00_Hinweise
| Bewertungsmatrix User Stories– Controlling-Software WVG | Unnamed: 1 |
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| Zweck | Diese Datei dient der verbindlichen Beantwortung und Bewertung der fachlichen User Cases im Vergabeverfahren zur Controlling-Software. |
| Ausschlusskriterium | Der Bieter bestätigt für jede User Story in der Spalte „Grundsätzlich umsetzbar?“ mit „Ja“, dass die User Story grundsätzlich umgesetzt werden kann. |
| Erfüllungsart und Punkte | 5 Punkte: Umsetzung im Softwarestandard durch Konfiguration. 2 Punkte: Umsetzung nur durch Anpassung des Softwarestandards (Programmierung) oder durch ein Zusatzprodukt. 0 Punkte: User Story kann nicht umgesetzt werden. |
| Fachaufsätze | Für durch die Vergabestelle ausgewählte wesentliche Anforderungen ist die Umsetzung zusätzlich in Fachaufsätzen darzustellen. Die Fundstelle ist in der Spalte „Referenz Fachaufsatz / Anlage“ anzugeben. |
| Prüfung | Die automatisch ermittelte Punktzahl ist durch die Vergabestelle anhand der Bieterangaben und Fachaufsätze zu prüfen. Ein abweichendes Prüfergebnis kann in „Punkte nach Prüfung“ erfasst und im Prüfvermerk begründet werden. Gewertet wird die geprüfte Punktzahl, sofern eingetragen, andernfalls die automatische Punktzahl. |
| Ausfüllhinweis | Gelbe bzw. blaue Felder sind vom Bieter auszufüllen. Graue Felder sind für die Vergabestelle vorgesehen. Dropdown-Felder dürfen ausschließlich mit den vorgegebenen Werten befüllt werden. |
01_Bewertungsmatrix
| ID | Feature / Thema | Titel | User Story / Use Case | Akzeptanzkriterien | Persona / Rolle | Priorität | Grundsätzlich umsetzbar (Ja/Nein) | Art der Umsetzung | Zusatzprodukt (sofern relevant) | Verweis Fachaufsatz / Anlage (sofern relevant) | Punkte automatisch | Punkte nach Prüfung | Prüfvermerk Vergabestelle | Gewertete Punkte |
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| STM-01 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Bildung von Kostenrechnungs- bzw. Buchungskreisen und Geschäftsbereichen | Als Controller möchte ich eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens, die das Unternehmen aus Sicht der Kostenrechnung gliedert. | - aus regulatorischen Gründen müssen die wesentlichen Bereiche der Eisenbahn in unterschiedliche Buchungs- und Geschäftsbereiche untergliedert werden können auf Bilanz-/GuV-Ebene | Must | |||||||||
| STM-02 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Stammdatenmanagement | Als Controller möchte ich eine verbindliche Kostenstellenhierarchie mit definierten CO-Dimensionen (Geschäftsbereich, Kostenstelle, Kostenart, Auftrag, Projekt, Anlage, Fahrzeug, Relation) und einem systemgestützten Lifecycle (Anlage, Änderung, Sperrung, Historisierung) verwalten, damit Buchungen eindeutig, prüfungssicher und kompatibel mit FI/HR/PM/EAM sind. | - Workflow für Änderungen, Pflichtfelder, Historisierung, Kompatibilität zu Nachbarsystemen, Sperre bei offenen Obligos | Must | |||||||||
| STM-03 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Anlage von Erlös-/Kostenarten | Als Controller möchte ich Erlös- und Kostenarten anlegen, um die Gesamtkosten/-erlöse eines Unternehmens zur besseren Übersicht und Steuerung nach Art einteilen zu können. | - Erlös- und Kostenarten-Nummer (ID): eindeutiger, numerischer Schlüssel - Nummernsystematik einheitlich und unternehmensübergreifend - Bezeichnung: eindeutiger Name - die Stammdatenanlage der KLR mit der Stammdatenanlage der FiBu verknüpfen (integriertes System) - zu jeder Kosten-/Erlösart auch eine Kosten-/Erlösstelle als Pflichtangabe erfassen (Kontierung in der Finanzbuchhaltung) | Must | |||||||||
| STM-04 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Eingliederung von Erlös- und Kostenarten in Kostenartengruppen | Als Controller möchte ich Erlös- und Kostenarten in Kontengruppen zusammenfassen, um diese in eine GuV- oder Wirtschaftsplan-Struktur eingliedern zu können. | - Zusammenfassung zu verschiedenen Kontengruppen - Erlös-/Kostenartentyp: Zuordnung zu einer Kategorie (Material, Personal, Fremdleistung, Abschreibung etc.) - Baumstruktur - angelehnt an Wirtschaftsplan und GuV | Must | |||||||||
