Leistungsverzeichnis AB-LS Verarbeitung.pdf

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Leistungsverzeichnis – Software zur Auftragsbestätigungs- und Lieferscheinverarbeitung

Leistungsbeschreibung und

Leistungsverzeichnis

Einführung einer Softwarelösung zur automatisierten Auftragsbestätigungs- und elektronischen Lieferscheinverarbeitung

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Inhaltsverzeichnis

1. Ziel und Zweck .............................................................................................. 3

2. Auftraggeber ................................................................................................. 4

3. Ausgangssituation .......................................................................................... 4

3.1 aktuelle Situation .................................................................................... 5

3.2 Systembeschreibung SAP ERP .................................................................. 5

4. Gegenstand der Leistung ............................................................................... 5

4.1 Im Leistungsumfang enthalten ................................................................. 6

4.2 Abgrenzung ............................................................................................ 6

5. Systemumgebung und Mengengerüst ............................................................. 7

6. Sollprozess und fachliche Anforderungen ........................................................ 7

6.1 Generische Dokumentenerkennung .......................................................... 7

6.2 ERP-Kontext statt isolierter Dokumentauslese ........................................... 8

6.3 Auftragsbestätigungen ............................................................................ 8

6.4 Lieferscheine und Wareneingang ............................................................. 9

6.5 Workflow und Fachadministration ............................................................ 9

7. Technische, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen ............................... 10

7.1 Architektur und Integration ................................................................... 10

7.2 Datenschutz und Informationssicherheit ................................................. 10

8. Projektvorgehen und Leistungsergebnisse ..................................................... 12

8.1 Verpflichtende Liefergegenstände .......................................................... 12

9. Vergaberechtliche Anforderungen ................................................................. 13

10. Angebotsunterlagen und Eignungsnachweise ............................................. 14

10.1 Vergabedokumente ............................................................................... 15

10.2 Zuschlagsmethodik ............................................................................... 16

11. Live-Demonstration und Bewertung ........................................................... 17

11.1 Ablauf .................................................................................................. 18

11.2 Bewertungsbereiche der Demo .............................................................. 18

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1. Ziel und Zweck

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung, Integration, Konfiguration, Produktivsetzung und der Betrieb einer cloudbasierten Software-as-a- Service-Lösung – nachfolgend SaaS-Lösung – zur automatisierten Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.

Die Lösung muss die Dokumente vom Eingang über die Erkennung, Klassifizierung, Datenextraktion, fachliche Prüfung und den Abgleich mit den im SAP-System vorhandenen Daten bis zur Klärung von Abweichungen und zur Verbuchung beziehungsweise Aktualisierung der zugehörigen Geschäftsvorgänge durchgängig unterstützen. Bestandteil sind sämtliche erforderlichen Projekt-, Integrations-, Schulungs-, Dokumentations- und Betriebsleistungen.

Der SaaS-Betrieb umfasst insbesondere Hosting, Wartung, Pflege, Updates, Releasewechsel, Monitoring, Datensicherung, Wiederherstellung und Support. Sämtliche für den bestimmungsgemäßen Betrieb erforderlichen Softwarekomponenten, Konnektoren, Schnittstellen, KI- beziehungsweise Erkennungskomponenten, Drittprodukte und Nutzungsrechte sind Bestandteil der angebotenen Leistung und vollständig im Preisblatt auszuweisen.

• Kernprozess 1: automatisierte Auftragsbestätigungsverarbeitung einschließlich positionsbezogener Prüfung und Fortschreibung in SAP S/4HANA. • Kernprozess 2: elektronische Lieferscheinverarbeitung einschließlich mobiler Wareneingangsbuchung und positionsbezogener Abweichungsbearbeitung.

Ziel ist die deutliche Reduktion manueller Bearbeitungsschritte bei gleichzeitig höherer Datenqualität, Transparenz und Versorgungssicherheit. Die Lösung soll Fachkräfte nur dort einbinden, wo Abweichungen, Unsicherheiten oder Freigaben eine menschliche Entscheidung erfordern.

