Hinweise & Ausfüllhilfe
| Unnamed: 0 | Gemeinde Vaterstetten | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| Preisblatt zur DMS-Beschaffung | ||
| Anlage 3 zur Leistungsbeschreibung · Angebotswertung Preis / Ausfüllvorlage für Bieter · offenes Verfahren nach VgV | ||
| Zweck: | Das Preisblatt macht Angebote trotz unterschiedlicher Lizenz-/Betriebsmodelle vergleichbar. Maßgeblich für die Wertung ist der wertungsrelevante Gesamtpreis über den Betrachtungszeitraum: einmalige Kosten zzgl. laufende Kosten der fünfjährigen Grundlaufzeit (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15). | |
| Farb-Legende: | HELLBLAU = Vorgaben der Vergabestelle (Mengengerüst, Laufzeiten, Datenvolumen, USt-Satz) – nicht verändern. GELB = Bietereingabe. BLAUGRAU = berechnete Werte, nicht überschreiben. GRAU (Spalte G) = Hinweise der Vergabestelle mit Verweisen auf Leistungsbeschreibung, Anforderungskatalog und Anlage 2 sowie Ausfüllregeln – nicht ändern; Erläuterungen des Bieters gehören in Spalte H. | |
| Netto/Brutto: | Alle Einzelpreise netto in Euro. Die USt wird im Summenblock automatisch ergänzt. | |
| Optionale Leistungen: | Block C wird separat ausgewiesen und ist NICHT im wertungsrelevanten Preis enthalten (verzerrt sonst den Vergleich). Er liefert die Einzelpreise für spätere Abrufe (Fachverfahrensschnittstellen nach Anlage 2 Ziff. 3 und 4, Zusatzlizenzen, Exit-Unterstützung) sowie die Preise der Optionsmodule (C10 bis C15, C17 bis C20) und die Transaktionskosten der qualifizierten Signatur (C16). | |
| Lizenzmodell: | Das Betriebsmodell ist SaaS (Leistungsbeschreibung 3.1). Innerhalb von SaaS wählt der Bieter sein Lizenzmodell (Named/Concurrent/Subscription) frei und bildet es über die Nutzerpositionen B1/B2 ab; Speicher wird über B4 vergleichbar gemacht. Die in Block B aufgeführten Funktionsmodule sind Funktionen des Standardumfangs; Optionsmodule stehen in Block C. | |
| Preiswertung – Formel | ||
| Lineare Methode: | Preispunkte = (niedrigster wertungsrelevanter Gesamtpreis / Gesamtpreis des Angebots) × max. Preispunkte; Bezugspreis ist der niedrigste Preis der Angebote, die die Mindestpunktzahl bei der Leistung erreichen (Wertungsmatrix, Anlage 4). Das günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl, teurere anteilig weniger; die Preispunkte werden auf drei Nachkommastellen gerundet (Verfahrensbedingungen Abschnitt XVII). Umsetzung auf Blatt „Preiswertung“. | |
| Verzahnung: | Die Preispunkte fließen mit den Leistungspunkten aus dem Anforderungskatalog (B-Block) in die Wertungsmatrix (Anlage 4) ein: Leistung 80 % / Preis 20 % (Leistungsbeschreibung Abschnitt 15). | |
| Ausfüllbeispiel (eine Zeile) | ||
| Beispiel B1 – Subscription Vollanwender | ||
| Rahmenbedingungen der Preiswertung | ||
| • Laufzeiten: Grundlaufzeit 5 Jahre = Betrachtungszeitraum (Leistungsbeschreibung 3.4 und 15). Verlängerungsoptionen um jeweils 2 Jahre bleiben bei der Wertung außer Betracht; der Jahrespreis der ersten Verlängerungsphase ist auf höchstens +5 % gedeckelt (Position B18). | ||
| • Umsatzsteuersatz 19 %; max. Preispunkte = 200 (Preis 20 %, Leistung 80 % – einheitlich in Leistungsbeschreibung Abschnitt 15, Wertungsmatrix und Preisblatt). | ||
| • Vergabeart: offenes Verfahren nach § 119 Abs. 3 GWB i. V. m. § 15 VgV – einheitlich mit den Verfahrensbedingungen (Abschnitt IV). | ||