| STM-05 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Auswertung von Erlös- und Kostenarten und -gruppen | Als Controller möchte ich die Kostenarten auswerten können, um Abweichungen darstellen und analysieren zu können. | - Vergleich mit Vorjahreswerten - Vergleich mit Planwerten auf Kostenartenebene und -gruppe - Forecast bzw. Prognose der Erlös- bzw. Kostenart und -gruppe bis Jahresende - zu jeder Kosten-/Erlösart neben der Kosten-/Erlösstelle auch einen Auftrag (Projekt) erfassen - eine Echtzeit-Datenübergabe von der FiBu an die KLR durchführen - Möglichkeit der Umbuchung von Kostenarten | Must | |||||||||
| STM-06 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Anlage von Erlös-/Kostenstellen | Als Controller möchte ich Erlös- und Kostenstellen anlegen, um die Gesamtkosten/-erlöse eines Unternehmens zur besseren Übersicht und Steuerung nach Bereich einteilen zu können. | - Erlös- und Kostenstellen-Nummer (ID): eindeutiger, numerischer Schlüssel - Nummernsystematik einheitlich und unternehmensübergreifend - Bezeichnung: eindeutiger Name - hierarchische Kostenstellenstruktur (Baumstruktur, Filter nach Kreis bzw. Geschäftsbereich) - die Stammdatenanlage der KLR mit der Stammdatenanlage der FiBu verknüpfen (integriertes System) - klare Zuweisung der Verantwortlichkeit - Unterscheidung in Haupt- und Hilfskostenstellen (Zentral- und Kreiskostenstellen) → innerbetriebliche Leistungsverrechnung - Sperrung von Kostenstellen (gültig von, bis) | Must | |||||||||
| STM-07 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Eingliederung von Erlös- und Kostenstellen in Kostenstellengruppen | Als Controller möchte ich Kostenstellen zu einem Kreis bzw. Betriebshof und in Gruppen zuordnen können, sodass ich ein Kreisergebnis (vor Umlage zentraler Kostenstellen) erhalte. | - für jeden Kreis bzw. Betriebshof einen eigenständigen Kostenstellenstrang - Verdichtung zu Kosten-/Erlösstellengruppen - Differenzierung in Geschäftsbereiche mit eindeutiger Nummernsystematik | Must | |||||||||
| STM-08 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Auswertung von Erlös- und Kostenstellen | Als Controller möchte ich die Kostenstellen auswerten können, um Abweichungen darstellen und analysieren zu können. | - Vergleich mit Vorjahreswerten - Vergleich mit Planwerten auf Kostenstellenebene (Budget) - Forecast bzw. Prognose bis Jahresende - zu jeder Kosten-/Erlösstelle neben der Kosten-/Erlösart auch einen Auftrag (Projekt) erfassen - es werden alle Erträge und Aufwendungen in der Kostenstellenrechnung erfasst, inkl. Einzelkosten/-erlöse, welche mit Kosten-/Erlösstelle und Kostenträger erfasst werden; damit entspricht die Summe der Kostenstellenergebnisse dem Unternehmensergebnis | Must | |||||||||
| STM-09 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Kontrolle Erlös- und Kostenstellen | Als Controller möchte ich den Kostenstellenverantwortlichen eine monatliche Übersicht zur Verfügung stellen, damit diese die Einzelposten prüfen. | - bei Verbuchung müssen die Kostenstellenverantwortlichen dies über einen Workflow im Vorfeld freigeben (optional) - Möglichkeit der Kostenstellenumbuchung – Umsetzung durch FI - zu jeder Kosten-/Erlösart auch eine Kosten-/Erlösstelle als Pflichtangabe erfassen (Kontierung in der Finanzbuchhaltung) | Should | |||||||||
| STM-10 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Erfassung von Kostenstellenverschiebungen | Als Controller möchte ich zeitabhängige Zuordnungen von Fahrzeugen zu Kostenstellen verwalten, damit Kosten korrekt zugeordnet werden. | - zeitliche Kostenstellenverschiebungen des Busses zu verschiedenen Betriebshöfen (Kreisen) - u. a. wichtig für AfA-Nachweis - Bewegungslisten (u. a. für Zuordnung Schadensersatz, Versicherungen, Instandhaltung …) | Must | |||||||||
| STM-11 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Anlage von Kostenträgern | Als Controller möchte ich Kostenträger anlegen, damit Kosten verursachungsgerecht zugeordnet werden können. | - eindeutiger, numerischer Schlüssel - Kostenträger zu Kostenträgergruppen zusammenfassen - hierarchische Kostenträgerstruktur - insb. Linienverkehre, Sonderverkehre, Schülerverkehre - insb. Verkehrsaufträge im Bereich Güterverkehr bzw. Drittgeschäftsaufträge im Bereich Werkstatt – Anbindung über Instandhaltungsmodul denkbar über Schnittstelle | Must | |||||||||
