Anlage_V04_GFA_Beschaffungsrichtlinie_ab_2025.pdf

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BESCHAFFUNGSRICHTLINIE

Stand 14.10.2025

Inhaltsverzeichnis

1 ALLGEMEINES 2 2 BESCHAFFUNG 3 2.1 Grundsätze der Beschaffung 3 2.2 Direktauftrag bis 1.000,- EUR netto 4 2.3 Leistungen über 1.000,- EUR netto bis zu unter 25.000,- EUR 4 2.4 Leistungen ab 25.000,- EUR bis unter den jeweils aktuellen EU-Schwellenwert 4 2.5 Leistungen ab dem jeweils aktuellen EU-Schwellenwert 5 3 INVENTARISIERUNG UND KENNZEICHNUNG 5 3.1 Laufende Dokumentation der beschafften Sachmittel 5 3.2 Kennzeichnung der beschafften Sachmittel 5 4 ORDNUNGSGEMÄSSE ÜBERGABE DER SACHMITTEL 6 4.1 Allgemeine Erläuterungen 6 4.2 Rückgabe von Sachmitteln an BMLEH bei Projektende 6 4.3 Eigentumsübertragung an den Projektpartner bei Projektende 6 4.4 Übergabe zur vorläufigen Nutzung 7 5 ANLAGEN 8

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1 AL L GEMEIN ES

Die Beschaffung von Leistungen (Sachmitteln und Dienstleistungen), die zur Projektdurchführung vertraglich vorgesehen sind, ist grundsätzlich Aufgabe des Auftragnehmers (AN).

Der AN übernimmt alle mit der Beschaffung, dem Transport und der Versicherung verbundenen kaufmännischen und technischen Leistungen, wie Einholen und Prüfen der Angebote, Führen von Preisverhandlungen, Bearbeiten der Bestellungen und der Abnahme. Er hat alle Transporte so zu veranlassen, dass keine Verzögerungen im Projektablauf auftreten.

Eine gesonderte Vergütung für die Durchführung von Beschaffungen durch den AN über eine ggf. im Preisblatt des Vertrages aufgeführte Pauschale für Beschaffungen hinaus ist nicht möglich.

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2 B ESCH AFFUN G

2 . 1 G runds ä tze der B e s c ha ffung

Keine willkürliche Beschaffung, Zustimmungserfordernis

Die Kosten für beschaffte Leistungen werden von der GFA grundsätzlich nur erstattet, wenn die Beschaffung vertraglich vorgesehen war oder nachträglich vereinbart wurde. Für alle zu beschaffenden Leistungen, die einen Wert von über 1.000,- EURO netto haben, muss vor Beschaffung die Zustimmung der GFA vorliegen.

Wirtschaftlichkeit

Der AN ist verpflichtet, nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten einzukaufen. Der AN hat mit dem jeweiligen Lieferanten zu vereinbaren, dass Zahlungen i.d.R. nur nach Lieferung bzw. Abnahme durch den AN erfolgen. Rabatte, Skonti, zurückerstattete Mehrwertsteuer etc. sind vom AN in Anspruch zu nehmen und an den AG weiterzugeben. Der AN stellt sicher, dass mögliche Steuerbefreiungen im Partnerland rechtzeitig beantragt werden. Möglicherweise auftretende (z.B. steuerliche) Probleme bei der Beschaffung sind vom AN rechtzeitig vor einer Beschaffung mitzuteilen, Lösungen zu identifizieren und der GFA vorzuschlagen. Der AN ist verpflichtet, handelsübliche Gewährleistungspflichten zu vereinbaren und die sich hieraus ergebenden Rechte wahrzunehmen.

Ausfuhrbestimmungen

Der AN sorgt für die Einhaltung der einschlägigen außenwirtschaftlichen Verfahren und Bestimmungen bei der Ausfuhr der Ausrüstungsgegenstände aus der Bundesrepublik Deutschland. Als Ausführer im Sinne des Außenwirtschaftsgesetzes und der Außenwirtschaftsverordnung obliegt ihm die Verpflichtung, die erforderlichen Anträge zu stellen und die notwendigen Erklärungen abzugeben.

