Hinweise & Methodik

Unnamed: 0	Gemeinde Vaterstetten	Unnamed: 2
	Wertungsmatrix zur DMS-Beschaffung
	Anlage 4 zur Leistungsbeschreibung – Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots · abgestimmt auf den Anforderungskatalog (Anlage 1: 17 Kriteriengruppen, 96 B-Kriterien, 944 Rohpunkte)

	Verwendung:	Diese Wertungsmatrix wird ausschließlich von der Vergabestelle ausgefüllt. Der Bieter füllt sie nicht aus und reicht sie nicht mit dem Angebot ein; sie ist den Vergabeunterlagen beigefügt, damit die Bieter Zuschlagskriterien, Gewichtung und Wertungsmethode kennen (§ 127 Abs. 5 GWB).
	Zweck:	Die Matrix führt die Leistungsbewertung aus dem Anforderungskatalog (Anlage 1, B-Kriterien) und die Preisbewertung aus dem Preisblatt (Anlage 3) zu einer Gesamtpunktzahl zusammen. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15).
	Farb-Legende:	HELLBLAU = Vorgaben der Vergabestelle (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15). GELB = von der Vergabestelle während der Wertung auszufüllen (Erfüllungsgrade je Gruppe aus dem Blatt Wertung (Übersicht) des jeweils ausgewerteten Katalogs; Angebotspreise aus den Preisblättern). Weiße Formelfelder (einschließlich der Hilfsspalte „wertbarer Preis“ im Blatt Gesamtwertung) nicht überschreiben.
	Rechenweg:	1) Je Bieter Katalog auswerten → Erfüllungsgrad je Gruppe in %. 2) Blatt Leistungswertung: Erfüllungsgrade × Gruppengewichte → Leistungspunkte. 3) Blatt Gesamtwertung: Preis → Preispunkte (lineare Methode: niedrigster Preis / Preis × max. Preispunkte; Bezugspreis ist der niedrigste Preis der Angebote, die die Mindestpunktzahl erreichen). 4) Leistungs- + Preispunkte = Gesamtpunkte; höchste Punktzahl erhält den Zuschlag, vorbehaltlich der Mindestpunktzahl. Leistungs-, Preis- und Gesamtpunkte werden auf drei Nachkommastellen gerundet (Verfahrensbedingungen Abschnitt XVII, Leistungsbeschreibung Abschnitt 15).
	Zwei Ebenen:	Die Gewichte 1–3 im Katalog steuern die Bedeutung eines Kriteriums innerhalb seiner Gruppe. Die Gruppengewichte hier steuern die Bedeutung der Gruppe im Gesamtergebnis – unabhängig davon, wie viele Einzelkriterien sie enthält.

Gewichtung

Gewichtung – Parameter der Wertung	Unnamed: 2	Unnamed: 4
Hellblaue Felder: Vorgaben der Vergabestelle (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15); sie steuern alle übrigen Blätter.

Grundparameter
Gesamtpunktzahl	1000	Summe aus Leistungs- und Preispunkten
Anteil Leistung	0.8	Festgelegt: 80 % (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15)
Anteil Preis	0.2	Festgelegt: 20 % – Summe mit Leistung muss 100 % ergeben
Mindestpunktzahl Leistung	0.5	Angebote darunter erhalten keinen Zuschlag (LB Abschnitt 15); 0 % = deaktiviert

Abgeleitete Werte
max. Leistungspunkte	800
max. Preispunkte	200
Prüfung Preis + Leistung	OK

Gruppengewichte (Leistungswertung)
Summe muss exakt 100 % ergeben.
Kriteriengruppe	Gewicht	Kriterien (Anlage 1)
Aktenplan & Struktur	0.04	B-01 bis B-05
Aufbewahrung & Aussonderung	0.09	B-06 bis B-08
Löschung & Betroffenenrechte	0.03	B-09
Revisionssicherheit	0.04	B-10 bis B-12
Rechte & Rollen	0.06	B-13 bis B-16
Migration & Skalierung	0.04	B-17 bis B-21
Workflows & Aufgaben	0.04	B-22 bis B-30
Posteingang, Scannen & E-Mail	0.07	B-31 bis B-40
Schnittstellen	0.1	B-41 bis B-47
Suche & Erschließung	0.11	B-48 bis B-53
Formate	0.03	B-54 bis B-56
Datenschutz & Betrieb	0.08	B-57 bis B-64
Fachfunktionen	0.08	B-65 bis B-76
Signatur & Siegel	0.01	B-77 bis B-81
Oberfläche & Plattform	0.02	B-82 bis B-85
Service & Support	0.05	B-86 bis B-88
Konzepte	0.11	B-89 bis B-96
Summe	1
Prüfung Gruppengewichte	OK

Leistungswertung

Leistungswertung – Erfüllungsgrade je Kriteriengruppe	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7
Ausfüllung durch die Vergabestelle. Je Bieter den Erfüllungsgrad jeder Gruppe aus dem Blatt Wertung (Übersicht) seines ausgewerteten Anforderungskatalogs (17 Gruppen) eintragen (Spalte Erfüllung %).

Kriteriengruppe	Gewicht	Bieter A	Bieter B	Bieter C	Bieter D	Bieter E
Aktenplan & Struktur	0.04
Aufbewahrung & Aussonderung	0.09
Löschung & Betroffenenrechte	0.03
Revisionssicherheit	0.04
Rechte & Rollen	0.06
Migration & Skalierung	0.04
Workflows & Aufgaben	0.04
Posteingang, Scannen & E-Mail	0.07
Schnittstellen	0.1
Suche & Erschließung	0.11
Formate	0.03
Datenschutz & Betrieb	0.08
Fachfunktionen	0.08
Signatur & Siegel	0.01
Oberfläche & Plattform	0.02
Service & Support	0.05
Konzepte	0.11

Gewichteter Erfüllungsgrad
Leistungspunkte

Gesamtwertung

Gesamtwertung – Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots	Unnamed: 2	Unnamed: 3	Unnamed: 4	Unnamed: 5	Unnamed: 6	Unnamed: 7	Unnamed: 8	Unnamed: 9
Ausfüllung durch die Vergabestelle. Wertungsrelevanten Gesamtpreis netto aus dem Preisblatt (Anlage 3) jedes Bieters eintragen (gelb): einmalige Kosten + laufende Kosten der fünfjährigen Grundlaufzeit (Betrachtungszeitraum 5 Jahre; Verlängerungsoptionen bleiben außer Betracht – Leistungsbeschreibung Abschnitt 15; Preisblatt, Block „Wertungsrelevanter Gesamtpreis“). Leistungspunkte werden automatisch aus dem Blatt Leistungswertung übernommen.

Bieter	Leistungs-punkte	Mindestpunktzahl erreicht?	wertungsrel. Gesamtpreis netto	Preispunkte	Gesamtpunkte	Rang	Bemerkung	wertbarer Preis (Hilfsspalte)
Bieter A
Bieter B
Bieter C
Bieter D
Bieter E

niedrigster wertbarer Gesamtpreis (netto)

Zuschlagsvorschlag	–	Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl

Hinweis: ausgeschlossen bedeutet, dass die Mindestpunktzahl bei der Leistung nicht erreicht wurde. Der Ausschluss wegen nicht erfüllter A-Kriterien erfolgt bereits im Anforderungskatalog, vor dieser Wertung.

Anlage 4 - Wertungsmatrix DMS.xlsx

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Gewichtung

Leistungswertung

Gesamtwertung