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Gemeinde Vaterstetten

Leistungsbeschreibung

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

1 Gegenstand und Ziel der Beschaffung

1.1 Auftraggeberin und Ausgangslage

Auftraggeberin ist die Gemeinde Vaterstetten im Landkreis Ebersberg im Regierungsbezirk Oberbayern (https://vaterstetten.de). Mit über 25.000 Einwohnern ist Vaterstetten die zweitgrößte Gemeinde in Bayern, die weder Stadt noch Markt ist. Aufgrund der Einwohnerzahl zählt sie seit 2001 zu den sogenannten leistungsfähigen kreisangehörigen Gemeinden. Sie übernimmt daher Aufgaben des Landkreises wie etwa bei der Bearbeitung von Baugenehmigungen als Untere Bauaufsichtsbehörde, beim Denkmalschutz als Untere Denkmalschutzbehörde sowie bei der Abfallentsorgung auf dem Gemeindegebiet. Die Gemeindeverwaltung hat zusammen mit Baubetriebs- und Wertstoffhöfen sowie schulischen Liegenschaften eine Personalstärke von etwa 200 Beschäftigten.

Die Verwaltung führt ihr Schriftgut teils papiergebunden, großteils aber in dateibasierten Ablagen (Netzlaufwerken) und in den jeweiligen Fachverfahren. Der Bayerische Einheitsaktenplan wird derzeit nur teilweise befolgt. Der jährliche Dokumentenzuwachs beträgt durchschnittlich etwa 15 %. Geplant ist die Einführung eines einheitlichen, medienbruchfreien Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Akte (E-Akte) für die verwaltungsweite Vorgangsbearbeitung.

1.2 Zielsetzung

Mit der Einführung des DMS verfolgt die Gemeinde insbesondere folgende Ziele: die rechtssichere, revisionssichere und einheitliche elektronische Aktenführung; die medienbruchfreie Bearbeitung von Vorgängen einschließlich digitalem Posteingang; die Einhaltung der datenschutz- und archivrechtlichen Vorgaben über den gesamten Lebenszyklus der Unterlagen; die Effizienzsteigerung durch Workflows, Volltextsuche, Wiedervorlagen und Vertretungen. Das System soll sukzessive die vorhandene Fachverfahrenslandschaft integrieren und langfristig erweiterbar sein.

1.3 Gegenstand der Leistung im Überblick

Gegenstand der Leistung sind die cloud-basierte Überlassung (Software-as-a-Service, SaaS) des DMS, dessen Bereitstellung, Konfiguration und Anpassung, die Migration vorhandener Daten, Schulung und Dokumentation, die förmliche Abnahme der einmaligen Einführungsleistungen sowie der laufende Betrieb einschließlich Pflege, Support und Service. Nach Bedarf soll künftig die Einrichtung erforderlicher Fachverfahrensschnittstellen erfolgen. Die im Einzelnen geforderten funktionalen und nichtfunktionalen Eigenschaften ergeben sich abschließend aus dem Anforderungskatalog (Anlage 1). Die Leistung wird als Gesamtleistung ohne Aufteilung in Lose vergeben: SaaS-Bereitstellung, Einführung, Migration und laufender Betrieb bilden eine technisch und wirtschaftlich untrennbare Einheit; eine Aufteilung würde unvereinbare Schnittstellen- und Verantwortungsrisiken schaffen.

1.4 Aufbau der Vergabeunterlagen und Anlagen

Die vorliegende Leistungsbeschreibung bildet den Rahmen. Die verbindlichen Detailanforderungen und die Preisangaben sind in den Anlagen geregelt:

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 Anlage 1 – Anforderungskatalog (A-Kriterien als Muss-/Ausschlusskriterien, B-Kriterien als bewertete Soll-Kriterien einschließlich Konzeptkriterien).  Anlage 2 – Schnittstellenübersicht (zwingend zu Beginn und spätestens zum Abschluss der Einführungsphase verfügbare Schnittstellen sowie die als Soll-Kriterien bewerteten Fachverfahrensschnittstellen).  Anlage 3 – Preisblatt (Struktur der Preisangaben, wertungsrelevanter Gesamtpreis über den Betrachtungszeitraum).  Anlage 4 – Wertungsmatrix (Zusammenführung von Leistungs- und Preispunkten).  Anlage 5 – Organisationsstruktur der Gemeinde Vaterstetten (Stand September 2026; Information zu Organisation und Mengengerüst nach Abschnitt 2.1).  Anlage 6 – Wirtschaftlichkeitsprüfungsschema für die Verlängerungsoption (Ablauf, Zuständigkeit und Kriterien der Prüfung nach Abschnitt 3.4).

2 Rahmenbedingungen der Auftraggeberin

2.1 Organisation und Mengengerüst

Die Verwaltung gliedert sich in acht Ämter mit 24 Sachgebieten (Anlage 5 Organisationsstruktur). Für die Kalkulation gilt das folgende Mengengerüst, das auch dem Preisblatt zugrunde liegt:

 Vollanwender (ganztägige Nutzung): ca. 160  Gelegenheits-/Leseanwender: ca. 40  Zu migrierendes Datenvolumen / Aktenbestand: aus einem Gesamtbestand von 1,45 TB mit ca. 1.401.360 Dateien sollen ca. 360 GB migriert werden.  Erwartetes jährliches Datenwachstum: ca. 15 % p. a.  Anzubindende Systeme und Fachverfahren: zwingend Microsoft Active Directory, Microsoft Office (Word-/Excel-Add-in) und Microsoft Outlook (Add-in); darüber hinaus die in Anlage 2 aufgeführten kommunalen Fachverfahren, deren Anbindung als Muss-Kriterium (RIWA GIS- Zentrum, ALLRIS 4.0; s. A-27, A-28) und als Soll-Kriterium bewertet wird (B-43, B-44).

2.2 Vorhandene IT-Landschaft und Fachverfahren

Das DMS ist in die bestehende Systemlandschaft einzubinden. Im Einsatz sind insbesondere: Microsoft Office 2016, zukünftig Microsoft Office 2024 LTSC; das E-Mail-/Groupware-System Microsoft Outlook/Exchange; der Verzeichnisdienst Microsoft Active Directory; eine Terminalserver- Infrastruktur mit derzeit acht Servern auf Basis von Windows Server 2019, künftig Windows Server 2025 (Abschnitt 2.3); sowie perspektivisch das künftige, noch auszuschreibende Finanz- /Haushaltsverfahren. Die konkreten Schnittstellen sind in Abschnitt 5 und in der Schnittstellenübersicht (Anlage 2) beschrieben.

