise und stellt nach unserer Lesart keine Übertragung von Leistungen im Sinne von § 4 Nr. 4VOL/ B dar. Gehen wir daher Recht in der Annahme, dass zum Zwecke der Refinanzierung die Zustimmung des Auftraggebers vorab erteilt wird, insbesondere, wenn es sich um eine "interne Refinanzierung" durch eine 100-igeTochtergesellschaft des Bieters handelt, da diese nach §§ 15 ff AktG als verbundene Unternehmen "nicht Dritte" sind und damit lediglich eine Verschiebung innerhalb eines Konzerns stattfindet. Dem Auftraggeber würde hierdurch kein Nachteil entstehen, weil der Bieter für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen, die nach den Bestimmungen dieses Vertrages die Vermieterseite treffen weiterhin einstehen wird.Ja, wir stimmen Ihrer rechtlichen Einschätzung grundsätzlich zu, dass die Vorschrift des § 4 Nr. 4 VOL/B auf reine Finanzierungsvorgänge und Forderungsabtretungen keine Anwendung findet. Da Ihre 100%-ige Tochtergesellschaft keine operativen vertraglichen Leistungen erbringt, handelt es sich hierbei nicht um den Einsatz eines Nachunternehmers im Sinne dieser Bestimmung. Eine vorherige Zustimmung nach § 4 Nr. 4 VOL/B ist für diesen reinen Finanzierungsschritt daher nicht erforderlich. Wir nehmen zur Kenntnis, dass Sie als Bieter uneingeschränkt und vollumfänglich für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen einstehen. Da unser Vertragspartner aussschließlich Ihr Unternehmen bleibt und sich an der Leistungserbringung durch den Weg über die konzerninterne Refinanzierung nichts ändert, bestehen unsererseits keine Einwände.

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4120.08.2026In den zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW heißt es zu § 4 Nr. 1 Ziffer 5, dass der Auftraggeber lediglich bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten für Sachschäden haftet. Der Auftragnehmer haftet jedoch unbeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften. Im Sinne einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit bitten wir Sie, dass die zuvorgenannte Vorschrift keine Anwendung findet und stattdessen die gesetzlichen Vorschriften gelten. Wäre dies für Sie eingangbarer Weg?Die Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes NRW werden in der beigefügten Fassung angewendet.
4220.08.2026Sie regen den Abschluss einer AVV an. Bitte bestätigen Sie uns, dass zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die Abgabe und Akzeptanz der AVV nicht notwendig ist, sondern erst nach Zuschlagserteilung über die Notwendigkeit und den Inhalt einer AVV verhandelt werden kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, kann. Insbesondere möchten wir der Praktikabilität und Einfachheit halber darauf hinwirken, dass Sie sodann die von der EU-Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) DE/TXT/?uri=CELEX:32021D0915 veröffentlichten Standardvertragsklauseln (innereuropäische Vertragsverhältnisse) akzeptieren. Sollte es Ihnen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe insbesondere um die Kenntnisnahme und Beurteilungsmöglichkeit unserer Standard-TOMs gehen, geben Sie gerne bekannt, dass diese zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mit eingereicht werden sollen und ändern Sie bitte entsprechend, wenn nötig, die Ausschreibungsunterlagen in diesem Bezug für alle Bieter ab.Vor der Zuschlagserteilung muss ein DSGVO konformer AVV abgeschlossen werden. Von seiten der Stadt wird dabei der externe Datenschutzbeauftragte beteiligt. Sollten Sie ein Standard AVV vorliegen haben, kann dieser gerne mit hochgeladen werden.
4320.08.2026Patronatserklärung: Sie fordern in den Ausschreibungsunterlagen eine Patronatserklärung des Herstellers. Gehen wir recht in der Annahme, dass diese dem Angebot nicht beigelegt werden muss, wenn der Bieter gleichzeitig Hersteller der angebotenen Geräte ist?Ja
4420.08.2026Störungsbeseitigung und Reaktionszeiten, Gewährleistung für Mietsysteme: Sie geben in der Leistungsbeschreibung an, dass, sofern ein Gerät mehrmals in einem Zeitraum gestört ist, das Gerät vom Auftragnehmer ohne Mehrkosten für den Auftraggeber gegen ein anderes Gerät gleichen Typs ausgetauscht werden soll. Dürfen wir davon ausgehen, dass es sich bei den Störungen, die Sie zu einem Austausch eines Gerätes berechtigen würden, um vom Auftragnehmer zu vertretenden Störungen in den Kernfunktionen des Gerätes (drucken, kopieren, scannen) handeln muss?Ja

