Anforderungskatalog detailliert
| Unnamed: 0 | Anlage 1 - Detaillierter Anforderungskatalog | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Der Bieter hat jede Anforderung vollständig zu beantworten. Allgemeine Verweise auf Produktunterlagen ersetzen die geforderte konkrete Bieterangabe nicht. | |||||||
| Ausfüllschlüssel | |||||||
| Typ: M = zwingende Mindestanforderung; B = bewertete Qualitätsanforderung Lösungsstatus: S = im angebotenen Standard enthalten; K = durch Konfiguration; E = kundenspezifische Entwicklung; N = nicht erfüllt. Für geplante Funktionen sind verbindlicher Release und Termin anzugeben. | |||||||
| ID | Typ | Anforderung | Geforderter Nachweis | Status | Verfügbarkeit | Verweis / Erläuterung | |
| S/K/E/N | |||||||
| A. Allgemeine Leistungs- und Prozessanforderungen | |||||||
| A-01 | M | Die angebotene Lösung bildet die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen in einer integrierten Lösung ab. | Konzept + Demo | ||||
| A-02 | M | Der Prozess wird vom Dokumenteneingang bis zur freigegebenen ERP-Fortschreibung beziehungsweise Wareneingangsbuchung medienbruchfrei unterstützt. | Konzept + Demo | ||||
| A-03 | M | Die Lösung ist produktiv verfügbar; reine Entwicklungsankündigungen erfüllen die Mindestanforderung nicht. | Eigenerklärung | ||||
| A-04 | M | Die Bedienoberfläche steht vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung. | Demo | ||||
| A-05 | M | Mehrere Werke, Einkaufsgruppen und Lagerorte können getrennt abgebildet werden. | Konzept | ||||
| A-06 | M | Berechtigungen, Regeln und Datenzugriffe können organisationsbezogen getrennt werden. | Konzept + Demo | ||||
| A-07 | B | Die Lösung ist modular um weitere Dokumententypen und Prozesse erweiterbar, ohne die bestehende Konfiguration neu aufzubauen. | Konzept + Referenz | ||||
| A-08 | B | Die Lösung unterstützt einen späteren Ausbau in Richtung SAP EWM und stellt hierfür dokumentierte, wiederverwendbare Daten und Schnittstellen bereit. | Konzept | ||||
| A-09 | M | Der Anbieter legt sämtliche für den Betrieb erforderlichen Komponenten, Lizenzen, Drittprodukte und Subunternehmer offen. | Leistungsliste | ||||
| A-10 | M | Sämtliche Mindestabnahmen, Freimengen, Preisstaffeln, Seiten-, Dokument-, Transaktions-, Nutzer-, Speicher-, Modell-, API- und funktionsabhängigen Entgelte sind vollständig im Preisblatt auszuweisen. Nicht ausgewiesene Pflichtkosten gelten als enthalten. | Preisblatt | ||||
| A-11 | M | Die Lösung wird als Software as a Service bereitgestellt. Hosting, Betrieb, Wartung, Updates, Monitoring, Backup und Wiederherstellung sind Bestandteil der angebotenen Leistung. | Preisblatt | ||||
| B. Dokumenteneingang, Klassifizierung und Extraktion | |||||||
| B-01 | M | Eingehende Dokumente können automatisiert aus mindestens E-Mail-Postfächern, Datei-Upload und Scan-/Importverzeichnissen übernommen werden. | Konzept + Demo | ||||
| B-02 | M | Zusätzlich werden strukturierte Formate wie XML, EDI oder vergleichbare Nachrichtenformate unterstützt. | Konzept | ||||
| B-03 | M | Mindestens PDF, PDF/A, TIFF, JPEG und PNG werden verarbeitet. | Eigenerklärung | ||||
| B-04 | M | Das Originaldokument wird unverändert und revisionsnachvollziehbar gespeichert oder an ein DMS/Archiv übergeben. | Konzept | ||||
| B-05 | M | Dokumenttyp, Lieferant und relevante organisatorische Zuordnung werden automatisch erkannt. | Demo | ||||
| B-06 | M | Kopf- und Positionsdaten werden automatisiert ausgelesen. | Demo | ||||
| B-07 | M | Die in der Live-Demonstration beziehungsweise im Abnahmetest erstmals bereitgestellten Dokumente können ohne vorherige individuelle Konfiguration dieser konkreten Testdokumente auf Kopf- und Positionsebene verarbeitet werden. Der technische Lösungsansatz wird nicht vorgegeben. | Live-Demo mit unbekannten Dokumenten | ||||