Recht des Partnerlandes

Der AN ist für die Einhaltung der jeweils anwendbaren nationalen Vorschriften verantwortlich.

Vergaberecht

Bei der Beschaffung ist grundsätzlich deutsches Vergaberecht entsprechend anzuwenden. Das sind insbesondere die jeweils geltenden Fassungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), der VOB/A, des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) sowie teilweise Regelungen aus der Vergabeordnung für den Geschäftsbereich des BMLEH. Zu vereinbaren sind bei Beschaffungen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).

Dokumentation

Der AN muss jede Beschaffung über 1.000,- EUR gemäß den Regelungen 2.3 bis 2.5 dieser Richtlinie dokumentieren und die Dokumentation mit den jeweiligen Rechnungen (Quartals-, Jahresend-, oder Schlussrechnungen) an GFA schicken.

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2 . 2 Di re k t a uftra g bi s 1 .0 0 0, - E UR ne tto

Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000,- EUR netto können gemäß § 14 UVgO unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden.

2 . 3 Le i s tunge n übe r 1 .0 0 0, - E UR ne tto bi s zu unte r 2 5 .0 0 0, - E UR

Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert bis unterhalb des jeweils aktuellen per Ausführungsbestimmung des BMLEH bestimmten Höchstwertes (derzeit 25.000,- EUR netto) können im Wege der Verhandlungsvergabe vergeben werden, indem mindestens drei Unternehmen schriftlich zur Angebotsabgabe aufgefordert worden sind.

Die Vergabe ist stets in einem Vermerk zu dokumentieren (Anlage 1, Vorlage für Vergabevermerke).

2 . 4 Le i s tunge n a b 2 5 .0 0 0, - E UR bi s unte r de n j e w e il s a k tue ll e n E U -S c hwe ll e nw e rt

Für die Vergabe von Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert von über 25.000,- Euro netto bis unter den jeweils aktuellen EU-Schwellenwert (derzeit 143.000,- EUR netto = Wert für BMLEH-Vergaben, Stand 01/2024) ist die UVgO entsprechend anzuwenden.

Gemäß UVgO ist für Vergabe von Leistungen bis zum Schwellenwert grundsätzlich eine öffentliche oder eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen. Andere Verfahrensarten können jeweils nur bei Vorliegen bestimmter Bedingungen gemäß UVgO gewählt werden.

Soll eine Vergabe nicht per öffentlicher oder per beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb erfolgen, holt der Auftragnehmer dazu unter Angabe von Gründen und Darstellung des Vorliegens der nach UVgO erforderlichen Gründe die vorherige schriftliche Zustimmung der GFA ein.

Wenn zum Gebrauch im Projektpartnerland die Beschaffung außerhalb der EU durch eine nicht in der EU ansässige Stelle (z.B. Niederlassung, Büro, Tochterfirma des Auftragnehmers, registriertes Projekt) erfolgen soll, sind die Regelungen der UVgO ebenfalls sinngemäß anzuwenden. In diesem Fall ist es ausreichend, wenn für Veröffentlichungen zur Vergabe nur die Medien des Projektpartnerlandes genutzt werden (entsprechende Anwendung von § 53 UVgO).

Die Vergabe ist stets in einem Vermerk zu dokumentieren (Anlage 1, Vorlage für Vergabevermerke).

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2 . 5 Le i s tunge n a b de m j ew e i ls ak tue l l e n E U - S c hw e ll e nw ert

Für die Vergabe von Leistungen mit einem geschätzten Auftragswert ab dem jeweils aktuellen EU-Schwellenwert sind die Vorschriften des 4. Teils des GWB entsprechend anzuwenden.

Die Vergabe ist stets in einem Vermerk zu dokumentieren (Anlage 1, Vorlage für Vergabevermerke).