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4520.08.2026Gemäß Leistungsbeschreibung sind die Seitenpreise nach Ablauf von 24 Monaten Vertragslaufzeit ausschließlich einmal jährlich um maximal 3 % anpassbar. Vor dem Hintergrund der langen Vertragslaufzeit von 60 Monaten, der weiterhin bestehenden Unsicherheiten hinsichtlich Personal-, Energie-, Logistik- und Materialkosten sowie der Tatsache, dass keine Mindestabnahmemengen vorgesehen sind, erscheint die vorgesehene Anpassungsmöglichkeit aus Bietersicht sehr restriktiv. Frage: Ist die Auftraggeberin bereit, die zulässige jährliche Preisanpassung der Seitenpreise nach Ablauf der ersten 24 Vertragsmonate von derzeit maximal 3 % auf maximal 5 % anzuheben, sofern die entsprechenden Kostensteigerungen transparent nachgewiesen werden? Hilfsweise wird um Erläuterung gebeten, aus welchen Gründen die Obergrenze von 3 % gewählt wurde und ob für außergewöhnliche, nachweisbare Kostensteigerungen eine davon abweichende Regelung vorgesehen werden kann.Preisanpassungen können ausschließlich für die Seitenpreise vorgenommen werden. In dem Zusammenhang halten wir 3% für angemessen. Dies gilt insbesondere, da die Inflation derzeit bei rund 2% liegt.
4620.08.2026Abtretung von Forderung: Gehen wir Recht in der Annahme, dass Ziffer 1.5 der Leistungsbeschreibung eine Abtretung an eine 100-ige Tochtergesellschaft des Bieters zu Refinanzierungszwecken nicht ausschließt? Dem Auftraggeber würde hierdurch kein Nachteil entstehen, da der Bieter für die Erfüllung sämtlicher Verpflichtungen, die gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages der Vermieterseite obliegen, einstehen wird.Wir schließen Abtretungen nicht grundsätzlich aus, wollen allerdings sicherstellen, dass der Auftragnehmer die vollständige Verantwortung für die Projektabwicklung, den Systembetrieb (inkl. Abrechnungen und vertragliche Regulatorien)während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt.
4720.08.2026Abrechnung von Scans: Sie geben in ihrer Leistungsbeschreibung an, dass Scans kostenfrei sind. Technisch gesehen sorgt jeder Scan für einen Verschleiß des Systems, sodass auch wenn keine Seite "gedruckt" wird, die Technik im System trotzdem verschlissen wird. Wir bitten Sie daher den Bietern die Möglichkeit zu geben, im Preisblatt eine Scanpauschale eintragen zu können.Bitte rechnen Sie Scans, falls erforderlich, in die vorgegebenen Kostenpositionen mit ein.
4821.08.2026Gehen wir recht in der Annahme, dass sämtliche angebotenen Systeme - unabhängig davon, ob eine FollowMe-Anbindungvorgesehen ist - über eine integrierte OCR-Funktion verfügen müssen, die sowohl für die Verarbeitung per E-Mail als auchper SMB zur Verfügung steht? Ist zudem vorgesehen, dass die OCR-Verarbeitung direkt auf dem jeweiligen System bzw. ohne Einsatz eines zusätzlichenServers erfolgen muss? Um Missverständnisse bei der Kalkulation und technischen Umsetzung zu vermeiden, bitten wir um Bestätigung, dass diegeforderte OCR-Funktion onboard auf dem jeweiligen System bereitgestellt und verarbeitet werden muss.Ja, sämtliche Systeme sollen über eine integrierte OCR-Funktion verfügen, die für die Verarbeitung per Mail und per SMB zu Verfügung steht. Die OCR-Verarbeitung soll direkt auf dem System erfolgen. Der Einsatz eines weiteren Servers für die Verarbeitung ist nicht vorgesehen.

