Vergabeunterlagen.pdf

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VERGABEUNTERLAGEN

Maßnahme:

Leistung: Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

Vergabe-Nr.: FB 2025001398

Offenes Verfahren (EU) (VgV)

Ausschreibung (Korrektur) (Rückversetzung)

AUFTRAGGEBER BVC Behörde für Finanzen und Bezirke Adolphsplatz 3-5, 20457 Hamburg, Deutschland

04.09.2026

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Inhaltsverzeichnis

Vergabeunterlagen........................................................................................................................................................... 1

Projektinformation.................................................................................................................................................... 1

Vertragsbedingungen/Formulare.............................................................................................................................. 3

02_HmbVgRL_Aufforderung Angebotsabgabe_01_2024................................................................................ 3

Leere Seite............................................................................................................................................... 7

Leistungsbeschreibung.................................................................................................................................... 8

06 HmbVgRL_Bewerbungsbedingungen (BWB)_01_2025............................................................................. 36

Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB).............................. 36

Vorbemerkungen.............................................................................................................................. 36

1. Vergabeunterlagen....................................................................................................................... 36

2. Schutz des Wettbewerbs.............................................................................................................. 36

3. Angebote...................................................................................................................................... 36

4. Nebenangebote............................................................................................................................ 37

5. Unteraufträge............................................................................................................................... 38

6. Bietergemeinschaften................................................................................................................... 38

7. Eignung........................................................................................................................................ 38

8. Losentscheid................................................................................................................................ 38

9. Sonderregelung für Rahmenvereinbarungen............................................................................... 38

10. Verhandlungsvergabe................................................................................................................ 38

07_HmbVgRL_Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)_01_2024................................................................. 39

Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen........................ 39

1. Art und Umfang der Leistungen (zu § 1)...................................................................................... 39

2. Änderungen der Leistung (zu § 2)................................................................................................ 39

3. Ausführungsunterlagen (zu §§ 3, 4)............................................................................................. 39

4. Ausführung der Leistung (zu §§ 4, 10)......................................................................................... 39

5. Pflichtverletzungen (zu § 7).......................................................................................................... 40

6. Kündigung und Rücktritt (zu § 8).................................................................................................. 40

7. Vertragsstrafe (zu § 11)................................................................................................................ 40

8. Güteprüfung (zu § 12).................................................................................................................. 40

9. Abnahme (zu § 13)....................................................................................................................... 40

10. Mängelansprüche und Verjährung (zu § 14).............................................................................. 41

11. Rechnung (zu § 15).................................................................................................................... 41

12. Zahlung (zu § 17)....................................................................................................................... 41

13. Sicherheitsleistung (zu § 18)...................................................................................................... 41

14. Streitigkeiten (zu § 19)............................................................................................................... 41

HmbTG Vertrag wird veröffentlicht (Stand: 10 2017)....................................................................................... 42

03_HmbVgRL_DSGVO-Information_11_2022................................................................................................. 43

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?................................................................................ 43

2 Wer ist Datenschutzbeauftragter?......................................................................................................... 43

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3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten vera. 43

4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?..................................................................... 44

5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?....................... 44

6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?.......................................................................................... 45

7 Welche Rechte haben Sie?................................................................................................................... 45

05_HmbVgRL_Angebot_03_2024................................................................................................................... 46

Bezeichnung der Teilleistungen............................................................................................................... 47

12_HmbVgRL_Bietergemeinschaft_11_2021.................................................................................................. 49

Eigenerklärung 5. RUS-Sanktionspaket........................................................................................................... 50

Anhang 3_BMWK Rundschreiben v. 14.04.22_5. RUS-Sanktionspaket. RUS-Sanktionspaket. RUS-Sankti. 52

Anhang 4_BMWK Auflistung des Anwendungsbereichs Art. 5k RUS-Sankt.-VO............................................ 57

Produkte/Leistungen................................................................................................................................................ 61

Eignungskriterien...................................................................................................................................................... 64

Leistungskriterien..................................................................................................................................................... 71

Anlagen.................................................................................................................................................................... 72

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INFORMATIONEN ZUR AUSSCHREIBUNG

Es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung des unten angegebenen Auftraggebers zu vergeben. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

INFORMATIONEN

ALLGEMEIN

VERFAHREN

VERFAHRENSEIGENSCHAFTEN

ANGEBOTE

SONSTIGE ANGABEN

TERMINE

ALLGEMEIN

BEKANNTMACHUNG

ANGEBOTE UND BEWERTUNG

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AUFTRAGSDAUER

ELEKTRONISCHE TEILNAHME

Bitte melden Sie sich auf der Bekanntmachungsplattform unter https://bieterportal.hamburg.de mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

Sofern Sie im System noch nicht registriert sind, können Sie dies auf der Plattform vornehmen. Die Registrierung ist kostenfrei.

Anschließend können Sie auf der Startseite bspw. nach dem Titel des Verfahrens über die Direktsuche als Suchbegriff suchen. Folgen Sie anschließend der Anleitung im System, um an dem Verfahren teilzunehmen.

BIETERFRAGEN

Bieterfragen müssen bis spätestens 30.09.2026 10:00 Uhr eingegangen sein. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bieterfragen müssen unter "Nachrichten" im eVergabe Bieterassistenten gestellt, sowie Antworten dort geprüft werden. Den Assistenten erreichen Sie unter folgender Adresse: https://bieterportal.hamburg.de Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

Hinweis: Sie erhalten unmittelbar nach Beantwortung einer Bieterfrage eine Benachrichtigung per E-Mail über das Vorliegen von Antworten im Bieterassistenten. Sie müssen daher alle Antworten im Assistenten prüfen und dort zur Kenntnis nehmen.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 02 Aufforderung Angebotsabgabe

[Name und Anschrift der Vergabestelle]

BVC Behörde für Finanzen und Bezirke

Beschaffungs - und Vergabecenter Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg

[Name/Firma und Anschrift des Bieters]

AUFFORDERUNG ZUR ABGABE EINES

Vergabeverfahren: Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv Verfahrensnr: FB 2025001398 Art der Leistung: Dienstleistung Ort der Leistung: Hamburg Einreichungstermin (Ende der Angebotsfrist): 09.10.2026 , 10:00:00 Uhr Ende der Bindefrist: 31.12.2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

es ist beabsichtigt, die in der Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung der Freien und Hansestadt Hamburg zu vergeben. Es gelten die beigefügten Bewerbungsbedingungen (BWB).

Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den beigefügten Anlagen (Zutreffendes bitte ankreuzen): Leistungsbeschreibung Vordruck Eignung Vordruck Angebot Bewerbungsbedingungen (BWB) Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) DSGVO-Information Vordruck Bietergemeinschaft HmbTG Vertrag wird veröffentlicht 5. RUS Sanktionspaket

1. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind beigefügt.

Die Vergabeunterlagen sind auf der Veröffentlichungsplattform der Freien und Hansestadt Hamburg (https://www.hamburg.de/oeffentliche-auftraege/) elektronisch veröffentlicht und können von dort bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch abgerufen werden. Der Bieter ist selbst dafür verantwortlich, sich jeweils die aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zu beschaffen (Nr. 1.2 BWB).

Aufforderung Angebotsabgabe – 01/2024 1 von 5 3

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 02 Aufforderung Angebotsabgabe 2. Bieterkommunikation Zu diesem Vergabeverfahren werden nur Anfragen beantwortet, die über die Bieterkommunikation der e- Vergabe ("Kommunikation mit der Vergabestelle") innerhalb der Frist für die Einreichung von Bieterfragen gestellt werden. Frist für Bieterfragen: 30.09.2026 1 0:00 Uhr Die Beantwortung verspäteter Bieterfragen steht im Ermessen der Vergabestelle. Die Auskünfte inkl. aller Anlagen werden zeitnah über die Bieterkommunikation der e-Vergabe veröffentlicht bzw. dem Bieter auf an- derem Wege zur Verfügung gestellt. Sie werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Hinweis zur e-Vergabe: Ein Bieter kann durch Auswahl der Funktion „Nachricht bestellen“ in der e-Vergabe veranlassen, eine Kurzinformation über eine Auskunftserteilung zu erhalten. Ansonsten hat der Bieter etwaige Aufkunftserteilungen selbst nachzuverfolgen.

3. Eignungsnachweise, Angaben und Unterlagen Angebote, die – ggf. nach erfolgloser Nachforderung – die geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen nicht enthalten, werden nach § 42 Abs. 1 UVgO bzw. § 57 Abs. 3 VgV ausgeschlossen. Mit dem Angebot sind folgende Nachweise, Angaben und Unterlagen einzureichen: Hinweis: Diese Vorgaben gelten nicht bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, weil diese Nachweise/Angaben/Unterla- gen dort bereits mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind. Hinweis: Die elektronische Einreichung erfolgt durch das Hochladen in den Bieterassistenten der e-Vergabe.

Vordruck Eignung

Der Vordruck Eignung enthält Eigenerklärungen über die Eignung, das Nichtvorliegen von Ausschlussgrün- den sowie die Ausführungsbedingungen (vgl. §§ 31 ff. UVgO, §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV und § 7 HmbVgG).

Bei einer Vergabe oberhalb des EU-Schwellenwerts wird als vorläufiger Nachweis auch die „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ (EEE) akzeptiert (§ 50 VgV).

Vordruck Bietergemeinschaft, sofern Sie das Angebot als Bietergemeinschaft abgeben.

Referenzen

Unternehmensdarstellung, Qualitätsmanagementsystem, Voraussetzung an fachgerechter Lagerung

4. Losaufteilung

keine Losaufteilung Angebote sind zulässig für ein Los für mehrere Lose für alle Lose

Näheres (z.B. Aufteilung und Anzahl der Lose, ggf. Einschränkungen) siehe Leistungsbeschreibung.

Aufforderung Angebotsabgabe – 01/2024 2 von 5 4

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 02 Aufforderung Angebotsabgabe 5. Nebenangebote sind nicht zugelassen. zugelassen. nur zugelassen für

Die Nebenangebote müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Wegen des größeren Umfangs wird auf die Mindestanforderungen in der Leistungsbeschreibung verwiesen. Für die Einzelheiten der Nebenangebote gelten im Übrigen die Bewerbungsbedingungen (BWB).

6. Unteraufträge (Nachunternehmer) Sofern Sie beabsichtigen, die Leistung (teilweise) durch Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) ausführen zu lassen, haben Sie die betroffenen Leistungsteile auf dem Vordruck Angebot zu benennen und die Zustim- mung der Auftraggeberin vor der Leistungsausführung einzuholen. Sollten Sie ein anderes Unternehmen zudem zum Nachweis Ihrer Eignung in Anspruch nehmen wollen (Eignungsleihe), sind dazu besondere Angaben im Vordruck Eignung zu machen (Nr. 2). Die Leistung ist vom Auftragnehmer selbst zu erbringen (sog. Selbstausführungsgebot, § 26 Abs. 6 UVgO). Die Möglichkeit, andere Unternehmen im Wege der Unterauftragsvergabe (Nachunternehmereinsatz) in die Leistungserbringung einzubeziehen, besteht vorliegend nicht.

7. Angebotsabgabe Um die Leistungsausführung anzubieten, füllen Sie bitte den Vordruck Angebot mit allen erforderlichen Anlagen aus. Reichen Sie diese Unterlagen ausschließlich wie folgt ein:

• bis zum Einreichungstermin (Ende der Angebotsfrist, s.o.)
• versehen mit Name/Firma und Anschrift sowie dem genau bezeichneten Vergabeverfahren
• bei der Vergabestelle: Beschaffungs- und Vergabecenter der Behörde für Finanzen und Bezirke
• über den elektronischen Bieterassistenten der e-Vergabe. Hinweis: Der Zugang zur e-Vergabe steht Ihnen kostenlos unter https://bieterportal.hamburg.de zur Verfügung. Zur wirksamen Angebotsunterzeichnung genügt es, wenn Sie im letzten Schritt den Vor- und Zunahmen der zeichnungsberechtigten Person eintragen. Es werden nur Angebote akzeptiert, die der vorstehend geforderten Form entsprechen.

8. Angebotswertung

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 43 UVgO bzw. § 127 GWB, § 58 VgV).

Die Auswahl erfolgt nach den angegebenen Zuschlagskriterien. Bezuschlagt wird das Angebot, das nach den gewichteten Zuschlagskriterien den höchsten Gesamtpunktwert erreicht. Bei Punktgleichheit folgt die Zu- schlagsentscheidung den von der Auftraggeberin festgelegten Maßgaben. Die Angebotswertung erfolgt über eine Punktwertematrix nach folgenden Regeln:

Aufforderung Angebotsabgabe – 01/2024 3 von 5 5

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 02 Aufforderung Angebotsabgabe Preiskriterium: Preis Gewichtung 50 % Hinweis: Der Preis (EUR, netto) wird aus der Wertungssumme des Angebots ermittelt. Diese ergibt sich aus der nachgerechneten Angebotssumme, insbes. unter Berücksichtigung von Nachlässen, Bonus-/Malus-Rege- lungen, Gleitklauseln.

Angebote für einen Abzug von Skonto werden zugelassen

nach Leistungserfüllung oder Abnahme sowie Eingang einer prüfbaren Rechnung. Zugelassene Skon- toangebote sind vom Bieter im Vordruck Angebot einzutragen; nur sie werden bei der Angebotswertung berücksichtigt.

Angebote für Skontoabzug werden nicht zugelassen.

Angebote, die unaufgefordert Skonto anbieten, werden vom Wettbewerb ausgeschlossen.

Qualitätskriterien:

qualitative Zuschlagskriterien Digitalisierungskonzept Gewichtung 50 % Gewichtung % Gewichtung %

Summe: 100 % Beim Kriterium werden folgende Unterkriterien mit jeweiliger Gewichtung berücksichtigt:

Gewichtung % Gewichtung % Gewichtung %

Summe: 100 %

Ist nichts anderes angegeben, gelten die Unterkriterien für das Gesamtangebot.

9. Bevorzugung von Werkstätten für behinderte Menschen und Inklusionsbetrieben (gilt nicht für EU-Vergabeverfahren) Bei der Vergabe von Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte wird der Zuschlag auf ein Angebot eines bevorzugten Bieters (Werkstätten für behinderte Menschen, Inklusionsbetriebe und anerkannte Blindenwerkstätten) erteilt, wenn es mindestens so wirtschaftlich ist, wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines anderen Bieters. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von dem bevorzugten Bieter angebotene Preis mit einem Abschlag von 10 % berücksichtigt. Zur Errechnung dieses Abschlags muss bei einer Bietergemeinschaft angegeben werden, welcher Anteil am Gesamtangebot auf den bevorzugten Bieter entfällt. Die Eigenschaft als bevorzugter Bieter ist durch Vorlage der staatlichen Anerkennung nachzuweisen. Inklusionsbetriebe können eine Eigenerklärung abgeben, in der das Vorliegen der Voraussetzungen des § 215 SGB IX dargelegt wird.

10. Fristen und Termine Bis zum Ablauf der Angebotsfrist (Einreichungstermin s.o.) können die Angebote geändert werden; das geänderte Angebot ist in derselben Weise einzureichen wie das ursprüngliche Angebot. Vom Einreichungstermin bis zum Ende der Bindefrist (s.o.) ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 02 Aufforderung Angebotsabgabe

11. Sonstiges

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Vergabestelle

Aufforderung Angebotsabgabe – 01/2024 5 von 5 7

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Freie und Hansestadt Hamburg

Behörde für Finanzen und Bezirke

- Leistungsbeschreibung -

Offenes Verfahren

über die

Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

gem.

Vierter Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen

(GWB) sowie nach

der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge

(Vergabeverordnung - VgV)

Vergabenummer 2025001398

Behörde für Finanzen und Bezirke Hamburgweite Dienste und Organisation Beschaffungs- und Vergabecenter Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg

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Behörde für Finanzen und Bezirke Leistungsbeschreibung

Inhaltsverzeichnis

1.1 ALLGEMEINES, ANGEBOTSANFORDERUNG UND -WERTUNG ............................................................... 3 1.2 AUSSCHREIBUNGSZIEL ......................................................................................................................... 3 1.3 AUSSCHREIBUNGSUMFANG ................................................................................................................... 3 1.4 NEBENANGEBOTE ................................................................................................................................. 4 1.5 BIETERGEMEINSCHAFT ........................................................................................................................ 4 1.6 UNTERAUFTRAGSVERGABE UND EIGNUNGSLEIHE .............................................................................. 4 1.7 BESICHTIGUNGSBESTÄTIGUNG ............................................................................................................ 5 1.8 EIGNUNGSBEZOGENE UNTERLAGEN .................................................................................................... 5 1.9 LEISTUNGSBEZOGENE UNTERLAGEN UND NACHWEISE ...................................................................... 8 1.10 HINWEISE ZU DEN ERKLÄRUNGEN UND NACHWEISEN ........................................................................ 9 1.11 ZUSCHLAGSERTEILUNG ...................................................................................................................... 10 1.12 WEITERE INFORMATIONEN, WIRTSCHAFTSAUSKÜNFTE .................................................................. 13

2 VERTRAGSBEDINGUNGEN .................................................................................................................. 14

2.1 ALLGEMEINE VERTRAGSBEDINGUNGEN ........................................................................................... 14 2.2 RECHT ................................................................................................................................................. 14 2.3 ANSPRECHPARTNER/ PROJEKTVERANTWORTLICHER ...................................................................... 15 2.4 QUALITÄTSVEREINBARUNG................................................................................................................ 15 2.5 VERTRAGSKÜNDIGUNG ....................................................................................................................... 15 2.6 ÄNDERUNGEN DES VERTRAGES.......................................................................................................... 15 2.7 DATENSCHUTZRECHTLICHE BESTIMMUNGEN ................................................................................... 16 2.8 PREISGESTALTUNG UND -BINDUNG; MINDESTLOHN ......................................................................... 16 2.9 HAFTUNG ............................................................................................................................................ 17 2.10 TRANSPORT ......................................................................................................................................... 18 2.11 RECHNUNGSSTELLUNG ....................................................................................................................... 18 2.12 EPIDEMIE/ CORONAKLAUSEL ............................................................................................................. 18 2.13 SALVATORISCHE KLAUSEL ................................................................................................................ 19

3 TECHNISCHES LEISTUNGSVERZEICHNIS...................................................................................... 20

3.1 ZIEL UND UMFANG DER LEISTUNG UND BESCHREIBUNG .................................................................. 20 3.2 LOS 1: MELDEFILME .......................................................................................................................... 20 3.3 LOS 2: WEITERE VERFILMTE BESTÄNDE ........................................................................................... 21 3.4 VERFAHREN, UNTERAUFTRAGNEHMER ............................................................................................. 22 3.5 TRANSPORT UND LAGERUNG.............................................................................................................. 22 3.6 ZEITPLANUNG ..................................................................................................................................... 23 3.7 DIGITALISIERUNG DES ARCHIVGUTS ................................................................................................. 24 3.7.1 Qualitätskriterien ............................................................................................................................ 24 3.7.2 Grundsätzliche Vorgaben ................................................................................................................ 24 3.7.3 Speicherort ...................................................................................................................................... 24 3.7.4 Benennung der Digitalisate (Ordnerstruktur) ................................................................................. 25 3.7.5 Ablage der einzelnen Digitalisate ................................................................................................... 26 3.8. BEWERBUNG AUF MEHRERE LOSE ........................................................................................................... 27 3.9. QUALITÄTSSICHERUNG ............................................................................................................................. 27 3.10. VERTRAGSVORAUSSETZUNGEN .............................................................................................................. 27 3.11. ÜBERTRAGUNG DER NUTZUNGSRECHTE ................................................................................................ 27 3.12. ANFORDERUNGEN AN DAS PERSONAL .................................................................................................... 27 3.13. BEGUTACHTUNG DER BESTÄNDE............................................................................................................ 28

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Behörde für Finanzen und Bezirke Leistungsbeschreibung

1.1 Allgemeines, Angebotsanforderung und -wertung

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass der Bieter gem. Ziffer 1.2 der Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB) die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen nach Erhalt zu prüfen hat. Werden vom Bieter inhaltliche Unstimmigkeiten oder Unklarheiten, die die Preisermittlung beeinflussen, festgestellt, so hat er sich unverzüglich an die Vergabestelle zu wenden.

