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Richtlinie Reisekosten, Fachinformationsfahrt und Arbeitsessen

der GFA Consulting Group GmbH (Generalbeauftragte des Bilateralen Kooperationsprogramms des Bundesministeriums für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat) Stand Mai 2026

Inhaltsverzeichnis

1 GESETZLICHE GRUNDLAGEN/ ALLGEMEINES 2

2 REISEKOSTEN 3

2.1 Fahrtkosten 3

2.2 Tagegeld 6

2.3 Übernachtung 7

2.4 Grenzübertritt im Ausland 9

2.5 Sonstige Kosten/ Nebenkosten 10

2.6 Geschenke und Werbeartikel 11

3 ABRECHNUNG 12

4 FACHINFORMATIONSFAHRTEN 12

4.1 Ausgangssituation 12

4.2 Beginn der Planung 12

4.3 Einbeziehung von GFA in die Planung 13

4.4 Abweichungen von Vorgaben und Einzelfallentscheidungen 13

4.5 Hotelkosten inklusive Frühstück 14

4.6 Vorgehensweise bei Einzelfallentscheidungen zu Hotelkosten14

4.7 Mittag- und Abendessen 15

4.8 Auszahlung von Tagegeldern bei freien Nachmittagen oder Abenden 16

4.9 Auszahlung von Tagegeldern bei abweichenden An- und Abreisezeiten 16

4.10 Transportkosten 16

4.11 Weitere Ausgaben im Rahmen einer FIF 17

4.12 Beauftragung einer Agentur zur Organisation und Durchführung einer FIF 17

5 BEWIRTUNGSKOSTEN IM RAHMEN DER BKP-PROJEKTE18

5.1 Zweckbindung 18

5.2 Notwendigkeit und Angemessenheit; Höchstgrenze 18

5.3 Teilnehmende 18

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5.4 Genehmigung 18

5.5 Abrechnung / Nachweispflichten 19

1 GESET ZLI CHE GR UNDL AGEN /

AL L GEMEIN ES

Diese Richtlinie basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Bundesreisekostengesetz (BRKG) • Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) • Auslandsreisekostenverordnung (ARV) • Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV)

Änderungen dieser Rechtsgrundlagen bedingen eine entsprechende Anpassung der GFA- Richtlinie. Bei Abweichungen ist stets die gesetzliche Regelung maßgeblich.

Ergänzend dazu gilt die

• Liste der ortsbezogenen POG (Preisobergrenzen) aus der TMS-Liste des Bundes

Das Travel Management System (TMS) des Bundes hat mit Hotels in Deutschland und weltweit Sonderkonditionen für Dienstreisende der Bundesverwaltung vereinbart, die in der TMS-Liste aufgeführt sind, für Durchführende gilt nur das Blatt „Liste der ortsbezogenen POG“.

Eine aktualisierte Fassung der ARVVwV und der Liste der ortsbezogenen POG wird den Projektdurchführenden jeweils zum Jahresende zur Verfügung gestellt.

Beginn und Ende einer Reise

• Die Reise beginnt mit Tag und Stunde der Abreise von Wohnsitz oder Einsatzstätte. • Die Reise endet mit Tag und Stunde der Ankunft an Wohnsitz oder Einsatzstätte. • Start- und Zielort sind auf jeder Reisekostenabrechnung anzugeben.

Nachweis und Erstattung

• Einsatzbedingte Reisekosten werden gegen Beleg erstattet. • Bei Flugreisen ist zusätzlich zur Rechnung immer der Reiseplan (Travel Itinerary) einzureichen.

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2 R EISEK OST EN

2 . 1 Fa hrtk os te n

Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

• In Deutschland sind vorrangig öffentliche, regelmäßig verkehrende Verkehrsmittel zu nutzen. • Es werden die notwendigen Fahrtkosten der 2. Klasse inkl. Reservierungsentgelte erstattet. • Kosten der 1. Klasse können nur erstattet werden, wenn besondere Gründe vorliegen und diese vorab schriftlich mit GFA abgestimmt wurden. • Fahrpreisermäßigungen (z. B. Sparpreise, Rabatte) sind zu nutzen und an die GFA weiterzugeben.

BahnCard

• Die Kosten einer BahnCard werden erstattet, wenn durch eine kurze Aufstellung der geplanten Fahrten nachgewiesen wird, dass sich die Anschaffungskosten vollständig amortisieren.

Flugreisen (innerhalb Deutschlands)

Bei einer Entfernung von weniger als 500 km zum Zielort sind Flugreisen unzulässig, darüber hinaus sind Flüge innerhalb Deutschlands grundsätzlich zu vermeiden.

Flugreisen Ausland

• Flugreisen bei einer Entfernung von weniger als 500 km zum Zielort sind grundsätzlich nicht zulässig. Ausnahmen können nur gewährt werden, wenn die Flugreise im Ausland auf Empfehlung der Deutschen Botschaft aus Sicherheitsgründen erfolgt oder wenn eine unzureichende Infrastruktur die Reisezeit erheblich verlängern würde. Solche Ausnahmen sind vorab mit der GFA abzustimmen.