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4925.08.2026Antwort 24 verweist erneut auf die Leistungsbeschreibung und die Kriterienlisten. Für eine prüffähige und reproduzierbareWertung fehlen weiterhin Regeln für den Nullfall und für die qualitative Rangbildung. Bitte stellen Sie verbindlich klar: 1. Wie wird eine Qualitätskategorie gewertet, wenn alle Bieter in sämtlichen Unterkriterien gleich abschneiden und damitder beste erreichte Leistungspunktwert null ist? 2. Nach welchen vorab festgelegten Maßstäben werden Freitextangaben, etwa zur Administrationssoftware, zum Zugriff aufBestandsdaten, zur Berichtsbereitstellung, zum Servicestützpunkt oder zu Produktions- undWiederaufbereitungskonzepten, in eine Rangfolge gebracht? 3. Welche Zielrichtung gilt bei quantitativen Kriterien und wie werden technisch gleichwertige, aber unterschiedlichbezeichnete Funktionen behandelt? 4. Welche Nachweise sind je Unterkriterium für die Wertung maßgeblich?1. Die Kategorie Systeme weist 20 Einzelfragen für 4 Systemtypen auf, Software-Bedienung (27), Service (9), Umwelt (12). Die Wahrscheinlichkeit, dass in einer der vier Kriteriengruppen alle Bieter die gleichen Antworten eintragen ist sehr gering. Sollte der Fall trotzdem eintreten, erhalten alle Bieter die gleiche Anzahl Wertungspunkte: gemäß LV bei den Systemen (10 Punkte), Software- Bedienung (10), Service (10), Umwelt (10). 2. Freitextangaben, die in der Spalte Wichtigkeit mit einem "-" versehen sind, werden nicht gewertet. Freitextangaben werden ansonsten danach bewertet, ob und wie die Vorgaben/Fragen erfüllt werden. 3. Gemäß LV werden bei allen Kriterien die Antworten der verschiedenen Bieter miteinander verglichen. Punkte erhält ein Angebot für jedes Kriterium, in dem es besser abschneidet als andere Angebote. Das gilt für alle Kriterien. Gleichwertige Antworten führen dazu, dass in dem Kriterium keines der Angebote Punkte erhält. 4. Die Eintragungen in die Tabellen werden Vertragsbestandteil. Mit der Eintragung sichert der Bieter die Eigenschaft zu. Bei Auffälligkeiten behalten wir uns, vor die Eintragung anhand der technischen Datenblätter zu prüfen oder aufzuklären.
5025.08.2026Aufgrund Ihrer strikten Vorgabe bezüglich der Gerätegrößen für die ausgeschriebenen Typen1 und 2 in der Höhe, sowie 3und 4 in der Tiefe, sowie der weiteren Vorgaben, dass alle Gerätetypen von einem Hersteller kommen sollen, schränkenSie den Wettbewerb unter den Bietern ein, da nach unserer Marktkenntnis nur ein Hersteller (nämlich Lexmark) sämtlicheVorgaben erfüllen kann. Dies gilt zudem vor dem Hintergrund, dass keine sachlichen Gründe für eine Beschränkung aufeinen einzelnen Hersteller sich den Vergabeunterlagen entnehmen lässt. Diese vergaberechtlich bedenklicheBeschränkung der Produktneutralität und damit des Wettbewerbs könnte dadurch behoben werden, indem Sie dieBeschränkung auf einen Hersteller nur auf den jeweils einzelnen Gerätetyp begrenzen. Dürfen wir daher davon ausgehen,dass die einheitliche Herstellervorgabe sich auf den einzelnen Gerätetyp bezieht?Zu den Größenangaben beachten Sie bitte die geänderte Leistungsbeschreibung. Unabhängig davon weisen wir darauf hin, dass alle Systeme aller Typen von einem Hersteller stammen müsssen und in einer Managagementsoftware zu verwalten sind.
5128.08.2026Sie fordern in Anlage 1 Preisblatt in Zeile 16 einen Einzelpreis für insgesamt 22 Kartenleser, aufgeteilt in 14 Kartenleser fürTyp 1 und 8 Kartenleser für Typ 4. Ein Preisfeld für die Follow-Me-Software bieten Sie explizit nicht an. Gehen wir recht in der Annahme, dass in dem Feld "Kosten je Kartenleser pro Monat" auch alle anderen Kosten für dieFollow-Me-Software, wie z. B. Lizenzkosten, mit einkalkuliert werden sollen?Bitte verwenden Sie für alle Preisangaben das Preisblatt. Ob Sie die entsprechenden Kosten auf monatlicher Basis über den Mietpreis einrechnen oder auf Seitenbasis über den Seitenpreis überlassen wir den Bietern.

