150-ITD3.6223-2026 Leistungsbeschreibung - Allgemeiner Teil Vers. 0.3.pdf

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(Zum Verbleib beim Bewerber bestimmt! Nicht mit dem Angebot zurücksenden!)

JUSTIZ NRW

Leistungsbeschreibung

zur Beschaffung von Dienst-, Pflege-, Support- sowie

Projekt- und Customizing-Leistungen für Matrix42,

Empirum, EgoSecure und F4SD

- Allgemeiner Teil -

Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

40190 Düsseldorf

vertreten durch den

Präsidenten des Oberlandesgerichts Köln

• Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW –
• ehemals Zentrale IT-Beschaffungsstelle –

(Dezernat ITD3 -Verträge und Beschaffung-)

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Inhaltsverzeichnis:

1 VORBEMERKUNGEN 4

1. 1 ZIEL DER AUSSCHREIBUNG 4

2. 2 VERTRAGSLAUFZEIT 4

2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 4

2. 1 GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN 4

3. 2 INFORMATIONEN ZUR VERGABESTELLE 5

4. 3 BEREITSTELLUNG DER VERGABEUNTERLAGEN 6

5. 4 FRISTENANGABEN 6

6. 5 ANGEBOTSERFORDERNISSE 7

7. 6 NEBENANGEBOTE BZW. WEITERE HAUPTANGEBOTE 11

8. 7 BEWERTUNGSVORGEHEN (INKL. GEWICHTUNGEN) 11

9. 8 ANGABE DER ZUSTÄNDIGEN VERGABEKAMMER 11

10. 9 GEFORDERTE NACHWEISE UND ERKLÄRUNGEN FÜR DIE ANGEBOTSBEWERTUNG 12

11. 10 RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN 12

12. 11 VERTRAGSSTRAFE UND HAFTUNG 15

3 BESTIMMUNGEN ZUR SPÄTEREN VERTRAGSUMSETZUNG 15

3. 1 ORGANISATION UND ZUSAMMENWIRKEN 15

4. 2 GRUNDSÄTZLICHE VORGEHENSWEISE 16

5. 3 ABNAHME UND RECHNUNGSSTELLUNG 16

6. 4 LEVEL AGREEMENTS (SLA) FÜR DEN REGELBETRIEB 17

7. 5 DATENSCHUTZ 20

8. 6 MITARBEITER DES AUFTRAGNEHMERS 21

4 AUSGANGSSITUATION/ AKTUELLER SYSTEMSTAND 22

4. 1 BESCHREIBUNG DER JUSTIZSTRUKTUREN 23

5. 2 ZENTRALER IT-DIENSTLEISTER DER JUSTIZ NRW (ITD3) / ZENTRALE IT-

BESCHAFFUNGSSTELLE 23

4. 3 ZENTRALER IT DIENSTLEISTER DER JUSTIZ NRW (ITD2) BERATUNGSTELEFON

INFORMATIONSTECHNIK 24

5 MITTEILUNGEN ZUR AUFTRAGSVERGABE 24

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6 VERTRAGSUNTERLAGEN 25

6. 1 VERTRAGSENTWURF 25

7 AUSSCHLUSS DER INFORMATIONSWEITERGABE 25

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 3

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1 Vorbemerkungen

1. 1 Ziel der Ausschreibung Ziel ist die Vergabe eines Dienstleistungs- und Pflegevertrags für bereits lizenzierte

Softwareprodukte sowie projektbezogene Leistungen zur Einführung weiterer Module

und Funktionen.

Gegenstand der Ausschreibung ist ausschließlich die Erbringung von

Dienstleistungen. Die Beschaffung von Softwarelizenzen ist nicht Bestandteil dieses

Vertrages.

Alle Anforderungen sind gleichwertig zu erfüllen; Nebenangebote sind nur zulässig,

sofern sie die funktionalen und qualitativen Mindestanforderungen mindestens

gleichwertig erfüllen und ausdrücklich zugelassen werden.

Zur Erleichterung

zur Erhöhung der Objektivität der Auswertung

erfolgt die Ausschreibung in der hier vorliegenden standardisierten Form.

1. 2 Vertragslaufzeit Der abzuschließende Vertrag beginnt am 01.03.2027 und hat eine Laufzeit bis zum

28.02.2028. Insoweit der Vertrag nicht 3 Monate vor Vertragsende gekündigt wird

verlängert sich der Vertrag um 1 Jahr, maximal bis zum 28.02.2031.

2 Ausschreibungsbestimmungen

2. 1 Grundsätzliche Bestimmungen

Das Vergabeverfahren erfolgt auf der Grundlage von Teil 4 des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Verordnung über die Vergabe

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öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in der bei Veröffentlichung der Vergabeunterlagen gültigen Fassung.1

Im Falle eines Zuschlages werden, die Anforderungen der Vergabeunterlagen in

Verbindung mit den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von

Leistungen (VOL/B – Formular 512 EU), die besonderen Vertragsbedingungen des

Landes Nordrhein-Westfalen zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes

Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen –

Formular 513 EU), die Ergänzenden Vertragsbedingungen IT (EVB-IT) - hier

insbesondere EVB-IT Kauf und EVB-IT Dienstleistung – jeweils in der bei

Veröffentlichung der Vergabeunterlagen gültigen Fassung, Vertragsbestandteil.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter sind ausgeschlossen.

Im Übrigen gilt deutsches Recht. Der Gerichtsstand ist Köln.

