[Seite 1]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	1
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Frage Nr. 5
	Thema	Lizenzmodell der angebotenen Software
	Bieterfrage
Unter der Rubrik der Leistungsbeschreibung unter dem Punkt 5 wird die benötigte Software als Kauflizenz angefragt. Unser Unternehmen* bietet allerdings alle Systeme nur auf Subscription an, also nur noch gegen eine Nutzungsgebühr pro Jahr. Wäre diese Lizenzierung für Sie schon ein KO-Kriterium? *Anm. der Vergabestelle: Die Frage wurde inhaltlich unverändert, jedoch anonymisiert abgebildet.
	Antwort der Vergabestelle
Wie in den Vorgaben zur Frage 5 unter Ziff. 4.1 der Leistungsbeschreibung angegeben ist, ist die Software grundsätzlich auf Dauer zu überlassen. Lediglich untergeordnete, für den Betrieb und die Funktionalität des Gesamtsystems optionale Softwarebestandteile, die max. 5 % des Angebotsendpreises ausmachen, können in Form eines Miet- bzw. Subscriptionmodells angeboten werden. Bei der Vorgabe zum Lizenzmodell handelt es sich um ein A-Kriterium, d.h. eine Mindestanforderung und ein Ausschlusskriterium. Erfüllt die angebotene Software die Vorgaben an das Lizenzmodell nicht, muss das Angebot vom Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen werden.
	Nr.	2
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, lfd. Nr. 5
	Thema	Lizenzmodell der angebotenen Software
	Bieterfrage
Wäre eine Software Lizenz die 60 Monate lauffähig wäre zu einem Kaufpreis von X Euro ebenso möglich oder würde das ebenso zum Ausschluss des Verfahrens führen?
	Antwort der Vergabestelle
Die Software ist, abgesehen von untergeordneten, die grundsätzliche Funktion nicht beeinträchtigenden Komponenten, gem. Ziffer 2.3.1.1 der EVB-IT-System-AGB dauerhaft, unwiderruflich und unkündbar zu überlassen, d.h. die Nutzungsrechte an der Software dürfen keinerlei zeitlichen Beschränkungen unterliegen. Somit erfüllt auch die Überlassung der Software für eine Laufzeit von 60 Monaten nicht die Mindestanforderung der Leistungsbeschreibung; ein entsprechendes Angebot ist vom Vergabeverfahren auszuschließen.

Seite 1 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 2]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	3.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Allgemein
	Thema	Position der auszulesenden Werte auf den einzelnen Dokumentenklassen
	Bieterfrage
Stehen die von dem System auszulesenden Informationen bei den einzelnen Dokumentenklassen ausschließlich auf der ersten Seite? Falls nein, bei wie vielen Dokumentenklassen würden die Informationen auf der ersten Seite stehen?
	Antwort der Vergabestelle
Die auszulesenden Informationen befinden sich nicht ausschließlich auf den ersten Seiten der Dokumente. Die Reihenfolge der Seiten von Dokumenten wird durch den Absender bestimmt. Dies gilt grds. für alle Dokumentenklassen.
	Nr.	3.2
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.4, 4.1 Nr. 12, 4.5.3 Nr. 82
	Thema	Betrieb der Software auf unterschiedlichen Standorten
	Bieterfrage
Soll das System an einem oder an zwei Standorten betrieben werden?
	Antwort der Vergabestelle
Das System muss an den Standorten Viechtach und Straubing parallel genutzt werden können. Wenn es für die parallele Nutzung erforderlich ist, kann das System jeweils auf dem VMware- Cluster des Standortes betrieben werden. (vgl. Ziff. 3.4, Ziff. 4.1 Nr. 12, Ziff. 4.5.3 Nr. 82)
	Nr.	3.3
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5, Nr. 59, 1.
	Thema	Definition Verarbeitungsprozess
	Bieterfrage
Zu Position 59: Was genau ist unter dem Begriff "Verarbeitungsprozess" zu verstehen?
	Antwort der Vergabestelle
Verarbeitungsprozesse umfassen die vollständige Verarbeitung von Eingängen inklusive Datenimport, Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion, Datenverifizierung und Dokumenten- und Datenexport. (Ziffer 1 der Leistungsbeschreibung wurde entsprechend ergänzt.)

Seite 2 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 3]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	3.4
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5.3 Nr. 81
	Thema	Beschränkung von Usern
	Bieterfrage
Zu Position 81: Wären 500 User für beide Standorte ausreichend?
	Antwort der Vergabestelle
Hinsichtlich der Lizenz wird in Nr. 81 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung nur unterschieden zwischen einer beschränkten und unbeschränkten Anzahl von parallel arbeitenden Benutzern.
	Nr.	3.5
	Dokument	Bewerbungsbedingungen
	Kapitel	7
	Thema	Umfang der Teststellung
	Bieterfrage
Wie viele Seiten werden ungefähr während der Testphase insgesamt verarbeitet?
	Antwort der Vergabestelle
Es ist mit bis zu 20.000 Seiten zu rechnen (Ziffer 7 der Bewerbungsbedingungen wurde entsprechend ergänzt). Der genaue Umfang kann zu jetzigem Zeitpunkt nicht bestimmt werden.
	Nr.	3.6
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5.3 Nr. 82
	Thema	Gleichzeitige Validierung durch unterschiedliche Nutzer
	Bieterfrage
Wie viele User müssen gleichzeitig validieren können?
	Antwort der Vergabestelle
Es müssen an beiden Standorten mindestens fünf User jeweils zeitgleich validieren können. (vgl. Nr. 82 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung)

Seite 3 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 4]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	4.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung, EVB-IT-Systemvertrag
Kapitel	Kapitel	4.3.1, 4.4.1 und 5 des EVB-IT-Systemvertrages Nr. 5 der Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung (Kriterienkatalog)
	Thema	Lizenzmodell der angebotenen Software
	Bieterfrage
In Ihrer Ausschreibung haben Sie beschrieben, dass die benötigte Software 60 Monate, also insgesamt 5 Jahre genutzt werden soll. Wäre es dann möglich Ihnen die unsere Software als 5 Jahres Lizenz anzubieten? Der Preis wäre dann natürlich günstiger.
	Antwort der Vergabestelle
Die Software ist auf Dauer zu überlassen (s. 4.3 des EVB-IT-Systems-Vertrages und Nr. 5 der Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung). Auch untergeordnete, auf Zeit überlassene Software-Komponenten sind grundsätzlich unbefristet, jedoch mit einer Mindestvertragslaufzeit von 60 Monaten zu überlassen (s. 4.4 des EVB-IT-Systems-Vertrages. Ebenso wird ein unbefristeter Systemservice-Vertrag geschlossen, dessen Mindestvertragslaufzeit 60 Monate beträgt (vgl. Ziffer 5 des EVB-IT-Service-Vertrages). Im Übrigen wird auf die Beantwortung der Bieterfrage 2 verwiesen.
	Nr.	4.2
Dokument	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.5
	Thema	Systemumgebung
	Bieterfrage
Bei Ihrer Projektgröße müsste zusätzlich ein MS-SQL Server eingesetzt werden. Wäre eventuell ein MS-SQL Server in Ihrem Hause schon vorhanden? Wenn nein, müsste dieser Datenbank Server aufgrund des Lizenzmodells von Microsoft beschafft werden. Würden Sie diesen MS_SQL Server dann beschaffen?
	Antwort der Vergabestelle
Die separate Beschaffung eines MS-SQL-Servers zur Umsetzung des Projektes ist seitens des Auftraggebers nicht vorgesehen. Gemäß Nr. 27 des Kriterienkatalogs der Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung hat der Auftragnehmer erforderliche Datenbanksoftware inklusive Lizenzen mitzuliefern.