2.3 Systemvoraussetzungen und Arbeitsumgebung

Die Verwaltung betreibt keine klassischen Arbeitsplatz-Clients, sondern eine Terminalserver- Infrastruktur: Die Beschäftigten melden sich nicht an einem lokalen Client an, sondern an einem Windows-Terminalserver (Remotedesktopdienste) und nutzen von dort alle Anwendungen und Netzwerkressourcen; die Endgeräte dienen lediglich als Zugangsgeräte. Serverbetriebssystem ist derzeit Windows Server 2019, künftig voraussichtlich Windows Server 2025. Auf den acht Terminalservern sind im Einsatz: Bürosoftware Microsoft Office 2016, künftig Microsoft Office 2024 LTSC; Browser Google Chrome. Sämtliche arbeitsplatzseitigen Komponenten des Systems (z. B. Add-

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ins, Protokoll-Handler, Browser-Erweiterungen, Viewer) müssen auf Windows Server 2019 im Mehrbenutzerbetrieb der Remotedesktopdienste lauffähig sein; Lauffähigkeit und Herstellerfreigabe für Windows Server 2025 sind für den Zeitpunkt der Umstellung der Terminalserver verbindlich zuzusichern (Mindestanforderung; Anlage 1, A-54). Der Bieter stellt dar, welche Komponenten für den Betrieb des Systems auf den Terminalservern zu installieren sind, wie diese zentral verteilt und aktualisiert werden, welche Anforderungen sich daraus an die Terminalserver ergeben (insbesondere Ressourcenbedarf je Sitzung und lokale Zwischenspeicher) und ob das angebotene Lizenzmodell den Terminalserverbetrieb ohne zusätzliche Kosten abdeckt. Ferner benennt der Bieter die für das angegebene Mengengerüst erforderliche Mindestbandbreite der Internetanbindung. Aktuell verfügt das Rathaus über eine Bandbreite von 200/200 Mbit/s. Mit der für 2027 geplanten Einrichtung eines Glasfaseranschlusses wird die Bandbreite erweitert auf mindestens 1000/500 Mbit/s. Bei 160 gleichzeitig aktiven Anwendern sind das Öffnen einer Akte und die Anzeige der ersten Seite eines Dokuments innerhalb von 3 Sekunden und die Volltextsuche innerhalb von 5 Sekunden abzuschließen, jeweils in mindestens 90 % der Messungen (Mindestanforderung; Anlage 1, A-49); darüber hinausgehende Zusagen zu den Antwortzeiten und deren Belege werden als Soll-Kriterium bewertet (Anlage 1, B-63).

2.4 Aktenplan und Schriftgutverwaltung

Grundlage der Ablage ist der aktuelle Bayerische Einheitsaktenplan (EAPl). Das System muss den EAPl bei Bereitstellung voreingestellt enthalten und der Verwaltung erlauben, Erweiterungen und Anpassungen flexibel und für die Mitarbeitenden verbindlich vorzunehmen. Die Schriftgutverwaltung folgt der Struktur Akte – Vorgang – Dokument. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem bayerischen EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis.

3 Betriebsmodell, Lizenzierung und Standort

3.1 Betriebsmodell

Zugelassen ist ausschließlich der SaaS-/Cloud-Betrieb. Der Bieter beschreibt das angebotene Betriebsmodell und die daraus folgenden Verantwortlichkeiten für Bereitstellung, Wartung und Datensicherung. Er gibt an, ob der Betrieb in eigenen Rechenzentren oder bei einem Dritten erfolgt, und benennt den Betreiber. Die Daten der Auftraggeberin sind von den Daten anderer Mandanten getrennt zu verarbeiten, zu speichern und zu sichern; der Bieter beschreibt die technische Umsetzung der Mandantentrennung im Sicherheitskonzept (Anlage 1, B-89).

3.2 Lizenz- und Nutzungsmodell

Das Lizenzmodell wird nicht vorgegeben. Der Bieter kalkuliert das für das Mengengerüst wirtschaftlichste Modell (Named User, Concurrent User oder Subscription) und weist es im Preisblatt aus. Maßgeblich für die Vergleichbarkeit ist der wertungsrelevante Gesamtpreis über den Betrachtungszeitraum (Abschnitt 15). Der angebotene Preis umfasst sämtliche für den Betrieb im Mengengerüst erforderlichen Komponenten, Lizenzen Dritter und Dienste; für die Nutzung im vereinbarten Umfang fallen keine weiteren Kosten an (Mindestanforderung; Anlage 1, A-55). Das Preisblatt unterscheidet den Standardumfang (Block B einschließlich der dort aufgeführten Funktionsmodule) von Optionsmodulen (Block C), die die Auftraggeberin während der Grundlaufzeit abrufen kann. Für die Optionsmodule gilt die Einordnung im Anforderungskatalog: Betrifft ein Optionsmodul ein Muss-Kriterium (Signatur, Siegel und Zeitstempel; xdomea), muss das angebotene

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System die Funktion erfüllen; betrifft es Soll-Kriterien, wird das Angebot des Moduls bei der Leistung bewertet, sein Fehlen führt nicht zum Ausschluss. Angebotene Optionsmodule werden erst mit dem Abruf lizenziert und vergütet; ihre Preise sind für die Grundlaufzeit bindend.

3.3 Serverstandort und Datenschutz-Grundanforderung

Die Serverstandorte müssen ausschließlich in Deutschland oder in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union liegen. Ein Zugriff aus Drittstaaten ist auszuschließen; dies gilt auch für Zugriffe im Rahmen von Fernwartung, Support, Administration und Datensicherung sowie für Zugriffe durch Unterauftragsverarbeiter und mit dem Auftragnehmer verbundene Unternehmen. Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Der Bieter legt seine Vorlagen für den Auftragsverarbeitungsvertrag und den Hauptvertrag in deutscher Sprache mit dem Angebot vor; sie werden nur insoweit Vertragsbestandteil, als sie den Vergabeunterlagen nicht widersprechen (Verfahrensbedingungen, Abschnitte VIII und XX).

Der Betrieb erfolgt in Rechenzentren, für die ein aktueller Nachweis der Informationssicherheit vorliegt (BSI-C5-Testat, Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertig). Der Nachweis ist mit dem Angebot vorzulegen; sein Geltungsbereich muss den Betrieb des angebotenen Systems abdecken.

3.4 Vertragslaufzeit

Der Vertrag über die cloud-basierte Überlassung und den laufenden Betrieb wird zunächst mit einer Laufzeit von fünf Jahren ab Abnahme der Einführungsleistungen geschlossen. Die laufenden Entgelte (Preisblatt Block B) werden erst ab der Abnahme geschuldet; Bereitstellung und Betrieb des Systems während der Einführungsphase werden einmalig vergütet (Preisblatt Position A12). Die Auftraggeberin kann die Laufzeit wiederholt um zwei Jahre verlängern (Verlängerungsoption); die Option ist spätestens sechs Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit bzw. der jeweils laufenden Verlängerungsphase schriftlich auszuüben. Die laufenden Entgelte in der ersten Verlängerungsphase ergeben sich aus dem Preisblatt (Position B18) als vom Bieter zugesicherte Obergrenze; sie dürfen den zuletzt in der Grundlaufzeit geltenden Jahrespreis um nicht mehr als 5 % übersteigen (Abschnitt 15). Die Auftraggeberin kann den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der Grundlaufzeit oder der Verlängerungsphase ordentlich kündigen; der Auftragnehmer ist nach Vertragsende zum Weiterbetrieb für bis zu sechs Monate zu den bisherigen Konditionen verpflichtet. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung sowie die Sonderkündigungsrechte bleiben unberührt.