• Flugkosten werden in der Economy-Klasse auf der verkehrsgünstigsten Route erstattet. Grundsätzlich ist die Route so zu wählen, dass ein Zwischenstopp mit Übernachtung nicht erforderlich ist. Die Kosten für eine erfolgte Zwischenübernachtung werden nicht übernommen. • Alle Flüge müssen umbuchbar und stornierbar gebucht werden. • Bei Flugzeiten von mindestens 6 Stunden (abzgl. Zwischenaufenthalte) können die Kosten für Business Class erstattet werden, sofern dies:

in der Ausschreibung vorgesehen oder
im Angebot eingepreist ist. • In sachlich begründeten Ausnahmefällen (z. B. aus körperlichen oder gesundheitlichen Gründen) können nach Zustimmung der GFA ebenfalls Business- oder vergleichbare Klassen erstattet werden. • Preisermäßigungen, Rabatte, Skonti und Rückvergütungen sind in Anspruch zu nehmen und an die GFA weiterzugeben.

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Taxifahrten

Taxifahrten werden nur bei Vorliegen von triftigen Gründen erstattet.

Triftige Gründe sind insbesondere:

• Terminbedingte Gründe, • Sicherheitsgründe (z.B. besondere Gefahrenlage vor Ort) • Zwingende persönliche Gründe (z. B. Gesundheitszustand), • Mangelnde grundsätzliche oder zeitliche Verfügbarkeit von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln, • Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr, • der Transport von schwerem oder sperrigem Gepäck nicht privater Natur

Diese Gründe müssen das Benutzen von Taxis für Fahrten von und zum Flughafen sowie Fahrten am Einsatzort notwendig machen. Ohne Vorliegen eines triftigen Grundes ist eine Fußwegstrecke von bis zu 2 km zumutbar. Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe für eine Taxinutzung.

• Falls keine triftigen Gründe vorliegen, werden 0,20 EUR pro gefahrenen Kilometer erstattet. Hierfür sind die gefahrenen Kilometer anzugeben. • Ruf- oder Sammel-Taxis gelten als regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel und sind daher vorrangig zu nutzen, sofern verfügbar.

Für jede Fahrt sind anzugeben:

• Zweck der Fahrt • gefahrene Strecke (Start–Ziel) • mitfahrende Personen • Begründung der Taxi-Nutzung.

Mietwagen und Carsharing

Mietwagen- oder Carsharing-Kosten werden nur erstattet, wenn deren Nutzung aus terminbedingten oder wirtschaftlichen Gründen erforderlich ist, z. B.:

• wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren, • oder wenn mehrere Orte zeitnah hintereinander angefahren werden müssen.

Es werden nur die Kosten für Fahrzeuge der unteren Mittelklasse (z. B. Golfklasse) erstattet. Höhere Fahrzeugklassen sind nur erstattungsfähig, wenn dies durch die Anzahl der zu befördernden Personen oder den Umfang des Gepäcks notwendig ist.

Für jede Mietwagen- oder Carsharing-Fahrt sind anzugeben:

• Anlass der Fahrt • gefahrene Strecke (Start–Ziel, ggf. Zwischenstops) • mitfahrende Personen • Begründung der Nutzung

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Pkw-Fahrten (eigener Pkw)

Deutschland

• Erstattung mit einem Pauschalsatz von 0,20 EUR pro km, maximal jedoch 130 EUR pro gesamte Reise. • Bei An- und Abfahrten zum bzw. vom Bahnhof/Flughafen wird auch für die sog. Leerfahrt Kilometergeld gewährt. • In dem Pauschalsatz sind auch die Kosten für weitere mitfahrende Personen abgegolten.

Ausland

• In begründeten Einzelfällen können auch mehr als 130 EUR pro Reise erstattet werden. • Pkw-Fahrten können im Ausland auch gegen Tankbeleg abgerechnet werden.

Erhöhter Kilometersatz

Bei ausreichender Begründung der Notwendigkeit der Pkw-Nutzung werden 0,30 EUR pro km erstattet.

Begründungen können insbesondere sein:

• Der Einsatz ist sonst nicht durchführbar. • Der Einsatzort ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht oder nicht zeitgerecht erreichbar. • Projektgepäck/Material > 25 kg oder sperrig (kein persönliches Reisegepäck) ist zu transportieren. • An einem Tag müssen mehrere Einsatzorte besucht werden.

Fehlende oder nicht ausreichende Begründung

• Es werden 0,20 EUR pro km erstattet, höchstens jedoch 130 EUR pro Reise (im Ausland in begründeten Einzelfällen mehr).

Haftung

• Die Nutzung des privateigenen Pkw erfolgt auf eigene Haftung.

Parkgebühren

• Erstattung von Parkgebühren bis 15 EUR pro Tag. • Höhere Parkgebühren nur in begründeten Ausnahmefällen.

Verbindung von Projektreisen mit privaten Reisen

• Werden Projektreisen mit privaten Reisen (bis zu fünf Arbeitstagen) verbunden, werden die Reisekosten so berechnet, als ob nur die Projektreise durchgeführt worden wäre.

o Durch private Zwischenaufenthalte verursachte Mehrkosten sind selbst zu tragen.

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o Für die projektbedingt veranlasste Fahrtstrecke erfolgt eine anteilige Erstattung.

• Werden Projektreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen (ohne Wochenenden und Feiertage) verbunden, gilt:

o Es werden nur die zusätzlich für die Erledigung der Projektaufgaben entstehenden Kosten erstattet. o Die Fahrtkosten für Hin- und Rückreise gelten als privat veranlasst und werden daher nicht erstattet.