Seite 4 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 5]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	4.3
	Dokument	EVB-IT-Systemvertrag, Preisblatt
	Kapitel	Nr. 4.7, 5, 6.2 des EVB-IT-Systemvertrages
	Thema	Dienstleistungen des Auftragnehmers
	Bieterfrage
Wir gehen auch davon aus das eventuelle Professional Services Dienstleistungen gesondert zu betrachten sind, da es in Projekten immer zu nicht vorhersehbaren technischen Problemen kommen kann.
	Antwort der Vergabestelle
„Professional Services Dienstleistungen“ stellen keine uns bekannte und bezüglich des Leistungsspektrums klar abgrenzbare Begriffsdefinition dar. Hierzu können wir daher keine Aussage treffen. Allgemein können wir bzgl. zu erbringender Dienstleistungen des künftigen Auftragnehmers Folgendes mitteilen: • Es sind Systemserviceleistungen gemäß Ziffer 5 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Bieter können die Vergütung von Systemserviceleistungen gem. Nr. 5.1 des EVB-IT- Systemvertrages in der Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 06, Position 3) eintragen. • Es sind Dienstleistungen gemäß Ziffer 6.2 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Die Vergütung nach Aufwand gemäß Nr. 7.1 des EVB-IT Systemvertrages für Dienstleistungen, die unter Nr. 6.2 des EVB-IT Systemvertrages gelistet sind, können Bieter in der Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 07, Position 4) eintragen. • Es sind Leistungen für Schulungen gemäß Ziffer 4.8 des EVB-IT-Systemvertrages zu erbringen. Die Vergütung für Schulungen können in Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 05, Position 2.1 und 2.2) eingetragen werden. Im Übrigen sind Dienstleistungen des Auftragnehmers (z.B. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, vor Abnahme zu erbringende Customizing-Leistungen) durch den Pauschalpreis für die Software abgegolten (Anlage 2 „Preisblatt“ (Tabellenblatt 03, Pos. 1.1 bis 1.12)).

Seite 5 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 6]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	5.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Allgemein
	Thema	Werte auf den auszulesenden Seiten
	Bieterfrage
Kann man davon ausgehen, dass die Werte die zu ermitteln sind, auch auf den Seiten zu finden wie bei den Beispieldokumenten?
	Antwort der Vergabestelle
Allgemein weisen wir darauf hin, dass eine Verortung von Informationen innerhalb einer bestimmten Seitenreihenfolge nicht benannt werden kann. Auf Seiten mit strukturierten Inhalten können die Positionen der Informationen bestimmt werden. Weitergehend kann auf die Fragestellung keine Antwort gegeben werden. Sofern weiterer Informationsbedarf besteht, bitten wir die Fragestellung zu präzisieren.
	Nr.	5.2
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Allgemein
	Thema	Zuordnung von Dokumententypen zu Eingangskanälen
	Bieterfrage
Können die beiden Dokumenttypen (Anhörbogen und Einspruch) über die beiden Input Kanäle (FAX und Mail) empfangen werden oder gibt es hier bereits eine Zuordnung?
	Antwort der Vergabestelle
Sämtliche Dokumententypen können über alle in den Vergabeunterlagen dargestellten, unterschiedlichen Eingangskanälen zugehen. Eine Zuweisung eines Dokumententyps zu einem bestimmten Eingangskanal ist grds. nicht möglich. Wir weisen darauf hin, dass Faxe über Postfächer eines Microsoft Exchange Servers abgerufen werden können. Die Dokumenttypen „Anhörbogen“ und „Einspruch“ wurden beispielhaft für die Teststellung ausgewählt.
	Nr.	5.3
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Allgemein, Ziffer 4
	Thema	Per Fax eingehende Dokumentenklassen
	Bieterfrage
Welche Dokumenttypen werden als Fax empfangen?
	Antwort der Vergabestelle
Der Eingang per Fax lässt sich grds. nicht auf einzelne Dokumenttypen beschränken. Das Dateiformat ist PDF und kommt als Anhang einer E-Mail über den Exchange-Server. (vgl. Schema in Ziff. 4 der Leistungsbeschreibung).

Seite 6 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 7]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	5.4
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.5
	Thema	Auflösung und farbtiefe gescannter Dokumente
	Bieterfrage
Gibt es eine Vorgabe pro Dokumenttyp über die Auflösung und die Farbtiefe bei den gescannten Dokumenten?
	Antwort der Vergabestelle
Die gescannten Dokumente werden i. d. R. mit einer Auflösung von 300 dpi und 24 Bit Farbtiefe vorliegen. (Ziff. 3.5 der Leistungsbeschreibung wurde entsprechend ergänzt.) Rein vorsorglich weisen wir darauf hin, dass bei eingehenden Faxsendungen mit geringer Auflösung und Farbtiefe zu rechnen ist. Die genaue Bildqualität ist von den Einstellungen des Absenders abhängig.
	Nr.	5.5
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Ziffer 4.4 Nr. 38
	Thema	Auslesen von E-Mails
	Bieterfrage
Muss der Mailbody auch ausgelesen werden oder nur die Dateianhänge?
	Antwort der Vergabestelle
Der Mail-Body muss auch ausgelesen werden (vgl. Nr.38 im Kriterienkatalog der Leistungsbeschreibung).
	Nr.	5.6
	Dokument	Leistungsbeschreibung
Kapitel	Kapitel	4.6.2.4 der Leistungsbeschreibung Ziffer 7 der Bewerbungsbedingungen
	Thema	Muster Einspruch
	Bieterfrage
Werden Beispiele für den Einspruch beim Erstellen des Piloten bereitgestellt?
	Antwort der Vergabestelle
Für die Vorbereitung der Teststellung werden Echtdaten der Dokumentklassen zur Verfügung gestellt.

Seite 7 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 8]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	5.7
	Dokument	Bewerbungsbedingungen
	Kapitel	7
	Thema	Umfang der Teststellung
	Bieterfrage
Wie viele Seiten werden im Testbetrieb verarbeitet?
	Antwort der Vergabestelle
Siehe Beantwortung der Bieterfrage 3.5
	Nr.	5.8
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5.3 Nr. 82
	Thema	Gleichzeitige Validierung durch unterschiedliche Nutzer
	Bieterfrage
Mit wie vielen Personen wird für die gleichzeitige Validierung der Dokumente gerechnet? => Das hat sich vielleicht erledigt.
	Antwort der Vergabestelle
Siehe Beantwortung der Bieterfrage 3.6
	Nr.	5.9
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	Allgemeine
	Thema	Prozentualen Verteilung des Gesamtvolumens auf Eingangskanäle
	Bieterfrage
Gibt es eine prozentuale Verteilung des Gesamtvolumens pro Input Kanal?
	Antwort der Vergabestelle
Eine Angabe der prozentualen Verteilung des Gesamtvolumens auf die verschiedenen Eingangskanäle erfolgt nicht und erscheint auch nicht sinnvoll, da hier in den kommenden Jahren erhebliche Verschiebungen erwartet werden.