1.2 Ausschreibungsziel

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) – Behörde für Kultur und Medien, Amt Staatsarchiv – als Auftraggeber (AG) beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages mit dem Titel „Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv“. Der Inhalt des Vertrages umfasst die Abholung und den Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben.

1.3 Ausschreibungsumfang

Die FHH, Behörde für Kultur und Medien, Amt Staatsarchiv als AG vergibt die Leistung der Digitalisierung von Archivgut, um dieses für seine Nutzerinnen und Nutzer digital zugänglich zu machen und die Informationen in einer im digitalen Langzeitmagazin speicherbaren Form zu erhalten.

Die Mikrofilme enthalten Abbildungen von Archivgut und sind teilweise die einzige noch erhaltene Form der historischen Quellen. Das zu digitalisierende Archivgut ist nationales Kulturgut gem. § 6 Abs. 1 Nr. 2 Kulturgut- schutzgesetz (KGSG) und hat Unikatcharakter. Die Digitalisierung des Archivguts kann somit ausschließlich im Bundesgebiet erfolgen.

Die Digitalisierung muss spätestens bis zum 15.04.2030 erbracht und die Übergabe gemäß Leistungsverzeichnis erfolgt sein. Der Leistungsbeginn erfolgt nach dem Eintritt der vollen Wirksamkeit des Vertrages gemäß § 10 Abs. 2 HmbTG (Ablauf der einmonatigen Veröffentlichungsfrist im Transparenzportal) voraussichtlich ab KW 51. Das angebotene Fertigstellungsdatum wird in der Wertungsstufe IV. entsprechend bepunktet (s.u. Zuschlagserteilung).

Es erfolgt eine Aufteilung in Fachlose:

Los 1: Meldefilme

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 5.837), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 9,23 Millionen Aufnahmen.

Los 2: Weitere verfilmte Bestände

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Behörde für Finanzen und Bezirke Leistungsbeschreibung

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.209 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 4,42 Millionen Aufnahmen.

Ziffer 2.2 und 2.3 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen (ZVB) finden keine Anwendung. Es wird darauf hingewiesen, dass durch den Abschluss dieses Vertrages kein Anspruch des Auftragnehmers (AN) gegen den AG auf Lieferung einer Mindestmenge entsteht.

1.4 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

1.5 Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Falls Sie als Bietergemeinschaft ein Angebot abgeben wollen, füllen Sie die beigefügte „Erklärung der Bietergemeinschaft“ (Vergabevordruck Nr. 12) aus und unterschreiben Sie diese. Um die Erklärung bis zum Ende der Angebotsfrist mit dem Angebot einzureichen, scannen Sie sie anschließend ein und laden Sie sie im Bieterassistenten hoch.

1.6 Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe

Sofern Sie beabsichtigen, Leistungen von Unterauftragnehmern (siehe Ziffer 3.4) erbringen zu lassen, benennen Sie, welchen Teil der Leistung dies jeweils betrifft.

Für den/die vorgesehenen Unterauftragnehmer behält sich die Vergabestelle vor, eine Verpflichtungsermächtigung für die Teile des Auftrages abzufordern, die im Wege der Unterauftragsvergabe erbracht werden sollen vor (siehe Vergabevordruck 02, Ziffer 6 sowie Vergabevordruck 06, Ziffer 5).

Die Ausführung der Leistung oder wesentlicher Teile davon dürfen jeweils nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG an andere übertragen werden.

Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim AN.

Des Weiteren gelten die Bestimmungen gem. § 5 Hamburger Vergabegesetz (HmbVgG) zum Nachunternehmereinsatz.

Sofern Sie beabsichtigen die Leistung (teilweise) durch Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) ausführen zu lassen, haben Sie die betroffenen Leistungsteile auf dem Vordruck Angebot (siehe Vergabevordruck 05, Ziffer 4) zu benennen und die Zustimmung des AG vor der Leistungsausführung einzuholen.

Falls Sie gem. § 47 Vergabeverordnung – VgV zum Nachweis Ihrer Eignung die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchten (Eignungsleihe), legen Sie mit dem Angebot die entsprechenden Unterlagen zur Eignung vor und nehmen Sie die entsprechenden Eintragungen im Kriterienkatalog vor.

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Behörde für Finanzen und Bezirke Leistungsbeschreibung

1.7 Besichtigungsbestätigung

Die zu digitalisierenden Archivalien sowie die räumlichen Gegebenheiten sind nach Vorabsprache im Hamburger Staatsarchiv zu begutachten. Die Begutachtung ist als Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebots anzusehen.

Eine fehlende oder unvollständige Besichtigungsbestätigung führt (ohne Nachforderung/ggf.) zum Ausschluss des Angebotes.

Die Besichtigung ist nur nach vorheriger schriftlicher oder elektronischer Absprache möglich.

Für eine Terminvereinbarung wenden Sie sich bitte an den fachlichen Ansprechpartner:

Dr. Julian Freche julian.freche@bkm.hamburg.de +49 40 428 31-3151

Über die Besichtigung wird eine Besichtigungsbestätigung angefertigt. Eine Nachholung der Besichtigung nach Angebotsabgabe ist nicht möglich.

Tägliche Erreichbarkeit (werktags) von 09:00 Uhr bis 15:00 Uhr.

Die späteste Terminvereinbarung hat zwei Wochen vor Ende der Angebotsfrist und die späteste Besichtigung einen Tag vor Ende der Bieterfragenfrist erfolgen.

Nachträgliche Forderungen auf Grundlage von Unkenntnis der örtlichen und technischen Gegebenheiten sind nicht möglich.

Bei Bietern, die bereits eine Besichtigungsbestätigung für die Digitalisierung von Mikrofilmen (K-Filmen) des Staatsarchivs Hamburg aus der vorherigen Ausschreibung (EU Bekanntmachung 05.03.2026) erhalten haben, kann auf eine erneute Besichtigung verzichtet werden. Die bereits ausgestellte Besichtigungsbestätigung ist bei Angebotsabgabe zu verwenden.

1.8 Eignungsbezogene Unterlagen

Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie mit dem Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist folgendes einreichen und bereithalten.

a) Eigenerklärungen sind von allen Bewerbern oder Bietern mit dem Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist einzureichen.

b) Jene Unterlagen, die über Eigenerklärungen hinausgehen, werden nach der Angebotsprüfung von dem/den aussichtsreichsten Bewerber/n oder Bieter/n angefordert. Hierfür wird eine Frist von einer Woche verhängt. Werden die Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht, kann der Bieter vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Anlagen Eignungsbezogene Unterlagen Begründung zur Nr. Anforderung

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Zusätzlich sind folgende eignungsbezogenen Eigenerklärungen/Nachweise einzureichen: Vergabenummer: 2025001398 Seite 7 von 28

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• Eigenerklärung Fuhrpark: Die entsprechende Erklärung ist im Kriterienkatalog der eVergabe zu befüllen.

• Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung: Es ist zu erklären, dass die unter Ziffer 2.9 geforderte Versicherungssumme in der angegebenen Höhe besteht bzw. spätestens zum Vertragsbeginn bestehen wird. Nutzen Sie hierzu das entsprechende Feld im Kriterienkatalog der eVergabe.

• Erklärung zum 5. RUS-Sanktionspaket: Die angefügte Eigenerklärung ist auszudrucken und unterschrieben mit dem Angebot einzureichen.

Der AG akzeptiert die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gem. § 50 Vergabever- ordnung (VgV). Sie haben als Bieter die Möglichkeit, Ihre Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen durch Vorlage der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) vor- läufig zu belegen. Der Auftraggeber kann Sie dann jederzeit gem. § 50 (2) VgV während des Verfahrens auffordern, sämtliche oder einen Teil der nach §§ 44 bis 49 VgV geforderten Un- terlagen beizubringen.

Sie haben weiter die Möglichkeit, Ihre Eignung teilweise durch ein Zertifikat des Präqualifizie- rungssystems PQ-VOL des Kooperationsverbundes Präqualifizierung-Nord (PQ-Nord) gemäß § 122 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nachzuweisen.

Nähere Informationen hierzu finden Sie im Internet unter www.pq-vol.de.

1.9 Leistungsbezogene Unterlagen und Nachweise

Zur Überprüfung, ob alle Mindestanforderungen erfüllt werden und zur Bewertung der Qualität, ist es erforderlich, dass Sie mit dem Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist die nachfolgend aufgeführten Unterlagen einreichen:

Vergabenummer: 2025001398 Seite 8 von 28

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1.10 Hinweise zu den Erklärungen und Nachweisen

Weitere Angaben zur Eignung, zur Leistung und zu den sonstigen besonderen Bedingungen sind ggf. im Rahmen der elektronischen Angebotsbearbeitung in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern zu machen.

Für den Fall, dass einzelne Eingabefelder im Rahmen der elektronischen Angebotsbearbeitung nicht ausreichen, machen Sie bitte weitere Angaben in Form entsprechend gekennzeichneter Anlagen und laden diese im Bieterassistenten der eVergabe hoch.

Nach § 56 Abs. 2 VgV können Unterlagen, die nicht bis zum Ende der Angebotsfrist eingereicht wurden, nachgefordert werden. Die Nachforderung liegt im Ermessen des AG.

Ausgeschlossen gem. § 57 Abs. 3 VgV werden Angebote, die - ggf. nach erfolgloser Nachforderung - die geforderten

• eignungsbezogenen Unterlagen

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• leistungsbezogenen Unterlagen

• sonstigen besonderen Bedingungen

nicht enthalten.

1.11 Zuschlagserteilung

Der AG behält sich vor, aus wirtschaftlichen (z.B. Synergieeffekte) und technischen Gründen die Lose 1-2 zusammen zu vergeben.

Der Zuschlag wird auf das nach § 58 Abs. 1 VgV wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Alle eingegangenen Angebote werden nach Ende der Angebotsfrist in vier Wertungsstufen geprüft: I. Prüfung der formalen Anforderungen nach §§ 56 ff. VgV II. Prüfung der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV III. Prüfung der Angemessenheit des Preises § 60 VgV IV. Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes nach § 127 GWB, § 58 VgV In die Wertungsstufe IV. kommen nur die Angebote, die die Wertungsstufen I.-III. erfolgreich durchlaufen haben. Die Vergabestelle behält sich ausdrücklich die Möglichkeit des § 42 Abs. 3 VgV vor. Als Zuschlagskriterien in der Wertungsstufe IV. werden für alle Lose herangezogen:

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Die Darstellung darf 10 DIN A 4-Seiten, Schriftgröße Arial 11 Pkt oder vergleichbar, Zeilenabstand mindestens 1,5 Pkt nicht überschreiten. Alle über die geforderte Seitenanzahl hinaus gemachten Angaben werden nicht gewertet.

Die Gewichtung beträgt 50% (von 100 Punkten). Die max. erreichbare Punktzahl entspricht somit 50 Punkte.

Folgende Unterkriterien werden bewertet:

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1. Umsetzung der Qualitätskriterien und grundsätzlichen Anfor- derungen, Umsetzungen der spezifischen Anforderungen, Einsatz der Mitarbeiter und deren Qualifizierung, eingesetzte Geräte und Software, Workflows und Umgang mit genannten Problemstellungen (Gewichtung 20%, insgesamt 20 Punkte) 10
2. Transport (voraussichtl. Transportdauer), Art des Transportmittels, mögliche Unterbrechungen/Fahrerwechsel, Beiladungen, Anzahl der Fahrten (Abholung/Lieferung) (Gewichtung 10%, insgesamt 10 Punkte)
3. IPM (Integrated Pest Management)(Gewichtung 10%, insgesamt 10 10 Punkte)
4. Zeitplan (Bearbeitungszeit, ggf. Parallelität der Bearbeitung, 10 Transport).(Gewichtung 10%, insgesamt 10 Punkte)

Die Angaben des Konzepts werden im Falle der Erteilung des Auftrags verbindlicher Bestandteil des Vertrags.

A. Erläuterung zur Bewertung des Kriteriums Angebotspreis:

Es sind maximal 50 Punkte zu erreichen.

Der angegebene Angebotspreis netto (Gesamtpreis) dient der Preiswertung. Der Angebots- preis ist der angegebene Gesamtpreis inkl. aller Nebenkosten im Vordruck „Preisblatt“. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die volle Punktzahl in Höhe von 50 Punkten. Alle höheren Preisangebote werden mit dem Bieter, der den niedrigsten Preis angeboten hat, ver- glichen. Punkte für den Preis werden in Höhe des Prozentsatzes abgezogen, um den der Preis des jeweiligen Bieters über dem Preis des Bieters, der den niedrigsten Preis angeboten hat, liegt. Beispiel: Ein Angebot, das um 10% über dem niedrigsten Preis liegt, erhält bei der Preiswertung einen Abschlag von der Höchstpunktzahl (50 Punkte) von 10 % (5 Punkte). Es würde also 45 Punkte erhalten. Es werden mindestens 0 Punkte vergeben, negative Punktevergaben sind nicht möglich. Die Berechnung der Preispunkte findet mit zwei Nachkommastellen statt.

B. Erläuterung zur Bewertung des Kriteriums Digitalisierungskonzept:

Es sind maximal 50 Punkte zu erreichen.

Die Konzeptionellen Angaben werden von einer Auswahlkommission der Bedarfsstelle entsprechend der oben genannten Zuschlagskriterien bepunktet.

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Das Kriterium „Digitalisierungskonzept“ enthält 4 Unterkriterien, für die bis zu 20 oder 10 Punkte vergeben werden. Die Bewertung des Konzeptes bzw. der Qualität der Anforderungen der o.g. Kriterien erfolgt durch den AG. Die Angaben des Bieters im Angebot werden entsprechend der u.g. Bewertung bepunktet. Die konzeptionellen Angaben werden im Falle der Erteilung des Auftrags verbindlicher Be- standteil des Vertrags.

Für die Bewertung des Unterkriteriums Qualitätskriterien gelten folgende Wertebereiche:

• 20 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein.

• 13 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

• 7 Punkte erhält ein Bieter für das Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

• 0 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er nicht alle wesentlichen Problematiken bzw. Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat oder keine entsprechende Lösungen präsentiert. Sind seine Angaben nicht oder kaum nachvollziehbar oder in nicht unerheblichem Umfang widersprüchlich, führt dies ebenfalls zu nur zu 0 Punkte. Dasselbe gilt für Lösungsansätze bzw. eine Konzeption, die beim Auftraggeber nicht unwesentliche Zweifel an der Umsetzbarkeit und Eignung im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung bestehen lassen.

Für die Bewertung der Unterkriterien Transport, Zeitplan und IPM (Integrated Pest Management) gelten folgende Wertebereiche:

• 10 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen

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präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung umsetzbar und geeignet sein.

• 7 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Darüber hinaus muss der Bieter aber auch weitere, ggf. potentielle Problemstellungen, Besonderheiten oder sonstige Gesichtspunkte erkannt und behandelt haben, die mit diesem Kriterium ebenfalls in Zusammenhang stehen. Außerdem müssen die Angaben des Bieters ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

• 4 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er durch seine Angaben deutlich macht, dass er die bei diesem Kriterium wesentlichen Problematiken und Fragestellungen vollständig oder im Wesentlichen vollständig erkannt und berücksichtigt hat und entsprechende Lösungen präsentiert. Die Angaben des Bieters müssen ganz oder im Wesentlichen nachvollziehbar und widerspruchsfrei sein. Die vorgeschlagenen Lösungsansätze bzw. das vorgeschlagene Konzept müssen aus Sicht des Auftraggebers im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung ganz oder im Wesentlichen umsetzbar und geeignet sein.

• 0 Punkte erhält ein Bieter für das jeweilige Kriterium, wenn er nicht alle wesentlichen Problematiken bzw. Fragestellungen erkannt und berücksichtigt hat oder keine entsprechende Lösungen präsentiert. Sind seine Angaben nicht oder kaum nachvollziehbar oder in nicht unerheblichem Umfang widersprüchlich, führt dies ebenfalls zu nur zu 0 Punkte. Dasselbe gilt für Lösungsansätze bzw. eine Konzeption, die beim Auftraggeber nicht unwesentliche Zweifel an der Umsetzbarkeit und Eignung im Hinblick auf die jeweilige Problemstellung bestehen lassen.

Gesamtbewertung Die erreichten Punkte aus den o.g. Zuschlagskriterien werden addiert. Insgesamt sind bis maximal 100 Punkte erreichbar. Das Angebot, das durch diese Addition die höchste Gesamtpunktzahl aufweist, gilt als das wirtschaftlichste und erhält den Zuschlag als Gesamtauftrag. Die Berechnung erfolgt mit 2 Nachkommastellen.

1.12 Weitere Informationen, Wirtschaftsauskünfte

Die aktuellen und vollständigen Vergabeunterlagen finden Sie im Bieterportal unter: https://bieterportal.hamburg.de

Falls Sie bereit sind, die ausgeschriebenen Leistungen zu übernehmen, geben Sie Ihr Angebot bitte ausschließlich mittels des Bieterassistenten der eVergabe ab. Der Zugang zur eVergabe steht Ihnen im Bieterportal unter https://bieterportal.hamburg.de zur Verfügung.

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Der Einwand, dass der Bieter über den Umfang der Leistung oder über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen.

Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf Wirtschaftsauskünfte über einzelne Bieter bei einer Auskunftei (zzt. Creditreform und/oder Bürgel) einzuholen.

2 Vertragsbedingungen

2.1 Allgemeine Vertragsbedingungen

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sowie die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen (ZVB)

• jeweils in der gültigen Fassung - werden Vertragsbestandteil.

Die Allgemeinen Bestimmungen der UVgO werden nicht Bestandteil des Vertrages. Weitere Regeln, Vorschriften und Normen sind ggf. in dieser Leistungsbeschreibung genannt.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters können zum Ausschluss des Angebotes vom Vergabeverfahren führen. Einzelheiten hierzu unter Nr. 3.2 ZVB.

Alle Rechte und Pflichten des Auftraggebers im Zuge des Vertragsmanagements (Verwaltung, Anpassung, Abwicklung, Fortschreibung und Kündigung) werden durch die Vergabestelle wahrgenommen. Ansprüche, die durch Mängel, die bei der Lieferung oder Leistungserbringung bzw. innerhalb der Gewährleistungszeit entstehen, werden von der jeweligen Bedarfsstelle wahrgenommen. Der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter sowie alle in seinem Auftrag an der Erbringung der Auftragsleistung arbeitenden Personen sind verpflichtet, alle im Zusammenhang mit der Ausführung des Auftrags bekannt gewordenen Vorgänge, Unterlagen und Informationen vertraulich zu behandeln und nicht an Unbefugte weiterzugeben. Die Verpflichtung bleibt auch dann bestehen, wenn Mitarbeiter aus einem mit der Auftragsleistung befassten Unternehmen ausscheiden sowie nach Abwicklung des Gesamtauftrages. Abrufe können bis zum letzten Tag der Vertragslaufzeit erfolgen.

2.2 Recht

Soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist, finden die Regelungen der Leistungsbeschreibung, der ZVB, der Aufforderung zur Angebotsabgabe, einschl. Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB), die VOL/B und das BGB bzw. der übrigen allgemeinen Normen in dieser Reihenfolge - insbesondere im Falle einander widersprechender Regelungen - Anwendung.