2. 2 Informationen zur Vergabestelle

Der zentrale IT-Dienstleister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen (Dezernat

ITD3 – Verträge und Beschaffung- ZIB) ist als zentrales Dienstleistungszentrum für die

Durchführung sämtlicher IT-Beschaffungsmaßnahmen in der Justiz des Landes

Nordrhein–Westfalen zuständig, soweit sie ihr vom Ministerium der Justiz des Landes

Nordrhein-Westfalen übertragen worden sind.

Für das Vergabeverfahren sind die nachfolgenden Adress- und Kommunikationsdaten

maßgeblich:

1 vgl. http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html

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2. 3 Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Es wird ausdrücklich auf Ziffer 3. des Formulars 312/322 EU hingewiesen.

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf dem Vergabemarktplatz des Landes

NRW bereitgestellt.

Vergabeunterlagen können von hier aus geändert oder ergänzt werden.

Die Bieterkommunikation, die als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist,

kann erläuternde Hinweise enthalten.

Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem

Vergabeverfahren finden Sie nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW.

Es wird die Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW empfohlen,

um automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten

zum Verfahren informiert zu werden.

Anderenfalls besteht das Risiko für den Bieter, möglicherweise ein fehlerhaftes

Angebot abzugeben.

2. 4 Fristenangaben 2.4.1 Bieterfragen

Bieterfragen (z.B. bezüglich der Vergabeunterlagen oder der Erstellung des

Angebots) können bis zum 21.09.2026 ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW gestellt werden.

Der Auftraggeber wird rechtzeitig gestellte Fragen schnellstmöglich, jedoch

spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten.

Die Antworten werden allen auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW in dem

Projekt registrierten Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt und

dadurch automatisch Bestandteil der Vergabeunterlagen.

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Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

2.4.2 Angebotsfrist

Das Angebot muss bis zum 08.10.2026, 23:59 Uhr bei der Vergabestelle vorliegen.

2.4.3 Vorabinformation gemäß §134 GWB Spätestens 10 Kalendertage vor Zuschlagserteilung werden nicht zu

berücksichtigende Bieter über den Vergabemarktplatz des Landes NRW über die

beabsichtigte Zuschlagsentscheidung informiert.

2.4.4 Zuschlagsfrist (= Bindefrist)

Die Entscheidung über den Zuschlag wird bis zum 30.11.2026 erfolgen und den Bietern gemäß den Bestimmungen der VgV bekanntgegeben.

Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden.

2. 5 Angebotserfordernisse

2.5.1 Aufbau / Inhalt

Die Angebote sind nach folgender Gliederung aufzubauen:

1. Anschreiben des Bieters (nach dem Formular 324 EU)

2. Eigenerklärungen ( nach dem Formular 325 EU (gemäß zur Verfügung

gestellter Formulare 521 EU, 523 EU, 524 EU))

3. Angebot (einschließlich der Beantwortung der Eignungsanforderungen und

der Anforderungen der Leistungsbeschreibung nach vorgegebener Struktur)

4. Preisblatt

5. Bieterangaben Wettbewerbsregisterauskunft

6. Anlagen

Weiterhin sind die Vorgaben des § 53 VgV zu beachten.

Allgemeiner Teil (Stand: August 2026) Seite 7

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Bietergemeinschaft:

Sollte eine Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft erfolgen, sind im Angebot die

Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss

und die Durchführung des Vertrags zu benennen.

Dabei ist das Formular 531 EU auszufüllen und mit dem Angebot vorzulegen.

Einsatz von Nachunternehmern:

Sofern der Einsatz von Nachunternehmern durch die Vergabe von Auftragsteilen an

andere Unternehmen beabsichtigt ist, sind die Formulare 533a EU, 533b EU, 534a EU

und 534b EU auszufüllen und beizufügen.

Diese Ausschreibung ist funktional anwendungsbezogen aufgebaut, d. h. die sich aus

der Anwendung sowie aus dem Einsatzumfeld zwingend ergebenden Anforderungen

an das Beschaffungsobjekt sind nicht produktorientiert, sondern funktional formuliert.

Soweit technische Hard- und Software-Spezifikationen vorgegeben sind, erklärt sich

dies aus der Maßgabe das Beschaffungsobjekt in ein bereits bestehendes

Systemumfeld zu integrieren.

Im Anforderungskatalog dient der Kennbuchstabe „A“, erweitert um eine

Zahlenkennung (z.B. „A 1.1“) der eindeutigen Identifikation einer bestimmten

Anforderung. Analog werden Gruppen zusammengehöriger Anforderungen mit der

Buchstabenfolge „AfG“ gekennzeichnet, erweitert um eine laufende Nummer (z. B.

„AfG 1“).

Verwenden Sie gleichlautende Kennungen in Ihrem Angebot (Ziffer 3), um die

Zuordnung von Angebotstext und Anforderungskatalog zu erleichtern.

Das Angebot ist durch Stellungnahme zu den einzelnen formulierten Anforderungen

des Anforderungskatalogs zu erstellen.