| • Die Muss-Schnittstellen nach Anlage 2 Ziff. 2 (ALLRIS 4.0, RIWA GIS-Zentrum) sind in Block A (A10, A11) wertungsrelevant einzupreisen; die optionalen Fachverfahrensschnittstellen nach Anlage 2 Ziff. 3 und 4 stehen in Block C (C1, C2, C9) und sind nicht wertungsrelevant. | ||
| • Laufende Entgelte (Block B) werden erst ab Abnahme der Einführungsleistungen geschuldet; Bereitstellung und Betrieb der Plattform während der Einführungsphase sind einmalig in Position A12 einzupreisen (Leistungsbeschreibung 3.4). | ||
| • Funktionen des Standardumfangs (B8 bis B16): Die dort genannten Funktionsmodule sind wertungsrelevant; ist eine Funktion bereits im Standardumfang enthalten, ist 0 € einzutragen. Die Optionsmodule (C10 bis C15, C17 bis C20) ruft die Auftraggeberin bei Bedarf während der Grundlaufzeit ab; die Preise sind für die Grundlaufzeit bindend und nicht wertungsrelevant. |
Preisblatt
| Anlage 3 – Preisblatt DMS-Beschaffung | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alle Preise netto in Euro. Gelbe Felder: Bietereingabe. Hellblaue Felder: Vorgaben der Vergabestelle. Blaugraue Felder: berechnet. Weiße Formelfelder nicht überschreiben. Spalte G: Hinweise der Vergabestelle (nicht ändern); Spalte H: Erläuterungen des Bieters. Betriebsmodell: ausschließlich SaaS (LB 3.1). | |||||||
| Angaben des Bieters | |||||||
| Bieter / Firma | |||||||
| Angebotsdatum | |||||||
| Lizenz-/Betriebsmodell | SaaS – durch Leistungsbeschreibung Abschnitt 3.1 vorgegeben; Named/Concurrent/Subscription vom Bieter frei wählbar | ||||||
| Mengengerüst und Parameter (Vorgabe der Vergabestelle) | |||||||
| Vollanwender (ganztägige Nutzung) | 160 | Leistungsbeschreibung Abschnitt 2.1 | |||||
| Gelegenheits-/Leseanwender | 40 | Leistungsbeschreibung Abschnitt 2.1 | |||||
| Zu migrierendes Datenvolumen (GB) | 360 | Startvolumen nach Migration (LB 2.1) | |||||
| Erwartetes Datenwachstum p. a. | 0.15 | LB 2.1 – Basis für Ø-Speichervolumen | |||||
| Grundlaufzeit (Jahre) | 5 | befristete Erstlaufzeit ab Abnahme (LB 3.4) | |||||
| Verlängerungsoption (Jahre) | 2 | wiederholt möglich (LB 3.4); nicht wertungsrelevant (LB 15) | |||||
| Betrachtungszeitraum (Jahre) | 5 | entspricht der Grundlaufzeit; Basis der laufenden Kosten (LB 15) – Verlängerungsphasen bleiben außer Betracht | |||||
| Ø Speichervolumen über Betrachtungszeitraum (GB) | 521 | durchschnittlich belegtes Volumen über die Grundlaufzeit bei gleichmäßigem jährlichem Wachstum (E13); Menge für Position B4 | |||||
| Umsatzsteuersatz | 0.19 | ||||||
| A. Einmalige Kosten (Bereitstellung und Einführung) | |||||||
| Pos. | Leistung | Einheit | Menge | Einzelpreis netto (€) | Gesamtpreis netto (€) | Hinweise der Vergabestelle | Erläuterung des Bieters |
| A1 | Projektmanagement / Projektleitung, Fach- und Organisationskonzept | pauschal | 1 | 0 | LB 8.1, 8.3 | ||
| A2 | Bereitstellung, Grundkonfiguration, Anbindung Verzeichnisdienst | pauschal | 1 | 0 | LB 8.2; Kat. A-18; Einführungskonzept B-90 | ||
| A3 | Customizing / anpassungsspezifische Konfiguration (Aktenplan, Fristenregelwerk, Aktentypen, Workflows) | pauschal | 1 | 0 | LB 8.3 | ||
| A4 | Datenmigration / Übernahme Altdaten aus Dateiablagen | pauschal | 1 | 0 | Umfang erläutern (LB 7; Kat. A-20, A-21, B-17, B-19; Migrationskonzept B-95) | ||
| A5 | Einrichtung Test- und Schulungsumgebung (eigene Instanz, Mandant oder Bereich) | pauschal | 1 | 0 | LB 8.2; Kat. B-60 – kein separates System vorausgesetzt | ||