Die in der Leistungsbeschreibung genannten Regeln, Vorschriften und Normen sind ebenso in der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweils gültigen Fassung einzuhalten.

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Dieser Vertrag unterliegt dem Geltungsbereich des Hamburgischen Transparenzgesetzes (HmbTG und wird nach Maßgabe der Vorschriften des HmbTG im Transparenzportal veröffentlicht werden. Zudem kann er Gegenstand von Auskunftsanträgen nach dem HmbTG sein. Siehe dazu das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular „Veröffentlichung von Verträgen, Vereinbarungen eines Rücktrittsrechts und Kennzeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) bei Vergabeverfahren nach der VgV, UVgO und KonzVgV .

2.3 Ansprechpartner/ Projektverantwortlicher

Von der jeweiligen Bedarfsstelle und dem AN werden jeweils ein/eine Ansprechpartner/-in und ein/eine Vertreter/-in zu Beginn des Vertrages schriftlich benannt. Die Ansprechpartner beider Parteien bzw. deren Vertreter sind für alle Fragen zur Durchführung des Vertrages zuständig und üben die Kontrolle über die Verfahrensabläufe aus.

2.4 Qualitätsvereinbarung

Stellt der AG einen Mangel fest, verpflichtet sich der AN zur kostenfreien Nachbesserung einschließlich anfallender Transport- und Versicherungskosten. Die Wahl der Mittel für eine Mängelbeseitigung erfolgt im Einvernehmen mit dem AG.

2.5 Vertragskündigung

Der AG kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn wichtige Gründe vorliegen, insbesondere wenn der AN • den Mitarbeitern seines Betriebes die ihnen tariflich oder gesetzlich zustehenden Leistungen ganz oder teilweise vorenthält, oder wenn er in sonstige Weise gegen tarifliche Bestimmungen oder Vorschriften verstößt, • die übernommene Leistung nicht zu dem vom AG benannten Zeitpunkt beginnt oder nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausführt und trotz schriftlicher Mahnung nicht Abhilfe schafft, • schuldhaft gegen die aus Ziffer 1.5 dieser Leistungsbeschreibung resultierenden Verpflichtungen verstößt,

oder wenn sonstige schwerwiegende Gründe vorliegen.

Die Kündigung bedarf der Schriftform.

Es wird weiterhin auf Ziffer 6 der ZVB verwiesen.

2.6 Änderungen des Vertrages

Der Leistungsumfang kann nach Bedarf des AG erweitert, verändert oder reduziert werden. Der AG stehen dabei die Möglichkeiten des § 132 GWB zur Verfügung. Der AN kann eine Änderung des Leistungsumfanges zurückweisen, falls die Änderung für ihn unzumutbar ist. Unzumutbar ist die Änderung insbesondere, wenn der Gewerbebetrieb des ANs nicht auf die veränderte Leistung ausgerichtet ist und eine Vergabe der Leistung an Dritte nur unter erheblichen Schwierigkeiten für ihn möglich ist. Für diesen Fall hat der AN Nachweise vorzulegen und alternative Lösungsmöglichkeiten vorzuschlagen. Der AG hat für diesen Fall die Möglichkeit die betreffenden Leistungen ganz oder teilweise anderweitig zu vergeben.

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Wird bei einer Leistungsänderung eine erhöhte Vergütung beansprucht, muss der AN dem AG dies gemäß Ziffer 2.1 ZVB anzeigen. Die Mehrkosten gegenüber der ursprünglich ausgeschriebenen Leistung sind vom AN für den AG nachvollziehbar zu begründen und mit dem AG schriftlich zu vereinbaren.

Eine seitens des AN geplante gesellschaftsrechtliche Änderung während der Laufzeit des Vertrages ist dem AG mit einem Vorlauf von 3 Monaten anzuzeigen. Der AG behält sich vor, den Vertrag aus vergaberechtlichen Gründen zu kündigen. Auf Verlangen des AG hat der AN erneut gem. den Vorgaben der Vertragsunterlagen seine Eignung nachzuweisen. Gelingt dies dem AN nicht, so hat der AG das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Das nachträgliche Ausscheiden eines oder mehrerer Mitglieder aus einer Bietergemeinschaft oder der Eintritt eines oder mehrerer neuer Unternehmen in die Bietergemeinschaft während der Vertragslaufzeit sind dem AG ebenfalls mit einem Vorlauf von 3 Monaten anzuzeigen. Die Beendigung der Bietergemeinschaft oder der Eintritt eines neuen Unternehmens in die Bietergemeinschaft kann zur Kündigung des Vertrages durch den AG aus vergaberechtlichen Gründen führen. Auf Verlangen des AG hat der AN die Eignung erneut gemäß den Vorgaben der Vertragsunterlagen nachzuweisen. Gelingt dies dem AN nicht, so hat der AG das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.

Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform.

2.7 Datenschutzrechtliche Bestimmungen

Der AN ist verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere das Sozialgeheimnis nach § 35 Sozialgesetzbuch (SGB I) und das Datengeheimnis nach § 53 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), einzuhalten.

Der AN verpflichtet sich, den Auftrag sowie sämtliche ihm hierdurch zur Kenntnis erlangten internen Angelegenheiten, Unterlagen und Informationen sowie sonstige Betriebs- und Geschäftsangelegenheiten des AG auch nach Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Der AN hat geeignete Vorkehrungen zu treffen und steht dafür ein, dass solche Kenntnisse Dritten weder zugänglich gemacht noch sonst wie bekannt werden können.

Der AN hat ferner die Pflicht, die mit der Erbringung der Leistungen beauftragten Personen gemäß § 35 SGB I und § 53 BDSG zu verpflichten.

Der AN hat durch geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen nach § 64 BDSG Vorsorge gegen unbefugte Systemeingriffe von außen zu treffen. Der AN hat weiter dafür Sorge zu tragen, dass seine Mitarbeiter und etwaige Dritte, denen er sich zur Erbringung seiner Leistungen bedient, ebenso Vorsorge gegen unbefugte Systemzugriffe von außen treffen.

2.8 Preisgestaltung und -bindung; Mindestlohn

Die angebotenen Preise sind Festpreise.

Die Einzelpreise der Positionen sind so zu kalkulieren, dass in ihnen alle Kosten der zu erbringenden Leistungen des AN enthalten sind.

Diesen Festpreisen wird bei Rechnungsstellung die Umsatzsteuer in der zum Zeitpunkt der Leistung jeweils geltenden Höhe hinzugerechnet.

Die Berechnung anderer oder zusätzlicher, als im anliegenden Preis-/Leistungskatalog enthaltenen Preise ist ausgeschlossen.

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Der AN verpflichtet sich, die von ihm zur Vertragserfüllung eingesetzten Beschäftigten nicht unter den für sie jeweils geltenden gesetzlichen Mindestentgelt-Regelungen, nach der jeweils gültigen Rechtsgrundlage (z.B. nach AEntG und sonstigen bundes- oder landesgesetzlichen Mindestlohnregelungen), zu entlohnen. Auch erst während der Vertragslaufzeit eingeführte Mindestentgelt-Regelungen sind vom AN einzuhalten. Der AN verpflichtet sich ferner, die Verpflichtung zur Einhaltung einer solchen Mindestentgelt-Regelung auch an die von ihm eingesetzten Subunternehmer weiterzugeben und diese Verpflichtung durchzusetzen. Hierzu ist die entsprechende Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes nach § 3 Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG) im Eignungsvordruck, Ziffer 4, bis zum Ende der Angebotsfrist vom Bieter einzureichen.

Die Angebotspreise basieren auf den Tarif- und ggf. Mindestlöhnen, die am letzten Tage der Angebotsfrist gültig waren. Im Falle des Inkrafttretens eines neuen allgemeinverbindlichen Tarif- und Rahmenvertrages sowie bei der Erhöhung von gesetzlichen Sozialaufwendungen oder der Einführung bzw. Änderung einer sonstigen gesetzlichen Mindestlohnregelung kann der AN eine Erhöhung des Vertragspreises - für den Anteil der lohnabhängigen Kosten - beantragen; dieses kann bereits vor Ablauf des 1. Vertragsjahres erfolgen. Anträge, die später als 3 Monate nach Abschluss des Tarif- oder Rahmenvertrages oder nach Inkrafttreten der Änderung der gesetzlichen Sozialaufwendungen oder der Einführung bzw. Änderung einer sonstigen gesetzlichen Mindestlohnregelung eingehen, können nur vom 1. Tage des Eingangsmonats an Berücksichtigung finden. Der AN hat dem AG alle zur Prüfung erforderlichen Nachweise zu erbringen. Kommt eine Einigung über die beantragten Preise nicht zustande, kann jede Vertragspartei den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende kündigen (jedoch frühestens zum Ende des ersten Vertragsjahres). In diesem Fall gelten die bisherigen Preise bis zum Vertragsende weiter. Bis zum Ablauf des Vertrages gilt der vereinbarte Preis weiter. Diese Regelung findet sinngemäß Anwendung, wenn sich eine Ermäßigung der Löhne oder der gesetzlichen Sozialaufwendungen ergibt.

Es wird auf Ziffer 3 der BWB verwiesen. Von Ziffer 3.8 wird in diesem Fall abgewichen. Einzelpreise sind mit höchstens 2 Nachkommastellen ohne/mit Umsatzsteuer anzugeben.

2.9 Haftung

Der AN haftet in vollem Umfang nach den einschlägigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen. Bei der Einschaltung von Nachunternehmen, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten haftet der AN für sämtliche Pflichtverletzungen so, als wenn er selbst tätig geworden wäre.

Außerdem hat der AN den AG und die Bedarfsstellen von sämtlichen Schadensersatzansprüchen Dritter freizuhalten, die im Zusammenhang mit einer Verletzung der vom AN nach dieser Leistungsbeschreibung übernommenen Pflichten gegen den AG oder die Bedarfsstellen geltend gemacht werden sollten.

Der AN verpflichtet sich, eine diese Haftung abdeckende Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe (2-fach maximiert pro Vertragsjahr/je Schadensereignis) abzuschließen: • 5.000.000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden • 100.000 EUR für Vermögensschäden • 50.000 Euro für Schlüsselverlust

Der Nachweis eines entsprechenden Versicherungsvertrages sowie über die zuletzt gezahlte Versicherungsprämie ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung gegenüber dem AG zu erbringen.

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2.10 Transport

Der AN nutzt für den Transport und die Auslieferung der Bestellungen aus diesem Vertrag ausschließlich Fahrzeuge, die mindestens der EURO-Norm 5 entsprechen. Darüber hinaus werden emissionsfreie Fahrzeuge befürwortet und die Fahrer werden regelmäßig hinsichtlich energiesparendem Fahren geschult.

2.11 Rechnungsstellung

Die Zahlung des Rechnungsbetrages durch den AG erfolgt nach vertragsgemäßer Leistung und Rechnungseingang gem. den in den Vergabeunterlagen gemachten Angaben.

Rechnungen sind gem. Ziffer 11 der ZVB unter Angabe des PSP-Element, Sachkonto und Mittelbindungsnummer – welche im jeweiligen Auftragsschein angegeben wurde – elektronisch oder in Papierform an die FHH zu übermitteln.

Für eine umweltschonendere, schnellere und sichere Rechnungsverarbeitung bevorzugt die Freie und Hansestadt Hamburg schon seit einigen Jahren den elektronischen Rechnungsempfang. E-Rechnungen sind durch die EU-Richtlinie 2010/45/EU mit der klassischen Papierrechnung gleichgestellt. Die Kasse.Hamburg verarbeitet aktuell sowohl PDF-Rechnungen per Mail als auch Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung.

Bitte beachten Sie, dass nach dem Hamburgischem E-Rechnungs-Gesetz und der Hamburgischen E-Rechnungs-VO ein Versand im ZUGFeRD-Standard oder im Standard X- Rechnung ab einem Bruttobetrag von 1.000,00 EURO verpflichtend ist.

Weitere Informationen zum elektronischen Rechnungsempfang erhalten Sie hier;

https://www.hamburg.de/kasse/13082768/e-rechnung/

Weiterhin muss immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID) der FHH: DE 118509725 angegeben werden.

Es wird auf Ziffer 11 und Ziffer 12 ZVB verwiesen.

2.12 Epidemie/ Coronaklausel

(1) Die Vertragsparteien verständigen sich darauf, dass Leistungshindernisse, die durch konkrete Umstände im Zusammenhang mit der aktuellen Corona-Pandemie kausal ver- ursacht worden sind, in aller Regel weiterhin als höhere Gewalt im Sinne von § 5 Ziff. 2 Abs. 1 Satz 1 VOL/B angesehen werden. Insbesondere ist die Auftraggeberin für hoheitliche Maßnahmen nicht verantwortlich im Sinne des § 326 BGB.

(2) Der Auftragnehmer muss der Auftraggeberin jedes Leistungshindernis unverzüglich schriftlich anzeigen, um sich auf die hindernden Umstände berufen zu können; entspre- chendes gilt für den Wegfall der hindernden Umstände. Der Auftragnehmer muss darlegen, aufgrund welcher konkreten Umstände er seine Leistung nicht erbringen kann. Folgende oder gleich gelagerte Umstände werden anerkannt:

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a. Die für die Leistungserbringung erforderlichen Beschäftigten stehen unter behördlicher Quarantäne und der Auftragnehmer findet auf dem Arbeitsmarkt oder durch Nachunternehmer keinen Ersatz;

b. die für die Leistungserbringung erforderlichen Beschäftigten des Auftragnehmers können aufgrund von Reisebeschränkungen den Leistungsort (bzw. die Baustelle) nicht erreichen und der Auftragnehmer findet auf dem Arbeitsmarkt oder durch Nachunter-nehmer keinen Ersatz;

c. Der Auftragnehmer kann das für die Leistungserbringung benötigte Material (bzw. Baumaterial) nicht beschaffen; Kostensteigerungen sind ihm in aller Regel zumutbar.

(3) Bei nachholbaren Leistungen werden die Ausführungsfristen gemäß § 5 Nr. 2 Abs. 1 Satz 1 VOL/B verlängert.

Nachholbare Leistungen sind nach dem gemeinsamen Verständnis der Vertragsparteien:

(4) Bei nicht nachholbaren Leistungen sind sich die Parteien einig, den Vertrag im Rahmen des nach § 132 GWB, § 47 UVgO (bzw. § 22 VOB/A) Zulässigen wie folgt anzupassen:

a. Anstelle der undurchführbaren Leistung nimmt die Auftraggeberin als Ersatzleistung:

[von den Vertragspartnern vereinbarte Ersatzleistung benennen] als vertragsgemäße Leistung an. Die Vergütung für die Ersatzleistung beträgt: __________________________________________________________________. [von den Vertragspartnern vereinbarte Vergütung festlegen]

b. Kann der Auftragnehmer gemäß Abs. 2 darlegen, dass ihm auch die Erbringung der Ersatzleistung nicht möglich ist, darf er eine einvernehmliche Anpassung des Vertrags verlangen. Der Wert der Änderung (bzw. der Gesamtwert mehrerer Änderungen) darf aber nicht mehr als 20 % im Unterschwellenbereich (§ 47 Abs. 1 UVgO) bzw. 10 % im Oberschwellenbereich (§ 132 Abs. 3 GWB) des ursprünglichen Auftragswerts be-tragen und den EU-Schwellenwert nicht überschreiten.

c. Die Vertragsanpassung nach lit. a oder lit. b darf den Gesamtcharakter des Auftrags nicht ändern.

(5) Ist eine Anpassung des Vertrags nach Abs. 4 nicht möglich oder einem Teil nicht zumut- bar, so kann der benachteiligte Teil vom Vertrag zurücktreten. An die Stelle des Rück- trittsrechts tritt für Dauerschuldverhältnisse das Recht zur Kündigung.

(6) Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche wegen eines in den vorstehenden Ab- sätzen geregelten Leistungshindernisses sind ausgeschlossen.

2.13 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen.

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Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken im Vertrag.

3 Technisches Leistungsverzeichnis

3.1 Ziel und Umfang der Leistung und Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Kultur und Medien, Amt Staatsarchiv als Auftraggeber vergibt Digitalisierung von Mikrofilmen, um diese für seine Nutzerinnen und Nutzer einerseits digital zugänglich zu machen, andererseits die Informationen in einer im digitalen Langzeitmagazin speicherbaren Form zu erhalten. Die Mikrofilme enthalten Abbildungen von Archivgut und sind teilweise die einzige noch erhaltene Form der historischen Quellen.

Die zu erbringende Gesamtleistung umfasst Abholung und Transport, ggf. Reinigung und Stabilisierung der Mikrofilme zum Zwecke der Digitalisierung, die Durchführung der Digitalisierung sowie die Dokumentation der Arbeiten entsprechend den nachfolgenden Vorgaben. Eine Digitalisierung kann nicht in den Räumlichkeiten des Staatsarchivs stattfinden. Die Nutzungs- und Verwertungsrechte an den Digitalisaten sind an den AG zu übertragen.

Digitalisiert werden sollen ca. 9.046 Mikrofilme auf Acetat- und Polyesterbasis aus dem Bestand 741-4 Fotoarchiv. Diese Filme leiden in unterschiedlicher Ausprägung bereits unter dem Essigsäuresyndrom. Bei einzelnen Filmen kann vor der Digitalisierung eine Reinigung, Stabilisierung und Ergänzung von Material nötig sein.

Es handelt sich hauptsächlich um Rollen mit 35mm-Film und einer überwiegenden Länge von 30m (durchschnittlich 800 Aufnahmen), etwa 15 % sind 16mm-Film (durchschnittlich 5.000 Aufnahmen, zumeist Simplex-Filme). Darunter sind etwa 500 Polyesterfilme, bei denen sich ebenfalls überwiegend um 35mm/30m-Filme handelt.

Grundsätzlich informiert sich der Auftragnehmer vor Ort über alle mit der Kalkulation und Abwicklung des Auftrages zusammenhängenden Gegebenheiten.

3.2 Los 1: Meldefilme

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 5.837 Filme), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 9,23 Millionen Aufnahmen.

Eine Übersicht über die Filme ist als Anlage A angehängt.

Es ist zu berücksichtigen, dass die angehängte Anlage deutlich mehr Mikrofilme enthält, als zur Digitalisierung ausgeschrieben sind. Dies hängt damit zusammen, dass der Bestand zahlreiche Duplikatserien enthält, die im Regelfall nicht alle digitalisiert werden.

Der AN digitalisiert bei Serien (es sind insgesamt 3.241 Serien vorhanden) zunächst den Masterfilm. Anschließend findet vonseiten des AN eine Qualitätskontrolle statt, bei der geprüft wird, ob die erstellten Digitalisate hinreichend gut digitalisiert worden sind. Die Spezifikationen hierfür werden in Zusammenarbeit mit dem AG erarbeitet. Sofern die Digitalisate den gemeinsam erstellten Qualitätskriterien entsprechen, entfällt die Digitalisierung der restlichen Vergabenummer: 2025001398 Seite 20 von 28

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Filme der betreffenden Serie. Sollten die Digitalisate des Masterfilmes nicht den Qualitätskriterien entsprechen, wird ein Duplikat digitalisiert und hier dann genau so vorgegangen, wie zuvor beim Master.

Aus diesem Vorgehen ergibt sich der im Vergleich zu der Anlage A kleinere Leistungsumfang des Loses, da davon ausgegangen wird, dass ca. 50 % der Masterfilme aufgrund von Vorbeschädigungen oder Nutzungsspuren nicht in ausreichender Qualität digitalisiert werden können.