Seite 8 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 9]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	6
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 21
	Thema	Mehrmandantensystem
	Bieterfrage
Soll das System als Mehrmandantensystem umgesetzt werden?
	Antwort der Vergabestelle
Der Betrieb der Software wird (gleichberechtigt) an beiden Standorten des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes erfolgen. Es handelt sich dabei um einen einzigen Mandanten. Ein Mehrmandantensystem ist nicht erforderlich.
	Nr.	7
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.3, Nr. 27
	Thema	Datenbanksoftware
	Bieterfrage
Ist eine SQL DB von einer separaten Beschaffung durch den AN ausgeschlossen? Kann der AG ein SQL DB bereitstellen?
	Antwort der Vergabestelle
Die Bereitstellung einer SQL-Datenbank durch den Auftraggeber erfolgt nicht. Gemäß Nr. 27 der Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung (Kriterienkatalog) hat der Auftragnehmer erforderliche Datenbanksoftware inklusive Lizenzen mitzuliefern.

Seite 9 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 10]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	8
	Dokument	Bewerbungsbedingungen
	Kapitel	Ziff. 1.3, 7
	Thema	Fristen und Teststellung
	Bieterfrage
Laut Ausschreibung muss die Software bereits zum Zeitpunkt der Angebotslegung genau die Leistungsmerkmale der ausgeschriebenen Kriterien erfüllen und auch die Handbücher müssen fertig erstellt sein, um diese vollumfänglich zu beschreiben, so dass mit Einladung zur Teststellung zeitnah eine Installation bzw. Konfiguration erfolgen kann. Wir verfügen über eine Lösung, die die entsprechenden Kriterien grundlegend erfüllt aber in einigen Bereichen angepasst bzw. erweitert werden muss, ebenso verhält es sich beim Handbuch. Ist es denkbar entsprechende Entwicklungszeiträume zu berücksichtigen?
	Antwort der Vergabestelle
Zu Beginn der Teststellung (voraussichtlich ca. Ende August) muss eine allen Anforderungen der Vertragsunterlagen entsprechende Software zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt müssen Standardhandbücher für die angebotene Software vorgelegt werden. Vollständige, auf die gelieferte Software zugeschnittene Handbücher müssen mit der Lieferung vorgelegt werden. Die Vergabeunterlagen wurden entsprechend angepasst. Weitergehende zeitliche Zugeständnisse sind nicht möglich.
	Nr.	9
	Dokument	EVB-IT-Systemvertrag
	Kapitel	Nr. 14.4.2
	Thema	Servicezeiten
	Bieterfrage
Können Sie die Servicezeiten bitte wie folgt anpassen Mo-Do 9-16 Uhr Fr 9-16 Uhr
	Antwort der Vergabestelle
Eine Verkürzung der Servicezeiten ist aus dienstbetrieblichen Gründen nicht möglich.

Seite 10 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 11]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	10
	Dokument	Preisblatt
	Kapitel	Tabellenblatt 02, Pos. 1.13 bis 1.18; Tabellenblatt 05
	Thema	Preise Systemservice
	Bieterfrage
Bitte erläutern Sie warum bei einer Laufzeit von 60 Monaten (5 Jahre) 6 Einträge für die Wartung/Service benötigt werden? Preisblatt 02_Software, Pos. 1.13-1.18
	Antwort der Vergabestelle
Preise für den Systemservice sind im Tabellenblatt 06 einzutragen. In Tabellenblatt 02 sind - sofern zutreffend - lediglich Preise für untergeordnete, auf Zeit überlassene Software-Komponenten gemäß Nr. 4.4.1 des EVB-IT-System-Vertrages einzutragen. Hierfür müssen auch nicht alle Positionsnummern verwendet werden – um den Bietern ausreichend Platz für ihre Eintragungen zu gewähren, stehen 6 Positionsnummern für o.g. Software-Komponenten zur Verfügung.
	Nr.	11
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.1, 5., 6.
	Thema	Lizenzen
	Bieterfrage
Aus den Ausschreibungsunterlagen geht nicht klar hervor, wann die Lizenzbestellung ausgelöst werden soll. Lizenzen werden auf jeden Fall auch zur Inbetriebnahme und nicht erst zur Abnahme benötigt. Könnten Sie bitte die Lizenzbestellung auf Projektbeginn anpassen.
	Antwort der Vergabestelle
Die „Lizenzbestellung“ beim erfolgreichen Bieter erfolgt mit Zuschlag und damit vor endgültiger Lieferung bzw. Installation und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Zum generellen zeitlichen Ablauf siehe Ziffer 3.1, zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft siehe Ziffer 5. Und zur Abnahme siehe Ziffer 6. der Leistungsbeschreibung.

Seite 11 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 12]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	12
	Dokument	Preisblatt
	Kapitel	Tabellenblatt 02, 05, 06
	Thema	Befüllen Preisblatt
	Bieterfrage
könnten Sie bitte nochmals nähere Erläuterungen zum ausfüllen des Preisblattes erläutern. 02_Software - nur zeitlich befristete Software? 05_Schulung - nur Schulung zur Einführung 06_Systemservice Zeitlich befristete Komponenten gehen aus dem Preisblatt nicht hervor. In welcher Position erwarten Sie die einmaligen Lizenzkosten im Preisblatt? In welcher Position erwarten Sie die laufenden Wartungskosten (jährlich)
	Antwort der Vergabestelle
Tabellenblatt 02 (Software) In Tabellenblatt 02 ist bei der Position 1.1 - 1.12 in der Zelle D2 der Pauschalfestpreis für den einmaligen Erwerb der Software sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (entsprechend den Vorgaben in den Vergabeunterlagen) einzutragen. (vgl.: Nr. 4.4.1 des EVB-IT Systemvertrages sowie Ziff. 7.1 und 7.2 der Leistungsbeschreibung) Die untergeordneten, auf Zeit überlassenen Softwarekomponenten, sofern vorhanden, sind bei den Positionen 1.13 bis 1.18 einzutragen. (vgl.: Nr. 4.4.2 des EVB-IT Systemvertrages sowie Ziff. 7.3 der Leistungsbeschreibung) Bei den Positionen 1.13 – 1.18 müssen nicht alle Positionsnummern verwendet werden – um den Bietern ausreichend Platz für ihre Eintragungen zu gewähren, stehen sechs Positionsnummern zur Verfügung. Tabellenblatt 03 (Software Optionen) Wie in der Leistungsbeschreibung in der Nr. 22 des Kriterienkatalogs beschrieben muss es dem Auftraggeber möglich sein, alle unter Ziff. 7 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Software-Komponenten nachträglich und einzeln zusätzlich zum Gesamtsystem zu bestellen. Diese Einzelkomponenten sind in das Tabellenblatt 03 einzutragen und gliedern sich wie folgt auf: • Pos. 1.1 – 1.6: Auf Dauer überlassene Behörden- und Serverlizenzen, vgl. auch Ziff. 7.1 der Leistungsbeschreibung und Nr. 4.3.1 des EVB-IT Systemvertrages • Pos. 1.7 – 1.12: Auf Dauer überlassene Clientlizenzen, vgl. auch Ziff. 7.2 der Leistungsbeschreibung und Nr. 4.3.1 des EVB-IT Systemvertrages