• Vollständige Prozessabdeckung: Dokumenteneingang bis ERP- Fortschreibung beziehungsweise Wareneingang in einem kontrollierten Prozess.

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• Frühzeitige Abweichungserkennung: Liefertermin-, Mengen-, Preis- und Artikelabweichungen werden unmittelbar nach Dokumenteneingang erkannt. • Effizienz: Reduktion manueller Prüf- und Erfassungstätigkeiten; nachvollziehbare Automatisierungsquote. • Qualität: Minimierung von Fehlbuchungen, Dubletten und fehlerhaften Stammdatenzuordnungen. • Mobile Logistik: Wareneingang kann auf geeigneten mobilen Geräten direkt am Prozessort erfolgen. • Versorgungssicherheit: Kritische Lieferabweichungen werden priorisiert und an die zuständigen Stellen eskaliert. • Zukunftsfähigkeit: Strukturierte Datenbasis für MHD- / Chargen- verfolgung, Analytics und spätere EWM-Prozesse.

2. Auftraggeber

Universitätsklinikum Freiburg Geschäftsbereich 3 – Dienstleistungen / Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie Hugstetter Straße 55 79106 Freiburg

Das UKF ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts der Albert-Ludwigs- Universität Freiburg und gehört mit etwa 15.000 Mitarbeiterinnen und 2.179 Betten zu den größten Universitätskliniken in Deutschland. Rund 1.800 Ärztinnen sowie 4.300 Pflegekräfte versorgen pro Jahr rund 90.000 Patientinnen stationär sowie rund 900.000 Patientinnen ambulant. Das UKF verbindet in seiner originären Aufgabe Forschung, Lehre und Krankenversorgung stets mit dem Ziel, den Patient*innen heute und in Zukunft eine an den neuesten Erkenntnissen der Wissenschaft ausgerichtete Behandlung zu bieten.

3. Ausgangssituation

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3.1 Aktuelle Situation

Die Beschaffungs- und Wareneingangsprozesse werden im bestehenden SAP- S/4HANA-System, insbesondere im Umfeld von SAP MM, abgewickelt. Ein separates Warehouse-Management-System ist derzeit nicht Gegenstand dieses Projekts. Die ausgeschriebene Lösung soll jedoch eine spätere Weiterentwicklung in Richtung SAP EWM fachlich und technisch unterstützen.

Auftragsbestätigungen werden aufgrund fehlender personeller Kapazitäten derzeit nicht durchgängig und systematisch bearbeitet. Lieferscheine und Wareneingänge erfordern zahlreiche manuelle Tätigkeiten und Abgleiche. Wachsende Bestellmengen und erhöhte Lieferhäufigkeiten lassen den Arbeitsaufwand ohne Automatisierung nicht ausreichend skalieren.

• Unklare Abweichungen bei Preisen, Lieferterminen, Mengen, Ersatzartikeln oder Konditionen führen zu Rückfragen und Klärungsschleifen. • Manuelle Datenerfassung und Prüfung erhöhen Fehleranfälligkeit und Bearbeitungszeit. • Lieferengpässe oder verspätete Bestätigungen werden teilweise zu spät erkannt. Alternativsuchen werden dadurch verzögert gestartet. • Fehlbuchungen und unvollständige Daten führen zu Folgeaufwänden in Logistik, Einkauf und Kreditorenbuchhaltung. • Verspätete Klärungen können Skontoverluste, Mahnkosten und Retouren begünstigen. • MHD- und Chargendaten stehen nicht durchgängig strukturiert für weiterführende Logistikprozesse zur Verfügung.

3.2 Systembeschreibung SAP ERP

Die SAP-ERP-Systemlandschaft am UKF ist dreistufig aufgebaut (Entwicklung, Konsolidierung, Produktion) und basiert auf dem Releasestand SAP S/4HANA 2023 FPS 03 ("OnPremise").

Weiterhin steht ein Sandboxsystem mit dem analogen Releasestand zur Verfügung.