2 . 2 T a ge ge l d

Bei einer eintägigen Reise in Deutschland wird ohne Einzelnachweis folgender Pauschalsatz gewährt:

• bei Abwesenheit von mind. 8 Stunden: 14 EUR.

Bei mehrtägigen Reisen in Deutschland wird • für den An- und Abreisetag jeweils: 14 EUR • für komplette Tage: 28 EUR

gewährt.

Eine Mindestabwesenheitszeit am An- oder Abreisetag entfällt.

Dauert der Aufenthalt am selben Einsatzort ohne Reisetage länger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld ab dem 15. Tag um 50% zu kürzen.

Auslandstagegeld wird in der Höhe gezahlt, wie sie sich aus der Anlage zur ARVVwV in der jeweils gültigen Fassung ergibt.

Bei einer eintägigen Reise werden

• bei Abwesenheit von mind. 8 Stunden 80 % des vollen Auslandstagegeldsatzes gewährt.

Bei mehrtägigen Reisen werden für den An- und Abreisetag jeweils 80 % des vollen Auslandstagegeldsatzes gewährt. Eine Mindestabwesenheitszeit am An- oder Abreisetag entfällt.

Dauert der Aufenthalt am selben Einsatzort ohne Reisetage länger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld ab dem 15. Tag um 10 % zu kürzen.

Erhält die reisende Person ihrer Funktion wegen unentgeltlich Verpflegung, so wird das Tagegeld wie folgt gekürzt:

• Frühstück: 20 % des vollen Satzes, • Mittagessen oder Abendessen: jeweils 40 % des vollen Satzes.

Hierbei muss es sich um vollwertige Mahlzeiten zu den üblichen Essenszeiten nach inländischem Maßstab handeln.

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• Gleiches gilt, wenn die Verpflegung bereits in den erstattungsfähigen Flug-, Fahrt- oder Übernachtungskosten enthalten ist. Vollwertige Mahlzeiten (keine Snacks), die im Flugpreis inbegriffen sind, führen entsprechend zu einer Kürzung des Tagegelds. • Ist auf der Flugrechnung angegeben, dass eine Mahlzeit an Bord bereitgestellt wird, erfolgt eine Kürzung des Tagegeldes für diese Mahlzeit.

Bei Flugzeiten von mehr als 4 Stunden ist grundsätzlich davon auszugehen, dass mindestens eine Mahlzeit im Flugpreis enthalten ist.

Bei Gewährung von Vollverpflegung entfällt das Tagegeld vollständig.

2 . 3 Übe rna c htung

Übernachtungspauschale ohne Nachweis

Ohne Einzelnachweis wird bei mehrtägigen Projektreisen ein pauschales Übernachtungsgeld gewährt:

• im Inland: 20,00 EUR pro Nacht, • im Ausland: 30,00 EUR pro Nacht.

Für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln (z. B. Zug, Flugzeug, Schiff, Bus) wird kein Auslandsübernachtungsgeld gewährt.

Hotelübernachtungen mit Nachweis

Die Höchstgrenze für eine Hotelübernachtung im Einzelzimmer (mit Frühstück, außerhalb von Messezeiten) ist der „Liste_der_ortsbezogenen_POG“ der jeweils aktuellen TMS-Liste zu entnehmen. Alle hier aufgeführten Beträge sind Bruttopreise.

Die in den Dateien „TMS-Hotelliste_INLAND“ und „TMS-Hotelliste_AUSLAND“ aufgeführten Bundesraten gelten ausschließlich für den Bund sowie für Zuwendungsempfänger mit mindestens 50 % institutioneller Förderung.

Die „Liste_der_ortsbezogenen_POG“ ist mit diesen Hotellisten inhaltlich verknüpft.

Steht in Spalte I („Höchstbetrag ergibt sich aus“) der Hinweis TMS-Hotelliste, so wurde der jeweils höchste Satz der in den TMS-Hotellisten vereinbarten Bundesraten für den betreffenden Ort übernommen.

Dieser Betrag stellt die verbindliche Preisobergrenze dar.

Beispiel: Im Jahr 2025 enthält die TMS-Hotelliste_INLAND für Bonn 26 Hotels mit vereinbarten Bundesraten zwischen 73,90 EUR und 109,00 EUR. Die Preisobergrenze beträgt somit 109,00 EUR und ist in der „Liste_der_ortsbezogenen_POG“ entsprechend aufgeführt.

Regelung bei fehlenden Bundesraten

• Ausland: Sind für einen Ort im Ausland keine Bundesraten vereinbart, gilt die ARVwV. In diesem Fall ist in der Spalte I der „Liste_der_ortsbezogenen_POG“ der Hinweis ARVVwV vermerkt.

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• Deutschland: Für Orte in Deutschland, die nicht in der Liste_der_ortsbezogenen_POG enthalten sind, können Übernachtungskosten in einem Einzelzimmer einschließlich Frühstück bis zu 75,60 EUR erstattet werden.

• Grundlage gemäß § 7 BRKG Nach § 7 BRKG gelten nachgewiesene Übernachtungskosten ohne weitere Begründung als notwendig, sofern sie 70,00 Euro nicht überschreiten. Hinzu kommt eine Frühstückspauschale in Höhe von 20 % des aktuellen Tagegeldes (derzeit 28,00 EUR), also 5,60 EUR. Diese Regelung findet in der Regel insbesondere Anwendung in ländlichen Gebieten, für die keine gesonderten Bundesraten festgelegt sind.

