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CAD/FM – Dokumentationsrichtlinie - V 4.0

Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch digitaler Bestandsdaten zu Gebäuden, Außenanlagen und technischen Anlagen der Gebäude des Freistaates Sachsen

Teil 3

Technisches Anlagebuch (TAB)

-KG300, KG400, KG500 -

Freigabeversion: Freigabedatum:

Version 4.0 01.11.2025

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Titelbild: Christoph Reichelt

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Inhaltsverzeichnis

1. Ziel ...................................................................................................................................... 3
2. Geltungsbereich .................................................................................................................. 3
3. Varianten der Datenerfassung bei Baumaßnahmen und im Bestand................................... 3 3.1. Datenerfassung bei Baumaßnahmen .................................................................................. 4 3.1.1. Online-Datenerfassung ................................................................................................... 4 3.1.2. Offline-Datenerfassung ................................................................................................... 4 3.1.3. Datenkonsolidierung / Datentransfer ............................................................................... 4 3.2. Datenerfassung bei Bestandsgebäuden .............................................................................. 4 3.2.1. Online-Datenerfassung ................................................................................................... 5 3.2.2. Offline-Datenerfassung ................................................................................................... 5 3.2.3. Datenkonsolidierung ....................................................................................................... 5 3.3. Datenmanagement .............................................................................................................. 5
4. Anlagenstruktur ................................................................................................................... 6
5. Umfang Datenerfassung...................................................................................................... 7
6. Hinweise zur Datenerfassung ............................................................................................ 10
7. Anlagen-Verzeichnis ......................................................................................................... 13

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1. Ziel

Um die Prozesse des Bauprojektmanagements und des Facility Managements effektiv

unterstützen zu können, sind zwingend Bestandsdaten zu technischen und baulichen Anlagen

erforderlich. Diese werden beim Staatsbetrieb SIB in einem technischen Anlagenbuch (TAB)

digital erfasst. Das TAB bildet die Grundlage für folgende Prozesse:

• das Projekt- und Baumanagement,

• das Technische Anlagenmanagement (Wartung, Prüfung, Störungsmanagement),

• Instandsetzungen,

• das Vertragsmanagement,

• die Leistungsbeschaffung,

• die Gewährleistungsüberwachung,

• das Bestandsdatenmanagement.

Die Standards des Staatsbetriebes SIB für eine einheitliche Erfassung der Daten zu den

baulichen und technischen Anlagen werden im Nachfolgenden geregelt.

2. Geltungsbereich

Der Geltungsbereich des TAB umfasst:

• alle Bestandsimmobilien in Verwaltung des Staatsbetriebes SIB (Gebäude, sonstige

Bauwerke technischer Zwecke und Außenanlagen)

• alle Bauprojekte des Staatsbetriebes SIB (Neubau, Bauen im Bestand (auch Um- und

Rückbau); perspektivisch Bauunterhalt) für das Verwaltungsvermögen

3. Varianten der Datenerfassung bei Baumaßnahmen und im

Bestand

Der Staatsbetrieb SIB unterscheidet in die Datenerfassung bei Baumaßnahmen und in die

Datenerfassung bei Bestandsgebäuden. Es wird davon ausgegangen, dass die Daten zu

technischen Anlagen ohnehin im Rahmen der Bauprojekte generiert werden. Daher bestehen für

die Datenerfassung bei Baumaßnahmen höhere Anforderungen als bei der nachträglichen

Datenerfassung für Bestandsgebäude. Weiterhin gibt es unterschiedliche

Erfassungsmöglichkeiten während der Baumaßnahme und im Rahmen der

Bestandsdatenerfassung.

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3.1. Datenerfassung bei Baumaßnahmen

3.1.1. Online-Datenerfassung

Der Staatsbetrieb SIB nutzt für Baumaßnahmen i.d.R. sein zentrales Projektmanagementsystem

(PM-System) „PlanNet/PTS“ Das System verfügt über ein baubegleitendes TAB. Die Nutzung

des Systems ist für alle Projektbeteiligten bindend. Eine Dateneingabe kann daher direkt im PM-

System erfolgen. Dies ist auch vor Ort möglich, sofern eine Internetverbindung zur Verfügung

steht.