| B-08 | M | Falls Training, Nachlernen oder Template-Pflege erforderlich ist, sind Umfang, Dauer, Verantwortlichkeit und Kosten vollständig darzustellen. | Konzept | ||||
| B-09 | M | Für jedes extrahierte, aus dem ERP übernommene, abgeleitete oder manuell veränderte Datenfeld ist die Herkunft nachvollziehbar. Nicht im Dokument beziehungsweise ERP vorhandene und nicht eindeutig regelbasiert ableitbare Werte dürfen nicht automatisch erzeugt werden. | Demo | ||||
| B-10 | M | Korrekturen durch berechtigte Nutzer werden protokolliert und können zur Qualitätsverbesserung verwendet werden. | Konzept + Demo | ||||
| B-11 | M | Kundendokumente und daraus gewonnene Daten werden ohne ausdrückliche schriftliche Freigabe nicht zum allgemeinen Training von Modellen des Anbieters oder Dritter verwendet. | Vertragserklärung | ||||
| B-12 | M | Mehrseitige Dokumente, Anhänge und Dokumentstapel werden korrekt getrennt, zusammengeführt und zugeordnet. | Demo | ||||
| B-13 | M | Doppelt eingegangene Dokumente werden erkannt und vor einer Doppelverarbeitung geschützt. | Demo | ||||
| B-14 | B | Handschriftliche Ergänzungen, Stempel und Barcodes können erkannt oder zumindest für eine gezielte manuelle Prüfung angezeigt werden. | Demo / Konzept | ||||
| B-15 | B | Die Lösung unterstützt automatische Qualitätsprüfungen auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Seitenzusammenhang. | Konzept | ||||
| B-16 | M | Fehlerhafte oder nicht unterstützte Dokumente werden mit eindeutiger Fehlermeldung in eine bearbeitbare Ausnahmequeue überführt. | Demo | ||||
| B-17 | B | Dokumente können aus mobilen Geräten fotografiert oder gescannt und direkt dem Vorgang zugeordnet werden. | Demo | ||||
| C. ERP-Kontextabgleich, Matching und Prüfregeln | |||||||
| C-01 | M | Die Lösung gleicht extrahierte Dokumentdaten nicht nur isoliert ab, sondern verwendet relevante ERP-Stamm- und Bewegungsdaten zur Kontextbildung. | Konzept + Demo | ||||
| C-02 | M | Bestellungen werden anhand mehrerer Merkmale wie Lieferant, Bestellnummer, Artikel, Menge, Datum, Werk, Empfänger und Konditionen zugeordnet. | Demo | ||||
| C-03 | M | Eine eindeutige Zuordnung muss auch dann möglich sein, wenn die Bestellnummer auf dem Dokument fehlt oder fehlerhaft ist. | Demo | ||||
| C-04 | M | Mehrdeutige Zuordnungen werden mit Rangfolge, Begründung und Konfidenz angezeigt. | Demo | ||||
| C-05 | M | Bestellkonditionen und Sondervereinbarungen, die ausschließlich im ERP hinterlegt sind, werden in die Prüfung einbezogen. | Demo | ||||
| C-06 | M | Preisprüfung erfolgt auf Positionsebene einschließlich Zuschlägen, Rabatten, Nebenkosten, Währung und Mengeneinheiten. | Demo | ||||
| C-07 | M | Mengen-, Preis- und Terminabweichungen werden auf Kopf- und Positionsebene ausgewiesen. | Demo | ||||
| C-08 | M | Toleranzgrenzen sind mindestens nach Dokumenttyp, Lieferant, Material/Warengruppe, Werk, Einkaufsgruppe und Abweichungsart konfigurierbar. | Konzept + Demo | ||||
| C-09 | M | Toleranzregeln können von autorisierten Key-Usern ohne Programmierung gepflegt werden. | Demo | ||||
| C-10 | M | Einheitenumrechnungen und zulässige Rundungsdifferenzen werden regelbasiert berücksichtigt. | Demo | ||||
| C-11 | M | Die Lösung erkennt potenzielle Dubletten in Dokumenten, Bestellungen und Geschäftspartnerdaten. | Demo | ||||
| C-12 | B | Erkannte Stammdatenprobleme können aus dem Vorgang heraus an die zuständige Stelle zur Korrektur übergeben werden. | Demo | ||||
| C-13 | B | Berechtigte Nutzer können freigegebene Stammdatenkorrekturen aus der Anwendung heraus anstoßen, sofern die SAP-Berechtigung dies zulässt. | Konzept + Demo | ||||
| C-14 | M | Alle Prüfregeln, Versionen und Ergebnisse werden revisionsnachvollziehbar protokolliert. | Konzept | ||||
| C-15 | B | Die Lösung kann Abweichungsmuster und wiederkehrende Fehler nach Lieferant, Warengruppe oder Prozessschritt analysieren. | Demo | ||||