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52 28.08.2026 Bieterfrage - Greven - Anlage 2 "Kriterien" - Punkt 1.6 Bitte geben Sie die Angaben gemäß ISO/IEC 17629 als „First Print Out Time“, FPOT, an. Unter dem Punkt "Systeme" wird die Angabe gefordert, wie viel Zeit das System nach dem Einschalten bis zur Ausgabe derersten Seite benötigt. Hierzu möchten wir um eine Klarstellung bzw. Prüfung bitten, da die Zeit bis zur Ausgabe der ersten Seite nichtausschließlich von der internen Start- bzw. Initialisierungszeit des Systems abhängig ist. Sie kann insbesondere durch dieNetzwerkinfrastruktur und den eingesetzten Druckserver beeinflusst werden, beispielsweise durch die Dauer, bis dasSystem im Netzwerk vollständig verfügbar ist und Druckdaten empfangen und verarbeitet werden können.

Zusätzlich können moderne Sicherheitsarchitekturen beim Systemstart weitere Initialisierungs-, Integritäts- undVerifikationsprozesse durchführen. Hierzu zählen beispielsweise BIOS- /Firmwarevalidierungen, Secure Boot, Runtime-Integritätsprüfungen, Speicher- und Manipulationsschutz sowie automatisierte Selbstheilungsmechanismen. Diesesicherheitsrelevanten Funktionen können systembedingt zu einer längeren Initialisierungs- bzw. Bereitschaftszeit führen,erhöhen gleichzeitig jedoch das Sicherheitsniveau und den Schutz des Systems vor Manipulationen erheblich.

Da für die Ermittlung dieser Zeit zudem kein einheitlich genormtes Prüf- bzw. Messverfahren vorgegeben ist, sind die vonverschiedenen Herstellern angegebenen Werte nicht ohne Weiteres miteinander vergleichbar. Wir bitten daher um Prüfung, ob der Punkt 1.6 aus der Leistungsbeschreibung entfernt werden kann. Sollte an der Anforderung festgehalten werden, bitten wir um Angabe eines einheitlichen und für alle Bieter verbindlichenMessverfahrens, anhand dessen die Zeit bis zur Ausgabe der ersten Seite zu ermitteln und zu bewerten ist.

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53 28.08.2026 Bieterfrage - Ziffer 3.7 "Projektabwicklung / Roll-Out" - Konkretisierung der Vorkonfiguration Sämtliche für den Roll-Out erforderlichen Arbeitsschritte auf Seiten des Auftragnehmers sind in den Angebotspreis zu integrieren.