Besonderheiten:

• Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen.
• Sofern Filme aufgrund des Essigsäure-Syndroms bei der Digitalisierung reißen sollten, ist mit dem AG zu klären, ob es zu diesem Film evtl. weitere Serien gibt. Sollte dies der Fall sein, kann in Absprache mit dem AG auf eine Digitalisierung des Films verzichtet werden. Sofern dies nicht der Fall ist, so muss der Film für die Digitalisierung ausreichend restauriert werden. Die Kosten hierfür trägt der AN.
• Dies gilt auch, wenn Filme andere starke Beschädigungen aufweisen, die eine Digitalisierung verhindern.
• Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden.
• Filme können falsch aufgespult werden.
• Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen.
• Für die Benennung gilt die Konkordanzliste, die dem AN durch den AG zur Verfügung gestellt wird.
• Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet).
• Es sind auch die Kopfzeilen zu digitalisieren.
• Im Regelfall sind die einzelnen Aufnahmen durch Stege getrennt. Sollte dies bei einzelnen Filmen nicht der Fall sein, ist bezüglich der konkreten Filme eine Einzelabstimmung zwischen AG und AN vorgesehen.
• Nicht benötigte Aufnahmen können gelöscht werden.

3.3 Los 2: Weitere verfilmte Bestände

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.209 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 4.42 Millionen Aufnahmen.

Eine Übersicht über die Filme ist als Anlage B angehängt.

Besonderheiten:

• Die Acetatfilme können starke Beschädigungen durch Essigsäure-Syndrom aufweisen.
• Sofern Filme aufgrund des Essigsäure-Syndroms bei der Digitalisierung reißen sollten, ist mit dem AG zu klären, ob das verfilmte Archivgut noch im Original vorliegt. Wenn dies der Fall ist, kann auf eine Digitalisierung verzichtet werden. Sofern dies nicht der Fall ist, so muss der Film für die Digitalisierung ausreichend restauriert werden. Die Kosten hierfür trägt der AN.
• Dies gilt auch, wenn Filme andere starke Beschädigungen aufweisen, die eine Digitalisierung verhindern.
• Bei den Filmen fehlt teilweise das Zählwerk und z.T. sind keine Trennblätter vorhanden. Die einzelnen auf den Filmen vorhandenen Verzeichnungseinheiten sind im Falle

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fehlender Trennblätter anhand der auf den Abbildungen erkennbaren Aktendeckeln oder Buchrücken nachvollziehbar.

• Filme können falsch aufgespult werden.
• Der Vorlauf der Filme kann für den Einzug zu kurz sein, in diesen Fällen muss der AN vor der Digitalisierung Material anbringen.
• Für die Benennung gilt die Signatur der originalen Verzeichnungseinheit. Diese wird vom Film abgelesen.
• Bei doppelt vorhandenen Signaturen wird die erste Einheit nach den Vorgaben benannt, die zweite dann am Ende der Signatur mit einem „a“ gekennzeichnet (bei mehrfach vorhandenen Signaturen werden die weiteren Einheiten ´mit „b“, usw. gekennzeichnet).
• Es sind auch die Kopfzeilen zu digitalisieren.
• Im Regelfall sind die einzelnen Aufnahmen durch Stege getrennt. Sollte dies bei einzelnen Filmen nicht der Fall sein, ist bezüglich der konkreten Filme eine Einzelabstimmung zwischen AG und AN vorgesehen.
• Nicht benötigte Aufnahmen können gelöscht werden.
• Wenn eine Verzeichnungseinheit auf dem Folgefilm weiter verfilmt worden ist, sind die Digitalisate der beiden Filme in einem gemeinsamen Ordner zusammenzuführen.

3.4 Verfahren, Unterauftragnehmer

Die Vergabe der Leistung an Unterauftragnehmer ist grundsätzlich ausgeschlossen, der Transport und die Datenverarbeitung können durch Dritte durchgeführt werden. Hierfür gelten die Vorgaben der Ziffern 1.6 und 3.5 der Leistungsbeschreibung. Unterauftragnehmer müssen alle Nachweise vorlegen und Erklärungen abgeben, die von dem Bewerber selbst gefordert sind.

Der Auftragnehmer (AN) informiert sich vor Ort über alle mit der Kalkulation und Abwicklung des Auftrags zusammenhängenden Gegebenheiten.

3.5 Transport und Lagerung

Der AG stellt die Mikrofilme bereit. Eine notwendige weitere Verpackung in Transportbehälter und der Transport des Archivguts aus den Regalen erfolgen ebenso wie der Rücktransport in die Regale durch den AN. Erforderliches Verpackungs- und Hilfsmaterial sowie Transport- und Hubeinrichtungen sind vom Auftragnehmer zu ermitteln und bereitzustellen. Der Auftragnehmer hat den Transport so durchzuführen, dass eine Gefährdung oder Schädigung der Mikrofilme weitestgehend ausgeschlossen ist.

Im Falle der Beauftragung eines Unterauftragnehmers erfolgt der Transport so durch ein ausgewiesenes Fachunternehmen entsprechend der Standards für den Transport von Kulturgütern, dass eine Beschädigung oder der Diebstahl des Kulturguts ausgeschlossen ist. Gleiches gilt für den Transport durch den AN. Der AG hat der Auswahl des Fachunternehmens vorher zuzustimmen.

Beim Transport und bei der Lagerung ist auf die Verwendung von älteren/unbehandelten Holzpaletten zu verzichten. Werden Beiladungen befördert, so ist auf entsprechende Verpackung und sorgfältige Kontrolle auf Insektenbefall zu achten. Auch hierbei sollen o.g. Paletten verwendet werden.

Aus der besonderen Schutzwürdigkeit der Unterlagen ergeben sich darüber hinaus nachstehende verschärfte Anforderungen an den Transport:

• Der Transportraum muss vor Fahrtantritt auf sicheren Verschluss geprüft werden.
• Das Rauchen in den Transportfahrzeugen muss untersagt sein. Vergabenummer: 2025001398 Seite 22 von 28

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• Das mit dem Transportgut beladene Fahrzeug darf nicht unbeaufsichtigt sein.
• Bei Fahrzeugdefekt sorgt der AN unverzüglich für ein Ersatzfahrzeug.
• Der Kraftfahrer hat durch seine ständige Anwesenheit beim defekten Fahrzeug dafür Sorge zu tragen, dass ein Zugriff auf das Transportgut durch Unbefugte während des gesamten Transports ausgeschlossen ist.
• Der Transport muss auf direktem Wege und nach Möglichkeiten unterbrechungsfrei sein. D.h. eine unbeaufsichtigte Zwischenlagerung (z.B. über Nacht im Fahrzeug auf einem Parkplatz) ist unzulässig.
• Extreme Temperatur- und Feuchtigkeitsschwankungen während des Transports sind zu vermeiden. Der Transport erfolgt auf Gefahr des Auftragnehmers.

Werden die Mikrofilme während des Transportes oder während der Digitalisierung nachweislich beschädigt, übernimmt der AN die Kosten für eine fachgerechte Restaurierung. Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn der Schaden erst nach dem Rücktransport in das Staatsarchiv auffällt oder von Dritten verursacht wurde.

Die Nachweispflicht trägt das Staatsarchiv. Werden die Mikrofilme während des Transports oder während der Digitalisierung gestohlen oder kommen auf andere Weise abhanden, übernimmt der Anbieter die Kosten für die Wiederbeschaffung. Werden die Mikrofilme unwiederbringlich zerstört, übernimmt der AN auch die Kosten, die entstehen, um eine angemessene Ersatzüberlieferung aus anderen Quellen herzustellen. Das Verfahren zur Herstellung der Ersatzüberlieferung bestimmt das Staatsarchiv.

Termine zur Abholung sind mit dem AG jeweils vorab telefonisch oder schriftlich und mindestens vier Wochen zuvor abzustimmen. Die Ansprechpartner werden dem AN nach Auftragserteilung mitgeteilt.

Mängel in der Ausführung des Transports können nicht mit Unklarheiten oder der Unvollständigkeit der vorliegenden Leistungsbeschreibung begründet sein.

Bei Abholung wird jeweils ein Übernahmeprotokoll geführt und beiderseits unterzeichnet.

Die Mikrofilme lagern derzeit an drei unterschiedlichen Orten im Verwaltungsgebäude des Staatsarchivs Hamburg. Sie werden vom AG vor der Abholung in einem Magazinraum zusammengeführt

In Bezug auf die klimatischen Bedingungen für die Lagerung der Mikrofilme beim AN gelten die einschlägigen Richtlinien für die Aufbewahrung von Archivgut..

3.6 Zeitplanung

Die Meldefilme (Los 1) werden häufig für rechtliche Anfragen benötigt und der Bestand wird intensiv benutzt. Es ist deshalb zwingend notwendig, dass die Filme nur für einen kurzen Zeitraum (maximal 20 Arbeitstage, Montag bis Freitag) nicht genutzt werden können, dies muss der AN bei seiner Planung berücksichtigen und angemessene Lösungen für diese Problematik vorschlagen. Los 1 ist aufgrund der dieser Problematik zuerst zu digitalisieren.

Der AN erstellt einen Zeitplan mit Anfangs- und Endterminen für die jeweiligen Lose.

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3.7 Digitalisierung des Archivguts 3.7.1 Qualitätskriterien

Die Digitalisierung hat das Ziel, die Langzeitarchivierung, einfache Nutzung und Präsentation der auf den Mikrofilmen erhaltenen Informationen zu gewährleisten, da das originale Archivgut bis auf wenige Ausnahmen nicht mehr vorhanden ist. Der AN benennt dem AG die für die Digitalisierung eingesetzte Hard- und Software (mit Versionsnummer) sowie die einschlägigen Parametersetzungen.

Bei der Digitalisierung ist zu berücksichtigen, dass es sich um Sicherungsreprografien von Originalen handelt. Die Verfilmung soll mit Auflösung in Bezug auf den Film von 12.000 ppi, in Bezug auf das Original bei maximal 48facher Vergrößerung 300 ppi Graustufen erfolgen (bei 35-mm-Filmen im Regelfall mit 24facher Vergrößerung). Sofern ein Vergrößerungsfaktor auf dem Film vermerkt ist, soll dieser verwendet werden.

Die Scanner-Software soll bei der Digitalisierung der S/W-Mikrofilme dazu verwendet werden, um die Tonwertskala des digitalen Bildes an den Dichtebereich des zu scannenden (Positiv-) Mikrofilms anzupassen und darüber die maximale Lesbarkeit sicherzustellen. Es ist darauf zu achten, dass bei der Helligkeits- und Tonwertsteuerung das Tonwerthistogramm (für Schwarz und Weiß) seitlich nicht angeschnitten wird, damit der Tonwertumfang erhalten bleibt. Als Grenzwerte für die Wiedergabe dunkler und heller Tonwerte empfehlen sich nach dem Lab- Farbmodell:

• Schwarz: L*5
• Weiß: L*95 Das Nachschärfen sollte für den digitalen Master nur moderat erfolgen. Anwendungsgebunden kann für unterschiedliche Derivate eine zusätzliche Schärfung erfolgen.

Die Digitalisate werden in zweifacher Ausführung abgegeben:

• Master als TIFF LZW komprimiert
• Derivate als JPEG in der Qualitätsstufe 80% Die Logdateien der digitalisierten Archivalien sind mitzuliefern.

3.7.2 Grundsätzliche Vorgaben

Bei den Mikrofilmen handelt es sich aufgrund fortschreitenden Essigsäure-Syndroms z.T. um stark gefährdetes Material. Daher sind die Mikrofilme schonend zu behandeln und die Ordnung beizubehalten.

Der AG hat jederzeit das Recht, den Digitalisierungsprozess vor Ort beim AG zu überprüfen.

Die Abholung des Archivguts kann in Teillieferungen erfolgen.

3.7.3 Speicherort

Die Lieferung der Digitalisate erfolgt auf externen USB-Festplatten, die vom AN bereitgestellt werden. Die Festplatten werden nach Übertragung der Scans auf einen anderen Datenträger vom AG zurückgegeben. Die Festplatten können persönlich oder per Lieferdienst an den AG übergeben werden.

Eine Übertragung der Digitalisate auf anderem Wege, etwa per Cloud, ist nur in Einzelfällen zulässig. Dies ist mit dem AG abzustimmen.

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3.7.4 Benennung der Digitalisate (Ordnerstruktur)

Auf jeder Festplatte wird ein Ordner für die Dateien als Master (Masterdateien) und einer für die Dateien als Derivate (Derivate) eingerichtet; darin wird jeweils ein Ordner mit Bestands- nummer und Bestandsnamen eingerichtet (741-04_Fotoarchiv).

Die zu verwendende Signatur für die auf den Mikrofilmen abgebildeten Archivalien ergibt sich aus der Beschreibung der einzelnen Lose. Die grundlegenden Benennungsrichtlinien gelten in jedem Fall. Daraus ergibt sich auch die Benennung der Ordner, die nach vorgegebenen Bestandsnummern erfolgen muss.

Für jede Archivguteinheit wird in einem übergeordneten Ordner (z.B. „Master“ oder „Derivate“) eine Einheit in Form eines Unterordners angelegt. Dieser ist nach der vollständigen Signatur der Archivale zu benennen. Besonderheiten in der Signatur wie Buchstaben und Bandangaben sind zu berücksichtigen (741-04_K_2304, 242-01_I_C_17_Band_02). Leerzeichen und Schrägstriche „/“ werden durch Unterstrich „_“ er-setzt. Bei Bandnummern o. ä. handelt es sich um einen fortlaufenden Wert, bei dem gemäß der Gesamtzahl der Bände, die zu einer jeweiligen Signatur gehören, führende Nullen voran-gestellt werden. Startwert ist jeweils „0[…]1“.

Die Dateibenennung wird durch die Signatur der Bestelleinheit und einer fortlaufenden Nummer gebildet. Die fortlaufende Nummer ist ein fortlaufender Wert, bei dem gemäß der Gesamtzahl der Images der jeweiligen Archivguteinheit führende Nullen vorangestellt werden. Startwert ist jeweils „0[…]1“ (741-04_K_2304_001; 242-01_I_C_17_Band_02_050). Würde die Archivguteinheit insgesamt z.B. 1.220 Aufnahmen umfassen, würde die laufende Nummer mit der „0001“ beginnen. Leerzeichen und Schrägstriche „/“ werden durch Unterstrich „_“ ersetzt.

Sofern eine Archivguteinheit in mehrere Teile aufgespalten ist, wird nur ein Ordner für die gesamte Bestelleinheit angelegt und die fortlaufende Nummer weitergeführt. Es ist zu beachten, dass sich eine Archivguteinheit über mehrere Filme erstrecken kann, weshalb eine Zusammenführung der Daten im entsprechenden Ordner bei der Weiterverarbeitung erfolgen muss.

Bei Archivalien ohne Trennblätter oder mit unvollständigen Signaturen können nach Rücksprache mit dem AG die Digitalisate nach der Filmsignatur abgelegt werden. So kann der AG diese Fälle nach der Digitalisierung prüfen und ggf. neu benennen.

Abweichende Ordner- und Dateibenennungen können nach Zuschlagserteilung zwischen dem AG und dem AN einvernehmlich vereinbart werden.

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Abb. 1: Beispiel einer Ordnerstruktur.

Weitere Beispiele für Benennungen sind:

• Ordnerebene: o 211-02_A003 o 211-02_Nachtrag_III_08 o 424-02_III_a_03 o 424-02_III_a_14_Band_D o 424-02_III_a_16_Band_F-VI o 424-02_III_a_19_Reg_06
• Digitalisateebene: o 211-02_A003_012 o 211-02_Nachtrag_III_08_012 o 424-02_III_a_03_012 o 424-02_III_a_14_Band_D_012 o 424-02_III_a_16_Band_F-VI_012 o 424-02_III_a_19_Reg-6_012 (führende Nullen entsprechen der Gesamtzahl der Digitalisate)

Die Übergabe der Digitalisate an den AG erfolgt grundsätzlich in mehreren Teillieferungen. Der Umfang der Teillieferungen und die weiteren Konditionen werden nach Zuschlagserteilung mit dem AG vereinbart. Die Übergabe der Digitalisate wird mindestens fünf Werktage im Voraus dem AG angekündigt. Abweichungen hiervon können möglich sein, diese werden nach Zuschlagserteilung zwischen dem AG und dem AN einvernehmlich vereinbart.

Sämtliche Nutzungs- und Verwertungsrechte an den erzeugten Digitalisaten liegen beim AG.

3.7.5 Ablage der einzelnen Digitalisate

Die Digitalisierung und die Ablage der Digitalisate auf einer vom AN bereitgestellten Festplatte erfolgen im Rahmen der o.g. Vorgaben aufsteigend nach Nummerus Currens gemäß der Signaturen der Mikrofilme oder der verfilmten Archivguteinheit wie z.B.:

• 741-4 Fotoarchiv o 741-4 _K_2035 ▪ 741-4 _K_2035_001.TIFF ▪ 741-4 _K_2035_002.TIFF ▪ 741-4 _K_2035_003.TIFF ▪ …

o 741-4 _K_2035

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▪ 741-4 _K_2035_001.JPG ▪ 741-4 _K_2035_002.JPG ▪ 741-4 _K_2035_003.JPG ▪ …

• 323-03 Zivilstandsaufsicht o 332-03_E_108 ▪ 332-03_E_108_001.TIFF ▪ 332-03_E_108_002.TIFF ▪ 332-03_E_108_003.TIFF ▪ …

o 332-03_E_108 ▪ 332-03_E_108_001.JPG ▪ 332-03_E_108_002.JPG ▪ 332-03_E_108_003.JPG ▪ …

3.8. Bewerbung auf mehrere Lose

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass sich ein AN auf beide Lose bewirbt. Es ist in diesem Fall aufgrund der Bedeutung der Meldefilme allerdings notwendig, dass Los 1 zuerst digitalisiert wird. Dies muss aus dem Zeitplan hervor gehen.

3.9. Qualitätssicherung

Der AN hat zertifizierte Verfahren zur Qualitätssicherung nachzuweisen und eine Stichprobenkontrolle der Digitalisate durchzuführen. Fehlende oder den Qualitätsansprüchen nicht genügende Scans sind durch den AN unmittelbar nachzudigitalisieren.

3.10. Vertragsvoraussetzungen

Die vorliegende Leistungsbeschreibung wird Bestandteil des Vertrags zwischen AG und AN.

Mit Abgabe seines Angebots versichert der AN, dass er über die technischen Möglichkeiten verfügt, um Archivgut entsprechend der in dieser Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu digitalisieren.

3.11. Übertragung der Nutzungsrechte

Der AN überträgt dem AG mit der Übergabe der Digitalisate zugleich das ausschließliche und uneingeschränkte Nutzungsrecht nach dem Urheberrechtsgesetz (UrhG) an diesen (§ 31 Abs. 1 und 3 UrhG). Es umfasst das Recht der Vervielfältigung, das Recht der Verbreitung auf analogen und digitalen Medien wie Druckwerken, Bild- und Tonträgern, in Datennetzen (z.B. Internet), das Recht der Ausstellung und das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Der AN überträgt dem AG mit der Übergabe der Digitalisierungsleistung zugleich das ausschließliche und uneingeschränkte Nutzungsrecht für unbekannte Nutzungsarten (§ 31a UrhG).

3.12. Anforderungen an das Personal

Die Digitalisierung des Archivguts einschließlich des Aushebens, Reponierens und des Transportes ist von erfahrenen Fachkräften bzw. von durch erfahrene Fachkräfte angeleitete

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Behörde für Finanzen und Bezirke Leistungsbeschreibung

Hilfskräfte des AN auszuführen. Der AN stellt sicher, dass Planung und Anleitung durch eine erfahrene Fachkraft erfolgen.

Der AN verpflichtet sich, nur sozialversicherungspflichtiges Fachpersonal einzusetzen.

