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WESTFÄLISCHE VERKEHRSGESELLSCHAFT MBH

A1 Verfahrensbeschreibung

Vergabeverfahren zur Ablösung der bestehenden SAP-Lösung im Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling

Neuimplementierung einer zukunftsfähigen Finanzsoftware

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Inhalt

1. Allgemeine Verfahrensinformationen ........................................................................................................ 3

1.1. Einleitung ................................................................................................................................................... 3

1.2. Auftraggeber und Ansprechpartner ........................................................................................................... 3

1.3. Gegenstand des Vergabeverfahrens ........................................................................................................ 3

1.4. Ablauf und Art des Vergabeverfahrens ..................................................................................................... 3

1.5. Vertragliche Rahmenbedingungen ............................................................................................................ 5

1.6. Eignung und formale Anforderungen ........................................................................................................ 5

1.7. Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge ........................................................................................ 5

1.8. Prüfung und Bewertung der Angebote ...................................................................................................... 9

1.8.1. Bewertungsmethode und Gesamtwertung ............................................................................................ 9

1.8.2. Bewertung der Konzepte ....................................................................................................................... 9

1.8.3. Bewertung der fachlichen Anforderungen ...........................................................................................11

1.8.4. Bewertung der Bieterpräsentation .......................................................................................................12

1.8.5. Bewertung des Preises .......................................................................................................................12

2. Zuständige Stelle für Nachprüfverfahren / Rechtsbehelfe ......................................................................12

3. Übersicht Anlagen und einzureichende Unterlagen ................................................................................13

3.1. Stufe 1: Teilnahmewettbewerb ................................................................................................................13

3.2. Stufe 2: Angebots- und Verhandlungsphase ...........................................................................................13

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1. Allgemeine Verfahrensinformationen

1.1. Einleitung

Die Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH (WVG) beabsichtigt, die derzeit eingesetzte SAP-ERP-Lösung für die kaufmännischen Prozesse abzulösen und eine zukunftsfähige Lösung für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und Einkauf neu zu implementieren. Diese Verfahrensbeschreibung regelt Ablauf, Teilnahmebedingungen, formale Anforderungen sowie die Grundsätze der Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge und Angebote.

Das Vergabeverfahren ist von der parallelen Beschaffung einer neuen Personal-Software abzugrenzen. Die fachlichen, technischen, datenschutzrechtlichen und vertraglichen Anforderungen werden in den jeweiligen Anlagen konkretisiert.

1.2. Auftraggeber und Ansprechpartner

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt ausschließlich über die in der Auftragsbekanntmachung benannte Vergabeplattform. Dies gilt insbesondere für Bewerber- und Bieterfragen, Antworten, Verfahrensmitteilungen, Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die elektronische Einreichung der Teilnahmeanträge und Angebote.

1.3. Gegenstand des Vergabeverfahrens

Gegenstand ist die Ablösung der bestehenden SAP-ERP-Lösung der WVG im Bereich Finanzbuchhaltung, Controlling und Beschaffung durch die Neuimplementierung einer zukunftsfähigen, cloudbasierten Finanzsoftware. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Softwarebereitstellung bzw. Subskription, Implementierung, Konfiguration, Migration, Integration, Schulung, Produktivsetzung, Anlaufunterstützung sowie Betrieb, Pflege, Service und Support.

Die Einzelheiten zu Ausgangslage, Zielbild, Mengengerüsten, Gesellschaften, Schnittstellen, fachlichen und technischen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den zugehörigen Anlagen.

Eine Aufteilung des Auftrags in Lose ist nicht vorgesehen. Die ausgeschriebenen Leistungen bilden fachlich, technisch und wirtschaftlich eine zusammenhängende Gesamtleistung.

1.4. Ablauf und Art des Vergabeverfahrens

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt und ist zweistufig aufgebaut.

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Stufe 1: Teilnahmewettbewerb

In Stufe 1 werden zunächst die eingereichten Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit, Ausschlussgründe und Eignung geprüft. Übersteigt die Zahl geeigneter Bewerber die festgelegte Höchstzahl von fünf Bewerbern, wird anhand der bekannt gemachten Auswahlkriterien eine Rangfolge gebildet. Die fünf bestplatzierten Bewerber werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert.