3 I N VENT AR I SIERU NG UN D

K EN NZ EIC HNU NG

3 . 1 La ufe nde Dokume nta ti on der be s c ha ffte n S a c hmi tte l

Jeder AN ist verpflichtet, die ihm aus Mitteln des BKP zur Verfügung gestellten oder von ihm selbst beschafften Sachmittel gemäß vorgegebener Tabelle (siehe Anlage: „Inventarverzeichnis“) zu inventarisieren. Alle Sachmittel mit einem Einzelsachbeschaffungswert von mehr als EUR 800,- netto sind zu inventarisieren. Der AG hat das Recht, im Einzelfall auch die Inventarisierung von Sachmitteln mit einem geringeren Einzelsachbeschaffungswert zu verlangen. Der AN fügt seinen Jahresschluss- oder Schlussrechnungen eine Aufstellung der im Projektverlauf gelieferten Sachmittel gemäß Tabelle „Inventarverzeichnis“ (inklusive Restbuchwerte) separat bei (Anlage 2). Das Inventarverzeichnis ist fortlaufend zu führen, d.h. es wird jeweils ergänzt. In den fortlaufenden Inventarverzeichnissen sind die Restbuchwerte (Abschreibung gemäß AfA-Tabellen) der Sachgüter zu errechnen.

Kopien der Rechnungen für Sachmittel sowie für Beschaffungen ab 1.000,- EUR netto die entsprechenden Angebotsvergleiche/Vergabevermerke sind den jeweiligen Quartals-, Jahresend- oder Schlussrechnungen beizufügen. (siehe Anlage 1, Vorlage Vergabevermerke).

3 . 2 Ke nnze i c hnung de r be sc ha ffte n S a c hmi tte l

Sachmittel sind grundsätzlich mit dem Logo des BMLEH und dem Zusatz „Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat der Bundesrepublik Deutschland“ in deutscher Sprache oder der Landessprache zu kennzeichnen.

In der Regel ist auf den inventarisierten Gegenständen eine dem Inventarverzeichnis entsprechende Nummer anzubringen. Für die Kennzeichnung gilt Anlage F der Richtlinie Öffentlichkeitsarbeit.

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4 ORD NUN GSGEM Ä SSE Ü B ER GABE D ER

SAC HMIT T EL

4 . 1 Al l ge me i ne E rl ä ute runge n

Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass Projekte dahingehend angelegt sind, dass ein Partner im Partnerland nach Ende des Projektes die durch das Projekt begonnene Tätigkeit weiterführt oder zumindest im Sinne des Projektes weiterarbeitet.

Gegenstände, die aus Mitteln für das Projekt erworben werden (z.B. Büroausstattungen, Fahrzeuge), sind durch den AN für den Zweck und die Dauer des Projektes zu verwenden, sorgfältig zu behandeln und nach Beendigung des Projektes grundsätzlich auf Verlangen des BMLEH an das BMLEH herauszugeben oder mit Zustimmung des BMLEH an die Partnerorganisation im Partnerland am Ende des Projektes zu übergeben.

Die ordnungsgemäße Rück- oder Übergabe von Sachmitteln (mit Restbuchwert) im Rahmen der vom BMLEH geförderten Projekte ist ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsdurchführung.

4 . 2 Rüc k ga be v on S a c hmi tte l n a n BMLE H be i P roj e k te nde

Bei Herausgabe der Sachmittel (die noch einen Restwert haben) an BMLEH bei Projektende ist das Format in der Anlage 3 zu verwenden. Diese Vorlage wird dem Durchführer auch als Word-Version zur Verfügung gestellt.

4 . 3 E i ge ntums übertra gung a n de n P roj e k t pa rtner be i P roje k tende

Eine Übergabe an eine Stelle, die die im Rahmen des Projekts geförderte Tätigkeit weiterführt (z.B. eine Partnerorganisation im Partnerland) oder an geeignete Dritte kann zum Projektende geprüft werden.

Vor Unterzeichnung des/der Übergabeprotokolls(e) (= Protokoll über Nutzungsbindung – Eigentumsübertragung zum Projektschluss) schickt der Durchführer an GFA zur Erteilung der Zustimmung folgende Dokumente:

• ausgefülltes Übergabeprotokoll (vor Unterschrift)
• vollständige Inventarliste (inklusive abgeschriebener Sachmittel) als Anlage zum Übergabeprotokoll Die GFA wird diese Dokumente dem BMLEH zur Zustimmung vorlegen. Dies muss noch während der Projektlaufzeit geschehen, um eine ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen. Nach Zustimmung durch GFA/BMLEH ist das Übergabeprotokoll zu unterzeichnen und der GFA zuzusenden (separat oder mit der Schlussrechnung). Möglicherweise auftretende (z.B. steuerliche) Probleme bei der Eigentumsübertragung sind vom AN rechtzeitig vor einer Sachmittelübergabe mitzuteilen, Lösungen zu identifizieren und der GFA vorzuschlagen.