City Tax kann zusätzlich erstattet werden.

Angemessenheit und Zumutbarkeit von Unterkünften Als Maßstab für erstattungsfähige Übernachtungen gelten Zimmer in Mittelklassehotels (3- 4 Sterne). Grundsätzlich können Einzelzimmer gebucht werden. Die Unterkünfte sollen: • gut zugänglich und mit dem Reisebus erreichbar sein, • über eine Rezeption, einen Aufzug (bei mehr als zwei Etagen) und einen ausreichend großen Frühstücksraum verfügen, • Zimmer mit angemessener Größe, Dusche/WC bieten. Auch Budgethotels großer Hotelketten erfüllen häufig diese Anforderungen.

Buchung und Stornierung Bei der Buchung sind Hotels mit flexiblen oder kostenfreien Stornierungsmöglichkeiten zu bevorzugen. Im Falle einer notwendigen Stornierung ist das Hotel unverzüglich zu informieren. Nicht in Anspruch genommene und nicht stornierbare Übernachtungen werden nur im Fall höherer Gewalt und nach Einzelfallprüfung übernommen.

Flugbedingte Zusatzkosten

Kosten für flugbedingte Frühankünfte oder späte Abreisen (Early Check-In / Late Check-Out) sind erstattungsfähig.

Bei Flugausfällen oder erheblichen Flugverspätungen ist zunächst ein Erstattungsanspruch gegenüber der Fluggesellschaft geltend zu machen.

Werden die entstandenen Zusatzkosten nicht von der Fluggesellschaft übernommen, können sie gegen Vorlage geeigneter Nachweise (z. B. Absagebestätigung) erstattet werden.

Hotel ohne Frühstück

• Es wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist. • Ist das Frühstück nicht im Hotelpreis enthalten, muss dies aus der Hotelrechnung eindeutig hervorgehen oder entsprechend vermerkt werden. • In Orten mit festgelegten Preisobergrenzen gemäß TMS-Liste gilt Folgendes:

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o Der Höchstbetrag für eine Übernachtung ohne Frühstück errechnet sich aus der festgelegten Rate einschließlich Frühstück, abzüglich der vom Hotel tatsächlich berechneten Frühstückskosten

o Beispiel: Berlin; Hotel A = 90 Euro minus Frühstücksanteil in diesem Hotel 11 Euro = Höchstgrenze 79 Euro (ohne Frühstück) für dieses Hotel; Hotel B 80 Euro minus Frühstücksanteil in diesem Hotel 8 Euro = Höchstgrenze 72 Euro (ohne Frühstück) für dieses Hotel.

• Liegt keine gesonderte Ausweisung vor, wird stets davon ausgegangen, dass das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist.

Private Ausgaben, wie z. B. die Nutzung von Telefon, Minibar, Pay-TV oder sonstigen Hotelleistungen, werden nicht erstattet.

Wäschereinigungskosten werden erst ab dem 14. Aufenthaltstag erstattet.

Grundsätzliche Vorgehensweise bei Überschreitung der Preisobergrenze

• Übernachtungskosten, die die festgelegte Höchstgrenze überschreiten (z.B. während Messen), sind vorab mit GFA abzustimmen.

2 . 4 G re nzübe rtri tt i m Aus l a nd

Das Tage– und Übernachtungsgeld richtet sich nach dem Land, das vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird.

Hinreise

• Wird vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt das Ausland bzw. Einsatzland erreicht, steht der reisenden Person das Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeld für dieses Land zu. • Wird das Einsatzland erst um 24:00 Uhr oder nach Mitternacht erreicht, steht für den Tag des Grenzübertritts (1. Reisetag) das Tagegeld für das Inland bzw. Ausgangsland zu.

Während des Einsatzes

• Bei Grenzübertritten während einer Reise oder bei unterschiedlichen Tagegeldsätzen innerhalb eines Landes gilt jeweils das Land oder die Zone, welche vor 24:00 Uhr Ortszeit erreicht wird. • Abzüge für Mahlzeiten richten sich ebenfalls nach dem Satz dieses Landes oder dieser Zone, unabhängig davon, wo die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde. • Es werden keine anteiligen Tagegelder für denselben Kalendertag gewährt.

Rückreise

• Wird vor 24:00 Uhr zuletzt das Ziel im Inland bzw. Ausgangsland erreicht, steht der reisenden Person das Auslandstagegeld für das Land des letzten Einsatzes zu.

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• Wird das Ziel im Inland erst um 24:00 Uhr oder nach Mitternacht erreicht, steht für den Tag nach dem Grenzübertritt (2. Reisetag) das Inlandstagegeld bzw. das Tagegeld des Ausgangslandes zu.

Bei Flugreisen gilt:

• Ein Land gilt als erreicht, sobald das Flugzeug dort landet. • Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, sofern dadurch keine Übernachtung erforderlich wird. • Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die zwischen dem Abflugtag und dem Ankunftstag liegenden Reisetage das Auslandstagegeld für Österreich anzusetzen.

2 . 5 S ons ti ge Kos te n / Ne be nk os te n

Nebenkosten sind Auslagen, die unmittelbar und ursächlich mit der Durchführung der Projektreise verbunden und notwendig sind, um diese überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen durchführen zu können.