Stufe 2: Angebots- und Verhandlungsphase

In Stufe 2 werden Erstangebote eingereicht, formal und inhaltlich geprüft und anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewertet. Die eingereichten Konzepte werden im Rahmen einer Bieterpräsenation validiert. Die Bieterpräsentation wird als halbtägige Veranstaltung durchgeführt und bildet einen eigenständigen Bestandteil der Angebotswertung. Gegenstand der Präsentation sind insbesondere die Demonstration ausgewählter User Stories in der angebotenen Softwarelösung sowie die Vorstellung ausgewählter Konzepte.

Das Datum der Bieterpräsentation, die konkrete Aufgabenstellung und das verbindliche Bewertungsschema werden den Bietern mit der Einladung zur Bieterpräsentation übermittelt. Zur Sicherstellung der Gleichbehandlung erhalten alle Bieter identische Vorgaben und Rahmenbedingungen.

Nach Abschluss der Bieterpräsentationen werden die Bieter zur Abgabe finaler Angebote aufgefordert. Für die Zuschlagsentscheidung ist das finale Angebot maßgeblich.

Folgender Ablauf ist im Vergabeverfahren geplant:

Bewerber- und Bieterfragen sind innerhalb der jeweils bekannt gemachten Frist über die Vergabeplattform einzureichen. Antworten und Änderungen werden über die Vergabeplattform bereitgestellt. Der Auftraggeber

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behält sich eine Nachforderung nach Maßgabe der einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften vor. Eine Verpflichtung zur Nachforderung besteht nur, soweit dies rechtlich vorgesehen oder ausdrücklich geregelt ist.

1.5. Vertragliche Rahmenbedingungen

Für die ausgeschriebenen Leistungen gelten insbesondere die nachfolgenden vertraglichen Rahmenbedingungen:

• Der Vertragsschluss erfolgt auf Grundlage der finalen Vergabeunterlagen und des bezuschlagten finalen Angebots. Für die ausgeschriebenen Leistungen werden zwei voneinander abgegrenzte Verträge geschlossen (Anlagen D.1 und D.3 der Vergabeunterlagen). Die Rangfolge der Vertragsbestandteile ist in den jeweiligen Vertragsentwürfen festzulegen. • Für die Leistungen innerhalb des Projekts – insbesondere Implementierung, Konfiguration, Migration, Integration, Schulung, Projektmanagement, Produktivsetzung und Anlaufunterstützung – wird ein EVB-IT- Dienstleistungsvertrag geschlossen (Anlage D.3 „EVB-IT-Dienstleistungsvertrag“). • Für den an die Projektphase anschließenden Cloudbetrieb einschließlich Softwarebereitstellung bzw. Subskription, Pflege, Service und Support wird ein gesonderter Vertrag bzw. eine Rahmenvereinbarung auf Grundlage der EVB-IT Cloud geschlossen (Anlage D.1 „EVB-IT-Cloudvertrag“). Projektlaufzeit, Vertragslaufzeit des Cloudbetriebs, Verlängerungsoptionen und Kündigungsregelungen werden in den jeweiligen Vertragsunterlagen festgelegt. • Ausführungsort und Leistungsform: WVG-Standorte sowie Remote-Leistungen nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung. • Projektsprache ist Deutsch. Der Auftragnehmer stellt ein deutschsprachiges Projektteam sowie deutschsprachige Kommunikation und Dokumentation sicher. • Besondere Ausführungsbedingungen gemäß § 128 GWB, insbesondere Tariftreue/Mindestentlohnung, ILO-Anforderungen, Frauenförderung/Vereinbarkeit, Lieferkettensorgfaltspflichten sowie Sanktionsvorgaben, gelten soweit einschlägig und in den Vergabeunterlagen gefordert. • Datenschutz, Informationssicherheit und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO werden in den Vertragsanlagen konkretisiert. • Der Einsatz von Nachunternehmern ist offenzulegen; Änderungen bedürfen der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Zustimmung bzw. Anzeige.