| STM-12 | F1 CO-Stammdaten & Strukturen | Weitere Gliederung in Projekte/Aufträge | Als Controller möchte ich die Möglichkeit haben, auch Kosten für bestimmte Projekte und Aufträge als weitere Ebene auswerten zu können. | - weitere Kontierung auf Auftrags- bzw. Projektebene - Angabe im Workflow - Projektabrechnung (welche Kosten gehören zu dem Projekt, kann ich über eine Kontierung greifen) | Must | |||||||||
| UML-01 | F2 Verrechnung, Umlagen & Umbuchungen | Verrechnung, Umlage & Tariflogik | Als Controller möchte ich sekundäre Kostenarten, versionierte Umlage-/Verrechnungsschlüssel und automatische Verteilungsroutinen (inkl. EVW-Null-Saldo, Trassenentgelte EIU→EVU, Plankostensätze) pflegen, simulieren und historisieren, damit interne Leistungen transparent, nachvollziehbar und ohne manuelle Massennachbearbeitung abgebildet werden. | - Ableitung primärer Kostenarten meistens aus bestehender GuV-Kontenstruktur - sekundäre Kostenarten ausschließlich über manuelle Anlage – Umlage auf Aufträge, Gemeinkostenzuschläge, interne Leistungsverrechnungen etc. - regulatorische Anforderungen | Must | |||||||||
| UML-02 | F2 Verrechnung, Umlagen & Umbuchungen | Anlage von Umlageschlüsseln | Als Controller möchte ich Umlageschlüssel definieren und Umlagen durchführen können, damit zentrale Kosten, Erlöse und Gemeinkosten verursachungsgerecht auf Kreis-, Geschäftsbereichs- und operative Kostenstellen verteilt sowie Betriebs- und Kreisergebnisse ermittelt werden können. | - Definition von Umlageschlüsseln auf Basis fester Prozentsätze oder variabler Schlüssel - Hinterlegung unterschiedlicher Schlüssel je Kostenart und Kostenstelle - Übernahme von Schlüsselwerten über Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. Fahrleistung, Linienkilometer, Fahrzeuganzahl, Mitarbeiteranzahl) - Nutzung von Schlüsseln aus dem Sachanlagevermögen zur Verteilung von Verwaltungskosten - Umlage von Hilfs- und Verwaltungskostenstellen auf Haupt- bzw. Kreiskostenstellen - Umlagen nur auf aktive Kostenstellen zulässig - Definition mehrstufiger Umlagen einschließlich Rangfolge der Umlagestufen - Vorschau und Simulation des Umlageergebnisses vor der Ausführung - Möglichkeit zum Zurücksetzen bereits durchgeführter Umlagen - Protokollierung und Dokumentation der Umlageergebnisse - Unterstützung der Ermittlung von Betriebshof- und Kreisergebnissen | Must | |||||||||
| UML-03 | F2 Verrechnung, Umlagen & Umbuchungen | Systemgestützte Kostenstellenumbuchung | Als Controller möchte ich eine systemgestützte Möglichkeit haben, eine Kostenstellenumbuchung anzustoßen (sowohl in FI als auch in CO), sodass Umbuchungen schneller und einfacher werden. | - Genehmigungsworkflow | Should | |||||||||
| UML-04 | F2 Verrechnung, Umlagen & Umbuchungen | Umbuchungen zwischen Kostenträgern und Kostenarten | Als Controller möchte ich, dass Umbuchungen zwischen Kostenträgern oder Kostenarten erfasst werden können. | - über Vorgangsnummer, Belegnummer? - Schnittstelle Buchhaltung | Should | |||||||||
| ERG-01 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Auswertung von Kostenträgern (siehe auch LLE) | Als Controller möchte ich die Möglichkeit haben, einen Bericht über die einzelnen Kostenträger (Linien) auszuwerten, um einen Überblick über die Linien zu bekommen. | - wichtig für Nachweiszwecke - direkte Einzelkosten können dem Kostenträger (Bsp. Linie) zugeordnet werden (Fahrpersonal, Kraftstoff, Strom, Anmietung …) - indirekte Gemeinkosten (IT, Verwaltung …) müssen über diverse Schlüssel (Bsp. Fahrplankilometer) dem Kostenträger (Bsp. Linien) verteilt werden - Unterscheidung zwischen fix/variabel und Einzel-/Gemeinkosten - Gleiches gilt für die Erlöse (Einnahmen, Zuschüsse …) - Abbildung verschiedener Dimensionen, z. B. Regionen, Linienbündel etc. | Should | |||||||||