| D. Auftragsbestätigungsverarbeitung | |||||||
| D-01 | M | Auftragsbestätigungsnummer und -datum, Lieferant, Bestellbezug, Währung und Gesamtbetrag werden ausgelesen. | Demo | ||||
| D-02 | M | Bestellposition, Lieferantenartikelnummer, Materialnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Liefertermin werden auf Positionsebene ausgelesen. | Demo | ||||
| D-03 | M | Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Incoterms und sonstige relevante Konditionen werden ausgelesen, soweit vorhanden. | Demo | ||||
| D-04 | M | Rabatte, Zuschläge, Verpackungs- und Frachtkosten werden erkannt und in die Preisprüfung einbezogen. | Demo | ||||
| D-05 | M | Teilbestätigungen, mehrere Liefertermine je Position und Lieferplaneinteilungen werden unterstützt. | Demo | ||||
| D-06 | M | Ersatz- und Alternativartikel werden erkannt und gegenüber der Bestellung kenntlich gemacht. | Demo | ||||
| D-07 | M | Stornierungen, Mengenreduzierungen und nicht bestätigte Positionen werden erkannt. | Demo | ||||
| D-08 | M | Die Lösung erkennt Abweichungen bei Menge, Preis, Liefertermin, Einheit, Artikel und Konditionen. | Demo | ||||
| D-09 | M | Auftragsbestätigungen ohne relevante Abweichung können regelbasiert ohne manuelle Bearbeitung weiterverarbeitet werden. | Demo | ||||
| D-10 | M | Freigegebene Bestätigungsdaten werden in die dafür vorgesehenen SAP-S/4HANA-Felder beziehungsweise Bestätigungsstrukturen zurückgeschrieben. | Schnittstellenkonzept + Demo | ||||
| D-11 | M | Abweichende Auftragsbestätigungen werden dynamisch der zuständigen Einkaufsgruppe, dem Besteller oder einer anderen festgelegten Rolle zugewiesen. | Demo | ||||
| D-12 | M | Nutzer sehen Bestellung, Auftragsbestätigung, Abweichungen und ERP-Kontext in einer zusammenhängenden Ansicht. | Demo | ||||
| D-13 | M | Entscheidungen wie akzeptieren, ablehnen, Rückfrage, Bestellung ändern oder Eskalation werden dokumentiert. | Demo | ||||
| D-14 | B | Die Lösung unterstützt die Erstellung standardisierter Rückfragen oder Antworten an Lieferanten. | Demo | ||||
| D-15 | M | Kritische Lieferterminabweichungen erzeugen eine priorisierte Meldung, damit eine Alternativsuche frühzeitig gestartet werden kann. | Demo | ||||
| D-16 | B | Versorgungsrelevante Abweichungen können anhand von Materialgruppe, Reichweite oder Kritikalität priorisiert werden. | Konzept | ||||
| D-17 | B | Kennzahlen zu Bearbeitungszeit, Abweichungsquote, Liefertermintreue und Automatisierungsgrad werden bereitgestellt. | Demo | ||||
| D-18 | B | Die Lösung kann Auftragsbestätigungen verarbeiten, die sich auf mehrere Bestellungen beziehen. | Demo | ||||
| E. Elektronische Lieferscheinverarbeitung und Wareneingang | |||||||
| E-01 | M | Lieferscheinnummer und -datum, Lieferant, Bestellbezug, Empfänger, Werk und Lagerort werden ausgelesen. | Demo | ||||
| E-02 | M | Bestellposition, Lieferantenartikelnummer, Materialnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit werden auf Positionsebene ausgelesen. | Demo | ||||
| E-03 | M | Mehrere Bestellungen auf einem Lieferschein sowie Teillieferungen werden unterstützt. | Demo | ||||
| E-04 | M | Über-, Unter- und Falschlieferungen werden auf Positionsebene erkannt. | Demo | ||||
| E-05 | M | Ersatzartikel und nicht bestellte Artikel werden erkannt und einem Klärungsworkflow zugeführt. | Demo | ||||
| E-06 | M | Chargen, MHD, Seriennummern und vergleichbare logistische Merkmale werden ausgelesen, soweit sie auf dem Dokument oder Barcode vorhanden sind. | Demo | ||||
| E-07 | M | MHD- und Chargeninformationen können in die vorgesehenen SAP-Felder übernommen oder für eine spätere EWM-Nutzung strukturiert bereitgestellt werden. | Schnittstellenkonzept | ||||
| E-08 | B | GS1-, QR-, Data-Matrix- oder vergleichbare Barcodes können mit mobilen Geräten erfasst werden. | Demo | ||||
| E-09 | M | Die Lösung unterstützt eine mobile Wareneingangsbuchung über Smartphones oder mobile Datenerfassungsgeräte. | Demo | ||||