Die wiederholte zweijährige Verlängerung der Laufzeit ist abhängig von einer Wirtschaftlichkeitsprüfung der jeweiligen Vertragskonditionen. Näheres zu Ablauf, Zuständigkeit und Kriterien der Wirtschaftlichkeitsprüfung regelt Anlage 6.

4 Funktionale Anforderungen

Die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen sind abschließend im Anforderungskatalog (Anlage 1) festgelegt. Dieser unterscheidet zwei Kategorien: A-Kriterien sind zwingende Muss- Anforderungen; die Nichterfüllung auch nur eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. B- Kriterien sind Soll-Anforderungen, die nach Erfüllungsgrad mit Punkten bewertet werden und in die Leistungswertung einfließen. Die nachfolgenden Absätze umreißen die wesentlichen Funktionsbereiche; sie ersetzen den Katalog nicht. Verbindlich ist die Einordnung im Anforderungskatalog: Funktionen, die dort als B-Kriterium geführt sind, sind auch dann Soll-

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Anforderungen, wenn sie in diesem Abschnitt beschrieben werden; ihr Fehlen führt nicht zum Ausschluss, sondern zu einer geringeren Bewertung. Als Muss-Anforderung gilt nur, was im Anforderungskatalog als A-Kriterium ausgewiesen ist oder in dieser Leistungsbeschreibung ausdrücklich als Mindestanforderung bezeichnet wird. Die Erfüllung der A-Kriterien bestätigt der Bieter im Anforderungskatalog durch Eigenerklärung; die Auftraggeberin prüft die Erklärungen anhand der Herstellerunterlagen und kann diese nachfordern.

Zu den B-Kriterien gehören acht Konzeptkriterien (Anlage 1, B-89 bis B-96): Sicherheitskonzept, Einführungskonzept, Betreuungskonzept für den Normalbetrieb, Konzept zur Schnittstellenentwicklung, Konzept zur KI-Entwicklung, Entwicklungsplan für das System, Migrationskonzept sowie Exit- und Datenübergabekonzept. Der Bieter kann die Konzepte in den Anforderungskatalog eintragen oder als gesonderte Anlage beifügen; die je Kriterium genannte Höchstseitenzahl ist einzuhalten, darüber hinausgehende Seiten werden nicht gewertet. Bewertet wird anhand der im jeweiligen Kriterium genannten Aspekte, wie vollständig, konkret und auf die Verhältnisse der Auftraggeberin bezogen das Konzept ist; der Bewertungsmaßstab ist in Anlage 1 (Blatt Hinweise & Legende) festgelegt. Die vorgelegten Konzepte werden mit dem Zuschlag Vertragsbestandteil.

4.1 Schriftgutverwaltung und E-Akte

Das System bildet die Struktur Akte – Vorgang – Dokument nach dem EAPl ab, unterstützt Vertretungsregelungen sowie ein Rechte- und Rollenkonzept bis auf die unterste Vorgangs- bzw. Mitarbeiterebene und ermöglicht es der geschulten Fachadministration der Verwaltung, Prozesse für Umlauf, Mitzeichnung, Freigabe und Posteingangsverteilung in einem grafischen Editor ohne Programmierkenntnisse und ohne Herstellereingriff anzulegen und zu ändern. Für jede Anwenderin und jeden Anwender lässt sich eine zeitlich befristete Vertretung hinterlegen, die Zugriff auf die zugewiesenen Aufgaben sowie auf die Vorgänge und Akten des Vertretenen erhält; Vertretungszugriffe werden protokolliert. Akten, Vorgänge und Dokumente, für die eine Person kein Leserecht besitzt, sind für sie an keiner Stelle des Systems sichtbar – weder in der Aktenstruktur noch in Suchergebnissen, Volltexttreffern, Berichten oder Listen; Titel, Metadaten und Existenz werden nicht offengelegt; Rechteänderungen werden auch im Volltextindex zeitnah wirksam, spätestens innerhalb von 15 Minuten. Als Soll-Kriterien werden bewertet: abgeschottete Schutzbereiche für Personal-, Steuer- und Sozialdaten ohne Lesezugriff der Systemadministration, die Referenzierung eines Dokuments in mehreren Vorgängen ohne Kopie, der Nachweis von Papier- und Hybridakten mit Standortangabe, befristete und dezentral durch die Ämter vergebbare Berechtigungen, die Begrenzung der Vertretung auf Bereiche oder Aktenarten, die freie Anlage von Akten-, Vorgangs- und Dokumenttypen mit eigenen Metadaten und unbegrenzter Gliederungstiefe sowie mitgelieferte Musterakten und -prozesse für kommunale Aufgaben.

4.2 Aufbewahrung, Aussonderung und Löschung

Das DMS führt die Aufbewahrungsfristen nach dem bayerischen EAPl- Aufbewahrungsfristenverzeichnis. Am Fristende erfolgt keine automatische Löschung ohne Freigabe; das System ermöglicht die archivische Bewertung; die rechtzeitige Benachrichtigung der zuständigen Stelle vor Fristablauf wird als Soll-Kriterium bewertet. Als archivwürdig bewertete Unterlagen werden im Standard xdomea an das Gemeindearchiv ausgesondert (Art. 13 BayArchivG); nicht archivwürdige Unterlagen werden protokolliert kassiert. Ergänzend unterstützt das System die anlassbezogene Löschung fristfreier Unterlagen sowie die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) nach Art. 18

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DSGVO. Dokumente, Vorgänge und Akten mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sollen gekennzeichnet werden können; die Kennzeichnung wirkt automatisch auf Zugriffsregeln, Löschfristen und Suchergebnisse (Soll-Kriterium). Ein je Aktenart konfigurierbares Fristenregelwerk und das mehrstufige Aussonderungsverfahren nach xdomea (Anbietung, Übernahme der Bewertungsentscheidung des Archivs, Abgabe- bzw. Vernichtungsdokumentation) werden als Soll- Kriterien bewertet. Nicht mehr benötigte Vorgänge und Dokumente können in ein Zwischenarchiv verschoben werden, ohne dass dies eine Übernahme ins Endarchiv begründet (Muss-Anforderung).

4.3 Revisionssicherheit und Versionierung

Abgelegte Dokumente sind nach der Ablage vor unbemerkter Veränderung und Löschung geschützt. Alle Zugriffe auf Dokumente, Änderungen an Dokumenten und Metadaten sowie Änderungen an Berechtigungen, Rollen und Rollenzuweisungen werden lückenlos und auswertbar protokolliert; Protokolldaten werden mindestens zwölf Monate revisionssicher vorgehalten; Änderungen erzeugen Versionen unter Erhalt der Vorversionen. Die Revisionssicherheit steht der fristgesteuerten Aussonderung oder Löschung am Fristende nicht entgegen. Als Soll-Kriterien werden die Anzeige, der Vergleich und die Wiederherstellung früherer Versionen, ein Papierkorb mit Vorhaltefrist sowie die Beschränkung der Protokolleinsicht auf ausdrücklich berechtigte Rollen bewertet.