| ERG-02 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | LLE – Wirtschaftlichkeit einzelner Linien | Als Controller möchte ich die Kosten und Erlöse auf Linien- und Fahrtbereiche genau abgrenzen können, um die Wirtschaftlichkeit einzelner Linien bestimmen zu können. | - das System erlaubt die Zuordnung von Buchungen zu einer "Dimension Linie" zusätzlich zur Kostenstelle - Gemeinkosten (z. B. Verwaltung, Werkstatt) können über einen definierten Schlüssel (z. B. gefahrene Nutzkilometer) auf die Linien verteilt werden | Should | |||||||||
| ERG-03 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Operative Auftrags- & Leistungsabrechnung | Als Controller möchte ich operative Aufträge (ESU-Werkstatt, EIU-Infrastruktur, EVU-Relationen) mit integrierten Deckungsbeitrags- und Kostenstellenschemata abbilden sowie Drittgeschäft, konzerninterne Leistungen und Fördermittel klar trennen, damit die Wirtschaftlichkeit je Geschäftsbereich, Relation und Maßnahme steuerbar und regulatorisch konform ist. | - mehrstufige DB-Rechnung, Trennung intern/Konzern/Drittgeschäft, Fördermittel-Dimension, Drill-down bis zur Buchung | Should | |||||||||
| ERG-04 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Auswertung von Kostenträgern (Trennungsrechnung, Spartenerfolgs- bzw. Deckungsbeitragsrechnung) | Als Controller möchte ich die Möglichkeit haben, einen Bericht über die einzelnen Kostenträger (Verkehre und Werkstattaufträge) auszuwerten, um einen Überblick über die Ergebnissituation im Bereich Vertrieb, Werkstatt bzw. Infrastruktur zu bekommen. Es ist mir wichtig, eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung auf Kostenträgerebene und auf Ebene der Kostenartengruppen automatisiert zu erhalten. | - wichtig für Nachweiszwecke bzw. monatliche Abstimmung mit den Fachabteilungen - direkte Einzelkosten können dem Kostenträger zugeordnet werden (Kraftstoff, Strom, Materialkosten …) - indirekte Gemeinkosten (Lokführerkosten, Hauptuntersuchung, Betriebs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten) über diverse Schlüssel verteilen (Lokeinsatzstunden, Betriebsstunden, interne Streckenkilometer) - Unterscheidung zwischen fix/variabel und Einzel-/Gemeinkosten - Gleiches gilt für die Erlöse (Einnahmen, Zuschüsse …) - Abbildung verschiedener Dimensionen, z. B. Fernverkehr, Eigenverkehr, Radsatzgeschäft - separate Darstellung nicht operativer Effekte (neutrales Ergebnis) - interne Leistungsverrechnung innerhalb der Geschäftsbereiche anhand von Leistungsdaten (z. B. Lokeinsatzstunden) - Umlagen und Verteilungen - Zuschlagskalkulationen - Profitabilitätsanalysen - Predictive Analytics mit KI-gestützten Forecasts - automatische Anomalieerkennung | Should | |||||||||
| ERG-05 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Trennungsrechnung nach EU-Recht | Als Controller muss ich die Verkehre trennen können (subventionierte gemeinwirtschaftliche Verkehre/Bestellverkehr von eventuellen eigenwirtschaftlichen Geschäftsfeldern/Gelegenheitsverkehr), damit Quersubventionen vermieden werden. | - Kostenträger (Linien) müssen mit bestimmten Merkmalen versehen werden können (z.B. Kostendeckungsverkehr) - Zuschüsse für bestimmte Linien können auf Kostensträger gebucht werden | Must | |||||||||
| ERG-06 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Instandhaltung, Reparatur, Fuhrpark | Als Controller möchte ich die Instandhaltungskosten pro Fahrzeugnummer (Anlage) auswerten, um Lebenszykluskosten zu analysieren. | - Kosten (z. B. für Ersatzteile und externe Reparaturen) können direkt auf das einzelne Fahrzeug gebucht werden - interne Werkstattstunden werden über Verrechnungssätze auf das Fahrzeug belastet | Nice to have | |||||||||
| ERG-07 | F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | Softwarekosten-Transparenz | Als kaufmännischer Leiter möchte ich wissen, was uns welche Software kostet, um Entscheidungen treffen zu können. | - Was kostet uns eine bestimmte Software, Dienstleistung? - Was kosten uns Lizenzen? | Must | |||||||||