| E-10 | M | Die mobile Oberfläche ist für kleine Displays optimiert und unterstützt Barcode-Scan, Mengenkorrektur und Abweichungsdokumentation. | Demo | ||||
| E-11 | B | Fotos von Beschädigungen oder Abweichungen können dem Vorgang zugeordnet werden. | Demo | ||||
| E-12 | M | Nach dokumentierter Bestätigung des physischen Wareneingangs können Lieferscheine ohne relevante Abweichung regelbasiert als Wareneingang in SAP S/4HANA gebucht werden. | Demo | ||||
| E-13 | M | Vor einer automatischen Buchung werden mindestens Bestellung, offene Menge, Einheit, Werk, Lagerort und Berechtigung geprüft. | Konzept | ||||
| E-14 | M | Fehlgeschlagene Buchungen werden mit SAP-Rückmeldung verständlich angezeigt und in einen bearbeitbaren Fehlerstatus überführt. | Demo | ||||
| E-15 | M | Korrektur- und Stornoprozesse für fehlerhafte Wareneingänge werden unterstützt oder aus der Anwendung heraus angestoßen. | Demo | ||||
| E-16 | M | Abweichungen werden dynamisch an Krankenhauslogistik, Einkauf, Apotheke oder andere zuständige Rollen geroutet. | Demo | ||||
| E-17 | B | Die Lösung unterstützt die Erfassung von Anlieferzeit, Rampe, Transporteinheit oder Behälterbezug. | Konzept | ||||
| E-18 | B | Lieferavis oder erwartete Lieferungen können mit Lieferscheinen abgeglichen werden. | Konzept | ||||
| E-19 | B | Kennzahlen zu Fehlbuchungen, Abweichungen, Durchlaufzeit, MHD und Lieferqualität werden bereitgestellt. | Demo | ||||
| F. Workflow, Benutzeroberfläche und Reporting | |||||||
| F-01 | M | Workflows sind nach Dokumenttyp, Organisation, Lieferant, Warengruppe, Abweichungsart und Wertgrenze konfigurierbar. | Demo | ||||
| F-02 | M | Zuständigkeiten werden aus Dokument- und ERP-Daten dynamisch ermittelt. | Demo | ||||
| F-03 | M | Mehrstufige Freigaben, Vier-Augen-Prinzip, Stellvertretung und Delegation werden unterstützt. | Demo | ||||
| F-04 | M | Fristen, Erinnerungen und Eskalationen sind konfigurierbar. | Demo | ||||
| F-05 | M | Key-User können Workflows und Regeln ohne Quellcodeänderung oder Herstellerbeauftragung anpassen. | Live-Demo | ||||
| F-06 | M | Die Lösung bietet rollenbezogene Arbeitsvorräte mit Filter, Suche, Priorität, Status und Fälligkeit. | Demo | ||||
| F-07 | M | Originaldokument und ausgelesene Daten werden in einer gemeinsamen, nachvollziehbaren Ansicht dargestellt. | Demo | ||||
| F-08 | M | Abweichungen sind visuell eindeutig markiert; Änderungen können positionsbezogen vorgenommen werden. | Demo | ||||
| F-09 | M | Alle Entscheidungen, Kommentare, Datenänderungen und Systemaktionen werden mit Zeitstempel und Nutzer protokolliert. | Demo | ||||
| F-10 | M | Suche nach Dokument, Bestellung, Lieferant, Material, Zeitraum, Status und Bearbeiter ist möglich. | Demo | ||||
| F-11 | B | Dashboards können von berechtigten Fachanwendern konfiguriert werden. | Demo | ||||
| F-12 | M | Standardberichte können mindestens als CSV oder XLSX exportiert werden. | Demo | ||||
| F-13 | B | Daten können über dokumentierte APIs an ein zentrales Reporting oder Data Warehouse bereitgestellt werden. | Konzept | ||||
| F-14 | M | Die Benutzeroberfläche ist barrierearm und tastaturbedienbar; die Einhaltung einschlägiger Zugänglichkeitsanforderungen ist darzustellen. | Konformitätserklärung | ||||
| F-15 | B | Die Lösung unterstützt kontextbezogene Hilfe, verständliche Fehlermeldungen und geführte Bearbeitung. | Demo | ||||
| F-16 | M | Für Endanwender steht für Dokumentenprüfung, Abweichungsbearbeitung, Workflow, Freigabe und Statusverfolgung eine einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung. Separate technische Administrationsoberflächen sind zulässig. | Demo | ||||
| G. SAP-Integration, technische Architektur und Datenportabilität | |||||||
| G-01 | M | Die Lösung integriert sich in SAP S/4HANA und unterstützt die im Projekt verwendeten MM-Prozesse. | Referenz + Konzept | ||||