4. Gegenstand der Leistung

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4.1 Im Leistungsumfang enthalten

• Bereitstellung und Betrieb der SaaS-Lösung einschließlich Hosting, Softwarelizenzen beziehungsweise Nutzungsrechten, KI- und Erkennungskomponenten, erforderlichen Drittprodukten, Wartung, Pflege, Updates, Releasewechseln, Monitoring, Datensicherung, Wiederherstellung und Support. • Projektmanagement. • Analyse, Feinkonzept und Sollprozessdesign im Rahmen von Workshops mit den Prozessverantwortlichen des Auftraggebers. • Einrichtung der Organisationsstruktur, Rollen, Prüfregeln, Toleranzen und Workflows. • Anbindung an das SAP S/4HANA System einschließlich Daten lesen, Rückschreiben, Buchungsanstoß, Fehlerbehandlung und Monitoring. • Einrichtung der Dokumenteneingangskanäle und Dokumentklassifizierung. • Umsetzung der Auftragsbestätigungs- und Lieferscheinprozesse einschließlich mobiler Nutzung. • Testkonzept, System- und Integrationstests, Unterstützung des Abnahmetests und Fehlerbehebung. • Schulungen, Betriebs-, Administrations- und Anwenderdokumentation in deutscher Sprache. • Produktivsetzung, Hypercare, Wartung, Support, Release- und Sicherheitsmanagement. • Sicherstellung des Betriebs einschließlich Verfügbarkeit, Kapazitätsmanagement, Backup, Wiederherstellung, Release-Management und technischer Betriebsüberwachung entsprechend den vereinbarten Service Levels. • Datenexport und Exit-Unterstützung am Vertragsende.

4.2 Abgrenzung

• Die Einführung eines vollständigen SAP-EWM-Systems ist nicht Bestandteil dieser Vergabe. • Eine umfassende Bereinigung sämtlicher ERP-Stammdaten ist nicht Bestandteil; erforderliche Korrekturprozesse und Qualitätsregeln sind jedoch zu unterstützen, beispielsweise durch strukturierte Datenlieferungen und geregelte Korrekturprozesse • Patientenbehandlungsdaten sind nicht Gegenstand des vorgesehenen Fachprozesses. Personenbezogene Kontaktdaten in Lieferantendokumenten und Benutzerkonten können dennoch verarbeitet werden.

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5. Systemumgebung und Mengengerüst

Die genannten Mengen bilden die verbindliche Grundlage für die Angebotskalkulation und die TCO-Wertung. Sie stellen keine Mindestabnahme oder Abnahmegarantie dar, soweit in den Vertragsunterlagen keine abweichende Regelung getroffen wird.

Sämtliche Mengenstaffeln, Freimengen, Mindestabnahmen sowie dokumenten-, seiten-, transaktions-, nutzer-, speicher-, API-, KI- oder modellabhängigen Entgelte sind im Preisblatt vollständig und transparent auszuweisen

6. Sollprozess und fachliche Anforderungen

6.1 Generische Dokumentenerkennung

Die Lösung muss in der Live-Demonstration und im Abnahmetest Dokumente verarbeiten können, deren konkrete Lieferantenlayouts dem Bieter beziehungsweise Auftragnehmer vor Beginn des jeweiligen Tests nicht zur individuellen Konfiguration bereitgestellt wurden.

Der technische Lösungsansatz wird nicht vorgegeben. Templatebasierte, KI-basierte, regelbasierte oder sonstige technische Verfahren sind zulässig, sofern das geforderte funktionale Ergebnis ohne vorherige individuelle Konfiguration der konkreten Testdokumente erreicht wird.

Die Erkennung hat Kopf- und Positionsdaten zu umfassen. Unsicherheiten werden feld- und positionsbezogen ausgewiesen. Die Live-Demonstration enthält deshalb

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Dokumente, die dem Bieter vor Beginn des Termins nicht zur individuellen Konfiguration bereitgestellt werden.