Seite 12 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 13]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

• Pos. 1.13 – 1.18: Auf Zeit überlassene Lizenzen gem. Ziff. 7.3 der Leistungsbeschreibung und Nr. 4.4.1 des EVB-IT Systemvertrages Hierfür müssen nicht alle Positionsnummern verwendet werden – um den Bietern ausreichend Platz für ihre Eintragungen zu gewähren, stehen jeweils 6 Positionsnummern für o.g. Software- Komponenten zur Verfügung. Tabellenblatt 05 (Schulung) In Tabellenblatt 05 sind die Preise für Schulungsleistungen gem. Nr. 4.8.1 des EVB-IT Systemvertrags einzutragen. Die Schulungsinhalte können Sie dieser Nr. im EVB-IT Vertrag entnehmen. Tabellenblatt 06 (Systemservice) Wartungskosten fallen unter den Systemservice gem. Nr. 5 des EVB-IT Systemvertrages. Diese sind im Tabellenblatt 06 einzutragen. Die im Systemservice enthaltenen Leistungen können Sie der o.g. Stelle im EVB-IT Systemvertrag entnehmen. Alle dort aufgeführten Leistungen werden mit einem monatlichen Pauschalpreis vergütet. Dieser Pauschalpreis ist bei Position 3 im Tabellenblatt 06 einzutragen.
	Nr.	13
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.3, Nr. 27
	Thema	Datenbanksoftware
	Bieterfrage
Unsere Lösung erfordert für den Betrieb kein eigenständiges Datenbanksystem. Typischerweise wird für die relevanten Daten ein bestehendes Datenbanksystem des Auftraggebers genutzt. Gehen wir richtig in der Annahme, dass beim Bayerischen Polizeiverwaltungsamt bereits Datenbanksysteme im Einsatz sind (z.B. MS SQL oder Oracle) und diese für die relevanten Tabellen der angebotenen Lösung genutzt werden können?
	Antwort der Vergabestelle
Die Bereitstellung einer Datenbank durch den Auftraggeber erfolgt im Vorgriff nicht. Entsprechende Systeme wie MS SQL oder Oracle, die für die angebotene Software genutzt werden können, sind hier noch nicht im Einsatz. Gemäß Nr. 27 der Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung (Kriterienkatalog) hat der Auftragnehmer erforderliche Datenbanksoftware inklusive Lizenzen mitzuliefern. (s. auch die Beantwortung zur Frage 7)

Seite 13 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 14]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	14
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 44/50
	Thema	Schnittstellen für das Besondere Behördenpostfach
	Bieterfrage
Könnten Sie mir bitte zu den Anforderungen aus dem Leistungskatalog Nr. 44/50 mitteilen, welche Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden können?
	Antwort der Vergabestelle
Beim Abruf von Nachrichten aus besonderen elektronischen Behördenpostfächern (beBPo) ist eine Schnittstelle vom Standard XTA 2 gegenüber einem Governikus MultiMessenger (GMM) zu nutzen. Die Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server erfolgt über das Protokoll MAPI.
	Nr.	15
	Dokument	Vordrucke & Erklärungen
	Kapitel	Vordruck 6
	Thema	Erforderlicher Mindestumsatz
	Bieterfrage
Ist es möglich, das wenn wir die erforderliche Umsatz Größe haben dieses über eine Eignungsleihe abzubilden ?
	Antwort der Vergabestelle
Wenn ein Bieter den geforderten Mindestumsatz erfüllt, so kann er dies im Vordruck 6 im Dokument „Vordrucke & Erklärungen“ eintragen. Sofern der Bieter den geforderten Mindestumsatz nicht erfüllt, und/oder er sich für die Erfüllung des Mindestumsatzes einer anderen Firma im Wege der Eignungsleihe bedienen möchten, ist auch das möglich. Füllen Sie in diesem Fall bitte Vordruck 10 aus und lassen Sie das Unternehmen, das für Sie die Eignungsleihe erbringt, Vordruck 6 ausfüllen. Bitte beachten Sie in diesem Fall darüber hinaus auch die Checkliste unter Nr. 13 der Bewerbungsbedingungen bezüglich der Vordrucke und Erklärungen, die ein eignungsrelevantes Unternehmen ausfüllen muss. Diese ausgefüllten Vordrucke muss das eignungsrelevante Unternehmen an den Bieter übersenden. Der Bieter muss diese zusammen mit seinen übrigen Angebotsunterlagen übermitteln.

Seite 14 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 15]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	16
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.6
	Thema	Zurverfügungstellung von Servern
	Bieterfrage
Kann das PVA den Windows Server für die DB stellen oder muss die DB auf dem Windows Server für die Anwendung mitlaufen?
	Antwort der Vergabestelle
Gem. Ziff. 3.6 und Nr. 26 der Ziff. 4.3 in der Leistungsbeschreibung stellt der Auftraggeber die erforderlichen virtuellen Maschinen nach Maßgabe des Auftragnehmers zur Verfügung. Dies umfasst ggf. auch das Betriebssystem Windows Server. Serverkomponenten haben sich innerhalb der in Ziff. 3.5 der Leistungsbeschreibung genannten Kapazitäten zu bewegen.
	Nr.	17.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung; EVB-IT-Systemvertrag
	Kapitel	3.1, 5., 6. der Leistungsbeschreibung, 8.3 der EVB-IT-System-AGB
	Thema	Lizenzen; Rechnungsstellung
	Bieterfrage
Ich muss mich nochmals auf die Frage zur Lizenzauslieferung beziehen. Sie bestätigen in der Antwort eine Bestellung der Lizenz bei Zuschlag, damit einhergehend erfolgt dann unsererseits die Rechnungsstellung. Ist das Vorgehen so für Sie umsetzbar?
	Antwort der Vergabestelle
Wie bereits in Frage 11 erläutert, erfolgt die „Lizenzbestellung“ beim erfolgreichen Bieter mit Zuschlag. Zum generellen zeitlichen Ablauf siehe Ziffer 3.1, zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft siehe Ziffer 5. und zur Abnahme siehe Ziffer 6. der Leistungsbeschreibung. Gemäß Ziffer 8.3 der EVB-IT-System-AGB ist die Vergütung für die Erstellung des Gesamtsystems nach der Gesamtabnahme fällig, somit nicht unmittelbar nach Zuschlag bzw. Lieferung.
	Nr.	17.2
	Dokument	EVB-IT-Systemvertrag
	Kapitel	5.2, 5.4.2
	Thema	Systemservice: Vertragsbeginn; Rechnungsstellung
	Bieterfrage
Muss dann nicht auch das Datum der Servicezeit individuell angepasst werden? (Bisher unter Punkt 5.4.2 31.3. jährlich).
	Antwort der Vergabestelle
Gemäß Nummer 5.2 des EVB-IT-Systemvertrages beginnt der Vertrag über die Systemserviceleistungen mit dem Tag nach der Abnahme des Gesamtsystems. Die Vergütung für den Systemservice erfolgt gemäß Nummer 5.4.2 des EVB-IT- Systemvertrages jährlich und ist zahlbar bis jeweils 31.03..

