A.2_WVG Datenschutzhinweise_nach_DSGVO_Vergabe.pdf

[Seite 1]

Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen der WVG.

Die Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH (WVG) verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

1. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH Servicegesellschaft der RVM, RLG, WLE Krögerweg11 48155 Münster

2. Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?

Antje Northoff Governance, Security & Compliance, Datenschutzbeauftragte items GmbH & Co. KG Hafenweg 7 48155 Münster

3. Was sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten?

Wir haben bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere die Sektorenverordnung (SektVO), die Vergabe und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), sowie die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann ggf. kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit grundsätzlich auszuschließen sind.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen.

Das sind insbesondere:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpersonen des Unternehmens (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), • Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens, • Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt. Zugriff auf die Daten haben im Einzelfall nur die jeweils mit den Vergaben befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

6. Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

[Seite 2]

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

• Gewerbezentralregister: Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000,- Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen. • Deutsches Vergabeportal (https://www.dtvp.de), Vergabeplattform des Landes Niedersachsen (https://vergabe.niedersachsen.de) und EUAmtsblatt (www.ted.europa.eu): Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen die vorgeschriebenen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen sowie zu Nachträgen bzw. Änderungen während der Vertragslaufzeit. Diese Informationen enthalten i.d.R. zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens. • Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (z.B. Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Bezirksregierung Münster). • Gerichte im Falle von Klagen. Des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte Dritte (z.B. Projektsteuerungen sowie sonstige Beraterinnen) beteiligt sein, z.B. im Rahmen der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritte werden von den ausschreibenden Dienststellen auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und das Datengeheimnis verpflichtet.

7. Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.

8. Welche Rechte haben betroffene Personen?

Sie haben nach der DSGVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DSGVO. In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit.

• Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten. • Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung - eine Vervollständigung verlangt werden. • Recht auf Löschung Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht. • Recht auf Widerspruch Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist. • Recht auf Widerruf Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

[Seite 3]

• Recht auf Beschwerde Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an die Landesbeauftragte für den Datenschutz wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.