| G-02 | M | Es werden dokumentierte, supportfähige Standard-APIs oder gleichwertige, vom Auftraggeber freigegebene Schnittstellen verwendet. | Schnittstellenkonzept | ||||
| G-03 | M | Der Anbieter beschreibt je Schnittstelle Datenrichtung, Frequenz, Fehlerbehandlung, Berechtigungen und Monitoring. | Schnittstellenkonzept | ||||
| G-04 | M | Schnittstellenfehler können ohne Datenverlust erneut verarbeitet werden. | Konzept | ||||
| G-05 | M | Die Lösung unterstützt getrennte Entwicklungs-/Test- und Produktivumgebungen. | Architekturkonzept | ||||
| G-06 | M | Konfigurationen können kontrolliert zwischen Umgebungen transportiert und versioniert werden. | Konzept | ||||
| G-07 | M | Die Lösung ist browserbasiert oder über eine gleichwertig zentral administrierbare Client-Technologie nutzbar. | Konzept | ||||
| G-08 | M | Aktuelle marktübliche Browser werden unterstützt; benötigte Browsererweiterungen sind offenzulegen. | Eigenerklärung | ||||
| G-09 | M | Die Architektur skaliert mit Dokumentvolumen, Nutzerzahl und zusätzlichen Organisationseinheiten. | Architekturkonzept | ||||
| G-10 | M | Der Anbieter benennt technische Grenzen, maximale Volumina und Abhängigkeiten. | Architekturkonzept | ||||
| G-11 | M | Alle Kundendaten und Konfigurationen können während und am Ende der Vertragslaufzeit in dokumentierten Standardformaten exportiert werden. | Exit-Konzept | ||||
| G-12 | M | Der Auftraggeber behält Eigentum und Nutzungsrechte an seinen Daten, Konfigurationen, Regelwerken und projektspezifischen Dokumentationen. | Vertragserklärung | ||||
| G-13 | B | Die Lösung stellt eine dokumentierte REST- oder vergleichbare API für Erweiterungen bereit. | API-Dokumentation | ||||
| G-14 | B | Erweiterungen auf weitere ERP-Systeme oder Tochtergesellschaften sind mit begrenztem Zusatzaufwand möglich. | Konzept + Referenz | ||||
| G-15 | M | Releasewechsel der Plattform dürfen bestehende Schnittstellen und freigegebene Konfigurationen nicht ohne abgestimmtes Migrationsverfahren beeinträchtigen. | Releasekonzept | ||||
| G-16 | M | Geplante Wartungsfenster, Releasezyklen und Abkündigungsfristen werden verbindlich beschrieben. | Betriebskonzept | ||||
| H. Informationssicherheit, Datenschutz und KI-Governance | |||||||
| H-01 | M | Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit DSGVO und den anwendbaren Datenschutzvorschriften. | Eigenerklärung + AVV | ||||
| H-02 | M | Bei Auftragsverarbeitung wird eine AVV nach Art. 28 DSGVO auf Basis der Vorgaben des Auftraggebers abgeschlossen. | Vertragserklärung | ||||
| H-03 | M | Datenverarbeitungs- und Speicherorte liegen innerhalb EU/EWR, sofern der Auftraggeber keine abweichende Freigabe erteilt. | Betriebskonzept | ||||
| H-04 | M | Alle Unterauftragnehmer, deren Leistungen und Verarbeitungsorte werden vor Vertragsschluss offengelegt. | Subunternehmerliste | ||||
| H-05 | M | Änderungen bei Unterauftragnehmern werden vorab angekündigt und unterliegen dem vertraglich geregelten Widerspruchsrecht. | AVV | ||||
| H-06 | M | Der Anbieter verfügt über ein Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder weist ein gleichwertiges Schutzniveau nach. | Zertifikat oder gleichwertiger Nachweis | ||||
| H-07 | M | Daten werden bei Übertragung und Speicherung nach aktuellem Stand der Technik verschlüsselt. | Sicherheitskonzept | ||||
| H-08 | M | Rollenbasierte Berechtigungen und das Prinzip der minimalen Rechte werden umgesetzt. | Sicherheitskonzept + Demo | ||||
| H-09 | M | SSO über SAML 2.0, OpenID Connect oder gleichwertig wird unterstützt. | Konzept + Demo | ||||
| H-10 | M | MFA kann über den Identitätsprovider des Auftraggebers durchgesetzt werden. | Konzept | ||||
| H-11 | M | Sicherheitsrelevante Ereignisse, Anmeldungen, Rechteänderungen und Administratoraktionen werden protokolliert. | Demo | ||||
