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Open-House-Verfahren für die Aufnahme in den Coaching- und Beratungs-Pool der BGW
Verfahrensbedingungen Verfahrensnummer: 2026-101
Open-House-Verfahrensbedingungen für die Aufnahme in den Coaching- und Beratungs-Pool der BGW
- Allgemeine Hinweise zum Open-House-Verfahren
1.1 Zielsetzung dieser Unterlage
Diese Unterlage ergänzt und konkretisiert die in der Verfahrensbekanntmachung enthaltenen Festlegungen und Vorgaben.
Die Verfahrensbedingungen enthalten sämtliche verfahrensbezogenen Informationen, die Interessierten eine fundierte Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren ermöglichen. Sie führen durch die bereitgestellten Unterlagen und geben einen Überblick über den Ablauf des Verfahrens.
1.2 Die Auftraggeberin
Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW), im Folgenden „Auftraggeberin“, ist die gesetzliche Unfallversicherung für nichtstaatliche Einrichtungen im Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist sie Teil des deutschen Sozialversicherungssystems und nimmt ihre gesetzlich übertragenen Aufgaben in eigener Verantwortung unter staatlicher Aufsicht wahr. Zu den zentralen Aufgaben der BGW gehören die Prävention von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren. Im Versicherungsfall gewährleistet sie eine umfassende medizinische Behandlung und Rehabilitation, erbringt Entschädigungsleistungen und unterstützt ihre Versicherten bei der beruflichen und gesellschaftlichen Wiedereingliederung. Prävention, Rehabilitation und Entschädigung werden dabei aufeinander abgestimmt aus einer Hand erbracht. Die BGW ist für über 9,6 Millionen Versicherte in rund 690.000 Unternehmen zuständig und zählt damit zu den größten Berufsgenossenschaften Deutschlands. Bundesweit sind rund 2.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an zwölf Standorten tätig. Die Hauptverwaltung mit rund 770 Beschäftigten befindet sich in Hamburg.
1.3 Gegenstand des Verfahrens
Gegenstand dieses Open-House-Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Erbringung von bedarfsgerechten Coaching- und Beratungsleistungen für Fach- und Führungskräfte der Auftraggeberin.
Der Leistungszeitraum beginnt mit Aufnahme in den Coaching- und Beratungspool und endet am 31.12.2028. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, insgesamt jedoch höchstens zweimal, sofern die Auftraggeberin ihn nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform kündigt. Ein Beitritt zum Open-House-Verfahren ist während des laufenden Leistungszeitraums möglich. Das letztmögliche Datum für den Beitritt und den Abschluss der Rahmenvereinbarung ist der 26.06.2028. Die auf Grundlage eines Beitritts geschlossenen Rahmenvereinbarungen
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enden unabhängig vom jeweiligen Beitrittszeitpunkt einheitlich mit Ablauf des 31.12.2028, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Sämtliche im Rahmen dieses Open-House-Verfahrens zugelassenen Coaches und Beratenden bilden einen gemeinsamen Pool von Leistungserbringenden. Aus diesem Pool beauftragt die Auftraggeberin für jede einzelne Coaching- oder Beratungsmaßnahme die jeweils geeignete Person. Maßgeblich für den Einzelabruf sind insbesondere der konkrete Beratungs- oder Coachingbedarf, die fachliche Expertise und Erfahrung, die erforderlichen methodischen Kompetenzen, die Verfügbarkeit sowie – soweit vorgesehen – die regionale Einsatzmöglichkeit der jeweiligen Leistungserbringenden.
Die Auftraggeberin beabsichtigt, während der Vertragslaufzeit mit allen geeigneten Leistungserbringenden Einzelabrufe zu den in den Verfahrensunterlagen festgelegten einheitlichen Bedingungen abzuschließen, sofern diese die vorgesehenen Eignungs- und Teilnahmevoraussetzungen erfüllen und einen vollständigen sowie den Anforderungen entsprechenden Beitrittsantrag einreichen. Eine Auswahlentscheidung findet nicht statt. Die Leistungen werden ausschließlich nach tatsächlichem Bedarf der Auftraggeberin abgerufen. Ein Anspruch der Leistungserbringenden auf den Abruf eines bestimmten Leistungsvolumens, auf eine Mindestabnahmemenge oder auf eine bestimmte Anzahl von Coaching- bzw. Beratungsaufträgen besteht nicht. Die Auftraggeberin bleibt berechtigt, den konkreten Bedarf, den Umfang, den Zeitpunkt sowie die Auswahl des jeweils einzusetzenden Vertragspartners nach Maßgabe der Vergabe- und Vertragsunterlagen zu bestimmen.
