Hinweise & Legende
| Unnamed: 0 | Gemeinde Vaterstetten | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| Anforderungskatalog DMS | ||
| Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung – Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) | ||
| Aufbau: | Blatt A-Kriterien = Muss-/Ausschlusskriterien (ja/nein; ein Nein führt zum Ausschluss). Blatt B-Kriterien = Soll-/Bewertungskriterien (Punkte = Gewicht x Erfüllungsgrad). Blatt Wertung summiert den B-Block je Kriteriengruppe. | |
| Eingaben: | Gelb hinterlegte Zellen füllt der Bieter aus (A-Kriterien: Spalten D und E; B-Kriterien: Spalte H). Grau hinterlegte Zellen füllt die Auftraggeberin im Rahmen der Wertung aus (B-Kriterien: Spalte E); die Punktespalten F und G werden berechnet. | |
| Nachweise: | Der Bieter bestätigt die Erfüllung jedes A-Kriteriums durch Eigenerklärung (Spalte D: ja/nein) und ergänzt in Spalte E Angaben oder Fundstellen in den Herstellerunterlagen; für die B-Kriterien erfolgen die Angaben in Spalte H. Die Auftraggeberin prüft die Erklärungen anhand der Herstellerunterlagen (Systemdokumentation, Handbücher, Systemvoraussetzungen, Zertifikate) und kann diese nachfordern; in einem Kriterium ausdrücklich genannte Unterlagen sind mit dem Angebot vorzulegen. | |
| Konzepte: | Die Kriterien B-89 bis B-96 verlangen kurze Konzepte. Der Bieter trägt sie in Spalte H ein oder fügt sie als gesonderte Anlage zum Anforderungskatalog bei (je Konzept unter Angabe der Kriteriennummer). Die je Kriterium genannte Höchstseitenzahl gilt für DIN A4 mit einer Schriftgröße von mindestens 10 Punkt; Abbildungen und Tabellen zählen mit; darüber hinausgehende Seiten werden nicht gewertet. Bewertet wird ausschließlich anhand der im Kriterium genannten Aspekte nach der Legende unten. Die vorgelegten Konzepte werden mit dem Zuschlag Vertragsbestandteil. | |
| Legende – Erfüllungsgrad (B, Spalte E) | ||
| 4 | vollständig erfüllt – ohne Einschränkung, im Standard | |
| 3 | weitgehend erfüllt – geringfügige Einschränkungen | |
| 2 | teilweise erfüllt – spürbare Einschränkungen oder nur über Zusatzaufwand/Customizing | |
| 1 | in Ansätzen erfüllt – nur rudimentär / über Workaround | |
| 0 | nicht erfüllt – Funktion fehlt | |
| Konzepte | Bei den Konzeptkriterien (B-89 bis B-96) gilt: 4 = alle genannten Aspekte vollständig, konkret und auf die Verhältnisse der Auftraggeberin bezogen dargestellt, mit verbindlichen Zusagen; 3 = alle Aspekte behandelt, einzelne nur allgemein oder ohne Zusage; 2 = wesentliche Aspekte fehlen oder überwiegend allgemein gehalten; 1 = nur einzelne Aspekte, ohne Bezug zur Auftraggeberin; 0 = kein Konzept vorgelegt oder ohne Bezug zu den genannten Aspekten. | |
| Legende – Gewicht (B, Spalte D) | ||
| 3 | Gewicht hoch | |
| 2 | Gewicht mittel | |
| 1 | Gewicht niedrig |
A-Kriterien
| A-Kriterien (Muss / Ausschluss) | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 |
|---|---|---|---|---|---|
| Nr. | Kriteriengruppe | Anforderung (Muss / Ausschlusskriterium) | erfüllt (ja/nein) – Bieter | Bieterangabe / Nachweis | Bemerkung |
| A-01 | Aktenplan & Struktur | Der aktuelle Bayerische Einheitsaktenplan ist bei Bereitstellung voreingestellt. | |||
| A-02 | Aktenplan & Struktur | Aktenplanerweiterungen und -anpassungen können durch die Auftraggeberin flexibel vorgenommen und für die Mitarbeitenden verbindlich gesetzt werden. | |||
| A-03 | Aufbewahrung & Aussonderung | Die Aufbewahrungsfristen sind bei Bereitstellung nach dem bayerischen EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis [Stand 01.04.2011] eingestellt. Aktualisierungen werden bereitgestellt oder lassen sich durch die Verwaltung einpflegen. | |||
| A-04 | Aufbewahrung & Aussonderung | Abweichende Fristen sind durch berechtigte Rollen einstellbar. | |||
| A-05 | Aufbewahrung & Aussonderung | Bei Ablauf einer Aufbewahrungsfrist erfolgt keine automatische Löschung ohne Freigabe. | |||
| A-06 | Aufbewahrung & Aussonderung | Als archivwürdig bewertete Unterlagen können vor der Kassation im Standard xdomea ausgesondert werden (Art. 13 BayArchivG). | |||
| A-07 | Aufbewahrung & Aussonderung | Die Kassation nicht archivwürdiger Unterlagen erfolgt mit vollständigem Löschprotokoll. | |||
| A-08 | Aufbewahrung & Aussonderung | Nicht mehr benötigte Vorgänge und Dokumente können in ein Zwischenarchiv bzw. in die Altregistratur verschoben werden. Diese Ablage begründet keine Übernahme ins Endarchiv. | |||
| A-09 | Löschung & Betroffenenrechte | Unterlagen ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist lassen sich anlassbezogen zur Löschung kennzeichnen und nach Freigabe löschen, sobald der Zweck entfällt (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 DSGVO). | |||
| A-10 | Löschung & Betroffenenrechte | Steht einer Löschung eine Aufbewahrungspflicht entgegen, lässt sich das Objekt statt der Löschung sperren oder in der Verarbeitung einschränken (Art. 18 DSGVO). | |||
| A-11 | Revisionssicherheit | Das System unterstützt die Anforderungen der GoBD an die elektronische Aufbewahrung. Der Bieter legt hierzu geeignete Nachweise vor, etwa Prüfungstestate, Zertifikate oder Auszüge aus der Herstellerdokumentation. | |||
| A-12 | Revisionssicherheit | Abgelegte Dokumente sind nach der Ablage vor unbemerkter Veränderung und Löschung geschützt. | |||
| A-13 | Revisionssicherheit | Sämtliche Zugriffe auf Dokumente, Änderungen an Dokumenten und Metadaten sowie alle Änderungen an Berechtigungen, Rollen und Rollenzuweisungen werden lückenlos und auswertbar protokolliert. Protokolldaten werden mindestens 12 Monate vorgehalten und sind revisionssicher gegen Veränderung und vorzeitige Löschung geschützt. | |||
| A-14 | Revisionssicherheit | Jede Änderung eines Dokuments erzeugt eine neue Version; sämtliche Vorversionen bleiben mit Metadaten erhalten. | |||
| A-15 | Revisionssicherheit | Die Revisionssicherheit steht der fristgesteuerten Aussonderung oder Löschung am Fristende nicht entgegen. | |||
| A-16 | Rechte & Rollen | Über das Berechtigungssystem können Rechte- und Rollenkonzepte bis auf die unterste Vorgangs- bzw. Mitarbeiterebene eingestellt werden. | |||
| A-17 | Rechte & Rollen | Akten, Vorgänge und Dokumente, für die eine Person kein Leserecht besitzt, sind für sie an keiner Stelle des Systems sichtbar – weder in der Aktenstruktur noch in Suchergebnissen, Volltexttreffern, Trefferzählern, Wiedervorlagen, Berichten, Dublettenhinweisen oder im Papierkorb. Weder Titel noch Metadaten noch die Existenz des Objekts werden offengelegt. Rechteänderungen werden auch im Volltextindex zeitnah wirksam, spätestens innerhalb von 15 Minuten. | |||
| A-18 | Rechte & Rollen | Das System unterstützt die Anbindung an den zentralen Verzeichnisdienst Microsoft Active Directory zur Authentifizierung der Anwenderinnen und Anwender. Die Deaktivierung eines Kontos im Verzeichnisdienst sperrt auch den Zugang zum DMS. | |||
| A-19 | Rechte & Rollen | Für jede/n Anwender/in lässt sich eine Vertretung hinterlegen. Die Vertretung erhält Zugriff auf die zugewiesenen Aufgaben sowie auf die Vorgänge und Akten des Vertretenen. Die Einrichtung erfolgt durch die/den Anwender/in selbst oder durch eine berechtigte Rolle; Beginn und Ende der Vertretung sind zeitlich festlegbar. Vertretungszugriffe werden protokolliert. | |||
| A-20 | Migration & Skalierung | Bestehende Dokumente können eigenständig übernommen bzw. importiert werden. | |||
| A-21 | Migration & Skalierung | Ordnerstrukturen mit Dokumenten können per Drag-and-Drop aus dem Dateisystem in das System übernommen werden; Ordner werden dabei als Vorgänge bzw. Unterordner, Dateien als Dokumente abgebildet. | |||
| A-22 | Migration & Skalierung | Die Auftraggeberin kann jederzeit ohne Mitwirkung des Auftragnehmers einen vollständigen Export auslösen. Der Export umfasst alle Dokumente im Originalformat und als PDF/A, sämtliche Versionen, alle Metadaten, die vollständige Akten-/Vorgangsstruktur mit Aktenplanzuordnung, Berechtigungen und Protokolldaten; Metadaten und Strukturen liegen in offenen, dokumentierten Formaten (XML/CSV mit Schemabeschreibung) vor. Die Systemkonfiguration (Aktenplan, Fristenregelwerk, Aktentypen, Workflows) wird in einem dokumentierten Format bereitgestellt. Die Dokumentation wird mit dem Angebot vorgelegt. Der Export ist für die Auftraggeberin kostenfrei. | |||