Dabei sind neben den Bestimmungen der Ziffern 2.1 bis 2.3 des Formulars 511 EU

(Bewerbungsbedingungen) folgende Regeln einzuhalten:  Die Antworten sollen sich ausschließlich auf die angebotene Leistung bzw. deren Alternativen beziehen.  Hinweise oder Erläuterungen sind in freier, aber möglichst knapper Form abzufassen. Ein ausschließlicher Verweis auf beigefügte Produktblätter, Bedienungshandbücher und ähnliche Anlagen stellt kein vollständiges Angebot

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dar. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen.  Antworten zu den einzelnen Anforderungen sind in der Reihenfolge der Abschnitte, in die der Anforderungskatalog gegliedert ist, zu geben und innerhalb der Abschnitte in der angegebenen Nummerierung. Nach jedem Abschnitt ist eine neue Seite zu beginnen.  Es ist anzugeben, ob für einen Gegenstand des Angebots ein Patent- oder Musterschutz besteht, vom Bieter oder Dritten beantragt ist oder der Bieter eine solche Anmeldung erwägt.  Sofern zu einem Abschnitt verschiedene Alternativen angeboten werden, sind die Alternativen augenfällig zu trennen.  Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen  Sofern auf Zertifizierungen Bezug genommen wird, sind die zugrundeliegenden Gutachten auf Anforderung bereitzustellen.  Die Wiederholung des Textes der Leistungsbeschreibung im Angebotstext ist nicht zulässig.

Angebote, deren Aufbau sich nicht an der Struktur der Vergabeunterlagen

orientiert oder den u. g. Dateiformaten nicht entsprechen, werden

ausgeschlossen.

Das Angebot muss sämtliche Kosten (einschließlich etwaiger Nebenkosten) für

die durch den Bieter bzw. durch den Einsatz etwaiger Nachunternehmer zu

erbringenden Leistungen enthalten.

Die Preise sind in Euro anzugeben.

Näheres ist dem Abschnitt IV. (Preiszusammenstellung) der Leistungsbeschreibung –

Anforderungskatalog - zu entnehmen.

2.5.2 Form / Einreichung

Die ausgefüllten Unterlagen gemäß den Ziffern 1. bis 6. der oben aufgeführten

Angebotsgliederung sind ausschließlich als elektronische Angebote über den

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Vergabemarktplatz des Landes NRW2 in Textform nach §126b BGB über das dortige

Bietertool abzugeben.

Bei der Abgabe in Textform sind der Bieter (bei juristischen Personen oder

Handelsgesellschaften der Firmenname und die Rechtsform) und die natürliche

Person, die die Erklärung für den Bieter abgibt, zu benennen.

Mit der elektronischen Einreichung gelten das Angebot und alle damit eingereichten

Unterlagen als unterschrieben.

Näheres zur elektronischen Angebotsabgabe ist dem Formular 312/322 EU zu

entnehmen.

Folgende Dateiformate sind für die Erstellung der Unterlagen des Angebots zu

berücksichtigen:

( XLS = geeignet für MS-Excel 2013; jeweils ohne aktive Komponenten)

Bei den Ziffern 1, 2, 4 und 5 sind ausschließlich die von der Vergabestelle zur

Verfügung gestellten Dateien zu nutzen.

Bitte stellen Sie sicher, dass bei der Generierung der Dateien ganze Bereiche des

Angebots als zusammenhängende Datei erstellt werden, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom

XX.XX.2026“.pdf; Anlagen zum Angebot vom XX.XX.2026“.pdf

Sofern eine zusammenhängende Datei –aufgrund eines hohen Datenvolumens-nicht

erstellt werden kann, ist eine Splittung möglich. Es ist dabei zu beachten, dass die

Dateienamen verständlich sind, z.B. Angebot incl. Preisblatt vom XX.XX.2026 Teil 1 von 4.pdf

2 https://www.vergabe.nrw.de/

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Zusätzlich ist, die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellte Excel Datei

Preisblatt zu LOS „X“.xlsx, -mit den identischen Daten des Angebotspreisblattes im

PDF Dokument-, mit der elektronischen Angebotsabgabe einzureichen.

Von der Dateierstellung für einzelne Prospekte soll Abstand genommen werden.

2. 6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote

Unter dem Begriff Hauptangebot werden alle diejenigen Angebote verstanden,

welche von der beschriebenen Leistung nicht abweichen.

Ein Nebenangebot beschreibt eine angebotene Lösung, die den Anforderungen der

Leistungsbeschreibung nicht entspricht, jedoch aus Sicht des Bieters denselben

Erfolg verspricht.

Insoweit bei einer Ausschreibung zwei Produkte angeboten werden, die jedoch den

Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen, handelt es sich um zwei

Hauptangebote bzw. Alternativen und nicht um ein Nebenangebot.

Es können insgesamt maximal ein Hauptangebot angeboten werden.

Nebenangebote werden nicht zugelassen.

2. 7 Bewertungsvorgehen (inkl. Gewichtungen)

Die Bewertung der Angebote ergibt sich aus der Anlage „Bewertungsmethode“.