Vorlagen für die Rückgabedokumente finden sich in Anlage 4.

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4 . 4 Übe rga be zur v orl ä ufi ge n Nutzung

Die Sachmittel können während der Projektlaufzeit entweder:

• Treuhänderisch durch den AN verwaltet werden (bleiben Eigentum des Bundes)

• Dem Projektpartner(n) im Partnerland vorläufig übergeben werden (bleiben Eigentum des Bundes)

(a) Treuhänderische Verwaltung (Regelfall): Der AN vermerkt im Inventarverzeichnis, dass diese Sachmittel zunächst durch das Projektteam des AN genutzt werden (ausschließlich für die Belange des Projektes).

(b) Übergabe zur vorläufigen Nutzung an Projektpartner In Abstimmung mit der GFA kann eine Übergabe der Sachmittel zur vorläufigen Nutzung an den Projektpartner erfolgen. Hierfür ist vorab durch GFA mit BMLEH zu klären, ob grundsätzlich beabsichtigt ist, die Sachmittel zu Projektende an den Projektpartner zu übergeben.

Das „Übergabeprotokoll zur vorläufigen Nutzung von Sachmitteln“ (Form: siehe Anlage 5) ist mit der nächsten Jahresendrechnung an die GFA zu übermitteln.

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5 AN L AGEN

ANLAGE 1: VERGABEVERMERK BESCHAFFUNG IM PROJEKT (AB 1.000 EUR NETTO)

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ANLAGE 2: VORLAGE „INVENTARVERZEICHNIS FORTLAUFEND“

Ab einem Einzelbeschaffungswert von 800€ netto sind in dieser Übersicht die im Projektverlauf im Rahmen des BKP-Programms des BMLEH gelieferten Sachmittel aufzuführen. Die Übersicht gilt sowohl für die laufende als auch für die abschließende Dokumentation und ist fortführend auszufüllen und den jährlichen Schlussrechnungen des Projekts beizulegen.

Land: Projekt Nr.: Projektphase:

1 Bei technischen Geräten und Fahrzeugen auch die Fabrikationsnummer 2 Bitte Kopien der Rechnungen für die Sachmittel beifügen

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ANLAGE 3: PROTOKOLL ÜBER DIE RÜCKGABE VON SACHMITTELN an das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat

Projektnummer

Projektbezeichnung

Projektdurchführer

Projektende

Folgende Sachmittel werden übergeben (Bezeichnung und Fabrikationsnummer)

von (Name und Funktion)

an den/die Vertreter/in des BMLEH (Name und Referat)

Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel

Übergeben Übernommen

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ANLAGE 4: VORLAGE ÜBERGABEPROTOKOLL

PROTOKOLL ÜBER NUTZUNGSBINDUNG

(Eigentumsübertragung zum Projektschluss)

Im Auftrag des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) haben sich die Firma ... (Auftragnehmer) und ... (Projektträger)... hinsichtlich des Eigentumsüberganges und der Nutzung der im Rahmen des Projektes "..." (Projekttitel) PN ... (Projektnummer) gelieferten Sachausstattung auf Folgendes geeinigt:

1. Gemäß den im Rahmen des Projektes abgeschlossenen Verträgen zwischen der Firma GFA Consulting Group GmbH als dem Generalbeauftragten des BMLEH einerseits und der Firma ... (Auftragnehmer) andererseits sowie den mit dem Projektträger abgestimmten Projekt- und Leistungsbeschreibungen als Grundlage der Leistungserbringung hat die deutsche Seite zur Erreichung des Projektzieles u. a. die Finanzierung notwendiger Teile der Sachausstattung übernommen. Der Umfang dieser Ausstattung ist in dem beiliegenden Inventarverzeichnis detailliert aufgeführt, das Bestandteil dieses Protokolls ist.