Das eingesetzte Personal ist jeweils während der Durchführung der Einzelaufträge innerhalb der Räumlichkeiten des Staatsarchivs Hamburg zur Legitimation mit einem Namens- oder Firmenausweis (Clip) auszustatten, der sichtbar an der Kleidung zu tragen ist und die Zugehörigkeit zum AN erkennen lässt.

Während der gesamten Dauer der Vertragserfüllung hat der AN innerhalb der Räumlichkeiten des Staatsarchivs Hamburg seinen Mitarbeitern striktes Alkohol- und Drogenverbot und auch striktes Rauchverbot zu erteilen. Hinzu kommt ein striktes Ess- und Trinkverbot innerhalb der Magazinräume.

Auf Verlangen der Bedarfsstelle ist zuwiderhandelndes Personal unverzüglich von der weiteren Mitarbeit auszuschließen und durch anderweitiges Personal zu ersetzen. Kosten hierfür dürfen der Bedarfsstelle nicht in Rechnung gestellt werden.

Der AN setzt ausländische Mitarbeiter nur ein, sofern gültige Arbeitspapiere vorliegen. Diese Mitarbeiter müssen über ausreichende deutsche Sprachkenntnisse verfügen. Dies gilt insbesondere in Bezug auf Verständigung im Rahmen der Arbeitsdurchführung und Arbeitssicherheit (Notfallanweisungen).

3.13. Begutachtung der Bestände

Die zu digitalisierenden Archivalien sowie die räumlichen Gegebenheiten sind nach Vorabsprache im Hamburger Staatsarchiv zu begutachten. Die Begutachtung ist als Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebots anzusehen.

Die Besichtigung ist nur nach vorheriger schriftlicher oder elektronischer Absprache möglich. Für eine Terminvereinbarung wenden Sie sich bitte an den fachlichen Ansprechpartner:

Dr. Julian Freche julian.freche@bkm.hamburg.de +49 40 428 31-3151

Über die Besichtigung wird eine Besichtigungsbestätigung angefertigt. Eine Nachholung der Besichtigung nach Angebotsabgabe ist nicht möglich.

Bei Bietern, die bereits eine Besichtigungsbestätigung für die Digitalisierung von Mikrofilmen (K-Filmen) des Staatsarchivs Hamburg erhalten haben, kann auf eine erneute Besichtigung verzichtet werden. Die bereits ausgestellte Besichtigungsbestätigung ist bei Angebotsabgabe zu verwenden.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB) Stand: 01.01.2025

Vorbemerkungen Erreicht oder überschreitet der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert, erfolgt das Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nach dem Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen (GWB) vom 17.02.2016 (BGBl. I S. 203) sowie nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) vom 12.04.2016 (BGBl. I, S. 624) in aktueller Fassung.

Unterschreitet der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert, richtet sich das Vergabeverfahren nach der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellen- werte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) vom 02.02.2017 (BAnz AT 07.02.2017 B1) in aktueller Fassung.

Unterschreitet der geschätzte Auftragswert 100.000 Euro, richtet sich das Vergabeverfahren nach der UVgO in aktueller Fassung sowie den hierzu erlassenen Erleichterungen in Ziffer I.5 der Hamburgischen Vergaberichtlinie (HmbVgRL).

In jedem Fall hat ein Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) die landesrechtlichen Vorgaben im Hamburgischen Vergabegesetz (HmbVgG) vom 13.02.2006 (HmbGVBl. S. 57) in aktueller Fassung zu beachten.

Diese Bewerbungsbedingungen gelten für die Abgabe von Angeboten über Liefer- und Dienstleistungen, soweit die vorgenannten Regelungsregime keine abweichende Regelung treffen. Sie gelten für die Abgabe von Teilnah- meanträgen entsprechend.

1. Vergabeunterlagen

1.1 Die Vergabeunterlagen dienen der Erstellung eines Angebotes für die öffentliche Auftraggeberin. Ihre Ver- wendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung der Auftraggeberin. Soweit die Vergabeunterlagen nicht frei im Internet verfügbar sind, ist ihr Inhalt vertraulich zu behandeln. Der Teilnehmer hat über die ihm während des Vergabeverfahrens bekanntgewordenen dienstlichen Angelegenheiten stets – auch nach Be- endigung der Angebotsphase – Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu seine mit der Angebotser- stellung befassten Mitarbeiter sowie etwaige Unterauftragnehmer und Lieferanten zu verpflichten.

1.2 Der Bieter ist für die Verwendung der jeweils aktuellen Fassung der Vergabeunterlagen selbst verantwort- lich. Er hat die Vergabeunterlagen nach Erhalt auf Vollständigkeit und Klarheit zu prüfen. Enthalten sie nach seiner Auffassung Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, hat er die Vergabestelle unverzüg- lich vor Abgabe des Teilnahmeantrags bzw. Angebots in Textform darauf hinzuweisen. Andernfalls gehen etwaige Nachteile zu seinen Lasten. Änderungen der Vergabeunterlagen durch die Auftraggeberin wäh- rend der Angebotsfrist werden von der Auftraggeberin unverzüglich angezeigt.

1.3 Von den Unterlagen der Vergabestelle abweichende Vertrags- oder Allgemeine Geschäftsbedingungen werden nicht Vertragsbestandteil. Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen können zum An- gebotsausschluss führen.

2. Schutz des Wettbewerbs

2.1. Angebote von Teilnehmern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässi- gen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen (vgl. § 124 GWB). Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Teilnehmer auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

2.2. Die Auftraggeberin führt vor der Erteilung des Zuschlags in einem Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro (ohne USt.) regelhaft eine Abfrage beim bundesweiten Wettbewerbsregister durch zu demjenigen Bieter, der den Auftrag erhalten soll. Die Abfrage erfolgt bei Bietergemeinschaften für jedes Mitgliedsunternehmen. Die Teilnehmer müssen die für die Registerabfrage erforderlichen Angaben auf dem Vordruck Eignung machen und die betroffenen Personen über die Weitergabe der Daten an die Auftraggeberin informieren (vgl. Vordruck DSGVO-Information); andernfalls kann kein Zuschlag erteilt wer- den.

3. Angebote

3.1 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.

3.2 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Der Bieter ist für seine Angebotsabgabe auf Grundlage der jeweils aktuellen Vergabeunterlagen verantwortlich.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

Die Vergabestelle darf vom Teilnehmer eine Registrierung mit seinen elektronischen Zugangsdaten ver- langen. Bei Nutzung eines elektronischen Vergabemanagementsystems muss der Teilnehmer die Aktuali- tät seiner verwendeten Software sicherstellen.

Soweit die Vordrucke zu wenig Platz bieten, kann der Teilnehmer seine Angaben in einer Anlage machen. Die Anlage ist eindeutig als zum Angebot gehörig zu kennzeichnen und muss zweifelsfrei einer Ordnungs- nummer des jeweiligen Vordrucks zugeordnet sein; etwaige Zweifel gehen zu Lasten des Teilnehmers.

3.3 Soweit eine Besichtigung gefordert wird, hat der Teilnehmer vor Angebotsabgabe die örtlichen Gegeben- heiten in Absprache mit dem jeweiligen Ansprechpartner der Auftraggeberin in Augenschein zu nehmen. Die ausgefüllte und von der Auftraggeberin unterschriebene Besichtigungsbestätigung ist dem Angebot beizufügen.

3.4 Das Angebot ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist in der von der Auftraggeberin vorgegebenen Form ein- zureichen. Ein nicht form- oder fristgerechtes Angebot wird ausgeschlossen.

3.5 Alle Unterlagen, die die Vergabestelle vor oder nach der Angebotsabgabe von dem Bieter verlangt, sind zu dem vorgegebenen Zeitpunkt einzureichen.

3.6 Ein Angebot muss die Preise und alle geforderten Erklärungen, Angaben und Nachweise enthalten.

Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden; Gleiches gilt für Angebote, zu denen geforderte Proben und Muster nicht oder nicht bedingungsgemäß zum vorgeschriebenen Zeitpunkt eingereicht wer- den.

3.7 Geforderte Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Sie dürfen nicht mit Namen/Firma oder anderer Kennzeichnung des Bieters versehen sein. Für ihre Auszeichnung sind aus- schließlich die den Vergabeunterlagen beigefügten Musterzettel zu verwenden. Für Muster und Proben wird keine Vergütung gewährt, sofern nicht die Vergabeunterlagen ausdrücklich etwas anderes erklären. Ein Bieter kann seine nicht gewählten Muster und Proben innerhalb von 14 Kalendertagen nach Ablauf der Bindefrist auf eigene Kosten zurückfordern, sofern sie bei der Angebotsprüfung nicht verbraucht wurden und ihr Stückwert 10 Euro übersteigt; danach werden die Muster und Proben entsorgt.

3.8 Alle Preise sind in Euro, mit höchstens sechs Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Dem Preis ist der Umsatzsteuerbetrag im Angebot unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes hinzuzu- fügen.

3.9 Jeder Bieter darf im Vergabeverfahren mehrere Hauptangebote einreichen, wenn dies nicht von der Verga- bestelle in ihrer Ausschreibung ausgeschlossen wurde. Ein weiteres Hauptangebot wird jedoch nur zuge- lassen, wenn es sich zu dem/den anderen Hauptangeboten nicht nur allein im Preis unterscheidet.

3.10 Jeder Bieter darf auch ggf. zugelassene Nebenangebote (Nr. 4) einreichen. Will ein Unterauftragnehmer bei mehreren Bietern tätig werden, ist von ihm und den jeweiligen Bietern mit dem Angebot darzulegen, dass eine Wettbewerbsbeeinträchtigung oder -verfälschung ausgeschlossen ist; etwaige Zweifel gehen zu Lasten der Bieter.

3.11 Ist eine Losvergabe vorgesehen, kann der Bieter nach den Festlegungen der Vergabestelle ein Angebot für sämtliche oder einzelne Lose abgeben.

3.12 Soweit die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes vorsehen, werden für die Ausarbeitung des Angebots keine Kosten erstattet.

4. Nebenangebote

4.1 Sind Nebenangebote zugelassen, muss der Bieter sein Nebenangebot deutlich als solches kennzeichnen und mit der Angebotsabgabe nachweisen, dass es die formalen Einreichungsvoraussetzungen und die geforderten Mindestanforderungen erfüllt.

4.2 Sofern sich aus den Vergabeunterlagen nichts anderes ergibt, sind Nebenangebote, die in technischer Hinsicht von der Leistungsbeschreibung abweichen, auch ohne Abgabe eines Hauptangebotes zugelassen sowie andere Nebenangebote (z.B. über Zahlungsbedingungen, Gleitklauseln) nur in Verbindung mit ei- nem Hauptangebot zugelassen.

4.3 Der Bieter hat die im Nebenangebot enthaltenen Leistungen (insbesondere die Abweichung des Neben- angebots vom Hauptangebot) eindeutig und erschöpfend zu beschreiben; die Gliederung des Leistungs- verzeichnisses ist, soweit möglich, beizubehalten. Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Leistungsausführung erforderlich sind. Soweit der Bieter eine Leistung anbietet, deren Ausführung nicht in den Vergabeunterlagen geregelt ist, hat er im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu machen.

4.4 Nebenangebote sind, soweit sie Teilleistungen (Positionen) des Leistungsverzeichnisses beeinflussen (än- dern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), nach Mengenansätzen und Einzelpreisen aufzuglie- dern (auch bei Vergütung durch Pauschalsumme).

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

4.5 Nebenangebote, die den Nummern 4.1 bis 4.4 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlos- sen.

5. Unteraufträge Beabsichtigt der Bieter eine Ausführung von Teilen der Leistung durch Unterauftragnehmer (Nachunter- nehmer), sind Art und Umfang dieser Leistungen im Angebot anzugeben und die vorgesehenen Unterauf- tragnehmer zu benennen. Die Vorgaben des § 26 UVgO bzw. § 36 VgV sowie die landesrechtlichen Best- immungen (insbesondere die §§ 3, 3a, 5, 7 und 10 HmbVgG) sind zu beachten.

6. Bietergemeinschaften 6.1 Bietergemeinschaften sind nur zulässig, wenn sie keine wettbewerbsbeschränkende Wirkung im Sinne des § 1 GWB haben. Dies ist insbesondere bei horizontalen Bietergemeinschaften (Gemeinschaft von Bietern aus derselben Branche) gesondert zu prüfen.

6.2 Es ist unzulässig, für die ausgeschriebene Leistung ein eigenes Angebot abzugeben und sich zugleich als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder vergleichbar am Wettbewerb beteiligen (sog. Mehrfachbeteiligung).

6.3 Bietergemeinschaften haben zusammen mit ihrem Angebot die von allen Mitgliedern unterschriebenen Er- klärungen im Vordruck Bietergemeinschaft abzugeben.

6.4 Die Erklärungen im Vordruck Bietergemeinschaft sind durch nachprüfbare Angaben und Unterlagen glaub- haft zu machen. Dabei sind insbesondere die Gründe für die Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

7. Eignung

7.1 Der Teilnehmer (auch als Bietergemeinschaft) muss zum vorläufigen Nachweis seiner Eignung bei allen Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen die im Vordruck Eignung enthaltene Eigenerklä- rung über das Vorliegen der Eignungsanforderungen und Ausführungsbedingungen sowie das Nichtvorlie- gen von Ausschlussgründen in rechtswirksam unterschriebener Form (bei der Angebotsabgabe in elektro- nischer Form über die E-Vergabe oder via E-Mail genügt der Name der handelnden Person) übermitteln.

Die Einreichung erfolgt mit dem Teilnahmeantrag (bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb) oder mit dem Angebot (bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb). Bei einem Auftragswert von unter 100.000 Euro kann die Vergabestelle vorläufig auf die Einreichung des Vordrucks Eignung verzichten, behält sich jedoch des- sen nachträgliche Anforderung vor.

7.2 Die im Vordruck Eignung geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen sind zu dem von der Vergabe- stelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.

Dies gilt auf gesondertes Verlangen auch für Nachweise, Angaben und Unterlagen über Nachunternehmer.

Bei Nutzung eines Präqualifizierungsverfahrens gelten die Vorgaben im Vordruck Eignung.

7.3 Teilnehmer, die den Nummern 7.1 und 7.2 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

8. Losentscheid

Wird die Anzahl der Bewerber beim Teilnahmewettbewerb nach § 36 Abs. 1 UVgO begrenzt und die Höchstzahl an geeigneten Bewerber überschritten, so werden die geeigneten Bewerber durch Losen aus- gewählt.

Bei wertungsgleichen Angeboten folgt die Zuschlagsentscheidung den von der Auftraggeberin festgelegten Maßgaben. Die Auftraggeberin behält sich vor, das Los entscheiden zu lassen.

9. Sonderregelung für Rahmenvereinbarungen

Für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen aufgrund einer Rahmenvereinbarung gelten diese Bewerbungsbedingungen mit folgender Maßgabe:

9.1 Das Angebot darf nur enthalten

• die Angabe der Preise bzw. der Stundenlohnverrechnungssätze für Stundenlohnarbeiten,
• sonstige in den Vergabeunterlagen geforderte Erklärungen, Angaben und Nachweise.

Auf Verlangen der Vergabestelle hat der Bieter die Urkalkulation zum geforderten Zeitpunkt vorzulegen.

9.2 Nebenangebote (Nr. 4) sind bei Rahmenvereinbarungen nicht zuzulassen.

10. Verhandlungsvergabe

Soweit eine Verhandlung über die Angebote zulässig ist, behält sich die Vergabestelle gem. § 12 Abs. 4 UVgO vor, den Zuschlag zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen

Hinweis: Die Paragrafen beziehen sich, soweit nicht anders angegeben, auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05.08.2003 - (BAnz. Nr. 178a).

1. Art und Umfang der Leistungen (zu § 1)

1.1 Die angebotenen Preise sind Festpreise ohne Umsatzsteuer. Dem Preis ist der Umsatzsteuerbetrag im Angebot unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes hinzuzufügen (Vordruck Angebot).

1.2 Durch die vereinbarten Preise sind im Zweifel sämtliche Leistungen des Auftragnehmers abgegolten, ein- schließlich aller Nebenleistungen wie die Erstellung von Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen u. ä. in deutscher Sprache, der Transport inkl. Verpackung, Versicherung und Anlieferung an den bestim- mungsgemäßen Leistungsort, das Aufstellen bzw. Installieren vor Ort und sonstige Kosten und Lasten wie Patentgebühren und Lizenzvergütungen.

2. Änderungen der Leistung (zu § 2)

2.1 Beansprucht der Auftragnehmer bei Leistungsänderungen oder anderen Anordnungen der Auftraggeberin eine höhere Vergütung, muss er das unverzüglich vor der Ausführung, möglichst der Höhe nach, schriftlich anzeigen. Die Vorschriften des § 132 GWB bzw. des § 47 UVgO bleiben unberührt.

2.2 Sind Einheitspreise vereinbart, ist der Auftragnehmer bei marktgängigen Erzeugnissen verpflichtet, auf Verlangen der Auftraggeberin eine Mehrleistung bis zu 10 % der beauftragten Mengen auf Grundlage des vertraglichen Einheitspreises zu erbringen oder mit einer Minderung bis zu 10 % einverstanden zu sein. Dies gilt nicht für Rahmenvereinbarungen.

2.3 Nummer 2.2 gilt nicht bei Minderleistungen, wenn nach Mengen gestaffelte Preise oder Rabatte wirksam gebunden sind.

3. Ausführungsunterlagen (zu §§ 3, 4)

3.1 Der Ausführung dürfen nur Unterlagen zu Grunde gelegt werden, die die Auftraggeberin ausdrücklich als zur Ausführung bestimmt gekennzeichnet hat. Die vertragliche Verantwortung und Haftung des Auftrag- nehmers, insbesondere nach § 4 Nr. 1 Absatz 1 und § 14 VOL/B, werden hierdurch nicht eingeschränkt.

3.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten nur, soweit sie den Bedingungen der Auftraggeberin nicht widersprechen. Beinhalten sie – ggf. nach Auslegung – eine Änderung der Vergabe- unterlagen, führt das zum Angebotsausschluss (§ 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO bzw. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

4. Ausführung der Leistung (zu §§ 4, 10)

4.1 Der Auftragnehmer hat bei der Leistungsausführung stets die landesrechtlichen Regelungen im Hambur- gischen Vergabegesetz (HmbVgG) vom 13.02.2006 (HmbGVBl. S. 57) in aktueller Fassung zu beachten.

4.2 Solange der Vertrag nicht vollständig erfüllt ist, hat der Auftragnehmer jede Änderung der geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen (vgl. Vordruck Eignung) der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

4.3 Die Auftraggeberin ist befugt, sich von der vertragsgemäßen Leistungsausführung zu unterrichten.

4.4 Der Auftragnehmer hat ihm zur Leistungsausführung überlassene Gegenstände vor unbefugtem Gebrauch zu schützen.

4.5 Die Bewachung und Verwahrung des Besitzes des Auftragnehmers oder seiner Erfüllungsgehilfen (inkl. Unterkünfte, Arbeitsgeräte, Arbeitskleidung usw.) ist Sache des Auftragnehmers, auch wenn sich diese Gegenstände auf Grundstücken oder in Räumen der Auftraggeberin befinden.

4.6 Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin spätestens zum Zeitpunkt des Gefahrübergangs (Nr. 9.3) das Eigentum an dem geleisteten Gegenstand uneingeschränkt und frei von Rechten Dritter zu verschaffen.

4.7 Ein Leistungsgegenstand ist an den von der Empfangsstelle bezeichneten Leistungsort (z.B. Räume, Grundstücksteile) zu liefern. Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen, der die Bestellscheinnummer, das Geschäftszeichen, die Warenbezeichnung und das Lieferdatum enthält.