4.4 Erschließung, Suche und Posteingang

Das System bietet Volltextsuche und Texterkennung (OCR) für Druckschrift (Muss-Anforderung). Erweiterte Such- und Filterfunktionen sowie eine teilautomatisierte Verschlagwortung mit Prüfmöglichkeit werden als Soll-Kriterien bewertet. Für den Posteingang soll ein ersetzender Scanprozess mit Integritätssicherung, Transfervermerk und unveränderbarer Protokollierung unterstützt werden (Soll-Kriterium); ebenso die barcodegestützte Zuordnung der Rücklaufpost. Für den Postausgang unterstützt das System den medienbruchfreien Versand aus dem DMS heraus einschließlich Hybridversand (Soll-Kriterium). Die systemweite Recherche aller zu einer Person gespeicherten Unterlagen (Art. 15 und 17 DSGVO) soll einer privilegierten Rolle vorbehalten sein, mit Anlass protokolliert werden und die Erzeugung eines Auskunftsberichts ermöglichen (Soll-Kriterium). Als Soll-Kriterien werden ferner die Anzeige großformatiger Pläne (PDF, TIFF bis DIN A0) im integrierten Viewer, mehrsprachige Texterkennung und Volltextsuche, die nachträgliche Texterkennung für Altbestände ohne Textebene sowie der strukturierte PDF-Export ganzer Akten mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen bewertet. Die Tiefe der Outlook-Integration – Ablage mehrerer E- Mails in einem Schritt, regelbasierte automatische Ablage, getrennte Ablage von Anhängen und Nachrichtentext, Versand von Verweisen auf Akten und Dokumente, Ablage als PDF/A sowie ein Web- Add-in für das neue Outlook – wird ebenfalls als Soll-Kriterium bewertet.

4.5 Elektronische Signatur und Siegel

Das System kann einfache elektronische Signaturen durch Einfügen einer eingescannten Unterschrift, fortgeschrittene elektronische Signaturen mit personenbezogenen Software-Zertifikaten oder über einen Vertrauensdiensteanbieter sowie qualifizierte elektronische Signaturen über die Fernsignatur eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters erzeugen. Möglich ist das jeweils aus der Anwendung heraus und ohne Signaturkarten oder Hardware-Token am Arbeitsplatz. Signaturen auf PDF- Dokumenten werden im Format PAdES (mindestens Profil B-B) in die Datei eingebettet und bleiben mit gängigen PDF-Programmen prüfbar. Das System bringt qualifizierte elektronische Siegel der Gemeinde (Behördensiegel) über ein hinterlegtes Siegelzertifikat sowie qualifizierte elektronische Zeitstempel an und validiert eingehende Signaturen und Siegel (jeweils Muss-Anforderungen). Als Soll-

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Kriterien werden bewertet: die rollenbasierte Steuerung und Protokollierung des Siegelns, die automatische PDF/A-Konvertierung vor der Signatur, die Stapelverarbeitung für Signaturen und Siegel, weitere Signaturformate und -profile (PAdES, CAdES, XAdES) sowie die Beweiswerterhaltung durch erneute Zeitstempelung.

4.6 Integration in die Arbeitsumgebung

Für Microsoft Word und Excel steht ein unter Microsoft Office 2016 sowie künftig Microsoft Office 2024 LTSC lauffähiges Add-in bereit: Im DMS abgelegte Dokumente werden unmittelbar in der Office- Anwendung geöffnet, während der Bearbeitung gegen konkurrierende Änderungen geschützt und als neue Version zurückgespeichert; neue Dokumente lassen sich aus Word und Excel heraus mit Metadaten in der zutreffenden Akte bzw. im zutreffenden Vorgang ablegen. E-Mails lassen sich einschließlich Anhängen und Metadaten vollständig, unveränderbar und der zutreffenden E-Akte zugeordnet ablegen; hierfür steht ein Outlook-Add-in bereit (Muss-Anforderung). Die Anmeldung erfolgt über den zentralen Verzeichnisdienst (Active Directory); die Deaktivierung eines Kontos im Verzeichnisdienst sperrt auch den Zugang zum DMS. Sämtliche Oberflächen für Anwender und Administratoren, Fehlermeldungen, Hilfetexte, Systemdokumentation und Schulungsunterlagen liegen vollständig in deutscher Sprache vor; die Fachbegriffe entsprechen der deutschen Verwaltungspraxis; die deutsche Sprachversion ist funktional identisch mit der Hauptsprachversion und wird mit jedem Release zeitgleich bereitgestellt. Als Soll-Kriterien werden bewertet: die Absicherung des Zugangs durch Mehr-Faktor-Authentifizierung einschließlich Single Sign-on, eine Integration für eine alternative Office-Suite, die Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche je Amt und Rolle, die Anzeige des Viewers auf einem zweiten Bildschirm sowie die mobile Nutzung.

4.7 Weitere Fachfunktionen

Das System verfügt über eine Wiedervorlage-/Erinnerungsfunktion und einen integrierten KI- Assistenten in deutscher Sprache mit natürlichsprachlicher Recherche mit Quellenangabe und Zusammenfassung von Dokumenten und Vorgängen (Muss-Anforderungen; zu den Datenschutzanforderungen an den KI-Assistenten Abschnitt 6.1). Als Soll-Kriterien werden bewertet: der Umfang weiterer KI-gestützter Funktionen (etwa Beantwortung von Fragen zum Akteninhalt, Bedienhilfe, Vorschläge für Metadaten und Ablageort) und die geplante KI-Entwicklung (Konzept, Anlage 1, B-93); der strukturierte Grundstücks- und Objektbezug (Flurstück und Adresse als validierte Metadaten und Suchkriterien; Objektakten für Grundstücke, Gebäude, Straßen und Baudenkmäler mit Verknüpfung zu den Verfahrensakten); die zeitlich befristete, lesende Freigabe von Dokumenten und Vorgängen an externe Beteiligte über einen gesicherten Zugang mit Protokollierung der Abrufe, auch für Prüfer der örtlichen und überörtlichen Rechnungsprüfung; Abonnements von Akten und Vorgängen mit Benachrichtigung; Dublettenprüfung; durch die Verwaltung definierbare Auswertungen einschließlich fristen- und aussonderungsrelevanter Metadaten; Kommentar- und Schwärzungsfunktion; Vertragsverwaltung; Entgegennahme und Visualisierung elektronischer Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD); zentrale Dokumentvorlagen mit automatischer Übernahme von Akten- und Adressdaten sowie Serienbriefe; Massenbearbeitung aus Trefferlisten; Ad-hoc-Umläufe mit Funktions- und Teamkörben, Mitzeichnung entlang der Aufbauorganisation, ereignisgesteuerte Automatisierung sowie der Umfang des Workflow-Editors.