| H-12 | M | Protokolle sind manipulationsgeschützt, auswertbar und nach abgestimmter Frist löschbar. | Sicherheitskonzept | ||||
| H-13 | M | Der Anbieter betreibt Schwachstellen-, Patch- und Incident-Management und legt Meldewege sowie Reaktionsfristen offen. | Sicherheitskonzept | ||||
| H-14 | M | Mindestens jährlich werden unabhängige technische Sicherheitsprüfungen oder Penetrationstests durchgeführt; wesentliche Ergebnisse werden auf Anfrage nachgewiesen. | Prüfbericht / Management Summary | ||||
| H-15 | M | Backups, Wiederanlauf, RTO und RPO werden verbindlich beschrieben und regelmäßig getestet. | Notfallkonzept | ||||
| H-16 | M | Mandantentrennung und Schutz vor unberechtigtem Zugriff zwischen Kunden werden nachgewiesen. | Sicherheitskonzept | ||||
| H-17 | M | Personenbezogene Daten können nach Weisung berichtigt, exportiert, gesperrt und gelöscht werden. | Datenschutzkonzept | ||||
| H-18 | M | Die Funktionsweise automatisierter Prüfungen bleibt für Fachanwender nachvollziehbar; unsichere Entscheidungen werden nicht verdeckt automatisiert. | KI-/Qualitätskonzept + Demo | ||||
| H-19 | M | Verwendete KI-Modelle, wesentliche Modelländerungen, Qualitätsüberwachung und menschliche Kontrollmöglichkeiten werden beschrieben. | KI-Governance-Konzept | ||||
| H-20 | B | Der Anbieter stellt eine dokumentierte Bewertung von Modellrisiken, Verzerrungen und Fehlermodi bereit. | KI-Governance-Konzept | ||||
| H-21 | B | Der Anbieter kann eine C5-Zertifizierung nach BSI vorweisen | Sicherheitskonzept | ||||
| H-23 | M | Automatisierte Funktionen können gezielt deaktiviert, im Vorschlagsmodus, mit manueller Freigabe oder vollautomatisch betrieben werden. Änderungen sind versioniert, freigabepflichtig und auf einen früheren Stand rücksetzbar. | Konzept + Demo | ||||
| I. Projekt, Einführung, Schulung, Betrieb und Support | |||||||
| I-01 | M | Der Anbieter übernimmt Projektmanagement, Feinkonzept, Konfiguration, Schnittstellenumsetzung, Testbegleitung, Schulung und Produktivsetzung. | Projektplan | ||||
| I-02 | M | Der Anbieter benennt einen verantwortlichen Projektleiter und einen verantwortlichen SAP-/Schnittstellenexperten. | CV / Rollenplan | ||||
| I-03 | M | Der Projektplan enthält Arbeitspakete, Meilensteine, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Abnahmepunkte. | Projektplan | ||||
| I-04 | M | Die produktive Einführung beider Dokumententypen erfolgt spätestens 16 Wochen nach Projektstart, sofern der Auftraggeber die vereinbarten Mitwirkungspflichten erfüllt. | Verbindlicher Terminplan | ||||
| I-05 | B | Ein produktiver Pilot kann innerhalb von acht Wochen nach Projektstart bereitgestellt werden. | Terminplan | ||||
| I-06 | M | Der Anbieter schätzt den internen Aufwand des Auftraggebers nach Rolle und Projektphase in Personentagen. | Aufwandsmatrix | ||||
| I-07 | M | Das Feinkonzept umfasst Sollprozesse, Rollen, Regeln, Datenfelder, Schnittstellen, Sicherheit, Betrieb und Abnahme. | Dokumentenliste | ||||
| I-08 | M | Der Anbieter erstellt und pflegt Testfälle, Fehlerlisten und Abnahmeprotokolle. | Testkonzept | ||||
| I-09 | M | Schulungen für Administratoren, Key-User und Endanwender werden in deutscher Sprache durchgeführt. | Schulungskonzept | ||||
| I-10 | M | Administrations-, Betriebs- und Anwenderdokumentation wird in deutscher Sprache übergeben. | Dokumentenliste | ||||
| I-11 | M | Nach Produktivsetzung wird eine Hypercare-Phase von mindestens vier Wochen angeboten. | Projektplan | ||||
| I-12 | M | Support wird in deutscher Sprache mindestens montags bis freitags von 08:00 bis 17:00 Uhr bereitgestellt. | SLA | ||||
| I-13 | M | Die monatliche Verfügbarkeit beträgt mindestens 99,5 Prozent, ausgenommen angekündigte Wartungsfenster. | SLA | ||||
| I-14 | M | Für Priorität 1 beträgt die Reaktionszeit höchstens 30 Minuten und die Zielzeit zur Wiederherstellung höchstens vier Stunden. | SLA | ||||