3.1.2. Offline-Datenerfassung

In begründeten Ausnahmefällen kann nach Freigabe des Projektleiters SIB eine Befüllung von

Excel-Sheets anstatt der Nutzung der Eingabemaske erfolgen. Sofern eine Offline-

Datenerfassung erfolgt, muss ein eigenständiger Import durch die Planer in das PM-System

erfolgen. Einzelheiten zum Import können den Anleitungen im PlanTeamSPACE (PTS)

entnommen werden.

3.1.3. Datenkonsolidierung / Datentransfer

Mit Bauübergabe muss ein abgeschlossener Stand des TAB im PM-System „PlanTeam-

SPACE/PTS“ zur Verfügung stehen.

Bei Übergang in die Nutzungsphase werden die Daten zu baulichen und technischen Anlagen

auf Initiierung der Projektleitung durch das zentrale Bestandsdatenmanagement (alternativ durch

die Fachverwaltungen PTS/SPARTACUS) aus dem PM-System an das CAFM System

elektronisch übergeben. Alle aktuellen technischen und vertraglichen Unterlagen und

Dokumentationen werden an das zuständige Sachgebiet Immobilienmanagement übergeben

(Bestandsdokumentation VIS.SAX).

Das CAFM-System „SPARTACUS FM“ ist in der Nutzungsphase des Immobilienlebenszyklus,

das führende Softwaresystem.

3.2. Datenerfassung bei Bestandsgebäuden

Alle Bestandsgebäude des Staatsbetriebes SIB inkl. der entsprechenden technischen Anlagen

werden im CAFM-System „SPARTACUS FM“ abgebildet, d.h. dieser Punkt gilt nicht für die Bau-

Phase.

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3.2.1. Online-Datenerfassung

Die Direkteingabe der Daten ist SIB-intern möglich. Ein direkter Zugriff auf das System durch

Externe ist momentan nicht vorgesehen.

3.2.2. Offline-Datenerfassung

In Einzelfällen (z.B. Massendatenerfassung) und nach Freigabe des Staatsbetriebes SIB kann

die Offline-Erfassung auch mithilfe von Import-Excel-Tabellen, Anlage 3-01 Importtabellen

CAFM-System, erfolgen. Diese werden durch den Staatsbetrieb SIB mit dem Auftrag für die

Bestandsdatenerfassung zur Verfügung gestellt. Insofern eine Import-Excel-Tabelle für die

Bestandsdatenerfassung verwendet wird, sind zwingend die Formatierung und die vorgegebene

Datenstruktur beizubehalten.

3.2.3. Datenkonsolidierung

Nach Abschluss der Offline-Bestandsdatenerfassung sind die Excel-Sheets an das zentrale

Bestandsdatenmanagement des Staatsbetriebes SIB zurück zu geben. Durch dieses erfolgt dann

die Prüfung der Daten und der Import in das CAFM-System. Sofern ein Import aufgrund von

Änderungen des Auftragnehmers an der Datenstruktur und Formatierung nicht möglich ist, hat

dieser auf eigene Kosten die vorgegebene Struktur wiederherzustellen.

3.3. Datenmanagement

Wie bei einer klassischen Baumaßnahme der Datentransfer erfolgt, wurde bereits in Pkt. 3.1.3

beschrieben. Erfolgt die Betreuung einer Immobilie durch mehrere Sachgebiete des SIB

gleichzeitig, z.B. während eines lokal begrenzten Umbaus/Sanierung und paralleler Nutzung, sind

beide Softwaresysteme CAFM und PM auf aktuellem Wissensstand zu halten, damit beide

Sachgebiete ihren Aufgaben erfüllen können.

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4. Anlagenstruktur

Die Struktur der Anlagenerfassung beim Staatsbetrieb SIB basiert auf der DIN 276 (Stand

12/2018). Ausgehend davon ist eine dreistufige Erfassung der Anlagen entsprechend der

nachfolgenden Gliederung vorgesehen (siehe auch Abschnitt 6.):

Abbildung 1: Erfassungsstruktur SIB

Für das Anlegen einer Gliederungsebene ist das Vorhandensein der jeweils übergeordneten

Gliederungsebenen Pflicht. Geräte sind immer Bestandteil eines Anlagenteils und Anlagenteile

immer Bestandteil einer Anlage.

