IT_019-2026_Anlage_7_Einzelabrufverfahren_Musterformulare.pdf

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IT 019-2026 Offenes Verfahren „Noten- und Zeugnisverwaltungssoftware“

ANLAGE 7: EINZELABRUFVERFAHREN, MUSTER-

FORMBLATT FÜR DEN EINZELABRUF, MUSTER-

LEISTUNGSNACHWEIS

7.1 Einzelabrufverfahren

1. Mit Abschluss dieser Rahmenvereinbarung verpflichtet sich der Auftragnehmer, die jeweiligen Einzelabrufe anzunehmen, die dem Auftragnehmer von dem Auftraggeber erteilt werden. Dieser erteilt die Einzelaufträge abhängig von seinem eigenen Bedarf und dem Bedarf der weiteren Bedarfsträger (Bildungseinrichtungen). Eine Verpflichtung des Auftraggebers, über etwaige Mindestabnahmemengen hinausgehende Einzelabrufe auszulösen, wird durch den Abschluss dieser Rahmenvereinbarung nicht begründet.

2. Ihrem Umfang nach erfolgen Einzelabrufe der für die Schulen erforderlichen Nutzungsberechtigungen („Schullizenzen“) gemäß den hierfür vorgesehenen Positionen in Anlage 1 (Preisblatt). Maßgebliche Nutzungs- und Vergütungseinheit ist die jeweilige Schule.

3. Die Rechnungslegung erfolgt je Einzelabruf und somit unabhängig von der Anzahl der Lieferungen und/oder Leistungen je Einzelabruf.

4. Die Einzelabrufe der Schullizenzen einschließlich der nach dem festgelegten Betriebsmodell geschuldeten Softwareüberlassung bzw. SaaS-Bereitstellung, Pflege/Support und der weiteren vertraglichen Leistungen erfolgen durch den Auftraggeber mittels Einzelabruf-Formular gem. dieser Anlage 7 per Fax oder E-Mail. Abrufberechtigt aus dieser Rahmenvereinbarung ist ausschließlich der Auftraggeber. Die Nutzung durch die im Vertrag bestimmten weiteren Nutzungsberechtigten richtet sich nach den jeweils anwendbaren Nutzungsrechtsregelungen der EVB-IT Rahmenvereinbarung und begründet keine gesonderten Einzelabrufe oder zusätzlichen Lizenz- oder Vergütungsansprüche.

5. Die jeweiligen Einzelabrufe kommen durch Übermittlung per Fax oder E-Mail des jeweils vom Auftraggeber ausgefüllten Bestellformulars gem. dieser Anlage 7 (ggf. nebst Anlagen) und Annahme durch den Auftragnehmer zustande.

Der Auftragnehmer hat den jeweiligen Einzelabruf unverzüglich, d.h. spätestens innerhalb von 5 Kalendertagen, zu prüfen und zu bestätigen oder ggf. unter Angabe von Gründen die Annahme abzulehnen. Des Zuganges einer Annahmeerklärung bei dem Auftraggeber bedarf es für die Wirksamkeit des jeweiligen Einzelabrufs nicht, da das Schweigen als Annahme gilt.

6. Die Bereitstellung der aufgrund des Einzelabrufs geschuldeten Nutzungsberechtigungen sowie, abhängig vom festgelegten Betriebsmodell, der Software bzw. der SaaS-Leistung erfolgt innerhalb von 5 Arbeitstagen ab Zugang des Abrufs beim Auftragnehmer, soweit im Einzelabruf nichts oder nichts Abweichendes bestimmt ist.

Einzelabrufverfahren, Muster-Formblatt für den Anlage 7 Einzelabruf, Muster-Leistungsnachweis 1 | 5

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7. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Lieferscheine und Rechnungen neben den üblichen Angaben die jeweiligen Einzel- und Gesamtpreise, die aus dem Bestellformular ersichtliche Bestellnummer sowie die Anzahl der abgerufenen Schullizenzen und die hiervon erfassten Schulen enthalten.

