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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 1 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.1, Frage Nr. 5 | |||
| Thema | Lizenzmodell der angebotenen Software | |||
| Bieterfrage | ||||
| Unter der Rubrik der Leistungsbeschreibung unter dem Punkt 5 wird die benötigte Software als Kauflizenz angefragt. Unser Unternehmen* bietet allerdings alle Systeme nur auf Subscription an, also nur noch gegen eine Nutzungsgebühr pro Jahr. Wäre diese Lizenzierung für Sie schon ein KO-Kriterium? *Anm. der Vergabestelle: Die Frage wurde inhaltlich unverändert, jedoch anonymisiert abgebildet. | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Wie in den Vorgaben zur Frage 5 unter Ziff. 4.1 der Leistungsbeschreibung angegeben ist, ist die Software grundsätzlich auf Dauer zu überlassen. Lediglich untergeordnete, für den Betrieb und die Funktionalität des Gesamtsystems optionale Softwarebestandteile, die max. 5 % des Angebotsendpreises ausmachen, können in Form eines Miet- bzw. Subscriptionmodells angeboten werden. Bei der Vorgabe zum Lizenzmodell handelt es sich um ein A-Kriterium, d.h. eine Mindestanforderung und ein Ausschlusskriterium. Erfüllt die angebotene Software die Vorgaben an das Lizenzmodell nicht, muss das Angebot vom Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen werden. | ||||
| Nr. | 2 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.1, lfd. Nr. 5 | |||
| Thema | Lizenzmodell der angebotenen Software | |||
| Bieterfrage | ||||
| Wäre eine Software Lizenz die 60 Monate lauffähig wäre zu einem Kaufpreis von X Euro ebenso möglich oder würde das ebenso zum Ausschluss des Verfahrens führen? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Die Software ist, abgesehen von untergeordneten, die grundsätzliche Funktion nicht beeinträchtigenden Komponenten, gem. Ziffer 2.3.1.1 der EVB-IT-System-AGB dauerhaft, unwiderruflich und unkündbar zu überlassen, d.h. die Nutzungsrechte an der Software dürfen keinerlei zeitlichen Beschränkungen unterliegen. Somit erfüllt auch die Überlassung der Software für eine Laufzeit von 60 Monaten nicht die Mindestanforderung der Leistungsbeschreibung; ein entsprechendes Angebot ist vom Vergabeverfahren auszuschließen. |
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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 3.1 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Allgemein | |||
| Thema | Position der auszulesenden Werte auf den einzelnen Dokumentenklassen | |||
| Bieterfrage | ||||
| Stehen die von dem System auszulesenden Informationen bei den einzelnen Dokumentenklassen ausschließlich auf der ersten Seite? Falls nein, bei wie vielen Dokumentenklassen würden die Informationen auf der ersten Seite stehen? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Die auszulesenden Informationen befinden sich nicht ausschließlich auf den ersten Seiten der Dokumente. Die Reihenfolge der Seiten von Dokumenten wird durch den Absender bestimmt. Dies gilt grds. für alle Dokumentenklassen. | ||||
| Nr. | 3.2 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 3.4, 4.1 Nr. 12, 4.5.3 Nr. 82 | |||
| Thema | Betrieb der Software auf unterschiedlichen Standorten | |||
| Bieterfrage | ||||
| Soll das System an einem oder an zwei Standorten betrieben werden? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Das System muss an den Standorten Viechtach und Straubing parallel genutzt werden können. Wenn es für die parallele Nutzung erforderlich ist, kann das System jeweils auf dem VMware- Cluster des Standortes betrieben werden. (vgl. Ziff. 3.4, Ziff. 4.1 Nr. 12, Ziff. 4.5.3 Nr. 82) | ||||
| Nr. | 3.3 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.5, Nr. 59, 1. | |||
| Thema | Definition Verarbeitungsprozess | |||
| Bieterfrage | ||||
| Zu Position 59: Was genau ist unter dem Begriff "Verarbeitungsprozess" zu verstehen? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Verarbeitungsprozesse umfassen die vollständige Verarbeitung von Eingängen inklusive Datenimport, Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Datenverifizierung und Dokumenten- und Datenexport. (Ziffer 1 der Leistungsbeschreibung wurde entsprechend ergänzt.) |
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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 3.4 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.5.3 Nr. 81 | |||
| Thema | Beschränkung von Usern | |||
| Bieterfrage | ||||
| Zu Position 81: Wären 500 User für beide Standorte ausreichend? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Hinsichtlich der Lizenz wird in Nr. 81 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung nur unterschieden zwischen einer beschränkten und unbeschränkten Anzahl von parallel arbeitenden Benutzern. | ||||
| Nr. | 3.5 | |||
| Dokument | Bewerbungsbedingungen | |||
| Kapitel | 7 | |||
| Thema | Umfang der Teststellung | |||
| Bieterfrage | ||||
