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GF A-R ICH TLIN I E
(BK P - AGR AR, BK P -F OR ST)
P RO JE K TB E RICHTE RS TA TTUNG
( VER SIO N M ÄRZ 202 6)
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1 B ER ICH T SART EN , Z I EL SET ZUN G UND
F ORM AL E AN FORD ERUNGEN
1 . 1 P roj e k tforts chri tts be ri c hte (P FB)
Beschreibung: Hauptelement der Berichterstattung sind Projektfortschrittsberichte der Auftragnehmer. In diesen unterrichtet der AN über Entwicklungen bei Partnern und im Umfeld, den Projektfortschritt, die nächsten geplanten Aktivitäten sowie über Probleme und ggf. notwendigen Änderungsbedarf bei der Projektdurchführung. Die Interpretation des Projektfortschritts ist anhand einer tabellarischen Darstellung des Projektziels, der Ergebnisse und Indikatoren aus der Projektplanungsübersicht und deren Status Quo (auf Basis der Monitoringergebnisse) sowie der Bewertung der Zielerreichung vorzunehmen.
Berichtszeitraum: BKP-Agrar: 1 Jahr BKP-Forst: 6 Monate
Berichtsumfang: max. 15 Seiten, plus vorab Zusammenfassung (max. 3 Seiten) plus Anlagen
Berichtsabgabe: BKP-Agrar: 14 Kalendertage nach Ende des Berichtzeitraumes
Form der Abgabe: entsprechend der Berichtsvorlage (siehe Anlage 20260309_Vorlage_Projektfortschrittsbericht_bf.dotx) BKP-Agrar und BKP-Forst: 1 x als PDF-Datei per E-Mail an GFA buero-Berlin@gfa-group.de bzw. buero-berlin-wald@gfa-group.de bei Forst
1 . 2 P roj e k tk urzberi c hte (P KB)
Beschreibung: Halbjährlich sind Kurzberichte vorzulegen, die die Veränderungen im Projekt zum vorhergehenden Projektfortschrittsbericht dokumentieren. Bei dort aufgezeigten Problemen sind die ergriffenen Maßnahmen zur Problembewältigung und der Erfolg darzustellen. Die Interpretation des Projektfortschritts ist anhand einer tabellarischen Darstellung des Projektziels, der Ergebnisse und der Indikatoren aus der Projektplanungsübersicht und deren Status Quo (auf Basis der Monitoringergebnisse) sowie der Bewertung der Zielerreichung vorzunehmen.
Berichtszeitraum: BKP-Agrar: 6 Monate
Berichtsumfang: max. 6 Seiten, plus vorab kurze Zusammenfassung (1 Seite) plus Anlagen (hier v. a. Anlage 8.1 und 8.3)
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Berichtsabgabe: BKP-Agrar: 14 Kalendertage nach Ende des Berichtzeitraumes
Form der Abgabe: entsprechend der Berichtsvorlage (siehe siehe Anlage 20260309_Vorlage_Projektkurzbericht_bf.dotx) BKP-Agrar: 1 x als PDF-Datei per E-Mail an GFA buero-Berlin@gfa-group.de
1 . 3 P roj e k tsc hl uss be ri c hte (P SB)
Beschreibung: Zum Abschluss des Projektes / der Projektphase legt die durchführende Stelle einen Projekt- schlussbericht vor, der die Projektergebnisse über die gesamte Projektlaufzeit umfassend dokumentiert. Gründe für ggf. nicht erreichte Ziele oder Ergebnisse sind gemessen an den Indikatoren aus der Projektplanungsübersicht darzustellen. Es ist aufzuzeigen, wie die Inhalte der Projektarbeit nach dem Projektende im Partnerland weiterhin Bestand haben werden bzw. ob es eine Fortsetzung durch die Regierung des Partnerlandes, Verbände oder Wirtschaftsunternehmen geben wird (Nachhaltigkeit der Projektarbeit). Der Projektschluss- bericht soll auch Empfehlungen und Hinweise für die weitere Projektarbeit im Partnerland enthalten. Die Interpretation des Projektergebnisses ist anhand einer tabellarischen Darstel- lung des Projektziels, der Ergebnisse und der Indikatoren aus der Projektplanungsübersicht und deren Monitoring sowie der Bewertung der Zielerreichung vorzunehmen.
Berichtszeitraum: Projektanfang bis Projektende (bzw. Anfang und Ende der Projektphase)
Berichtsumfang: max. 25 Seiten, plus vorab kurze Zusammenfassung (max. 4 Seiten) plus Anlagen
Berichtsabgabe: BKP-Agrar und BKP-Forst: 14 Kalendertage vor Projektende
Form der Abgabe: entsprechend der Berichtsvorlage (siehe Anlage 20260309_Vorlage_Projektschlussbericht_bf.dotx) BKP-Agar und BKP-Forst: 1 x als PDF-Datei per E-Mail an GFA buero-Berlin@gfa-group.de bzw. buero-berlin-wald@gfa-group.de bei Forst
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2 GLI EDERUNG D ER PFB , PKB UN D PSB
PFB PKB PSB
- Zusammenfassung X ≤ 4 S. Kurze Ausführungen zumindest zu Projekthintergrund und -zielen, wesentlichen Herausforderungen und Projektfort- schritt im Berichtszeitraum. Auf alle relevanten Änderungen wird hingewiesen.