| I-15 | M | Für Priorität 2 beträgt die Reaktionszeit höchstens zwei Stunden und die Zielzeit zur Wiederherstellung höchstens acht Stunden. | SLA | ||||
| I-16 | M | Wartungsfenster werden mindestens zehn Arbeitstage vorher angekündigt, sofern keine akute Sicherheitsmaßnahme vorliegt. | SLA | ||||
| I-17 | M | Der Anbieter liefert regelmäßige Serviceberichte zu Verfügbarkeit, Störungen, Supportfällen, Verarbeitung und Qualitätskennzahlen. | Musterbericht | ||||
| I-18 | M | Ein Exit- und Übergabekonzept einschließlich Datenexport, Dokumentation und Unterstützungsleistungen wird angeboten. | Exit-Konzept + Preisblatt | ||||
| I-19 | B | Der Anbieter verfügt über vergleichbare Produktivreferenzen mit SAP S/4HANA und positioneller Dokumentenverarbeitung. | Referenzen | ||||
| I-20 | B | Der Anbieter kann eine geringe Implementierungsbelastung des Auftraggebers durch erprobte Standardpakete und erfahrene Schnittstellenteams nachweisen. | Referenz + Aufwandsschätzung |
dropdown
| Typ: M = zwingende Mindestanforderung; B = bewertete Qualitätsanforderung Lösungsstatus: S = im angebotenen Standard enthalten; K = durch Konfiguration; E = kundenspezifische Entwicklung; N = nicht erfüllt. Für geplante Funktionen sind verbindlicher Release und Termin anzugeben. | Unnamed: 1 |
|---|---|
| S - Standard | Zum Angebotsstichtag |
| K - Konfiguration | Bei GoLive |
| E - Entwicklung | Durch Entwicklung |
| N - Nicht erfüllt | Nein |
Preisblatt
| Anlage 2 – Preisblatt und TCO-Berechnung | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 | Unnamed: 10 | Unnamed: 11 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alle Preise sind verbindlich in EUR netto anzugeben. Sämtliche für die vollständige Bereitstellung, Einführung und den Betrieb der angebotenen Lösung erforderlichen Kosten sind auszuweisen. | |||||||||||
| Ausfüllhinweis: Gelb markierte Felder sind durch den Bieter auszufüllen. Ist eine Position in einer anderen Position enthalten, ist als Preis 0,00 EUR einzutragen und in Spalte L auf die einschließende Position zu verweisen. Nicht ausgewiesene Pflichtkosten gelten als im Angebotspreis enthalten. | |||||||||||
| Bewertungsgrundlage ist der TCO über 48 Monate. Optionen und Abrufleistungen werden nur berücksichtigt, wenn dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich festgelegt ist. | |||||||||||
| A. Verbindliche Kalkulationsgrundlagen | |||||||||||
| Vertrags-/Bewertungszeitraum | 48 | Monate | TCO-Betrachtung gemäß Leistungsverzeichnis | ||||||||
| Auftragsbestätigungen | 75000 | Dokumente pro Jahr | Mengengerüst gemäß Leistungsverzeichnis | ||||||||
| Lieferscheine | 90000 | Dokumente pro Jahr | Mengengerüst gemäß Leistungsverzeichnis | ||||||||
| Endanwender | 35 | Nutzer | Mengengerüst gemäß Leistungsverzeichnis | ||||||||
| Bewertungsvolumen Auftragsbestätigungen | 300000 | Dokumente / 48 Monate | Formel aus Jahresvolumen und Bewertungszeitraum | ||||||||
| Bewertungsvolumen Lieferscheine | 360000 | Dokumente / 48 Monate | Formel aus Jahresvolumen und Bewertungszeitraum | ||||||||
| Vollständigkeitsprüfung Pflichtpreisfelder | 9 Pflichtpreisfelder offen | ||||||||||
| I. Einmalige Implementierungs- und Einführungsleistungen – TCO-relevant | |||||||||||
| Pos. | Kostenbestandteil / Leistung | Abrechnungseinheit | Bewertungsmenge | Einheitspreis netto | Einmalig | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Jahr 4 | TCO 48 Monate | Erläuterung / enthaltene Leistungen / Preislogik |
| I-01 | Projektmanagement und Projektsteuerung, Schulungen und Testing | Pauschale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,00 EUR eintragen, wenn vollständig in einer anderen Position enthalten. | ||
| I-02 | System- und Prozesskonfiguration | Pauschale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,00 EUR eintragen, wenn vollständig in einer anderen Position enthalten. | ||