| Wie viele Seiten werden ungefähr während der Testphase insgesamt verarbeitet? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Es ist mit bis zu 20.000 Seiten zu rechnen (Ziffer 7 der Bewerbungsbedingungen wurde entsprechend ergänzt). Der genaue Umfang kann zu jetzigem Zeitpunkt nicht bestimmt werden. | ||||
| Nr. | 3.6 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.5.3 Nr. 82 | |||
| Thema | Gleichzeitige Validierung durch unterschiedliche Nutzer | |||
| Bieterfrage | ||||
| Wie viele User müssen gleichzeitig validieren können? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Es müssen an beiden Standorten mindestens fünf User jeweils zeitgleich validieren können. (vgl. Nr. 82 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung) |
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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 4.1 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung, EVB-IT-Systemvertrag | |||
| Kapitel | Kapitel | 4.3.1, 4.4.1 und 5 des EVB-IT-Systemvertrages Nr. 5 der Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung (Kriterienkatalog) | ||
| Thema | Lizenzmodell der angebotenen Software | |||
| Bieterfrage | ||||
| In Ihrer Ausschreibung haben Sie beschrieben, dass die benötigte Software 60 Monate, also insgesamt 5 Jahre genutzt werden soll. Wäre es dann möglich Ihnen die unsere Software als 5 Jahres Lizenz anzubieten? Der Preis wäre dann natürlich günstiger. | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Die Software ist auf Dauer zu überlassen (s. 4.3 des EVB-IT-Systems-Vertrages und Nr. 5 der Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung). Auch untergeordnete, auf Zeit überlassene Software-Komponenten sind grundsätzlich unbefristet, jedoch mit einer Mindestvertragslaufzeit von 60 Monaten zu überlassen (s. 4.4 des EVB-IT-Systems-Vertrages. Ebenso wird ein unbefristeter Systemservice-Vertrag geschlossen, dessen Mindestvertragslaufzeit 60 Monate beträgt (vgl. Ziffer 5 des EVB-IT-Service-Vertrages). Im Übrigen wird auf die Beantwortung der Bieterfrage 2 verwiesen. | ||||
| Nr. | 4.2 | |||
| Dokument | Dokument | Leistungsbeschreibung | ||
| Kapitel | 3.5 | |||
| Thema | Systemumgebung | |||
| Bieterfrage | ||||
| Bei Ihrer Projektgröße müsste zusätzlich ein MS-SQL Server eingesetzt werden. Wäre eventuell ein MS-SQL Server in Ihrem Hause schon vorhanden? Wenn nein, müsste dieser Datenbank Server aufgrund des Lizenzmodells von Microsoft beschafft werden. Würden Sie diesen MS_SQL Server dann beschaffen? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Die separate Beschaffung eines MS-SQL-Servers zur Umsetzung des Projektes ist seitens des Auftraggebers nicht vorgesehen. Gemäß Nr. 27 des Kriterienkatalogs der Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung hat der Auftragnehmer erforderliche Datenbanksoftware inklusive Lizenzen mitzuliefern. |
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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 4.3 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | EVB-IT-Systemvertrag, Preisblatt | |||
| Kapitel | Nr. 4.7, 5, 6.2 des EVB-IT-Systemvertrages | |||
| Thema | Dienstleistungen des Auftragnehmers | |||
| Bieterfrage | ||||
| Wir gehen auch davon aus das eventuelle Professional Services Dienstleistungen gesondert zu betrachten sind, da es in Projekten immer zu nicht vorhersehbaren technischen Problemen kommen kann. | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| „Professional Services Dienstleistungen“ stellen keine uns bekannte und bezüglich des Leistungsspektrums klar abgrenzbare Begriffsdefinition dar. Hierzu können wir daher keine Aussage treffen. Allgemein können wir bzgl. zu erbringender Dienstleistungen des künftigen Auftragnehmers Folgendes mitteilen: • Es sind Systemserviceleistungen gemäß Ziffer 5 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Bieter können die Vergütung von Systemserviceleistungen gem. Nr. 5.1 des EVB-IT- Systemvertrages in der Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 06, Position 3) eintragen. • Es sind Dienstleistungen gemäß Ziffer 6.2 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Die Vergütung nach Aufwand gemäß Nr. 7.1 des EVB-IT Systemvertrages für Dienstleistungen, die unter Nr. 6.2 des EVB-IT Systemvertrages gelistet sind, können Bieter in der Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 07, Position 4) eintragen. • Es sind Leistungen für Schulungen gemäß Ziffer 4.8 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Die Vergütung für Schulungen können in Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 05, Position 2.1 und 2.2) eingetragen werden. Im Übrigen sind Dienstleistungen des Auftragnehmers (z.B. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, vor Abnahme zu erbringende Customizing-Leistungen) durch den Pauschalpreis für die Software abgegolten (Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 03, Pos. 1.1 bis 1.12)). |
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Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24
| Nr. | 5.1 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Allgemein | |||
| Thema | Werte auf den auszulesenden Seiten | |||
| Bieterfrage | ||||
