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Leistungsbeschreibung

1. Leistungsgegenstand / Funktionskatalog / Anforderungen

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock beschäftigt als Gebietskörperschaft des Öffentlichen Rechts derzeit in ihrer Kernverwaltung einschließlich des Brandschutz-, Katastrophen – und Rettungsamtes ca. 200 Mitarbeitende. Zur weiteren Etablierung eines modernen und zukunftsfähigen Bildungsmanagements und einer nachhaltig wirkenden strategisch ausgerichteten Personalentwicklung soll ein digitales Lernmanagement-System eingeführt werden.

Dafür soll eine Trainingsplattform als digitales Lernmanagementsystem (LMS) zentral für das interne Bildungsmanagement der Stadtverwaltung Rostock beschafft werden, die durch alle PC-nutzenden Mitarbeiter der Stadtverwaltung Rostock (bis zu ca. 2.000 aktiven Nutzern) und zum Einsatz in der Personalentwicklung (u. a. für das Personalrecruiting, On-/Crossboarding - Attraktivität als Arbeitgeber) genutzt werden kann. Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock soll das LMS sowie die Trainings eigenständig verwalten, bearbeiten und erweitern können (lokale Administration). Es soll ein auf die Hanse- und Universitätsstadt Rostock abgestimmtes modernes digitales LMS im Corporate Design implementiert werden

Gegenstand des zu beauftragenden IT-Systemvertrages ist die zeitlich befristete Bereitstellung eines digitalen Lernmanagementsystems (LMS) für bis zu 2.000 aktiver Nutzender als cloudbasierte Software-as-a-Service-(SaaS) Lösung einschließlich Installation/Implementierung, Schulung, Wartung und Fortentwicklung des Systems sowie der Zugriff auf aktuelle Lerninhalte und –formate aus einem umfangsreichen Portfolio des Auftragnehmers sowie die Einstellung eigener Lerninhalte der Verwaltung..

Dahingehend wurde von der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ein Funktions- und Anforderungskatalog erarbeitet, welcher die inhaltliche Grundlage für die Vergabe bildet.

B) Leistungsgegenstand, Funktions- und Anforderungskatalog

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock hat ein Funktions- und Anforderungskatalog erarbeitet, welcher als Anlage 1 beigefügt ist und sich in folgende Themenfelder unterteilt:

1. Branchenexpertise
2. Lern-Management-System (LMS)
3. eTraining
4. Systemanforderung und Betriebsmodell
5. Sicherheit
6. Datenschutz
7. Integration HR-System LOGA
8. Datenexport aus LMS
9. Lerninhalte, Standards und Nachweisführung
10. Performance, Verfügbarkeit und Betrieb
11. Support, Wartung und Service Level
12. EVB-IT relevante Regelungsbedarfe
13. Nachweise des Bieters
14. Sonstiges

Dabei wird nach MUSS- und KANN-Anforderungen unterschieden.

Inhaltlich- organisatorische Anforderungen

Auf Basis des Funktions- und Anforderungskatalogs soll das LMS mit dem corporate design der Hanse- und Universitätsstadt Rostock gebrandet werden und ein spezifisches auf die Öffentliche Verwaltung ausgerichtetes und mit eigenen sowie fremden Inhalten erweiterbares eTraining-Portfolio aus diversen Bereichen zur Verfügung stellen, so z. B.

• • Fachschulungen (z.B. Finanzen, Rechtsgrundlagen, Prozess- und Projektmanagement, Verwaltungsstrukturen, Entscheidungsermessen)
  • Soft Skill Trainings(z.B. Moderation, Konfliktmanagement, Deeskalation, Zeitmanagement, Feedback, Führung, neue Arbeitswelten)
  • Regel- und Pflichtunterweisungen(z.B. Datenschutz, Korruption, Arbeitsschutz, BGM, Informationssicherheit)
  • IT-Anwendungen & Digitalisierung(z.B. Office Trainings, Digitalisierungsthemen, OZG) (insbesondere Funktions- und Anforderungskatalog – Abschnitt 3)

Im Rahmen der Angebotsabgabe ist ein Katalog der bereits vorhandenen und für die Hanse- und Universitätsstadt Rostock somit nutzbaren eTrainings einzureichen. Das Trainingsportfolio ist jährlich anzupassen und mit aktuellen Themen zu erweitern. Ab Bereitstellung des LMS sind Lerninhalte sofort abrufbar für Mitarbeitende bereitzustellen.