8. Die Einzelabrufe von Leistungen, die nach Anlage 2.1 (Leistungsbeschreibung) und Anlage 1 (Preisblatt) über die nach dem jeweiligen Betriebsmodell geschuldeten Leistungen der Schullizenz hinaus als einzeln abrufbare Leistungen vorgesehen sind, insbesondere von Weiterentwicklungs-, Anpassungs-, Customizing- sowie Beratungs- und Unterstützungsleistungen, erfolgen in drei Schritten:

9. Bedarfsmeldung ggü. dem Auftragnehmer;

10. Rückmeldung des Auftragnehmers;

11. Einzelbeauftragung.

Bedarfsmeldung: Der Auftraggeber zeigt dem Auftragnehmer die benötigte Leistung per E-Mail unter Angabe der nachfolgenden Rahmenbedingungen an:

• Bezeichnung der zu erbringenden Leistung,
• Ggf. Leistungsbeschreibung/Lastenheft,
• Ggf. Zeitraum der Leistungserbringung,

Rückmeldung: Der Auftragnehmer wird innerhalb von max. 5 Arbeitstagen ebenfalls per E-Mail zurückmelden,

• dass die benötigte Leistung innerhalb des angegebenen Leistungszeitraums erbracht werden kann,
• ob etwaige Anpassungen in den Standard übernommen werden und
• gibt die Anzahl der für die Leistungserbringung notwendigen Personentage verbindlich an.

Einzelbeauftragung: Soweit die Rückmeldung des Auftragnehmers den Anforderungen des Auftraggebers entspricht beauftragt der Auftraggeber den Auftragnehmer mit der in der Bedarfsmeldung beschriebenen Leistung mittels E-Mail. Dabei gilt die verbindlich angegebene Anzahl von Personentagen als Obergrenze des Auftrages. Der Auftragnehmer bestätigt den Erhalt der Einzelbeauftragung per E-Mail.

9. Jede Einzelbeauftragung wird mit ihrem Abschluss integraler Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung. Im Übrigen gelten (auch für jede Einzelbeauftragung) die Vereinbarungen dieser Rahmenvereinbarung.

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7.2 Muster-Einzelabruf-Formular

FAX-NR.: +XX XXX XXXX-XXX

EMPFÄNGER: [Auftragnehmer]

ABSENDER: x. xxxxxxx SEITEN: xx (einschl. Titelseite)

Telefon: +49 385 xxx-xxx

Fax: +49 385 xxxx-xxx

E-Mail: x.xxxxxxx@xxx.de DATUM: Schwerin, dd.mm.yyyy

BITTE SOFORT WEITERLEITEN!

Bestellformular Leistungsabruf (Einzelauftrag) aus EVB-IT Rahmenvereinbarung IT xxx- 2026

Unsere Auftragskennung: xxxxxxxxxx

Wir bestellen die nachfolgend spezifizierten Lieferungen und Leistungen. Grundlage und Bestandteil dieses Einzelauftrages sind die EVB-IT Rahmenvereinbarung - IT 016-2025 vom xx.xx.2026 und dessen Vertragsbestandteile.

Gesamtpreis Lfd. Nr. Leistung Anzahl Preis in € in €

x

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Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Gesamtpreis

Liefertermin: ______________

Besonderheiten: ___________________________________________________________

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Rechnungsempfänger Lieferadresse

xxxxxxxx xxxxxxx

Signum Auftraggeber

[Vorname] [Name]

[Funktion]

Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig.

Auftrag zu den vorstehenden Bedingungen angenommen:

Signum Auftragnehmer

Datum Unterschrift Stempel

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7.3 Muster-Leistungsnachweis

Auftraggeber:

Vertragsnummer/Kennung Auftraggeber:

Auftragnehmer:

Vertragsnummer/Kennung Auftragnehmer:

Die Leistungen wurden wie oben beschrieben erbracht Raum für Haushaltsvermerke des Auftraggebers

,

Ort Datum

Auftragnehmer

Unterschrift Auftragnehmer (Name in Druckschrift)

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