| A6 | Einrichtung Office-/Outlook-Integration und E-Mail-Ablage | pauschal | 1 | 0 | Kat. A-24 bis A-26, B-35 bis B-40; Verteilung auf den Terminalservern (LB 2.3) | ||
| A7 | Schulung Administratoren | Tag | 2 | 0 | Menge = geschätzte Tage | ||
| A8 | Schulung Key-User / Endanwender | Tag | 5 | 0 | Menge = geschätzte Tage; Format nach LB 10 | ||
| A9 | Betriebs- und Anwenderdokumentation (deutsch) | pauschal | 1 | 0 | Kat. A-51; technische Systemdokumentation für die Verfahrensdokumentation (LB 10) | ||
| A10 | Einrichtung Schnittstelle ALLRIS 4.0 (bidirektional) | pauschal | 1 | 0 | Anlage 2 Ziff. 2; Kat. A-27 – betriebsbereit bis Abschluss der Einführungsphase (LB 8.2) | ||
| A11 | Einrichtung Schnittstelle RIWA GIS-Zentrum | pauschal | 1 | 0 | Anlage 2 Ziff. 2; Kat. A-28 – betriebsbereit bis Abschluss der Einführungsphase (LB 8.2) | ||
| A12 | Bereitstellung und Betrieb der Plattform während der Einführungsphase (von der Systembereitstellung bis zur Abnahme der Einführungsleistungen, voraussichtlich Februar bis November 2027) | pauschal | 1 | 0 | LB 3.4, 8.2 und 11 – laufende Entgelte nach Block B werden erst ab Abnahme geschuldet | ||
| A13 | Sonstige einmalige Kosten (bitte benennen) | pauschal | 1 | 0 | |||
| Summe A – einmalige Kosten (netto) | 0 | ||||||
| B. Jährlich wiederkehrende Kosten (je Jahr der Grundlaufzeit, ab Abnahme der Einführungsleistungen) | |||||||
| Pos. | Leistung | Einheit | Menge | Einzelpreis netto (€) | Gesamtpreis netto (€) | Hinweise der Vergabestelle | Erläuterung des Bieters |
| B1 | Subscription – Vollanwender | Nutzer/Jahr | 160 | 0 | Pflege, Support und der integrierte KI-Assistent (Kat. A-34, A-35) sind einzupreisen, soweit nicht in B3 bis B16 gesondert ausgewiesen; Vollständigkeit des Angebots nach Kat. A-55 | ||
| B2 | Subscription – Gelegenheits-/Leseanwender | Nutzer/Jahr | 40 | 0 | |||
| B3 | Hosting / Betrieb der Plattform (Cloud/RZ) | Jahr | 1 | 0 | inkl. Datensicherung; Kat. A-47, B-57 | ||
| B4 | Speichervolumen (sofern nicht in B3 enthalten) | GB/Jahr (Ø) | 521 | 0 | Preis je GB und Jahr; wenn im Hosting enthalten: 0 | ||
| B5 | Software-Pflege / Updates (sofern nicht in B1–B3 enthalten) | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-48, B-58, B-59; einschließlich Pflege der Schnittstellen nach Anlage 2 Ziff. 2 | ||
| B6 | Support / SLA nach Servicekonzept | Jahr | 1 | 0 | LB 12; Kat. B-86 bis B-88; Betreuungskonzept B-91 | ||
| B7 | Test- und Schulungsumgebung (laufender Betrieb, sofern gesondert berechnet) | Jahr | 1 | 0 | LB 8.2; Kat. B-60 | ||
| B8 | Modul Import von Ordnerstrukturen – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-20, A-21, B-19; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B9 | Modul Dublettenprüfung – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-66; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B10 | Modul Texterkennung (OCR) – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-30, B-53; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B11 | Modul Volltextsuche – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-29; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B12 | Modul Workflow-Editor – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-23, B-30; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B13 | Modul Aufgabenverwaltung (Wiedervorlage, Aufgaben, Körbe) – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-33, B-22 bis B-28; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B14 | Modul KI-Assistent (Grundfunktionen) – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-34, A-35; ohne nutzungsabhängige Entgelte; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B15 | Modul PDF/A-Konverter – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-31, B-54, B-78; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B16 | Modul Adress- und Kontaktverwaltung – sofern nicht im Standardumfang enthalten, andernfalls 0 € | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-41; Standardumfang, wertungsrelevant | ||