2. 8 Angabe der zuständigen Vergabekammer

Zuständige Stelle zur Vergabeüberprüfung ist die

Vergabekammer Westfalen Geschäftsstelle der Vergabekammer

Albrecht-Thaer-Straße 9

48147 Münster

Telefon: +49 251 411-1691

Fax: +49 251 411-2165

E–Mail: vergabekammer@brms.nrw.de

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2. 9 Geforderte Nachweise und Erklärungen für die Angebotsbewertung

Dem Angebot sind in der nachfolgend aufgeführten Reihenfolge die

Eigenerklärungen, Unterlagen und Nachweise beizufügen:

1. Informationen Datenschutz Grundverordnung (Formular 312a_322a EU)

2. Zusammenstellung der einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise (Formular

325 EU)

3. Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW (Formular 511 EU)

4. Vertragsbedingungen des Landes NRW (Formular 512 EU)

5. Besondere Vertragsbedingungen Tariftreue/Mindestentlohnung (Formular 513 EU)

6. Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)

7. Erklärung Bietergemeinschaft (Formular 531 EU)

8. Informationen Unteraufträge Angebotsabgabe (Formular 533a EU)

9. Nachweis Unterauftragnehmer (Formular 533b EU)

10. Eignungsleihe (Formular 534a EU)

11. Eignungsleihe Haftung (Formular 534b EU)

12. Bietererklärung für Wettbewerbsregister-Auskunft GWZA

Die Abgabe der einheitlichen europäischen Eigenerklärung (EEE) im Sinne des § 48

VgV kann durch den Bieter freiwillig erfolgen und vorläufig die unter den Ziffern 1. bis

12. genannten Eigenerklärungen ersetzen. Sie gilt darüber hinaus als vorläufiger Beleg

für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.

Da die Erklärungen, Nachweis und Unterlagen für den Bieter, der den Zuschlag

erhalten soll, ohnehin vorliegen müssen (§ 50 Absatz 2 VgV), wird im Wege eines

effizienten Vergabeverfahrens gefordert, sämtliche Unterlagen, Eigenerklärungen und

Nachweise nach dem Formular 325 EU, bei Angebotsabgabe, in der oben

aufgeführten Reihenfolge, beizufügen.

Die Vergabestelle kann diese Unterlagen nach § 56 Absatz 2 VgV nachfordern.

2. 10 Rechtliche Rahmenbedingungen

2.10.1 Als Vertragsform ist ein sog. Bezugsvertrag (eine Unterart des Sukzessivleistungsvertrages) vorgesehen. Die Bedarfsmengen richten sich

ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers ohne Festlegung von

Mindest- oder Höchstabnahmemengen.

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Im Gegenzug dazu wird der Vertrag eine Ausschließlichkeitsbindung enthalten, d. h. der Auftraggeber verpflichtet sich, seinen Bedarf an den ausgeschriebenen

Produkten während des Vertragszeitraumes ausschließlich über den

Auftragnehmer zu decken.

Dies gilt nicht, wenn

• der Auftragnehmer die vom Auftraggeber benötigten Dienst-, Pflege- Leistungen, nicht oder nicht zu den in diesem Vertrag vereinbarten Liefer- und Leistungsanforderungen liefern kann oder • der Auftraggeber die gleiche Dienst- und Pflegeleistung in gleicher Leistung auf dem Markt günstiger einkaufen kann und der Dritte diese Preise standardmäßig und stetig auch anderen Käufern anbietet.

Für den Fall von nicht zufriedenstellender Leistungserfüllung besteht jedoch für

den Auftraggeber eine Kündigungsmöglichkeit bzgl. des gesamten Vertrages.

Dies gilt nicht bei einzelnen geringfügigen Schlechtleistungen die keinen

Einfluss auf die Abwicklung des Gesamtvertrags haben.

Dabei werden die benötigten Leistungen im Wege von Abrufen einzeln

beauftragt (vgl. im Einzelnen hierzu Abschnitt 3.2 und 3.3).

2.10.2 Die Gesamtverantwortung für die Funktionsfähigkeit und die Kompatibilität der gelieferten Produkte sowie für die Erbringung der Dienstleistungen liegt

ausschließlich beim Auftragnehmer. Dies gilt auch, soweit der Auftragnehmer

Nachunternehmer mit der Erbringung von Teilleistungen beauftragt.

2.10.3 Der Bieter bzw. Auftragnehmer hat der Vergabestelle bzw. dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, wenn • er zahlungsunfähig ist; • über sein Vermögen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares

Verfahren beantragt oder eröffnet wurde; • die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt

wurde; • er sich im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit

eingestellt hat.

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In jedem dieser mitteilungspflichtigen Fälle besteht für den Auftraggeber das

Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.

Wenn nach der Auftragserteilung festgestellt wird, dass der Auftragnehmer aus

Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine

unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 5 v.H. der zu diesem

Zeitpunkt in Auftrag gegebenen Auftragssumme an den Auftraggeber zu

zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird.

Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist.

Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere

Verabredungen und Verhandlungen mit anderen Anbietern über

 die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten,  die zu fordernden Preise,  Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen,  Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen,  Verarbeitungsspannen und andere Entgelte,  Gewinnaufschläge,  Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben,  Bindungen sonstiger Entgelte,  Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach § 38 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zulässig sind.

Entsprechenden Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen

Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig

sind.

2.10.4 Aus Sicherheitsgründen darf der Auftragnehmer und das von ihm zur Erfüllung des Vertrages eingesetzte Personal nur nach rechtzeitiger vorheriger

Ankündigung bei der zu besuchenden Stelle eingesetzt werden.

2.10.5 Für die Nutzungsrechte an Software (z.B. Treiber, mitgelieferte Software) gelten grundsätzlich die Regelungen der EVB-IT Überlassung.

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2.10.6 Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber seine volle Unterstützung bei der Lösung von Problemen zu, die sich aus der Verknüpfung mit anderen Produkten

ergeben, auch wenn diese nicht von ihm geliefert worden sind. Diese

Unterstützung ist unentgeltlich und beinhaltet vor allem die Weitergabe aller

verfügbaren technischen Informationen.