| A-23 | Workflows & Aufgaben | Prozesse für Umlauf, Mitzeichnung, Freigabe und Posteingangsverteilung können von der geschulten Fachadministration der Auftraggeberin in einem grafischen Editor ohne Programmierkenntnisse angelegt, geändert und in Betrieb genommen werden – einschließlich Schritten, Verzweigungen nach Metadaten, Zuweisungsregeln, Fristen und Benachrichtigungen. Ein Herstellereingriff ist dafür nicht erforderlich. | |||
| A-24 | Posteingang, Scannen & E-Mail | E-Mails lassen sich per Drag-and-Drop einschließlich Anhängen und Metadaten (Absender, Empfänger, Datum) vollständig, unveränderbar und der zutreffenden E-Akte zugeordnet ablegen. | |||
| A-25 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Für Microsoft Outlook (Office 2016, künftig Office 2024 LTSC) steht ein Add-in bereit, mit dem E-Mails einschließlich Anhängen und Metadaten direkt aus Outlook in Akten und Vorgänge abgelegt werden können. | |||
| A-26 | Schnittstellen | Für Microsoft Word und Excel steht ein unter Microsoft Office 2016 sowie künftig Microsoft Office 2024 LTSC lauffähiges Add-in bereit. Im DMS abgelegte Dokumente werden unmittelbar in der Office-Anwendung geöffnet, während der Bearbeitung gegen konkurrierende Änderungen geschützt und als neue Version zurückgespeichert. Neue Dokumente lassen sich aus Word und Excel heraus in der zutreffenden Akte bzw. im zutreffenden Vorgang ablegen. | |||
| A-27 | Schnittstellen | Das System verfügt über eine bidirektionale Schnittstelle zum Ratsinformationssystem ALLRIS 4.0 (CC e-gov GmbH). Die Schnittstelle ist spätestens mit Abschluss der Einführungsphase betriebsbereit (Anlage 2 Schnittstellenübersicht, Ziff. 2). Sämtliche für die Anbindung erforderlichen Schnittstellenspezifikationen stellt der Hersteller von ALLRIS bereit. | |||
| A-28 | Schnittstellen | Das System verfügt über eine Schnittstelle zum Geoinformationssystem RIWA GIS-Zentrum (RIWA GmbH). Die Schnittstelle ist spätestens mit Abschluss der Einführungsphase betriebsbereit (Anlage 2 Schnittstellenübersicht, Ziff. 2). | |||
| A-29 | Suche & Erschließung | Es existiert eine Volltextsuche. | |||
| A-30 | Suche & Erschließung | Es existiert eine Texterkennung (OCR) für Druckschrift. | |||
| A-31 | Formate | Das System kann Dokumente für die Langzeitarchivierung in ein PDF/A-Format konvertieren und speichern. | |||
| A-32 | Formate | Import und Export nach dem Standard xdomea werden unterstützt. | |||
| A-33 | Fachfunktionen | Es existiert eine Wiedervorlage-/Erinnerungsfunktion. | |||
| A-34 | Fachfunktionen | Das System stellt einen in das DMS integrierten KI-Assistenten in deutscher Sprache bereit, der mindestens folgende Funktionen bietet: natürlichsprachliche Recherche über einzelne Akten, Vorgänge und Dokumente sowie Zusammenfassung einzelner Dokumente und ganzer Vorgänge. Weitere KI-Funktionen werden als Soll-Kriterium bewertet (B-71). | |||
| A-35 | Fachfunktionen | Der KI-Assistent verarbeitet ausschließlich Inhalte, für die der anfragende Nutzer im Rechte- und Rollenkonzept berechtigt ist; dies gilt für Recherche, Anzeige der Ergebnisse, Zusammenfassungen und Auswertungen gleichermaßen. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU; Anfragen und Inhalte werden weder zum Training oder zur Verbesserung von Modellen verwendet noch an Dritte oder in Drittstaaten übermittelt und nach Beantwortung nicht über die Protokollierung hinaus gespeichert. | |||
| A-36 | Signatur & Siegel | Das System kann einfache elektronische Signaturen (EES, Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO) durch Einfügen einer eingescannten Unterschrift an Dokumenten anbringen. Unterzeichnende Person, Zeitpunkt und signierte Version werden protokolliert. | |||
| A-37 | Signatur & Siegel | Das System kann fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES, Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO) aus der Anwendung heraus erzeugen, ohne dass Signaturkarten oder Hardware-Token erforderlich sind – entweder mit personenbezogenen Software-Zertifikaten oder über eine Schnittstelle zu einem Vertrauensdiensteanbieter (Fernsignatur). | |||
| A-38 | Signatur & Siegel | Das System kann qualifizierte elektronische Signaturen (QES, Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO) aus der Anwendung heraus über eine Schnittstelle zu einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erzeugen (Fernsignatur), ohne dass Signaturkarten oder Hardware-Token erforderlich sind. Der Bieter benennt die unterstützten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. | |||
| A-39 | Signatur & Siegel | Das System erzeugt elektronische Signaturen auf PDF-Dokumenten im Format PAdES (ETSI EN 319 142, mindestens Profil B-B), eingebettet in die PDF-Datei. Signierte Dokumente bleiben mit gängigen PDF-Anzeigeprogrammen ohne Zusatzsoftware lesbar und prüfbar. | |||
| A-40 | Signatur & Siegel | Eingehende Signaturen und Siegel können geprüft und validiert werden (Gültigkeit, Unversehrtheit). | |||
| A-41 | Signatur & Siegel | Das System kann elektronische Siegel der Gemeinde (Behördensiegel, Art. 3 Nr. 25–27 eIDAS-VO) als qualifiziertes elektronisches Siegel über ein hinterlegtes Siegelzertifikat an Dokumenten anbringen. | |||
| A-42 | Signatur & Siegel | Das System kann qualifizierte elektronische Zeitstempel (Art. 3 Nr. 34, Art. 42 eIDAS-VO) eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters an Dokumenten, Signaturen und Siegeln anbringen. | |||
| A-43 | Datenschutz & Betrieb | Die Übertragung von Daten erfolgt gemäß Art. 32 DSGVO transportverschlüsselt nach dem Stand der Technik / BSI-Vorgaben (aktuell mindestens TLS 1.2). | |||
| A-44 | Datenschutz & Betrieb | Die Serverstandorte befinden sich in Deutschland oder in Ländern der Europäischen Union. | |||
| A-45 | Datenschutz & Betrieb | Der Betrieb des angebotenen Systems erfolgt in Rechenzentren, für die ein aktueller Nachweis der Informationssicherheit vorliegt (BSI-C5-Testat, ISO/IEC 27001 oder gleichwertig). Der Nachweis wird mit dem Angebot vorgelegt und deckt den Betrieb des angebotenen Systems ab. | |||
| A-46 | Datenschutz & Betrieb | Ein Zugriff aus Drittstaaten ist ausgeschlossen. Die Auftragsverarbeitung erfolgt nach Art. 28 DSGVO mit TOM nach Art. 32 DSGVO. | |||
| A-47 | Datenschutz & Betrieb | Der Auftragnehmer legt ein dokumentiertes Notfall- und Wiederanlaufkonzept oder einen aussagekräftigen Auszug daraus vor, der RTO und RPO benennt. | |||
| A-48 | Datenschutz & Betrieb | Sämtliche Updates, Upgrades, Release- und Versionswechsel der angebotenen Software einschließlich des Wechsels auf ein Nachfolgeprodukt sind während der Vertragslaufzeit in der laufenden Nutzungsgebühr enthalten. Dies umfasst die Anpassung der bei der Auftraggeberin eingerichteten Konfiguration (Aktenplan, Akten- und Dokumenttypen, Workflows, Vorlagen, Berechtigungen) und der produktiv genutzten Schnittstellen an die neue Version sowie alle Anpassungen, die durch geänderte Rechtsvorschriften oder Standards erforderlich werden (z. B. xdomea, XRechnung, eIDAS, Einheitsaktenplan). Gesondert vergütet werden dürfen ausschließlich neue, von der Auftraggeberin ausdrücklich beauftragte Funktionsmodule. | |||
| A-49 | Datenschutz & Betrieb | Antwortzeiten: Das System hält in der Terminalserver-Umgebung der Auftraggeberin (Leistungsbeschreibung Abschnitt 2.3) bei 160 gleichzeitig aktiven Anwendern folgende Antwortzeiten ein: Öffnen einer Akte und Anzeige der ersten Seite eines Dokuments bis 20 MB im Viewer jeweils innerhalb von 3 Sekunden, Volltextsuche über den Gesamtbestand innerhalb von 5 Sekunden, jeweils in mindestens 90 % der Messungen. Gemessen wird am Arbeitsplatz in der Terminalserver-Sitzung mit der Netzanbindung der Auftraggeberin; Überschreitungen, die nachweislich auf der Netzanbindung oder der Terminalserver-Umgebung der Auftraggeberin beruhen, bleiben außer Betracht. Die Einhaltung wird im Testbetrieb und bei der Abnahme der Einführungsleistungen geprüft (Leistungsbeschreibung Abschnitt 11). | |||