Des Weiteren muss eine digitale Wissens- und Arbeitsplattform mit Zugriff auf alle vorhandenen und seitens der Hanse- und Universitätsstadt Rostock administrierten Weiterbildungsangebote und Lernobjekte als eine ganzheitliche Lösung für die intelligente Personalentwicklung bereitgestellt werden (insbesondere Funktions- und Anforderungskatalog – Abschnitt 2)

Technische Anforderungen

Das LMS soll als SaaS-Lösung bereitgestellt werden, wobei die Daten unter Einhaltung von datenschutz- und informationssicherheitsrelevanten Aspekten ausschließlich in einem deutschen bzw. europäischen Rechenzentrum gehostet werden, welches nach internationalen Standards zertifiziert ist. Damit die Mitarbeiter effizient geschult werden können und man zeitlich und räumlich flexibel bleibt (d.h. auf mobilen dienstlichen Endgeräten, mindestens Tablet-Größe) muss das LMS mit den gängigsten Browsern aufrufbar sein. Darüber hinaus werden eine hohe Verfügbarkeit sowie umfassende Service- und Supportleistungen erwartet. (insbesondere Funktions- und Anforderungskatalog – Abschnitte 2, 11 bis 14)

Die jeweiligen Systemvoraussetzungen zur Nutzung der LMS-Plattform als auch der eTrainings sind wie im Anforderungskatalog beschrieben, zu erfüllen. Eine Präsentation des Leistungsumfangs und der Funktionalitäten durch den AN ist verpflichtend.

1. Service und Kommunikation

Der AN ist inhaltlicher Ansprechpartner für alle nutzenden Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sowie der internen Personalentwicklung. Für Support und Service ist eine Servicezeit von Montag bis Freitag 08:00 bis 18:00 Uhr festgelegt.

1. Datenschutz- und sicherheit

Bei Auftragsvergabe erfolgt der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen der Hanse- und Universitätsstadt Rostock und dem AN. Diese regelt die mit der Vertragsdurchführung verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Diese regelt die Aufgaben und Pflichten der Hanse- und Universitätsstadt Rostock und des AN.

Der AN ist für die notwendige Systempflege, Updates, Patches etc. verantwortlich. Ein störungsfreier Betrieb ist jederzeit durch den AN sicherzustellen.

Der AN ist dafür verantwortlich, dass seinerseits die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO; Verordnung (EU) 2016/679), des Bundesdatenschutzgesetzes sowie des Landesdatenschutzgesetzes MV eingehalten werden.

Alle Server, auf denen die Trainingsplattform betrieben und verwaltet wird, müssen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland oder zumindest innerhalb der Europäischen Union befinden.

1. IT-Sicherheit

Durch den AN sind alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um unbefugten und missbräuchlichen Zugang zur Trainingsplattform und Nutzung zu unterbinden. Dies gilt insbesondere für die Abwehr von Bedrohungen, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit der Plattform gefährden oder eine Gefährdung Dritter darstellen. Diese müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Bei der Erstellung und Pflege sowie beim Hosting sind Techniken zu vermeiden, die bekanntermaßen hohe Sicherheitsrisiken bzw. Sicherheitslücken enthalten, welche nicht durch entsprechende flankierende Maßnahmen geschlossen werden können.

Der Auftragnehmende stimmt Sicherheitsmaßnahmen mit der Hanse- und Universitätsstadt ab, welche über die standardmäßige Sicherheit hinausgehen. Sofern sich Sicherheitslücken ergeben, zeigt der Auftragnehmende dies unverzüglich bei der Hanse- und Universitätsstadt an und schließt diese durch geeignete Maßnahmen. Zudem stellt der Auftragnehmende die Sicherheit der Plattform durch regelmäßige Tests sicher. Der Nachweis erfolgt über externes Testat oder Zertifizierung.

