LB_Änderungsübersicht.docx

Änderungsübersicht als unverbindliche Orientierungshilfe

Vergleich alte Leistungsbeschreibung vor Rückversetzung vom 03.07.2026 zu aktuell veröffentlichter Leistungsbeschreibung. Die Seitenzahlen beziehen sich auf die aktuell veröffentlichte Leistungsbeschreibung.

Die Übersicht dient ausschließlich der Orientierung. Verbindlich und maßgeblich für die Angebotsbearbeitung sind die aktuell veröffentlichten Vergabeunterlagen.

Änderungen im Inhaltsverzeichnis

Es werden nur Teile des Inhaltsverzeichnisses aufgeführt, die neu eingefügt wurden oder deren Nummerierung sich geändert hat. Veränderter Inhalt der einzelnen Kapitel wird unten aufgelistet.

1.2 Ausschreibungsziel (S. 3)

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Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) - Finanzbehörde - als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages mit dem Titel „Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv“ für die Behörde für Kultur und Medien, Amt Staatsarchiv. Inhalt des Vertrages umfasst die Abholung und den Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben.

NEU:

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) – Behörde für Kultur und Medien, Amt Staatsarchiv – als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages mit dem Titel „Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv“. Der Inhalt des Vertrages umfasst die Abholung und den Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben.

1.3 Ausschreibungsumfang (S. 3)

ALT:

Die Digitalisierung muss spätestens bis zum 15.04.2030 erbracht und die Übergabe gem. Leistungsverzeichnis erfolgt sein. Der Vertragsbeginn ist für den 01.08.2026 geplant. Das angebotene Fertigstellungsdatum wird in der Wertungsstufe IV. entsprechend bepunktet (s.u. Zuschlagserteilung).

NEU:

Die Digitalisierung muss spätestens bis zum 15.04.2030 erbracht und die Übergabe gemäß Leistungsverzeichnis erfolgt sein. Der Leistungsbeginn erfolgt nach dem Eintritt der vollen Wirksamkeit des Vertrages gemäß § 10 Abs. 2 HmbTG (Ablauf der einmonatigen Veröffentlichungsfrist im Transparenzportal) voraussichtlich ab KW 51. Das angebotene Fertigstellungsdatum wird in der Wertungsstufe IV. entsprechend bepunktet (s.u. Zuschlagserteilung).

1.3 Ausschreibungsumfang (S. 3) – Los 1: Meldefilme

ALT:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 6.175 Filme), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 5 Millionen Aufnahmen.

NEU:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 5.837), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 9,23 Millionen Aufnahmen.

1.3 Ausschreibungsumfang (S. 3-4) – Los 2: Weitere verfilmte Bestände

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Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.287 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 2,65 Millionen Aufnahmen.

NEU:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.209 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 4,42 Millionen Aufnahmen.

1.6 Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe (S. 4)

ALT:

Falls Sie gem. § 47 Vergabeverordnung – VgV zum Nachweis Ihrer Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchten (Eignungsleihe), legen Sie mit dem Angebot die entsprechenden Unterlagen zur Eignung vor und nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen im Eignungsvordruck vor (Vergabevordruck 04, Ziffer 2).

NEU:

Falls Sie gem. § 47 Vergabeverordnung – VgV zum Nachweis Ihrer Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchten (Eignungsleihe), legen Sie mit dem Angebot die entsprechenden Unterlagen zur Eignung vor und nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen im Kriterienkatalog vor.

1.7 Besichtigungsbestätigung (S. 5) – Neu hinzugefügt

NEU:

Bei Bietern, die bereits eine Besichtigungsbestätigung für die Digitalisierung von Mikrofilmen (K-Filmen) des Staatsarchivs Hamburg aus der vorherigen Ausschreibung (EU Bekanntmachung 05.03.2026) erhalten haben, kann auf eine erneute Besichtigung verzichtet werden. Die bereits ausgestellte Besichtigungsbestätigung ist bei Angebotsabgabe zu verwenden.