Die Erfassung der Anlage ist immer erforderlich. Die Erfassungstiefe der beiden untergeordneten

Gliederungsebenen unterscheidet sich für die Anlagenerfassung im Rahmen von

Baumaßnahmen und für die Bestandsdatenerfassung. Im Zuge von Baumaßnahmen ist

grundsätzlich eine vollständige Erfassung entsprechend der Struktur in Anlage 3-02 „SIB

Erfassungsstruktur“ vorgesehen. Als Mindestmaß für die Erfassung im Bestand sind Anlagen

bzw. Anlagenteile sowie die entsprechenden Stammdaten zu erfassen, welche für

Instandhaltungs- und Prüfaufgaben und/oder einer Notwendigkeit hinsichtlich

Verortungsangaben relevant sind. Die jeweilige Erfassungsstruktur ist der Anlage 3-02 „SIB

Erfassungsstruktur“ (Registerkarte Anlagenklassifizierungsstruktur) zu entnehmen und zwingend

umzusetzen. Eine Abweichung vom Datenmodell hat zur Folge, dass die Bestandsdaten nicht in

die Datenbanksysteme importiert werden können. Durch aussagekräftige Bezeichnung,

Typisierung und Beschreibung sind die Anlagen in den entsprechenden Datenfeldern der

Eingabemasken einschließlich Anlagenparameter - sofern in Anlage 3-02 „SIB

Erfassungsstruktur“ gefordert - und Bemerkungen über alle Erfassungsebenen hinweg

erschöpfend zu beschreiben.

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5. Umfang Datenerfassung

Der Staatsbetrieb SIB gibt vor, welche Daten von Anlagen/Anlagenteilen/Geräten in welcher

Form erfasst werden sollen. Die zu erfassenden Daten für Anlagen, Anlagenteile und Geräte

unterscheiden sich ebenfalls für die Anlagenerfassung im Rahmen von Baumaßnahmen und für

die Bestandsdatenerfassung. Im Folgenden ist eine Übersicht der je Strukturelement zu

erfassenden Daten dargestellt:

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Tabelle 1: Umfang Datenerfassung für Anlagen/Anlagenteile/Geräte

Der beschriebene Umfang für die Datenerfassung gilt jeweils für alle drei Anlagenebenen

(Anlage, Anlagenteil und Gerät). Zu den Angaben in der Tabelle ist Folgendes zu erläutern:

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Spalte Bemerkung/ Vorgabe zur Erfassung

Eindeutige Bei der Erfassung mit Excel ist jeder Anlage/jedem Anlagenteil/

Nummerierung jedem Gerät eine eindeutige Nummer zuzuordnen (Details siehe

Abschnitt 6).

Freitext Der Staatsbetrieb SIB gibt keine Werte für dieses Feld vor. Bei der

Datenerfassung ist auf verständliche (sprechende) Begriffe zu achten.

Vorgabe SIB Der Staatsbetrieb SIB gibt für dieses Feld Werte vor. Andere Werte sind

nicht zugelassen. Dies erfolgt durch Kataloge. Die Vorgaben können der

Anlage 3-02 „SIB Erfassungsstruktur“ (Registerkarte Umfang

Datenerfassung und Registerkarte Anlagenklassifizierung-struktur)

entnommen werden.

Zahl Es sind nur ganze Zahlen für dieses Feld zugelassen.

Datum Es sind nur Datumswerte für dieses Feld zugelassen.

ja/nein Es sind nur ja/nein Werte für dieses Feld zugelassen.

Spalten Erfassung bei Baumaßnahmen/Bestandsdatenerfassung

ja Pflichtfeld: Die Erfassung ist zwingend erforderlich.

nein kein Pflichtfeld: Die Erfassung ist nicht zwingend erforderlich. Sofern die

Daten ermittelt werden können, sollen diese miterfasst werden (betrifft

Bestandsdatenerfassung). Wenn nicht gesondert darauf hingewiesen wird,

sind die Felder Datenpunktnummer; Datenpunktbezeichnung;

Datenpunkttyp vorerst nicht auszufüllen.

anlagenspezifisch Die Erfassung einiger Daten ist abhängig von der/dem jeweiligen

Anlage/Anlagenteil/Gerät verpflichtend. Dies betrifft beispielsweise den

Hersteller (komplexe Anlagen können aus Anlagenteilen mehrerer

Hersteller bestehen) oder die Anlagenparameter (Nicht für alle

Anlagentypen können Größen- und Leistungsparameter erfasst werden.).

