1. Verfahrensbedingungen.pdf

[Seite 1]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Ausschreibung nach VgV

eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

für die Gemeinde Vaterstetten,

Wendelsteinstraße 7 in 85591 Vaterstetten

Verfahrensbedingungen

Version 1.0 – Stand 06.10.2026

[Seite 2]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Inhaltsverzeichnis

I. Vorbemerkungen......................................................................................................................... - 3 -

II. Aufbau der Vergabeunterlagen ................................................................................................... - 3 -

III. Verwendung der Vergabeunterlagen ...................................................................................... - 3 -

IV. Grundsätzliche Bestimmungen ............................................................................................... - 4 -

V. Auftragsgegenstand .................................................................................................................... - 5 -

VI. Information zum Auftraggeber ............................................................................................... - 5 -

VII. Termin- und Fristangaben ....................................................................................................... - 6 -

VIII. Aufbau, Form und Inhalt der Angebote .................................................................................. - 6 -

IX. Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahme von Angeboten ............................................ - 9 -

X. Nebenangebote ........................................................................................................................... - 9 -

XI. Unterauftragnehmer | Eignungsleihe ..................................................................................... - 9 -

XII. Bieterfragen ........................................................................................................................... - 10 -

XIII. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ...................................................... - 10 -

XIV. Eignungskriterien ................................................................................................................... - 11 -

XV. Nachforderung von Unterlagen ............................................................................................ - 11 -

XVI. Prüfung und Wertung der Angebote / Abwicklung des Verfahrens ..................................... - 11 -

XVII. Wertungskriterien ................................................................................................................. - 12 -

XVIII. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ........................................................................ - 14 -

XIX. Hinweis für nichtberücksichtigte Bieter ................................................................................ - 14 -

XX. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss .................................................................................. - 14 -

XXI. Integrität ................................................................................................................................ - 14 -

XXII. Anlagen .................................................................................................................................. - 15 -

• 2 - Stand: 06.10.2026

[Seite 3]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

I. Vorbemerkungen

Der Bieter bestätigt mit Abgabe seines Angebots, dass alle gemachten Angaben wahrheitsgemäß erfolgten, alle in diesem Vergabeverfahren dargestellten Anforderungen erfüllt werden bzw. danach verfahren wird und die Vertragsbedingungen anerkannt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, konkrete Nachweise für entsprechende Angaben zu fordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Auf die Vorschriften des vierten Teils des GWB sowie der VgV wird ausdrücklich verwiesen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). Angebote und sonstiger Schriftverkehr bzw. die gesamte Korrespondenz während des Verfahrens, sowie bei der Vertragsdurchführung sind in deutscher Sprache abzufassen.

Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Bieters.

II. Aufbau der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen umfassen folgende Dateien/Unterlagen:

L 211 EU Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (zur Information)

L 213 EU Angebotsschreiben (mit dem Angebot abzugeben)

1. Verfahrensbedingungen (zur Information)

2. Leistungsbeschreibung DMS (zur Information)

Anlage 1 – Anforderungskatalog (mit dem Angebot abzugeben)

Anlage 2 – Schnittstellenübersicht (zur Information)

Anlage 3 – Preisblatt (mit dem Angebot abzugeben)

Anlage 4 – Wertungsmatrix (zur Information)

Anlage 5 – Organisationsstruktur Gmd. Vaterstetten (zur Information)

Anlage 6 – Wirtschaftlichkeitsprüfungsschema Verlängerungsoption (zur Information)

3. Formblätter (mit dem Angebot abzugeben)

L 127 Erklärung Bezug Russland (mit dem Angebot abzugeben)

L 2496 Schutzerklärung Scientology (mit dem Angebot abzugeben)

III. Verwendung der Vergabeunterlagen

Die Nutzung der Vergabeunterlagen ist ausschließlich für die Erstellung eines Angebotes gestattet. Eine anderweitige Verwendung, z.B. die (teilweise) Veröffentlichung oder Vervielfältigung, ist nicht gestattet.

• 3 - Stand: 06.10.2026

[Seite 4]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Das vom Bieter beschäftigte Personal ist zu entsprechender Geheimhaltung zu verpflichten. Diese Verpflichtung ist an eventuelle andere Unternehmen weiterzugeben, welche für die Erbringung der Leistung eingesetzt werden.