5 Schnittstellen

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Das DMS ist in die bestehende Systemlandschaft einzubinden. Die Schnittstellen sind funktional und – soweit möglich – über offene, standardisierte Formate zu realisieren. Zwingend gefordert (A-Kriterien) sind das Office-Add-in für Word und Excel, das Outlook-Add-in zur Ablage von E-Mails in die E-Akte, die Anbindung an den Verzeichnisdienst, RIWA GIS-Zentrum, ALLRIS 4.0, Import und Export nach dem Standard xdomea einschließlich der Aussonderung an das Gemeindearchiv sowie die Übernahme von Ordnerstrukturen aus dem Dateisystem per Drag-and-Drop. Die weitergehende Outlook-Integration (Mehrfachablage, regelbasierte automatische Ablage definierter Postfächer, Versand von Verweisen, Web-Add-in) sowie alle übrigen Anbindungen sind nicht zwingend; sie werden im Rahmen der Angebotswertung berücksichtigt. Im Einzelnen:

 Office und E-Mail: Add-in für Word und Excel sowie Outlook-Add-in mit Ablage von E-Mails einschließlich Anhängen und Metadaten in die E-Akte (Muss). Als Soll-Kriterien: Ablage mehrerer E-Mails in einem Schritt, regelbasierte automatische Ablage definierter Postfächer, getrennte Ablage von Anhängen, Versand von Verweisen aus dem DMS, Ablage als PDF/A, Web-Add-in für das neue Outlook, Erzeugung von Wiedervorlagen und Terminen in Outlook, Übernahme von Kontaktdaten aus Outlook/Exchange sowie eine Integration für eine alternative Office-Suite (z. B. LibreOffice, OnlyOffice).  Verzeichnisdienst: Anbindung an Active Directory für Authentifizierung und Rollen.  Archiv: Import und Export nach dem Standard xdomea sowie Aussonderung an das Gemeindearchiv (Muss); das mehrstufige Aussonderungsverfahren und der behördenübergreifende Austausch nach xdomea (Abgabe, Aktenaustausch, Beteiligung im Geschäftsgang) werden als Soll-Kriterien bewertet.  Fachverfahren: Der Bieter gibt an, zu welchen der in Anlage 2 aufgeführten Fachverfahren produktiv genutzte Schnittstellen bestehen. Maßgeblich für die Bewertung ist der Abdeckungsgrad dieser Liste sowie das Vorhandensein einer dokumentierten Schnittstelle (z. B. CMIS, REST-API), über die Fachverfahrenshersteller und Dritte eigenständig anbinden können. Ferner werden bewertet: das Konzept des Bieters zur Schnittstellenentwicklung und -pflege einschließlich der Anzahl produktiv verfügbarer Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren (Anlage 1, B-92), die automatische Anlage von Akten aus Stammdaten angebundener Fachverfahren mit Zuordnung der dort erzeugten Ausgangsdokumente, der automatische Start von Workflows bei der Ablage aus Fachverfahren sowie eine dokumentierte Importschnittstelle für die Übernahme extern digitalisierter Akten.

6 Rechtliche Anforderungen

6.1 Datenschutz

Das System muss die Anforderungen der DSGVO und des BayDSG erfüllen: Rechte- und Rollenkonzept, Protokollierung, Löschkonzept nach Aufbewahrungsfristen, Umsetzung der Betroffenenrechte (Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Löschung nach Art. 17, Einschränkung nach Art. 18) sowie Nachweisführung im Sinne der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2). Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin bei einer etwaigen Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durch Bereitstellung der erforderlichen Angaben. Deutschsprachige Muster für die datenschutzrechtliche Dokumentation der Auftraggeberin (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept, Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung, Information der Beschäftigten) werden als Soll-Kriterium bewertet (Anlage 1, B-64). Der integrierte KI-Assistent ist Muss-Anforderung (Abschnitt 4.7). Er verarbeitet ausschließlich Inhalte, für die der anfragende Nutzer im Rechte- und Rollenkonzept

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berechtigt ist – bei Recherche, Anzeige der Ergebnisse, Zusammenfassungen und Auswertungen gleichermaßen. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU; Anfragen und Inhalte werden weder zum Training oder zur Verbesserung von Modellen verwendet noch an Dritte oder in Drittstaaten übermittelt und nach Beantwortung nicht über die Protokollierung hinaus gespeichert (Muss-Anforderungen). Der Umfang weiterer KI-gestützter Funktionen wird als Soll-Kriterium bewertet; der Bieter benennt die eingesetzten Modelle, deren Betreiber und den Hosting-Standort. Ein Konzept zur geplanten Weiterentwicklung der KI-Funktionen, einschließlich der Sicherstellung dieser Anforderungen und der Transparenzpflichten der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 ("EU AI Act"), legt der Bieter mit dem Angebot vor (Soll-Kriterium, Anlage 1, B-93). Die Sichtbarkeit von Akten, Vorgängen und Dokumenten folgt strikt dem Leserecht; Protokolldaten umfassen auch Berechtigungsänderungen und werden mindestens zwölf Monate vorgehalten. Die Betroffenenauskunft nach Art. 15 DSGVO soll durch eine systemweite, einer privilegierten Rolle vorbehaltene und protokollierte Personenrecherche mit Erzeugung eines vor Herausgabe schwärzbaren Auskunftsberichts unterstützt werden (Soll-Kriterium).

6.2 Archivrecht

Es gelten das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) und die einschlägigen Regelungen des BayDSG. Insbesondere ist die Anbietungspflicht gegenüber dem Gemeindearchiv (Art. 13 BayArchivG) zu wahren; eine Löschung am Fristende ohne vorherige archivische Bewertung ist ausgeschlossen. Die Aussonderung erfolgt im Standard xdomea. Dies gilt auch bei Beendigung des Vertragsverhältnisses: Eine Löschung der Datenbestände durch den Auftragnehmer darf erst nach abgeschlossener archivischer Bewertung und ausdrücklicher Freigabe durch die Auftraggeberin erfolgen (Abschnitt 13).

6.3 Revisions- und Beweiswerterhaltung

Für steuer- und haushaltsrelevante Unterlagen gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Das System unterstützt die Anforderungen der GoBD an die elektronische Aufbewahrung; der Bieter legt hierzu geeignete Nachweise vor (Muss-Anforderung). Qualifizierte elektronische Zeitstempel können an Dokumenten, Signaturen und Siegeln angebracht werden (Muss-Anforderung). Die langfristige Prüfbarkeit von Signaturen, Siegeln und Zeitstempeln durch erneute Zeitstempelung (Beweiswerterhaltung, PAdES-B-LTA bzw. BSI TR-03125/TR-ESOR oder gleichwertig) wird als Soll- Kriterium bewertet.

6.4 Barrierefreiheit

Das System muss die Anforderungen an die Barrierefreiheit nach Art. 14 BayBGG i. V. m. der BayBITV erfüllen. Maßstab ist die EN 301 549 oder gleichwertig. Der Bieter legt eine Konformitätserklärung mit Selbstbewertung nach EN 301 549 und Offenlegung etwaiger Abweichungen vor (Mindestanforderung; Anlage 1, A-50); ein Prüfbericht einer unabhängigen Stelle wird als Soll- Kriterium bewertet (Anlage 1, B-85).

6.5 IT-Sicherheit

Die Übertragung von Daten erfolgt transportverschlüsselt nach dem Stand der Technik bzw. den BSI- Vorgaben (aktuell mindestens TLS 1.2). Die technischen und organisatorischen Maßnahmen orientieren sich an Art. 32 DSGVO und am BSI-Grundschutz. Als Soll-Kriterien werden bewertet: ein Sicherheitskonzept für die Daten der Auftraggeberin (Mandantentrennung, Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung, administrative Zugriffe, Schwachstellen- und Patchmanagement, Behandlung

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von Sicherheitsvorfällen; Anlage 1, B-89), die Mehr-Faktor-Authentifizierung sowie die Bereitstellung einer dedizierten Instanz mit individuellem Sicherungskonzept.