2.10.7 Zugesicherte Produkteigenschaften, Preise und Rabatte müssen vom Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber eingehalten werden, auch wenn

diese aufgrund fehlerhafter Angaben eines Herstellers an den Auftragnehmer

entstanden sind. Preis- oder Produktveränderungen zur Einhaltung der

zugesicherten Eigenschaften gehen nicht zu Lasten des Auftraggebers. Das gilt

auch bei Veränderungen der offiziellen Herstellerpreislisten. Grundsätzlich hat

der Auftraggeber nicht mehr für ein Produkt zu zahlen wie vorher, sofern in den

nachfolgenden Bestimmungen nichts anderes geregelt ist (vgl. im Einzelnen

hierzu den Abschnitt 4.1 zu Preis- und Produktanpassungen).

2. 11 Vertragsstrafe und Haftung

Vertragsstrafen können vom Auftraggeber mit Rechnungen des Auftragnehmers aus

dem Vertrag verrechnet werden.

3 Bestimmungen zur späteren Vertragsumsetzung

3. 1 Organisation und Zusammenwirken Für eine reibungslose Vertragsabwicklung ist eine effiziente Organisation erforderlich.

Die Beauftragung des Auftragnehmers erfolgt ausschließlich über den zentralen IT-

Dienstleister der Justiz des Landes NRW (Dezernat ITD 3 / ZIB).

Der Auftragnehmer hat folgende Voraussetzungen zu schaffen:

• Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners.

• Bei Problemen und zur Abstimmung ist die unmittelbare und direkte

Kommunikation erforderlich.

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3. 2 Grundsätzliche Vorgehensweise

Alle aus dem Vertrag abzurufenden Leistungen werden grundsätzlich im Wege eines

sogenannten Abrufs durch den zentralen IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW

(ZIB/ITD3) beim Auftragnehmer beauftragt.

3. 3 Abnahme und Rechnungsstellung

Erst nach vollständiger Lieferung oder Leistungserbringung kann seitens des

Auftraggebers eine Liefer-/Leistungsbestätigung erfolgen. Erst danach erfolgt die

Rechnungsstellung und – zahlung.

Die Rechnungsstellung erfolgt grundsätzlich gegenüber dem zentralen

IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW (ZIB/ITD3).

Je Abruf ist eine Rechnung über alle abgerufenen Leistungen zu erstellen, die

mindestens die folgenden Angaben enthält: • Aktenzeichen Abrufs der ZIB/ITD3 (z.B. 150-ITD3.6223-2026 Sdb. „X“) • Rechnungsnummer des Auftragnehmers (möglichst in Formatierung FETT) • Lieferadresse • Ggfls. Beifügung eines vom Auftraggeber unterschriebenen

Leistungsnchweises

Fehlende Rechnungsdaten berechtigen zur Rücksendung der unbearbeiteten

Rechnung. Eine hierdurch entstehende Verzögerung hat der Auftragnehmer zu

vertreten.

Die Rechnung bitte ich unter Angabe des o. g. Aktenzeichens an den Präsidenten des

Oberlandesgerichts Köln, Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes NRW,

Dezernat ITD3, Reichenspergerplatz 1, 50670 Köln, zu übersenden.

Die Rechnungsübersendung kann als PDF-Dokument an zib@itd.nrw.de erfolgen oder

unter Nutzung des E-Rechnungsportals NRW mit der Leitweg-ID 05315-04013-55.

Von der Übersendung der Rechnung in Papierform wird abgesehen.

Die Bezahlung der Rechnung erfolgt innerhalb von 30 Tagen bzw. bei

Skontogewährung innerhalb von 14 Tagen nach Bestätigung der vollständigen

Lieferung (je Abruf) durch die Lieferbehörde (Bedarfsstelle) gegenüber der ZIB/ITD3.

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Sofern Skonto durch den Auftragnehmer gewährt wird, ist der Brutto-Rechnungsbetrag

(Summe) getrennt, d.h. mit und ohne Berücksichtigung von Skonto, in der Rechnung

auszuweisen.

Fehlende Rechnungsdaten berechtigen zur Rücksendung der unbearbeiteten

Rechnung. Eine hierdurch entstehende Verzögerung hat der Auftragnehmer zu

vertreten.

3. 4 Level Agreements (SLA) für den Regelbetrieb

Die Service Level Agreements gelten ausschließlich für die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen auf Applikations-, Pflege-, Support- und Prozessebene.

Leistungen des Infrastruktur- und Basisbetriebs, insbesondere:

• Serverbetrieb • Betriebssystembetrieb • Virtualisierung • Datenbankbetrieb • Netzwerk- und Storagebetrieb

liegen in der Verantwortung des Auftraggebers (ITD) und sind nicht Gegenstand der SLA des Auftragnehmers.

Die Service Level Agreements dienen nicht nur der Einhaltung definierter Reaktions- und Bearbeitungszeiten, sondern auch der Sicherstellung einer gleichbleibend hohen Servicequalität sowie der Transparenz der Leistungserbringung.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Leistungen so zu erbringen, dass:

• SLA-relevante Vorgänge eindeutig messbar sind, • Abweichungen frühzeitig erkannt und adressiert werden, • Ursachen von SLA-Verletzungen analysiert und geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.“

3.4.1 Geltungsbereich der SLA

Die SLA gelten für:

• 2nd- und 3rd-Level-Support auf Applikationsebene • Pflege und Wartung der Anwendungen • Fehleranalyse und Fehlerbehebung im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers • Unterstützung des ITD bei Betriebsstörungen mit applikationsbezogener Ursache • Dokumentations- und Nachweispflichten

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• Support muss komplett deutschsprachig (C2) oder mit durch Supportende Gedolmetscht werden

Nicht von den SLA erfasst sind Störungen, die ausschließlich durch Infrastruktur-, Netzwerk-, Betriebssystem- oder Datenbankprobleme verursacht werden.