| PLN-01 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Planung und Budgetierung von Kostenstellen und Kostenarten | Als Controller möchte ich sicherstellen, dass auf Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger (Bsp. Projekte) geplant wird, um genauere Abweichungsanalysen durchführen zu können. | - Kostenverantwortliche sind dafür verantwortlich, dass ihre Kostenstelle geplant wird - der Planwert (meist Jahreswert) muss auf die Perioden aufgeteilt werden können - Planungsunterlagen und -angaben Abteilungsleiter - das System erlaubt die Budgetierung pro Monat oder als Jahreswert - Budgets können auf Einzelkonten oder logischen Kontengruppen hinterlegt werden - klare Verantwortlichkeit des Kostenstellenverantwortlichen | Must | |||||||||
| PLN-02 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Budgetierung | Als Controller möchte ich Budgetwerte auf Kostenstellen und Kostenträger definieren, damit die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar zugewiesen sind. | - das System erlaubt die Budgetierung pro Monat oder als Jahreswert - Budgets können auf Einzelkonten oder logischen Kontengruppen hinterlegt werden (z. B. "Reisekosten" statt 10 Unterkonten) - klare Verantwortlichkeit des Kostenstellenverantwortlichen | Must | |||||||||
| PLN-03 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Budget-, Forecast- & Mehrjahresplanung | Als Controller möchte ich Budget, Obligo, Forecast und mehrjährige Planung (5–10 Jahre) treiberbasiert (Zugkilometer, Lokstunden, Tarife, Szenarien) steuern und versionieren, damit planerische Abweichungen früh erkannt, Gegenmaßnahmen eingeleitet und die langfristige Finanzplanung gesichert wird. | - Ampellogik/Grenzwerte, Forecast-Freigabeworkflow, Szenario-Vergleich, automatische Fortschreibung, Export für Wirtschaftsplan | Should | |||||||||
| PLN-04 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Steuerung der Planung | Als Controller möchte ich den Planungsprozess durch Workflows steuern und den Status der dezentralen Eingaben überwachen, damit der Planungsprozess termingerecht und transparent abgeschlossen wird. | - Kostenstellenverantwortliche erhalten eine Aufgabe - das System zeigt eine Statusübersicht (z. B. "In Bearbeitung", "Eingereicht", "Genehmigt") - nach Ablauf der Deadline können Daten nicht mehr ohne Freigabe des Controllings geändert werden | Should | |||||||||
| PLN-05 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Einspielung von Plandaten | Als Controller möchte ich unkompliziert Plandaten in das System einspielen können, um Abweichungsanalysen aufstellen zu können. | - über Schnittstelle oder direkt im System - auch Möglichkeit, auf Kostenartengruppenebene einzuspielen | Must | |||||||||
| PLN-06 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Dezentrale Planungsmasken | Als Controller möchte ich dezentrale Planungsmasken für Abteilungsleiter bereitstellen, in denen sie ihre Budgetbedarfe direkt eingeben können, ohne auf Excel-Listen angewiesen zu sein. | - Zugang für jeden Kostenstellenverantwortlichen - Abgleich mit Vorjahren - Einspielung auf Kostenarten, Kostenstelle, Projekt, statistische Aufträge | Nice to have | |||||||||
| PLN-07 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Wirtschaftsplanung / Quartalsreporting | Als Controller möchte ich sicherstellen, dass auf Kostenarten und Kostenstellen geplant wird, um genauere Abweichungsanalysen durchführen zu können. | - Kostenstellen- und Kostenartenstruktur muss gewährleistet sein (siehe KLR) - diverse Verteilungsparameter für die Plangrößenaufteilung und -periodisierung - Planungsunterlagen und -angaben für Abteilungsleiter | Nice to have | |||||||||
| PLN-08 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Wirtschaftsplan im System anzeigen | Als Controller möchte ich mir den Wirtschaftsplan im System anzeigen lassen. | - Bericht zum Wirtschaftsplan (Jahresplanung) für den Personen- und Güterverkehr inkl. Vorjahreswert auf Ebene von Kosten-/Erlösarten, Kosten-/Erlösartengruppen sowie falls erforderlich auf Kosten-/Erlösstellen und -stellengruppen - integrierte Budgetplanung und Rolling Forecasts mit Versionierung von Planständen | Must | |||||||||