IV. Grundsätzliche Bestimmungen

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren (§ 119 Abs. 3 GWB i. V. m. § 15 VgV) nach der Maßgabe der VgV im elektronischen Verfahren – sog. „eVergabe“ – durchgeführt. Sämtliche für die Abgabe des Angebots erforderlichen Unterlagen sind bis zum Ablauf der festgelegten Angebotsfrist elektronisch in Textform (§ 126b BGB) einzureichen. Hierfür wird das Deutsche eVergabe (https://www.deutsche- evergabe.de) genutzt, welches im Verfahren von den Bietern ebenfalls zu nutzen ist.

Schriftliche Angebote in Papierform werden nicht berücksichtigt.

Die Bieter müssen sich – sofern sie sich nicht in dem eVergabe-System für das gegenständliche Vergabeverfahren registrieren – stets selbst proaktiv über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informieren.

Eventuelle Fristverlängerungen, Bieterfragen mit den entsprechenden Antworten oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen zu diesem Vergabeverfahren können ausschließlich in dem eVergabe-System abgerufen werden.

Es wird empfohlen, sich frühzeitig mit den technischen Voraussetzungen der elektronischen Angebotsabgabe vertraut zu machen, um etwaige Übermittlungsprobleme – beispielsweise durch eigene Sicherheitseinstellungen oder Firewalls – zu vermeiden. Die rechtzeitige und ordnungsgemäße Übermittlung des Angebots liegt ausschließlich in der Verantwortung des Bieters.

Technische Störungen bei der Nutzung des eVergabe-Systems sind dem Auftraggeber unter der E-Mail- Adresse

vergabestelle@vaterstetten.de

unverzüglich mitzuteilen. Sollten Sie Hilfe bei der Registrierung benötigen, unterstützt Sie die Deutsche eVergabe gerne unter https://www.deutsche-evergabe.de/home/contact.

Es gilt deutsches Recht. Auf die Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) wird ausdrücklich verwiesen. Die Angaben im Angebot haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Erklärungen und Nachweise für die entsprechenden Angaben nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Angebote und die sonstige Kommunikation sind in deutscher Sprache abzufassen.

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte, die nicht der Erstellung des eigenen Angebots dienen, sind ohne Genehmigung des Auftraggebers unzulässig.

• 4 - Stand: 06.10.2026

[Seite 5]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

V. Auftragsgegenstand

Die Gemeinde Vaterstetten (im Folgenden „Auftraggeber“ genannt) beabsichtigt, ein einheitliches, medienbruchfreies und verwaltungsweit einsetzbares Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischer Aktenführung (E-Akte) für die Gemeindeverwaltung zu beschaffen und hierfür einen externen Dienstleister (im Folgenden „Auftragnehmer“ genannt) zu beauftragen.

Gegenstand der Beschaffung sind insbesondere die cloud-basierte Überlassung des DMS im Software- as-a-Service-Modell (SaaS), dessen Bereitstellung, Konfiguration und erforderliche Anpassung an die Anforderungen des Auftraggebers, die Migration vorhandener Daten und Dokumente, die Durchführung von Schulungen und die Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie die Durchführung der Einführungsleistungen einschließlich deren förmlicher Abnahme. Darüber hinaus umfasst der Auftragsgegenstand den laufenden Betrieb des DMS einschließlich Pflege, Support und Serviceleistungen. Die Einrichtung der in der Schnittstellenübersicht (Anlage 2, Ziff. 1 und 2) als Mindestanforderung aufgeführten Schnittstellen ist Bestandteil des Auftrags; die bedarfsgerechte Einrichtung weiterer Schnittstellen zu bestehenden und künftig einzusetzenden Fachverfahren (Anlage 2, Ziff. 3 und 4) kann als optionale Leistung ebenfalls Bestandteil des Auftrags sein.

Ziel der Beschaffung ist die Einführung einer rechtssicheren, revisionssicheren und einheitlichen elektronischen Aktenführung sowie die medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen. Das DMS soll dabei die bestehende Fachverfahrenslandschaft des Auftraggebers sukzessive integrieren und eine langfristige, bedarfsgerechte Erweiterbarkeit ermöglichen.

Der Umfang und die konkreten Anforderungen an die vom zukünftigen Vertragspartner zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung inklusive sämtlicher Anlagen (Anlage 1 ff.).