1.4 Informationen zur Vergabestelle
Vergabestelle für dieses Verfahren ist: Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) Zentrale Vergabestelle Pappelallee 33/35/37 22089 Hamburg E-Mail: vergabestelle@bgw-online.de Telefax-Nr.: +49 (0) 40 20 20 71597
Bitte überzeugen Sie sich unverzüglich, nachdem Sie die Verfahrensunterlagen heruntergeladen haben, von deren Vollständigkeit. Enthalten die Verfahrensunterlagen nach Ihrer Auffassung unklare Regelungen oder werfen sie Fragen auf, die die Erstellung des Antrags beeinflussen können, so ist die Auftraggeberin unverzüglich hierauf hinzuweisen.
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1.5. Verfahrensart „Open House“
Die Beschaffung der Coaching- und Beratungsleistungen erfolgt im Rahmen eines Open- House-Verfahrens. Bei diesem Verfahren handelt es sich nicht um ein klassisches Vergabeverfahren, in dem die Auftraggeberin eine Auswahlentscheidung zwischen mehreren Coaches und Beratenden trifft. Vielmehr ist das Verfahren als Zulassungsverfahren ausgestaltet.
Der Leistungsgegenstand stellt keinen öffentlichen Auftrag im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU dar. Denn die Auftraggeberin trifft keine Auswahl unter den interessierten Coaches und Beratenden. Eine qualitative Vorauswahl oder eine Begrenzung der Zahl der aufzunehmenden Coaches und Beratenden findet ebenfalls nicht statt.
Allen interessierten Coaches und Beratenden wird zu gleichen, im Vorfeld festgelegten und während der Laufzeit des Verfahrens unveränderbaren Bedingungen der Abschluss eines Vertrags angeboten. Coaches und Beratende, die die in den Verfahrensunterlagen sowie im Vertrag festgelegten Anforderungen erfüllen und einen vollständigen Beitrittsantrag einreichen, werden zum Coaching- und Beratungs-Pool der BGW zugelassen.
Mit Vertragsabschluss erfolgt die Aufnahme in den Coaching- und Beratungs-Pool. Die zugelassenen Coaches und Beratenden stehen den jeweiligen Zielgruppen während der Vertragslaufzeit zur freien Auswahl zur Verfügung. Die mit dem Beitrittsantrag eingereichten Daten werden hierfür in den elektronisch geführten Coaching- und Beratungs-Pool übernommen und der Personalentwicklung zur Einsichtnahme und Auswahl bereitgestellt.
Zur Gewährleistung eines weitestgehenden Maßes an Transparenz über die beabsichtigten Vertragsabschlüsse wird die vertragsgegenständliche Leistung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (TED) veröffentlicht. Da für Open-House-Verfahren kein gesondertes Veröffentlichungsformular zur Verfügung steht, erfolgt die Veröffentlichung unter Verwendung des Formulars für eine Auftragsbekanntmachung. Die darin verwendeten Begriffe, insbesondere die Verfahrensbezeichnung „Offenes Verfahren“, beruhen ausschließlich auf den Vorgaben des Bekanntmachungsformulars und der Veröffentlichungsplattform. Sie begründen keine Durchführung eines Vergabeverfahrens im Sinne des Vergaberechts.
Die Auftraggeberin behält sich zudem vor, einzelne Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ergänzend und entsprechend anzuwenden. Die Ausgestaltung des Verfahrens als Open-House-Verfahren sowie die hierfür maßgeblichen Grundsätze, insbesondere der Verzicht auf eine Auswahlentscheidung, bleiben hiervon unberührt.
Berücksichtigt werden ausschließlich Beitrittsanträge, die bis zur oben genannten Frist zur Übersendung der einzureichenden Unterlagen eingegangen sind. Die Auftraggeberin wird den Zeitplan im Bedarfsfall anpassen und über Anpassungen – soweit zweckmäßig – informieren.