| A-50 | Oberfläche & Plattform | Das System erfüllt die Anforderungen an die Barrierefreiheit nach Art. 14 BayBGG i. V. m. der BayBITV; Maßstab ist die EN 301 549 oder gleichwertig. Der Bieter legt eine Konformitätserklärung mit Selbstbewertung nach EN 301 549 vor, in der etwaige Abweichungen offengelegt werden. Ein Prüfbericht einer unabhängigen Stelle wird als Soll-Kriterium bewertet (B-85). | |||
| A-51 | Oberfläche & Plattform | Sämtliche Oberflächen für Anwender/innen und Administrator/innen, Fehlermeldungen, Hilfetexte, Systemdokumentation und Schulungsunterlagen liegen vollständig in deutscher Sprache vor – kein Menüpunkt, Dialog oder Systemhinweis erscheint in einer anderen Sprache. Die verwendeten Fachbegriffe entsprechen der deutschen Verwaltungspraxis (z. B. Akte, Vorgang, Aktenplan, Aussonderung). Die deutsche Sprachversion ist funktional identisch mit der Hauptsprachversion und wird zeitgleich mit jedem Release bereitgestellt. Datums-, Zahlen- und Währungsformate folgen den deutschen Konventionen; Umlaute und ß werden in Suche, Volltext, OCR und Dateinamen korrekt verarbeitet. Dies gilt für den Standardumfang des Systems; Ausnahmen bei eingebetteten Drittkomponenten (z. B. Viewer) sind im Angebot zu benennen. | |||
| A-52 | Oberfläche & Plattform | Sämtliche Schulungen (Anwender/innen, Administrator/innen, Key-User) sowie das Einführungsprojekt (Workshops, Konzeption, Abnahme) werden von deutschsprachigen Fachkräften in deutscher Sprache durchgeführt, in Präsenz oder online nach Wahl der Auftraggeberin. Schulungsunterlagen, Übungsdaten und Videotutorials liegen in deutscher Sprache vor und entsprechen dem angebotenen Release-Stand. | |||
| A-53 | Oberfläche & Plattform | First- und Second-Level-Support (Hotline, Ticketsystem, Fernwartung) erfolgen in deutscher Sprache mit deutschsprachigen Ansprechpersonen zu Servicezeiten mindestens Mo–Fr 8–17 Uhr MEZ/MESZ. Ein fester deutschsprachiger Projekt- bzw. Kundenbetreuer wird benannt. Störungsmeldungen, Wartungsankündigungen, Release Notes, Änderungsmitteilungen sowie sämtliche Vertrags-, Datenschutz- und Sicherheitsdokumente (AVV, TOM, Notfallkonzept, Zertifikatsnachweise) werden in deutscher Sprache bereitgestellt. Bei englischen Originaldokumenten (z. B. Zertifikate) ist eine deutsche Zusammenfassung beizufügen. | |||
| A-54 | Oberfläche & Plattform | Sämtliche arbeitsplatzseitigen Komponenten des Systems (z. B. Add-ins für Word, Excel und Outlook, Protokoll-Handler, Browser-Erweiterungen, Viewer, Scan- und Signaturkomponenten) sind auf Windows Server 2019 im Mehrbenutzerbetrieb der Remotedesktopdienste (Terminalserver) lauffähig und vom Hersteller hierfür freigegeben; Lauffähigkeit und Herstellerfreigabe für Windows Server 2025 sichert der Bieter verbindlich für den Zeitpunkt der Umstellung der Terminalserver der Auftraggeberin zu. Die Installation erfolgt zentral je Terminalserver für alle Benutzer; benutzerbezogene Einstellungen bleiben über Sitzungen hinweg erhalten. | |||
| A-55 | Vertrag & Kostentransparenz | Vollständigkeit und Kostentransparenz: Das Angebot umfasst sämtliche Komponenten, Lizenzen Dritter und Dienste, die für den Betrieb des Systems im Mengengerüst nach Abschnitt 2.1 der Leistungsbeschreibung erforderlich sind – einschließlich Datenbank, Volltext- und OCR-Komponenten, Viewer, Schnittstellenkomponenten sowie der Signatur- und Zeitstempeldienste, soweit diese nicht im Preisblatt als Transaktionskosten (Position C16) oder als Optionsmodule (Block C) ausgewiesen sind. Für Optionsmodule gilt die Einordnung dieses Katalogs (Muss- oder Soll-Kriterium); angebotene Optionsmodule werden erst mit dem Abruf durch die Auftraggeberin lizenziert und vergütet, ihre Preise sind für die Grundlaufzeit bindend. Der Bieter benennt die enthaltenen Drittkomponenten mit Lizenzgeber. Über die im Preisblatt angebotenen Preise hinaus fallen für die Nutzung im vereinbarten Umfang keine weiteren Kosten an. | |||
| Ausschluss-Prüfung: | kein Ausschlussgrund aus A-Kriterien |
B-Kriterien
| B-Kriterien (Soll / Wertung) | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Punkte = Gewicht x Erfüllungsgrad. Gelbe Zellen (Spalte H) füllt der Bieter aus, graue Zellen (Spalte E) füllt die Auftraggeberin aus. | ||||||||
| Nr. | Kriteriengruppe | Anforderung (Soll / Bewertungskriterium) | Gewicht (1-3) | Erfüllungs-grad (0-4) – Auftraggeberin | Punkte | max. Punkte | Bieterangabe / Nachweis | Bemerkung |
| B-01 | Aktenplan & Struktur | Beim Anlegen eines Vorgangs wird automatisch eine für die Aktenart vordefinierte Unterstruktur (Standardrubriken, ggf. Standard-Workflow) erzeugt. Aktenvorlagen können Standarddokumente und Dokumentvorlagen enthalten, die beim Anlegen mit erzeugt werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-02 | Aktenplan & Struktur | Akten-, Vorgangs- und Dokumenttypen können durch berechtigte Rollen der Verwaltung ohne Herstellereingriff angelegt und gepflegt werden. Bewertet werden: die Anzahl der Typen ohne technische oder lizenzrechtliche Begrenzung, die je Typ konfigurierbaren Eigenschaften (eigene Metadatenfelder mit Pflicht-/Optionalkennzeichnung, Plausibilitätsprüfung der Eingaben (Datumsformat, Wertebereich), Vererbung von Eigenschaften an untergeordnete Typen, typspezifisches Sichten und Berechtigungsvorgaben) sowie die Änderbarkeit im laufenden Betrieb. Akten können in beliebiger Tiefe und Breite in Teilakten, Vorgänge und Register gegliedert werden; die Gliederungstiefe ist weder technisch noch lizenzrechtlich begrenzt. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-03 | Aktenplan & Struktur | Dokumente können mehreren Vorgängen und Akten als Referenz (ohne Kopie) zugeordnet werden; Rechte und Versionsstand folgen dem Original, die Zuordnung ist beidseitig sichtbar. Vorgänge und Dokumente lassen sich zwischen Akten verschieben; die Verschiebung wird protokolliert. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-04 | Aktenplan & Struktur | Papier- und Hybridakten werden im System nachgewiesen: Standort (Raum/Regal). Papier- und elektronische Bestandteile erscheinen in derselben Aktenstruktur. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-05 | Aktenplan & Struktur | Der Bieter liefert vorkonfigurierte Musterakten und -prozesse für typische kommunale Aufgaben mit (z. B. Bauakte, Vertragsakte, Personalakte, Sitzungsakte) und benennt sie im Angebot. Die Muster sind durch die Fachadministration der Auftraggeberin anpassbar. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-06 | Aufbewahrung & Aussonderung | Pro Aktenart lässt sich ein Regelwerk hinterlegen (z. B. Fristbeginn (Stichjahr-Logik), Fristdauer, Maßnahmen am Fristende). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-07 | Aufbewahrung & Aussonderung | Vor Ablauf einer Aufbewahrungsfrist erzeugt das System automatisch eine Benachrichtigung bzw. Wiedervorlage an die zuständige Stelle; der Vorlauf ist konfigurierbar. Fristabgelaufene Objekte sind als Liste auswertbar. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-08 | Aufbewahrung & Aussonderung | Das System unterstützt das mehrstufige Aussonderungsverfahren nach xdomea (Anbietung mit Anbieteverzeichnis, Übernahme der Bewertungsentscheidung des Archivs, Abgabe bzw. Vernichtungsdokumentation). Der Bieter benennt die unterstützte xdomea-Version. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-09 | Löschung & Betroffenenrechte | Objekte können als besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung wirkt automatisch auf Zugriffsregeln, Löschfristen und Suchergebnisse; Zugriffsprotokolle gekennzeichneter Objekte sind für den Datenschutzbeauftragten gesondert auswertbar. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-10 | Revisionssicherheit | Frühere Versionen eines Objekts lassen sich anzeigen, vergleichen und als aktuelle Version wiederherstellen. Versionen eines Dokuments können unterschiedliche Dateiformate haben (z. B. Bearbeitungsformat und PDF/A-Fassung desselben Dokuments). | 2 | 0 | 8 | |||