Alle notwendigen und belegbaren Nebenkosten werden gegen Vorlage entsprechender Belege erstattet.

Als Nebenkosten gelten z.B.:

• Ausgaben für Gepäckbeförderung und -aufbewahrung, • Eintrittsgelder für projektbezogene Veranstaltungen, • Parkgebühren am Flughafen (siehe unter 2.1), • Auslandseinsatzentgelte beim Einsatz von Kreditkarten.

Nicht erstattungsfähig sind insbesondere:

• Reiseausstattungen (z.B. Koffer, Taschen) • Tageszeitungen, Trinkgelder über 5 %, • Reiseversicherungen (z.B. Reiseunfall-, Rücktritts-, Haftplicht- oder Flugunfall- versicherung, Auslandskrankenversicherung),

o Ausnahme: Auslandskranken- und Reiserücktrittversicherungen für Teilnehmende von Fachinformationsfahrten (FIF) können gegen Beleg erstattet werden.

• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke, • Jahresgebühren für Kreditkarten, • Arzt- und Arzneimittelkosten, • Kosten für die Betreuung minderjähriger Kinder, pflegebedürftiger Angehöriger oder Haustiere.

Bei Langzeitfachkräften werden die Kosten für die Beantragung und Erteilung von Aufenthalts- und Arbeitsvisa sowie die hierfür anfallenden Reisekosten nicht erstattet.

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2 . 6 G e s c he nk e und We rbe a rti kel

• Geschenke werden bis 35 EUR pro Person erstattet und können ausschließlich unter der Position „Öffentlichkeitsarbeit / Werbekosten“ im Preisblatt abgerechnet werden. • Sie müssen einen klaren Bezug zum Projekt aufweisen. • Für jedes Geschenk sind die Vor- und Nachnamen der beschenkten Personen sowie deren Organisationszugehörigkeit anzugeben. • Ausgenommen hiervon sind kleine Werbegeschenke für unter 10 EUR, die z. B. bei Feldtagen oder vergleichbaren Veranstaltungen ausgelegt werden.

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3 AB R ECHN UNG

Für die Reisekostenabrechnung sind die gesondert übermittelten oder eigene Formulare unter Beachtung dieser Richtlinien zu verwenden.

• Pro Einsatz bzw. Reise ist ein separates Formular auszufüllen. • Tagegeld und Abzüge für Mahlzeiten sind darin getrennt aufzuführen. • Das Formular ist vom Bezieher bzw. der Bezieherin des Tagegeldes eigenhändig oder digital zu unterschreiben. • Alle aufgeführten Belege sind der Reisekostenabrechnung vollständig beizufügen.

4 F ACHI NF ORM ATI ON SF AH RT EN

4 . 1 Aus ga ngs s i tua ti on

Fachinformationsfahrten (FIF) sind ein wichtiges Instrument der Bilateralen Kooperationsprojekte des BMLEH.

Im Rahmen einer FIF erhalten Fachgruppen aus den Partnerländern die Möglichkeit, Fachleute in land- und forstwirtschaftlichen Betrieben, Institutionen und Unternehmen in Deutschland - und gegebenenfalls auch in anderen Ländern – zu besuchen. Ziel ist es, sich über spezifische Themen zu informieren und auszutauschen sowie praktische Umsetzung vor Ort kennenzulernen.

Neben dem fachlichen Austausch steht auch die Vernetzung mit relevanten Akteuren aus dem Partnerland und den besuchten Ländern im Vordergrund.

Die Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit einer FIF wird bereits im Rahmen der Ausschreibung festgelegt. Das hierfür erforderliche Budget ist daher vom Durchführenden im Angebotskonzept einzupreisen. In Einzelfällen können auch projektübergreifende FIFs zu übergeordneten, thematisch relevanten Schwerpunkten durchgeführt werden.

4 . 2 Be gi nn de r P la nung

Eine FIF ist frühzeitig zu planen, um den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

der für alle Ausgaben öffentlicher Mittel gilt - bestmöglich zu wahren.

Vermeidung von Messezeiten Sofern der Besuch einer Messe nicht Zweck oder Hauptbestandteil der FIF ist, ist der Reisezeitraum so zu wählen, dass an den vorgesehenen Besuchsorten keine Messen stattfinden. Die Prüfung der Messekalender der geplanten Zielorte hat mindestens neun bis zwölf Monate im Voraus zu erfolgen, sofern im Rahmen der FIF Städte besucht werden.

Frühzeitige Unterkunftsbuchung Rechtzeitige Buchungen ermöglichen günstigere Konditionen. Daher sollen Unterkünfte spätestens sechs Monate vor Beginn einer FIF gebucht werden. Bei Reisen in ländliche Regionen genügt eine Buchung spätestens drei Monate im Voraus.

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Teilnahme an Messen Ist der Besuch einer Messe Hauptzweck oder wesentlicher Bestandteil der FIF, entspricht es dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, die Unterkünfte spätestens neun Monate im Voraus zu buchen. Bei regelmäßig wiederkehrenden Messen empfiehlt es sich, unmittelbar nach Ende der Veranstaltung Buchungen für das Folgejahr vorzunehmen.

4 . 3 E i nbe zi e hung v on G FA i n die P l a nung

Spätestens zwei Monate vor Durchführung der FIF ist eine Kostenschätzung einzureichen (begleitet von einem Programm und einer Teilnehmendenliste).