Übersetzung der Zusammenfassung in die Landessprache X und Nachweis der Übermittlung an den lokalen Partner.
- Einordnung des Projekts X ≤ 4 S.
2.1 Einordnung des Projekts in den strategischen Bezugsrahmen X
Kurze Einordnung der Beiträge des Projekts zu den Zielen des BKP und in die entsprechenden Sektorstrategien der Partnerländer.
2.2 Andere Entwicklungsmaßnahmen im Interventionsbereich X des Projekts
Tabellarische Darstellung anderer Entwicklungsakteure und ihrer Maßnahmen bzw. Projekte/Programme im Interventionsbereich und Darlegung von erzielten Synergien.
- Besondere Entwicklungen im Projektumfeld und in der X Projektorganisation ≤ 3 S.
3.1 Wichtige Veränderungen der Rahmenbedingungen und beim X Projektpartner und ihre Auswirkungen auf die Projektdurch- führung
Darstellung wesentlicher Veränderungen der institutionellen, bio-physischen, politischen und sozioökonomischen Rahmenbedingungen. Darlegung der Konsequenzen für die Projektdurchführung.
3.2 Organisatorische Einbindung des Projektes, X Leistungsfähigkeit der Partner
Darstellung wesentlicher organisatorischer Aspekte der Projektdurchführung und von Partnerbeiträgen/-leistungen
| X ≤ 3 S. | X ≤ 1 S. |
|---|---|
| X ≤ 3 S. X X | |
| X ≤ 3 S. X X | X ≤ 2 S. X X |
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PFB PKB PSB
- Projektfortschritt, Risiken und Nachhaltigkeit X
≤ 10 S.
4.1 Analyse des Projektfortschritts X
Qualitative und quantitative Beschreibung der bisherigen Zielerreichung des Projekts anhand des Projektziels und der Projektergebnisse und Einschätzung der Erreichbarkeit vorgesehener Ergebnisse.
4.2 Risiken in der Projektumsetzung X
Darstellung, wie sich die im Projekt definierten Risiken entwickelt haben. Darlegung ergriffener Maßnahmen zum Risikomanagement und Bewertung des Erfolgs. Im Bedarfsfall erfolgt eine Neubewertung der Risiken und eine Ergänzung neu hinzugekommener Risiken.
4.3 Sicherstellung der nachhaltigen Wirksamkeit der X Maßnahmen
Darstellung der getroffenen Maßnahmen zur Sicherstellung der institutionellen, technischen und finanziellen Nachhaltigkeit. Institutionelle Nachhaltigkeit bezieht sich z. B. auf die lokale Verantwortung für die Fortführung bestimmter Projektkomponenten oder ausreichende Kapazitäten der Partner und anderer geförderter Organisationen oder Multiplikatorinnen und Multiplikatoren. Technische Nachhaltigkeit bezieht sich z. B. auf die Fähigkeiten der Zielgruppen zur Fortführung der eingeführten Innovationen (Techniken, Praktiken usw.). Finanzielle Nachhaltigkeit bezieht sich v. a. auf das Tragen von Folgekosten nach Projektende. Eine Einschätzung wird vorgenommen, ob die getroffenen Maßnahmen ausreichend sind. Ggf. werden weitere zu treffende Maßnahmen dargelegt.
- Lernerfahrungen und Empfehlungen für die Gestaltung des Projekts
Ableitung von Erkenntnissen und Empfehlungen aus Rückschlüssen und Erfahrungen der bisherigen Projektumsetzung, insbesondere aus den in den Abschnitten 3. und 4. dargestellten Sachverhalten (u.a. Anpassung des Projektansatzes, Umgang mit Verzögerungen in der Projektumsetzung). Falls notwendig: Empfehlungen an die GFA für Anpassungen in der Projektkonzeption (z. B. mit
| X ≤ 6 S. X X X | X ≤ 4 S. X |
|---|---|
| X ≤ 3 S. |
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PFB PKB PSB
Blick auf Ergebnisbereiche, Partner, Annahmen) im Rahmen der vereinbarten Projektzielstellung.
- Gesamtbeurteilung X
Umfassende Bewertung der Projektergebnisse unter ≤ 5 S. Berücksichtigung der OECD/DAC-Kriterien. Besonderes Augenmerk sollte (in Abhängigkeit der jeweiligen Projektinhalte) auf die Analyse und Beschreibung der ökologischen, sozioökonomischen, politischen und institutionellen Projektwirkungen gelegt werden.