| I-03 | Sonstige zwingend erforderliche einmalige Kosten | Pauschale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,00 EUR eintragen, wenn vollständig in einer anderen Position enthalten. | ||
| Summe einmalige Kosten | 0 | ||||||||||
| II. Wiederkehrende fixe Betriebs-, Lizenz- und Supportkosten – TCO-relevant | |||||||||||
| Pos. | Kostenbestandteil / Leistung | Abrechnungseinheit | Bewertungsmenge | Einheitspreis netto | Einmalig | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Jahr 4 | TCO 48 Monate | Erläuterung / enthaltene Leistungen / Preislogik |
| II-01 | SaaS-Basis-/Plattformlizenz | Jahr | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | Einheitspreis gilt unverändert für jedes Vertragsjahr; bei Einbezug 0,00 EUR und Verweis angeben. | |
| II-02 | Hosting und Betrieb | Jahr | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | Einheitspreis gilt unverändert für jedes Vertragsjahr; bei Einbezug 0,00 EUR und Verweis angeben. | |
| II-03 | Lizenzkosten je Nutzer / Jahr | Nutzer | 35 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | Einheitspreis gilt unverändert für jedes Vertragsjahr; bei Einbezug 0,00 EUR und Verweis angeben. | |
| Summe wiederkehrende fixe Kosten über 48 Monate | 0 | ||||||||||
| III. Volumenabhängige Verarbeitungskosten – TCO-relevant | |||||||||||
| Pos. | Kostenbestandteil / Leistung | Abrechnungseinheit | Bewertungsmenge | Einheitspreis netto | Einmalig | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 | Jahr 4 | TCO 48 Monate | Erläuterung / enthaltene Leistungen / Preislogik |
| III-01 | Verarbeitung Auftragsbestätigung einschließlich Klassifikation, Extraktion, Prüfung und Workflow | Dokument | 75000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | Bewertungsmenge pro Jahr. Sämtliche Seiten-, OCR-, KI- und Transaktionskosten sind einzurechnen. | |
| III-02 | Verarbeitung Lieferschein einschließlich Klassifikation, Extraktion, Prüfung und Workflow | Dokument | 90000 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | Bewertungsmenge pro Jahr. Sämtliche Seiten-, OCR-, KI- und Transaktionskosten sind einzurechnen. | |
| III-03 | Sonstige zwingende volumenabhängige Kosten | Pauschale/Jahr | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0,00 EUR eintragen, wenn keine weiteren volumenabhängigen Kosten entstehen; Preislogik vollständig erläutern. | |
| Summe volumenabhängige Kosten über 48 Monate | 0 | ||||||||||
| G. Kaufmännische Angaben und Preisbedingungen | |||||||||||
| Preise für den 48-monatigen Bewertungszeitraum fest | Ja/Nein | ||||||||||
| Frühestmöglicher Zeitpunkt einer Preisanpassung | Datum / Monat | ||||||||||
| Preisanpassungsindex, Formel und maximale Anpassung | Freitext | ||||||||||
| Preisstaffeln und Mehrmengenpreise | Freitext | ||||||||||
| Abrechnungsintervall wiederkehrender Entgelte | quartalsweise / jährlich | ||||||||||
| Rabatte / Gutschriften / Skonti | Freitext | ||||||||||
| Weitere kaufmännische Annahmen oder Vorbehalte | Freitext | ||||||||||
| H. Zusammenfassung TCO über 48 Monate | |||||||||||
| Einmalige Implementierungs- und Einführungsleistungen | 0 | ||||||||||
| Wiederkehrende fixe Betriebs-, Lizenz- und Supportkosten | 0 | ||||||||||
| Volumenabhängige Verarbeitungskosten | 0 | ||||||||||
| Gesamt-TCO 48 Monate netto (Wertungsbetrag) | 0 | Maßgeblicher Preis für die Zuschlagswertung | |||||||||
| Rechnerischer TCO je verarbeitetem Dokument (nur Kennzahl, nicht wertungsrelevant) | 0 | TCO / 660.000 Dokumente | |||||||||
| Bietererklärung: Mit den vorstehenden Preisen sind sämtliche zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Vergütungen abgegolten. Kosten, die für die Erfüllung der Muss-Anforderungen erforderlich sind und nicht gesondert ausgewiesen wurden, gelten als enthalten. | |||||||||||
| Ort, Datum | Name / zeichnungsberechtigte Person |