3.4.2 Servicezeiten* für die Pflegeleistungen

3.4.3 Priorisierung von Störungen Priorität Beschreibung P1 Kritische Störung, produktiver Betrieb nicht möglich P2 Wesentliche Funktion stark eingeschränkt P3 Funktion eingeschränkt, Workaround vorhanden P4 Geringe Beeinträchtigung, rein kosmetisch

3.4.4 Reaktions- und Bearbeitungszeiten Priorität Reaktionszeit Bearbeitungszeit P1 30 Minuten 4 Stunden P2 2 Stunden 1 Arbeitstag P3 1 Arbeitstag 3 Arbeitstage P4 2 Arbeitstage nach Vereinbarung

Reaktionszeit: Zeitraum zwischen Eingang der qualifizierten Störungsmeldung und Beginn der Bearbeitung durch den Auftragnehmer.

Bearbeitungszeit: Zeitraum bis zur Herstellung eines funktionsfähigen Zustands oder eines abgestimmten Workarounds im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers.

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Bei P1 Störungen sollte die Möglichkeit des Auftragnehmers zur einer Einbeziehung des Herstellers bedacht werden. 3.4.5 Pflege- und Updatefristen

• Sicherheitsrelevante Updates: Bereitstellung und Umsetzung innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Freigabe durch den Hersteller und nach Validierug und Freigabe auf sicherem Bereich, sofern keine Abhängigkeit von Infrastrukturmaßnahmen besteht. • Reguläre Updates: Umsetzung im vereinbarten Wartungsfenster. • Hotfixes: Umsetzung nach Abstimmung mit dem Auftraggeber.

3.4.6 Dokumentationsfristen

• Änderungen, Fixes und Anpassungen sind spätestens 5 Arbeitstage nach Umsetzung zu dokumentieren. • Die Dokumentation ist dem Auftraggeber in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen.

3.4.7 Eskalation und Reporting

• Für jede Prioritätsstufe sind Eskalationsstufen festzulegen. • Der Auftragnehmer erstellt regelmäßige Berichte über: Anzahl und Art der Störungen o Einhaltung der SLA o durchgeführte Pflege- und Updateleistungen o

Priorität Reaktionszeit Bearbeitungszeit P1 30 Minuten 4 Stunden P2 2 Stunden 1 Arbeitstag P3 1 Arbeitstag 3 Arbeitstage P4 2 Arbeitstage nach Vereinbarung

Weitere Anforderungen:

• Verfügbarkeit der Systeme: mindestens 99,5 % im Monatsmittel • Regelmäßiges Reporting über Support- und Pflegeleistungen • Definierte Eskalationsstufen

Die Berichte des Auftragnehmers müssen eine fachliche Bewertung der erbrachten Leistungen enthalten und sind geeignet aufzubereiten, um dem Auftraggeber eine fundierte Steuerung des Dienstleistungsverhältnisses zu ermöglichen.

Die Berichte enthalten mindestens:

• qualitative Bewertung der Support- und Pflegeleistungen, • Identifikation auffälliger Entwicklungen oder Risiken, • Vorschläge zur Optimierung von Betrieb und Support.

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3. 5 Datenschutz Der Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeiter sind verpflichtet, die Inhalte der Informationssicherheitsschulung des ITD, bestehend aus den Modulen 1 und 2 (als Anlage beigefügt), zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten.

Der Lieferant oder Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeitenden sind verpflichtet, über alle ihnen im Rahmen oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit für den ITD zur Kenntnis gelangten Informationen und sonstigen Umstände gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren, soweit keine gesetzliche Offenbarungspflicht besteht.

Der Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeitenden sind verpflichtet, das Merkblatt „Handhabung von Informationssicherheitsvorfällen“ des ITD (als Anlage beigefügt) zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten.

Der Lieferant oder Dienstleister sowie seine für den ITD tätigen Mitarbeitenden sind verpflichtet, Informationen nach Maßgabe der Richtlinie „Klassifizierung, Kennzeichnung und Handhabung von Informationen“ des ITD (als Anlage beigefügt) zu behandeln. Nach der Beendigung einer Produktlieferung oder Dienstleistung müssen alle vom ITD bereitgestellten und bei dem Lieferanten oder Dienstleister befindlichen Informationen (z. B. Netzpläne, Prozessbeschreibungen, Berechtigungsstrukturen etc.) gelöscht werden, soweit keine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsobliegenheit besteht. Die Entsorgung von Datenträgern mit Informationen muss je Datenträger schriftlich nachgewiesen werden können (beispielsweise anhand der Seriennummer des Datenträgers).

Der Dienstleister ist verpflichtet, sicherzustellen, dass nur zuvor durch den ITD verpflichtete Mitarbeitenden für diesen tätig werden. Außerdem ist sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter Zugang und Zugriff nur in dem für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Umfang erlangt ("need-to-know"). Hierzu hat der Dienstleister geeignete technische Zugangs- und Zugriffsbeschränkungen zu ergreifen.