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1.6 Verfahrensablauf
Nachfolgend sind die wesentlichen Termine und Fristen des Open-House-Verfahrens dargestellt. Beitrittsanträge können ab dem 1. November 2026 bis einschließlich 25. Juni 2030 (im Fall der Verlängerung) elektronisch eingereicht werden.
| Verfahrensschritt | Termin / Frist |
|---|---|
| Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung und Beginn der Beitrittsmöglichkeit | 01.11.2026 |
| Letztmöglicher Termin für die elektronische Übersendung der einzureichenden Unterlagen | 26.06.2028 |
| Prüfung der eingereichten Unterlagen sowie Mitteilung des Ergebnisses an die antragstellenden Coaches und Beratenden durch die Auftraggeberin | Zeitnah nach Eingang des vollständigen Beitrittsantrags |
| Ende der Vertragslaufzeit | 31.12.2028. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, insgesamt jedoch höchstens zweimal, sofern die Auftraggeberin ihn nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform kündigt (31.12.2030). |
Maßgeblich für die Wahrung der Frist zur Einreichung des Beitrittsantrags ist dessen vollständiger Eingang über die hierfür vorgesehene elektronische Übermittlungsmöglichkeit bei der Auftraggeberin.
1.7 Form der Einreichung des Antrags einschließlich Unterlagen
Aufgrund der besonderen Regelungen des Open-House-Verfahrens ist es zulässig, die Anträge und sämtliche weiteren Verfahrensunterlagen elektronisch per E-Mail einzureichen.
Die Einreichung hat ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse zu erfolgen:
Fuehrungskraefteentwicklung@bgw-online.de.
Das Verfahren wird vollständig elektronisch geführt. Eine Übersendung der Unterlagen auf dem Postweg ist daher nicht zulässig. Ebenso ist eine Einreichung über die Vergabeplattform subreport nicht vorgesehen.
Die Anträge sind auf Grundlage der zur Verfügung gestellten Verfahrensunterlagen elektronisch, einfach und lesbar einzureichen. Die fristgerechte Übermittlung der vollständigen Unterlagen an die oben genannte E-Mail-Adresse liegt in der Verantwortung der antragstellenden Stelle. Eine elektronische Signatur ist für die Abgabe des Antrags nicht erforderlich. Für die Abgabe ist die Textform gemäß § 126b BGB und § 53 VgV maßgeblich und ausreichend. Dafür muss an den ausgewiesenen Stellen eine lesbare Erklärung, in der die erklärende Person (Vor- und Zuname, Funktion und Firma) des/der Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, Seite 4 von 6
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das es der Auftraggeberin ermöglicht, die an sie persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihr während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Bei der elektronischen Übermittlung müssen also Ihre „signierten“ Unterlagen so vorliegen, dass eine nachträgliche Veränderung der für die Textform notwendigen Angaben nicht möglich ist (z.B. Schreibschutz; geschützes pfd-Format).
1.8 Sprache
Das Verfahren wird in deutscher Sprache durchgeführt. Auch die Vertragsdurchführung erfolgt in deutscher Sprache. Sämtliche im Rahmen des Verfahrens einzureichenden Unterlagen, insbesondere Ausarbeitungen, Erklärungen, Bescheinigungen und Nachweise, sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen.
1.9 Vergütung und Kostenerstattung
Für die Erstellung und Einreichung der Unterlagen sowie für die Teilnahme am Verfahren werden keine Kosten erstattet. Dies gilt unabhängig vom Ausgang des Verfahrens und auch für den Fall, dass kein Vertragsschluss erfolgt.
2 Sonstige Hinweise
2.1 Vertraulichkeit
Die von der Auftraggeberin im Rahmen dieses Verfahrens zur Verfügung gestellten Unterlagen, einschließlich sämtlicher Formulare und Vertragsunterlagen, sowie die darin enthaltenen Informationen und sonstigen übermittelten Angaben sind von den Bewerbenden vertraulich zu behandeln.
Die Unterlagen und Informationen dürfen ausschließlich zur Vorbereitung und Durchführung dieses Verfahrens verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte sowie eine vollständige oder teilweise Veröffentlichung oder sonstige Offenlegung sind unzulässig
2.2 Datenschutz
Hinweise zum Datenschutz erhalten Sie in der Anlage „Rahmenvereinbarung“ sowie in der Anlage „Datenschutz und Geheimhaltung“.
2.3 Übersicht der mit diesem Dokument bereitgestellten Unterlagen
Folgende Unterlagen werden als Anlagen zu diesem Dokument zur Verfügung gestellt: Anlage: Leistungsbeschreibung Anlage: Rahmenvertrag Anlage: Ergänzungsvereinbarung Anlage: Niederschrift über die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz (VerpflG) Anlage: Datenschutz und Geheimhaltung Anlage: Beitrittsantrag
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Anlage: Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit
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