1.9 Leistungsbezogene Unterlagen und Nachweise (S. 8ff.)

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NEU:

1.11 Zuschlagserteilung (S. 10ff.) (ALT 1.12 Zuschlagserteilung)

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NEU:

1.11 Zuschlagserteilung (S. 11) – A. Erläuterung zur Bewertung des Kriteriums Angebotspreis:

ALT:

Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die volle Punktzahl in Höhe von 60 Punkten. Alle höheren Preisangebote werden mit dem Bieter, der den niedrigsten Preis angeboten hat, ver-glichen. Punkte für den Preis werden in Höhe des Prozentsatzes abgezogen, um den der Preis des jeweiligen Bieters über dem Preis des Bieters, der den niedrigsten Preis angeboten hat, liegt. Beispiel: Ein Angebot, das um 10% über dem niedrigsten Preis liegt, erhält bei der Preiswertung einen Abschlag von der Höchstpunktzahl (60 Punkte) von 10 % (6 Punkte). Es würde also 54 Punkte erhalten. Es werden mindestens 0 Punkte vergeben, negative Punktevergaben sind nicht möglich. Die Berechnung der Preispunkte findet mit zwei Nachkommastellen statt.

NEU:

Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die volle Punktzahl in Höhe von 50 Punkten. Alle höheren Preisangebote werden mit dem Bieter, der den niedrigsten Preis angeboten hat, verglichen. Punkte für den Preis werden in Höhe des Prozentsatzes abgezogen, um den der Preis des jeweiligen Bieters über dem Preis des Bieters, der den niedrigsten Preis angeboten hat, liegt. Beispiel: Ein Angebot, das um 10% über dem niedrigsten Preis liegt, erhält bei der Preiswertung einen Abschlag von der Höchstpunktzahl (50 Punkte) von 10 % (5 Punkte). Es würde also 45 Punkte erhalten. Es werden mindestens 0 Punkte vergeben, negative Punktevergaben sind nicht möglich. Die Berechnung der Preispunkte findet mit zwei Nachkommastellen statt.

1.11 Zuschlagserteilung (S. 11f.) – B. Erläuterung zur Bewertung des Kriteriums Digitalisierungskonzept:

ALT:

Es sind maximal 40 Punkte zu erreichen.

Das Kriterium „Digitalisierungskonzept“ enthält 4 Unterkriterien, für die bis zu 5, 10 oder 15 Punkte vergeben werden. Die Bewertung des Konzeptes bzw. der Qualität der Anforderungen der o.g. Kriterien erfolgt durch den AG. Die Angaben des Bieters im Angebot werden entsprechend der u.g. Bewertung bepunktet.

NEU:

Es sind maximal 50 Punkte zu erreichen.

Das Kriterium „Digitalisierungskonzept“ enthält 4 Unterkriterien, für die bis zu 20 oder 10 Punkte vergeben werden. Die Bewertung des Konzeptes bzw. der Qualität der Anforderungen der o.g. Kriterien erfolgt durch den AG. Die Angaben des Bieters im Angebot werden entsprechend der u.g. Bewertung bepunktet.

1.11 Zuschlagserteilung (S. 12) – Wertebereiche für das Unterkriterium Qualitätskriterien

ALT:

Für die Bewertung des Kriteriums Qualitätskriterien gelten folgende Wertebereiche: 15 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein. 10 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein. 5 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

NEU:

Für die Bewertung des Unterkriteriums Qualitätskriterien gelten folgende Wertebereiche: 20 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein. 13 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein. 7 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

1.11 Zuschlagserteilung (S. 12f.) – Wertebereiche für die Unterkriterien Transport, Zeitplan und IPM

ALT:

Für die Bewertung der Kriterien Transport und Zeitplan gelten folgende Wertebereiche:

• 10 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein.
• 7 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 4 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 0 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er nicht alle wesentlichen Problematiken bzw. Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat oder keine entsprechende Lösungen präsentiert. Sind seine Angaben nicht oder kaum nachvollziehbar oder in nicht unerheblichem Umfang widersprüchlich, führt dies ebenfalls zu nur zu 0 Punkte. Dasselbe gilt für Lösungsansätze bzw. eine Konzeption, die beim Auftraggeber nicht unwesentliche Zweifel an der Umsetzbarkeit und Eignung im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung bestehen lassen. Der fehlende Nachweis über den Einsatz von Fahrzeugen, die mindestens der EURO-Norm 5 entsprechen, führt ebenfalls zu einer Bewertung von 0 Punkten.

