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Leistungsbeschreibung: Concierge-Dienstleistungen Wintergartenstr. 2, 04103 Leipzig
- Objektbeschreibung und Allgemeines
Es handelt sich bei dem zu betreuenden Gebäude in der Wintergartenstr. 2 um ein Wohnhaus mit 26 Wohnetagen und 2 Gewerbeetagen im Zentrum von Leipzig in unmittelbarer Nähe des Hauptbahnhofes. In dem Wohnhaus befinden sich 208 Wohnungen und 13 Gewerbeobjekte.
Der Concierge-Dienst ist für Mieter, Besucher und Dienstleister der Ansprechpartner. Er erteilt Auskünfte, gibt Informationen des Vermieters an die Mieter weiter und leitet Mieteranfragen und Mieterwünsche sowie Hinweise, insbesondere Reparaturmeldungen, Vandalismus- Anzeigen und Beschwerden an den Vermieter weiter. Der Concierge überwacht den Eingangsbereich und spricht Personen an, deren Aufenthaltsberechtigung nicht erkennbar ist. Er weist unbefugte Personen höflich auf das Hausrecht hin und informiert bei Bedarf den Auftraggeber oder dessen Beauftragte.
- Servicezeiten des Concierge-Dienstes
Die Besetzung des Concierge-Dienstes im Eingangsbereich erfolgt zu folgenden Servicezeiten: Montag – Freitag: 7:00 Uhr – 19:00 Uhr Samstag: 10:00 Uhr – 15:00 Uhr
Der Auftragnehmer hat die Besetzung während der festgelegten Servicezeiten sicherzustellen. Personalausfälle sind unverzüglich durch geeignetes Ersatzpersonal auszugleichen.
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Der Concierge-Dienst wird an bundeseinheitlichen gesetzlichen Feiertagen sowie an den gesetzlichen Feiertagen des Freistaates Sachsen nicht erbracht. An diesen Tagen besteht keine Verpflichtung zur Besetzung des Concierge-Empfangs.
Der Auftraggeber stellt für die Leistungserbringung die notwendigen Räumlichkeiten im Foyer mit entsprechendem Mobiliar (Empfangstresen und Bürostuhl) sowie ein WC zur Verfügung. Die Ausrüstung mit Arbeitsmaterial erfolgt durch den Auftragnehmer.
- Aufgaben des Auftragnehmers während der Servicezeiten des Concierge-Dienstes
Der Auftragnehmer besetzt den Concierge-Dienst personell immer mit einem Mitarbeiter während der Servicezeiten. Der Auftragnehmer gewährleistet eine lückenlose Besetzung sämtlicher Schichten. Personalausfälle dürfen nicht zu Leistungseinschränkungen führen. Gleichsam verpflichtet sich der Auftragnehmer, bestmöglich sicherzustellen, immer die gleichen Mitarbeiter vor Ort einzusetzen, um hier Kontinuität zu wahren.
Der Concierge übernimmt insbesondere folgende Aufgaben:
• erster Ansprechpartner für Mieter, Besucher und Dienstleister • Erteilung allgemeiner Auskünfte • Weitergabe von Informationen des Auftraggebers • Annahme von Hinweisen, Entgegennahme von Beschwerden, Aufnahme von Reparaturmeldungen und deren Weiterleitung an den Auftraggeber • Wahrung des Hausfriedens • Hinweis auf die Einhaltung der Hausordnung • Ausübung des Hausrechts im Auftrag des Auftraggebers • Dokumentation besonderer Ereignisse • Information von Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst im Bedarfsfall • Information des Auftraggebers bei sicherheitsrelevanten Ereignissen
- Dienstleistungs- und Serviceangebote des Auftragnehmers
Der Concierge-Dienst des Auftragnehmers bietet zudem Dienstleistungen im Auftrag der Mieter an:
▪ Auf besonderen Wunsch des Mieters nimmt er im Einzelfall Pakete an
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- Anforderungen an das Personal des Auftragnehmers im Concierge-Dienst
Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass das vor Ort von ihm im Concierge-Dienst eingesetzte Personal den Anforderungen an die vereinbarte Dienstleistung entspricht. Dazu gehört, dass das Personal:
▪ über ein gepflegtes Äußeres verfügt, ▪ angemessen gekleidet ist, ▪ Deutschkenntnisse mindestens Niveau B2 ▪ sicher und höflich auftritt, ▪ über ein ausgeprägtes kundenfreundliches Verhalten verfügt, ▪ ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit Mietern, Besuchern und Dienstleistern aufzeigt und ▪ sich in Stress- und Konfliktsituationen besonnen verhält ▪ sowie im notwendigen Umfang unterwiesen und ausgebildet ist
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass ausschließlich eingewiesenes Personal eingesetzt wird. Ein häufiger Personalwechsel ist möglichst zu vermeiden. Urlaubs- oder Krankheitsausfälle dürfen nicht zu Einschränkungen der Leistung führen.
- Dokumentations- und Berichtspflichten
Der Auftragnehmer hat sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung relevanten Ereignisse und Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Dokumentation dient dem Nachweis der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung sowie der Information des Auftraggebers.
Sicherheitsrelevante Ereignisse sowie erhebliche Störungen des Hausfriedens sind dem Auftraggeber unverzüglich telefonisch oder per E-Mail mitzuteilen. Die schriftliche Dokumentation ist spätestens am folgenden Werktag zu übermitteln.
Die Dokumentation hat mindestens folgende Angaben zu enthalten: • Datum und Uhrzeit, • Name des eingesetzten Mitarbeiters, • Beschreibung des Sachverhalts, • eingeleitete Maßnahmen, • ggf. beteiligte externe Stellen (z. B. Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst), • Zeitpunkt der Information des Auftraggebers.
Anlage: Leistungsverzeichnis, Hausordnung
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