| PLN-09 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Quartalsbericht im System anzeigen | Als Controller möchte ich mir den Quartalsbericht im System anzeigen lassen. | - Quartalsberichte (Plan-Ist-Abweichungsanalysen) auf Ebene von Kosten-/Erlösarten sowie Kosten-/Erlösartengruppen anzeigen | Must | |||||||||
| PLN-10 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Planungsszenarien (Best-Case/Worst-Case) | Als Controller möchte ich verschiedene Planungsszenarien (z. B. Best-Case, Worst-Case) parallel erstellen und vergleichen. | - diverse Sachverhalte können simuliert werden (Inflation, Tarif …) - Szenarioanalysen ("Was-wäre-wenn") - Top-down-/Bottom-up-Planung | Nice to have | |||||||||
| PLN-11 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Hochrechnung 5-/10-Jahresplanung | Als Controller möchte ich die Möglichkeit haben, Plangrößen für eine 5- bzw. 10-Jahresplanung hochzurechnen. | - bestimmte Parameter für die Hochrechnung müssen angelegt werden können (Inflation, Tarif, Busaustausch, Lokeinsätze, Preisschwankungen bei Fahrstrom und Kraftstoffen …) | Nice to have | |||||||||
| PLN-12 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Plan-(Soll-)Ist-Abweichungen | Als Controller möchte ich Ist-Werte gegen Plan- und Vorjahreswerte vergleichen, damit ich Abweichungen sofort lokalisieren und deren Ursachen analysieren kann. | - nach Projekten (z. B. Software, Instandhaltung, Diesel, Personalaufwand …) - auch die Möglichkeit, Soll-Ist-Abweichungen aufzustellen - neben den Planwerten auch Hochrechnungswerte anzeigen und einspielen können (bei Q-Berichten, Wirtschaftsplanung und Liquidität) | Must | |||||||||
| PLN-13 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Monatlicher Forecast (Erwartungswert) | Als Controller möchte ich monatlich einen Forecast (Erwartungswert) erstellen, damit ich frühzeitig auf Abweichungen zum Jahresziel reagieren kann. | - Kombination aus Ist-Daten (bis heute) und Plan-Daten (Rest des Jahres) - Möglichkeit für Budgetverantwortliche, ihre Prognose für die verbleibenden Monate anzupassen | Should | |||||||||
| PLN-14 | F4 Planung, Budgetierung & Forecast | Einblick in Budget (als Budgetverantwortlicher) | Als Budgetverantwortlicher (insb. Kostenstellenverantwortliche) möchte ich jederzeit meinen aktuellen Budgetstatus einsehen können, damit ich meine Ausgaben eigenverantwortlich steuern kann. | - Lizenzthema - Aktivitätenprotokoll (dass Berichte aktiv zur Kenntnis genommen wurden) - Erfolgs- und Investitionsbereich! - einfaches Dashboard | Should | |||||||||
| INV-01 | F5 Investitionscontrolling | Anlage von Investitionen | Als Controller möchte ich, dass Investitionsanträge digital erfasst und geprüft werden, damit nur wirtschaftlich sinnvolle und geplante Projekte freigegeben werden. | - das System bietet eine Eingabemaske für Investitionsprojekte (Titel, Beschreibung, Kostenstelle, Zuordnung von Anlagegruppen, Verantwortlichkeit) - Genehmigungsworkflow (über einen zentralen Ansprechpartner oder zu Verantwortlichen) - Abgleich mit strategischer Planung - Abgleich mit genehmigter Wirtschaftsplanung | Must | |||||||||
| INV-02 | F5 Investitionscontrolling | Bewertung (Budget) der Investition | Als Controller möchte ich den Investitionen für das Geschäftsjahr ein Budget zuweisen und die Möglichkeit haben, das Budget anzupassen, damit Investitionen regelkonform durchgeführt werden können. | - Anlage von Investitionen (Inventarnummer, Ansprechpartner, Kostenstelle) - Einspielung von Budgets - das System unterstützt eine Versionsverwaltung für Budgets (z. B. Originalbudget, Nachträge) - Änderungshistorien sind jederzeit nachvollziehbar (Wer hat wann was geändert?) - Übertrag von Vorjahren - zu jeder Inventarnummer eine Anlage von Unterinventarnummern im Rahmen von Nachaktivierungen - Möglichkeit der Differenzierung nach verschiedenen Geschäftsbereichen | Must | |||||||||
