00_Hinweise
| Bewertungsmatrix User Cases – Einkaufs-Software WVG | Unnamed: 1 |
|---|---|
| Zweck | Diese Datei dient der verbindlichen Beantwortung und Bewertung der fachlichen User Cases im Vergabeverfahren zur Einkaufs-Software. |
| Ausschlusskriterium | Der Bieter bestätigt für jeden User Case in der Spalte „Grundsätzlich umsetzbar?“ mit „Ja“, dass der User Case grundsätzlich umgesetzt werden kann. |
| Erfüllungsart und Punkte | 5 Punkte: Umsetzung im Softwarestandard durch Konfiguration. 2 Punkte: Umsetzung nur durch Anpassung des Softwarestandards (Programmierung) oder durch ein Zusatzprodukt. 0 Punkte: User Case kann nicht umgesetzt werden. |
| Fachaufsätze | Für durch die Vergabestelle ausgewählte wesentliche Anforderungen ist die Umsetzung zusätzlich in Fachaufsätzen darzustellen. Die Fundstelle ist in der Spalte „Referenz Fachaufsatz / Anlage“ anzugeben. |
| Prüfung | Die automatisch ermittelte Punktzahl ist durch die Vergabestelle anhand der Bieterangaben und Fachaufsätze zu prüfen. Ein abweichendes Prüfergebnis kann in „Punkte nach Prüfung“ erfasst und im Prüfvermerk begründet werden. Gewertet wird die geprüfte Punktzahl, sofern eingetragen, andernfalls die automatische Punktzahl. |
| Ausfüllhinweis | Gelbe bzw. blaue Felder sind vom Bieter auszufüllen. Graue Felder sind für die Vergabestelle vorgesehen. Dropdown-Felder dürfen ausschließlich mit den vorgegebenen Werten befüllt werden. |
01_Personas
| Personas Teilprojekt Einkauf | Unnamed: 1 |
|---|---|
| Persona | Rolle |
| Bernd Bedarf | Bedarfsträger |
| Günter | Genehmiger |
| Ewald | Einkäufer |
| Michael | Mitarbeiter Wareneingang |
| Ludger Lager | Verantwortlicher Bedarfs- & Beschaffungsplanung |
| Sifa | Mitarbeiter Qualitätssicherung / Fachabteilung |
| Conrad | Einkaufsleiter |
| Kira | Kaufmännische Leitung |
02_Bewertungsmatrix
| ID | Feature / Thema | Titel | User Story | Akzeptanzkriterien | Persona / Rolle | Priorität | Grundsätzlich umsetzbar (Ja/Nein) | Art der Umsetzung | Zusatzprodukt (sofern relevant) | Verweis Fachaufsatz / Anlage (sofern relevant) | Punkte automatisch | Punkte nach Prüfung | Prüfvermerk Vergabestelle | Gewertete Punkte |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BED-01 | F1 Bedarfsermittlung, Anforderung & Genehmigung | Bedarfsanforderung erfassen | Als Bedarfsträger Bernd möchte ich meinen Beschaffungsbedarf erfassen, und zur Genehmigung einreichen | 1. Erfassung: Der Antragsteller kann eine neue Bedarfsanforderung anlegen, Pflichtfelder sind u. a. Beschreibung des Bedarfs / Menge, Umfang / Liefertermin / Kostenstelle / Geschäftsbereich / PSP-Element / Infrastrukturprojekt / ungefährer Wert / Bestellart (z.B. Förderbestellung) / Anhänge (Angebote, Spezifikationen) können hochgeladen werden 2. Pflichtfelder müssen vor dem Absenden ausgefüllt sein und beim Überschreiten von Budget- oder Wertgrenzen erfolgt ein Hinweis 3. Einreichung: Die Anforderung kann gespeichert und zur Genehmigung eingereicht werden 4. Ich kann jederzeit den aktuellen Status der Bedarfsanforderung einsehen (z. B. Entwurf, In Genehmigung, Genehmigt, Abgelehnt) 5. Die Bedarsanforderung muss einem Geschäftsbereich zugeordnet werden können (möglichst auch auf Positionsebene) | Bernd Bedarf (Bedarfsträger) | Must | ||||||||