Der AN gewährleistet, dass alle Bestandteile des Online-Portals frei von Computeranomalien sind. Der AN führt diese Überprüfung regelmäßig mit entsprechenden Technologien durch.

1. Zeitplan und Implementierung

Der Produktivstart ist für den 1. April 2027 vorgesehen. Die Implementierung des Systems soll im 1. Quartal 2027 erfolgen. Im Rahmen der Angebotsabgabe ist durch den AN eine Zeitschiene zur Implementierung vorzulegen.

Die Implementierungsphase beginnt unmittelbar nach Zuschlagserteilung und beginnt mit einer Kick-off-Veranstaltung zwischen dem AN und der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Detaillierte Abstimmungen sowie die Erstellung eines Projektplanes zur Implementierung erfolgen nach Auftragserteilung.

Einmalige Leistungen bei der Einführung

• Schnittstelle zur Implementierung (Projektmanagement)
• hier wurde zunächst pauschal von 10 Personentagen (PT) ausgegangen, im Rahmen der Angebotspräsentation (Demo-Version und Testzugänge) ist das aus Sicht des Bieters erforderliche Volumen einschließlich der erwarteten Mitwirkung seitens der Hanse- und Universitätsstadt Rostock zu skizzieren
• Aufbau, Einrichtung und Implementierung inkl. kundenspezifisches Branding
• Einweisung und Schulung

Jährlich laufende Leistungen

• Bereitstellung LMS inkl. Pflege und Service inkl. kundenspezifisches Branding für bis zu 2.000 aktiven Nutzern der Hanse- und Universitätsstadt Rostock
• mit Standard Content der zur Verfügung stehenden Inhalte
• Hosting, Wartung & technischer Support im zertifizierten Rechenzentrum

Bewertungskriterien & Mindestanforderungen

Bewertungskriterien

Als Bewertungs- bzw. Zuschlagskriterien wurden festgelegt:

• Angebotspreis (40%)
• Erfüllung des Funktions- und Anforderungskatalogs (50%)
• Angebots- und Produktvorstellung einschließlich Konzept der Herangehensweise zur Implementierung und Schulung (10%) im Rahmen einer Onlinepräsentation.
• Weiterführend wird auf die Anlage „Zuschlagskriterien“ (Anlage 3) verwiesen.

Nachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit und Gesetzestreue/ Mindestkriterien:

Mit dem Angebot sind mind. zwei Referenzen einzureichen, die mit dem zu erbringenden Auftrag vergleichbar sind (die nicht älter als 5 Jahre sind) bzw. eines bestehenden noch nicht abgearbeiteten Vertrages angegeben werden. Der Referenzgeber sollte ein Öffentlicher Auftraggeber sein. Anzugeben sind der Auftragsinhalt als Anlage zu dem FB 124 LD, der Erbringungszeitraum sowie ein Ansprechpartner. Nichterfüllte bzw. widersprüchlich abgegebene Referenzen oder Referenzen, deren Inhalt sich nachweislich als falsch erweisen, führen zum Ausschluss des Angebotes. Als Nachweis der Referenzen hat der Bieter das Formular Referenzen –Ergänzung zum FB 124 LD vollständig auszufüllen und eine Erklärung abzugeben, dass die Angaben der Wahrheit entsprechen. Der AG behält sich vor, die Referenzen zu überprüfen und Erkundigungen bei den angegebenen Leistungsempfängern einzuholen.

Weitere mit dem Angebot einzureichende Unterlagen sind der abschließenden Liste (Anlage 4) zu entnehmen.

Mindestanforderungen

Die Mindestanforderungen sind im Anforderungskatalog als A-Kriterien festgelegt (siehe „Anforderungskatalog“ Anlage 1). Diese sind zwingend von der angebotenen Leistung zu erfüllen, andererseits muss das Angebot ausgeschlossen werden.

Die Erfüllung der Mindestanforderungen ist schriftlich zu bestätigen und im Rahmen der Angebots- und Produktvorstellung schriftlich zu erläutern.

Im Weiteren sind B-Kriterien aufgeführt, die in der Angebotsauswertung neben dem Angebotspreis mit festgelegter Wertung berücksichtigt werden.