VI. Information zum Auftraggeber

• 5 - Stand: 06.10.2026

[Seite 6]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

VII. Termin- und Fristangaben

Die Fristen sind für Bieter bindend, soweit und solange der Auftraggeber hiervon nicht abweicht. Somit behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den voraussichtlichen Terminplan anzupassen.

VIII. Aufbau, Form und Inhalt der Angebote

1. Für das jeweilige Angebot sind ausschließlich die Vergabeunterlagen in der aktuellen bereitgestellten Version zu verwenden.

2. Das jeweilige Angebot muss vollständig sein; es muss die Preise (netto sowie brutto) und die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben oder Erklärungen enthalten.

3. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf gesonderten Anlagen beigefügt werden. Auf Anlagen ist im jeweiligen Angebot hinzuweisen. Angebotsvordruck und Anlagen sind mit Namen (Firma) des Bieters sowie mit Datum zu versehen.

• 6 - Stand: 06.10.2026

[Seite 7]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

4. Der Bieter hat auf Verlangen des Auftraggebers die vollständige und umfassende Kalkulation mit Angaben zur Preisermittlung sowie die Aufgliederung wichtiger Einheitspreise ausgefüllt zu dem vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Nachunternehmerleistungen.

5. Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

Hinweise zu Bietergemeinschaften:

Die Beteiligung als Bietergemeinschaft kann im Einzelfall unzulässig sein, wenn bereits jedes Mitglied der Bietergemeinschaft für sich gesehen über die geforderten Kapazitäten verfügt, die ausgeschriebene Leistung allein zu erbringen. In diesem Fall kann unter Umständen mit der Bildung einer Bietergemeinschaft eine unzulässige Beschränkung des Wettbewerbs u. a. gem. § 1 GWB vorliegen, die unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit zum Ausschluss des Angebots gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB führen kann.

Bietergemeinschaften können grundsätzlich nur bis zur Angebotsabgabe in ihrer Zusammensetzung frei und ohne Einbeziehung des Auftraggebers umgebildet werden.

Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind bei Abgabe des Angebotes dem Auftraggeber bekannt zu geben und es ist das Mitglied der Bietergemeinschaft zu benennen welches bevollmächtigt ist die Bietergemeinschaft sowie die Bietergemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich zu vertreten.

Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird.

Die Eignung des bevollmächtigten Mitgliedes der Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot nachzuweisen (Dokument „3. Formblätter“). Die jeweilige Eignung der weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft ist nach Aufforderung des Auftraggebers binnen 6 Kalendertagen nachzureichen.

Einzureichende Unterlagen

Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen:

1. Angebotsschreiben (L 213)

2. Preisblatt (Anlage 3)

3. Anforderungskatalog (Anlage 1), vollständig ausgefüllt – Eigenerklärungen zu den A-Kriterien (Spalten D und E) sowie Angaben zu den B-Kriterien (Spalte H)

4. Eigenerklärung zur Eignung (3. Formblätter)

• Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, insbesondere Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV: Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein) einer oder mehrerer Haftpflichtversicherungen des Bieters/der Mitglieder der Bietergemeinschaft, die insgesamt sämtliche sich aus der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen (Bereitstellung, Implementierung, Betrieb und Pflege eines cloud-basierten

• 7 - Stand: 06.10.2026

[Seite 8]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Dokumentenmanagementsystems) ergebenden, in Deutschland tarifmäßig versicherbaren Risiken abdecken, mit Deckungssummen in Höhe von mindestens

Personenschäden: 1.000.000 EUR Sachschäden: 500.000 EUR Vermögensschäden (einschließlich Schäden durch Datenverlust, fehlerhafte Systemkonfiguration, Verletzung von Datenschutzvorschriften sowie Betriebsunterbrechung infolge eines IT-Sicherheitsvorfalls): 1.000.000 EUR

je Versicherungsfall, je Versicherungsjahr zweifach maximiert. Die Abdeckung kann durch eine einzelne (z. B. kombinierte IT-Haftpflicht-) Versicherung oder durch mehrere Einzelversicherungen (z. B. Betriebshaftpflicht- und gesonderte Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) erfolgen, sofern die vorgenannten Deckungssummen in der Summe erreicht werden. Der Nachweis kann auch durch eine verbindliche Erklärung des Versicherers oder Versicherungsmaklers erbracht werden, wonach im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung mit den vorgenannten Deckungssummen abgeschlossen wird.

• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit, insbesondere Angabe geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen der in den letzten höchstens drei Jahren (gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist) erbrachten wesentlichen Leistungen. Die Referenzen müssen mit dem Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung nach Art, Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sein. Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung und der Betrieb eines cloud-basierten Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Aktenführung für eine öffentliche Verwaltung. Als vergleichbar gelten insbesondere Projekte zur Einführung oder zum Betrieb eines DMS bzw. einer E-Akte-Lösung bei Behörden, Kommunen oder vergleichbaren öffentlichen oder privaten Einrichtungen mit mindestens 150 Anwenderinnen und Anwendern, sofern eine SaaS-/Cloud-Bereitstellung, Datenmigration und Schulung Bestandteil der Leistung waren. Mindestens drei Referenzen müssen diese Anforderungen erfüllen. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung der Referenzen beim jeweiligen Vertragspartner/Ansprechpartner vor; unvollständige oder nicht nachvollziehbare Angaben können im Rahmen der Eignungsprüfung unberücksichtigt bleiben. Bei Referenzen aus einer Bietergemeinschaft ist ausschließlich der vom Bieter selbst erbrachte Leistungsanteil anzugeben. Sofern der Bieter Alleinauftragnehmer war, genügt die entsprechende Kennzeichnung. Sonstige beigefügte Angaben, Erklärungen werden bei der Wertung der Referenzen nicht berücksichtigt. Ein allgemeiner Verweis auf Unternehmensprospekte genügt nicht als Referenz.

5. Falls erforderlich Erklärung zur Bietergemeinschaft nebst Bevollmächtigung (3. Formblätter)

6. Falls erforderlich Erklärung über die Bereitstellung von Ressourcen (3. Formblätter)

7. Falls erforderlich Übersicht Unterauftragnehmer (3. Formblätter)

• 8 - Stand: 06.10.2026

[Seite 9]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

8. Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit (3. Formblätter)

9. Hinweis zur Datenverarbeitung (3. Formblätter)

10. Erklärung Bezug Russland (L 127)

11. Schutzerklärung Scientology (L 2496)

12. Nachweis der Informationssicherheit des Rechenzentrumsbetriebs (BSI-C5-Testat, Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig) gemäß Leistungsbeschreibung, Abschnitt 3.3.

13. Vertragsvorlagen des Bieters für den Hauptvertrag (SaaS-/Dienstleistungsvertrag) und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, in deutscher Sprache (Rangfolge: Abschnitt XX)

14. Konzepte (nach Anforderungskatalog, B-89 bis B-96)

15. Weitere in der Leistungsbeschreibung und im Anforderungskatalog ausdrücklich mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen, insbesondere Meilensteinplan (Leistungsbeschreibung Abschnitt 8.2), Servicekonzept (Abschnitt 12), Notfall- und Wiederanlaufkonzept oder aussagekräftiger Auszug daraus (Abschnitt 12.3), Schemabeschreibung der Exportformate (Abschnitt 13; Anlage 1, A-22), Nachweise zur Unterstützung der GoBD (Abschnitt 6.3; Anlage 1, A-11) sowie Konformitätserklärung zur Barrierefreiheit nach EN 301 549 (Abschnitt 6.4; Anlage 1, A-50)

IX. Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahme von Angeboten

Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist (vgl. VII) zulässig. Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen werden.

X. Nebenangebote

Es werden keine Nebenangebote zugelassen.

XI. Unterauftragnehmer | Eignungsleihe

Unterauftragnehmer (auch Nachunternehmer oder Subunternehmer genannt) ist ein Wirtschaftsteilnehmer, der auf Grundlage eines Unterauftrags im Auftrag eines anderen Unternehmens (des Hauptauftragnehmers) Leistungen erbringt, die ganz oder teilweise Gegenstand der vom Hauptauftragnehmer gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber geschuldeten Leistung sind. Dies gilt auch für Unterauftragnehmer, die ihrerseits weitere Unternehmen mit der Erbringung von Leistungen beauftragen (sog. Unterunterauftragnehmer) sowie für weitere Stufen der Unterauftragskette.

Ein Wirtschaftsteilnehmer kann sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen (sog. Eignungsleihe). In diesem Fall hat der Wirtschaftsteilnehmer

• 9 - Stand: 06.10.2026

[Seite 10]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

(eignungsleihendes Unternehmen) nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel und Kapazitäten des anderen Unternehmens (eignungsverleihendes Unternehmen) tatsächlich zur Verfügung stehen.