| BED-02 | F1 Bedarfsermittlung, Anforderung & Genehmigung | Genehmigungsprozess einer Anforderung durchführen | Als Genehmiger Günter möchte ich eine eingereichte Anforderung prüfen und genehmigen oder ablehnen können, damit nur fachlich korrekte und budgetkonforme Bestellungen ausgelöst werden. | 1. Der zuständige Genehmiger wird automatisch anhand definierter Regeln (z. B. Kostenstelle, Wertgrenze) ermittelt. Der Genehmiger kann genehmigen, ablehnen (mit Begründung) oder zur Überarbeitung zurückgeben 2. Der Antragsteller kann jederzeit den aktuellen Status (In Prüfung, Genehmigt, Abgelehnt) einsehen 3. Übergabe an den Einkauf: Nach Genehmigung wird die Anforderung an den Einkauf übergeben. Der Einkauf erhält alle Informationen zur Erstellung einer Bestellung | Günter (Genehmiger) | Must | ||||||||
| BED-03 | F1 Bedarfsermittlung, Anforderung & Genehmigung | Kommunikation mit dem Einkauf und Rückfragen an den Anforderer | Als Bedarfsträger Bernd möchte ich für Rückfragen eine Möglichkeit haben. Die Kommunikation soll direkt im System stattfinden, damit alle Informationen zentral dokumentiert sind. Der Einkauf kann zudem Rückfragen stellen, der Antragsteller kann antworten, und beide Seiten sehen die Historie. | 1. Nachrichtenfunktion – Der Antragsteller kann zu einer Einkaufsanforderung eine Nachricht an den Einkauf senden 2. Thread-Historie – Alle Nachrichten werden chronologisch angezeigt und sind dauerhaft einsehbar 3. Benachrichtigung – Der Einkauf erhält eine automatische Benachrichtigung über neue Nachrichten 4. Antwortfunktion – Der Einkauf kann direkt im System antworten 5. Statusänderung – Wenn der Einkauf eine Rückfrage stellt, wechselt die Anforderung in den Status "Rückfrage" 6. Dateianhänge – Beide Seiten können Dokumente (z. B. Angebote, Spezifikationen) anhängen 7. Auditierbarkeit – Jede Nachricht wird mit Zeitstempel und Absender protokolliert | Bernd Bedarf (Bedarfsträger) | Should | ||||||||
| LIE-01 | F2 Lieferanten- & Vertragsmanagement | Lieferantenmanagement abbilden | Als Einkäufer Ewald möchte ich jederzeit transparente Informationen über Leistung, Zuverlässigkeit und Risiken der Lieferanten haben, um fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen zu können. Dazu müsste ich über eine Schnittstelle auf die Lieferantenstammdaten zugreifen können. | 1. Leistungskennzahlen wie Liefertreue, Qualität und Preisentwicklung sind dem jeweiligen Lieferanten zuzuordnen 2. Jedem Lieferanten können Dokumente (z. B. Verträge, Rahmenverträge, Zertifikate) zugeordnet werden 3. Lieferanten können nach Status (aktiv, gesperrt, in Prüfung) kategorisiert und nach strategisch, kritisch, bevorzugt klassifiziert werden 4. Historie von Bewertungen und Änderungen ist nachvollziehbar 5. Berechtigungen regeln, wer Lieferanten anlegen, ändern oder bewerten darf | Ewald (Einkäufer) | Nice to have | ||||||||