Der Bieter hat im Angebot offenzulegen, welche lieferanten-, layout- oder dokumentenspezifischen Trainings-, Template-, Mapping-, Onboarding- oder Konfigurationsschritte im Regelbetrieb erforderlich sind. Hierbei sind der jeweilige Personalaufwand, die benötigte Vorlaufzeit, erforderliche Mitwirkungen des Auftraggebers und gegebenenfalls entstehende Zusatzkosten anzugeben.

Für jedes extrahierte, aus dem ERP-System übernommene, regelbasiert abgeleitete oder manuell ergänzte Datenfeld muss dessen Herkunft nachvollziehbar dargestellt werden können. Hierzu gehören insbesondere die Fundstelle im Dokument, das verwendete ERP-Objekt beziehungsweise ERP-Feld, die angewendete Regel oder Berechnungslogik sowie eine manuelle Änderung.

Werte, die weder im Dokument beziehungsweise Barcode enthalten noch aus freigegebenen ERP-Daten oder eindeutig definierten Regeln ableitbar sind, dürfen nicht automatisch erzeugt oder ergänzt werden. Fehlende oder nicht ausreichend sicher ermittelte Werte sind als solche auszuweisen und einem definierten Prüf- beziehungsweise Ausnahmeprozess zuzuführen.

6.2 ERP-Kontext statt isolierter Dokumentauslese

Die Lösung muss Dokumentdaten im Kontext der SAP-Bestellungen, Konditionen, Stammdaten und organisatorischen Zuständigkeiten bewerten. Preisabsprachen, Sonderkonditionen oder Zuständigkeiten können ausschließlich im ERP hinterlegt sein und sind deshalb in den Abgleich einzubeziehen. Eine reine OCR-Auslese ohne kontextbezogene Validierung erfüllt die Anforderung nicht.

6.3 Auftragsbestätigungen

• Automatische Zuordnung zur Bestellung auch bei fehlender oder fehlerhafter Bestellnummer, sofern die Zuordnung aus anderen Merkmalen eindeutig möglich ist. • Positionsbezogene Extraktion und Gegenüberstellung von Bestell- und Bestätigungsdaten. • Prüfung von Preisen, Konditionen, Mengen, Einheiten, Lieferterminen, Teilbestätigungen, Ersatzartikeln und Stornierungen. • Regelbasierte Dunkelverarbeitung bei vollständiger Übereinstimmung innerhalb definierter Toleranzen.

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• Dynamische Zuweisung abweichender Vorgänge an zuständige Einkäufer, Anforderer oder weitere Rollen (-gruppen). • Fortschreibung freigegebener Bestätigungsdaten in SAP S/4HANA. • Priorisierung kritischer Lieferabweichungen zur frühzeitigen Sicherung der Versorgung.

6.4 Lieferscheine und Wareneingang

• Automatische Zuordnung zu Bestellung und Position; Unterstützung von Teillieferungen und mehreren Bestellungen je Lieferschein. • Erkennung von Über-, Unter- und Falschlieferungen sowie Ersatzartikeln. • Erfassung von Chargen, MHD, Seriennummern und Barcodes, soweit vorhanden. • Mobile Anzeige und Bearbeitung des elektronischen Lieferscheins sowie mobile Bestätigung der tatsächlich eingegangenen Waren, Mengen und Positionen durch eine hierzu berechtigte Person. • Der alleinige Eingang oder die technische Verarbeitung eines elektronischen Lieferscheins darf keine Wareneingangsbuchung in SAP S/4HANA auslösen. Voraussetzung ist die dokumentierte Bestätigung des physischen Wareneingangs durch eine berechtigte Person oder durch ein vom Auftraggeber ausdrücklich freigegebenes Erfassungsereignis. • Nach Bestätigung des physischen Wareneingangs und erfolgreicher Prüfung von Bestellung, Bestellposition, Material, Menge, Mengeneinheit, Werk, Lagerort, offener Bestellmenge und Berechtigung darf die Wareneingangsbuchung regelbasiert und ohne weitere manuelle Dateneingabe ausgelöst werden. • Die Lösung muss verhindern, dass derselbe Lieferschein beziehungsweise dieselbe physische Lieferung mehrfach als Wareneingang gebucht wird. Technische Wiederholungen und erneute Übertragungsversuche müssen idempotent verarbeitet werden. • Gezielte Klärung und dokumentierte Entscheidung bei Abweichungen oder Unsicherheiten. • Strukturierte Bereitstellung logistischer Daten für spätere EWM- und Trackingprozesse.