- Empfehlungen zur Fortführung nach Beendigung der X Förderung ≤ 3 S. Ausgewählte wichtige Lernerfahrungen (positive und negative) sind zusammen mit den daraus abgeleiteten Erkenntnissen im Hinblick auf die Sicherung der Nachhaltigkeit der Projektergebnisse dargestellt.
PFB PKB PSB
- Anlagen
8.1 Anlagen zur Analyse des Projektfortschritts (tabellarisch) X
8.1.1 Analyse Projektziel X
Zur Darstellung des Projektziels, der Indikatoren und deren Monitoring, Wertung der Zielerreichung sowie zur Interpretation des Projektfortschritts ist die Tabelle in der jeweiligen Berichtsvorlage (siehe Anlagen) 1 obligatorisch zu verwenden. X
8.1.2 Analyse Ergebnisse
Analog zur Analyse des Projektziels; für die Darstellung der Ergebnisse ist die Tabelle in der jeweiligen Berichtsvorlage (siehe Anlage) obligatorisch zu verwenden.
8.2 Liste aller für das Projekt erstellten X Dokumente/“Deliverables“1
Die Charakteristik der erstellten Dokumente/“Deliverables“, insbesondere Art (z. B. KZF-Berichte, Präsentationen, Artikel,
| X X X | X X X |
|---|---|
| X | X |
1 KZF-Berichte bzw. Outputs werden 21 Tage nach den jeweiligen Einsätzen oder zum in den ToR vorgesehenen Abgabetermin direkt per E-Mail an die zuständigen GFA-Projektmanager/-innen übermittelt und müssen den PKB/PFB/PSB nicht nochmals als Anlage hinzugefügt werden.
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PFB PKB PSB
Broschüren, Gesamtauswertung von Projektveranstaltungen), Umfang und ggf. offizielle Akzeptanz durch Akteure im Partnerland ist darzulegen.
8.3 Übersicht über erbrachte Leistungen X (Laut Durchführungsvereinbarung/PuL)
8.3.1 Partner (lokale Partner, ggf. Wirtschaftspartner)
Soweit zutreffend: Informationen zu Abweichungen ggü. Durchführungsvereinbarung, Informationen zu Personal, Material, Baumaßnahmen, Betriebs- und Unterhaltungskosten, Aus- und Fortbildung.
8.3.2 Deutsche Seite
Soweit zutreffend: Informationen zu Abweichungen ggü. Vertrag und/oder Durchführungsvereinbarung, Informationen zu Personal, Material, Baumaßnahmen, Betriebs- und Unterhaltungskosten, Aus- und Fortbildung.
8.4 Dokumentation der aktuellen Projektplanung
8.4.1 Projektplanungsübersicht (PPÜ)
8.4.2 Operationsplanung / jährliche Aktivitätenplanung
inkl. Verantwortlichkeiten und Meilensteinen mit Angabe geplanter KZF-Einsätze, Workshops, FIF sowie ggf. Personaleinsatzplan
8.5 Bilddokumentation mit kurzen Erläuterungen X
Mindestens 5 bis maximal 15 aussagekräftige Farbfotos mit passenden Bildunterschriften und jeweiligen Quellennachweisen.
| X | |
|---|---|
| X | |
| X |
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ANLAGE 1: VORLAGEN PROJEKTKURZBERICHT, PROJEKTFORTSCHRITTSBERICHT UND PROJEKTSCHLUSSBERICHT
(separate Wordtemplates) Hinweise:
• Informationen, welche Kapitel und Anlagen für die jeweiligen Berichte (PFB, PKB, PSB) relevant sind, finden Sie in der Richtlinie.
• Bei den Vorlagen handelt es sich um .dotx-Templates ohne Schreibschutz. Speichern Sie das Template bitte lokal auf Ihrem PC. Bitte öffnen Sie dann mittels eines Doppelklicks darauf ein .docx-Worddokument, das auf dieser Vorlage basiert. Die grau hinterlegten Textfelder dienen nur dazu, die Sichtbarkeit dieser Bereiche zu verbessern. Bevor Sie Ihren Text eintragen, entfernen Sie bitte die graue Hinterlegung. Markieren Sie dazu die grau hinterlegte Fläche und löschen Sie diese dann über die ENTF-Taste auf Ihrer Tastatur.
• Verändern Sie die Struktur des Dokuments nicht. Sofern Sie weitere Tabellen, z.B. für weitere Indikatoren oder Ergebnisse benötigen, können Sie diese per Copy and Paste erstellen.
• Wenn das Dokument fertiggestellt ist, aktualisieren Sie bitte die Seitenzahlen des Inhalts-verzeichnisses über „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“… Bitte vergessen Sie nicht, das finale Dokument zu unterschreiben.
• Falls Sie dazu Rückfragen haben oder es Schwierigkeiten mit der Bearbeitung des Dokuments geben sollte, setzen Sie sich bitte umgehend telefonisch (+49 (0) 30 275 81 74-0) oder per Mail (buero-berlin@gfa-group.de) mit uns in Verbindung.
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