| INV-03 | F5 Investitionscontrolling | Überwachung der Investitionen (Obligo) | Als Controller möchte ich das verfügbare Investitionsbudget in Echtzeit überwachen, damit Überziehungen durch geplante Bestellungen (Obligo) sofort erkannt werden. | - das System verknüpft Bestellanforderungen (BANF) direkt mit der Investitionsnummer - automatische Warnung oder Sperre beim Versuch, eine Bestellung auszulösen, die das Budget überschreitet - Möglichkeit, Budgetumschichtungen zwischen verschiedenen Investitionsprojekten vorzunehmen - manuelle Umbuchungen auf Investitionen - Zuschüsse müssen auf Anlage buchbar sein mit/ohne Investitionskontierungsbezug - Berücksichtigung Verkauf (Wertberichtigung), erfolgswirksam - Fahrzeugnummer kann mit angegeben werden - Anlagenspiegel als Bericht - außerplanmäßige Abschreibung - ein Report der Investitionen für die Abteilungsleiter oder Fachabteilungen - geringwertige Wirtschaftsgüter | Must | |||||||||
| INV-04 | F5 Investitionscontrolling | Aktueller Budgetstatus | Als Verantwortlicher der Investition möchte ich jederzeit meinen aktuellen Budgetstatus einsehen können. | - beinhaltet abgerechnete Werte (Rechnungen) + offene Bestellungen (Obligo) | Must | |||||||||
| INV-05 | F5 Investitionscontrolling | Nachträgliche Umbuchung auf Investition | Als Controller möchte ich Buchungen, die fälschlicherweise im Aufwand gelandet sind, jedoch aktiviert werden müssen, nachträglich auf die Investition umbuchen. | - generelle Möglichkeit – Umsetzung durch FI | Should | |||||||||
| INV-06 | F5 Investitionscontrolling | Verschiebung Kostenstelle der Investition | Als Controller möchte ich die Verschiebung nach Kostenstellen einer Investition (Bus) zeitlich anpassen können, damit Kosten richtig zugeordnet werden. | - zeitliche Kostenstellenverschiebungen des Busses - Bewegungslisten (u. a. für Zuordnung Schadensersatz, Versicherungen, Instandhaltung …) - AfA-Nachweise für Kreise | Should | |||||||||
| INV-07 | F5 Investitionscontrolling | 5-/10-Jahresplanung Investition | Als Controller möchte ich verschiedene Investitionen simulieren, um eine 5-Jahresplanung aufzustellen. | - mehrjährige Hochrechnung vorhandener angelegter Investitionen (Anlagen) - Anlage von Dummys (nur für Prognose) - Szenarienrechnungen - AfA-Simulation | Should | |||||||||
| PRJ-01 | F6 Projekte, Förderung & Vorhaben | Projektauswertung / Auftragsauswertung | Als Controller möchte ich Projekte bzw. Aufträge gesondert auswerten können, da gegen bestimmte Projekte Förderungen/Zuschüsse laufen. | - Förderprojekte insb. bei Aktivierungen bzw. Anlagen im Bau und zugehörigen investiven Zuschüssen – Möglichkeit der Selektion von Einzelposten bzw. bis auf Belegebene | Should | |||||||||
| PRJ-02 | F6 Projekte, Förderung & Vorhaben | Sicherstellung der Abrechnung von Förderprojekten | Als Controller möchte ich die Abrechnung von Förderprojekten sicherstellen. | - Steuerung von Förderprojekten (Abrechnungsstand) | Must | |||||||||
| PRJ-03 | F6 Projekte, Förderung & Vorhaben | Projektabrechnung & Vorhabensabrechnung | Als Controller möchte ich Projektkosten auf verschiedene Kostenträger und Fördervorhaben verteilen können, um die Verwendungsnachweise für Fördermittelgeber ohne manuelle Excel-Listen zu erstellen. | - jede Buchung kann mit einer eindeutigen Projektnummer oder einem Vorhabens-ID-Tag versehen werden - das System unterstützt die Abrechnung von internen Eigenleistungen (Stundenrückmeldung) und Materialkosten - Schnittstelle zum Verkehrsmanagement | Should | |||||||||
| ABS-01 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Sicherstellung von FI-KORE-Buchungen | Als Controller möchte ich, dass finanzielle Buchungen (FI) und Controlling-Buchungen (CO) ohne zeitliche Verzögerung in einer gemeinsamen Datenbasis synchronisiert werden, um manuelle Abstimmungsaufwände zu eliminieren. | - jede Buchung im Finanzwesen (z. B. Sachkontenbuchung) schreibt gleichzeitig die CO-relevanten Dimensionen (Bsp. Kostenstelle, Profit Center, Projekt) fort | Must | |||||||||
| ABS-02 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Monatsabschluss & Periodensteuerung | Als Controller möchte ich ein Cockpit für den Monatsabschluss mit automatischer Periodensperre, Nachbuchungsworkflow und FI/CO/ANBU-Abstimmberichten nutzen, damit Abschlussprozesse reihenfolgekonform, nachvollziehbar und differenzfrei durchgeführt werden. | - Checkliste mit Status, technische Sperre nach Freigabe, Warnung bei Nachbuchung in geschlossenen Perioden, Abgleich Sachkonto/Kostenart/Anlage | Must | |||||||||
