Auftragsverarbeitungsvertrag nach DS-GVO.DOCX

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO

Verantwortlicher (Auftraggeber):

Hanse- und Universitätsstadt Rostock, Die Oberbürgermeisterin,

Hauptamt

Neuer Markt 1a

18055 Rostock

Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer):

1. Gegenstand und Dauer der Vereinbarung

Der Auftrag umfasst Folgendes:

Bereitstellung und Betreuung eines digitalen Lernmanagementssystems.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Verantwortlichen im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DS-GVO auf Grundlage dieses Vertrages.

Die vertraglich vereinbarte Dienstleistung wird ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erbracht. Jede Verlagerung der Dienstleistung oder von Teilarbeiten dazu in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss der Kommission, Standarddatenschutzklauseln, genehmigte Verhaltensregeln).

Dauer des Auftrags

Der Vertrag beginnt am 01.01.2027 und endet frühestens am 31.12.2030.

Der Verantwortliche kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragsverarbeiters gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrages vorliegt, der Auftragsverarbeiter eine Weisung des Verantwortlichen nicht ausführen kann oder will oder der Auftragsverarbeiter Kontrollrechte des Verantwortlichen vertragswidrig verweigert. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DS-GVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

2. Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten sowie Kategorien betroffener Personen:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Bereitstellung, Installation, Anpassung, Wartung, Pflege und des Supports der Social-Intranet-Software für die Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Zweck der Verarbeitung ist insbesondere die Ermöglichung und Unterstützung der Nutzung des Social Intranets durch die Beschäftigten der Stadtverwaltung sowie die Durchführung der zur Vertragserfüllung erforderlichen Wartungs-, Pflege-, Support- und Fehlerbehebungsleistungen durch den Auftragnehmer.

Die Verarbeitung umfasst insbesondere die Verarbeitung von Daten der Nutzerinnen und Nutzer des Social Intranets, die im Rahmen der Einrichtung und Nutzung des Systems anfallen bzw. im System gespeichert werden. Hierzu können insbesondere Benutzer- und Kontaktdaten, Organisations- und Zuordnungsdaten, Nutzungs- und Protokolldaten sowie von den Nutzenden im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung eingestellte Inhalte gehören.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den im Vertrag und in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zwecken. Ein Zugriff des Auftragnehmers auf personenbezogene Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erbringung der vereinbarten Wartungs-, Pflege-, Support-, Fehleranalyse- oder sonstigen vertraglich geschuldeten Leistungen erforderlich ist.

Art der Verarbeitung (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 2 DS-GVO):

Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen oder Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Einschränken, Löschen und Vernichten von Daten, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist.

Art der personenbezogenen Daten (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 1, 13, 14 und 15 DS-GVO):

Insbesondere:

• Name, Vorname
• dienstliche Kontaktdaten (insbesondere dienstliche E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer)
• Benutzername bzw. Kennung
• organisatorische Zuordnung (z. B. Amt, Fachbereich, Organisationseinheit, Funktion)
• Daten zur Berechtigungs- und Rollenverwaltung
• Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. Anmelde-, Zugriffs- und Änderungsdaten)
• im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung des Social Intranets eingestellte Inhalte und Angaben
• technische Daten, soweit diese einen Personenbezug aufweisen können.

Je nach konkreter Nutzung des Social Intranets können darüber hinaus weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DS-GVO ist nicht Zweck der Verarbeitung; eine Verarbeitung solcher Daten kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, soweit diese durch Nutzende im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung des Systems eingestellt werden.

Kategorien betroffener Personen (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO):

Beschäftigte der Hanse- und Universitätsstadt Rostock

Nutzerinnen und Nutzer des Social Intranets

Administratorinnen und Administratoren sowie sonstige mit der Betreuung und redaktionellen Pflege des Social Intranets betraute Personen

ggf. externe Personen, soweit deren personenbezogene Daten im Rahmen der bestimmungsgemäßen Nutzung des Social Intranets verarbeitet werden.

3. Rechte und Pflichten sowie Weisungsbefugnisse des Verantwortlichen

Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DS-GVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art. 12 bis 22 DS-GVO ist allein der Verantwortliche verantwortlich. Gleichwohl ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, alle solche Anfragen, sofern sie erkennbar ausschließlich an den Verantwortlichen gerichtet sind, unverzüglich an diesen weiterzuleiten.

Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter abzustimmen und schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format festzulegen.

Der Verantwortliche erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen.

Der Verantwortliche ist berechtigt, sich wie unter Nr. 5 festgelegt vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig in angemessener Weise von der Einhaltung der beim Auftragsverarbeiter getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der in diesem Vertrag festgelegten Verpflichtungen zu überzeugen.

Der Verantwortliche informiert den Auftragsverarbeiter unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.