In Ziffer 3.7 der Leistungsbeschreibung wird ausgeführt, dass die genaue Ausgestaltung des Roll-Outs sowie insbesonderedie erforderlichen Vorkonfigurationen erst im Rahmen eines Projektgesprächs nach Auftragserteilung mitgeteilt werden.

Gleichzeitig wird gefordert, dass die Geräte fertigkonfiguriert an die jeweiligen Stellplätze geliefert werden. Die IP-Adressensollen nach vorheriger Bekanntgabe der MAC-Adressen mitgeteilt werden; weitere Einzelheiten sollen nach Abspracheerfolgen. Da gemäß Ziffer 2.4 insgesamt 156 Systeme in vier unterschiedlichen Gerätetypen ausgeschrieben sind und dieVorkonfiguration sämtlicher Systeme vor deren Auslieferung erfolgen soll, kann der hierfür erforderliche Aufwand - abhängigvom Umfang der kundenspezifischen Einstellungen - erheblich variieren. Eine belastbare, transparente und für alle Bietervergleichbare Kalkulation ist daher nur möglich, wenn der Umfang der vom Auftragnehmer geschuldetenVorkonfigurationsleistungen bereits mit den Vergabeunterlagen hinreichend bestimmt ist. Wir bitten daher um verbindliche Klarstellung, welche konkreten Leistungen Bestandteil der vom Auftragnehmer kostenfreizu erbringenden Vorkonfiguration vor Auslieferung der Geräte sind. Insbesondere bitten wir um Bestätigung, ob folgende Leistungen - so weit für den jeweiligen Gerätetyp bzw. Einsatzorterforderlich - Bestandteil der Vorkonfiguration sind:

  1. Einrichtung und Konfiguration der Geräte-Grundeinstellungen einschließlich Sprache, Datum/Uhrzeit undAdministrationszugang.
  2. Vergabe bzw. Eintragung der vom Auftraggeber bereitgestellten IP-Adressen sowie weiterer erforderlicherNetzwerkeinstellungen.
  3. Änderung und Anpassung des Hostnames nach Vorgabe des Auftraggebers
  4. Einrichtung der erforderlichen Netzwerkprotokolle und Deaktivierung nicht benötigter Protokolle und Dienste gemäß denmit dem Auftraggeber abgestimmten Sicherheitseinstellungen.

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5428.08.2026Außerdem bitten wir Sie, dem Bieterkreis zu bestätigen, dass diese Dienstleistung nicht im Lieferumfang enthalten seinmüssen: 1. Einrichtung und Einbindung von Zertifikaten auf den Multifunktionssystemen 2. Einrichtung der Scan-Funktionen, insbesondere Scan-to-Mail, Scan-to-Folder und OCR. 3. Einrichtung und Konfiguration der erforderlichen E-Mail-/SMTP-Einstellungen. 4. Anbindung an einen LDAP-Server. 5. Einrichtung der für die Schulen vorgesehenen personenbezogenen PIN-Authentifizierung einschließlich der Zuordnungzu Kostenstellen bzw. Kontingenten. 6. Installation bzw. Konfiguration der erforderlichen Druckertreiber bzw. des Universal-Treibers. 7. sonstige kundenspezifische Einstellungen, die erst im Projektgespräch nach Auftragserteilung festgelegt werden. Wir bitten daher um verbindliche Bestätigung, dass der im Rahmen der Ausschreibung zu kalkulierende Leistungsumfangder Vorkonfiguration auf, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe beschriebenen und aus den Vergabeunterlagen eindeutigableitbaren Anforderungen begrenzt ist und keine nach Zuschlag neu hinzukommenden, nicht vorhersehbarenIndividualisierungsleistungen ohne gesonderte Vergütung verlangt werden können.Einstellungen auf den Geräten (Ausnahme Punkt 5) für alle in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Funktionen müssen vom Auftragnehmer vorgenommen werden. Arbeiten im Netzwerk und auf dem Server werden vom Aufraggeber übernommen. Für Rückfragen muss der Auftragnehmer zur Verfügung stehen. Für die Einbindung der Follow-Me-Print-Lösung ist die Mitwirkung des Auftragnehmers erforderlich. Weitere, heute noch nicht absehbare Leistungen in Bezug auf die Inbetriebnahme/Konfiguration der Systeme werden gesondert behandelt.
5528.08.2026Verstehen wir Ihre Ausführung richtig, dass die Breite auf bis zu 600mm unddie Höhe von bis zu 700mm zugelassen wird, jedoch die Tiefenanforderung von aktuell 500mm unverändert bleibt?Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung,