7 Migration und Datenübernahme

Die vorhandenen Ordnerstrukturen und Dokumente aus den bestehenden Netzlaufwerken (dateibasierte Ablagen der Ämter, Gesamtbestand 1,45 TB, davon ca. 360 GB migrationsrelevant) werden in das System übernommen und dem Aktenplan zugeordnet, sodass die Datenkontinuität gewährleistet ist. Das System muss die eigenständige Übernahme durch die Verwaltung grundsätzlich ermöglichen, einschließlich der Übernahme ganzer Ordnerstrukturen per Drag-and-Drop aus dem Dateisystem (Muss-Anforderungen). Der Auftragnehmer unterstützt die Übernahme größerer Aktenbestände und legt dar, welche Anteile er als Dienstleistung erbringt (Soll-Kriterium). Für die Übernahme von Akten, die ein von der Auftraggeberin beauftragter Digitalisierungsdienstleister aufbereitet, soll eine dokumentierte Importschnittstelle zur Verfügung stehen (Soll-Kriterium). Umfang, Vorgehen, Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer sowie ein etwaiges Bereinigungskonzept sind im Angebot in einem Migrationskonzept darzustellen (Soll- Kriterium, Anlage 1, B-95). Kostenanteile der Migration sind im Preisblatt auszuweisen. Die Auftraggeberin kann jederzeit ohne Mitwirkung des Auftragnehmers einen vollständigen Export auslösen; Umfang und Formate regelt Abschnitt 13. Der Export kann als wiederkehrender Auftrag auf einen von der Auftraggeberin benannten Speicherort eingerichtet werden.

8 Einführung und Projektmanagement

8.1 Projektorganisation

Beide Seiten führen regelmäßige Projektbesprechungen durch: wöchentlich während der Konfigurationsphase und während des Rollouts, vierzehntägig während des Probebetriebs, danach monatlich bis zur Abnahme. Zusätzliche Besprechungen sind auf Verlangen einer Seite kurzfristig anzuberaumen. Der Auftragnehmer erstellt zu jeder Besprechung ein Protokoll mit Beschlüssen, offenen Punkten, Verantwortlichkeiten und Terminen sowie monatlich einen Statusbericht zu Projektfortschritt, Terminlage, Risiken und ausstehenden Mitwirkungsleistungen. Für Konflikte gilt ein zweistufiger Eskalationsweg über die Projektleitungen und die Lenkungsebene.

8.2 Zeitplan und Termine

Für die Einführung gelten die nachfolgenden Ecktermine. Die Einführungsphase umfasst den Zeitraum von der Zuschlagserteilung bis zur Abnahme der Einführungsleistungen (voraussichtlich elf Monate). Maßgeblich sind die in Wochen ab Zuschlagserteilung angegebenen Fristen; die genannten Daten beruhen auf einer Zuschlagserteilung bis zum 22. Dezember 2026 und verschieben sich bei späterer Zuschlagserteilung entsprechend.

– Zuschlagserteilung: voraussichtlich bis 22. Dezember 2026

– Bereitstellung der Systemumgebung einschließlich einer von den Produktivdaten getrennten Test- und Schulungsumgebung (ein separates Test- und Schulungssystem wird nicht vorausgesetzt; die Ausgestaltung wird als Soll-Kriterium bewertet, Anlage 1, B-60): acht Wochen nach Zuschlag, Zieltermin 16. Februar 2027

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– Abschluss der Grundkonfiguration und des Customizings, Anbindung des Verzeichnisdienstes, Einrichtung von Aktenplan und Aufbewahrungsfristenverzeichnis, Schulung der Schlüsselanwender: 15 Wochen nach Zuschlag, Zieltermin 6. April 2027. Die Auftraggeberin stellt das Rechte- und Rollenkonzept sowie den ämterspezifisch ergänzten Aktenplan bereit (Mitwirkungsleistung).

– Testbetrieb mit Testdaten durch das Kernteam: 7. bis 30. April 2027; dokumentierte Freigabeentscheidung bis 30. April 2027

– Probebetrieb im Haupt- und im Personalamt mit Echtdaten: 3. Mai bis 30. Juni 2027

– Rollout in die übrigen Ämter in Wellen: 1. Juli bis 29. Oktober 2027; die Rollout-Wellen sind schwerpunktmäßig vor die Sommerferien zu legen, der August dient der Stabilisierung und verbleibenden Restwellen

– Verwaltungsweiter Produktivbetrieb: ab 1. November 2027

– Abnahme der Einführungsleistungen: nach vierwöchigem Betrieb ohne abnahmehindernde Mängel, spätestens bis 30. November 2027

Der Bieter legt mit dem Angebot einen Meilensteinplan vor, der diese Ecktermine abbildet und darüber hinaus die Rollout-Wellen, die Schulungstermine sowie die Mitwirkungsleistungen der Gemeinde ausweist. Der Meilensteinplan kann dem Einführungskonzept (Anlage 1, B-90) beigefügt werden.

8.3 Rollout

Die Einführung umfasst Bereitstellung und Grundkonfiguration, anpassungsspezifisches Customizing, die Erstellung eines Organisations- und Fachkonzepts sowie eine Pilotphase im Haupt- sowie im Personalamt vor dem verwaltungsweiten Rollout. Die Pilotphase dient zugleich der Erprobung im Sinne des Probebetriebs (Abschnitt 11). Der Rollout auf die übrigen Ämter erfolgt stufenweise; der Auftragnehmer schlägt eine Reihenfolge vor und beschreibt den Übergang von der bisherigen Ablage. Die Unterstützung der Auftraggeberin während der Einführungsphase – Projektorganisation, Vorgehen, Unterstützung bei Aktenplan, Rechte- und Rollenkonzept und Workflows, Schulung, Hypercare – stellt der Bieter in einem Einführungskonzept dar (Soll-Kriterium, Anlage 1, B-90).

8.4 Änderungsmanagement

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der Schriftform. Der Auftragnehmer bewertet Änderungswünsche der Auftraggeberin innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Aufwand, Kosten und Auswirkungen auf den Terminplan; die Abrechnung erfolgt zu den im Preisblatt ausgewiesenen Sätzen. Ohne schriftliche Beauftragung besteht kein Vergütungsanspruch.