4.8 Zu liefernde Geräte müssen den zum Lieferzeitpunkt geltenden Gesetzen, Normen und Standards entspre- chen, insbesondere dem Produktsicherheitsgesetz (Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt, BGBl. I 2021, S. 3146) in der jeweiligen Fassung.

4.9 Im Angebot benannte Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) oder Bezugsquellen darf der Auftragneh- mer nicht ohne die vorherige Zustimmung der Auftraggeberin wechseln (Vordrucke Angebot und BWB).

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

5. Pflichtverletzungen (zu § 7)

Hat die Auftraggeberin einem Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers gesetzlichen Schadensersatz zu leis- ten, steht ihr der Rückgriff gegen den Auftragnehmer zu, soweit der Schaden durch den Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen schuldhaft verursacht wurde. Hat ein Verschulden der Auftraggeberin oder ihrer Erfüllungsgehilfen mitgewirkt, ist § 254 BGB entsprechend anwendbar.

6. Kündigung und Rücktritt (zu § 8)

6.1. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen, wenn über sein Vermögen die Eröff- nung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens beantragt wird.

6.2. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurücktreten, wenn der Auftragnehmer eine Person, die auf Seiten der Auftraggeberin mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst ist, oder ihr nahe stehenden Personen oder einem Dritten in ihrem Interesse einen Vorteil anbietet, verspricht oder gewährt. Den Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

6.3. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn der Auftragneh- mer oder seine Unterauftragnehmer schuldhaft gegen ihm obliegende Anforderungen oder Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 oder 10 HmbVgG verstoßen.

7. Vertragsstrafe (zu § 11)

7.1 Der Auftragnehmer ist zur Zahlung einer Vertragsstrafe verpflichtet, wenn er schuldhaft gegen eine der Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG verstößt. Dies gilt auch dann, wenn der Verstoß von einem seiner Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) zu vertreten ist.

7.2 Die Vertragsstrafe beträgt je Verstoß bis zu 1 % der Abrechnungssumme. Die Summe aller zu zahlenden Vertragsstrafen wird auf maximal 5 % der Abrechnungssumme begrenzt.

7.3 Vertragsstrafenvereinbarungen und Schadensersatzansprüche für die Überschreitung von Ausführungs- fristen bleiben unberührt; hierbei werden die Vertragsstrafen auf die Schadensersatzansprüche angerech- net.

7.4 Der Anspruch auf eine vereinbarte Vertragsstrafe erlischt erst nach vorbehaltlos geleisteter Schlusszah- lung.

8. Güteprüfung (zu § 12)

8.1 Zu einem Angebot eingereichte Muster und Proben (Vordruck BWB) müssen die in der Leistungsbeschrei- bung bezeichnete Beschaffenheit haben. Sie verbleiben bis zur Vertragserfüllung als verbindliches Quali- tätsmuster bei der Auftraggeberin.

8.2 Fordert der Auftragnehmer die Muster und Proben nicht binnen eines Monats nach Vertragsende auf ei- gene Kosten zurück, werden sie bis zum Stückwert von 10 Euro ohne Berechnung von der Auftraggeberin übernommen. Ab einem Stückwert von 10 Euro werden die Muster und Proben nach Vertragsende in Ab- sprache mit den Vertragspartnern

• entweder von der letzten Teillieferung abgesetzt, gegen Empfangsbestätigung an den Auftragnehmer ausgehändigt bzw. im Ausnahmefall auf dessen Kosten zurückgesandt,
• oder anderen Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg überlassen.

8.3 Verlangt die Auftraggeberin eine im Vertrag nicht vereinbarte Güteprüfung, hat sie die dadurch entstande- nen Kosten des Auftragnehmers zu tragen. Zeigt die Güteprüfung, dass die gelieferten Waren nicht den Anforderungen entsprechen, hat der Auftragnehmer die Kosten für die Güteprüfung zu tragen und die durch die Güteprüfung verbrauchten oder wertlos gewordenen Waren werden nicht vergütet.

9. Abnahme (zu § 13) 9.1 Bei Aufbauleistungen hat der Auftragnehmer die (Teil-) Abnahme rechtzeitig in Textform zu beantragen.

9.2 Die Leistung gilt als abgenommen

• bei Lieferungen: mit der vorbehaltlosen Schlusszahlung oder
• bei Aufbauleistungen: 12 Werktage nach Eingang des in Textform gestellten Antrages auf Abnahme, soweit die Auftraggeberin die Abnahme nicht verweigert.

9.3 Die Gefahr geht auf die Auftraggeberin über

• bei Lieferungen: mit der Entgegennahme durch die Empfangsstelle oder
• bei Aufbauleistungen: mit der Abnahme.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

10. Mängelansprüche und Verjährung (zu § 14)

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt mit Gefahrübergang (Nr. 9.3). Bei wiederkehrenden Leis- tungen ist die Einzelleistung maßgeblich.

11. Rechnung (zu § 15)

11.1 Alle Rechnungen des Auftragnehmers müssen soweit vorhanden die Angaben zu PSP-Element, Sach- konto und Mittelbindungsnummer enthalten, die bei der Auftragserteilung angegeben wurden. Ab einem Auftragswert von 1.000 Euro (ohne USt.) ist der Auftragnehmer verpflichtet, seine Rechnungen an die FHH im Standardformat XRechnung elektronisch zu übermitteln; in Ausnahmefällen können Rechnungen auch als PDF oder im ZUGFeRD Format per E-Mail an den Zentralen Rechnungseingang der Freien und Han- sestadt Hamburg übermittelt werden.

11.2 Die Rechnung ist in Übereinstimmung mit dem Angebot mit den Preisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Von den Preisen sind alle vereinbarten Nachlässe, Skonti usw. abzuziehen. Zum verbleibenden Netto- Rechnungsbetrag sind der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag gesondert aufzuführen. Am Ende der Rechnung ist der geforderte Zahlbetrag einschließlich Umsatzsteuer zu nennen.

11.3 Nach Vereinbarung können Teilrechnungen für selbstständige Teillieferungen/-leistungen eingereicht wer- den.

11.4 Wurden Abschlags- oder Vorauszahlungen vereinbart, sind der Umsatzsteuersatz und die darauf entfal- lende Umsatzsteuer in der Rechnung offen auszuweisen. Diese Umsatzsteuerbeträge sind vom Gesamt- betrag der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung wieder abzusetzen.

12. Zahlung (zu § 17) 12.1 Der Rechnungsbetrag wird ausschließlich bargeldlos auf ein in der Rechnung angegebenes Konto gezahlt.

12.2 Skontofristen beginnen mit dem Rechnungseingang (Eingangsdatum der E-Rechnung oder Eingangsda- tum der E-Mail), jedoch

• bei Aufbauleistungen: nicht vor dem Tag der Abnahme und
• bei allen anderen Leistungen: nicht vor dem Tag der Erfüllung.

12.3 Die Auftraggeberin ist berechtigt, mit allen Gegenforderungen – auch aus anderen Rechtsverhältnissen – aufzurechnen. Unter Verzicht auf das Erfordernis der Gegenseitigkeit nach § 387 BGB willigt der Auftrag- nehmer ein, dass Forderungen der Bundesrepublik Deutschland oder der FHH gegen Forderungen des Auftragnehmers an eine dieser Körperschaften aufgerechnet werden. Dabei ist unerheblich, ob der Auf- tragnehmer die Lieferungen oder Leistungen allein übernommen hat oder als gesamtschuldnerisch haften- des Mitglied einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft.

13. Sicherheitsleistung (zu § 18)

13.1 Für die Vertragserfüllung kann eine Sicherheit in Höhe von fünf Prozent der Netto-Auftragssumme und für die Erfüllung von Mängelansprüchen eine Sicherheit in Höhe von drei Prozent der Netto-Auftragssumme verlangt werden. Nach Feststellung der Abrechnungssumme ist diese maßgeblich. Sicherheitsbeträge wer- den auf volle 10,- Euro nach unten abgerundet.

13.2 Leistet der Auftragnehmer die Sicherheit nicht binnen 18 Werktagen nach Zuschlagserteilung, behält die Auftraggeberin zehn Prozent von jeder Abschlagszahlung ein, bis die Höhe der Sicherheit erreicht ist. Wer- den keine Abschlagszahlungen geleistet, wird die Sicherheit von der Abrechnungssumme einbehalten.

13.3 Die Sicherheit wird nach Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche freigegeben, wenn während die- ser Frist keine Mängel festgestellt werden. Werden Mängel vor Fristablauf festgestellt, bleibt die Sicherheit bis zur Mängelbeseitigung gesperrt.

14. Streitigkeiten (zu § 19) 14.1 Bei Meinungsverschiedenheiten ist zunächst die Entscheidung der für die Abnahme der Leistung zustän- digen Stelle herbeizuführen. Deren Entscheidung gilt als anerkannt, wenn der Auftragnehmer nicht binnen eines Monats bei der Auftraggeberin schriftliche Einwendungen erhebt.

14.2 Für die Auslegung des Vertrages ist der Vertragswortlaut in deutscher Sprache maßgeblich. Erklärungen und Verhandlungen erfolgen in deutscher Sprache.

14.3 Die vertraglichen und außervertraglichen Beziehungen der Vertragspartner regelt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.4 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Hamburg.

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Veröffentlichung von Verträgen, Vereinbarung eines Rücktrittsrechts

und Kennzeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen

nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG)

bei Vergabeverfahren nach VgV, UVgO und KonzVgV

I. Anwendungsbereich Nachfolgende Musterformulierungen sind in allen förmlichen Vergabeverfahren mittels dieses Formblatts zum Bestandteil der Vergabeunterlagen zu machen. Bei Verhandlungsvergaben ist alternativ eine der unten unter II. stehenden Formulierungen und der Text unter III. in geeigneter Form in den Vertrag aufzu- nehmen. Bei Vergaben, die mit dem elektronischen Bestellwesen abgewickelt werden, werden diese Vor- gaben vom System bereits berücksichtigt.

II. Wirksamkeit und Veröffentlichung des Vertrages; Rücktrittsrecht (Zutreffendes ist von der Vergabestelle anzukreuzen:)

☒

Dieser Vertrag ist ein Vertrag der Daseinsvorsorge (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 HmbTG) oder ein Vertrag, an dessen Veröffentlichung ein öffentliches Interesse besteht und dessen Veröffentlichung die wirtschaft- lichen Interessen der Freien und Hansestadt Hamburg nicht erheblich beeinträchtigt (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG). Der Gegenstandswert liegt über (netto) 100.000 Euro (§ 9 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG). Damit gilt:

1. Dieser Vertrag unterliegt dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) und wird nach Maß- gabe der Vorschriften des HmbTG im Informationsregister veröffentlicht werden. Zudem kann er Gegenstand von Auskunftsanträgen nach dem HmbTG sein.

2. Verträge, die unter § 10 Abs. 2 HmbTG fallen, werden erst einen Monat nach ihrer Veröffentli- chung im Informationsregister wirksam. Die FHH kann binnen dieses Monats zurücktreten, wenn der Freien und Hansestadt Hamburg nach der Veröffentlichung des Vertrages von ihr nicht zu vertretende Tatsachen bekannt werden, die sie, wären sie schon zuvor bekannt gewesen, dazu veranlasst hätten, einen solchen Vertrag nicht zu schließen, und ein Festhalten am Vertrag für die Freie und Hansestadt Hamburg unzumutbar ist.

☐

Dieser Vertrag ist kein Vertrag der Daseinsvorsorge (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 HmbTG) und auch kein Vertrag, an dessen Veröffentlichung ein öffentliches Interesse besteht und dessen Veröffentlichung die wirtschaftlichen Interessen der Freien und Hansestadt Hamburg nicht erheblich beeinträchtigt (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG) oder der Gegenstandswert liegt unter (netto) 100.000 Euro (§ 9 Abs. 2 Nr. 1 HmbTG). Damit gilt:

1. Dieser Vertrag unterliegt dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG). Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, die nach derzeitiger Bewertung jedoch nicht gegeben sind, wird er nach Maßgabe der Vorschriften des HmbTG im Informationsregister veröffentlicht.

2. Unabhängig von einer möglichen Veröffentlichung kann der Vertrag Gegenstand von Auskunfts- anträgen nach dem HmbTG sein.

III. Kennzeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen; Haftung

Der Bieter ist gemäß § 7 Abs. 3 HmbTG verpflichtet, bereits im Angebot die Dokumente in geeigneter Form zu kennzeichnen, welche nach seiner Einschätzung Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, und dies ggf. zu begründen. Für durch die Verletzung eines Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisses bei der Veröffentlichung im Informationsregister oder Herausgabe auf Antrag nach dem HmbTG entstehende Schäden haftet die Freie und Hansestadt Hamburg nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

FB 113, Vertragsklauseln HmbTG für Vergaben nach VgV + UVgO; 10.2017 42

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information

[Name und Anschrift der Vergabestelle] BVC Behörde für Finanzen und Bezirke Hamburgweite Dienste und Organisation Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg

Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß Artikel 12 bis 14 der DSGVO im Vergabeverfahren

Vorbemerkungen

Die Vergabestellen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) haben öffentliche Aufträge und Konzessionen gemäß § 2 Abs. 1 der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) bzw. gemäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) zu vergeben.

Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die FHH personenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die jewei- lige Behörde, in welche die Vergabestelle eingegliedert ist. Sie erreichen diese unter den nachfolgenden Kon- taktdaten: Freie und Hansestadt Hamburg BVC Behörde für Finanzen und Bezirke Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg

ausschreibungen@fb.hamburg.de

+49 4042823

Hinweis für elektronische Vergabeverfahren (eVergabe): Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließlich über die Bieterkommunikation der eVergabe gestellt und nur über diese beantwortet werden dürfen.

2 Wer ist Datenschutzbeauftragter?

Zuständige/r Datenschutzbeauftragte/r ist:

3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten ver- arbeitet?

Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchfüh- rung erhoben und verarbeitet.

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Bieterportal bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Datenangabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessen- bekundung abzugeben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz“ auf der Startseite des Bieterportals). Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Inte- ressenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder Ihre Einwilligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt).

Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG, GWB, VgV und UVgO u. a.

4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: • Identifikations- und Kontaktangaben Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Ein- trags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer • Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä. • Erhebung von Daten bei Dritten Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.

5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht- öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben: • Dienststellen der FHH Bei Rahmenvereinbarungen werden vertraglich abrufberechtigte Dienststellen (i.d.R. Kernverwaltung und Hochschulen sowie teilweise öffentliche Unternehmen) per Rundschreiben über das Ergebnis der Aus- schreibung informiert und zum Abruf aus dem Rahmenvertrag verpflichtet. Hierbei werden der Name des erfolgreichen Bieters, der Name des zuständigen Ansprechpartners sowie die Kontaktdaten (Adresse, Te- lefon, Fax, E-Mail) von der jeweiligen Vergabestelle an die Dienststellen übermittelt. Bei Einzelaufträgen werden diese Daten von der Vergabestelle an die Dienststelle des Bedarfsträgers übermittelt. • Sonstige Gremien Die Dienststellen der FHH haben ggf. bestimmte Vergabeverfahren vor der Zuschlagserteilung einem Gremium vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden den Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter und die Ergebnisse der Angebotswertung mitgeteilt. • Vergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflich- tet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen. Der An- tragsteller eines Nachprüfungsverfahrens kann Akteneinsicht beantragen.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information

6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Danach dürfen Daten nur solange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.

Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR) sowie die Aktenordnung der der Freien und Hansestadt Hamburg.

7 Welche Rechte haben Sie?

Ihnen stehen in Bezug auf Ihren personenbezogenen Daten verschiedene Rechte nach der Datenschutz- Grundverordnung zu. Einzelheiten ergeben sich aus Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO. • Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre verarbeiteten perso- nenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichti- gung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung eine Vervollständigung verlangen. • Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die betreffenden Daten von der zuständigen Vergabe- bzw. Dienststelle noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtungen benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. • Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Artikels 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem Widerspruch nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwort- liche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. • Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) einlegen. Die Kon- taktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22 20459 Hamburg Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40 E-Fax: (040) 4 279 – 11 811 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 05 Angebot

[Name/Firma und Anschrift des Bieters]

[Name und Anschrift der Vergabestelle] BVC Behörde für Finanzen und Bezirke

Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg

ANGEBOT

Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv Vergabeverfahren:

Vergabeart und -Nr.: Offenes Verfahren FB 2025001398

Leistung: Dienstleistung

Vertragsdauer:

Bindefrist endet am: 31.12.2026

Anlagen (Optional) (vom Bieter auszufüllen):

Vordruck Eignung Vordruck Bietergemeinschaft

1. Ich/Wir biete(n) die Ausführung der in den Anlagen beschriebenen Leistungen zu den eingesetzten Festpreisen (Nr. 3) an. Die Preise schließen alle Nebenkosten ein, aber keine Umsatzsteuer. An mein/unser Angebot halte ich mich/halten wir uns bis zum Ablauf der Bindefrist (siehe Aufforderung Angebotsabgabe) gebunden.

Bestandteile dieses Angebotes sind neben diesem Angebotsschreiben (einschließlich aller Anlagen) die 2. folgenden Unterlagen in der jeweils geltenden Fassung: die Leistungsbeschreibung die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Lieferungen und Dienstleistungen (ZVB) die Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen (BWB) die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)

Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile nacheinander in der angegebenen Reihenfolge.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 05 Angebot

3. Preise Hinweis: Ist nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart, wird ein als Prozentsatz angebotener Preisnachlass bei Abrechnung und Zahlungen vom Festpreis abgezogen. Unentgeltliche Nebenleistungen (Zugaben) werden ausgeschlossen und führen zum Ausschluss des Angebots.

3.1 Die Preise sowie ggf. gewährte Preisnachlässe sind in der gesondert beigefügten Anlage einzutragen; diese Anlage ist Bestandteil des Angebots. 3.2 Nebenangebote (sofern durch die Vergabestelle zugelassen): Anzahl 3.3 Skonto:

Die Zulassung oder Nichtzulassung von Skontoabzügen im Vordruck Aufforderung Angebotsabgabe wurde beachtet. Mir/Uns ist bekannt, dass nur vom Auftraggeber geforderte Skontoabzüge bei der Angebotswer- tung beachtet werden dürfen und ein unaufgefordertes Angebot von Skonto zum Angebotsausschluss führt. Dies vorausgeschickt, gewähre(n) ich/wir nach Leistungserfüllung bzw. Abnahme sowie Eingang einer prüf- baren Rechnung kein Skonto

oder

Hinweis: Durch den Bieter ist hier lediglich die Prozentzahl des Skontos einzutragen. Die Anzahl der Kalendertage ist durch die Vergabestelle einzutragen.

% Skonto bei Zahlung innerhalb von Kalendertagen.

Erklärungen zum Angebot 4. Ich/Wir erkläre/n, dass

a) alle im Vordruck Eignung gemachten Angaben vollständig, zutreffend und Bestandteil des Angebots sind. b) alle Leistungen im eigenen Betrieb ausgeführt werden, sofern nachfolgend nichts Anderes angegeben ist. Folgende (Teil-)Leistungen werden an Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) vergeben:

Firmenname und Anschrift des Pos.-Nr. Bezeichnung der Teilleistungen Unterauftragnehmers (falls bereits bekannt, keine Pflichtangabe)

Ich/Wir werde/n § 26 UVgO bzw. § 36 VgV beim Einsatz von Unterauftragnehmern beachten.

Ich/Wir verpflichte/n mich/uns,

-bevorzugt kleine und mittlere Unternehmen als Unterauftragnehmer zu beteiligen, soweit dies mit der vertragsmäßigen Ausführung des Auftrages vereinbar ist, -die Unterauftragnehmer davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt, -bei der Weitervergabe von Dienstleistungen die Allgemeinen Vertragsbedingungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B (VOL/B), zum Vertragsbestandteil zu machen, -den Unterauftragnehmern die für den Auftragnehmer geltenden Pflichten der §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG aufzuerlegen und ihre Beachtung zu kontrollieren und -den Unterauftragnehmern keine ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen, als zwischen dem Auftragnehmer und der Auftraggeberin vereinbart sind.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 05 Angebot

Dazu werde/n ich/wir alle Erklärungen auf diesem Vordruck auch von den Unterauftragnehmern fordern und sie der Auftraggeberin zur Zustimmung vorlegen, bevor eine Beauftragung der Unterauftragnehmer erfolgt.