6.5 Workflow und Fachadministration

Toleranzen, Prüfungen, Zuständigkeiten, Eskalationen und Freigaben müssen durch autorisierte Key-User ohne Programmierkenntnisse konfigurierbar sein. Änderungen

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sind zu versionieren und zu protokollieren. Die Nutzerzuordnung soll dynamisch aus Dokument- und ERP-Informationen erfolgen, damit Vorgänge ohne manuelle Vorsortierung bei der zuständigen Stelle landen.

7. Technische, Datenschutz- und

Sicherheitsanforderungen

7.1 Architektur und Integration

• Supportfähige, dokumentierte Schnittstellen zu SAP S/4HANA; bevorzugt Standard-APIs über REST (OData-Services) oder SOAP-Webservices ohne Nutzung der SAP BTP. • Getrennte Test- und Produktivumgebung; versionierbare Konfiguration und kontrollierter Transport. • Fehlerbehandlung, Wiederanlauf, Monitoring und vollständige technische Protokollierung. • Offene Datenexporte und dokumentierte APIs zur Vermeidung unangemessener Herstellerabhängigkeit. • Skalierbarkeit für steigende Dokumentmengen, zusätzliche Organisationseinheiten und weitere Dokumenttypen. • Informationen zur Konfiguration der Firewall für die Integration der Lösung.

7.2 Datenschutz und Informationssicherheit

Die Grundsätze und Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung sowie die sonstigen für den Auftraggeber geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben sind einzuhalten. Im Rahmen des Vertragsabschlusses sind auf Grundlage der Muster des Auftraggebers insbesondere folgende Vereinbarungen und Nachweise vorzulegen beziehungsweise abzuschließen:

• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO, • technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO.

Nachfolgende Punkte sind zusätzlich zu beachten:

• Die Verarbeitung und Speicherung von Daten sowie reguläre administrative und Supportzugriffe erfolgen innerhalb der Europäischen Union

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beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Verarbeitung, Speicherung oder Zugriffsmöglichkeit aus einem Drittland bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und muss datenschutzrechtlich zulässig sein. • Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertigem, nachprüfbarem Schutzniveau. • Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Rechte, SSO und MFA-Anbindung. • Offenlegung aller Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte. • Schwachstellen-, Patch-, Incident-, Backup- und Notfallmanagement mit verbindlichen Reaktionszeiten. • Keine Nutzung von Auftraggeber-Daten für allgemeines Modelltraining ohne ausdrückliche schriftliche Freigabe. • Nachvollziehbare Qualitäts- und Modellüberwachung mit menschlicher Kontrollmöglichkeit. • Für den angebotenen SaaS-Dienst ist ein aktuelles C5-Testat Typ 2 oder ein gleichwertiger, durch eine unabhängige Prüfstelle erbrachter Nachweis eines vergleichbaren Kontroll- und Sicherheitsniveaus vorzulegen. Bei einem gleichwertigen Nachweis ist die Abdeckung der C5-Kriterien nachvollziehbar gegenüberzustellen. • Ein allgemeines Sicherheitskonzept zur angebotenen Lösung ist mitzuliefern.