Hierzu ist eine Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens vorzulegen, aus der eindeutig hervorgeht, dass dieses dem Bewerber bzw. Bieter die für die Erfüllung des Auftrags erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellt.

Zur gleichen Zeit muss der Bieter/die Bietergemeinschaft die in diesen Bewerbungsbedingungen geforderten Unterlagen (Eigenerklärung, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) vorlegen. Diese Unterlagen dienen zum Nachweis der Erfüllung der entsprechenden Eignungskriterien, insbesondere für die Kapazitäten anderer Unternehmen, die in Anspruch genommen werden. Zudem muss der Bieter nachweisen, dass keine Ausschlussgründe bezüglich dieser anderen Unternehmen vorliegen.

Erbringt das eignungsverleihende Unternehmen im Rahmen der Auftragsausführung tatsächlich Leistungen, gelten für diese Tätigkeiten die Regelungen über die Einschaltung von Unterauftragnehmern entsprechend.

Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist für den Fall der Auftragserteilung zulässig. Sofern ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft Unterauftragnehmer einschalten will, bietet er/sie die Leistung als Generalüber/-unternehmer an. Bei der Einschaltung von Unterauftragnehmern haftet der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags.

Werden die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens gestellten Eignungsanforderungen (vgl. Abschnitt XIV) nicht vom Generalunternehmer/der Bietergemeinschaft, sondern nur unter Berücksichtigung der im Vordruck aus Abschnitt 3.8 benannten Unterauftragnehmer erfüllt, ist eine Angebotsabgabe nur unter Beteiligung und Benennung dieser Unterauftragnehmer möglich. Der Bieter muss einen Unterauftragnehmer (Unternehmen), der das entsprechende Eignungskriterium der betreffenden Eignungsleihe nicht erfüllt oder bei dem zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB oder fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, ersetzen.

XII. Bieterfragen

Jeder Bieter hat sich unmittelbar nach Erhalt der Unterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Enthalten diese nach Auffassung des Bieters Unvollständigkeiten oder Unklarheiten oder aber auch Regelungen, die nach seiner Sicht geändert oder ergänzt werden müssen, so hat der Bieter unter Angabe des Vorhabens unverzüglich elektronisch über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen.

Eine telefonische Kontaktaufnahme mit der Kontaktstelle ist nicht zulässig. Fragen, die auf diesem Wege gestellt werden, werden nicht beantwortet. Der Fragen- und Antwortkatalog wird Bestandteil der Vergabeunterlagen. Fragen- und Antwortkatalog, Änderungen und Ergänzungen sowie Hinweise zum Vergabeverfahren werden ausschließlich über die Vergabeplattform bekanntgegeben.

XIII. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Der Bieter/die Bietergemeinschaft hat die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen zu überprüfen und fehlende Unterlagen beim Auftraggeber anzufordern.

• 10 - Stand: 06.10.2026

[Seite 11]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, nach Auffassung der Bieter Unklarheiten (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten, Missverständnisse o. A.), so hat der Bieter den Auftraggeber ausschließlich über das eVergabe-System vor Angebotsabgabe unverzüglich darauf hinzuweisen.

E-Mail-Anfragen außerhalb der Vergabeplattform werden inhaltlich nicht beantwortet. Die Fragen der Bieter werden ausschließlich über die Vergabeplattform Deutsche eVergabe beantwortet, sofern sie für das Verfahren relevant sind.

XIV. Eignungskriterien

Die Eignungskriterien ergeben sich aus der EU-Bekanntmachung sowie den in den Formblättern (Dokument „3. Formblätter") geforderten Eigenerklärungen und Nachweisen. Anstelle der Formblätter kann der Bieter auch die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß § 48 Abs. 3 VgV als vorläufigen Nachweis vorlegen; in diesem Fall sind die dort gemachten Angaben mit den in den Formblättern abgefragten Eignungskriterien inhaltlich deckungsgleich auszufüllen.

XV. Nachforderung von Unterlagen

Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 VgV vorzugehen.

Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er insbesondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.

Achtung: Eine Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist nach § 56 Abs. 3 Satz 1 VgV ausgeschlossen.