1.6. Eignung und formale Anforderungen

Die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise ergeben sich insbesondere aus B1 „Eigenerklärungen Bewerber“. Das Formblatt bündelt die Anforderungen in drei Abschnitten: (1) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, (2) wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie (3) technische und berufliche Leistungsfähigkeit.

Teilnahmeanträge und Angebote sind vollständig, fristgerecht, in deutscher Sprache und ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen. Vorgegebene Formblätter sind vollständig auszufüllen. Änderungen an Formblättern sind nur zulässig, soweit dies ausdrücklich gestattet ist.

1.7. Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge

Die Prüfung erfolgt in vier Schritten: formale Prüfung, Prüfung der Ausschlussgründe, Eignungsprüfung anhand der Mindestanforderungen sowie gegebenenfalls Auswahl unter mehreren geeigneten Bewerbern anhand der bekannt gemachten Bewertungskriterien.

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Für B1 „Eigenerklärungen Bewerber“ sind insbesondere die dort bezeichneten Nachweise und Anlagen zu berücksichtigen. Maßgeblich sind die final abgestimmten Kriterienbezeichnungen und Nummerierungen in A1, B1 und der Bekanntmachung. Widersprüche zwischen den Dokumenten sind vor Veröffentlichung zu beseitigen.

Eignungsprüfung (A-Kriterien)

Die in B1 als Mindestanforderungen (A-Kriterien) bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise werden ausschließlich mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewertet. Dies betrifft insbesondere die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Eine Punktvergabe findet in diesem Prüfschritt nicht statt. Bewerber, die eine Mindestanforderung nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Auswahl der Bewerber (B-Kriterien)

Der Auftraggeber beabsichtigt, höchstens fünf geeignete Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern. Übersteigt die Zahl der geeigneten Bewerber diese Höchstzahl, erfolgt die Auswahl anhand der nachfolgenden Auswahlkriterien (B-Kriterien). Jedes Kriterium wird auf einer Skala von 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Bewerber werden nach der Summe ihrer gewichteten Punkte in eine Rangfolge gebracht; die fünf bestplatzierten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

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Bewertungsmaßstab Referenzen (einzeln bewertet)

Bewertungsmaßstab Lebensläufe (gemeinsam und vergleichend bewertet)

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Bewertungsmaßstab Darstellung der Service- und Supportorganisation im Teilnahmewettbewerb (vergleichend bewertet)

Je Bewerber werden drei Referenzen bewertet. Jede Referenz wird zunächst einzeln anhand des festgelegten Bewertungsmaßstabs mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Gesamtpunktzahl für das Auswahlkriterium „Referenzen“ ergibt sich aus dem arithmetischen Mittelwert der drei Einzelbewertungen. Die Gewichtung der Auswahlkriterien „Referenzen“, „Lebensläufe des Projektteams“ und „Konzept Service und Support“ erfolgt gem. der oben dargestellten Tabelle.

Erreichen mehrere Bewerber dieselbe gewichtete Gesamtpunktzahl, entscheidet zunächst die höhere Punktzahl für die Lebensläufe des Projektteams. Besteht weiterhin Punktgleichheit, ist die höhere Punktzahl für die Referenzen maßgeblich. Bei erneutem Gleichstand entscheidet die höhere Punktzahl für die Darstellung der Service- und Supportorganisation. Besteht auch danach noch Punktgleichheit, entscheidet das Los.

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1.8. Prüfung und Bewertung der Angebote

Die Angebote werden auf frist- und formgerechte Einreichung, Vollständigkeit und Einhaltung der Mindestanforderungen geprüft. Anschließend erfolgt die Bewertung anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien nach der in diesem Abschnitt beschriebenen Methode. Die Erstangebote werden gewertet; alle zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter werden zu den Bieterpräsentationen und Verhandlungen zugelassen. Die Bieterpräsentation erfolgt anhand einheitlicher User Stories und wird eigenständig bewertet. Es ist zunächst eine Verhandlungsrunde vorgesehen. Für die Zuschlagsentscheidung ist die Bewertung des finalen Angebots maßgeblich.