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56 28.08.2026 In der Anlage 2 sind verschiedene Kriterien der Systeme anzugeben. Einige Kriterien werden je Ausgewertet werden sämtliche Eingaben separat, d.h. jeder Systemtyp wird einzeln bewertet. Es werden keine Summierungen von Leistungsklasseangegeben, andere wiederrum für alle Leistungsklassen. Nach Ziffer 3.5 der Geschwindigkeiten oder anderen Faktoren vorgenommen, auch nicht von Stückzahlen, Aufstellungsorten (Schulen, Verwaltung) oder Leistungsbeschreibung erfolgt die Bewertungder nicht-monetären Kriterien nach dem Kölner ähnlichen Anwendungen. Rangfolgeverfahren. Dabei werden die für die einzelnen Kriterien erreichtenLeistungspunkte Die Gewichtung gilt dabei immer für das jeweilige Kriterium, z.B. Geschwindigkeit, und wird für alle vier Typen gleich angesetzt. aufaddiert und anschließend ins Verhältnis zur maximal erreichten Punktzahl gesetzt. Die Gewichtung gibt die Anzahl Punkte vor, die ein System eines Bieters in diesem Kriterium zugerechnet wird, wenn besser ausfällt als bei den Systemen der anderen Bieter. Sind alle angebotenen Geräte vom Typ 1 z.B. gleich schnell, erhält keiner einen Punkt (siehe Aus den Vergabeunterlagen geht jedoch nicht eindeutig hervor, wie z.B. die Leistungsbeschreibung). Ist ein Gerät schneller als alle anderen, dann bekommt es für jedes langsamere Gerät entsprechende Punkte. Die Druckgeschwindigkeit über die vierausgeschriebenen Leistungsklassen (LK1 bis LK4) konkret maximale Anzahl der Punkte je Kriterium hängt damit von der Anzahl der Vergleichsgeräte ab. bewertet wird. Alle Punkte für alle Systemtypen werden aufaddiert und für jedes Angebot ins Verhältnis gesetzt. Das beste Angebot über alle Wir bitten daher um verbindliche Klarstellung: Systemkriterien hinweg bekommt die vorgebene maximale Anzahl von 10 Wertungspunkten. Angebote mit weniger Punkten erhalten entsprechend weniger Wertungspunkte. Werden die Angaben zur Druckgeschwindigkeit für jede Leistungsklasse (LK1, LK2, LK3 und LK4) jeweils separat imVerhältnis zu den Angeboten der anderen Bieter bewertet und die hierfür erzielten Leistungspunkte anschließend addiert? Beispiel: Oder werden die Druckgeschwindigkeiten der vier Leistungsklassen zunächst zu einem Gesamtwert zusammengeführt unddieser Gesamtwert anschließend im Vergleich der Bieter bewertet? Zur Verdeutlichung: Bieter A: LK 1 = 40 S./Min. LK 2 = 40 S./Min. LK 3 = 50 S./Min. LK 4 = 50 S./Min. Bieter B: LK 1 = 60 S./Min. LK 2 = 40 S./Min. LK 3 = 40 S./Min. LK 4 = 40 S./Min. Bei einer separaten Bewertung je Leistungsklasse würde Bieter A bei LK3 und LK4 besser abschneiden, während Bieter Bnur bei LK1 besser abschneidet. Bei einer zusammengefassten Bewertung ergeben sich hingegen für beide Bieter insgesamt 180 Seiten/Min. über alle vierLeistungsklassen, sodass sich die Bewertung möglicherweise vollständig ausgleicht. Wir bitten daher um konkrete Angabe der Bewertungsmethodik für dieses Kriterium, insbesondere:

  1. Werden LK1 bis LK4 jeweils als eigenständige Unterkriterien bewertet?
  2. Falls ja, wie viele Leistungspunkte bzw. welche Gewichtung entfällt auf jede einzelne Leistungsklasse?
  3. Falls nein, nach welcher mathematischen Methode werden die vier Geschwindigkeitsangaben zu einem Gesamtwertzusammengeführt?
  4. Werden die unterschiedlichen Stückzahlen der jeweiligen Leistungsklassen berücksichtigt oder hat jede Leistungsklasseunabhängig von der ausgeschriebenen Anzahl das gleiche Gewicht?
  5. Wie wird bei unterschiedlichen Druckgeschwindigkeiten innerhalb der vier Leistungsklassen die Rangfolge undanschließende Punktevergabe nach dem Kölner Rangfolgeverfahren konkret vorgenommen? Wir bitten um eine eindeutige und für alle Bieter verbindliche Bewertungsregel, damit die angebotenen Systeme hinsichtlichder unterschiedlichen Kriterien (1.1 bis 1.20 und 4.6 bis 4.12) unter gleichen und transparenten Bedingungen kalkuliert undbewertet werden können.

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57 31.08.2026

5731.08.2026vor dem Hintergrund der angegebenen Druckvolumina bitten wir um Erläuterung, inwieweit die gefordertenDruckgeschwindigkeiten der Systemtypen 1 und 2 für die tatsächliche Nutzung zwingend erforderlich sind. Aus unserer Sicht könnten auch Systeme mit moderat geringerer Druckgeschwindigkeit die zu erwartenden Druckvoluminaund funktionalen Anforderungen vollständig abdecken. Gleichzeitig würde eine entsprechende Öffnung den Wettbewerberweitern und den Einsatz wirtschaftlicher sowie bedarfsgerechter dimensionierter Systeme ermöglichen. Welche Mindestdruckgeschwindigkeiten hält die Auftraggeberin unter Berücksichtigung der tatsächlichen Druckvoluminabei den Systemtypen 1 und 2 für erforderlich?Wir verweisen auf die Antwort zu Frage 3!
5801.09.2026zu den Grundmaßen der A4-Systeme bitten wir um folgende Klarstellung: Unser System erfüllt die geforderten Anforderungen hinsichtlich Funktion, Kapazität sowie der vorgegebenen Breiten- undTiefenmaße. Lediglich die Systemhöhe beträgt 64 cm und weicht damit geringfügig von der ausgeschriebenen Vorgabe ab. Wir bitten um Auskunft, ob diese Maßabweichung im Sinne einer gleichwertigen Lösung zulässig ist, sofern dieFunktionalität, Nutzbarkeit und Kompatibilität mit dem vorgesehenen Schrank uneingeschränkt gewährleistet bleiben.Bitte entnehmen Sie die angepassten Vorgaben der geänderten Leistungsbeschreibung,
5901.09.2026Anlage 2 Kriterien Ziffer 2.5 Sie schreiben: "Verwenden Sie ein Kundenportal? In den Schulen? In der Verwaltung?" Zur Vermeidung von Missverständnissen bitten wir um Erläuterung, was genau der Auftraggeber unter dem Begriff"Kundenportal" versteht.Verwenden Sie eine Cloud-Lösung im Gegensatz zu einer On-Premise-Software-Lösung?
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