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Gemeinde Vaterstetten
Anlage 6 –
Wirtschaftlichkeitsprüfungsschema
zur Verlängerungsoption nach Abschnitt 3.4 der Leistungsbeschreibung –
Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
1 Zweck und Anwendungsbereich
Der Vertrag über die cloud-basierte Überlassung und den laufenden Betrieb des Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird gemäß Abschnitt 3.4 der Leistungsbeschreibung mit einer Grundlaufzeit von fünf Jahren geschlossen und kann durch die Auftraggeberin wiederholt um jeweils zwei Jahre verlängert werden. Jede Verlängerung setzt eine positive Wirtschaftlichkeitsprüfung voraus. Diese Anlage regelt Ablauf, Zuständigkeit, Prüfkriterien und Rechtsfolgen dieser Prüfung. Sie ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und dient sowohl der internen Handlungssicherheit der Auftraggeberin als auch der Kalkulationssicherheit der Bieter.
2 Zeitpunkt und Ablauf
- Die Wirtschaftlichkeitsprüfung wird von der Auftraggeberin spätestens neun Monate vor Ablauf der jeweiligen Grund- bzw. Verlängerungslaufzeit eingeleitet.
- Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin auf Anforderung innerhalb von vier Wochen die für die Prüfung nach Ziffer 4 benötigten, bei ihm vorliegenden Unterlagen der zurückliegenden 24 Monate zur Verfügung: die Verfügbarkeitsnachweise nach Abschnitt 12.2 der Leistungsbeschreibung, eine Auswertung der Störungen nach Störungsklassen mit Reaktions- und Entstörzeiten, die Nachweise durchgeführter Wiederherstellungstests (Abschnitt 12.3) sowie die aktuellen Sicherheitsnachweise (Abschnitt 3.3). Eine darüber hinausgehende Aufbereitung oder Erhebung ist nicht geschuldet.
- Das Ergebnis der Prüfung wird der Auftraggeberin spätestens sieben Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeitperiode zur Entscheidung vorgelegt, sodass die ordentliche Kündigungsfrist von sechs Monaten (Abschnitt 3.4 der Leistungsbeschreibung) gewahrt werden kann.
- Die Entscheidung über die Verlängerung wird dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeitperiode schriftlich mitgeteilt.
3 Zuständigkeit
Die Wirtschaftlichkeitsprüfung wird durch ein verwaltungsinternes Prüfgremium durchgeführt, das sich aus folgenden Stellen zusammensetzt:
der Vergabestelle (vergaberechtliche und vertragliche Bewertung, Marktvergleich), der IT-Abteilung (technische Bewertung, Schnittstellen, IT-Sicherheit), der für das Dokumentenmanagementsystem fachlich verantwortlichen Stelle (Bewertung der fachlichen Bedarfsdeckung und Nutzerzufriedenheit).
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Bei Bedarf können weitere Stellen (z. B. Kämmerei, Datenschutzbeauftragter) hinzugezogen werden. Das Prüfgremium entscheidet einvernehmlich über das Prüfergebnis; kommt kein Einvernehmen zustande, entscheidet die Vergabestelle nach Anhörung der übrigen Stellen.
4 Prüfdimensionen und Kriterien
Die Wirtschaftlichkeitsprüfung umfasst die folgenden fünf Prüfdimensionen. Je Prüfdimension vergibt das Prüfgremium eine Einschätzung auf einer Skala von 0 (nicht erfüllt) bis 4 (vollständig erfüllt); die Bewertungsmaßstäbe orientieren sich an der Systematik der Wertungsmatrix (Anlage 4).
| Nr. | Prüfdimension | Was wird geprüft | Datenquelle / Nachweis | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kostenentwicklung | Marktpreisvergleich anhand einer Kurzabfrage bei mindestens zwei vergleichbaren Anbietern; Abgleich der laufenden Kosten mit dem vertraglich gedeckelten Optionspreis nach Abschnitt 15 der Leistungsbeschreibung. | Marktabfrage der Vergabestelle, Preisblatt- Historie | ||||||||
| 2 | Leistungserfüllung | SLA-Erfüllungsgrad der zurückliegenden 24 Monate: Verfügbarkeit, Einhaltung von RTO/RPO, Reaktions- und Entstörzeiten nach Störungsklasse. | Service-Reporting des Auftragnehmers, Störungsprotokolle | ||||||||
| 3 | Technologische Aktualität | Aktualität der Sicherheitsnachweise (BSI-C5- Testat bzw. ISO/IEC-27001-Zertifizierung oder gleichwertig), Update- und Patch-Verhalten, fortbestehende Kompatibilität mit den angebundenen Fachverfahren. | Nachweise des Auftragnehmers, Rückmeldung der IT- Abteilung | ||||||||
| 4 | Bedarfsdeckung | Fortbestehende Erfüllung der fachlichen und rechtlichen Anforderungen (z. B. Änderungen des BayArchivG, der DSGVO oder sonstiger einschlägiger Vorgaben), Ergebnis einer Kurzbefragung der Anwenderinnen und Anwender. | Rückmeldung der fachlich verantwortlichen Stelle, Anwenderbefragung | ||||||||
| 5 | Wechselkosten- Vergleich | Überschlägiger Vergleich der Kosten einer Fortführung mit den geschätzten Kosten eines Systemwechsels (Neuausschreibung, Migration, Schulung). | Grobkalkulation der Vergabestelle in Abstimmung mit der IT- Abteilung |
5 Bewertungsmethodik
Die fünf Prüfdimensionen werden gleich gewichtet. Eine Verlängerung gilt als wirtschaftlich, wenn der Durchschnitt der fünf Einzeleinschätzungen den Wert 2,0 (von 4,0) nicht unterschreitet und keine Einzeldimension mit 0 (nicht erfüllt) bewertet wird. Wird eine Einzeldimension mit 0 bewertet, entscheidet das Prüfgremium unter besonderer Berücksichtigung der Schwere und Behebbarkeit des Mangels, ob gleichwohl eine Verlängerung mit ergänzenden Auflagen gegenüber dem Auftragnehmer in Betracht kommt.
6 Dokumentation
Das Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsprüfung wird in einem Prüfvermerk festgehalten, der mindestens folgende Angaben enthält: die Einzeleinschätzungen und deren Begründung je Prüfdimension, die
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herangezogenen Nachweise und Datenquellen, das Gesamtergebnis sowie die daraus abgeleitete Entscheidung über die Verlängerung. Der Prüfvermerk wird zur Vergabeakte genommen.
7 Rechtsfolge
Fällt die Wirtschaftlichkeitsprüfung nach Maßgabe von Ziffer 5 negativ aus, unterbleibt die Verlängerung; der Vertrag endet zum Ablauf der jeweiligen Laufzeitperiode. Die Regelungen zu Exit- Management und Vertragsende (Abschnitt 13 der Leistungsbeschreibung) sowie die Verpflichtung des Auftragnehmers zum Weiterbetrieb für bis zu sechs Monate zu den bisherigen Konditionen (Abschnitt 3.4 der Leistungsbeschreibung) bleiben hiervon unberührt. Das Recht der Auftraggeberin zur ordentlichen Kündigung nach Abschnitt 3.4 der Leistungsbeschreibung sowie zur außerordentlichen Kündigung bleibt unabhängig von dieser Prüfung bestehen.