Der Bieter hat sämtliche für Klassifizierung, Extraktion, Matching, Prüfung, Entscheidungsunterstützung und Workflowsteuerung eingesetzten KI- und Erkennungskomponenten zu beschreiben. Mindestens darzustellen sind:

• Anbieter und Betreiber der eingesetzten Modelle, • Verwendung eigener oder externer Modellkomponenten, • Daten- und Verarbeitungsflüsse, • Verarbeitungs- und Speicherorte, • beteiligte Unterauftragnehmer, • Nutzung von Auftraggeberdaten zu Trainings- oder Optimierungszwecken, • Modell- und Versionsverwaltung, • Verfahren zur Qualitäts-, Fehler- und Driftüberwachung, • Ermittlung und Verwendung von Vertrauenswerten, • menschliche Kontroll- und Korrekturmöglichkeiten, • Verhalten bei Unsicherheit, Nichtverfügbarkeit oder Ausfall einer Modellkomponente, • Verfahren bei wesentlichen Modelländerungen während der Vertragslaufzeit. • Einzelne automatisierte Funktionen müssen mindestens in den Betriebsarten „deaktiviert“, „Vorschlag“, „manuelle Freigabe erforderlich“ und „automatische

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Verarbeitung“ betrieben werden können, soweit dies für den jeweiligen Prozessschritt fachlich sinnvoll ist. • Die Betriebsart muss mindestens nach Dokumentenart, Organisationseinheit, Lieferant, Material- beziehungsweise Warengruppe und Prozessschritt konfigurierbar sein. • Änderungen an Modellen, Regeln und Automatisierungsstufen müssen vor der Produktivsetzung getestet, freigegeben und versioniert werden. Eine Rückkehr auf einen zuvor freigegebenen Stand muss möglich sein.

8. Projektvorgehen und Leistungsergebnisse

Der Bieter hat einen belastbaren Projektplan vorzulegen. Ziel ist die produktive Einführung beider Kernprozesse innerhalb von höchstens 16 Wochen nach Projektstart, sofern die vereinbarten Mitwirkungspflichten des Auftraggebers erfüllt sind.

8.1 Verpflichtende Liefergegenstände

• Verbindlicher Projekt- und Ressourcenplan einschließlich Aufwand des Auftraggebers nach Rollen. • Fachliches und technisches Feinkonzept mit Freigabestand. • Architektur-, Schnittstellen-, Sicherheits-, Datenschutz- und Betriebskonzept. • Konfigurierte Test- und Produktivumgebung einschließlich Rollen, Workflows und Regeln. • Testfälle, Testprotokolle, Fehlerlisten und Abnahmeunterlagen. • Schulungsunterlagen, Anwender-, Administrations- und Betriebsdokumentation in deutscher Sprache.

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• As-built-Dokumentation, Datenmodell, Schnittstellendokumentation und Konfigurationsübersicht. • Exit-, Datenexport- und Übergabekonzept. • Abschlussbericht mit Zielerreichung, KPI-Auswertung, offenen Punkten und Empfehlungen.

9. Verfahrensart und Ablauf

Die Vergabe erfolgt als nicht offenes Verfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß § 16 VgV. Das Verfahren wird in zwei Stufen durchgeführt.

1. Teilnahmewettbewerb Mit der Auftragsbekanntmachung werden interessierte Unternehmen öffentlich zur Abgabe eines Teilnahmeantrags aufgefordert. Der Teilnahmeantrag ist bis zum 20.11.2026 - 12:00 Uhr über die Vergabeplattform einzureichen. Die Teilnahmefrist beträgt mindestens 30 Kalendertage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung.

Im Teilnahmewettbewerb wird die Eignung der Bewerber und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen anhand der in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen genannten Kriterien und Nachweise geprüft.

Die Höchstzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber beträgt fünf. Sind mehr als fünf Bewerber geeignet, wählt die Vergabestelle die fünf Bewerber mit der höchsten Bewertung nach den vorab bekanntgegebenen, objektiven und nichtdiskriminierenden Auswahlkriterien aus. Die Kriterien und ihre Gewichtung sind in der Datei: Teilnahmebogen beschrieben. Stehen weniger als fünf geeignete Bewerber zur Verfügung, kann das Verfahren mit den geeigneten Bewerbern fortgeführt werden.