Für das Kriterium IPM (Integrated Pest Management) gelten die folgenden Wertebereiche:

• 5 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein.
• 3,5 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 2 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 0 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er nicht alle wesentlichen Problematiken bzw. Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat oder keine entsprechende Lösungen präsentiert. Sind seine Angaben nicht oder kaum nachvollziehbar oder in nicht unerheblichem Umfang widersprüchlich, führt dies ebenfalls zu nur zu 0 Punkten. Dasselbe gilt für Lösungsansätze bzw. eine Konzeption, die beim Auftraggeber nicht unwesentliche Zweifel an der Umsetzbarkeit und Eignung im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung bestehen lassen.

NEU:

Für die Bewertung der Unterkriterien Transport, Zeitplan und IPM (Integrated Pest Management) gelten folgende Wertebereiche:

• 10 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein.
• 7 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 4 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.
• 0 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er nicht alle wesentlichen Problematiken bzw. Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat oder keine entsprechende Lösungen präsentiert. Sind seine Angaben nicht oder kaum nachvollziehbar oder in nicht unerheblichem Umfang widersprüchlich, führt dies ebenfalls zu nur zu 0 Punkte. Dasselbe gilt für Lösungsansätze bzw. eine Konzeption, die beim Auftraggeber nicht unwesentliche Zweifel an der Umsetzbarkeit und Eignung im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung bestehen lassen.

3.1 Ziel und Umfang der Leistung und Beschreibung (S. 20)

ALT:

Die zu erbringende Gesamtleistung umfasst Abholung und Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben. Die Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Digitalisaten sind an den AG zu übertragen. Digitalisiert werden sollen ca. 10.207 Mikrofilme auf Acetat- und Polyesterbasis aus dem Bestand 741-4 Fotoarchiv. Diese Filme leiden in unterschiedlicher Ausprägung bereits unter dem Essigsäuresyndrom. Bei einzelnen Filmen kann vor der Digitalisierung eine Reinigung, Stabilisierung und Ergänzung von Material nötig sein. Es handelt sich hauptsächlich um Rollen mit 35mm-Film und einer überwiegenden Länge von 30m (durchschnittlich ca. 800 Aufnahmen). Etwa 15 % sind 16mm-Film. Außerdem sollen etwa 500 Polyesterfilme digitalisiert werden. Bei den Polyesterfilmen handelt es sich ebenfalls überwiegend um 35mm/30m-Film.

NEU:

Die zu erbringende Gesamtleistung umfasst Abholung und Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben. Eine Digitalisierung kann nicht in den Räumlichkeiten des Staatsarchivs stattfinden. Die Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Digitalisaten sind an den AG zu übertragen. Digitalisiert werden sollen ca. 9.046 Mikrofilme auf Acetat- und Polyesterbasis aus dem Bestand 741-4 Fotoarchiv. Diese Filme leiden in unterschiedlicher Ausprägung bereits unter dem Essigsäuresyndrom. Bei einzelnen Filmen kann vor der Digitalisierung eine Reinigung, Stabilisierung und Ergänzung von Material nötig sein. Es handelt sich hauptsächlich um Rollen mit 35mm-Film und einer überwiegenden Länge von 30m (durchschnittlich 800 Aufnahmen), etwa 15 % sind 16mm-Film (durchschnittlich 5.000 Aufnahmen, zumeist Simplex-Filme). Darunter sind etwa 500 Polyesterfilme, bei denen sich ebenfalls überwiegend um 35mm/30m-Filme handelt.

3.2 Los 1: Meldefilme (S. 20f.)

ALT:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 6.175 Filme), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 5 Millionen Aufnahmen.