Angebote, die nicht alle Mindestanforderungen (A-Kriterien) eindeutig als erfüllt kennzeichnen, werden nicht berücksichtigt. Sollte bei den A-Kriterien eine Eintragung zur Erfüllung durch den AN fehlen, geht der Auftraggeber davon aus, dass das Kriterium durch die angebotene Leistung nicht erfüllt wird.

Sollte bei den B-Kriterien eine Eintragung durch den Bieter fehlen, geht der Auftraggeber davon aus, dass das Kriterium durch die angebotene Leistung nicht erfüllt ist und wertet das jeweilige Kriterium mit null Punkten. Sind B-Kriterien erfüllt, erhält der Bieter die für das jeweilige Kriterium vermerkte Punktzahl.

1. Angebots- und Produktvorstellung

Es ist eine bewertungsrelevante Angebots- und Produktvorstellung vorgesehen, in der u.a. auch das Konzept der Herangehensweise zur Implementierung, Schulung und Fortentwicklung des angebotenen LMS vorgestellt wird. Die Präsentation der Produktvorstellung ist Bestandteil des Angebotes und wird nicht gesondert vergütet.

Die verbindlichen Termine finden voraussichtlich in KW 48

statt.

In der Darstellung sollte insbesondere auf die Erfüllung der Mindestanforderungen sowie die im Anforderungs- und Funktionskatalog angegebenen Aspekte Bezug genommen

werden.

Weiterhin sollte auf nachfolgende Aspekte eingegangen werden:

• Umsetzungsvorstellung inkl. Zeitschiene
• Reifegrad der vorhandenen Lösung
• Ausbaumöglichkeiten

Einbezogen in die Bewertung, welche von einer mehrköpfigen Bewertungskommission vorgenommen wird, werden auch Aspekte der Benutzerfreundlichkeit und Optik beurteilt.

1. Unterauftragnehmer:

Sofern der Auftragnehmer beabsichtigt, Unterauftragnehmer einzusetzen, sind diese zu benennen und hinsichtlich ihrer Eignung für die Ausführung vorzustellen.

Anbieterdarstellung

Dem Angebot sind als Nachweis der Eignung als Anlage folgende Profilbeschreibungen beizufügen:

• Profil des Unternehmens: Standorte, Kundendienst, Ansprechpartner im Unternehmen, einschließlich der verwaltungstechnischen Branchenexpertise
• Profil des vorgesehenen Projektleiters und Beraters: Qualifikation, Referenzen bisher realisierter Projekte, Zeiträume

1. Vertragsbedingungen

Im Ergebnis des Vergabeverfahrens wird ein Vertrag auf Basis der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen – EVB-IT-System – geschlossen. Die zu nutzenden EVB-IT-Vertragsmuster liegen bei. Der EVB-IT Cloudvertrag wird als Vertragsdokument bei Zuschlagserteilung ausgefüllt und zweiseitig unterschrieben. Darüber hinaus wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DS-GVO geschlossen.

Vertragslaufzeit:

Der Vertrag beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2030 mit der einmaligen optionalen Verlängerungsmöglichkeit für 1 weiteres Jahr, seitens des AG.

1. Rechnungslegung

Die Rechnungslegung für die einmaligen Leistungen erfolgt mit Abnahmebereitschaft des LMS. Die Rechnungslegung für die laufenden Leistungen erfolgt quartalsweise bis zum 15. des Folgemonats.

Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage ab Rechnungserhalt, turnusmäßige Zahlungstermine sind der 8./18./28. eines Monats.

Die E-Rechnungsverordnung M-V schreibt den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen für öffentliche Auftraggeber über die Onlinezugangsgesetz konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei seit dem 01.04.2023, unabhängig vom Auftragswert vor.

Die Plattform der Bundesdruckerei ist u.a. über folgenden Link erreichbar: https://xrechnung-bdr.de/edi/account/login?r=L2VkaS8%3D

Für die Automatisierung der Übergabe Ihrer Rechnungen an die Bundesdruckerei empfehlen wir Ihnen sich direkt an die Bundesdruckerei zu wenden.

Verwenden Sie folgende Leitweg-ID: 13003000-K100-81

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen auf diesem Weg an die Hanse- und Universitätsstadt Rostock.