| B-11 | Revisionssicherheit | Gelöschte Objekte lassen sich über einen Papierkorb mit definierter Vorhaltefrist wiederherstellen. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-12 | Revisionssicherheit | Zugriffs- und Änderungsprotokolle sollen nur von hierfür ausdrücklich berechtigten Anwendern eingesehen werden können. Die Einsichtnahme in Protokolle soll selbst protokolliert werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-13 | Rechte & Rollen | Die Vertretung lässt sich in ihrem Umfang begrenzen (auf bestimmte Bereiche, Akten oder Vorgangsarten), endet automatisch zum hinterlegten Zeitpunkt und ist mehrstufig abbildbar (Vertretung der Vertretung). | 2 | 0 | 8 | |||
| B-14 | Rechte & Rollen | Für besonders schutzbedürftige Aktenbereiche (Personal, Steuer, Sozialdaten) lassen sich abgeschottete Bereiche einrichten, deren Inhalte auch für Systemadministratoren der Gemeinde und des Auftragnehmers nicht lesbar sind. Die Bereichsverwaltung erfolgt durch eine gesonderte Fachadministrationsrolle; administrative Zugriffe werden gesondert protokolliert. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-15 | Rechte & Rollen | Berechtigungen können mit Ablaufdatum vergeben werden und erlöschen automatisch zum hinterlegten Zeitpunkt; Vergabe und Ablauf werden protokolliert. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-16 | Rechte & Rollen | Berechtigungen innerhalb eines Bereichs können durch eine dafür berechtigte Fachrolle des jeweiligen Amtes vergeben werden, ohne dass die zentrale Administration eingreifen muss. Die zentrale Administration behält eine Gesamtübersicht über alle Berechtigungen; dezentrale Vergaben werden protokolliert. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-17 | Migration & Skalierung | Die Migrationsfähigkeit größerer Datenmengen ("Altdaten" von Netzlaufwerken) für den Import und Export durch die Anwender ist gewährleistet; der Bieter benennt die hierfür bereitgestellten Werkzeuge und den erreichbaren Durchsatz. Vorgehen und Dienstleistungsanteile der Migration werden im Migrationskonzept (B-95) dargestellt. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-18 | Migration & Skalierung | Die Skalierbarkeit auf zusätzliche Organisationseinheiten ist gewährleistet. Änderungen der Verwaltungsorganisation lassen sich ohne Datenmigration abbilden: Organisationseinheiten können umbenannt, zusammengelegt, geteilt oder einem anderen Fachbereich zugeordnet werden; Akten, Vorgänge, Zuständigkeiten und Berechtigungen folgen der neuen Struktur, die Historie bleibt nachvollziehbar. Bewertet werden Aufwand und Automatisierungsgrad solcher Umstellungen und ob sie durch die Administration der Verwaltung selbst durchführbar sind. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-19 | Migration & Skalierung | Ordnerstrukturen mit Dokumenten aus DMS-externen Dateiablagen können eigenständig durch die Anwender importiert werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-20 | Migration & Skalierung | Das System bietet eine dokumentierte Importschnittstelle für die Übernahme von Akten, die ein von der Auftraggeberin beauftragter Digitalisierungsdienstleister erstellt: Massenimport von Dokumenten mit Metadaten und Aktenstruktur über ein offenes Übergabeformat (z. B. CSV/XML-Steuerdatei mit PDF/A-Dateien), Zuordnung zu bestehenden Akten und Aktenzeichen, Übernahme von Scan-Protokollen nach TR-RESISCAN sowie Prüfung auf Vollständigkeit und Dubletten. Der Auftragnehmer stellt dem Dienstleister die Schnittstellendokumentation und eine Testumgebung bereit, wirkt bei Testimport und Abnahme mit und benennt die Digitalisierungsdienstleister, deren Übergabeformat bereits produktiv unterstützt wird. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-21 | Migration & Skalierung | Akten einschließlich ihrer Vorgänge, Unterordner und Dokumente sollen per Rechtsklick oder Drag-and-Drop aus dem Client in das Dateisystem (Windows-Explorer) exportiert werden können. Die Ordnerstruktur der Akte bleibt beim Export erhalten. Der Export wird im System protokolliert. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-22 | Workflows & Aufgaben | Aufgaben und Aufträge können auch auf Vorgangsebene und ohne Objekte vergeben werden. Dokumente bleiben während der Bearbeitung in einem Prozess in der Akte; Änderungen werden unmittelbar dort gespeichert. Ein Dokument kann mehreren Prozessen gleichzeitig zugeordnet sein. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-23 | Workflows & Aufgaben | Workflowprozessvorlagen können auch optionale Aufgabenketten bzw. mehrere unterschiedliche Prozesse enthalten. Prozessvorlagen können andere Prozessvorlagen als wiederverwendbare Teilprozesse einbinden. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-24 | Workflows & Aufgaben | Es existiert ein Mahnungs- bzw. Eskalationsmanagement bei Nicht-Erledigung zugewiesener Aufgaben und Aufträge. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-25 | Workflows & Aufgaben | Bei Einrichtung einer Schnittstelle können Workflowprozesse bei automatisierter Ablage aus Fachverfahren automatisch gestartet werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-26 | Workflows & Aufgaben | Sowohl die Definitionen eingerichteter Workflows als auch laufende und abgeschlossene Workflow-Instanzen sollen nur von hierfür berechtigten Anwendern eingesehen werden können. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-27 | Workflows & Aufgaben | Anwender können neben vordefinierten Prozessen Vorgänge und Dokumente ad hoc weiterleiten (mit Auftrag, Frist und Rückmeldung) und persönliche Umlaufvorlagen speichern. Neben persönlichen Eingangskörben stehen Funktions- bzw. Teamkörbe mit Vertretungsregelung zur Verfügung. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-28 | Workflows & Aufgaben | Umläufe können entlang der hinterlegten Organisationshierarchie in beide Richtungen geführt werden (Sachbearbeitung → Sachgebietsleitung → Amtsleitung und zurück). Aufgaben sind einer Rolle, dem Ersteller oder dem Bearbeiter eines vorherigen Schritts zuweisbar; eine Zurückweisung an frühere Schritte ist möglich. An Prozessschritte lassen sich Aktionen binden (z. B. Schlusszeichnung, Signatur, z. d. A.). | 2 | 0 | 8 | |||
| B-29 | Workflows & Aufgaben | Auf Basis von Metadaten oder Ereignissen (Statuswechsel, Ablage eines bestimmten Dokumenttyps, Abschluss eines Vorgangs) führt das System konfigurierbare Aktionen automatisch aus, etwa Benachrichtigung, Übergabe an ein Fachverfahren oder Verschieben ins Zwischenarchiv. Die Regeln werden durch die Administration der Verwaltung ohne Programmierung eingerichtet. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-30 | Workflows & Aufgaben | Der Bieter erläutert den Umfang der Einstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten des Workflow-Editors (Schritttypen, Bedingungen und Verzweigungen, Zuweisungsregeln, Fristen und Eskalationen, Formulare je Schritt, Aktionen, grafische Darstellung). Der Bieter legt dar, welche Anteile der Prozessgestaltung ohne Programmierung möglich sind und wo Skripting erforderlich wird. Bewertet wird ferner, ob Prozesse alternativ grafisch und tabellarisch bearbeitet werden können. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-31 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Das DMS verfügt über einen Barcode-Generator. Dokumente, insbesondere aus der Rücklaufpost, können automatisiert erkannt und zugeordnet werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-32 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Das System unterstützt einen ersetzenden Scanprozess, insbesondere durch Integritätssicherung des Scanprodukts, Erfassung und Freigabe eines Transfervermerks, unveränderbare Protokollierung des Scanvorgangs sowie Übernahme der Scanparameter. Gewertet werden Vollständigkeit der Abdeckung, Automatisierungsgrad und die Unterstützung schutzbedarfsabhängiger Maßnahmen (qualifizierte Signatur oder Zeitstempel bei hohem Schutzbedarf). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-33 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Hybrider Postversand (digitaler Briefversand): Aus dem System heraus sollen Schreiben an einen Dienstleister für hybriden Postversand übergeben werden können, der Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernimmt (z. B. E-POST der Deutschen Post oder gleichwertig). Die Übergabe erfolgt direkt aus der Akte bzw. dem Vorgang. Versandoptionen (Einschreiben-Varianten, Farbdruck, Duplex) sind wählbar. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-34 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Aus dem DMS können Wiedervorlagen oder Termine in Outlook generiert werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-35 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Aus Outlook sollen mehrere E-Mails in einem Arbeitsschritt in das System abgelegt werden können, wahlweise in denselben Vorgang oder in verschiedene Ablageziele. Nach der Ablage stehen wählbare Folgeaktionen zur Verfügung (Wiedervorlage anlegen, Akte öffnen, E-Mail im Postfach löschen). | 2 | 0 | 8 | |||
| B-36 | Posteingang, Scannen & E-Mail | E-Mails sollen anhand definierbarer Regeln ohne manuelles Eingreifen in die zutreffende Akte bzw. den zutreffenden Vorgang abgelegt werden können, etwa anhand eines Aktenzeichens im Betreff, des Absenders oder eines Funktionspostfachs. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-37 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Aus einer E-Mail sollen einzelne Bestandteile getrennt abgelegt werden können, insbesondere einzelne oder mehrere Anhänge ohne den Nachrichtentext sowie der Nachrichtentext ohne Anhänge. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-38 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Aus dem System heraus sollen Verweise (Links) auf Akten, Vorgänge und einzelne Dokumente per E-Mail über Outlook an andere Anwender versandt werden können. Der Empfänger gelangt über den Verweis direkt an das Objekt im System; der Zugriff richtet sich nach seinen bestehenden Berechtigungen. Der Bieter erläutert die Funktionsweise. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-39 | Posteingang, Scannen & E-Mail | E-Mails können zusätzlich zum Originalformat als PDF/A abgelegt werden, wahlweise mit eingebetteten Originalanhängen (PDF/A-3), sodass Nachricht und Anlagen als ein langzeitlesbares Dokument vorliegen. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-40 | Posteingang, Scannen & E-Mail | Die Outlook-Integration steht sowohl für das klassische Outlook (Office 2016 / 2024 LTSC) als auch als Web-Add-in für das neue Outlook und Outlook im Web mit gleichem Funktionsumfang zur Verfügung. Der Bieter benennt Funktionsunterschiede zwischen beiden Varianten. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-41 | Schnittstellen | Kontakt- und Adressdaten aus Microsoft Outlook (2016, künftig 2024 LTSC) bzw. dem Exchange-Server der Auftraggeberin sollen in die Kontaktverwaltung des Systems übernommen werden können, sowohl aus persönlichen Kontakten als auch aus öffentlichen Ordnern und gemeinsamen Adressbüchern. Der Zugriff auf übernommene Kontakte soll über das Berechtigungskonzept des Systems steuerbar sein. Kontakte können in Verteilerlisten zusammengefasst und mit Rollen je Akte versehen werden (z. B. Eigentümer, Planer, Nachbar, Träger öffentlicher Belange); nach Wegfall des Verarbeitungszwecks können Kontakte fristgesteuert gelöscht oder anonymisiert werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-42 | Schnittstellen | Das System verfügt über eine dokumentierte Schnittstelle (z. B. CMIS, REST-API), über die Fachverfahrenshersteller und Dritte eigenständig Anbindungen entwickeln können. Die Schnittstellendokumentation wird auf Anforderung bereitgestellt. Der Bieter benennt bestehende Anbindungen, die von Dritten realisiert wurden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-43 | Schnittstellen | Der Bieter gibt an, zu welchen der nachfolgenden Finanzverfahren produktiv genutzte Schnittstellen bestehen, und benennt je Schnittstelle den Funktionsumfang: mps K1 (mps public Solutions GmbH), OK.FIS/FINzD Kameral (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern), Infoma (Axians Infoma GmbH). Die Kämmerei wird voraussichtlich eines dieser Verfahren lizenzieren (Anlage 2 Schnittstellenübersicht, Ziff. 3). Bewertet wird der Abdeckungsgrad. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-44 | Schnittstellen | Der Bieter gibt an, zu welchen der nachfolgenden Fachverfahren produktiv genutzte Schnittstellen bestehen, und benennt je Schnittstelle den Funktionsumfang: Mikropro Bauamt (Mikroprojekt GmbH), TERA-FRI (RIWA GmbH), VOIS | GESO (naviga GmbH), Capitol (Sommer Informatik GmbH), OWIGWARE (OWIGWARE GmbH). Die Verwaltung erwägt die Lizenzierung dieser Schnittstellen (Anlage 2 Schnittstellenübersicht, Ziff. 4). Bewertet wird der Abdeckungsgrad. | 2 | 0 | 8 | ||
| B-45 | Schnittstellen | Über die Add-ins für Microsoft Office (A-25, A-26) hinaus steht eine Integration für mindestens eine alternative Office-Suite bereit (z. B. LibreOffice, OnlyOffice), mit der im DMS abgelegte Dokumente unmittelbar in der Office-Anwendung geöffnet, während der Bearbeitung gegen konkurrierende Änderungen geschützt und als neue Version zurückgespeichert werden können. Der Bieter benennt die unterstützten Office-Produkte und Versionen sowie ggf. Funktionsunterschiede gegenüber den Microsoft-Office-Add-ins. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-46 | Schnittstellen | Über den Import und Export nach A-32 hinaus unterstützt das System die xdomea-Anwendungsfälle für den Austausch mit anderen Behörden: Abgabe (Zuständigkeitswechsel mit Übergabe der vollständigen Akte), Aktenaustausch (Übermittlung von Kopien zur Information) und Beteiligung im Geschäftsgang (eine andere Behörde bearbeitet einen Vorgang mit und gibt ihn mit ihren Ergänzungen zurück). Eingehende Nachrichten werden der zutreffenden Akte zugeordnet, ausgehende aus der Akte heraus erzeugt; Versand, Empfang und Rücklauf werden protokolliert. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-47 | Schnittstellen | Akten und Objektakten können aus Stammdaten angebundener Fachverfahren automatisch angelegt und bei Änderungen aktualisiert werden (z. B. je Steuerpflichtigem, Grundstück, Personalfall). Vom Fachverfahren erzeugte Ausgangsdokumente (Bescheide, Mahnungen, Kontoauszüge) werden automatisch der zutreffenden Akte zugeordnet. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-48 | Suche & Erschließung | Die OCR-Ergebnisse können nachbearbeitet werden. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-49 | Suche & Erschließung | Texterkennung und Volltextsuche unterstützen neben Deutsch weitere Sprachen, mindestens Englisch. Die OCR erkennt auch Schriftzeichen anderer Sprachen und Schriftsysteme, darunter mindestens die lateinischen Sonderzeichen und Diakritika aller EU-Amtssprachen (z. B. ă, ș, ç, ł, ő). Die erkannten Zeichen werden unicode-konform gespeichert und sind in der Volltextsuche auffindbar. Der Bieter benennt die unterstützten Sprachen und Schriftsysteme. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-50 | Suche & Erschließung | Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht die Recherche nach Akten, Vorgängen und Dokumenten über eine Vielzahl kombinierbarer Suchkriterien und bietet Fuzzy- bzw. unscharfe Suche, speicherbare Suchvorlagen und exportierbare Suchergebnisse. Der Bieter listet die verfügbaren Suchkriterien auf und erläutert sie. Die Volltextsuche unterstützt Suchbegriffe mit UND/ODER/NICHT-Verknüpfung, Phrasensuche und die Suche nach kurzen Zeichenfolgen (z. B. Aktenzeichen-Bestandteile, Hausnummern). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-51 | Suche & Erschließung | Alle zu einer bestimmten Person gespeicherten Unterlagen sind systemweit – auch über Sichtbarkeits- und Bereichsgrenzen (A-17, B-14) hinweg – recherchierbar und als Ergebnisliste anzeigbar (Grundlage Art. 15 und 17 DSGVO). Die Funktion ist einer privilegierten Rolle (Datenschutzbeauftragte/r) vorbehalten; jede Nutzung wird mit Anlass protokolliert. Die Rolle wird in abgeschotteten Bereichen (B-14) durch deren Fachadministration freigeschaltet. Aus der Trefferliste kann ein Auskunftsbericht nach Art. 15 DSGVO erzeugt werden (Fundstellen, Verarbeitungszwecke, Speicherfristen), der vor Herausgabe geschwärzt werden kann. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-52 | Suche & Erschließung | Das System bietet eine teilautomatisierte Verschlagwortung durch Vorschlagen von Metadaten (z. B. Dokumententyp, Aktenzuordnung, Absender). Vorschläge können vor der Übernahme geprüft und korrigiert werden. Falls die Verschlagwortung KI-basiert funktioniert, gelten die Anforderungen aus A-35. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-53 | Suche & Erschließung | Bereits abgelegte oder importierte Dokumente ohne Textebene (Scans, Bild-PDF, TIFF) werden serverseitig im Hintergrund per OCR erschlossen und in den Volltextindex aufgenommen, ohne dass das Originaldokument verändert wird. Die Verarbeitung kann für ganze Bestände angestoßen werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-54 | Formate | Ein integrierter PDF-Creator (mindestens PDF/A-2) ist verfügbar, mit dem Akten oder Teile davon in eine zusammenhängende PDF-Datei (Sammel-PDF) konvertiert und exportiert werden können. Der Export soll strukturiert aufbereitet werden, insbesondere mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, fortlaufender Seitennummerierung und Lesezeichen je Vorgang bzw. Dokument. Der Bieter erläutert die Möglichkeiten zur Gestaltung und Bearbeitung des Exports. Signierte Dokumente werden dem Export unverändert und mit gültiger Signatur beigefügt. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-55 | Formate | Der integrierte Viewer zeigt gängige Formate (PDF, Office-Dokumente, Bilder, E-Mails) ohne die jeweilige Originalanwendung an. Großformatige Pläne (PDF und TIFF bis DIN A0) werden darin vollständig, mit Zoom und Drehung angezeigt, ohne Download in eine externe Anwendung. Auch Dateien mit einer Größe von 2 GB und mehr je Dokument sind ablegbar; der Bieter benennt die maximale Dateigröße je Dokument. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-56 | Formate | Mehrere Dokumente lassen sich in der Akte zu einem PDF zusammenführen, Seiten entfernen oder umsortieren – unter Erhalt der Originale als Vorversion. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-57 | Datenschutz & Betrieb | Bewertet werden die zugesicherten Werte für Wiederanlaufzeit (RTO) und maximal tolerierbaren Datenverlust (RPO). Die Zielwerte sind: RTO ≤ 8 Stunden, RPO ≤ 4 Stunden. Bewertet wird auch die Orientierung des Konzepts an einem anerkannten Standard (BSI-Standard 200-4 / ISO 22301). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-58 | Datenschutz & Betrieb | Für Updates werden angemessene Ankündigungsfristen eingehalten. Die Updates werden vollautomatisch durch den Hersteller und außerhalb der Servicezeiten eingespielt. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-59 | Datenschutz & Betrieb | Durch Updates werden individuelle Einstellungen des Systems nicht überspielt. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-60 | Datenschutz & Betrieb | Neben dem Produktivsystem steht eine von den Produktivdaten getrennte Test- und Schulungsumgebung zur Verfügung. Der Bieter beschreibt, ob die Umgebung als eigene Instanz, als Mandant oder als Bereich innerhalb des Produktivsystems bereitgestellt wird und ob die Produktivkonfiguration (Aktenplan, Workflows, Schnittstellen) in die Testumgebung übernommen werden kann. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-61 | Datenschutz & Betrieb | Der Zugriff auf das System soll durch MFA (zwei Faktoren unterschiedlicher Kategorie) abgesichert werden können. Der Bieter beschreibt, wie eine Anmeldung mit mindestens zwei unabhängigen Faktoren für die Nutzer der Auftraggeberin erreicht wird – produktintegriert, über Anbindung an vorhandene Infrastruktur der Auftraggeberin (Identity Provider, Verzeichnisdienst, Remotedesktop-Gateway, VPN) oder in Kombination. Zu berücksichtigen ist, dass die Beschäftigten in einer Terminalserver-Umgebung arbeiten und über Dienst-Notebooks als Zugangsgeräte, überwiegend aber nicht über dienstliche Mobilgeräte verfügen. Bewertet wird ferner, ob eine Anmeldung per Single Sign-on über die Windows-Anmeldung an der Terminalserver-Sitzung möglich ist. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-62 | Datenschutz & Betrieb | Für den Betrieb des DMS kann ein dedizierter Server bzw. eine dedizierte Instanz für die Auftraggeberin bereitgestellt werden. Der Bieter erläutert die verfügbaren Betriebsoptionen und ob ein individuelles Sicherungskonzept (Sicherungszyklen, Aufbewahrung der Sicherungen, Wiederherstellungstests) vereinbart werden kann. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-63 | Datenschutz & Betrieb | Antwortzeiten und Lastverhalten: Über die Mindestwerte nach A-49 hinaus wird bewertet, welche Antwortzeiten der Bieter für die Standardaktionen (Anmeldung, Öffnen einer Akte, Anzeige der ersten Seite eines Dokuments bis 20 MB im Viewer, Volltextsuche über den Gesamtbestand, Ablage eines Dokuments aus Word oder Outlook) bei 160 gleichzeitig aktiven Anwendern verbindlich zusichert – Zielwerte: Öffnen einer Akte und Anzeige der ersten Seite eines Dokuments innerhalb von 2 Sekunden, Suchergebnisse innerhalb von 3 Sekunden –, ob er die Zusagen durch Ergebnisse von Lasttests oder Messwerte vergleichbarer Installationen belegt und wie das Lastverhalten im Betrieb überwacht wird. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-64 | Datenschutz & Betrieb | Datenschutzdokumentation: Der Bieter stellt der Auftraggeberin deutschsprachige, auf das angebotene System bezogene Muster bereit, die sie in ihre eigene datenschutzrechtliche Dokumentation übernehmen kann: Muster für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), Muster-Löschkonzept nach DIN 66398, Vorlage oder Zuarbeit für die Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) sowie ein Muster für die Information der Beschäftigten über die Protokollierung im System (Art. 13 DSGVO). Bewertet werden Umfang und Aktualität der Muster sowie ihre Pflege bei Releases. Der Bieter benennt die verfügbaren Unterlagen und fügt Inhaltsverzeichnisse oder Auszüge bei. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-65 | Fachfunktionen | Anwender können Akten, Vorgänge und einzelne Dokumente abonnieren und werden über Änderungen benachrichtigt. Bewertet werden: die abonnierbaren Ebenen (Akte, Vorgang, Dokument), die wählbaren Ereignisse (neues Dokument, neue Version, Statuswechsel, Fristereignis, Kommentar) und die Benachrichtigungskanäle (systemintern, E-Mail, Sammelbenachrichtigung). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-66 | Fachfunktionen | Eine Dublettenprüfung findet doppelt oder mehrfach abgelegte Dokumente. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-67 | Fachfunktionen | Die Verwaltung kann eigene Auswertungen über Akten, Vorgänge, Dokumente und Prozesse ohne Herstellereingriff definieren, mit Filtern versehen, speichern, nach Excel/CSV exportieren und zeitgesteuert ausführen lassen. Möglich ist auch eine Auswertung fristen-, lösch- und aussonderungsrelevanter Metadaten. Der Bieter benennt die mitgelieferten Standardberichte. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-68 | Fachfunktionen | Es existiert eine Kommentarfunktion für Dokumente, Vorgänge, Akten. | 1 | 0 | 4 | |||