Die Verhandlung dient insbesondere dazu, Vergleichbarkeit zwischen den Angeboten herzustellen. Hierzu werden Verständnisfragen der Bieter zum vergabegegenstand und der Vergabestelle zu den eingereichten Angeboten erörtert. Gegebenenfalls führt dies zu einer Anpassung der Ausschreibungsunterlagen. Änderungen nach der Verhandlung werden nur im Rahmen der Aufforderung zum finalen Angebot berücksichtigt.

1.8.1. Bewertungsmethode und Gesamtwertung

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der folgenden Methode. Leistung und Preis werden jeweils auf einer Skala von 0 bis 5 Punkten bewertet und gewichtet zu einer Gesamtpunktzahl Z zusammengeführt:

Z = 0,6 × L + 0,4 × P

Dabei ist Z die gewichtete Gesamtpunktzahl, L die Gesamtsumme der gewichteten Leistungspunkte (max. 5,00) und P die Anzahl der Preispunkte (max. 5,00). Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl Z. Die Leistungspunkte L ergeben sich aus den gewichteten Bewertungskriterien (B- Kriterien) der folgenden Wertungsbereiche:

Erreichen mehrere Bewerber dieselbe gewichtete Gesamtpunktzahl, entscheidet zunächst die höhere Punktzahl für die Leistungen. Besteht weiterhin Punktgleichheit, ist die höhere Punktzahl für den Preis maßgeblich. Bei erneutem Gleichstand entscheidet die höhere Punktzahl für die Bieterpräsentation. Besteht auch danach noch Punktgleichheit, entscheidet das Los.

1.8.2. Bewertung der Konzepte

Für die nachfolgend genannten Konzepte wird kein Vordruck bereitgestellt. Die Bieter haben die Konzepte als eigenständige Anlagen zum Angebot einzureichen. Ausgewählte Konzepte werden im Rahmen der Bieterpräsentationen validiert und sind auf die konkrete Ausgangslage und Zielsetzung der WVG auszurichten.

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Jedes Konzept wird vom Bewertungsgremium mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Die sechs Konzepte gehen gleichgewichtet in die Bewertung ein. Die Leistungspunkte für den Wertungsbereich „Konzepte“ (max. 5,00) ergeben sich aus dem arithmetischen Mittelwert der Einzelbewertungen aller sechs Konzepte.

Grundlage der Bewertung sind folgende Wertungsaspekte:

• Vollständigkeit und Struktur des Konzepts, insbesondere die nachvollziehbare und systematische Behandlung aller in der Aufgabenstellung genannten Anforderungen • Erkennbares Verständnis der Ausgangssituation, der fachlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen sowie der wesentlichen Herausforderungen des Auftraggebers • Qualität, Schlüssigkeit und Umsetzbarkeit des vorgeschlagenen Lösungskonzepts im Hinblick auf Machbarkeit, adressierte Herausforderungen und innere Konsistenz • Methodisches Vorgehen und Projektreife, insbesondere Angemessenheit des Vorgehensmodells, der geplanten Meilensteine und der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber • Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit des Lösungsansatzes, insbesondere Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit sowie Orientierung an Standards und Best Practices • Darstellungsqualität und Verständlichkeit, insbesondere Klarheit der Darstellung, Nachvollziehbarkeit der Argumentation und Einsatz geeigneter Visualisierungen

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Die Punktvergabe je Konzept erfolgt nach folgendem Maßstab:

1.8.3. Bewertung der fachlichen Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen liegen als User Stories vor und sind im Anforderungskatalog (E.2 – E.5) unterteilt in Muss-Anforderungen (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien). Der Bieter hat zu bestätigen, dass alle Muss-Anforderungen erfüllt werden; die Nichterfüllung einer Muss-Anforderung führt zum Ausschluss des Angebots. Die B-Kriterien werden nach ihrem Erfüllungsgrad wie folgt bewertet:

Die Leistungspunkte der fachlichen Anforderungen ergeben sich aus dem Durchschnitt der für alle B-Kriterien erzielten Punkte (max. 5,00). Die Gewichtung der fachlichen Themen untereinander erfolgt auf Basis der folgenden Tabelle.