Seite 15 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 16]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	18
	Dokument	EVB-IT-Systemvertrag
	Kapitel	14.4, 16.2
	Thema	Wiederherstellungszeiten
	Bieterfrage
Um die Wiederherstellungszeiten zu gewährleisten müssen wir in Kontakt mit dem Hersteller treten, insbesondere wenn es um Fehler in der Software geht. Können Sie daher die Wiederherstellungszeiten erweitern bzw. zwischen Softwarefehlern und Projektbezogenen Fehlern (z.B. falsche Konfiguration) unterscheiden.
	Antwort der Vergabestelle
Eine entsprechende Anpassung ist aus dienstorganisatorischen Gründen nicht möglich (s. auch Antwort auf Bieterfrage 9).
	Nr.	19
	Dokument	Leistungsbeschreibung, Preisblatt
	Kapitel	4.1, Nr. 5
	Thema	Anteil auf Zeit überlassener Software am Angebotspreis
	Bieterfrage
Bzgl. der Thematik wiederkehrende Kosten, gelten die 5% pro 12 Monate oder sind es 5% auf 60 Monate? 5% für 12 Monate als 25% auf 60 Monate 5% für 60 Monate
	Antwort der Vergabestelle
Wir gehen davon aus, dass mit dieser Frage die prozentuale Begrenzung des Preises für auf Zeit überlassene Softwarekomponenten gemeint ist. Gem. Ziffer 4.1, Nr. 5 der Leitungsbeschreibung dürfen untergeordnete Softwarekomponenten in Form eines Miet- oder Subscription-Modells angeboten werden. Referenzgröße ist hierbei wie im Kriterium Nr. 5 genannt der Angebotsendpreis, d.h. der Preis, der sich gem. Tabellenblatt 01 des Excel-Preisblatts aus • dem Gesamtendpreis für die Software • dem Gesamtendpreis für die Schulung • dem Gesamtendpreis für den Systemservice (gerechnet auf 60 Monate) • sowie dem Gesamtendpreis für den Rahmendienstvertrag (gerechnet auf 1000 Stunden) addiert. Diese vier Positionen des Tabellenblatt 01 im Preisblatt werden zum Angebotsendpreis zusammengezählt. Der Gesamtendpreis für die Überlassung von Software auf Zeit (vgl. Tabellenblatt 02 im Preisblatt, Pos. A2) darf nicht mehr als 5% des Angebotsendpreises im Tabellenblatt 01 betragen.

Seite 16 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 17]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.1, 3.2
Thema	Thema	Zeitplanung/ Zeit und Ort der Lieferung und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
	Bieterfrage
Gemäß Ziffer 3.1 der Leistungsbeschreibung wird der Zuschlag Anfang bis Mitte November erteilt und die Lieferung, Installation und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft soll bis Anfang Dezember 2024 erfolgen. Erfahrungsgemäß sind nach initialer Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer noch Projektarbeiten (inkl. Konzeptphase und Umsetzung etwaiger projektspezifischer Anforderungen) notwendig, die typischerweise mindestens 2 Monate in Anspruch nehmen. Wir möchten Sie deshalb darum bitten, den Zeitraum bis zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft um mindestens 4 Wochen zu verlängern.
	Antwort der Vergabestelle
Da der Lieferumfang nach Herbeiführung der Betriebsbereitschaft hinsichtlich der Anpassungen der Software gleich dem Lieferumfang der Teststellung ab Ende August ist, ist die Frist von vier Wochen u.E. ausreichend.
	Nr.	20.2
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.1, 3.2
Thema	Thema	Zeitplanung/ Zeit und Ort der Lieferung und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
	Bieterfrage
Gehen wir richtig in der Annahme, dass unter der „Herstellung der Betriebsbereitschaft“ die Bereitstellung zum Testen durch das Bayerische Polizeiverwaltungsamt verstanden wird?
	Antwort der Vergabestelle
Auf Ziffer 5 und 6 der Leistungsbeschreibung wird verwiesen. Im Anschluss an die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft folgt die Funktionsprüfung durch den Auftraggeber.

Seite 17 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 18]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.3
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.7
	Thema	Mitwirkungsleistungen
	Bieterfrage
Wir gehen davon aus, dass das Bayerische Polizeiverwaltungsamt die folgenden Mitwirkungsleistungen erbringt: - Verfügbarkeit eines zentralen Ansprechpartners in allen Projektphasen - Mitarbeit des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes in der Konzeptphase - Bereitstellung von Test-Dokumenten - Verfügbarkeit von Testanwendern - Teilnahme an der Durchführung des Integrationstests - Bereitstellung der Hardware, der erforderlichen Stammdaten und der Schnittstellen - Unterstützung beim Testen der installierten und angepassten Lösung auf Basis der Testkonzeption Teilen Sie dieses Verständnis?
	Antwort der Vergabestelle
Wir erbringen folgende Mitwirkungsleistungen - Verfügbarkeit eines zentralen Ansprechpartners in allen Projektphasen - Mitarbeit des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes in der Konzeptphase nach Zuschlag - Bereitstellung von Test-Dokumenten für die Teststellung und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft - Verfügbarkeit von Testanwendern während der Teststellung und der Funktionsprüfung - Teilnahme an der Durchführung des Integrationstests zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft - Bereitstellung der Hardware, der erforderlichen Stammdaten und der Schnittstellen - Unterstützung beim Testen der installierten und angepassten Lösung auf Basis der Testkonzeption zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
	Nr.	20.4
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 13
	Thema	Allgemeine Kriterien/ Verarbeitungszeit
	Bieterfrage
„Die Software ist so zu dimensionieren, dass diese das o. g. Tagesmaximalvolumen arbeitstäglich innerhalb von 6 Std. verarbeitet und zur Ausgabe zur Verfügung stellt.“ Wir gehen davon aus, dass in der angegebenen Zeit von 6 Stunden die Zeit für die Nachbearbeitung nicht enthalten ist. Ist diese Annahme richtig?
	Antwort der Vergabestelle
Die Qualität der automatisierten Verarbeitung muss gewährleisten, dass für die Nachbearbeitung ein personeller Aufwand von fünf Mitarbeitern mit jeweils 6h/Tag und Standort ausreichend ist.