| B-69 | Fachfunktionen | Über eine Schwärzungs-/Einschränkungsfunktion können Teilbereiche exportierter Dokumente unkenntlich gemacht werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-70 | Fachfunktionen | Eine Vertragsverwaltung inkl. Klassifizierung von Verträgen und Fristerinnerung ist verfügbar. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-71 | Fachfunktionen | Umfang der KI-Funktionen: Über die nach A-34 vorausgesetzten Grundfunktionen hinaus wird bewertet, welche weiteren KI-gestützten Funktionen das System bietet – etwa Beantwortung von Fragen zum Inhalt einer Akte, Hilfe zur Bedienung des Systems, Vorschläge für Metadaten und Ablageort, automatische Klassifikation und Zuständigkeitserkennung des Posteingangs, automatische Verschlagwortung und Aktenzuordnung, Entwurfserstellung von Schreiben und Bescheiden aus der Akte, Übersetzung, Erkennung von Fristen und Terminen in Dokumenten, Unterstützung bei Bewertung und Aussonderung, Auswertungen über Bestände hinweg sowie die Steuerung von Systemfunktionen per natürlichsprachlicher Eingabe. Der Bieter benennt die eingesetzten Modelle und deren Betreiber, den Hosting-Standort und die Grenzen der Funktionen. Alle Funktionen unterliegen den Anforderungen nach A-35. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-72 | Fachfunktionen | Flurstück (Gemarkung, Flur, Zähler/Nenner) und Adresse sind strukturierte, validierte Metadaten und Suchkriterien. Objektakten (Grundstück, Gebäude, Straße, Baudenkmal) sind als Aktentyp mit Verknüpfung zu Verfahrensakten führbar. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-73 | Fachfunktionen | Dokumente, Vorgänge und Akten können externen Beteiligten (Anwälte, Nachbarn, Träger öffentlicher Belange, Gremienmitglieder, Prüfer) befristet und lesend über einen gesicherten Zugang ohne DMS-Lizenz freigegeben werden. Abrufe werden protokolliert; ein Rückkanal für Stellungnahmen ist möglich. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-74 | Fachfunktionen | Das System soll elektronische Rechnungen im Format XRechnung sowie hybride Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X, PDF/A-3 mit eingebettetem XML) entgegennehmen, visualisieren und in Vorgänge ablegen können. Die XML-Datei soll als führendes Dokument unverändert aufbewahrt werden; die Visualisierung wird daraus erzeugt. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-75 | Fachfunktionen | Dokumentvorlagen (Word) werden zentral verwaltet; beim Erstellen eines Dokuments aus der Akte werden Akten-, Vorgangs- und Adressdaten automatisch in die Vorlage übernommen. Serienbriefe können erzeugt und die Einzelschreiben automatisch den jeweiligen Akten zugeordnet werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-76 | Fachfunktionen | Aus Ordnerinhalt und Trefferlisten heraus können mehrere Objekte gemeinsam bearbeitet werden: Metadaten ändern, Aufbewahrungsfrist setzen, verschieben, festschreiben, in einen Prozess geben, exportieren. Massenoperationen werden protokolliert und sind auf berechtigte Rollen beschränkbar. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-77 | Signatur & Siegel | Die Berechtigung zum Siegeln ist rollenbasiert steuerbar; jeder Siegelvorgang wird protokolliert. Optional kann die visuelle Darstellung des Dienstsiegels der Gemeinde in das gesiegelte Dokument eingebettet werden. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-78 | Signatur & Siegel | Das System konvertiert zu signierende Dokumente vor der Signatur automatisch in PDF/A. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-79 | Signatur & Siegel | Eine Stapelverarbeitung für Signaturen und Siegel ist möglich: Mehrere Dokumente können in einem Arbeitsschritt signiert bzw. gesiegelt werden, ohne dass der Vorgang je Dokument einzeln ausgelöst werden muss. Das gilt für alle nach A-36 bis A-38 und A-41 unterstützten Signatur- und Siegelarten; bei der qualifizierten Signatur, soweit der Vertrauensdiensteanbieter Stapelfreigaben zulässt. Der Bieter benennt Obergrenzen je Stapel. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-80 | Signatur & Siegel | Über die Mindestanforderung (PAdES-B-B, A-39) hinaus soll das System weitere Signaturformate, -profile und Prüffunktionen bereitstellen. Der Bieter stellt für PAdES, CAdES (ETSI EN 319 122) und XAdES (ETSI EN 319 132) jeweils dar, welche Profile erzeugt und geprüft werden können. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-81 | Signatur & Siegel | Signaturen, Siegel und Zeitstempel werden vor Ablauf ihrer kryptografischen Gültigkeit automatisch durch erneute Zeitstempelung langfristig prüfbar gehalten (Profil PAdES-B-LTA nach ETSI EN 319 142; BSI TR-03125/TR-ESOR oder gleichwertig). Für jedes Dokument sind Integritätsnachweis und Prüfprotokoll abrufbar. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-82 | Oberfläche & Plattform | Die Benutzeroberfläche ist anpassbar. Der Bieter beschreibt, welche Anpassungen möglich sind und wer sie vornehmen kann: durch die Administration der Verwaltung ohne Herstellereingriff, durch die Anwender selbst (nutzerindividuelle Einstellungen, die erhalten bleiben) oder nur durch den Hersteller. Bewertet wird insbesondere, ob sich die Oberfläche je Amt bzw. Rolle unterschiedlich gestalten lässt. Bewertet wird ferner, ob Funktionsmenüs je Akten-, Vorgangs- und Dokumenttyp konfigurierbar sind, einschließlich eigener Aktionen wie dem Aufruf eines Fachverfahrens. Von der Administration zentral gespeicherte Layouts können Rollen oder Ämtern zugewiesen werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-83 | Oberfläche & Plattform | Die Dokumentenvorschau bzw. der Viewer soll vom Hauptfenster des Clients gelöst und auf einem zweiten Bildschirm dauerhaft angezeigt werden können, sodass Akte und Dokumentinhalt gleichzeitig sichtbar sind. Auch Suchergebnisse und Aufgaben können separat angezeigt werden. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-84 | Oberfläche & Plattform | Die mobile Nutzung ist für Android- und iOS-Endgeräte möglich. | 2 | 0 | 8 | |||
| B-85 | Oberfläche & Plattform | Barrierefreiheit – unabhängige Prüfung: Für das angebotene System liegt ein Prüfbericht einer unabhängigen Stelle nach EN 301 549 bzw. BITV (z. B. BIK BITV-Test oder gleichwertig) vor, der nicht älter als drei Jahre ist und den angebotenen oder den unmittelbar vorangehenden Release-Stand abdeckt. Bewertet werden Aktualität, Abdeckung (Client, Web-Oberfläche, Add-ins) und der Umgang mit festgestellten Abweichungen (Behebungsplan mit Terminen). | 2 | 0 | 8 | |||
| B-86 | Service & Support | Der Bieter beschreibt die zugesicherten Servicezeiten und Erreichbarkeitskanäle des Supports (Telefon, Ticketsystem) sowie die Störungsklassen mit Definition und die je Klasse zugesicherten Reaktions- und Entstörzeiten. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-87 | Service & Support | Der Bieter beschreibt die Organisation des Supports: feste Ansprechpartner, Eskalationsstufen bei Nichteinhaltung der zugesicherten Zeiten, die Möglichkeit der Verwaltung, den Bearbeitungsstand gemeldeter Störungen selbst einzusehen. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-88 | Service & Support | Der Bieter benennt die zugesicherte Verfügbarkeit des Systems in Prozent einschließlich Bezugszeitraum, Messmethode und der Behandlung geplanter Wartungsfenster. Zielwert: mindestens 99,5 % während der Servicezeiten in einem Kalendermonat. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-89 | Konzepte | Sicherheitskonzept: Der Bieter legt ein Konzept zur Sicherheit der Daten der Auftraggeberin im angebotenen Cloud-Betrieb vor (höchstens 5 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: die technische Umsetzung der Mandantentrennung; die Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung einschließlich der Schlüsselverwaltung; die Regelung, Beschränkung und Protokollierung administrativer Zugriffe des Anbieters und seiner Unterauftragnehmer auf die Daten; das Schwachstellen- und Patchmanagement einschließlich regelmäßiger Sicherheitsprüfungen (z. B. Penetrationstests); die Erkennung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen einschließlich der Meldung an die Auftraggeberin (Art. 33 DSGVO). Die Mindestanforderungen A-43 bis A-46 sowie die Angaben zu B-57, B-61 und B-62 sind nicht zu wiederholen. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-90 | Konzepte | Einführungskonzept: Der Bieter legt ein Konzept zur Unterstützung der Auftraggeberin während der Einführungsphase (Leistungsbeschreibung Abschnitt 8) vor (höchstens 5 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: die Projektorganisation mit Rollen, Ansprechpartnern und Vor-Ort-Anteilen; das Vorgehen von der Grundkonfiguration über Testbetrieb, Probebetrieb und Rollout-Wellen bis zur Abnahme; die Unterstützung der Auftraggeberin bei der ämterspezifischen Ausgestaltung des Aktenplans, des Rechte- und Rollenkonzepts und der Workflows; das Schulungskonzept (Zielgruppen, Formate, Umfang, Unterlagen); die Betreuung in den ersten Wochen des Produktivbetriebs; die vorgesehenen Mitwirkungsleistungen der Auftraggeberin mit Aufwandsschätzung. Der nach Abschnitt 8.2 der Leistungsbeschreibung vorzulegende Meilensteinplan kann dem Konzept beigefügt werden; er zählt nicht zur Seitenzahl. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-91 | Konzepte | Betreuungskonzept: Der Bieter legt ein Konzept zur Betreuung der Auftraggeberin im Normalbetrieb nach der Abnahme vor (höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: die Aufgaben des festen Kundenbetreuers und regelmäßige Servicegespräche; die Kommunikation von Releases und Änderungen (Ankündigung, Release-Notes, Einweisung in neue Funktionen); Anwenderforen, Kundentage und Wissensdatenbank; die Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Nutzung (z. B. neue Workflows, weitere Akten- und Dokumenttypen, zusätzliche Schnittstellen) und die hierfür geltenden Konditionen; Serviceberichte zur Einhaltung der zugesicherten Leistungswerte (Inhalt, Turnus oder Bereitstellung auf Anforderung; Leistungsbeschreibung Abschnitt 12.2). Servicezeiten, Störungsklassen, Reaktions- und Entstörzeiten, Support-Organisation und Verfügbarkeit werden in B-86 bis B-88 bewertet und sind nicht zu wiederholen. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-92 | Konzepte | Konzept Schnittstellenentwicklung: Der Bieter legt ein Konzept zur Entwicklung neuer und zur Pflege bestehender Schnittstellen vor (höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: Organisation und Ausstattung der für Schnittstellen zuständigen Entwicklung (Anzahl der Beschäftigten, Standort, Einbindung von Partnern und Subunternehmern); das Verfahren von der Anfrage bis zur Bereitstellung einschließlich Zeitrahmen sowie, ob Schnittstellen als Bestandteil des Standardprodukts gepflegt oder kundenindividuell entwickelt werden; die Sicherstellung der Kompatibilität bestehender Schnittstellen bei Updates des DMS und des jeweiligen Fachverfahrens; die Anzahl der aktuell produktiv verfügbaren Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren mit Angabe je Schnittstelle, bei welcher Kommune sie produktiv genutzt wird (Liste als Anlage; sie zählt nicht zur Seitenzahl). | 3 | 0 | 12 | |||
| B-93 | Konzepte | Konzept KI-Entwicklung: Der Bieter skizziert die Weiterentwicklung der KI-gestützten Funktionen des Systems (höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: die für die nächsten drei Jahre geplanten KI-Funktionen mit voraussichtlichem Bereitstellungszeitpunkt und der Angabe, ob sie im Rahmen der laufenden Nutzungsgebühr bereitgestellt werden; die eingesetzten Modelle, deren Betreiber und Betriebsort sowie das Vorgehen beim Wechsel von Modellen oder Anbietern; die Sicherstellung der Datenschutzanforderungen nach A-35 und der Transparenz- und Kennzeichnungspflichten der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 für neue Funktionen; die Einbindung der Anwender der Auftraggeberin in die Entwicklung (Pilotierung, Rückmeldungen); die Qualitätssicherung (Erprobung neuer Funktionen vor der Freigabe, Umgang mit fehlerhaften Ergebnissen, Kennzeichnung KI-erzeugter Inhalte). Der derzeit angebotene Funktionsumfang wird in A-34 und B-71 bewertet und ist nicht zu wiederholen. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-94 | Konzepte | Entwicklungsplan: Der Bieter beschreibt die Weiterentwicklung des angebotenen Systems (höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: Release-Zyklus und Produktstrategie (Haupt- und Wartungsreleases, Unterstützungsdauer je Version, geplante Produkt- oder Plattformwechsel); die Roadmap der nächsten drei Jahre für die für kommunale Verwaltungen wesentlichen Funktionsbereiche; das Verfahren zur Umsetzung von Rechts- und Standardänderungen (z. B. xdomea, XRechnung, eIDAS, Barrierefreiheit) einschließlich der üblichen Vorlaufzeiten; die Einbindung der Kunden in die Produktentwicklung (Anwenderbeirat, Anforderungsmanagement, Berücksichtigung bayerischer Besonderheiten); Größe, Standort und Organisation der Produktentwicklung einschließlich der Einbindung von Partnern und Subunternehmern. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-95 | Konzepte | Migrationskonzept: Der Bieter legt ein Konzept für die Übernahme der Altdaten nach Abschnitt 7 der Leistungsbeschreibung vor (ca. 360 GB aus Netzlaufwerken; höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: das Vorgehen von der Analyse und Bereinigung der Altbestände über die Zuordnung zum Aktenplan und die Vergabe von Metadaten bis zur Übernahme; die Behandlung von Dubletten, fehlenden Metadaten sowie beschädigten oder nicht PDF/A-konformen Dateien; Probemigration, Vollständigkeitsprüfung und Abnahme; die Möglichkeit der Auftraggeberin, Teilbestände selbst zu übernehmen; die Aufgabenverteilung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeberin mit Aufwandsschätzung für deren Mitwirkung. Die Migrationswerkzeuge (B-17, B-19) und die Importschnittstelle für den Digitalisierungsdienstleister (B-20) werden dort bewertet und sind nicht zu wiederholen. | 3 | 0 | 12 | |||
| B-96 | Konzepte | Exit- und Datenübergabekonzept: Der Bieter legt ein Konzept für die Beendigung des Vertrags nach Abschnitt 13 der Leistungsbeschreibung vor (höchstens 3 Seiten, wahlweise als Anlage zum Anforderungskatalog). Darzustellen und Gegenstand der Bewertung sind: Ablauf und Zeitplan der Datenübergabe von der Kündigung bis zur Löschung; Umfang und Formate der Übergabe einschließlich Struktur-, Meta- und Protokolldaten (Schemabeschreibung nach A-22); die Unterstützung bei der Übernahme in ein Nachfolgesystem und der Weiterbetrieb bis zum Abschluss des Wechsels; die Mitwirkungsleistungen der Auftraggeberin; die Löschung der Daten beim Auftragnehmer und seinen Unterauftragnehmern mit Nachweis; die Konditionen der Exit-Unterstützung (Preisblatt Position C8). | 3 | 0 | 12 | |||
| Summe B-Kriterien | 0 | 944 |
Wertung (Übersicht)
| Wertung B-Kriterien – Übersicht je Kriteriengruppe | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 |
|---|---|---|---|
| Kriteriengruppe | erreichte Punkte | max. Punkte | Erfüllung % |
| Aktenplan & Struktur | 0 | 52 | 0 |
| Aufbewahrung & Aussonderung | 0 | 36 | 0 |
| Löschung & Betroffenenrechte | 0 | 12 | 0 |
| Revisionssicherheit | 0 | 28 | 0 |
| Rechte & Rollen | 0 | 36 | 0 |
| Migration & Skalierung | 0 | 52 | 0 |
| Workflows & Aufgaben | 0 | 76 | 0 |
| Posteingang, Scannen & E-Mail | 0 | 88 | 0 |
| Schnittstellen | 0 | 68 | 0 |
| Suche & Erschließung | 0 | 56 | 0 |
| Formate | 0 | 24 | 0 |
| Datenschutz & Betrieb | 0 | 84 | 0 |
| Fachfunktionen | 0 | 120 | 0 |
| Signatur & Siegel | 0 | 40 | 0 |
| Oberfläche & Plattform | 0 | 40 | 0 |
| Service & Support | 0 | 36 | 0 |
| Konzepte | 0 | 96 | 0 |
| Gesamt | 0 | 944 | 0 |
| Hinweis: Dies ist die Roh-Punktesumme des B-Blocks. Die Überführung in die gewichtete Gesamtwertung (Gruppengewichte, Preis/Leistung) erfolgt in der Wertungsmatrix der Vergabeunterlagen. |