| LIE-02 | F2 Lieferanten- & Vertragsmanagement | Es muss eine Vertragsverwaltung aufgebaut werden können | Als Einkäufer Ewald möchte ich Verträge zentral erfassen, verwalten und überwachen können, damit Laufzeiten, Konditionen und Fristen transparent sind und keine Kündigungs- oder Verlängerungstermine verpasst werden. | 1. Verträge können mit relevanten Daten (Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Volumen, Konditionen) angelegt und bearbeitet werden 2. Verträge sind Dokumenten (z. B. PDF) zugeordnet und revisionssicher gespeichert 3. Automatische Erinnerungen bei bevorstehenden Kündigungs- oder Verlängerungsterminen 4. Verträge sind durchsuchbar und filterbar (z. B. nach Lieferant, Status, Datum) 5. Änderungen und Versionen sind historisch nachvollziehbar 6. Zugriffsrechte sind rollenbasiert geregelt | Ewald (Einkäufer) | Should | ||||||||
| BST-01 | F3 Bestellabwicklung & Auftragsverfolgung | Bestellprozess generieren | Als Einkäufer Ewald möchte ich Bestellungen auf Basis genehmigter Bedarfe und vereinbarter Konditionen erstellen und an Lieferanten senden, damit benötigte Materialien und Dienstleistungen termingerecht, korrekt und zu vereinbarten Preisen beschafft werden. Die Bestellung muss einem Geschäftsbereich zugeordnet werden können. | 1. Bestellungen können aus Bedarfsanforderungen oder Verträgen (Rahmenverträgen) erzeugt werden 2. Preise, Liefertermine und Lieferadressen werden automatisch übernommen und sind bearbeitbar 3. Bestellung kann vor dem Versand geprüft und freigegeben werden 4. Bestellung wird elektronisch (z. B. per E-Mail, EDI) an den Lieferanten übermittelt 5. Bestellstatus (offen, bestätigt, geliefert, abgeschlossen) ist jederzeit einsehbar 6. Änderungen und Stornierungen sind dokumentiert und nachvollziehbar 7. Bestellung kann einem Geschäftsbereich zugeordnet werden (möglichst auch auf Positionsebene) 8. Bestellart (z.B. Förderbestellung) | Ewald (Einkäufer) | Must | ||||||||
| BST-02 | F3 Bestellabwicklung & Auftragsverfolgung | Liefertermin & Auftragsverfolgung | Als Einkäufer Ewald möchte ich den bestätigten Liefertermin eines Auftrags einsehen, überwachen und bei Abweichungen automatisch informiert werden, um Lieferverzögerungen frühzeitig zu erkennen, Gegenmaßnahmen einzuleiten und die interne Planung sicherzustellen. | 1. Zu jeder Bestellung wird ein geplanter und ein vom Lieferanten bestätigter Liefertermin angezeigt 2. Änderungen des Liefertermins durch den Lieferanten werden versioniert gespeichert und sind nachvollziehbar 3. Lieferstatus ist jederzeit ersichtlich (z. B. "bestellt", "bestätigt", "versendet", "teilgeliefert", "geliefert") 4. Bei Terminabweichungen erfolgt eine automatische Benachrichtigung (z. B. E-Mail, Systemhinweis) 5. Teil- und Restlieferungen werden separat verfolgt 6. Der aktuelle Auftragsstatus ist für berechtigte Nutzer transparent einsehbar | Ewald (Einkäufer) | Should | ||||||||