9 Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin

Die Auftraggeberin wirkt an der Einführung wie folgt mit: Sie benennt Projektleitung und fachliche Ansprechpartner; sie trifft die zur Projektdurchführung erforderlichen Entscheidungen innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Vorlage; sie stellt die für Schulungen erforderlichen Räume und Arbeitsplätze bereit; sie stellt die zu migrierenden Daten in abgestimmter Form bereit und verantwortet deren inhaltliche Bereinigung; sie stellt die erforderliche Netzanbindung sowie die Terminalserver- Infrastruktur einschließlich der Zugangsgeräte (Abschnitt 2.3) sicher und wirkt bei der Einrichtung der Verzeichnisdienst-Anbindung mit. Verzögerungen, die auf einer nicht rechtzeitigen Mitwirkung beruhen, gehen nicht zulasten des Auftragnehmers; er hat sie unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

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10 Schulung und Dokumentation

Der Auftragnehmer schult Administratoren, Key-User und Endanwender und stellt Schulungsunterlagen sowie eine vollständige Betriebs- und Anwenderdokumentation in deutscher Sprache bereit. Das Schulungskonzept ist Bestandteil des Einführungskonzepts (Anlage 1, B-90). Umfang und Konditionen etwaiger zusätzlicher Schulungstage werden im Preisblatt ausgewiesen. Der Auftragnehmer stellt die technische Systemdokumentation und vorhandene Bescheinigungen bereit, welche die Auftraggeberin für ihre Verfahrensdokumentation nach GoBD und TR-RESISCAN benötigt, und hält sie bei Releases aktuell. Die Schulungen werden von deutschsprachigen Fachkräften in deutscher Sprache durchgeführt, in Präsenz oder online nach Wahl der Auftraggeberin; Schulungsunterlagen, Übungsdaten und Videotutorials entsprechen dem angebotenen Release-Stand.

11 Test und Abnahme

Die einmaligen Einführungsleistungen (Bereitstellung, Grundkonfiguration, Customizing, Migration, Schnittstelleneinrichtung) unterliegen einer förmlichen Abnahme. Nach der Bereitstellung erfolgt ein Probebetrieb mit definierten, objektiv prüfbaren Abnahmekriterien; zu ihnen gehören die Mindestantwortzeiten nach Anlage 1, A-49, gemessen in der Terminalserver-Umgebung der Auftraggeberin; Überschreitungen, die nachweislich auf der Netzanbindung oder der Terminalserver- Umgebung der Auftraggeberin beruhen, bleiben außer Betracht. Die Abnahme wird erst nach mangelfreiem Abschluss des Probebetriebs erklärt; ein wesentlicher Teil der Vergütung ist an die Abnahme gekoppelt. Die laufende cloud-basierte Überlassung selbst ist ein Dauerschuldverhältnis und unterliegt keiner Abnahme; für sie gelten die Regelungen zu Verfügbarkeit und Service nach Abschnitt 12. Bestandteil der Abnahme ist ein vollständiger Testexport nach Abschnitt 13, dessen Manifest gegen den migrierten Bestand auf Vollständigkeit geprüft wird.

12 Betrieb, Pflege und Support

Der Auftragnehmer erbringt Pflege, Wartung und Updates sowie Support nach den nachfolgenden Regelungen. Der Bieter legt mit dem Angebot ein Servicekonzept vor, das die Anforderungen dieses Abschnitts abbildet; das Servicekonzept wird Bestandteil des Vertrags. Die über die Mindestanforderungen hinausgehende Betreuung im Normalbetrieb (Aufgaben des Kundenbetreuers, Release-Kommunikation, Anwenderforen, Serviceberichte, Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Nutzung) stellt der Bieter in einem Betreuungskonzept dar, das als Soll-Kriterium bewertet wird (Anlage 1, B-91); es kann Teil des Servicekonzepts sein.

12.1 Servicezeiten und Störungsklassen

Die Servicezeiten des Supports umfassen mindestens Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr (werktags, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bayern). Der Support ist in deutscher Sprache mit deutschsprachigen Ansprechpersonen per Telefon und über ein Ticketsystem erreichbar; ein fester deutschsprachiger Kundenbetreuer wird benannt. Die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand gemeldeter Störungen selbst einzusehen, wird als Soll-Kriterium bewertet (Anlage 1, B-87). Es gelten folgende Störungsklassen:

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 Klasse 1 – Betriebsverhindernde Störung: Das System oder eine zentrale Funktion ist nicht nutzbar; ein Weiterarbeiten ist nicht möglich. Reaktionszeit 2 Stunden, Entstörzeit 4 Stunden.  Klasse 2 – Betriebsbehindernde Störung: Eine wesentliche Funktion ist eingeschränkt; ein Weiterarbeiten ist nur mit erheblichem Mehraufwand möglich. Reaktionszeit 4 Stunden, Entstörzeit 24 Stunden.  Klasse 3 – Sonstige Störung: Eine Funktion ist beeinträchtigt, ohne den Betrieb wesentlich zu behindern. Reaktionszeit 16 Stunden, Entstörzeit 60 Stunden. Reaktionszeit ist die Zeit von der Meldung bis zur qualifizierten Rückmeldung, Entstörzeit die Zeit bis zur Wiederherstellung der Nutzbarkeit, gegebenenfalls durch eine Umgehungslösung. Beide Zeiten laufen innerhalb der Servicezeiten. Wird eine zugesicherte Zeit nicht eingehalten, erfolgt eine Eskalation nach dem Servicekonzept. Die genannten Servicezeiten, Störungsklassen sowie Reaktions- und Entstörzeiten sind Mindestanforderungen und werden Vertragsbestandteil; darüber hinausgehende Zusagen des Bieters (kürzere Zeiten, erweiterte Servicezeiten, Qualität des Service- und Betreuungskonzepts) werden im Anforderungskatalog als Soll-Kriterien bewertet (Anlage 1, B-86 bis B-88, B-91).

12.2 Verfügbarkeit

Der Auftragnehmer sichert eine Verfügbarkeit des Systems von mindestens 99,5 % zu, bezogen auf die Servicezeiten und gemessen im Monatsmittel (Mindestanforderung; höhere Zusagen werden als Soll- Kriterium bewertet). Als verfügbar gilt das System, wenn Anmeldung, Recherche, Ablage, Vorgangsbearbeitung sowie die vereinbarten Schnittstellen nutzbar sind. Eine einzelne zusammenhängende Störung darf vier Stunden innerhalb der Servicezeiten nicht überschreiten. Geplante Wartungsarbeiten sind außerhalb der Servicezeiten durchzuführen und mindestens fünf Arbeitstage vorher anzukündigen; innerhalb der Servicezeiten durchgeführte Wartungsarbeiten gelten als Nichtverfügbarkeit. Der Auftragnehmer weist die Verfügbarkeit auf Verlangen monatlich nach.

Die Rechtsfolgen bei Unterschreiten der zugesicherten Verfügbarkeit regelt der Vertrag.

12.3 Notfallvorsorge und Wiederanlauf

Der Auftragnehmer verfügt über ein dokumentiertes Notfall- und Wiederanlaufkonzept; der Bieter legt dieses oder einen aussagekräftigen Auszug daraus mit dem Angebot vor. Der Auszug benennt die Wiederanlaufzeit (RTO) und den maximal tolerierbaren Datenverlust (RPO). Zielwerte der Auftraggeberin sind eine RTO von höchstens 8 Stunden und eine RPO von höchstens 4 Stunden, jeweils bezogen auf den konsistenten Gesamtzustand von Datenbank und Dateispeicher; das dokumentierte Notfall- und Wiederanlaufkonzept mit RTO-/RPO-Angabe ist Muss-Anforderung, die Einhaltung der Zielwerte wird als Soll-Kriterium bewertet. Der Auftragnehmer weist durchgeführte Wiederherstellungstests nach.