Seite 18 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 19]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.5
	Dokument	Bieterfragen und Antworten
	Kapitel	14
	Thema	Schnittstellen für das Besondere Behördenpostfach
	Bieterfrage
Gemäß der Antwort des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes erfolgt die Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server über das Protokoll MAPI. Kann der Zugriff auf die E-Mail- Postfächer alternativ auch über andere Protokolle wie z.B. IMAP, EWS oder MS Graph erfolgen (wahlweise mit OAuth2)?
	Antwort der Vergabestelle
Wir nutzen bei der Bayerischen Polizei eine rein lokale Exchange-Umgebung, d.h. wir haben keine Cloud-Server im Einsatz. Neben MAPI können auch IMAP und EWS eingesetzt werden. MS Graph und OAuth2 sind nicht möglich.
	Nr.	20.6
	Dokument	Bewerbungsbedingungen
	Kapitel	13
	Thema	Übersicht über die zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen
	Bieterfrage
Kann das Bayerische Polizeiverwaltungsamt die in den Bewerberbedingungen aufgelisteten Vordrucke 18 und 19 dem Bieter bereits zur Verfügung stellen?
	Antwort der Vergabestelle
Die beiden Vordrucke 18 und 19 werden mit den aktualisierten Vergabeunterlagen (Vordrucke & Erklärungen) zur Verfügung gestellt.
	Nr.	20.7
	Dokument	Bewerbungsbedingungen
	Kapitel	13
	Thema	Übersicht über die zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen
	Bieterfrage
Gehen wir richtig in der Annahme, dass mit dem in Ziffer 13 der Bewerbungsbedingungen genannten „Zusammenfassende[n] Produktdatenblatt der Software zu deren Leistungskriterien“ der ausgefüllte Kriterienkatalog (Ziffer 4 der Leistungsbeschreibung) gemeint ist?
	Antwort der Vergabestelle
Nein, das Produktdatenblatt ist ein separates Dokument des Bieters, welches die konkreten Leistungskriterien der Software benennt und es dem Auftraggeber ermöglicht, die Einhaltung der im Kriterienkatalog aufgeführten A- und B-Kriterien zu verifizieren.

Seite 19 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 20]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.8
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	5.1.1.1.1 + 14.3.1
	Thema	Form der Störungsmeldung/ Mängelmeldung
	Bieterfrage
Die Form der Störungsmeldung wird unterschiedlich beschrieben: einmal über das Ticketsystem des Bieters und einmal formlos. Können wir unter formlos eine Meldung der Störung verstehen, die dem Bieter über die in Ziffer 5.1.1.1.2 und 14.3.2 gesendeten Adressen gemeldet wird und zumindest eine kurze nachvollziehbare inhaltliche Beschreibung der Störung beinhaltet?
	Antwort der Vergabestelle
Gemäß Ziffer 11.3 der EVB-IT-System-AGB hat der Auftraggeber Störungen bzw. Mängel unter Angabe der ihm bekannten und für deren Erkennung zweckdienlichen Informationen zu melden.
	Nr.	20.9
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	5.1.1.2 + 14.4.1
	Thema	Form der Störungsmeldung/ Mängelmeldung
	Bieterfrage
Aufgrund des on-prem Betriebs beim Bayerischen Polizeiverwaltungsamt ist es aus Sicht des Auftragnehmers notwendig, Rahmenbedingungen und Voraussetzungen (organisatorisch- projektbezogen und technisch) für Wiederherstellungszeiten zu vereinbaren, um den Auftragnehmer überhaupt in die Lage zu versetzen, die Reaktions- und Wiederherstellungszeiten einhalten zu können. Die entsprechenden Mitwirkungen und Beistellungen, die durch das Bayerische Polizeiverwaltungsamt zu erfüllen sind, sind in den EVB-IT Systemvertrag aufzunehmen. Dabei geht es z.B. um qualifizierte Meldung betriebsverhindernder und betriebsbehindernder Mängel per Telefon, sofortige und durchgängige Verfügbarkeit eines vollständig geschulten Systemadministrators, sofortiger Zugriff per Fernwartung, Vorhandensein eines dem aktuellen Systemstand entsprechenden Backup-Systems. Stimmen Sie der Annahme des Auftragnehmers zu? Daran anschließend die Frage, an welcher Stelle die entsprechenden Rahmenbedingungen und Voraussetzungen im EVB-IT Systemvertrag aufgenommen werden?
	Antwort der Vergabestelle
Grundsätzlich darf auf Ziffer 11 der EVB-IT-System-AGB verwiesen werden. Des Weiteren wurden die Nummern 5.5.4 und 14.6 des EVB-IT-Systemvertrages wurden entsprechend aktualisiert.

Seite 20 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 21]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.10
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	6.2.6
	Thema	Abrufverhalten
	Bieterfrage
In Ziffer 6.2.6 des EVB-IT Systemvertrags wird das Abrufverhalten von Dienstleistungen beschrieben. Der Bieter sieht einen Widerspruch in den Beschreibungen der zwei angekreuzten Abrufverhalten. Können Sie bitte den Ablauf eines Abrufs von Leistungen anhand eines Beispiels nochmals näher konkretisieren? Mindestvorlauf für den Abruf: 2 Werktage Start der Leistungserbringung: innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang des Abrufs (+ 2 Werktage?)
	Antwort der Vergabestelle
Nummer 6.2.6 des EVB-IT-Systemvertrag wurde entsprechend korrigiert, um den ggf. bestehenden Widerspruch auszulösen. Start der Leistungserbringung ist innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang des Abrufs.
	Nr.	20.11
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	6.2.6
	Thema	Abrufverhalten
	Bieterfrage
Nach dem Verständnis des Bieters beschreibt die aktuelle Regelung in Ziffer 6.2.6 des EVB- IT Systemvertrags einen Start der Leistungen innerhalb von 7 Werktagen nach Abruf. Der Bieter geht davon aus, dass der Start für die Erbringung der Leistungen im beidseitigen Einverständnis abgestimmt wird und bittet, um eine terminsichere Leistungserbringung anbieten zu können, um die Erhöhung der 5 Werktage auf 15 Werktage. Können Sie dieser Änderung zustimmen?
	Antwort der Vergabestelle
Grundsätzlich wird einer Erhöhung der Frist von 5 auf 15 Werktage nicht zugestimmt. Eine Einzelfallregelung wurde jedoch in Nummer 6.2.6 EVB-IT-Systemvertrag aufgenommen. Des Weiteren möchten wir darauf hinweisen, dass beabsichtigt ist, die Leistungen gemeinsam mit dem Auftragnehmer in 14-tägigen Sprints zu planen, um beim Auftragnehmer eine entsprechende Planungssicherheit herzustellen (s. auch Nummer 6.2.6 EVB-IT- Systemvertrag).