Der Verantwortliche ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragsverarbeiters vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.

4. Weisungsberechtigte des Verantwortlichen, Weisungsempfänger des Auftragsverarbeiters

Weisungsberechtigte Personen des Verantwortlichen sind:

(Vorname, Name, Organisationseinheit, Telefon, E-Mail)

Weisungsempfänger beim Auftragsverarbeiter sind:

(Vorname, Name, Organisationseinheit, Telefon, E-Mail)

Für Weisung zu nutzende Kommunikationskanäle:

(genaue postalische Adresse/ E-Mail/ Telefonnummer)

Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der Ansprechpartner sind dem Vertragspartner unverzüglich und grundsätzlich schriftlich oder elektronisch die Nachfolger bzw. die Vertreter mitzuteilen. Die Weisungen sind für ihre Geltungsdauer und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren.

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisungen des Verantwortlichen, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DS-GVO).

Der Auftragsverarbeiter verwendet die zur Verarbeitung überlassenen personenbezogenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke. Kopien oder Duplikate der personenbezogenen Daten werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt.

Der Auftragsverarbeiter sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsgemäße Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu. Er sichert zu, dass die für den Verantwortlichen verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden.

Die Datenträger, die vom Verantwortlichen stammen bzw. für den Verantwortlichen genutzt werden, werden besonders gekennzeichnet. Eingang und Ausgang sowie die laufende Verwendung werden dokumentiert.

Der Auftragsverarbeiter hat über die gesamte Abwicklung der Dienstleistung für den Verantwortlichen insbesondere folgende Überprüfungen in seinem Bereich durchzuführen:

Absicherung der Maßnahmen aus Abschnitt 8.

Das Ergebnis der Kontrollen ist zu dokumentieren.

Bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DS-GVO durch den Verantwortlichen, an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten sowie bei erforderlichen Datenschutz-Folgeabschätzungen des Verantwortlichen hat der Auftragsverarbeiter im notwendigen Umfang mitzuwirken und den Verantwortlichen soweit möglich angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit e und f DS-GVO). Er hat die dazu erforderlichen Angaben dem Verantwortlichen unverzüglich weiterzuleiten.

Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Verantwortlichen erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DS-GVO). Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Verantwortlichen nach Überprüfung bestätigt oder geändert wird.

Der Auftragsverarbeiter hat personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis zu berichtigen, zu löschen oder deren Verarbeitung einzuschränken, wenn der Verantwortliche dies mittels einer Weisung verlangt und berechtigte Interessen des Auftragsverarbeiters dem nicht entgegenstehen. Unabhängig davon hat der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis zu berichtigen, zu löschen oder deren Verarbeitung einzuschränken, wenn der Weisung des Verantwortlichen ein berechtigter Anspruch des Betroffenen aus Art. 16, 17 und 18 DS-GVO zugrunde liegt.

Auskünfte über personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung oder Zustimmung durch den Verantwortlichen erteilen.

Der Auftragsverarbeiter erklärt sich damit einverstanden, dass der Verantwortliche - grundsätzlich nach Terminvereinbarung - berechtigt ist, die Einhaltung der Vorschriften über Datenschutz und Datensicherheit sowie der vertraglichen Vereinbarungen im angemessenen und erforderlichen Umfang selbst oder durch vom Verantwortlichen beauftragte Dritte zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie durch Überprüfungen und Inspektionen vor Ort (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. h DS-GVO). Der Verantwortliche kann die Einhaltung eines genehmigten Zertifizierungsverfahrens gem. Art. 42 DS-GVO durch den Auftragsverarbeiter als Faktor heranziehen, um die Einhaltung der Vorschriften über Datenschutz und Datensicherheit sowie der vertraglichen Vereinbarungen zu beurteilen.

Die Verarbeitung von Daten in Privatwohnungen (Tele- bzw. Heimarbeit von Beschäftigten des Auftragsverarbeiters) ist nur mit Zustimmung des Verantwortlichen gestattet. Soweit die Daten in einer Privatwohnung verarbeitet werden, ist vorher der Zugang zur Wohnung des Beschäftigten für Kontrollzwecke des Arbeitgebers vertraglich sicher zu stellen. Die Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO sind auch in diesem Fall sicherzustellen.

Der Auftragsverarbeiter bestätigt, dass ihm die für die Auftragsverarbeitung einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften der DS-GVO bekannt sind. Er verpflichtet sich, auch folgende für diesen Auftrag relevanten Geheimnisschutzregeln zu beachten, die dem Verantwortlichen obliegen:

Schweigepflicht, Fernmeldegeheimnis, Sozialgeheimnis, Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB.

Berufsgeheimnisträger haben den Auftragsverarbeiter zusätzlich zu diesem Vertrag zur Verschwiegenheit nach § 203 Abs. 4 StGB zu verpflichten.