NEU:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 5.837 Filme), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 9,23 Millionen Aufnahmen. Eine Übersicht über die Filme ist als Anlage A angehängt. Es ist zu berücksichtigen, dass die angehängte Anlage deutlich mehr Mikrofilme enthält, als zur Digitalisierung ausgeschrieben sind. Dies hängt damit zusammen, dass der Bestand zahlreiche Duplikatserien enthält, die im Regelfall nicht alle digitalisiert werden. Der AN digitalisiert bei Serien (es sind insgesamt 3.241 Serien vorhanden) zunächst den Masterfilm. Anschließend findet vonseiten des AN eine Qualitätskontrolle statt, bei der geprüft wird, ob die erstellten Digitalisate hinreichend gut digitalisiert worden sind. Die Spezifikationen hierfür werden in Zusammenarbeit mit dem AG erarbeitet. Sofern die Digitalisate den gemeinsam erstellten Qualitätskriterien entsprechen, entfällt die Digitalisierung der restlichen Filme der betreffenden Serie. Sollten die Digitalisate des Masterfilmes nicht den Qualitätskriterien entsprechen, wird ein Duplikat digitalisiert und hier dann genau so vorgegangen, wie zuvor beim Master. Aus diesem Vorgehen ergibt sich der im Vergleich zu der Anlage A kleinere Leistungsumfang des Loses, da davon ausgegangen wird, dass ca. 50 % der Masterfilme aufgrund von Vorbeschädigungen oder Nutzungsspuren nicht in ausreichender Qualität digitalisiert werden können. Besonderheiten: Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen. Sofern Filme aufgrund des Essigsäure-Syndroms bei der Digitalisierung reißen sollten, ist mit dem AG zu klären, ob es zu diesem Film evtl. weitere Serien gibt. Sollte dies der Fall sein, kann in Absprache mit dem AG auf eine Digitalisierung des Films verzichtet werden. Sofern dies nicht der Fall ist, so muss der Film für die Digitalisierung ausreichend restauriert werden. Die Kosten hierfür trägt der AN. Dies gilt auch, wenn Filme andere starke Beschädigungen aufweisen, die eine Digitalisierung verhindern. Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden. Filme können falsch aufgespult werden. Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen. Für die Benennung gilt die Konkordanzliste, die dem AN durch den AG zur Verfügung gestellt wird. Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet). Es sind auch die Kopfzeilen zu digitalisieren. Im Regelfall sind die einzelnen Aufnahmen durch Stege getrennt. Sollte dies bei einzelnen Filmen nicht der Fall sein, ist bezüglich der konkreten Filme eine Einzelabstimmung zwischen AG und AN vorgesehen. Nicht benötigte Aufnahmen können gelöscht werden.

3.3 Los 2: Weitere verfilmte Bestände (S. 21f.)

ALT:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.287 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 2,65 Millionen Aufnahmen.

NEU:

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.209 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 4.42 Millionen Aufnahmen. Eine Übersicht über die Filme ist als Anlage B angehängt. Besonderheiten: Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen. Sofern Filme aufgrund des Essigsäure-Syndroms bei der Digitalisierung reißen sollten, ist mit dem AG zu klären, ob das verfilmte Archivgut noch im Original vorliegt. Wenn dies der Fall ist, kann auf eine Digitalisierung verzichtet werden. Sofern dies nicht der Fall ist, so muss der Film für die Digitalisierung ausreichend restauriert werden. Die Kosten hierfür trägt der AN. Dies gilt auch, wenn Filme andere starke Beschädigungen aufweisen, die eine Digitalisierung verhindern. Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden. Die einzelnen auf den Filmen vorhandenen Verzeichnungseinheiten sind im Falle fehlender Trennblätter anhand der auf den Abbildungen erkennbaren Aktendeckeln oder Buchrücken nachvollziehbar. Filme können falsch aufgespult werden. Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen. Für die Benennung gilt die Signatur der originalen Verzeichnungseinheit. Diese wird vom Film abgelesen. Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet). Es sind auch die Kopfzeilen zu digitalisieren. Im Regelfall sind die einzelnen Aufnahmen durch Stege getrennt. Sollte dies bei einzelnen Filmen nicht der Fall sein, ist bezüglich der konkreten Filme eine Einzelabstimmung zwischen AG und AN vorgesehen. Nicht benötigte Aufnahmen können gelöscht werden. Wenn eine Verzeichnungseinheit auf dem Folgefilm weiter verfilmt worden ist, sind die Digitalisate der beiden Filme in einem gemeinsamen Ordner zusammenzuführen.