2. Angebotsphase Nur die ausgewählten Bewerber werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Angebotsaufforderung enthält die Vergabeunterlagen und die Frist für den Eingang der Angebote. Die Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.

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3. Software-Demonstration

Die Bieter werden im Rahmen der Angebotswertung zu einer Software- Demonstration eingeladen. Live-Demonstrationen sind für den Zeitraum vom 11.01. bis 14.01.2027 vorgesehen. Bitte halten Sie sich diesen Zeitraum bereits frei; den konkreten Termin mit Uhrzeit teilen wir Ihnen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mit. Für alle Bieter gilt dasselbe Testszenario, dieselben Aufgabenstellungen und dieselbe verfügbare Vorführungszeit. Ablauf, Terminierung, Bewertungskriterien und Gewichtung der Demonstration sind in dem Dokument: Anforderungskatalog und Preisblatt und im nachfolgenden Punkt 11 geregelt und erläutert.

4. Angebotswertung und Zuschlag

Nach Abschluss der Software-Demonstrationen werden die Angebote anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewertet. Die Wertung umfasst den Gesamtpreis über 48 Monate (TCO) mit 30 Prozent, das schriftliche Lösungskonzept mit 30 Prozent und die Software-Demonstration mit 40 Prozent. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot nach dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis erteilt. (Siehe Punkt 10.2 Zuschlagsmethodik)

10. Angebotsunterlagen und Eignungsnachweise

Das Angebot muss mindestens die nachfolgenden Unterlagen enthalten. Die Vergabestelle kann hierfür gesonderte Formblätter bereitstellen.

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10.1 Vergabedokumente

Die hier aufgeführten Dokumente sind als Formblätter den Ausschreibungsunterlagen beigefügt, vom Bieter zu unterzeichnen und zwingend mit dem Teilnahmewettbewerb bzw. der Angebotsaufforderung abzugeben. Nicht unterzeichnete und / oder nicht mit dem Angebot / Preisblatt abgegebenen Dokumente führen zum Ausschluss. Das Angebot / Preisblatt muss unterschrieben sein. Fehlt die Unterschrift, ist das Angebot nicht wirksam abgegeben und muss ausgeschlossen werden.

Mit dem Teilnahmeantrag:

• Teilnahmebogen (vom Bieter auszufüllen) • Bewerber-/Bieternachweise und -erklärungen • Eigenerklärung zu RUS Sanktionen • Eigenerklärung zu Ausschlussgründen • ILO-Kernarbeitsnormen • Verpflichtungserklärung Arbeitnehmer-Entsendegesetz • Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt • Scientology Schutzerklärung • Vertraulichkeitserklärung im Vergabeverfahren • Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft • CSX-59-Eigenerklaerung-Informationen-zum-Bieter • Pflicht zur Meldung von Cyberangriffen

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Mit dem Angebot:

• Anforderungskatalog und Preisblatt • Auftragsverarbeitungsvertrag gemaess Art.28DSGVO • Nachweis zur sicheren Datenverarbeitung nach Art 32 DSGVO u. 8a- BSIG_TOMs (Der Bieter erklärt sich bereit im Falle des Zuschlags beide Dokumente mit dem Auftraggeber abzuschließen.) • EVB_IT_Cloudvertrag • EVB_IT_Cloud_Kriterienkatalog_fuer_Cloudleistungen

Der Bieter muss als Generalunternehmer auftreten. Der Auftraggeber fordert eine Verpflichtungserklärung (Formblatt: Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft) von den durch den Bieter eingesetzten Unternehmen, zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten und der erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen dieser Unternehmen bei der Erfüllung des Auftrags.

EVB-IT Cloudvertrag

Der für den Zuschlag vorgesehene Bieter erklärt sich bereit, mit dem Auftraggeber einen EVB-IT Cloudvertrag inkl. des Kriterienkatalogs und der dazugehörenden AGBs abzuschließen.

10.2 Zuschlagsmethodik

Nach Prüfung der formalen Anforderungen, Eignung und vollständigen Erfüllung aller Muss-Anforderungen wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot auf Basis des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses erteilt.