Zeichnet sich bereits im Rahmen der rechtzeitigen Planung ab, dass die rechtlichen und hier aufgeführten Vorgaben zu Übernachtungs- und Verpflegungskosten nicht eingehalten werden können, ist nach der nachfolgend unter „Verfahren bei Einzelfallentscheidung“ beschriebenen Vorgehensweise zu verfahren.

Sollten die An- und Abreisekosten nicht – wie in der Regel – vom Teilnehmenden, sondern vom Projekt getragen werden, ist ebenfalls eine Einzelfallentscheidung erforderlich.

In diesem Fall ist die Anfrage mit einem Vorlauf von mindestens zwei Monaten an den / die PM zu richten.

4 . 4 Abw e i c hunge n v on V orga be n und E i nze l fa l le ntsc he i dunge n

Wenn es trotz rechtzeitig begonnener Planung (vgl. Abschnitt 4.2) und nachweislich gründlicher Bemühungen nicht möglich ist, die in den gesetzlichen Grundlagen sowie in diesen Richtlinien festgelegten Vorgaben einzuhalten, ist zunächst zu prüfen, ob eine zeitliche oder räumliche Verschiebung der FIF möglich ist. Erst wenn eine Verschiebung aus triftigen Gründen ausgeschlossen ist, kann eine Einzelfallentscheidung beantragt werden.

Ausnahme: Messebesuche Eine Ausnahme besteht, wenn die aktive Teilnahme an oder der Besuch einer Messe den Hauptzweck der FIF darstellt. Da die Übernachtungskosten zu Messezeiten regelmäßig die Preisobergrenzen gemäß TMS- Liste überschreiten, können in diesen Fällen die tatsächlich notwendigen Hotelkosten erstattet werden. Um eine Überschreitung der Preisobergrenze so gering wie möglich zu halten, ist in diesen Fällen eine besonders frühzeitige Planung erforderlich.

Verfahren für Einzelfallentscheidungen Einzelfallentscheidungen sind bei der bzw. dem für das Projekt zuständigen Projektmanagerin oder Projektmanager (PM) zu beantragen. Die Entscheidung erfolgt durch die PM, gegebenenfalls in Abstimmung mit der Finanzmanagerin oder dem Finanzmanager (FM), nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

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Über die Anfrage wird innerhalb von zwei Wochen nach deren Eingang entschieden. Angebotsfristen für ausgehandelte Hotelpreise sind entsprechend zu gestalten.

Die GFA behält sich vor, den beantragten Kosten nicht zuzustimmen, wenn erkennbar ist, dass die Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nicht gewahrt wurden.

Die im Rahmen einer Einzelfallentscheidung festgelegten maximalen Kosten sind verbindlich. Werden diese Kosten überschritten, behält sich die GFA vor, nur bis zur Höhe der genehmigten Beträge zu erstatten.

4 . 5 Hote l k os te n ink l us i ve Frühs tüc k

Die Regelungen zu Übernachtungspauschale, Hotelübernachtungen gegen Beleg sowie zu den entsprechenden Preisobergrenzen sind in Abschnitt 2.3 dargestellt.

4 . 6 V orge he ns we is e be i E i nze l fa l le ntsc he i dung e n zu Hote l k os te n

Sollten trotz rechtzeitiger Planung gemäß Abschnitt 4.2 die tatsächlichen Kosten für eine oder mehrere Übernachtungen im Rahmen einer FIF den Betrag von 75,60 EUR bzw. die in der TMS-Liste festgelegte ortsbezogene Preisobergrenze pro Nacht überschreiten, ist wie folgt vorzugehen:

• Die/der für das Projekt zuständige PM ist zu informieren. • In der Kommunikation ist die / der zuständige FM in Kopie zu setzen. • Es ist nachzuweisen, dass die höheren Kosten im Einzelfall unvermeidbar sind.

Eine Überschreitung der festgelegten Preisobergrenze gemäß TMS-Liste kann demnach in begründeten Ausnahmefällen zulässig sein. Die folgenden Fallkonstellationen und Nachweisführungen sollen als Beispiele dienen:

Teilnahme an oder Besuch einer fachrelevanten Messe Beispiele: Biofach, Agritechnica, EuroTier. • Es ist regelmäßig davon auszugehen, dass während Messezeiten höhere Übernachtungskosten anfallen als in der TMS-Liste vorgesehen. • Als Beleg ist in der E-Mail ein konkretes Hotelangebot vorzuschlagen, das gebucht werden soll. • Zur Nachweisführung ist eine Preisabfrage auf einer gängigen Buchungsplattform (z. B. Booking.com oder HRS) beizufügen, aus der hervorgeht, dass der Preis während der Messezeit angemessen ist. • Alternativ kann eine zumutbare Anreise aus dem weiteren Umland in Betracht gezogen werden, sofern die hierbei entstehenden Transportkosten nicht höher sind als die Mehrkosten einer Übernachtung im näheren Umfeld der Messe.
Keine zumutbare Unterkunft innerhalb der Preisobergrenze verfügbar (außerhalb von Messezeiten)

• Ist am Standort einer FIF-Station keine angemessene Unterkunft zu einem Preis innerhalb der örtlichen Preisobergrenze verfügbar, ist dies nachzuweisen. • Der E-Mail ist eine Abfrage auf einer gängigen Buchungsplattform (z. B. Booking.com oder HRS) beizufügen, aus der hervorgeht, dass keine Unterkunft innerhalb der Preisobergrenze verfügbar ist.