Auf Verlangen des ITD hat der Dienstleister das Bestehen eines geeigneten Prozesses für die Vergabe, die Überprüfung sowie den Entzug von Berechtigungen zum Zugriff auf Informationen nachzuweisen. Der Prozess hat das Vier-Augen- Prinzip zu beachten.

Der Dienstleister ist verpflichtet, sicherzustellen, dass auf Informationen nur mit personalisierten Benutzerkonten zugegriffen werden kann. Für die Anlage, die Überprüfung und die Löschung von Benutzerkonten sind geeignete Prozesse anzuwenden.

Administrative Tätigkeiten auf Systemen, mittels derer Informationen gespeichert oder in sonstiger Weise verarbeitet werden, müssen mit entsprechendem Zeitstempel protokolliert werden.

Administrative Tätigkeiten auf Systemen des Dienstleisters, mittels derer Informationen gespeichert oder in sonstiger Weise verarbeitet werden, dürfen nur nach einer Mehrfaktor-Authentisierung durchgeführt werden.

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Für alle Benutzerkonten ist mindestens die folgende Kennwortrichtlinie zur Anwendung zu bringen:

20 bis 25 Zeichen lang mit zwei Zeichenarten oder 10 bis 12 Zeichen lang mit vier Zeichenarten oder 10 Zeichen lang mit drei Zeichenarten sowie zusätzlich eine Mehr-Faktor- Authentisierung

Auf allen Systemen des Dienstleisters, auf denen Informationen gespeichert oder in sonstiger Weise verarbeitet werden, ist ein geeigneter Virenscanner zu installieren (entweder basierend auf Pattern oder Heuristik). Mittels Scan-Engine und Pattern muss mehrmals am Tag geprüft werden, ob Aktualisierungen notwendig sind, und diese müssen erforderlichenfalls sofort eingespielt werden.

Informationen dürfen abhängig von ihrer Klassifikation nur verschlüsselt und signiert kommuniziert werden. Hierzu hat der Dienstleister ein geeignetes Verfahren (z. B. S/MIME) vorzuhalten.

Ein Einsatz von Unterauftragnehmern ist nur mit ausdrücklicher vorheriger Zustimmung des ITD zulässig. Dabei ist durch den Lieferanten oder Dienstleister insbesondere sicherzustellen, dass die Einhaltung der mit ihm vereinbarten Sicherheitsanforderungen des ITD auch durch den Unterauftragnehmer gewährleistet ist.

Für Räumlichkeiten des Dienstleisters sowie im Rahmen von mobiler Arbeit genutzte Räumlichkeiten, in denen dieser Informationen speichert oder in sonstiger Weise verarbeitet, ist z. B. durch geeignete Zutrittskontrollen sicherzustellen, dass keine unberechtigten Dritten Einsicht in oder Zugriff auf Informationen des ITD erlangen können. Für die Vergabe, die Überprüfung sowie den Entzug von Zutrittsberechtigungen sind geeignete Prozesse anzuwenden.

Der ITD ist berechtigt, in regelmäßigen Abständen sowie bei Bedarf die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen durch den Lieferanten oder Dienstleister zu überprüfen. Der Lieferant oder Dienstleister ist insoweit zur Mitwirkung verpflichtet.

Der Anbieter bestätigt mit Angebotsabgabe die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, soweit dieses auf ihn anwendbar ist. Der ITD behält sich vor, dies im Rahmen der Vergabe oder eines späteren Lieferantenaudits zu prüfen.

3. 6 Mitarbeiter des Auftragnehmers Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, einzelne Mitarbeiter des Auftragnehmers

von der weiteren Projektarbeit auszuschließen, z.B. sofern sie den Anforderungen

erkennbar nicht gewachsen sind.

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4 Ausgangssituation/ Aktueller Systemstand

Die Justiz NRW ist mit einer umfassend vernetzten IT-Infrastruktur ausgestattet, die

eine hohe Funktionalität aufweist und Grundlage für die arbeitsplatzspezifische

Fachanwendungen und Standardsoftware zur Bürokommunikation ist.

Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind produktiv im Einsatz:

• Matrix42 Incident Management • Matrix42 Service Request Management • Matrix42 Empirum • F4SD • Schnittstellen-Tool - Lobster

Noch nicht oder nur teilweise implementiert sind u. a.:

• Assetmanagement • Lizenzmanagement • Vertragsmanagement • Changemanagement • Problemmanagement • Matrix42 EgoSecure • weitere optionale ITSM-Module

Diese sind im Rahmen von Projektleistungen einzuführen und anzupassen.

Die bereits beschafften Kauflizenzen für 38.500 Arbeitsplätze bleiben dauerhaft gültig und können weiterhin genutzt werden. Die Matrix42-Plattform soll weiterhin produktiv betrieben und mit aktuellen Versionen, Sicherheitsupdates und Herstellersupport versorgt werden, es ist faktisch ein Wechsel auf das neue Mietlizenzmodell erforderlich.

Die bisherige Investition in die Kauflizenzen wird hierbei nicht unmittelbar übernommen, sondern durch ein neues Subskriptionsmodell ersetzt. Die vorhandene technische Infrastruktur kann jedoch weiter genutzt werden.

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4. 1 Beschreibung der Justizstrukturen Nahezu 40.000 Justizangehörige sind im Land Nordrhein-Westfalen in der

ordentlichen Gerichtsbarkeit, in vier Fachgerichtsbarkeiten, bei den

Staatsanwaltschaften und im Strafvollzug tätig.