Seite 21 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 22]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.12
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	5.1.1.2 + 14.4.1
	Thema	Form der Störungsmeldung/ Mängelmeldung
	Bieterfrage
Der Bieter geht davon aus, dass die Begriffsbestimmungen der EVB-IT System-AGB für Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit insbesondere in Bezug auf deren Laufzeit ausschließlich innerhalb der Servicezeit unverändert Anwendung finden. Können Sie dies bestätigen?
	Antwort der Vergabestelle
Abweichend von den EVB-IT-System-AGB beginnen Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* mit dem Zugang der Störungsmeldung während der vereinbarten Servicezeiten, bei Zugang der Störungsmeldung außerhalb der Servicezeiten beginnen die Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* mit Beginn der nächsten Servicezeit zu laufen. und laufen ausschließlich während der vereinbarten Servicezeiten (vgl. Nummer 5.1.1.2 und 14.4.1 des EVB-IT-Systemvertrages).
	Nr.	20.13
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	5.1.1.2 + 14.4.1
	Thema	Form der Störungsmeldung/ Mängelmeldung
	Bieterfrage
Der Bieter wird sich bemühen, die Störung schnellstmöglich zu beheben und ist auch in der Lage, die Mängelklassen Betriebsverhindernder und Betriebsbehindernder Mangel in der vorgegebenen Zeit unter entsprechenden Rahmenbedingungen und Voraussetzungen zu erfüllen. In Ziffer 3.1.3 der EVB-IT System-AGB wird ein leichter Mangel wie folgt beschrieben: „Ein leichter Mangel liegt vor, wenn die Nutzung des Gesamtsystems ohne oder mit unwesentlichen Einschränkungen möglich ist.“ Die Anforderung der Wiederherstellung eines leichten Mangels (z.B. Farbgebungsfehler in GUIs) innerhalb von 48 Stunden ist marktunüblich. Der Bieter schlägt vor, die leichten Mängel mit dem nächsten Update zu korrigieren. Teilt das Bayerische Polizeiverwaltungsamt dieses Verständnis?
	Antwort der Vergabestelle
Die Wiederherstellungszeit für leichte Mängel wird mit Aktualisierung des EVB-IT- Systemvertrages auf einen (1) Monat angehoben.

Seite 22 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 23]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.14
	Dokument	EVB-IT-System-Vertrag
	Kapitel	17.8.2
	Thema	Sonstige Vereinbarungen
	Bieterfrage
In Ziffer 17.8.2 ist folgender Satz enthalten: „Der Auftragnehmer erkennt die Anforderungen der Vertragsunterlagen sowie die Vertragsbedingungen (EVB, BVB und ZAVB) uneingeschränkt und vollumfänglich an.“ Der Auftragnehmer geht davon aus, dass es sich bei den EVB um Regelungen des EVB-IT Systemvertrags und der EVB-IT System-AGB handelt und unter ZAVB die Zusätzlichen Allgemeinen Vertragsbedingungen des Bayerischen Polizeiverwaltungsamtes zu verstehen sind. Da die BVB nicht unter Ziffer 1.3 des EVB-IT Systemvertrags aufgeführt und auch nicht mehr einschlägig sind, geht der Bieter davon aus, dass die BVB keine Anwendung finden. Teilt das Bayerische Polizeiverwaltungsamt dieses Verständnis?
	Antwort der Vergabestelle
Ja, Nummer 17.8.2 des EVB-IT-Systemvertrags wird entsprechend korrigiert.
	Nr.	20.15
	Dokument	EVB-IT-System-AGB
	Kapitel	4.2.2
	Thema	Überlassung von neuen Programmständen
	Bieterfrage
Gemäß Ziffer 4.2.2 der EVB-IT System-AGB gilt in Bezug auf neue Programmstände, dass „der Auftragnehmer diese zu installieren, zu customizen und in das Gesamtsystem zu integrieren [hat], soweit nichts anderes vereinbart ist.“ Wir gehen davon aus, dass hierbei nur Customizings gemeint sind, die durch den Bieter geliefert und nicht durch das Bayerische Polizeiverwaltungsamt vorgenommen wurden. Ebenso gehen wir davon aus, dass die vom Bieter zu leistenden Aufwände über das Dienstleistungsbudget nach Ziffer 6.2 des EVB-IT Systemvertrag abgerufen werden. Teilen Sie dieses Verständnis?
	Antwort der Vergabestelle
Ziffer 4.2.2 der EVB-IT System-AGB gilt insoweit, als dass hiervon ausschließlich erbrachte Leistungen des Auftragnehmers umfasst sind. Der Leistungsumfang der Leistungsbeschreibung vor Abnahme kann nicht über Nummer 6.2 des EVB-IT-Systemvertrages abgerechnet werden, sondern sind im Pauschalfestpreis enthalten. Dies gilt auch für Leistungen im Rahmen des Systemservice; welche mit der Systemservicepauschale abgegolten sind.

Seite 23 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 24]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	20.16
	Dokument	Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
	Kapitel	7
	Thema	Haftung und Schadenersatz
	Bieterfrage
In Ziffer 7 der AVV wird auf die gesetzlichen Bestimmungen zu Haftung und Schadenersatz verwiesen. Gemäß marktüblichen Regelungen schlägt der Bieter eine Beschränkung der Haftung für Fälle von leichter Fahrlässigkeit auf den Auftragswert vor, entsprechend der Regelung gemäß EVB IT. Ist dieser Vorschlag ein gangbarer Weg für das Bayerische Polizeiverwaltungsamt?
	Antwort der Vergabestelle
Nein.
	Nr.	21.1
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.5
	Thema	Systemumgebung
	Bieterfrage
Wir gehen davon aus, dass neben der Produktivumgebung eine Test- /Entwicklungsumgebung (Anzahl: 1) durch den Bieter bereitgestellt werden soll. Ist das korrekt?
	Antwort der Vergabestelle
Der Bieter hat durch seinen angebotenen Lieferumfang einen störungsfreien Produktivbetrieb zu garantieren, gleichzeitig müssen dem Auftraggeber Entwicklung und Test in der Software möglich sein. Sofern hierfür nach Ansicht des Bieters eine Entwicklungs- und Testumgebung gesondert erforderlich ist, hat er diese mit anzubieten.
	Nr.	21.2
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.5
	Thema	Systemumgebung
	Bieterfrage
Eine detaillierte Angabe der erforderlichen Kapazitäten (z.B. unter Berücksichtigung der erforderlichen Datenbank-Ressourcen) ist derzeit noch nicht möglich. Können wir davon ausgehen, dass die tatsächlich erforderlichen Kapazitäten im Rahmen des Projektes einvernehmlich konkretisiert werden können?
	Antwort der Vergabestelle
Ja, sofern sich die erforderlichen Ressourcen im Rahmen der Kapazitäten gemäß Ziffer 3.5 der Leistungsbeschreibung bewegen.