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• Im Anschluss ist ein Hotelvorschlag zu unterbreiten und die entscheidungsrelevanten Faktoren (z. B. Entfernung, Qualität, Wirtschaftlichkeit) sind kurz darzulegen. • Dabei sind Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit grundsätzlich die maßgeblichen Kriterien.

Unterbringung im Tagungshotel

• Die Nutzung eines bestimmten Hotels kann erforderlich sein, wenn dort die Tagung, das Seminar oder die Veranstaltung stattfindet. • Im zumutbaren Umkreis des Tagungshotels stehen keine Unterkünfte innerhalb der Preisobergrenze zur Verfügung. • Durch die Wahl des Tagungshotels werden zusätzliche Fahrtkosten vermieden. • Der E-Mail ist eine Abfrage auf einer gängigen Buchungsplattform (z. B. Booking.com oder HRS) beizufügen, die nachweist, dass in einem zumutbaren, mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbaren Umkreis keine Unterkunft innerhalb der jeweiligen Preisobergrenze verfügbar ist.

4 . 7 Mi tta g - und A be nde s se n

• Die Preisobergrenzen für Hotels beinhalten bereits das Frühstück, sodass vom Durchführer lediglich Mittag- und Abendessen zu finanzieren sind. • Hierfür steht im In- und Ausland ein Betrag von bis zu 45 EUR pro Tag zur Verfügung. • Es ist zu prüfen, ob kostengünstigere Alternativen genutzt werden können (z. B. Mittagessen in der Mensa eines besuchten Instituts oder auf einem landwirtschaftlichen Betrieb), um einen größeren Anteil des Budgets für die Abendmahlzeit einzusetzen. • Alternativ kann zur besseren Kostenplanung ein Set-Menü vereinbart werden. • Eine Mahlzeit muss mindestens einen Hauptgang und ein Getränk enthalten. • Alkoholische Getränke sind zulässig. • Trinkgelder können als Repräsentationskosten bis zu einer Höhe von 5 % der Bewirtungssumme erstattet werden. • Für jede Bewirtung ist eine Teilnehmendenliste vorzulegen, aus der die bewirteten Personen sowie deren Organisationszugehörigkeit hervorgehen.

Vorgehensweise bei Einzelfallentscheidung

Sollten an einer FIF-Station angemessene Mahlzeiten nicht zum Preis von bis zu 45 Euro pro Tag erhältlich sein, ist dies der/dem zuständigen PM rechtzeitig bei Planung der FIF mitzuteilen.

Zum Nachweis sind Menüangebote von drei Restaurants einzuholen und der Bitte um Einzelfallentscheidung beizufügen. Es ist mitzuteilen, welches oder welche der Restaurants ausgewählt werden. Hierbei sollten Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit grundsätzlich die wichtigsten Kriterien sein.

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4 . 8 Aus za hl ung von T a ge ge l de rn be i fre ie n Na c hmi tta ge n ode r Abe nde n

• Werden während einer FIF Nachmittage oder Abende zur freien Verfügung gestellt, kann den Teilnehmenden für diesen Zeitraum der entsprechende Anteil des Tagegeldes gemäß BRKG und ARVVwV des jeweiligen Landes ausgezahlt werden.

• Beispiel: In Deutschland können für einen freien Nachmittag und Abend bzw. für ein entfallendes Mittagessen mit anschließend freiem Nachmittag 11,20 Euro (40 % des Tagegeldes) zur Selbstverpflegung ausgezahlt werden.

• Entsprechend kann für jede ausgefallene Mahlzeit ein anteiliger Betrag des Tagegeldes gewährt werden.

• Der Empfang des Tagegeldes ist von den Teilnehmenden durch Unterschrift zu bestätigen. Die Unterschriftenliste ist der Projektrechnung beizulegen.

9 Aus za hl ung v on T a ge ge l de rn be i abw ei chenden A n - und A br ei sezei t en

• Die An- und Abreisezeiten der Teilnehmenden sollen grundsätzlich zeitnah zum Beginn bzw. Ende der FIF erfolgen.

• Ist dies aus belegbaren Gründen nicht möglich, kann für die Zeit o zwischen Ankunft und erster Station sowie o ab der letzten Station bis zur Abfahrt 80 % des jeweiligen Tagegeldsatzes ausgezahlt werden.

• Auch in diesen Fällen ist der Empfang des Tagegeldes durch Unterschrift der Teilnehmenden zu bestätigen. Die Unterschriftenliste ist der Projektrechnung beizufügen.

4 . 1 0 T ra ns port k os te n

• Busanmietung: Soll für den Transport während einer FIF ein Bus angemietet werden, dessen Kosten regelmäßig mehr als 1.000 Euro betragen, sind drei Vergleichsangebote einzuholen. Im Rahmen des Vergabeprozesses ist zudem ein Vergabevermerk zu erstellen. Diese Regelung entfällt, sofern die Gesamtkosten pro FIF 1.000 Euro nicht überschreiten.

• Einsatz privater Fahrzeuge: Werden private Fahrzeuge durch den Projektdurchführenden selbst eingesetzt, erfolgt eine Erstattung in Höhe von 0,30 Euro pro gefahrenem Km.