| WER-01 | F4 Wareneingang, Qualität & Reklamation | Wareneingangs- und Qualitätsprüfung | Als Mitarbeiter Michael im Wareneingang möchte ich eingehende Lieferungen erfassen und einer Qualitätsprüfung unterziehen, damit nur vertragskonforme, mangelfreie Waren ins Lager bzw. in die Produktion übernommen werden. | 1. Wareneingänge können einer Bestellung eindeutig zugeordnet werden 2. Gelieferte Mengen und Liefertermine werden mit der Bestellung abgeglichen 3. Qualitätsprüfungen (z. B. Sichtprüfung, Messwerte, Prüfberichte) können dokumentiert werden 4. Prüfstatus ist klar ersichtlich (freigegeben, gesperrt, Nachprüfung erforderlich) 5. Abweichungen und Mängel werden erfasst und dem Lieferanten zugeordnet 6. Freigegebene Ware wird für Lager oder Weiterverarbeitung gebucht 7. Prüf- und Buchungshistorie ist nachvollziehbar dokumentiert | Michael (Mitarbeiter Wareneingang) | Must | ||||||||
| WER-02 | F4 Wareneingang, Qualität & Reklamation | Reklamationswesen | Als Mitarbeiter Sifa aus Qualitätssicherung oder Fachabteilung möchte ich fehlerhafte Artikel oder mangelhafte Dienstleistungen schnell und nachvollziehbar reklamieren können, damit Abweichungen behoben, Kosten vermieden und die Lieferantenleistung nachhaltig verbessert wird. | 1. Reklamationen können eindeutig einem Lieferanten, einer Bestellung und/oder einem Vertrag zugeordnet werden 2. Art der Reklamation ist erfassbar (z. B. Qualitätsmangel, Mengenabweichung, Terminverzug, Dienstleistungsmangel) 3. Beschreibung des Mangels sowie Dokumente/Fotos/Prüfberichte können hinterlegt werden 4. Reklamationsstatus ist transparent (offen, in Bearbeitung, beantwortet, abgeschlossen) 5. Kommunikation mit dem Lieferanten ist dokumentiert und nachvollziehbar 6. Maßnahmen (Nachlieferung, Gutschrift, Nacharbeit, Service-Nachbesserung) werden erfasst 7. Reklamationen fließen in die Lieferantenbewertung ein | Sifa (Qualitätssicherung / Fachabteilung) | Nice to have | ||||||||
| FIN-01 | F5 Budget, Finanzintegration & Liquidität | Budgetprüfung und Kostenstellenzuordnung | Als Einkäufer Ewald möchte ich bei der Erfassung einer Bestellung automatisch das verfügbare Budget der zugeordneten Konten/Kostenstelle prüfen und die Kosten korrekt zuordnen können, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden, finanzielle Transparenz sicherzustellen und genehmigungskonform zu arbeiten. | 1. Der Bedarf/die Bestellung muss einer Konto/Kostenstelle (oder mehreren Kostenstellen mit Aufteilung) zugeordnet werden können 2. Das System zeigt das verfügbare Restbudget der gewählten Kostenstelle in Echtzeit an 3. Bei Überschreitung des Budgets wird eine Warnung angezeigt, ein definierter Genehmigungsprozess ausgelöst oder die Buchung verhindert (konfigurierbar) 4. Budgetprüfung erfolgt vor Absenden der Bestellung 5. Die Budgetverwendung wird nach Genehmigung bzw. Buchung automatisch aktualisiert 6. Änderungen an Kostenstelle oder Betrag lösen eine erneute Budgetprüfung aus | Ewald (Einkäufer) | Should | ||||||||
| FIN-02 | F5 Budget, Finanzintegration & Liquidität | Transparenz über zukünftige Zahlungsverpflichtungen im Einkauf | Als Einkäufer Ewald möchte ich eine Übersicht über alle geplanten und offenen Bestellungen mit ihren Zahlungszeitpunkten haben, um die zukünftige Liquiditätsbelastung frühzeitig zu erkennen und aktiv steuern zu können. | 1. Transparenz über Bestellungen: Alle offenen Bestellungen werden mit Bestellwert, Lieferdatum und Zahlungsziel angezeigt; Bestellungen können nach Zeitraum, Lieferanten und Warengruppen gefiltert werden 2. Prognose der Zahlungsströme: Das System