XVI. Prüfung und Wertung der Angebote / Abwicklung des Verfahrens

Nach dem Ende der Frist zur Einreichung von Angeboten erfolgt die Angebotsöffnung. Hierbei sind Bieter und deren Bevollmächtigte nicht zugelassen. Nach der Öffnung prüft und wertet der Auftraggeber die eingereichten Angebote, dies erfolgt in vier (4) aufeinander aufgebauten Wertungsphasen:

Wertungsphase eins (1): Formale und inhaltliche Prüfung der Angebote Wertungsphase zwei (2): Eignungsprüfung Wertungsphase drei (3): Prüfung der Angemessenheit der Angebotspreise Wertungsphase vier (4): Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

• 11 - Stand: 06.10.2026

[Seite 12]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

Die Angebote derjenigen geeigneten Bieter, welche in den ersten zwei Wertungsphasen nicht ausgeschlossen worden sind, werden in der dritten Wertungsphase auf die Angemessenheit ihrer Preise geprüft (§ 60 VgV) und in der vierten Wertungsphase auf Basis der Zuschlagskriterien (Abschnitt XVII) bewertet.

XVII. Wertungskriterien

1. Preisbewertung

Für die Bewertung des Preises ist der vom Bieter im Preisblatt (Anlage 3) angegebene wertungsrelevante Gesamtpreis über die Grundlaufzeit von 5 Jahren (60 Monaten) maßgeblich (vgl. Leistungsbeschreibung, Abschnitt 15). Dieser Preis fließt zu 20% in die Angebotswertung ein (Gewichtung Preis: 20 %, Gewichtung Leistung: 80 %, vgl. Wertungsmatrix, Anlage 4). Die Umrechnung in Preispunkte erfolgt nach der linearen Methode: Das preisgünstigste der Angebote, die die Mindestpunktzahl bei der Leistung erreichen (Nr. 2), erhält die volle Punktzahl von 200 Punkten; sein wertungsrelevanter Gesamtpreis ist der Bezugspreis. Teurere Angebote erhalten anteilig weniger Punkte (Preispunkte = Bezugspreis / wertungsrelevanter Gesamtpreis des Angebots × 200).

𝒏𝒊𝒆𝒅𝒓𝒊𝒈𝒔𝒕𝒆𝒓 𝑮𝒆𝒔𝒂𝒎𝒕𝒑𝒓𝒆𝒊𝒔 𝑷𝒓𝒆𝒊𝒔𝒘𝒆𝒓𝒕𝒖𝒏𝒈 = (cid:3436) (cid:3440)×𝟐𝟎𝟎 𝑮𝒆𝒔𝒂𝒎𝒕𝒑𝒓𝒆𝒊𝒔

Alle Preise netto in Euro gemäß Preisblatt (Anlage 3); die Umsatzsteuer wird dort gesondert ausgewiesen.

Die Leistungs-, Preis- und Gesamtpunkte werden auf drei (3) Stellen hinter dem Komma nach DIN 1333 gerundet.

2. Leistungswertung

Für die Bewertung der Leistung sind die B-Kriterien (Soll-Kriterien) des Anforderungskatalogs (Anlage

1. maßgeblich, gegliedert in 17 Kriteriengruppen mit jeweils eigenem Gruppengewicht (Anlage 4, Blatt „Gewichtung"; die Gruppengewichte summieren sich auf 100 %). Für jede Kriteriengruppe wird

• 12 - Stand: 06.10.2026

[Seite 13]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

zunächst ein Erfüllungsgrad in Prozent ermittelt, der sich aus der Bewertung der zugehörigen B- Kriterien im Anforderungskatalog ergibt (je Kriterium Erfüllungsgrad 0 bis 4 multipliziert mit dem Gewicht 1 bis 3; Anlage 1, Blatt „Wertung (Übersicht)"). Die Erfüllungsgrade der einzelnen Gruppen werden mit den jeweiligen Gruppengewichten multipliziert und zu einem Gesamterfüllungsgrad des Angebots zusammengeführt (Anlage 4, Blatt „Leistungswertung"). Die Leistungspunkte ergeben sich aus dem Gesamterfüllungsgrad multipliziert mit der maximal erreichbaren Leistungspunktzahl von 800 Punkten (80 % der Gesamtpunktzahl von 1.000 Punkten).

Angebote, die weniger als 50 % der maximal erreichbaren Leistungspunkte (400 von 800 Punkten) erzielen, erhalten keinen Zuschlag und werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Die Nichterfüllung eines B-Kriteriums führt hingegen nicht zum Ausschluss des Angebots, sondern zu einer entsprechend geringeren Bewertung; als eigenständige Ausschlusskriterien wirken ausschließlich die A-Kriterien (Muss-Anforderungen) des Anforderungskatalogs, deren Erfüllung der Leistungsbewertung vorgelagert geprüft wird.