| Kann man davon ausgehen, dass die Werte die zu ermitteln sind, auch auf den Seiten zu finden wie bei den Beispieldokumenten? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Allgemein weisen wir darauf hin, dass eine Verortung von Informationen innerhalb einer bestimmten Seitenreihenfolge nicht benannt werden kann. Auf Seiten mit strukturierten Inhalten können die Positionen der Informationen bestimmt werden. Weitergehend kann auf die Fragestellung keine Antwort gegeben werden. Sofern weiterer Informationsbedarf besteht, bitten wir die Fragestellung zu präzisieren. | ||||
| Nr. | 5.2 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Allgemein | |||
| Thema | Zuordnung von Dokumententypen zu Eingangskanälen | |||
| Bieterfrage | ||||
| Können die beiden Dokumenttypen (Anhörbogen und Einspruch) über die beiden Input Kanäle (FAX und Mail) empfangen werden oder gibt es hier bereits eine Zuordnung? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Sämtliche Dokumententypen können über alle in den Vergabeunterlagen dargestellten, unterschiedlichen Eingangskanälen zugehen. Eine Zuweisung eines Dokumententyps zu einem bestimmten Eingangskanal ist grds. nicht möglich. Wir weisen darauf hin, dass Faxe über Postfächer eines Microsoft Exchange Servers abgerufen werden können. Die Dokumenttypen „Anhörbogen“ und „Einspruch“ wurden beispielhaft für die Teststellung ausgewählt. | ||||
| Nr. | 5.3 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Allgemein, Ziffer 4 | |||
| Thema | Per Fax eingehende Dokumentenklassen | |||
| Bieterfrage | ||||
| Welche Dokumenttypen werden als Fax empfangen? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Der Eingang per Fax lässt sich grds. nicht auf einzelne Dokumenttypen beschränken. Das Dateiformat ist PDF (vgl. Schema in Ziff. 4 der Leistungsbeschreibung). |
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| Nr. | 5.4 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 3.5 | |||
| Thema | Auflösung und farbtiefe gescannter Dokumente | |||
| Bieterfrage | ||||
| Gibt es eine Vorgabe pro Dokumenttyp über die Auflösung und die Farbtiefe bei den gescannten Dokumenten? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Die gescannten Dokumente werden i. d. R. mit einer Auflösung von 300 dpi und 24 Bit Farbtiefe vorliegen. (Ziff. 3.5 der Leistungsbeschreibung wurde entsprechend ergänzt.) | ||||
| Nr. | 5.5 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Ziffer 4.4 Nr. 38 | |||
| Thema | Auslesen von E-Mails | |||
| Bieterfrage | ||||
| Muss der Mailbody auch ausgelesen werden oder nur die Dateianhänge? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Der Mail-Body muss auch ausgelesen werden (vgl. Nr.38 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung). | ||||
| Nr. | 5.6 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Kapitel | 4.6.2.4 der Leistungsbeschreibung Ziffer 7 der Bewerbungsbedingungen | ||
| Thema | Muster Einspruch | |||
| Bieterfrage | ||||
| Werden Beispiele für den Einspruch beim Erstellen des Piloten bereitgestellt? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Für die Vorbereitung der Teststellung werden Echtdaten der Dokumentklassen zur Verfügung gestellt. | ||||
| Nr. | 5.7 | |||
| Dokument | Bewerbungsbedingungen | |||
| Kapitel | 7 | |||
| Thema | Umfang der Teststellung | |||
| Bieterfrage | ||||
| Wie viele Seiten werden im Testbetrieb verarbeitet? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Siehe Beantwortung der Bieterfrage 3.5 |
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| Nr. | 5.8 | |||
|---|---|---|---|---|
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.5.3 Nr. 82 | |||
| Thema | Gleichzeitige Validierung durch unterschiedliche Nutzer | |||
| Bieterfrage | ||||
| Mit wie vielen Personen wird für die gleichzeitige Validierung der Dokumente gerechnet? => Das hat sich vielleicht erledigt. | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Siehe Beantwortung der Bieterfrage 3.6 | ||||
| Nr. | 5.9 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | Allgemeine | |||
| Thema | Prozentualen Verteilung des Gesamtvolumens auf Eingangskanäle | |||
| Bieterfrage | ||||
| Gibt es eine prozentuale Verteilung des Gesamtvolumens pro Input Kanal? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Eine Angabe der prozentualen Verteilung des Gesamtvolumens auf die verschiedenen Eingangskanäle erfolgt nicht und erscheint auch nicht sinnvoll, da hier in den kommenden Jahren erhebliche Verschiebungen erwartet werden. | ||||
| Nr. | 6 | |||
| Dokument | Leistungsbeschreibung | |||
| Kapitel | 4.1, Nr. 21 | |||
| Thema | Mehrmandantensystem | |||
| Bieterfrage | ||||
| Soll das System als Mehrmandantensystem umgesetzt werden? | ||||
| Antwort der Vergabestelle | ||||
| Der Betrieb der Software wird (gleichberechtigt) an beiden Standorten des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes erfolgen. Es handelt sich dabei um einen einzigen Mandanten. Ein Mehrmandantensystem ist nicht erforderlich. |
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