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6. Hinweise zur Datenerfassung

Im Folgenden sind beispielhaft die Erfassung einer Brandmeldeanlage sowie einer Trafostation

dargestellt. Anhand dieser Beispiele soll die Erfassungsstruktur und der Umfang der

Datenerfassung verdeutlicht werden.

Abbildung 2: Beispiele Datenerfassung

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Für die Dateneingabe sind folgende Ausfüllhinweise zu beachten:

• Die Felder Anlagen-ID; Anlagenteil-ID und Geräte-ID sind nur auszufüllen, wenn eine

Anlagenerfassung mithilfe der Excel-Importtabelle erfolgt. Prinzipiell kann die ID frei gewählt

werden. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die jeweiligen IDs eineindeutig sind. (Jede

Anlagennummer darf nur einmal vorkommen, Anlagenteile müssen pro Anlage und Geräte

pro Anlagenteil eindeutig sein. Weiterhin müssen Beziehungen zwischen Geräten und

Anlagenteilen mit der jeweils übergeordneten Strukturebene vorhanden sein.)

• Für die Bezeichnung der Anlagen, Anlagenteile und Geräte sind folgende Grundlagen als

Anhaltspunkt zu nutzen: Anlagenbezeichnung - z.B. Texte aus DIN 276;

Anlagenteilbezeichnung - Begriffe aus der Planung; Gerätebezeichnung - Bezeichnung aus

Planung oder des Errichters/ Herstellers

• Im Feld Errichter ist der Auftragnehmer einzutragen (nicht der Nachauftragnehmer).

• Da Anlagen-/ Anlagenteil-/ Gerätebezeichnungen oft nicht eindeutig sind, erfolgt eine

entsprechende Klassifizierung mithilfe eines Kürzels. Gleichartige Anlagen, Anlagenteile und

Gerätebezeichnungen erhalten kostengruppenübergreifend das gleiche Kürzel (z.B. erhält

die Pumpe immer das Kürzel PU). Somit wird die gleichartige Erfassung für alle

„Hauptanlagen“ der technischen Gebäudeausrüstung gewährleistet. Dies bildet die

Grundlage für die spätere Auswertung von Anlagen. Die Anlagenkürzel sowie deren

Zuordnung zu den einzelnen Strukturebenen enthält Anlage 3-02 „SIB Erfassungsstruktur“.

Ist keine Zuordnung zu einem bestehenden Anlagenkürzel des Staatsbetriebes SIB möglich,

soll in das Feld OZ (ohne Zuordnung) eingetragen werden.

• Ist der Hersteller nicht eindeutig identifizierbar, soll das Feld frei gelassen werden (Komplexe

Anlagen können aus Anlagenteilen mehrerer Hersteller bestehen).

• Die Anlagen/Anlageteile/Geräte sind nach Möglichkeit hinsichtlich ihrer Leistung und/oder

Größe zu spezifizieren. Die jeweiligen Parameter variieren je nach Anlagentyp (teilweise gibt

es nur Größenparameter, teilweise nur Leistungsparameter, teilweise nur sonstige

Anlagenmerkmale). Die anlagenspezifischen Anlagenparameter (Leistung; Größe, sonstige

Anlagenmerkmale) sind auch in Anlage 3-02 „SIB Erfassungsstruktur“ (Tabellenblatt

Anlagenklassifizierungsstruktur) hinterlegt und zwingend zu verwenden. Zusätzliche Angaben

sind im Feld „Bemerkungen“ zu hinterlegen.

• Gibt es nutzereigene Anlagenkennzeichnungssysteme, können diese im Datenfeld

„alternativer AKS“ erfasst werden.

• Bauliche und technische Anlagen sind nach Möglichkeit räumlich zuzuordnen. Maßgeblich ist

dabei stets der Montageort des Anlagenteils oder Gerätes bzw. der Zentraleinheit einer

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Anlage. Anlagen in Außenanlagen sind räumlich der Außenanlage zuzuordnen, Anlagen

innerhalb von Gebäuden sind nach Möglichkeit in einem Raum zu verorten. Ist eine räumliche

Verortung nicht möglich, ist die nächsthöhere Strukturebene zu wählen (Geschoss →

Baukörper → Gebäude → Liegenschaft). Anlagen in sonstigen Bauwerken für technische

Zwecke sind direkt diesen zuzuordnen.

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7. Anlagen-Verzeichnis

Anlage 3-01 Importtabellen CAFM-System

Anlage 3-02 SIB Erfassungsstruktur

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