Seite 24 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 25]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	21.3
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 8
	Thema	Nutzerbezogene Einschränkungen / Erweiterungen
	Bieterfrage
Kann das Bayerische Polizeiverwaltungsamt die aufgeführten Alternativen im Rahmen der nutzerbezogenen Beschränkungen / Erweiterungen voneinander abgrenzen und näher beschreiben? Z.B. ist der Begriff „Dritte“ in diesem Zusammenhang für den Bieter erläuterungsbedürftig.
	Antwort der Vergabestelle
Nein, grundsätzlich sind die nutzerbezogenen Beschränkungen / Erweiterungen in Ziffer 7 der Leistungsbeschreibung anzugeben. U.E. ist im Ziffer 4.1 Nr. 8 im Kontext mit Ziffer 7 der Leistungsbeschreibung ausrechend definiert. Dritte sind Nutzer, die nicht dem Auftraggeber angehören.
	Nr.	21.4
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 12 i.V.m. 14
	Thema	Dimensionierung/ Angabe Volumenbeschränkung
	Bieterfrage
Sollte der Bieter die nach Nr. 12 mögliche Beschränkung des verarbeitbaren Volumens (durchschnittlich 36.000 Seiten/Tag) anbieten, welche Antwortalternative in Nr. 14 ist dann zu wählen?
	Antwort der Vergabestelle
Die Leistungsbeschreibung wurde entsprechend aktualisiert und die Antwort „sonstige Volumenbeschränkung“ eingefügt.
	Nr.	21.5
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.1, Nr. 7
	Thema	Softwarekomponenten/ Behördenlizenz
	Bieterfrage
Können Sie bitte den Begriff „Behördenlizenz“ definieren? Wer ist die Behörde: Freistaat Bayern, Bayerisches Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration oder das Bayerische Polizeiverwaltungsamt?
	Antwort der Vergabestelle
Die Behörde i.S.d. Leistungsbeschreibung ist das Bayer. Polizeiverwaltungsamt mit ihren Standorten. Eine Behördenlizenz ist eine Lizenz, die unabhängig vom Standort, von der Anzahl der eingesetzten EDV-Systeme und der Anzahl der Nutzer der Software genutzt werden kann und keiner Beschränkung hinsichtlich der Installation an Servern bzw. Clients unterliegt.

Seite 25 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 26]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	21.6
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5.3, Nr. 81 i.V.m. 7
	Thema	Nutzerbezogene Einschränkungen / Erweiterungen
	Bieterfrage
Der Bieter kann gemäß Ziffer 4.5.3 (Nr. 81) der Leistungsbeschreibung eine Software anbieten, die hinsichtlich den Verifizierungsarbeitsplätzen keiner Beschränkung unterliegt und daher gleichzeitig an einer unlimitierten Anzahl von Client-Systemen von einer unbeschränkten Anzahl an Benutzern genutzt werden kann. In welchem Abschnitt der Leistungsbeschreibung, Ziffer 7.1 oder Ziffer 7.2, soll diese unbeschränkte Client-Lizenz eingetragen werden? Welches Lizenzmodell (BL oder C) soll angegeben werden?
	Antwort der Vergabestelle
Clientlizenzen müssen in Ziffer 7.2 (auf Dauer überlassen) bzw. 7.3 (auf Zeit überlassen) eingetragen werden. Sofern die angebotene Lizenz unbeschränkt ist, erfolgt die Eintragung mit „C“ und Menge „1“; im Einsatzbereich ist anzugeben, dass die Lizenz unbeschränkt nutzbar ist. Sofern die angebotene Lizenz auf einen Client beschränkt ist, erfolgt die Eintragung ebenfalls mit „C“, in der Menge ist die Anzahl der erforderlichen Lizenzen zur Vertragserfüllung anzugeben.
	Nr.	21.7
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	7.1
	Thema	Lizenzmodell / Serverlizenz
	Bieterfrage
Kann das Bayerische Polizeiverwaltungsamt genauer beschreiben, was unter einer Serverlizenz gemäß Ziffer 7.1 zu verstehen ist? Hier das Beispiel einer beschränkten Volumenlizenz: Lizenz zur Verarbeitung von bis zu durchschnittlich 36.000 Seiten/Tag. Diese Lizenz ist aus Sicht des Bieters als eine (1) Serverlizenz zu verstehen, mit der an beiden Standorten insgesamt bis zu 36.000 Seiten/Tag verarbeitet werden können und somit möglicherweise auch auf zwei Servern gearbeitet wird. Teilen Sie dieses Verständnis?
	Antwort der Vergabestelle
Eine Serverlizenz wird definiert als eine Lizenz, die ausschließlich zum Betrieb auf einem einzigen Server eingesetzt werden kann, nicht jedoch auf mehreren Servern gleichzeitig. Aus unserer Sicht ist das o.g. von Ihnen angebotene Modell eine Behördenlizenz (s. auch Bieterfrage 21.5).

Seite 26 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 27]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	21.8
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	4.5.5, Nr. 99
	Thema	Barrierefreiheit
	Bieterfrage
Die Angaben in § 3 Abs. 1 der Barrierefreie- Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) sind eher allgemein formuliert. Kann das Bayerische Polizeiverwaltungsamt bitte erläutern, welche konkreten Anforderungen die Bietersoftware erfüllen muss?
	Antwort der Vergabestelle
Gemäß § 3 Abs 1 BITV 2.0 sind Anwendungen und Dienste der Informationstechnik barrierefrei zu gestalten; d.h. sie sind wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust. Die Erfüllung der Anforderungen an die Barrierefreiheit wird vermutet, wenn diese Anwendungen und Dienste harmonisierten Normen oder Teilen dieser Normen entsprechen, und die harmonisierten Normen oder Teile dieser Normen im Amtsblatt der Europäischen Union genannt worden sind (§ 3 Abs 2 BITV 2.0). Die Ziffer 4.5.5, Nr. 99, ist bewusst allgemein formuliert. Die Bayer. Staatsverwaltung ist gehalten, möglichst barrierefreie Produkte zu erwerben, auch wenn hierfür ggf. höhere Preise aufgerufen werden. Sofern Ihr Produkt die Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllt, dürfen Sie hier „Ja“ ankreuzen. Ihr Produkt wird dann im Rahmen der Nutzenwertanalyse gegenüber einem nicht barrierefreien Produkt an Punkten besser gestellt.
	Nr.	21.7
	Dokument	Vordruck 9
	Kapitel	Lfd. Nr. 3
	Thema	Referenzen
	Bieterfrage
In Vordruck 9 wird die Darstellung von mindestens 2 Referenzen innerhalb der letzten 2 Jahre über die erfolgreiche Lieferung einer Datenanalyse- und Erfassungssoftware gefordert. In der Tabellenzeile zur Leistungszeit (Lfd. Nr. 3) lautet die zeitliche Angabe zur Leistungserbringung „innerhalb der letzten 3 Jahre“. Welche der Angaben ist zu berücksichtigen?
	Antwort der Vergabestelle
Vordruck 9 wurde entsprechend korrigiert.

Seite 27 von 28 Stand: 10.07.2024

[Seite 28]

Bieterfragen und Antworten der Vergabestelle Az. 13-8014/04/24

	Nr.	22
	Dokument	Leistungsbeschreibung
	Kapitel	3.5
	Thema	Systemumgebung
	Bieterfrage
Werden die Windows Server im laufenden Betrieb auf einen anderen Host verschoben, oder sind sie fest einem bestimmten Host zugeordnet? Die Antwort hat Einfluss auf die Lizenzierung.
	Antwort der Vergabestelle
Es muss die Möglichkeit bestehen, den Windows Server im laufenden Betrieb auf einen anderen Host zu verschieben, da dies regelmäßig bei Wartungsarbeiten im Netzwerk erforderlich ist.

Seite 28 von 28 Stand: 10.07.2024

2024 07 10_Bieterfragen und Antworten.pdf