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Verantwortlichen die Vertraulichkeit zu wahren. Diese besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort.

Der Auftragsverarbeiter sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b und Art. 29 DS-GVO). Der Auftragsverarbeiter überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in seinem Betrieb**.**

Beim Auftragsverarbeiter ist als Beauftragte(r) für den Datenschutz Herr/Frau

(Vorname, Name, Organisationseinheit, Telefon, E-Mail)

bestellt. Ein Wechsel des/der Datenschutzbeauftragten ist dem Verantwortlichen unverzüglich mitzuteilen.

oder

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist beim Auftragsverarbeiter nicht bestellt, da die gesetzliche Notwendigkeit für eine Bestellung nicht vorliegt.

Sofern einschlägig:

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich den Verantwortlichen über den Ausschluss von genehmigten Verhaltensregeln nach Art. 41 Abs. 4 DS-GVO und den Widerruf einer Zertifizierung nach Art. 42 Abs. 7 DS-GVO unverzüglich zu informieren.

6. Mitteilungspflichten des Auftragsverarbeiters bei Störungen der Verarbeitung und bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Der Auftragsverarbeiter teilt dem Verantwortlichen unverzüglich Störungen, Verstöße des Auftragsverarbeiters oder der bei ihm beschäftigten Personen sowie gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die im Auftrag getroffenen Festlegungen sowie den Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten mit. Dies gilt vor allem auch im Hinblick auf eventuelle Melde- und Benachrichtigungspflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DS-GVO. Der Auftragsverarbeiter sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DS-GVO angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. f DS-GVO). Meldungen nach Art. 33 oder 34 DS-GVO für den Verantwortlichen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung gem. Ziff. 4 dieses Vertrages durchführen.

7. Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmern (Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. d DS-GVO)

Die Beauftragung von Subunternehmern zur Verarbeitung von Daten des Verantwortlichen ist dem Auftragsverarbeiter nur mit Genehmigung des Verantwortlichen gestattet, Art. 28 Abs. 2 DS-GVO, welche auf einem der o. g. Kommunikationswege (Ziff. 4) mit Ausnahme der mündlichen Gestattung erfolgen muss. Die Zustimmung kann nur erteilt werden, wenn der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen Namen und Anschrift sowie die vorgesehene Tätigkeit des Subunternehmers mitteilt. Außerdem muss der Auftragsverarbeiter dafür Sorge tragen, dass er den Subunternehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von diesem getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von Art. 32 DS-GVO sorgfältig auswählt. Die relevanten Prüfunterlagen dazu sind dem Verantwortlichen auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss der Kommission, Standarddatenschutzklauseln, genehmigte Verhaltensregeln).

Der Auftragsverarbeiter hat vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter auch gegenüber Subunternehmern gelten. In dem Vertrag mit dem Subunternehmer sind die Angaben so konkret festzulegen, dass die Verantwortlichkeiten des Auftragsverarbeiters und des Subunternehmers deutlich voneinander abgegrenzt werden. Werden mehrere Subunternehmer eingesetzt, so gilt dies auch für die Verantwortlichkeiten zwischen diesen Subunternehmern. Insbesondere muss der Verantwortliche berechtigt sein, im Bedarfsfall angemessene Überprüfungen und Inspektionen, auch vor Ort, bei Subunternehmern durchzuführen oder durch von ihm beauftragte Dritte durchführen zu lassen.

Der Vertrag mit dem Subunternehmer muss schriftlich abgefasst werden, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann (Art. 28 Abs. 4 und Abs. 9 DS-GVO).

Die Weiterleitung von Daten an den Subunternehmer ist erst zulässig, wenn der Subunternehmer die Verpflichtungen nach Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DS-GVO bezüglich seiner Beschäftigten erfüllt hat.

Der Auftragsverarbeiter hat die Einhaltung der Pflichten des/der Subunternehmer(s) zu überprüfen. Das Ergebnis der Überprüfungen ist zu dokumentieren und dem Verantwortlichen auf Verlangen zugänglich zu machen.

Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen dafür, dass der Subunternehmer den Datenschutzpflichten nachkommt, die ihm durch den Auftragsverarbeiter im Einklang mit dem vorliegenden Vertragsabschnitt vertraglich auferlegt wurden.

Zurzeit sind für den Auftragsverarbeiter die in „Anlage Subunternehmen“ mit Namen, Anschrift und Auftragsinhalt bezeichneten Subunternehmer mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in dem dort genannten Umfang beschäftigt. Mit deren Beauftragung erklärt sich der Verantwortliche einverstanden.

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen immer über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung neuer oder die Ersetzung bisheriger Subunternehmer, wodurch der Verantwortliche die Möglichkeit erhält, gegen derartige Änderungen Einspruch zu erheben (§ 28 Abs. 2 Satz 2 DS-GVO).