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1.8.4. Bewertung der Bieterpräsentation

Die Bieterpräsentation wird eigenständig und ergänzend zur Bewertung der Konzepte bewertet. Alle Bieter erhalten identische Vorgaben zu Dauer, Teilnehmerkreis, Agenda und den zu demonstrierenden Szenarien. Die Szenarien und User Stories werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bereitgestellt. Gegenstand der Präsentation sind die Systemdemonstration anhand der vorgegebenen Szenarien sowie die Vorstellung ausgewählter Konzepte des Angebots. Das Bewertungsgremium bewertet die Präsentation mit 0 bis 5 Punkten und dokumentiert die Bewertung. Die Bewertungskriterien und die Punktvergabe im Einzelnen werden mit der Einladung zur Bieterpräsentation bekannt gegeben.

1.8.5. Bewertung des Preises

Der zu bewertende Angebotspreis (P ) setzt sich aus drei Preisbestandteilen zusammen: A

P = Preis Dienstleistungen + Preis laufender Betrieb + Preis Pflege, Betreuung und Support A

• Preis Dienstleistungen Die Dienstleistungen umfassen alle zur zu Herstellung der Betriebsbereitschaft erforderlichen Leistungen, insb. Konzeption, Systemeinstellung und Entwicklung inkl. Dokumentation, Migration, Schulung, Test und Freigabe, Anlaufunterstützung während der Produktivstartphase & Wissensmanagement. Da die Leistungen auf Grundlage eines Dienstvertrags (EVB-IT Dienstleistung) erbracht werden, gibt der Auftraggeber zur Herstellung der Vergleichbarkeit der Angebote ein Mengengerüst an kalkulatorischen Beratertagen vor. Der Preis Dienstleistungen ermittelt sich als Tagessatz des Bieters × durchschnittliche Anzahl der Beratertage aller Angebote. • Preis laufender Betrieb: Preis für den Cloudbetrieb über den Vertragszeitraum von 48 Monaten. • Preis Pflege, Betreuung und fachlicher Support: Preis über den Vertragszeitraum von 48 Monaten.

Der so ermittelte Angebotspreis wird relativ zum niedrigsten Angebotspreis auf einer linearen Skala von 5 bis 0 Punkten bewertet:

P = 5 × (1 − (P − P ) / P ) A min min

Dabei ist P die Anzahl der Preispunkte, P der Preis des zu bewertenden Angebots und P der niedrigste A min angebotene Preis. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält 5 Punkte; ein Angebot mit doppeltem Preis (100 % Abweichung) oder höherem Preis erhält 0 Punkte. Die Preispunkte werden auf zwei Nachkommastellen abgerundet. Beispiel: Bei P = 100.000 € und P = 130.000 € ergibt sich P = 5 × (1 − 0,3) = 3,50 Punkte. min A

2. Zuständige Stelle für Nachprüfverfahren / Rechtsbehelfe

Ein Nachprüfungsverfahren wird nur auf Antrag eingeleitet. Auf die Rügeobliegenheiten und Zulässigkeitsvoraussetzungen nach § 160 GWB wird hingewiesen. Erkannte Verstöße sind grundsätzlich innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen; in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen erkennbare Verstöße spätestens bis zum Ablauf der jeweiligen Teilnahme- oder Angebotsfrist. Ein Nachprüfungsantrag ist grundsätzlich unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung verstrichen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen. Maßgeblich ist der bei Verfahrenseinleitung geltende Gesetzesstand.

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3. Übersicht Anlagen und einzureichende Unterlagen

3.1. Stufe 1: Teilnahmewettbewerb

3.2. Stufe 2: Angebots- und Verhandlungsphase

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