| B17 | Sonstige laufende Kosten (bitte benennen) | Jahr | 1 | 0 | |||
| Summe B – jährlich wiederkehrende Kosten (netto) | 0 | ||||||
| B18 | Zugesicherte Obergrenze der Preisänderung in der ersten Verlängerungsphase gegenüber Summe B (in %; höchstens +5 %, LB 3.4 und 15) | % | 0 | 0 | keine verbindliche Preisangabe, sondern Preisgarantie (Obergrenze); Spalte F = höchstens zulässige jährliche Kosten der ersten Verlängerungsphase – nachrichtlich, nicht wertungsrelevant | ||
| C. Optionale Leistungen und Einzelpreise (separat abrufbar – nicht wertungsrelevant) | |||||||
| Pos. | Leistung | Einheit | Menge | Einzelpreis netto (€) | Gesamtpreis netto (€) | Hinweise der Vergabestelle | Erläuterung des Bieters |
| C1 | Einrichtung Schnittstelle Finanzverfahren der Kämmerei (mps K1, OK.FIS/FINzD Kameral oder Infoma) | je Verfahren | 1 | 0 | Anlage 2 Ziff. 3; Kat. B-43 – Abruf nach Entscheidung der Kämmerei | ||
| C2 | Einrichtung Schnittstelle weiteres Fachverfahren nach Anlage 2 Ziff. 4 | je Verfahren | 1 | 0 | Anlage 2 Ziff. 4; Kat. B-44 – Einzelpreis je Verfahren | ||
| C3 | Zusätzliche KI-Funktionen über den Mindestumfang nach Kat. A-34 hinaus (sofern gesondert lizenziert) | Nutzer/Jahr | 1 | 0 | Kat. B-71; Datenschutzanforderungen nach Kat. A-35 | ||
| C4 | Zusätzliche Nutzerlizenz – Vollanwender | Nutzer/Jahr | 1 | 0 | Einzelpreis für spätere Erweiterung | ||
| C5 | Zusätzliche Nutzerlizenz – Gelegenheits-/Leseanwender | Nutzer/Jahr | 1 | 0 | Einzelpreis für spätere Erweiterung | ||
| C6 | Zusätzliche Schulungstage | Tag | 1 | 0 | Tagessatz | ||
| C7 | Weitere Beratungs-/Dienstleistungstage | Tag | 1 | 0 | Tagessatz | ||
| C8 | Migrationsunterstützung beim Exit | Tag | 1 | 0 | Tagessatz; Vollexport selbst ist kostenfrei (Kat. A-22, LB 13; Exit-Konzept B-96) | ||
| C9 | Laufende Kosten je optionaler Fachverfahrensschnittstelle (Pflege/Betrieb) | Verfahren/Jahr | 1 | 0 | Anlage 2 Ziff. 3 und 4 – Einzelpreis je Verfahren und Jahr | ||
| C10 | Optionsmodul Mehr-Faktor-Authentifizierung – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-61; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C11 | Optionsmodul Berichte und Auswertungen – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-67; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C12 | Optionsmodul xdomea-Import und -Export – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-06, A-32, B-46; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C13 | Optionsmodul mobile Nutzung (App für Android/iOS) – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-84; Einheit ggf. je Nutzer – in Spalte H angeben; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C14 | Optionsmodul Anbindung hybrider Postversand – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-33; Entgelte des Versanddienstleisters je Sendung nachrichtlich in Spalte H; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C15 | Optionsmodul Signatur, Siegel und Zeitstempel (EES/FES/QES) – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. A-36 bis A-42, B-77 bis B-81; Transaktionskosten siehe C16; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C16 | Transaktionskosten qualifizierte Signatur / qualifiziertes Siegel | je Signatur | 1 | 0 | Kat. A-38, A-41, A-42 – Vertrauensdiensteanbieter benennen; gehört zum Optionsmodul C15, nicht wertungsrelevant | ||