• Fahrten vor Ort: Fahrten im Rahmen der FIF sollen vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt werden. Taxifahrten werden nur bei Vorliegen triftiger Gründe erstattet. Diese sind in Abschnitt 2.1 unter der Überschrift Taxifahrt aufgeführt.

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4 . 1 1 We i te re Aus gabe n i m Ra hmen e i ne r FI F

• Eintritte und Freizeitaktivitäten: Ausgaben für Eintritte zu Sehenswürdigkeiten (z. B. Museen, Kulturveranstaltungen) sowie für Freizeitaktivitäten (z. B. geführte Touren, Schiffsfahrten) sind in angemessenem und verhältnismäßigem Umfang Bestandteil einer FIF und erstattungsfähig.

• Versicherungen und Gesundheitskosten: Kosten für Auslandskranken- und Reiserücktrittsversicherungen der Teilnehmenden werden gegen Beleg erstattet. Arzt- und Arzneimittelkosten sind nicht erstattungsfähig.

• Geschenke für Gastgeber: Geschenke für Gastgeber auf den Reiseetappen einer FIF können in Höhe von bis zu 35 EUR als Werbegeschenke unter der Budgetlinie „Öffentlichkeitsarbeit“ in die Projektrechnung aufgenommen werden. Für jede Zuwendung sind Name und Funktion der beschenkten Person zu dokumentieren.

4 . 1 2 Be a uftra gung e i ne r Age ntur zur O rga ni s a ti on und Durc hführung e i ne r FI F

• Die Organisation und Durchführung einer FIF kann durch eine Agentur erfolgen. Dies ist insbesondere bei FIF im Ausland aufgrund der Ortskenntnis der Agentur zweckmäßig.

• Die beauftragte Agentur hat sich an alle geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie an die in dieser Richtlinie festgelegten und mit dem BMLEH abgestimmten Vorgaben zu halten.

• Die Kosten für Organisation und Durchführung durch eine Agentur sind der Budgetlinie „FIF“ zuzuordnen, sofern im Preisblatt keine abweichende Zuordnung vorgesehen ist.

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5 B EWIRTU NGSK OST EN IM R AHM EN D ER

B KP - PR OJEKT E

Bewirtungskosten können im Rahmen von BKP Projekten nur unter besonderen Voraussetzungen aus Mitteln des BMLEH finanziert werden. Grundlage hierfür sind die Bestimmungen der Bundeshaushaltsordnung (BHO), des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie interne Regelungen des BMLEH.

Die u. g. Voraussetzungen schließen Bewirtungen im Rahmen von Reisen, Projektbesuchen und offiziellen Projektveranstaltungen (insb. Catering/Verpflegung bei Konferenzen, Workshops, Feldtagen, etc.) ein.

Die Bewirtung im Rahmen einer FIF wird durch den Abschnitt 4 FACHINFORMATIONSFAHRTEN gesondert geregelt.

Bitte beachten Sie die folgenden Voraussetzungen:

5 . 1 Zw e c k bi ndung

Die Bewirtung muss in einem unmittelbaren Zusammenhang mit den dienstlichen Aufgaben des Projekts stehen. Bewirtungskosten im Zusammenhang mit überwiegend privaten oder innerbetrieblichen Anlässen sind nicht abrechenbar.

5 . 2 Notw e ndi gk e i t und Ange me ss e nhe i t ; Höc hs tgre nze

Bewirtungskosten sind nur abrechenbar, wenn sie zwingend erforderlich und in ihrer Höhe angemessen sind. Die Bewirtungskosten dürfen 50,00 € brutto pro Person (inkl. Getränke) nicht überschreiten.

5 . 3 T ei l ne hme nde

Bei der Abrechnung ist sicherzustellen, dass ein erheblicher Anteil externer Personen an der Veranstaltung teilnimmt. Mindestens 50 % der Teilnehmenden müssen externe Gäste sein (BMLEH und GFA Mitarbeitende gelten nicht als externe Teilnehmende). Kosten für die Verpflegung bei internen Dienstbesprechungen (z. B. zwischen Projektmitarbeitenden, Backstoppern, Kurzzeitfachkräften und GFA-Mitarbeitenden) dürfen nicht als Projektkosten beim BMLEH abgerechnet werden.

5 . 4 G e ne hmi gung

Die Notwendigkeit einer Bewirtung ist vorab mit dem/der zuständigen GFA- Projektmanager/Projektmanagerin abzustimmen und genehmigen zu lassen. Die Anfrage soll i.d.R. mind. 7 Tage vorher erfolgen. Verpflegung/Catering im Rahmen von Projektaktivitäten wie Seminaren, Trainings, Konferenzen, die im Arbeitsplan enthalten sind, erfordern keine separate Genehmigung.

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5 . 5 Abre c hnung / Na c hw e is pfl i chte n

Für die Erstattung sind folgende Unterlagen einzureichen:

• GFA/BMLEH-Genehmigung • Bewirtungsbelege / Rechnungen • Liste der Teilnehmenden (Name, Funktion, Institution) • Angaben zum Anlass und Zweck der Bewirtung • Datum und Ort der Veranstaltung

Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben führt zur Ablehnung der Kostenübernahme/Teilkostenübernahme.

Anlage_V03_GFA_Richtlinie_Reisekosten-Fachinformationsfahrt-Arbeitsessen_2026.pdf