3. Zuschlagskriterium

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wertung kombiniert Leistung und Preis im Verhältnis 80 / 20 (Leistung / Preis); die Wertungsmatrix (Anlage 4) und das Preisblatt (Anlage 3) sind darauf abgestimmt. Die Gesamtpunktzahl beträgt 1000 Punkte. Die Gesamtpunktzahl eines Angebots ergibt sich aus der Summe der erzielten Leistungs- und Preispunkte.

Die stärkere Gewichtung der Leistung gegenüber dem Preis trägt dem Umstand Rechnung, dass es sich beim DMS um eine komplexe, langfristig genutzte Fachanwendung handelt, bei der die funktionale und technische Qualität für den Erfolg der Beschaffung maßgeblich ist. Erzielen zwei (oder mehr) Angebote auf dem vordersten Rang die gleiche Gesamtpunktzahl, entscheidet das Los.

• 13 - Stand: 06.10.2026

[Seite 14]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

XVIII. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

XIX. Hinweis für nichtberücksichtigte Bieter

Mit der Abgabe eines Angebots unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nichtberücksichtigte Angebote gemäß § 134 GWB. Sofern dem Angebot nicht entsprochen wird, wird dies den betreffenden Bietern nach Bewertung der Angebote, spätestens jedoch nach Maßgabe des § 134 Abs. 1, Satz 2 GWB schriftlich mitgeteilt.

XX. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss

Das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Damit kommt der Vertrag zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande. Dies gilt unabhängig von einer möglichen gesonderten späteren schriftlichen Vertragsurkunde. Vertragsgrundlage sind die Vergabeunterlagen – insbesondere die Leistungsbeschreibung mit ihren Anlagen – und das Angebot. Die mit dem Angebot vorgelegten Vertragsvorlagen des Bieters (Hauptvertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag) werden nur insoweit Vertragsbestandteil, als sie den Vergabeunterlagen nicht widersprechen; bei Widersprüchen gehen die Vergabeunterlagen vor. Darüber hinaus gelten Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters nicht. Dies gilt auch dann, wenn der Geltung nicht ausdrücklich widersprochen wurde.

XXI. Integrität

Der Auftraggeber legt im Rahmen seiner Vergabe von Aufträgen größten Wert auf die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften, die Grundsätze der sparsamen Verwendung von Ressourcen sowie die Grundsätze der Fairness und Transparenz in den Beziehungen zu seinen Auftragnehmern. Erlangt der Auftraggeber Kenntnis von Verhaltensweisen einer seiner Mitarbeiter/innen, die den Straftatbestand der Vorteilsannahme nach § 331 StGB oder der Bestechlichkeit nach § 332 StGB erfüllen, oder hat er diesbezüglich einen konkreten Verdacht, wird er hierüber die Staatsanwaltschaft informieren und kann darüber hinaus weitere disziplinarische oder zivilrechtliche Schritte einleiten.

Der Bieter / Auftragnehmer verpflichtet sich, alle erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Korruption zu ergreifen und wird Dritte nicht zu Korruptionshandlungen anstiften bzw. hierzu Beihilfe leisten. Sofern dem Auftraggeber Verstöße des Bieters / Auftragnehmers hiergegen bekannt werden, ist er berechtigt, den Bieter vom Vergabeverfahren auszuschließen bzw. einen bereits geschlossenen Vertrag zu kündigen.

• 14 - Stand: 06.10.2026

[Seite 15]

Verfahrensbedingungen

– Dokumentenmanagementsystem (DMS) –

XXII. Anlagen

• L 211 EU Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

• L 213 EU Angebotsschreiben

• 1. Verfahrensbedingungen
• 2. Leistungsbeschreibung DMS

• Anlage 1 – Anforderungskatalog

• Anlage 2 – Schnittstellenübersicht

• Anlage 3 – Preisblatt

• Anlage 4 – Wertungsmatrix

• Anlage 5 – Organisationsstruktur Gmd. Vaterstetten

• Anlage 6 – Wirtschaftlichkeitsprüfungsschema Verlängerungsoption

• 3. Formblätter

• L 127 Erklärung Bezug Russland

• L 2496 Schutzerklärung Scientology

• 15 - Stand: 06.10.2026