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c und e DS-GVO)

Es wird für die konkrete Auftragsverarbeitung ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung betroffenen natürlichen Personen angemessenes Niveau der Sicherheit der Verarbeitung gewährleistet. Dazu werden einerseits mindestens die Schutzziele von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO wie Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Systeme und Dienste sowie deren Belastbarkeit in Bezug auf Art, Umfang, Umstände und Zweck der Verarbeitungen derart berücksichtigt, dass durch geeignete technische und organisatorische Abhilfemaßnahmen das Risiko auf Dauer eingedämmt wird (Art. 28 Abs. 3 lit. c). Die Formulierung in Art. 32 Abs. 1 DS-GVO „diese Maßnahmen schließen unter anderem Folgendes ein“ verdeutlicht andererseits, dass die dort vorgenommene Aufzählung nicht abschließend ist. Für die Auftragsverarbeitung werden daher auch technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, die die in Kapitel III der DS-GVO genannten Rechte der betroffenen Personen wahren (Art. 28 Abs. 3 lit. e). Diese Maßnahmen stellen u. a. sicher, dass Daten nur für den Zweck verarbeitet und ausgewertet werden können, für den sie erhoben werden (Zweckbindung), dass Betroffene, Verantwortliche und Kontrollinstanzen u. a. erkennen können, welche Daten für welchen Zweck in einem Verfahren erhoben und verarbeitet werden und welche Systeme und Prozesse dafür genutzt werden (Transparenz) und dass den Betroffenen die ihnen zustehenden Rechte auf Benachrichtigung, Auskunft, Berichtigung, Sperrung und Löschung jederzeit wirksam gewährt werden (Intervenierbarkeit). Entsprechend sind auch die Maßnahmenbereiche zu berücksichtigen, die vorrangig der Minimierung der Eingriffsintensität in die Grundrechte Betroffener dienen.

Beispiele für typische, bewährte technische und organisatorische Maßnahmen in den einzelnen Bereichen können den „Hinweisen zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Art. 30 DS-GVO“ (Abschnitte 6.7 bis 6.9) entnommen werden. Die Auflistung dort ist nicht vollständig oder abschließend. In Abhängigkeit von den konkreten Verarbeitungstätigkeiten können weitere oder andere Maßnahmen geeignet und angemessen sein.

9. Methodik der Risikobewertung

Der Auftragsverarbeiter hat bei gegebenem Anlass, mindestens aber jährlich, eine Überprüfung, Bewertung und Evaluation der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung durchzuführen (siehe Abschnitt 8) und das Ergebnis samt vollständigem Auditbericht dem Verantwortlichen mitzuteilen.

Für die Sicherheit erhebliche Entscheidungen zur Organisation der Datenverarbeitung und zu den angewandten Verfahren sind mit dem Verantwortlichen abzustimmen.

Soweit die beim Auftragsverarbeiter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Verantwortlichen nicht genügen, benachrichtigt er den Verantwortlichen unverzüglich.

Die Datensicherheitsmaßnahmen beim Auftragsverarbeiter können im Laufe des Auftragsverhältnisses der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung angepasst werden, dürfen aber die vereinbarten Sicherheitsstandards nicht unterschreiten. Wesentliche Änderungen sind vom Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen in dokumentierter Form (schriftlich, elektronisch) abzustimmen. Solche Abstimmungen sind für die Dauer dieses Vertrages aufzubewahren.

10. Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters nach Beendigung des Auftrags, Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. g DS-GVO

Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz sowie an Subunternehmen gelangte Daten, Unterlagen und erstellte Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, datenschutzgerecht zu löschen bzw. zu vernichten/vernichten zu lassen.

Die Löschung bzw. Vernichtung ist dem Verantwortlichen mit Datumsangabe schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen.

11. Haftung

Auf Art. 82 DS-GVO wird verwiesen.

12. Vertragsstrafe

Bei Verstoß des Auftragsverarbeiters gegen die Regelungen dieses Vertrages, insbesondere zur Einhaltung des Datenschutzes, wird eine Vertragsstrafe von 10.000,00 Euro vereinbart.

13. Sonstiges

Vereinbarungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Kontroll- und Prüfungsunterlagen (auch zu Subunternehmen) sind von beiden Vertragspartnern für ihre Geltungsdauer und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren.

Für Nebenabreden ist grundsätzlich die Schriftform oder ein dokumentiertes elektronisches Format erforderlich.

Sollte das Eigentum oder die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten des Verantwortlichen beim Auftragsverarbeiter durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich zu verständigen.

Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i. S. v. § 273 BGB wird hinsichtlich der für den Verantwortlichen verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.

Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.

Datum, Unterschriften:

sofern zutreffend: Anlage Subunternehmen