Preisformel: Preis-Punkte = (Der niedrigste wertbare TCO/ TCO des zu wertenden Angebots) x 30. Qualitätskriterien werden auf einer Skala von 0 bis 5 bewertet und mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert. Bei Punktgleichheit entscheidet zunächst die höhere Gesamtqualität, anschließend der niedrigere TCO.

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11. Live-Demonstration und Bewertung

Die Live-Demonstration ist ein verbindlicher Bestandteil der Qualitätswertung. Alle Bieter erhalten identische Rahmenbedingungen, Zeitvorgaben, ERP-Testdaten und vorab bekannte Basisszenarien. Zusätzlich werden im Termin bislang unbekannte, anonymisierte Dokumente bereitgestellt. Die Demonstration muss auf der angebotenen, produktiv verfügbaren Version erfolgen; vorproduzierte Videos ersetzen die Live-Demonstration nicht.

11.1 Termin und organisatorischer Rahmen

Die Live-Demonstrationen finden im Zeitraum vom 11.01. bis 14.01.2027 statt. Den konkreten Termin mit Uhrzeit teilen wir mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mit.

Die Bieter haben sicherzustellen, dass die für die Demonstration erforderlichen fachlichen und technischen Ansprechpartner sowie die im Angebot benannten beziehungsweise für die Auftragsausführung vorgesehenen Schlüsselpersonen innerhalb des genannten Zeitraums verfügbar sind.

Je Bieter ist eine Gesamtdauer von maximal 150 Minuten vorgesehen. Davon stehen maximal 10 Minuten für die Vorstellung des Unternehmens und des vorgesehenen Projektteams zur Verfügung. Folgender einheitlicher zeitlicher Ablauf ist hierbei vorgesehen:

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Der Auftraggeber übernimmt die Zeitsteuerung und kann einzelne Programmpunkte nach Ablauf der vorgesehenen Zeit beenden. Eine Überschreitung der Gesamtdauer ist nicht vorgesehen.

Verzögerungen, die der Bieter zu vertreten hat, insbesondere aufgrund einer nicht einsatzbereiten Demonstrationsumgebung, fehlender Zugänge oder technischer Probleme auf Seiten des Bieters, führen grundsätzlich nicht zu einer Verlängerung des Zeitfensters. Unterbrechungen, die dem Auftraggeber zuzurechnen sind, werden nicht auf das Zeitbudget des Bieters angerechnet.

Nicht innerhalb des vorgesehenen Zeitfensters gezeigte Funktionen gelten als nicht praktisch nachgewiesen. Der Bieter ist daher dafür verantwortlich, seine Unternehmensvorstellung und Demonstration so zu strukturieren, dass sämtliche verbindlichen Szenarien innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit vollständig durchgeführt werden können.

Die Darstellung darf nicht durch vorproduzierte Videos, vorbereitete Screenshots oder manuell nachgebildete Ergebnisse ersetzt werden. Erläuternde Folien dürfen ergänzend eingesetzt werden, sofern die praktisch vorzuführenden Funktionen weiterhin vollständig live demonstriert werden.

11.2 Ablauf

11.3 Bewertungsbereiche der Demo

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Bewertungsskala je Kriterium: 0 = nicht gezeigt/nicht erfüllt; 1 = erhebliche Lücken; 2 = nur teilweise erfüllt; 3 = vollständig anforderungsgerecht; 4 = überdurchschnittlich mit nachvollziehbarem Mehrwert; 5 = in besonderem Maße überzeugend, stabil und ohne manuelle Umgehungslösung.

Nicht produktiv verfügbare, lediglich angekündigte oder ausschließlich in einer Produkt-Roadmap enthaltene Funktionen erhalten keine Punkte.

Manuelle Vorbereitungen, Konfigurationen, Datenbereinigungen oder Eingriffe des Bieters während der Demonstration sind vollständig offenzulegen und fließen in die Bewertung des jeweiligen Szenarios ein.