| C17 | Optionsmodul E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-74; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C18 | Optionsmodul dokumentierte Schnittstelle (CMIS/REST-API) für Fachverfahrenshersteller und Dritte – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-42; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C19 | Optionsmodul Barcode (Generator und Erkennung) – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-31; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| C20 | Optionsmodul Vertragsverwaltung – optionaler Abruf durch die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit | Jahr | 1 | 0 | Kat. B-70; Jahreslizenz, einmalige Einrichtungskosten in Spalte H angeben | ||
| Summe C – optionale Leistungen (netto) | 0 | ||||||
| Wertungsrelevanter Gesamtpreis | |||||||
| Summe einmalige Kosten (A) | 0 | ||||||
| Laufende Kosten Grundlaufzeit (Summe B × Grundlaufzeit) | 0 | ||||||
| Nachrichtlich: zulässige Höchstkosten der ersten Verlängerungsphase (B18 × Verlängerungsoption) – nicht wertungsrelevant | 0 | ||||||
| Wertungsrelevanter Gesamtpreis netto (Betrachtungszeitraum 5 Jahre = Grundlaufzeit) | 0 | → Blatt Preiswertung / Wertungsmatrix | |||||
| zzgl. Umsatzsteuer | 0 | ||||||
| Wertungsrelevanter Gesamtpreis brutto | 0 | ||||||
| Hinweis: Block C (optionale Leistungen, Einzelpreise) ist bewusst NICHT im wertungsrelevanten Gesamtpreis enthalten. Maßgeblich für die Preiswertung ist der Gesamtpreis netto über den Betrachtungszeitraum von 5 Jahren (Grundlaufzeit; Leistungsbeschreibung Abschnitt 15). Die Verlängerungsoptionen um jeweils 2 Jahre bleiben bei der Wertung außer Betracht; der Jahrespreis der ersten Verlängerungsphase darf den zuletzt geltenden Jahrespreis um höchstens 5 % übersteigen (Position B18). Der Vollexport nach Kat. A-22 und die Bereitstellung der Daten bei Vertragsende sind unentgeltlich; nur die darüber hinausgehende Migrationsunterstützung (C8) wird nach Aufwand vergütet. |
Preiswertung
| Preiswertung (lineare Methode) | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 |
|---|---|---|---|
| Preispunkte = niedrigster Gesamtpreis / Gesamtpreis × max. Preispunkte. Preise netto über den Betrachtungszeitraum von 5 Jahren (Grundlaufzeit) aus den Preisblättern der Bieter. Das günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl. Die Preispunkte werden auf drei Nachkommastellen gerundet (Verfahrensbedingungen Abschnitt XVII). | |||
| max. Preispunkte | 200 | passend zur Wertungsmatrix (Anlage 4): Preis 20 % von 1000 Punkten | |
| Bieter | wertungsrel. Gesamtpreis netto (€) | Preispunkte | Bemerkung |
| Bieter A (Angebot aus diesem Preisblatt) | 0 | automatisch aus Blatt Preisblatt (wertungsrelevanter Gesamtpreis netto) | |
| Bieter B | |||
| Bieter C | |||
| Bieter D | |||
| Bieter E | |||
| niedrigster Gesamtpreis (netto) | |||
| Hinweis: Die hier ermittelten Preispunkte werden in der Wertungsmatrix mit den Leistungspunkten aus dem Anforderungskatalog (B-Block) zur Gesamtwertung zusammengeführt. |