Zudem habe/n ich/wir den Vordruck DSGVO-Information erhalten und werden ihn meinen/unseren Un- terauftragnehmern zur Kenntnis geben. c)zugegangene Änderungen der Vergabeunterlagen Gegenstand dieses Angebots sind. d)bei Verwendung einer selbstgefertigten Kopie oder Kurzfassung der Leistungsbeschreibung die von der Auftraggeberin verfasste Leistungsbeschreibung (Langtext) als allein verbindlich anerkannt wird. e)das in der Leistungsbeschreibung der Auftraggeberin genannte Produkt angeboten wird, wenn bei einer Teilleistungsbeschreibung des Auftraggebers mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ keine Produktangaben (Hersteller- und Typenbezeichnung) eingetragen wurde. f) falls mehrere (zugelassene) Nebenangebote abgegeben wurden, dieses Angebot auch die Kumulation der Nebenangebote, die sich nicht gegenseitig ausschließen, umfasst.

5. Kontakt

Die Vergabestelle nimmt den Kontakt zu mir/uns bitte über folgende Person auf: Ansprechperson: E-Mail-Adresse: Telefon Nr.: Telefax Nr.:

6. Mir/Unsistbekannt, dass • fehlende oder falsche Erklärungen in diesem Vordruck einen Ausschluss von laufenden und künftigen Vergabeverfahren und/oder eine Vergabesperre sowie die Kündigung eines bereits geschlossenen Vertrages zur Folge haben kann, • Angebote, die nicht den formalen Anforderungen des § 38 UVgO bzw. § 53 VgV entsprechen, zwin- gend ausgeschlossen werden, und • unvollständig oder unrichtig ausgefüllte Angebote, fehlende Nachweise oder Änderungen des Bie- ters an seinen Eintragungen zum Angebotsausschluss führen können.

Ort, Datum, Angabe des vollständigen Namens der handelnden Person

Hinweis: Wird das Angebot über das e-Vergabesystem abgegeben, genügt die bloße Angabe des Namens der handelnden Person.

Angebot – 03/2024 3 von 3 48

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 12 Bietergemeinschaft

Erklärung der Bietergemeinschaft

Vergabeverfahren:

Liefer-/Dienstleistung: (wie Aufforderung Angebotsabgabe)

Hinweis: Dieser Vordruck ist von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft stets in Papierform auszufüllen und zu unterschrei- ben und sodann vom bevollmächtigten Vertreter an die Vergabestelle zu übermitteln!

I. Das Angebot erfolgt durch eine Bietergemeinschaft aus den Mitgliedern: (Name / Firma und Anschrift)

II. Die Bietergemeinschaft hat sich vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe gebildet, am

III. Der bevollmächtigte Vertreter für die Vertragsdurchführung ist: (Name und Anschrift)

IV. Die Bietergemeinschaft wurde aus den folgenden unternehmerischen Gründen gebildet:

V. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt:

1. Der bevollmächtigte Vertreter vertritt die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich.
2. Die Erklärungen des bevollmächtigten Vertreters im Vordruck Eignung in Bezug auf die Bietergemeinschaft bzw. jedes einzelne Mitglied sind zutreffend.
3. Alle Mitglieder haften als Gesamtschuldner.
4. Die Bietergemeinschaft wird für die Dauer der Vertragsdurchführung aufrechterhalten.
5. Die Bildung der Bietergemeinschaft ist mit dem Kartellverbot (§ 1 GWB, Art. 101 AEUV) vereinbar, weil

• die Mitglieder für kein Fach- oder Gebietslos im Angebot der Bietergemeinschaft in einem potentiellen Wettbewerbsverhältnis auf den relevanten Ausschreibungsmärkten stehen; oder
• kein Mitglied aufgrund seiner betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse für ein Fach- oder Gebiets- los im Angebot der Bietergemeinschaft jeweils allein zur Teilnahme an der Ausschreibung mit einem eigenständigen Angebot hinreichend leistungsfähig ist. Erst der Zusammenschluss versetzt die Mitglie- der der Bietergemeinschaft in die Lage, ein Angebot abzugeben.

6. Zahlungen werden mit befreiender Wirkung für die Auftraggeberin an den o.g. bevollmächtigten Vertreter oder nach dessen schriftlicher Weisung geleistet. Dies gilt auch nach Auflösung der Gemeinschaft. Hinweis: Die Erklärungen sind auf Anforderung durch geeignete, nachprüfbare Unterlagen glaubhaft zu machen.

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds [von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu unterschreiben]

Bietergemeinschaft – 11/2021 1 von 1 49

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Eigenerklärung 5. RUS-Sanktionspaket

von allen Bietern / allen Mitgliedern von Bietergemeinschaften in der:

Offenes Verfahren Nr. FB 2025001398

Aktenzeichen: FB1a.12.01.71-003

Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Angebot Vertretenen auch für diese):

1. Der / die Bieter / Bietergemeinschaft gehört / gehören nicht zu den

in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren,

genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,

a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.

2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift.

3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt.

_________________________________, den ________________________________

Unterschrift / en:

Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 lautet wie folgt:

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B undesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, 11019 Berlin Scharnhorststr. 34-37 10115 Berlin Bundesressorts Länder Postanschrift: Kommunale Spitzenverbände 11019 Berlin gem. E-Mail-Verteiler Tel. +49 30 18 615-5906

bearbeitet von: ORR Schwerdtfeger

IB6

simon.schwerdtfeger@bmwk.bun d.de

www.bmwk.de Betreff: Erste Informationen zur Anwendung der Russland-Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen vom 8. April 2022

Bezug: 5. Sanktionspaket; Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 Aktenzeichen: 20601/000#1 Anlagen: Muster-Eigeneerklärung; Übersicht über Anwendung der Sanktionen über die Vergabe-Richtlinien hinaus (betr. Ausnahmetatbestände) Berlin, 14.04.2022 Seite 1 von 5

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der am 8. April 2022 im EU-Amtsblatt veröffentlichten Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (nachfolgend: Sanktions-VO) über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, wurden seit Ausbruch des russischen Angriffskriegs gegen die Ukraine erstmals auch Sanktionen erlassen, die die Vergabe und die Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen ab Erreichen der EU-Schwellenwerte nach § 106 GWB unmittelbar und ohne weitere nationale Umsetzungsrechtsakte betreffen.

Das vorliegende Rundschreiben gibt einen ersten und vorläufigen Überblick über Reichweite und Anwendung des Zuschlags- und Vertragserfüllungsverbots in Art. 5k Sanktions-VO. Damit soll dem Bedürfnis einer möglichst praxisnahen und einheitlichen Anwendung der Sanktionen in der Bundesrepublik Deutschland Rechnung getragen werden.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Nähere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im BMWK können Sie der Datenschutzerklärung auf www.bmwk.de/Datenschutzerklärung entnehmen.

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Dieses Rundschreiben dient ausschließlich Informationszwecken und steht unter dem Vorbehalt einer anderslautenden Auslegung der einschlägigen EU-Verordnungen durch den Gerichtshof der Europäischen Union. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz wird die Auslegungshinweise fortlaufend auf seiner Website und bei Bedarf ggf. durch weitere Rundschreiben aktualisieren und ergänzen.

1. Gegenstand der Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen

Gegenstand der Sanktionen im Bereich der öffentlichen Aufträge und Konzessionen sind

• einerseits ein seit dem 09.04.2022 geltendes Zuschlagsverbot für noch nicht abgeschlossene Vergabeverfahren;

• andererseits das Verbot, bereits vor dem 09.04.2022 vergebene Aufträge und Konzessionen ab dem 11.10.2022 weiter zu erfüllen (Vertragserfüllungsverbot),

soweit Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10 % gemessen am Auftragswert, als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises an dem in Rede stehenden Auftrag beteiligt sind.

Ein Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift besteht

a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland,

b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,

c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.

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Seite 3 von 5

Unter Berücksichtigung der Regelungssystematik der Sanktions-VO besteht der Russland-Bezug iSd Vorschrift auch dann, wenn die betroffene Person neben der russischen Staatsangehörigkeit eine weitere Staatsangehörigkeit (einschl. einer EU-Staatsangehörigkeit) innehat (siehe etwa Umkehrschluss aus Art. 5b Sanktions-VO).

2. Anwendungsbereich

Die Verbotstatbestände nach der Sanktions-VO betreffen öffentliche Aufträge und Konzessionen ab Erreichen der EU-Schwellenwerte nach § 106 GWB. Für den Bereich unterhalb der EU-Schwellenwerte ergeben sich aus Art. 5k Sanktions-VO unmittelbar keine Besonderheiten. Für Auftraggeber, die das GWB-Vergaberecht im konkreten Fall ausschließlich kraft Zuwendungsbescheids anzuwenden haben, gilt Art. 5k Sanktions-VO nicht unmittelbar.

Über den Anwendungsbereich der EU-Vergaberichtlinien hinaus betrifft das Verbot auch bestimmte, in den EU-Vergaberichtlinien enthaltene Ausnahmetatbestände, für die kein Vergabeverfahren nach dem GWB- Vergaberecht durchzuführen ist. Auch in diesem Fall sind grundsätzlich jeweils nur Aufträge und Konzessionen ab Erreichen der EU- Schwellenwerte von den Sanktionen betroffen. Details dazu können Sie der Übersicht in der Anlage entnehmen.

Alle Beschaffungsvorgänge, die unter die sonstigen (d.h. in der Vorschrift nicht genannten) Ausnahmetatbestände fallen, werden von den EU- Sanktionen nicht erfasst (z.B. § 137 Nr. 8 GWB).

3. Reichweite des Verbots

Das Verbot betrifft Personen und Unternehmen, die sich als Bewerber oder Bieter unmittelbar an einem Vergabeverfahren beteiligen bzw. unmittelbarer Auftragnehmer sind.

Daneben sind auch mittelbar an der Auftragsausführung beteiligte Personen und Unternehmen von dem Zuschlags- bzw. Vertragserfüllungsverbot erfasst, soweit auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt. Das betrifft:

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− Unterauftragnehmer

− Lieferanten

− Unternehmen, deren Kapazitäten im Rahmen der Eignungsleihe in Anspruch genommen werden.

Vertragserfüllungsverbot: Im Hinblick auf bereits geschlossene Verträge ist seitens des Auftraggebers Folgendes zu beachten:

− Fällt der Auftragnehmer wegen seines Bezugs zu Russland selbst unmittelbar unter die Sanktion, ist der Vertrag unter Berufung auf das EU-rechtlich unmittelbar geltende Erfüllungsverbot zum 10. Oktober 2022 zu beenden.

− Sind lediglich Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Rahmen der Eignungsleihe in Anspruch genommen werden, wegen ihres Bezugs zu Russland von der Sanktion erfasst, ist der Auftragnehmer zu verpflichten, die Geschäftsbeziehung im Zusammenhang mit der Erfüllung des Auftrags zum 10. Oktober 2022 zu beenden. Andernfalls ist der Vertrag mit dem Auftragnehmer zu kündigen (s.o.).

− Im Hinblick auf Schadensersatzansprüche im Zusammenhang mit der Beendigung von Vertragsverhältnissen ist insb. Art. 11 Sanktions-VO zu beachten, mit dem eine Schadensersatzpflicht EU- rechtlich unmittelbar ausgeschlossen wird, soweit der Anspruch von den in Art. 11 Abs. 1 Sanktions-VO genannten Personen oder Unternehmen geltend gemacht wird.

In beiden Varianten des Verbots besteht kein Ermessensspielraum des Auftraggebers.

4. Erbringung von Nachweisen im Vergabeverfahren

Noch nicht abgeschlossene Vergabeverfahren: Für Vergabeverfahren ab Erreichen der EU-Schwellenwerte stellen wir das in der Anlage beigefügte Muster einer Eigenerklärung zur Vorlage durch Bewerber und Bieter bzw. sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft zur Verfügung.

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Angebote von Unternehmen, die eine entsprechende Erklärung trotz entsprechender Anforderung nicht abgeben, sind von der Wertung auszuschließen (siehe insb. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).

5. Genehmigung von Ausnahmen

Die Einholung von Genehmigungen für Ausnahmen vom Verbot nach Art. 5k Abs. 2 Sanktions-VO obliegt grundsätzlich dem jeweiligen Auftraggeber.

Die zuständige Stelle für die Erteilung von Ausnahmen wird kurzfristig durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz bekannt gegeben.

6. Ergänzende Informationen

Neben dem Informationsangebot auf den Internetseiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz stellt die Europäische Kommission fortlaufend aktualisierte Informationen zu den EU-Russland- Sanktionen auf ihrer Website zur Verfügung, die schrittweise ergänzt werden:

• Informationen rund um das 5. Sanktionspaket sind unter folgendem Link abrufbar: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/de/qanda_22_ 2333

• Die Europäische Kommission hat außerdem eine E-Mail-Adresse zur Beantwortung von Fragen zu den Sanktionen eingerichtet: ec-russia-sanctions@ec.europa.eu

Mit freundlichen Grüßen im Auftrag

gez. Dr. Konrad von Hoff

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Stand: 14.04.2022

- ANLAGE zum BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 -

Übersicht über den Anwendungsbereich von Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 vom

08.04.2022, soweit Ausnahmen von den Vergabe-Richtlinien betroffen sind

Hinweis: Die nachfolgende Übersicht dient allein der Orientierung und soll zur leichteren Lesbarkeit der Vorgaben nach Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 für Auftraggeber in der Bundesrepublik Deutschland beitragen. Rechtlich maßgeblich sind allein der EU-Verordnungstext sowie der Zuschnitt der jeweiligen Ausnahmetatbestände nach den EU-Vergabe-Richtlinien (rechte Spalte). Hier können sich im Einzelfall Abweichungen ergeben.

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Stand: 14.04.2022

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Stand: 14.04.2022

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Stand: 14.04.2022

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LEISTUNGSVERZEICHNIS 04.09.2026

Ausschreibung (Korrektur) (Rückversetzung)

Verfahren: FB 2025001398 - Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

SKONTO

AUFLISTUNG ALLER POSITIONEN

ALLE PREISE SIND OHNE UMSATZSTEUER ANZUGEBEN

Bewerbung auf mehrere Lose Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass sich ein AN auf beide Lose bewirbt. Es ist in diesem Fall aufgrund der Bedeutung der Meldefilme allerdings notwendig, dass das Los 1 zuerst digitalisiert wird, um die Benutzung des Bestandes soweit wie möglich zu gewährleisten. Das genaue Vorgehen hierbei wird nach der Vergabe mit dem AG in einer separaten Vereinbarung festgehalten.

1 LOS Meldefilme EUR .........................

Leistungsart: Dienstleistung Zuschlagskriterium:Freie Verhältniswahl Preis/Leistung (Preis: 50%, Leistung: 50%) Klassifizierung: Dienstleistungen des fotografischen Gewerbes (79961000-8)

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut (Meldeunterlagen) das in den Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert ist (ca. 5.837), die erschließende Kartei befindet sich im Bestand 332-8 Meldewesen. Das Los umfasst insgesamt etwa 9,23 Millionen Aufnahmen. 1.1 Gesamtpreis USt. [%] Menge Einheit Einzelpreis [EUR] Gesamtpreis [EUR] 19% 1,00 Pauschale ................ pro 1,00 Pauschale ................

Textergänzungen/Eigenschaften Anteilige Kosten pro Digitalisat: ________ Transportkosten als Gesamtpauschale: ________ Gesamtkosten für die Vorbereitung und Nacharbeitung der Digitalisate: ________

2 LOS Weitere verfilmte Bestände EUR .........................

Leistungsart: Dienstleistung Zuschlagskriterium:Freie Verhältniswahl Preis/Leistung (Preis: 50%, Leistung: 50%) Klassifizierung: Dienstleistungen des fotografischen Gewerbes (79961000-8)

Die Mikrofilme enthalten Reproduktionen von weitgehend nach der Verfilmung vernichtetem Archivgut, das unterschiedlichen Beständen zugeordnet werden kann, die Filme selbst sind allerdings im Bestand 741-4 Fotoarchiv einsortiert (ca. 3.209 Filme). Das Los umfasst insgesamt etwa 4,42 Millionen Aufnahmen. 2.1 Gesamtpreis USt. [%] Menge Einheit Einzelpreis [EUR] Gesamtpreis [EUR] 19% 1,00 Pauschale ................ pro 1,00 Pauschale ................

Textergänzungen/Eigenschaften Anteilige Kosten pro Digitalisat: ________ Transportkosten als Gesamtpauschale: ________ Gesamtkosten für die Vorbereitung und Nacharbeitung der Digitalisate: ________

ANGEBOTSSUMME(N)

Summe exkl. ____________________ Nachlass

Leistungsverzeichnis - 1/3 61

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Leistungsverzeichnis - 2/3 62

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LEISTUNGSVERZEICHNIS 04.09.2026

Ausschreibung (Korrektur) (Rückversetzung)

Verfahren: FB 2025001398 - Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

AUFLISTUNG ALLER DATEIANLAGEN ZU DEN POSITIONEN

Name Dateiname Größe MIME-Type

Leistungsverzeichnis - 3/3 63

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KRITERIENKATALOG 04.09.2026

Ausschreibung (Korrektur) (Rückversetzung)

Verfahren: FB 2025001398 - Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

EIGNUNGSKRITERIEN

1.1.1 Eignungsnachweise durch PQ-Zertifikat [Mussangabe]

Nach § 122 Abs. 3 GWB kann ein Teilnehmer seine Eignung teilweise auch durch Teilnahme an einem Präqualifikationssystem bzw. Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) nachweisen (https://amtliches-verzeichnis.ihk.de /). Die von der Präqualifizierung nicht erfassten Angaben, Nachweise und Unterlagen (insbesondere Angaben zu den Ausführungsbedingungen) bleiben weiterhin vorzulegen.

Bitte geben Sie an, ob eine Präqualifizierung besteht.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.1.2 Wenn ja:

Falls eine Präqualifizierung besteht: Geben Sie bitte die Zertifikatsnummer, den dazugehörigen Zugangscode sowie ggf. die Unternehmens-ID an.

1.2 Angaben für Registerabfragen

1.2.1 Angaben für Registerabfragen

Die Vergabestelle ist gem. § 6 WRegG vor der Erteilung des Zuschlags verpflichtet oder berechtigt, eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (WRegG v. 18.07.2017, BGBl. I S. 2739) durchzuführen. Dazu werden folgende Angaben gemacht: (Bearbeitungshinweis: Bietergemeinschaften müssen die Angaben für jedes Mitgliedsunternehmen einzeln machen.)

1.2.2 Name und Sitz des Unternehmens [Mussangabe]

Geben Sie den vollständigen Namen des Unternehmens sowie den Sitz bzw. die Postanschrift an:

1.2.3 Rechtsform des Unternehmens [Mussangabe]

Geben Sie die Rechtsform des Unternehmens an:

1.2.4 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an (falls vorhanden):

1.2.5 Wirtschafts-Identifikationsnummer

Geben Sie die Wirtschafts-Identifikationsnummer an (falls vorhanden):

1.3 Fachkunde

1.3.1 Nachweise

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 33 UVgO; § 44 VgV) werden folgende Angaben gemacht:

1.3.2 Eintragung Berufs- oder Handelsregister [Mussangabe]

Ich bin/Wir sind eingetragen im Berufs- oder Handelsregister meines/unseres Firmensitzes oder Wohnsitzes.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.3 Falls Eintrag vorhanden [Mussangabe]

Falls Eintrag vorhanden:

Geben Sie das Registergericht oder die Genehmigungsbehörde an sowie die Handelsregisternummer oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde:

Kriterienkatalog - 1/7 64

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1.3.4 Falls kein Eintrag vorhanden

Ich bin/Wir sind nicht zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.3.5 Bestätigung der Angaben

Zur Bestätigung der zuvor gemachten Angaben werden auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle ggf. folgende Unterlagen vorgelegt:

• Gewerbeanmeldung,
• Handelsregisterauszug,
• Eintragung in Berufsregister/Handwerksrolle/Industrie- und Handelskammer.