3.4 Verfahre, Unterauftragnehmer (S. 22)

ALT:

Die Vergabe der Leistung an Unterauftragnehmer ist grundsätzlich ausgeschlossen, der Transport und die Datenverarbeitung können durch Dritte durchgeführt werden. Hierfür gelten die Vorgaben Punkt 3 der Leistungsbeschreibung und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Unterauftragnehmer müssen alle Nachweise vorlegen und Erklärungen abgeben, die von dem Bewerber selbst gefordert sind.

NEU:

Die Vergabe der Leistung an Unterauftragnehmer ist grundsätzlich ausgeschlossen, der Transport und die Datenverarbeitung können durch Dritte durchgeführt werden. Hierfür gelten die Vorgaben der Ziffern 1.6 und 3.5 der Leistungsbeschreibung. Unterauftragnehmer müssen alle Nachweise vorlegen und Erklärungen abgeben, die von dem Bewerber selbst gefordert sind.

3.5 Transport und Lagerung (S. 22) (ALT: Transport) – Neu hinzugefügt

NEU

Die Mikrofilme lagern derzeit an drei unterschiedlichen Orten im Verwaltungsgebäude des Staatsarchivs Hamburg. Sie werden vom AG vor der Abholung in einem Magazinraum zusammengeführt In Bezug auf die klimatischen Bedingungen für die Lagerung der Mikrofilme beim AN gelten die einschlägigen Richtlinien für die Aufbewahrung von Archivgut.. Zeitplanung Die Meldefilme (Los 1) werden häufig für rechtliche Anfragen benötigt und der Bestand wird intensiv benutzt. Es ist deshalb zwingend notwendig, dass die Filme nur für einen kurzen Zeitraum (maximal 20 Arbeitstage, Montag bis Freitag) nicht genutzt werden können, dies muss der AN bei seiner Planung berücksichtigen und angemessene Lösungen für diese Problematik vorschlagen. Los 1 ist aufgrund der dieser Problematik zuerst zu digitalisieren. Der AN erstellt einen Zeitplan mit Anfangs- und Endterminen für die jeweiligen Lose.

3.7.1 Qualitätskriterien (S. 24)

ALT:

Bei der Digitalisierung ist zu berücksichtigen, dass es sich um Sicherungsreprografien von Originalen handelt. Die Verfilmung sollte mit Auflösung in Bezug auf den Film von 12.000 ppi, in Bezug auf das Original bei 48facher Vergrößerung 300 ppi Graustufen erfolgen.

NEU:

Bei der Digitalisierung ist zu berücksichtigen, dass es sich um Sicherungsreprografien von Originalen handelt. Die Verfilmung soll mit Auflösung in Bezug auf den Film von 12.000 ppi, in Bezug auf das Original bei maximal 48facher Vergrößerung 300 ppi Graustufen erfolgen (bei 35-mm-Filmen im Regelfall mit 24facher Vergrößerung). Sofern ein Vergrößerungsfaktor auf dem Film vermerkt ist, soll dieser verwendet werden.

3.7.3 Speicherort (S. 24)

ALT:

Die Lieferung der Digitalisate erfolgt auf externen USB-Festplatten, die vom AN bereitgestellt werden. Die Festplatten werden nach Übertragung der Scans auf einen anderen Datenträger vom AG zurückgegeben.