2. Mit der Beendigung des Projektes geht das Eigentum an der ausgelieferten Ausstattung auf den ... (Projektträger) über3. Damit übernimmt der ... (Projektträger) ab diesem Zeitpunkt alle Rechte und Pflichten aus dem Eigentum, insbesondere

• die Gewährleistung der uneingeschränkten und zweckentsprechenden Nutzung der von der deutschen Seite gelieferten Ausstattung für die Aufgaben ...

• die laufenden Kosten, die aus der Verwendung und dem Betrieb der gelieferten Ausstattung entstehen,

• die Verpflichtung, notwendige Reparaturen zur laufenden Inbetriebhaltung der Ausstattung auf eigene Rechnung durchführen zu lassen.

3. Die Verpflichtung zur dauernden uneingeschränkten und zweckentsprechenden Nutzung von Investitionsgütern besteht für die Dauer von 2 Jahren ab dem Zeitpunkt der Eigentumsübertragung. Für Verbrauchsmaterialien besteht eine solche Verpflichtung nicht. Sollten langlebige Investitionsgüter innerhalb der 2 Jahre unbrauchbar werden, sind die Gründe für den Eintritt der Unbrauchbarkeit und der anschließende Verbleib der Investitionsgüter schriftlich zu dokumentieren. BMLEH sowie der Bundesrechnungshof der Bundesrepublik Deutschland sind berechtigt, die zweckentsprechende Nutzung vor Ort zu überprüfen. Im Falle einer nachweislich nicht sachgerechten Verwendung behält sich das BMLEH vor, die Eigentumsübertragung für die gelieferte Ausstattung zu widerrufen und diese wieder in Besitz zu nehmen.

4. Für Gewährleistungsansprüche für die gelieferte Ausstattung haftet die Lieferfirma nach dem Recht des jeweiligen Lieferlandes. Ansprüche gleich welcher Art gegenüber der GFA Consulting Group GmbH, dem ... (Auftragnehmer) und dem BMLEH werden ausgeschlossen.

..........................., den .... ..........................., den .... (Auftragnehmer) (Projektträger)

Im Auftrag Im Auftrag

3 Sachmittel werden am Projektende nur mit Zustimmung GFA/BMLEH an den in der Projekt- und Leistungsbeschreibung ausgewiesenen Projektpartner übergeben.

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ANLAGE 5: VORLAGE ÜBERGABEPROTOKOLL (VORLÄUFIGE NUTZUNG)

ÜBERGABEPROTOKOLL

zur vorläufigen Nutzung von Sachmitteln

Die Firma

(Auftragnehmer mit vollständiger Anschrift)

übergibt heute im Auftrag der GFA Consulting Group GmbH als Generalbeauftragtem des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) der Bundesrepublik Deutschland dem

(Projektträger mit vollständiger Anschrift) 4

folgende Sachmittel, die der Erreichung des Projektziels dienen (Liste der Sachmittel mit genauer Spezifikation):

• Pos.1 • Pos. 2 • Pos. xx

(i) Die Sachmittel wurden vollständig und in einwandfreiem Zustand übernommen. (ii) Es wurden folgende Mängel festgestellt: Der Projektträger verpflichtet sich, die Sachmittel fachgerecht und pfleglich zu behandeln, sie gegen "alle Risiken" zu versichern – wobei der tatsächliche Wert der Ausrüstungen und Einrichtungen nicht unterschritten werden darf – und sie ausschließlich im Rahmen des Projektes zu verwenden.

Die Sachmittel verbleiben bis zum Widerruf im Eigentum des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat der Bundesrepublik Deutschland.

(Ort, Datum)

Für den Projektträger Für den Auftragnehmer

4 Sofern die Sachmittel nicht an den in der Projekt- und Leistungsbeschreibung ausgewiesenen Projektträger/Projektpartner übergeben werden sollen, ist dies vorab mit der GFA abzustimmen und eine Zustimmung durch die GFA zu erteilen.

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