1.3.6 zusätzlich eingereichte Unterlagen

Ich/Wir werde/n schon jetzt der Vergabestelle die nachstehenden zusätzlichen Unterlagen über meine/unsere Berechtigung oder Mitgliedschaft zur Dienstleistungserbringung nach § 44 Abs. 2 VgV vorlegen:

1.3.7 Unterlagen auf Verlangen

Ich/Wir werde/n die nachstehenden zusätzlichen Unterlagen über meine/unsere Berechtigung oder Mitgliedschaft zur Dienstleistungserbringung nach § 44 Abs. 2 VgV auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorlegen:

1.4 Leistungsfähigkeit

1.4.1 wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (§ 33 UVgO; § 45 VgV) werden folgende Angaben gemacht:

1.4.2 Eigenerklärung Kapazitäten [Mussangabe]

Ich/Wir erkläre/n, über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten zu verfügen und auf Verlangen geeignete Unterlagen als Nachweis vorzulegen.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.4.3 Jahresumsatz [Mussangabe]

Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Bearbeitungshinweis: Bitte konkrete Jahreszahlen angeben!).

Die nachstehenden Zahlen werden auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle durch Vorlage geeigneter Unterlagen nachgewiesen.

1.4.4 Unterlagen auf Verlangen

Ich/Wir werde/n die nachstehenden sonstigen Unterlagen nach § 45 Abs. 4 VgV auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorlegen:

1.4.5 technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 33 UVgO; § 46 VgV) werden folgende Angaben gemacht:

1.4.6 Eigenerklärung personelle und technische Mittel [Mussangabe]

Ich/Wir erkläre/n, über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichend Erfahrung zu verfügen, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.4.7 Unterlagen auf Verlangen [Mussangabe]

Als Nachweis werden auf Verlangen der Vergabestelle geeignete Unterlagen vorgelegt.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Kriterienkatalog - 2/7 65

[Seite 69]

Nur eine Antwort wählbar

1.4.8 Zusätzlich eingereichte Unterlagen

Als Nachweis werden schon jetzt folgende Unterlagen vorgelegt:

1.4.9 Referenzen [Mussangabe]

Haben Sie in den letzten fünf Jahren entsprechende Aufträge ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs ausgeführt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.4.10 Falls Referenzen vorhanden sind:

Ich/wir haben in den letzten fünf Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt.

Den in den Vergabeunterlagen (Ziffer 1.8 der Leistungsbeschreibung) geforderten Referenznachweis über mindestens 5 Referenzen zu bisher durchgeführten Leistungen ähnlicher Art und ähnlichen Umfangs auf maximal 3 DIN A4 Seiten habe(n) ich/wir im Bieterassistenten hochgeladen.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.4.11 Falls keine Referenzen vorhanden:

Ich/Wir habe/n in den letzten fünf Jahren keine vergleichbaren Leistungen ausgeführt, bin/sind aber aus den folgenden Gründen dennoch geeignet, diesen Auftrag auszuführen:

1.5 Eignungsleihe

1.5.1 Eignungsleihe

Nimmt ein Teilnehmer zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch (sog. Eignungsleihe nach § 34 UVgO oder § 47 VgV), gilt Folgendes: (Bearbeitungshinweis: Die Eignungsleihe ist strikt von der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern abzugrenzen. Die Eignungsleihe betrifft nur die Übernahme von Arbeitsmitteln und Know-How von Drittunternehmen, jedoch nicht die teilweise Leistungserbringung durch diese. Jedoch kann ein Unternehmen, das als Unterauftragnehmer eingesetzt wird, immer auch für die Eignungsleihe in Anspruch genommen werden.)

1.5.2 Zulässigkeit der Eignungsleihe

Die Eignungsleihe ist ohne Einschränkung nach § 34 UVgO oder § 47 VgV zulässig.

1.5.3 Angaben bei einer zulässigen Eignungsleihe

Hinweis: Bei der Eignungsleihe erstreckt sich die Eignungsprüfung auf jedes Unternehmen („Eignungsleiher“), dessen sich der Teilnehmer zum Nachweis seiner Eignung bedient.

1.5.4 Einsatz der Eignungsleihe

Werden zum Nachweis der Leistungsfähigkeit Kapazitäten anderer Unternehmen beansprucht? Diese Frage ist ausschließlich mit "Ja" oder "Nein" zu beantworten.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.5.5 Benennung Eignungsleiher

Falls Kapazitäten anderer Unternehmen beansprucht werden: Folgende Eignungsleiher werde/n ich/wir für folgende Leistungsteile in Anspruch nehmen (einschließlich solcher Unterauftragnehmer, die ich/wir ebenfalls für die Eignungsleihe verwende/n). Hinweis: Die fehlende oder unvollständige Benennung führt zwingend zum Ausschluss vom Wettbewerb. Folgende Angaben sind in dem/den folgenden Textfeldern zu machen (bitte für jeden Eignungsleiher ein eigenes Textfeld): - Name/Firma - Anschrift - Geschäftsführung

• eignungsrelevanter Leistungsteil (nach Art und Umfang)

1.5.6 Eignungsleiher 1

Eignungsleiher 1:

1.5.7 Eignungsleiher 2

Kriterienkatalog - 3/7 66

[Seite 70]

Eignungsleiher 2:

1.5.8 Eignungsleiher 3

Eignungsleiher 3:

1.5.9 Eigenerklärung Eignungsleihe

Eigenerklärung Eignungsleihe (Pflichtangabe, wenn Eignungsleihe in Anspruch genommen wird) Hinweis: Die geforderten Erklärungen, Nachweise und Unterlagen zu Leistungsfähigkeit und Ausschlussgründen sollen auf gesondertes Verlangen unverzüglich für jeden Eignungsleiher vorgelegt werden (§ 34 Abs. 2 UVgO oder § 47 Abs. 2 VgV.

[ ] Ich/Wir verfüge/n über die Mittel jedes Eignungsleihers (§ 34 Abs. 1 UVgO oder § 47 Abs. 1 VgV). Ein geeigneter Nachweis hierüber wird auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle unverzüglich vorgelegt. [ ] Ich/Wir hafte/n gemeinsam mit dem Eignungsleiher für die Auftragsausführung (§ 34 Abs. 3 UVgO oder § 47 Abs. 3 VgV). Diese Haftungserklärung ist von entsprechenden Vollmachten jedes Eignungsleihers gedeckt, die der Vergabestelle auf gesondertes Verlangen unverzüglich vorgelegt werden.

Mehrere Antworten wählbar

1.6 Ausschlussgründe

1.6.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen, insbesondere nach den §§ 123, 124 GWB, werden folgende Angaben gemacht: (Hinweis: Teilnehmer oder Bieter muss Zutreffendes ankreuzen. Die §§ 123ff. GWB sind unter: http://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html abrufbar.)

1.6.2 Ausschlussgründe nach dem GWB [Mussangabe]

Für mein/unser Unternehmen liegt kein Ausschlussgrund nach § 123 GWB oder § 124 GWB vor.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.6.3 Wenn nein

Für mein/unser Unternehmen liegt ein Ausschlussgrund des § 123 GWB oder § 124 GWB vor, aber es wurden folgende Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB ergriffen, die die Zuverlässigkeit des Unternehmens wieder herstellen: (Hinweis: Teilnehmer oder Bieter muss Ausschlussgrund und Selbstreinigungsmaßnahme benennen) Ich/Wir füge/n zum Nachweis entsprechende Unterlagen und Erläuterungen bei. Mir/Uns ist bekannt, dass fehlende Nachweise zum Ausschluss aus dem laufenden Vergabeverfahren führen können.

1.6.4 Ausschlussgründe nach weiteren Gesetzen

Ausschlussgründe nach weiteren Gesetzen; Beachtung weiterer rechtlicher Vorgaben

1.6.5 Keine Ausschlussvoraussetzungen [Mussangabe]

Es liegen keine der Ausschlussvoraussetzungen nach § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG), § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG), § 19 des Mindestlohngesetzes (MiLoG), § 98c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) sowie § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) vor.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.6.6 Preisrecht [Mussangabe]

Das Preisrecht (insbes. VO PR 30/53 vom 21.11.1953 in gültiger Fassung) wurde beachtet.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.7 Ausführungsbedingungen

1.7.1 Ausführungsbedingungen

Zu den Ausführungsbedingungen nach den §§ 3, 3a, 3b und 7 des Hamburgischen Vergabegesetzes (HmbVgG) werden folgende Angaben gemacht:

1.7.2 Tariftreue und Mindestlohn nach § 3 HmbVgG [Mussangabe]

Kriterienkatalog - 4/7 67

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Ich/Wir werde/n im Fall der Auftragserteilung das Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte beachten (§ 3 Abs.1 u. 2 HmbVgG).

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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1.7.3 Allgemeinverbindlicher Tarifvertrag

Mein/Unser Unternehmen entlohnt seine Beschäftigten gem. einem allgemeinverbindlichen Tarifvertrag, an den es nach Arbeitnehmerentsendegesetz gebunden ist:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.7.4 Wenn ja:

Name des allgemeinverbindlichen Tarifvertrages:

1.7.5 Sonstiger Tarifvertrag

Mein/Unser Unternehmen entlohnt seine Beschäftigten gem. Tarifvertrag:

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.7.6 Wenn ja:

Name des Tarifvertrages:

1.7.7 Mindestlohn

Mein/Unser Unternehmen entlohnt seine Beschäftigten (ohne Auszubildende) bei der Leistungsausführung innerhalb der Bundesrepublik Deutschland mit einem Mindestlohn nach § 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz (MiLoG vom 11.08.2014, BGBl. I S. 1348) in der jeweils geltenden Fassung, da es keinem Tarifvertrag unterliegt (§ 3 Abs. 2 HmbVgG):

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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1.7.8 keine Mitarbeiter

Mein/Unser Unternehmen beschäftigt keine Mitarbeiter, sodass sich die Frage nach einer Tarifbindung oder Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohnes nicht stellt.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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1.7.9 gesetzliche Anforderungen [Mussangabe]

Im Hinblick auf die Tariftreue und den Mindestlohn habe ich folgende gesetzliche Anforderungen zur Kenntnis genommen und bestätige dies: 1. Bei der Leistungsausführung durch Leiharbeiter bin/sind ich/wir verpflichtet dafür zu sorgen, dass der Verleiher seinen Beschäftigten bei der Leistungsausführung das gleiche Arbeitsentgelt gewährt wie vergleichbaren Arbeitnehmern meines/unseres Unternehmens (§ 3 Abs. 3 HmbVgG). 2. Ich/ Wir sind verpflichtet vollständige und prüffähige Entgeltabrechnungen über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten. Auf gesondertes Verlangen werden sie dem Auftraggeber vorgelegt und Einblick in die Unterlagen über die Abführung von Steuern und Beiträgen sowie die geschlossenen Unteraufträge gewährt. Die Beschäftigten wurden auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hingewiesen (§ 10 HmbVgG). 3. Ich/Wir sind verpflichtet bei der Leistungsausführung nur Unterauftragnehmer einzusetzen, die sich verpflichten, ihren Beschäftigten (ohne Auszubildende) die vorgenannten Mindestentgelte nach Tarif oder Mindestlohngesetz zu zahlen und vollständige und prüffähige Entgeltabrechnungen bereitzuhalten. Ich/Wir werde/n die Einhaltung dieser Vorgaben kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG).

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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1.7.10 Sonstige Anforderungen [Mussangabe]

Sonstige Anforderungen Ich/wir habe/n zur Kenntnis genommen, dass ich/wir verpflichtet sind/bin: 1. die gesetzlichen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Unfall-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ordnungsgemäß zu erfüllen (§ 128 Abs. 1 GWB). Zur Bestätigung werden auf gesondertes Verlangen entsprechende Nachweise vorgelegt, z.B. - eine aktuelle Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, - eine Bescheinigung der Berufsgenossenschaft oder

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des Versicherungsträgers zum Nachweis der ordnungsgemäßen Beitragszahlung, die nicht älter als 12 Monate sein darf, - ggf. eine Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamts. 2. Leistungen nur auf Unterauftragnehmer zu übertragen, die sich zur Einhaltung der §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG verpflichtet haben, und deren Einhaltung zu kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG) sowie alle in Nr. 4 geforderten Nachweise vor Auftragserteilung (§ 7 Abs. 2 HmbVgG) sowie alle übrigen Nachweise auf gesondertes Verlangen vorzulegen.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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1.8 Angaben zur Statistik

1.8.1 Unternehmensgröße und Mittelstandsförderung (KMU) [Mussangabe]

Unternehmensgröße und Mittelstandsförderung (Pflichtangabe) Hinweis: Die Einordnung der Unternehmensgröße orientiert sich an der EU-Empfehlung - 2003/361 zu KMUs. Bei meinem/unseren Unternehmen handelt es sich um ein

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Kleinstunternehmen: bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen Euro Jahresumsatz (0) [ ] Kleines Unternehmen: bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen Euro Jahresumsatz (0) [ ] Mittleres Unternehmen: bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Jahresumsatz (0) [ ] Großunternehmen: über 249 Beschäftigte oder über 50 Millionen Euro Jahresumsatz (0)

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1.8.2 Nationalität des Eigentümers

Nationalität des Eigentümers (Pflichtangabe nur für EU-Verfahren) Angaben sind nur erforderlich für EU-Verfahren und soweit Ihr/Ihre Unternehmen nicht börsennotiert ist/sind. Hinweis: Die Nationalität des Eigentümers Ihres Unternehmens können Sie beispielsweise dem Transparenzregister oder anderen Registern zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entnehmen.

1.8.3 Mein/unser Unternehmen ist börsennotiert [Mussangabe]

Mein/unser Unternehmen ist börsennotiert

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

1.8.4 Wenn nein:

Staatsangehörigkeit(en) des wirtschaftlichen Eigentümers meines/unseres Unternehmens:

1.8.5 Start-up-Kennzeichnung (freiwillige Angabe)

Bei meinem/unserem Unternehmen handelt es sich um ein Start-up im Sinne der u. a. Definition: Definition: Ein Start-up liegt vor, wenn das Unternehmensalter weniger als 10 Jahre beträgt und das Unternehmen ein schnelles Wachstum plant und/oder hochinnovativ ist. Hinweis: Für Fragen/Hilfestellung zu Ihrer Selbsteinschätzung bietet Ihnen Staatup e. V. kostenfreie Unterstützung. Nutzen Sie dafür bitte folgende E-Mailadresse als Anlaufstelle: mitgestalten@staat-up.net.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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2 Los 1 -"Meldefilme"

2.1 E5 Eigenerklärung Qualitätsmanagementsystem I

Sofern kein Zertifikat nach DIN EN ISO 9001 oder ein gleichwertiges Zertifikat vorgelegt wird, erklären Sie, dass in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem besteht, das die wesentlichen Anforderungen der DIN EN ISO 9001 oder eines vergleichbaren Standards erfüllt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.2 E5 Eigenerklärung Qualitätsmanagementsystem II

Die Eigenerklärung zum Qualitätsmanagementsystem muss mindestens Angaben enthalten zu den organisatorischen Abläufen, den Verantwortlichkeiten, den Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zur kontinuierlichen Verbesserung. Nutzen Sie für Ihre Eingaben das nachfolgende Feld.

2.3 Eigenerklärung Fuhrpark [Mussangabe]

Kriterienkatalog - 6/7 69

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Erklären Sie, dass die Fahrzeuge, welche für die Belieferung für die FHH eingesetzt werden, mindestens der Euro-Norm 5 (Schadstoffklasse 5, EURO 5/Euro V) entsprechen und auch beim Einsatz von Unterauftragnehmern diese Anforderung sichergestellt wird?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.4 Eigenerklärung Haftpflichtversicherung [Mussangabe]

Versichern Sie, dass für Ihr Unternehmen die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 2.9 der Leistungsbeschreibung besteht oder bei Zuschlagserteilung abgeschlossen wird und zu Vertragsbeginn vorliegt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

2.5 Eignungsbezogene Unterlagen [Mussangabe]

Haben Sie alle geforderten eignungsbezogenen Unterlagen gem. Ziffer 1.8 der Leistungsbeschreibung dem Angebot beigefügt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

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3 Los 2 -"Weitere verfilmte Bestände"

3.1 E5 Eigenerklärung Qualitätsmanagementsystem I

Sofern kein Zertifikat nach DIN EN ISO 9001 oder ein gleichwertiges Zertifikat vorgelegt wird, erklären Sie, dass in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem besteht, das die wesentlichen Anforderungen der DIN EN ISO 9001 oder eines vergleichbaren Standards erfüllt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

3.2 E5 Eigenerklärung Qualitätsmanagementsystem II

Die Eigenerklärung zum Qualitätsmanagementsystem muss mindestens Angaben enthalten zu den organisatorischen Abläufen, den Verantwortlichkeiten, den Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zur kontinuierlichen Verbesserung. Nutzen Sie für Ihre Eingaben das nachfolgende Feld.

3.3 Eigenerklärung Fuhrpark [Mussangabe]

Erklären Sie, dass die Fahrzeuge, welche für die Belieferung für die FHH eingesetzt werden, mindestens der Euro-Norm 5 (Schadstoffklasse 5, EURO 5/Euro V) entsprechen und auch beim Einsatz von Unterauftragnehmern diese Anforderung sichergestellt wird?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

3.4 Eigenerklärung Haftpflichtversicherung [Mussangabe]

Versichern Sie, dass für Ihr Unternehmen die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 2.9 der Leistungsbeschreibung besteht oder bei Zuschlagserteilung abgeschlossen wird und zu Vertragsbeginn vorliegt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

3.5 Eignungsbezogene Unterlagen [Mussangabe]

Haben Sie alle geforderten eignungsbezogenen Unterlagen gem. Ziffer 1.8 der Leistungsbeschreibung dem Angebot beigefügt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

Kriterienkatalog - 7/7 70

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KRITERIENKATALOG 04.09.2026

Ausschreibung (Korrektur) (Rückversetzung)

Verfahren: FB 2025001398 - Digitalisierung von Mikrofilmen für das Staatsarchiv

LEISTUNGSKRITERIEN

1 Los 1 -"Meldefilme"

1.1 Leistungsbezogene Unterlagen [Mussangabe]

Haben Sie alle geforderten leistungsbezogenen Unterlagen gem. Ziffer 1.9 der Leistungsbeschreibung dem Angebot beigefügt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

2 Los 2 -"Weitere verfilmte Bestände"

2.1 Leistungsbezogene Unterlagen [Mussangabe]

Haben Sie alle geforderten leistungsbezogenen Unterlagen gem. Ziffer 1.9 der Leistungsbeschreibung dem Angebot beigefügt?

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

Kriterienkatalog - 1/1 71

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Typ Dateiname Größe MIME-Type Dateianlage Besichtigungsbestätigung.docx 18,51 KB docx Dateianlage 2026_k-filme_anlage-A.xlsx 575,91 KB xlsx Dateianlage 2026_k-filme_anlage-B.xlsx 223,26 KB xlsx Dateianlage bewertungsmatrix-blanko.xlsx 34,07 KB xlsx

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