NEU:

Die Lieferung der Digitalisate erfolgt auf externen USB-Festplatten, die vom AN bereitgestellt werden. Die Festplatten werden nach Übertragung der Scans auf einen anderen Datenträger vom AG zurückgegeben. Die Festplatten können persönlich oder per Lieferdienst an den AG übergeben werden. Eine Übertragung der Digitalisate auf anderem Wege, etwa per Cloud, ist nur in Einzelfällen zulässig. Dies ist mit dem AG abzustimmen.

3.7.4 Benennung der Digitalisate (Ordnerstruktur) (S. 25) – Neu hinzugefügt

NEU:

Bei Archivalien ohne Trennblätter oder mit unvollständigen Signaturen können nach Rücksprache mit dem AG die Digitalisate nach der Filmsignatur abgelegt werden. So kann der AG diese Fälle nach der Digitalisierung prüfen und ggf. neu benennen.

3.7.5 Ablage der einzelnen Digitalisate (S. 26)

ALT:

Die Digitalisierung und die Ablage der Digitalisate auf einer vom AN bereitgestellten Festplatte erfolgen im Rahmen der Vorgaben nach 4.2.2 aufsteigend nach Nummerus Currens gemäß der Signaturen der Mikrofilme oder der verfilmten Archivguteinheit wie z.B.:

NEU:

Die Digitalisierung und die Ablage der Digitalisate auf einer vom AN bereitgestellten Festplatte erfolgen im Rahmen der o.g. Vorgaben aufsteigend nach Nummerus Currens gemäß der Signaturen der Mikrofilme oder der verfilmten Archivguteinheit wie z.B.:

3.7 Beschreibung der einzelnen Lose (Gelöscht)

ALT:

Beschreibung der einzelnen Lose 3.7.1 Los 1: Meldefilme Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das ursprünglich im Bestand 332-8 Meldewesen verzeichnet war, und nun im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist. Besonderheiten: Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen. Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden. Filme können falsch aufgespult werden. Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen. Für die Benennung gilt die Konkordanzliste, die dem AN durch den AG zur Verfügung gestellt wird. Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet). 3.7.2 Transport und Terminplanung Die Meldefilme werden häufig für rechtliche Anfragen benötigt und der Bestand wird sehr häufig benutzt. Es ist deshalb zwingend notwendig, dass die Filme nur für einen kurzen Zeitraum nicht genutzt werden können, der Transport und die Digitalisierung muss dementsprechend in kleineren Chargen und in kurzen Abständen durchgeführt werden. Grundsätzlich gilt, dass kein Film länger als 20 Werktage außer Haus sein darf. Der genaue Ablaufplan muss im Vorfeld mit dem AG abgesprochen und schriftlich fixiert werden. 3.7.3 Los 2: Weitere verfilmte Bestände Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert. Besonderheiten: Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen. Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden. Filme können falsch aufgespult werden. Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen. Für die Benennung gilt die Signatur der originalen Verzeichnungseinheit. Diese wird vom Film abgelesen. Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet).

3.8 Bewerbung auf mehrere Lose (S. 27)

ALT:

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass sich ein AN auf beide Lose bewirbt. Es ist in diesem Fall aufgrund der Bedeutung der Meldefilme allerdings notwendig, dass das Los 1 zuerst digitalisiert wird, um die Benutzung des Bestandes soweit wie möglich zu gewährleisten. Das genaue Vorgehen hierbei wird nach der Vergabe mit dem AG in einer separaten Vereinbarung festgehalten.

NEU:

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass sich ein AN auf beide Lose bewirbt. Es ist in diesem Fall aufgrund der Bedeutung der Meldefilme allerdings notwendig, dass Los 1 zuerst digitalisiert wird. Dies muss aus dem Zeitplan hervor gehen.

3.13 Begutachtung der Bestände (S. 28) – Neu hinzugefügt

NEU:

Bei Bietern, die bereits eine Besichtigungsbestätigung für die Digitalisierung von Mikrofilmen (K-Filmen) des Staatsarchivs Hamburg erhalten haben, kann auf eine erneute Besichtigung verzichtet werden. Die bereits ausgestellte Besichtigungsbestätigung ist bei Angebotsabgabe zu verwenden.