12.4 Updates und Releasewechsel

Updates werden vom Auftragnehmer eingespielt und mit angemessener Frist angekündigt; sie erfolgen außerhalb der Servicezeiten (Soll-Kriterium, Anlage 1, B-58). Individuelle Einstellungen und Konfigurationen der Auftraggeberin bleiben dabei erhalten (Soll-Kriterium, B-59). Sämtliche Updates, Upgrades, Release- und Versionswechsel einschließlich des Wechsels auf ein Nachfolgeprodukt sind während der Vertragslaufzeit in der laufenden Nutzungsgebühr enthalten; dies umfasst die Anpassung der eingerichteten Konfiguration (Aktenplan, Akten- und Dokumenttypen, Workflows, Vorlagen, Berechtigungen) und der produktiv genutzten Schnittstellen an die neue Version sowie alle durch

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geänderte Rechtsvorschriften oder Standards erforderlichen Anpassungen (z. B. xdomea, XRechnung, eIDAS, Einheitsaktenplan). Gesondert vergütet werden dürfen ausschließlich neue, von der Auftraggeberin ausdrücklich beauftragte Funktionsmodule (Mindestanforderung). Release-Zyklus, Produktstrategie und die Roadmap der Weiterentwicklung stellt der Bieter in einem Entwicklungsplan dar (Soll-Kriterium, Anlage 1, B-94).

13 Exit-Management und Vertragsende

Bei Vertragsende – gleich aus welchem Grund – gibt der Auftragnehmer sämtliche Daten heraus: alle Dokumente im Originalformat und als PDF/A, sämtliche Versionen, alle Metadaten, die vollständige Akten- und Vorgangsstruktur mit Aktenplanzuordnung, Berechtigungen, Protokolldaten sowie die Systemkonfiguration (Aktenplan, Fristenregelwerk, Aktentypen, Workflows). Metadaten und Strukturen werden in offenen, dokumentierten Formaten (XML/CSV mit Schemabeschreibung) bereitgestellt, die Systemkonfiguration in einem dokumentierten Format, Unterlagen für die Archivübergabe im Standard xdomea; die Schemabeschreibung ist mit dem Angebot vorzulegen. Der Auftragnehmer leistet Migrationsunterstützung und weist die Löschung seiner Datenbestände nach. Die Herausgabe erfolgt unter Erhalt der Aktenstruktur, der Metadaten sowie der Aufbewahrungs- und Löschfristen. Ein vollständiger Datenexport in diesem Umfang ist der Auftraggeberin jederzeit während der Vertragslaufzeit ohne Mitwirkung des Auftragnehmers und ohne gesonderte Vergütung möglich, auch als wiederkehrender Sicherungsexport auf einen von ihr benannten Speicherort. Die Löschung der Datenbestände beim Auftragnehmer erfolgt erst nach bestätigter vollständiger Rückgabe und ausdrücklicher Freigabe durch die Auftraggeberin (Abschnitt 6.2). Ablauf, Zeitplan, Formate, Mitwirkungsleistungen und Löschnachweis stellt der Bieter in einem Exit- und Datenübergabekonzept dar (Soll-Kriterium, Anlage 1, B-96). Einzelheiten sowie Abnahme- und Sonderkündigungsregelungen regelt der Vertrag.

14 Nutzungsrechte

Die Auftraggeberin erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht zur Nutzung des Systems im vereinbarten Umfang. An den im System erzeugten und gespeicherten Daten sowie an den durch die Auftraggeberin erstellten Konfigurationen und Auswertungen stehen sämtliche Rechte ausschließlich der Auftraggeberin zu. Der Auftragnehmer erwirbt an diesen Daten keine Rechte und verwendet sie nicht zu eigenen Zwecken.

15 Preis und Wertung

Die Preisangaben erfolgen ausschließlich im Preisblatt (Anlage 3). Wertungsrelevant ist der Gesamtpreis über einen Betrachtungszeitraum von 5 Jahren (einmalige Kosten zzgl. laufende Kosten der Grundlaufzeit einschließlich der Funktionen des Standardumfangs nach Block B des Preisblatts). Einzelpreise und Optionsmodule nach Block C des Preisblatts fließen nicht in die Preiswertung ein. Es existiert eine wiederholte Verlängerungsoption um jeweils 2 Jahre. Die Umrechnung in Preispunkte erfolgt nach der linearen Methode; das günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl, teurere anteilig weniger; Bezugspreis ist der niedrigste Preis der Angebote, die die Mindestpunktzahl bei der Leistung erreichen.

Der Preis der ersten Verlängerungsphase ist nicht Gegenstand des Angebots; die Preise der Verlängerungsphasen fließen unabhängig von der Anzahl der tatsächlich gezogenen

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Verlängerungsoptionen nicht in die Preiswertung ein. Der Bieter garantiert, dass der jährliche Preis der ersten Verlängerungsphase den zuletzt in der Grundlaufzeit geltenden Jahrespreis um nicht mehr als 5 % übersteigt; im Preisblatt (Anlage 3, Position B18) gibt er die zugesicherte Obergrenze an, die Vertragsbestandteil wird. Eine Kopplung an einen externen Preis- oder Kostenindex erfolgt nicht. Weitergehende Preisanpassungen sind ausgeschlossen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Wertung kombiniert Leistung und Preis im Verhältnis 80 / 20 (Leistung / Preis); die Wertungsmatrix (Anlage 4) und das Preisblatt (Anlage 3) sind darauf abgestimmt. Die Leistungspunkte ergeben sich aus der Bewertung der B-Kriterien des Anforderungskatalogs nach den in der Wertungsmatrix festgelegten Gruppengewichten. Jedes B- Kriterium – auch jedes Konzeptkriterium (Abschnitt 4) – wird mit einem Erfüllungsgrad von 0 bis 4 bewertet und mit seinem Gewicht (1 bis 3) multipliziert; die Punkte werden je Kriteriengruppe summiert und ins Verhältnis zur maximal erreichbaren Punktzahl der Gruppe gesetzt (Erfüllungsgrad der Gruppe in Prozent). Die Erfüllungsgrade der 17 Kriteriengruppen werden mit den Gruppengewichten der Wertungsmatrix (Summe 100 %) gewichtet und mit der maximal erreichbaren Leistungspunktzahl von 800 Punkten (80 % von 1.000 Punkten) multipliziert; maßgeblich ist damit der Erfüllungsgrad je Gruppe, nicht die Summe der Katalogpunkte. Die Zusammenführung von Leistungs- und Preispunkten regelt die Wertungsmatrix (Anlage 4). Angebote, die weniger als 50 % der maximal erreichbaren Leistungspunkte erzielen, werden nicht bezuschlagt (Mindestpunktzahl Leistung, Anlage 4). Erzielen mehrere Angebote auf dem vordersten Rang die gleiche Gesamtpunktzahl, entscheidet das Los. Leistungs-, Preis- und Gesamtpunkte werden auf drei Nachkommastellen gerundet.

16 Anlagenverzeichnis

 Anlage 1 – Anforderungskatalog (A-/B-Kriterien)  Anlage 2 – Schnittstellenübersicht  Anlage 3 – Preisblatt  Anlage 4 – Wertungsmatrix  Anlage 5 – Organisationsstruktur Gmd. Vaterstetten (Sept. 2026)  Anlage 6 – Wirtschaftlichkeitsprüfungsschema Verlängerungsoption

2. Leistungsbeschreibung DMS.pdf