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Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Rahmen von Vergabeverfahren der IHK Köln
- Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen gegenüber Personen, die sich an einer Ausschreibung der IHK Köln beteiligen.
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Industrie- und Handelskammer zu Köln Unter Sachsenhausen 5-7 50667 Köln Telefon: +49 221 1640-3500 Fax: +49 221 1640-3580 E-Mail: compliance@koeln.ihk.de
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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Herr Jan Wildemann IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH Berliner Allee 12 40212 Düsseldorf 0211 3 6702 – 50 E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de
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Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihre Daten werden erhoben, um Ihr Vertragsangebot prüfen und über eine Annahme entscheiden zu können (vorvertragliches Schuldverhältnis) und um einen Vertrag mit Ihnen schließen und durchführen zu können. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Vertrag bzw. Vorvertrag) verarbeitet.
Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtung, z.B. bei der Abfrage von (Eigen-)Erklärungen nach dem GWB, dem MiLoG oder der VgV. Rechtsgrundlage ist hier Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.
Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung von Daten insbesondere von Dritten zur Wahrnehmung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe einer sparsamen und wirtschaftlichen Beschaffung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO.
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
• Beauftragte Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Unsere Dienstleister haben für diese Verarbeitungstätigkeiten Zugriff auf die Daten. Dies können beispielsweise Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren sein. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. • Darüber hinaus findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn die Datenübermittlung vertraglich vereinbart worden ist oder Sie vorab hierin eingewilligt haben oder wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
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- Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.
- Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Datenlöschung erfolgt nach einer Beendigung eines Vertrags/Vorvertrags unter Beachtung der ge-setzlichen Aufbewahrungsfristen, bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf steuerre-levante Unterlagen nach zehn Jahren, sofern nicht Vertragsdaten darüber hinaus aufbewahrt werden müssen, weil diese benötigt werden, um Gewährleistungsrechte oder sonstige Rechtsansprüche geltend machen zu können. Des Weiteren können Verträge vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn diese archivwürdig nach dem ArchivG NRW sind. Sollten Sie im Vergabeverfahren nicht den Zuschlag erhalten, bewahren wir Ihre Unterlagen nach den gesetzlichen Vorgaben für drei Jahre auf.
- Betroffenenrechte
Wir informieren Sie hiermit darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Wider-spruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit haben. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenen-falls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: E-Mail: compliance@koeln.ihk.de.
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