Zuständige oberste Landesbehörde

Oberver- Finanzgericht Landes- Oberlandes- Landes- General- Fortbildungs- waltungs- (3) sozialgericht gericht arbeitsgericht staatsanwalt- einrichtungen gericht (3) (3) schaft (3) der Justiz (z.B. Fach- hochschule für Rechtspflege, Justiz- Verwaltungs- Sozial- Land- Arbeits- Staats- Justizvoll- akademie, gericht gericht gericht gericht anwaltschaft zugsanstalt Justizvollzugs- (7) (8) (19) (30) (19) (37) schule

Jugendarrest- anstalt (5) Amtsgericht (130) Justizvollzugs- krankenhaus (1)

• Die Zahlen in Klammern geben die Zahl der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Anstalten an.

Die erste Ebene nach dem Justizministerium bilden die sogenannten Mittelbehörden.

Sie haben gegenüber dem nachgeordneten Bereich eine Leitungs- und

Weisungsfunktion. Die Ausstattung des nachgeordneten Bereichs sowie die

vorgeschalteten Planungsaktivitäten müssen daher in Abstimmung und unter

Mitwirkung der Mittelbehörden vorgenommen werden.

Die Behörden und Einrichtungen verteilen sich auf mehr als 440 Bedarfsstellen

(teilweise mit geringen Personalständen).

Insgesamt sind ca. 28.000 Bildschirmarbeitsplätze eingerichtet, wovon nur ein

begrenzter Anteil vom Ausschreibungsgegenstand betroffen sein wird.

Die auszustattenden Bedarfsstellen sind von sehr unterschiedlicher Größe.

Die Anforderungen an die Ausstattung werden sich daher unterscheiden.

4. 2 Zentraler IT-Dienstleister der Justiz NRW (ITD3) / Zentrale IT- Beschaffungsstelle Der Zentrale IT-Dienstleister -ITD3 Verträge und Beschaffung oder auch Zentrale IT-

Beschaffungsstelle- (ZIB/ITD3) ist als zentrales Dienstleistungszentrum für die

Durchführung sämtlicher IT-Beschaffungsmaßnahmen in der Justiz des Landes NRW

zuständig, soweit sie ihr vom Justizministerium des Landes NRW übertragen worden

sind.

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4. 3 Zentraler IT Dienstleister der Justiz NRW (ITD2) Beratungstelefon Informationstechnik Der Zentraler IT Dienstleister der Justiz NRW –ITD2 - Beratungstelefon

Informationstechnik (BIT/ITD2) befindet sich räumlich im Oberlandesgericht

Düsseldorf. Das BIT/ITD2 bildet den justizeigenen User Help Desk und ist im First

Level Support der unmittelbare Ansprechpartner der Nutzer.

5 Mitteilungen zur Auftragsvergabe

Mit der Abgabe eines Angebots stimmt jeder Bieter zu, dass im Falle der

Auftragsvergabe die Kontaktdaten und die ermittelte Angebotssumme entsprechend

den Regelungen der VgV veröffentlicht werden. Dies geschieht u.a. durch die

erforderlichen Veröffentlichungen und Mitteilungen an unterlegene Bieter.

Die Mitteilung an die unterlegenden Bieter gem. § 134 GWB wird eine Übersicht der

vergebenen Leistungspunktzahlen des jeweiligen Angebots enthalten. Weiterhin wird

mitgeteilt, in welchen Kriterien schlechtere Wertungsergebnisse erzielt worden sind,

als mit dem für den Zuschlag vorgesehenen Angebot. Sollte der Angebotspreis über

dem des wirtschaftlichsten Angebots liegen wird auch dies mitgeteilt.

Weitergehende Informationen werden nicht erteilt.

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6 Vertragsunterlagen

6. 1 Vertragsentwurf Der in Teilen vorausgefüllte Entwurf des nach der Zuschlagserteilung abzu-

schließenden EVB-IT Dienstleistungs- sowie Pflegevertrags ist als Bestandteil der

Vergabeunterlagen diesem Dokument beigefügt. Das Vertragsformular ist in nicht

veränderbarer Form in den Feldern ausgefüllt, in denen der Leistungsinhalt zwingend

vorgegeben wird.

Die Nichteinhaltung solcher zwingenden Vorgaben durch den Bieter führt zum

Ausschluss seines Angebotes. Das Vertragsformular wird nach der Zuschlagserteilung vom Auftraggeber

entsprechend den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung (Allgemeiner Teil und

Anforderungskatalog), dem Angebot und den Antworten des Auftragnehmers auf den

Anforderungskatalog vervollständigt und von beiden Parteien unterschrieben.

7 Ausschluss der Informationsweitergabe

Die Vergabeunterlagen und alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten

Informationen und Dokumente, insbesondere die einsehbaren Dokumente, dienen

lediglich zur Information des Bieters und dürfen nur zur Erstellung des Angebotes

verwendet werden.

Jede Veröffentlichung und Weiterverwendung (auch auszugsweise) ist ohne die

ausdrückliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft.

Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind soweit

schutzrechtsfähig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten Eigentum der

Vergabestelle.

Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der

Einreichung eines Angebotes und nur durch das die Vergabeunterlagen anfordernde

Unternehmen zulässig. Einer darüber hinausgehenden Weitergabe und insbesondere

der Verkauf von Unterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet

(Ziffer 3 des Formulars 312/322 EU).

Ende Leistungsbeschreibung Allgemeiner Teil

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