berechnet erwartete Zahlungsabflüsse basierend auf Zahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage netto); der Liquiditätsabfluss wird periodisch (z. B. pro Woche/Monat) aggregiert dargestellt 3. Szenarioanalyse: Der Einkäufer kann alternative Szenarien simulieren (z. B. Verschiebung von Bestellungen, veränderte Mengen); Auswirkungen auf die Liquidität werden direkt visualisiert 4. Integration mit Finanzdaten: Verknüpfung mit bestehenden Liquiditätsplanungsdaten (Schnittstelle Controlling-System); Abstimmung mit Budget- und Forecast-Zahlen möglich 5. Benachrichtigung / Frühwarnsystem: Warnung bei drohenden Liquiditätsengpässen | Ewald (Einkäufer) | Must | ||||||||
| REP-01 | F6 Reporting & Controlling | Reporting und Controlling | Als Einkaufsleiter Conrad möchte ich standardisierte und aktuelle Reports zu Warengruppen, Beschaffungskeategorie, Beschaffungsart, Einkaufsvolumen, Einsparungen, Budgets und Lieferantenperformance einsehen und analysieren können, um den Einkauf wirtschaftlich zu steuern, Transparenz für Management und Controlling zu schaffen und fundierte Entscheidungen zu treffen. | 1. Das System stellt Standardreports bereit, z. B. Einkaufsvolumen nach Zeitraum, Warengruppe, Lieferant / Einsparungen (Preis-, Mengen-, Verhandlungseffekte) / Maverick Buying 2. Reports können nach relevanten Kriterien gefiltert werden (z. B. Organisationseinheit, Kostenstelle, Lieferant) 3. Datenbasis ist aktuell und basiert auf genehmigten Bestellungen und Rechnungen 4. Reports sind als Dashboard (übersichtliche Anzeige wichtiger Informationen) visualisiert (Diagramme, Leistungs-/Schlüsselkennzahlen) und als Export (z. B. Excel, PDF) verfügbar 5. Zugriffsrechte auf Reports sind rollenbasiert geregelt | Conrad (Einkaufsleiter) | Must | ||||||||
| REP-02 | F6 Reporting & Controlling | Unterschiedliche Bestellarten auswählbar und durchs Reporting abrufbar | Als kaufmännische Leitung möchte ich eine ERegG-Prüfschicht im Einkauf nutzen, damit Beschaffungen mit Bezug zu EIU, EVU, ESU (Geschäftsbereiche) und öffentlichen Mitteln (Fördermittel) frühzeitig gekennzeichnet und geprüft werden. | 1. ERegG-relevante Bestellungen werden automatisch markiert. 2. Zweckbindung, Geschäftsbereich und Mittelherkunft werden geprüft. 3. Unplausible Kombinationen lösen eine Sperre oder Freigabeanforderung aus. | Kira (Kaufmännische Leitung) | Must |
03_Auswertung
| Auswertung User-Story-Erfüllungsgrad – Einkaufs-Software | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 |
|---|---|---|---|---|
| Ausschlussprüfung | NOCH OFFEN | |||
| Anzahl bewertbarer User Stories | 13 | |||
| Erreichte Punkte | 0 | |||
| Maximal erreichbare Punkte | 65 | |||
| Erfüllungsgrad | 0 | |||
| Feature / Thema | Anzahl User Stories | Erreichte Punkte | Max. Punkte | Erfüllungsgrad |
| F1 Bedarfsermittlung, Anforderung & Genehmigung | 3 | 0 | 15 | 0 |
| F2 Lieferanten- & Vertragsmanagement | 2 | 0 | 10 | 0 |
| F3 Bestellabwicklung & Auftragsverfolgung | 2 | 0 | 10 | 0 |
| F4 Wareneingang, Qualität & Reklamation | 2 | 0 | 10 | 0 |
| F5 Budget, Finanzintegration & Liquidität | 2 | 0 | 10 | 0 |
| F6 Reporting & Controlling | 2 | 0 | 10 | 0 |