| ABS-03 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Jahresabschluss – Einfrieren der Berichtsdaten | Als Controller möchte ich sicherstellen, dass Berichtsdaten nach dem Abschluss "eingefroren" werden, damit nachträgliche Buchungen die bereits präsentierten Zahlen nicht unbemerkt verändern. | - Sperrung von Perioden, Buchungskreisen, Kostenarten, Kostenstellen, CO-Aufträgen etc. | Must | |||||||||
| ABS-04 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Abweichungsanalyse zum Jahresabschluss | Als Controller möchte ich die größten Abweichungen nach Kostenarten oder auch nach Kostenstellen auswerten, um diese erklären zu können. | - Sicherstellung der Kosten-Leistungsrechnung (KLR) wie in F2/F3 beschrieben - Mehrjährige Verträge müssen jahresgetreu abgrenzbar sein - Vergleich von Vorjahreswerten mit aktuellen Jahreswerten | Must | |||||||||
| ABS-05 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Liquiditätsauswertung | Als Controller möchte ich, dass anhand der Datenbasis des Unternehmens zuverlässige Liquiditätsauswertungen bzw. -forecasts erstellt werden können. | - hierzu muss bei jeglichen Buchungen (Erfolgskonten, Bestandskonten, Verrechnungskonten usw.) ein extra Kontierungselement mitgegeben werden, ob es sich um Zufluss/Abfluss von liquiden Mitteln oder um liquiditätsneutrale Buchungen handelt | Must | |||||||||
| ABS-06 | F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | Einblick in Belegebene | Als Controller möchte ich die Möglichkeit haben, in die Buchung und final in den dahinterliegenden Beleg zu blicken, um weitere Informationen zu erhalten. | - Dokumentenmanagementsystem (E-Mails, Belege, Rechnungen …) | Must | |||||||||
| REP-01 | F8 Berichtswesen, Kennzahlen & BI | Bericht Auswertung Kostenstelle, Kostenarten | Als Controller möchte ich standardisierte Kostenstellen- und Kostenartengruppenberichte mit Soll-Ist-Vergleichen generieren, um Budgetabweichungen frühzeitig zu erkennen. | - Berichte zeigen Ist-Kosten, Plan-Kosten, Abweichungen (absolut/prozentual) - Daten können im Format XLSX und PDF exportiert werden - werden den Kostenstellenverantwortlichen zur Verfügung gestellt - Durchführung einer Kosten-/Erlösstellenauswertung, welche bei Bedarf in eine Kosten-/Erlösartenauswertung erweitert werden kann - eine Spartenerfolgsrechnung für Kostenträger für den Personenverkehr (LLE) und für den Güterverkehr (TR) | Must | |||||||||
| REP-02 | F8 Berichtswesen, Kennzahlen & BI | Berichterstattung an die Gesellschafter | Als Controller möchte ich die Berichterstattung an die Gesellschafter automatisiert darstellen können, um eine einheitliche Berichtsstruktur zu ermöglichen. | - Daten können im Format XLSX und PDF exportiert werden - gesamt, kreisbezogen und nach Geschäftsbereichen - weitere flexiblere Berichte (in Bezug auf Q-Berichte, Wirtschaftsplanung …) - automatisierte Dashboards im Rahmen von BI mit flexibler Anzeigefunktion (z. B. GuV-Ergebnisse auf Geschäftsbereichsebene, periodenscharfe Liquiditätsauswertungen, Plan-Ist-Vergleiche, Quartalsreporting) - Integration von KI-Elementen zur automatisierten Analyse bzw. Fehlerermittlung und Berichtserstellung | Should | |||||||||
| REP-03 | F8 Berichtswesen, Kennzahlen & BI | Ergebnisrechnung, BI & Reporting | Als Controller/Geschäftsführung möchte ich standardisierte Ergebnisrechnungen (ERegG-konform EIU/EVU/ESU), integrierte Tätigkeitsnachweise, rollenbasierte Self-Service-BI-Dashboards und einen verbindlichen KPI-Katalog mit Drill-down bis zum Ursprungsbeleg bereitstellen, damit Managementsteuerung, regulatorische Nachweise und Prüfungssicherheit gewährleistet sind. | - ERegG-Trennung, Tätigkeitsnachweise aus CO ableitbar, rollenbasierte BI-Freigabe, KPI-Formeln & Datenherkunft dokumentiert, prüfungssicherer Prüfpfad | Nice to have | |||||||||
| REP-04 | F8 Berichtswesen, Kennzahlen & BI | Kennzahlensystem, flexible Reporting- und Analysefunktionen | Als Controller möchte ich auf bestimmte Kennzahlen (Bilanz, GuV, Fahrplan-km, Krankenstand, Leistungsdaten aus Schnittstellen des Betriebes …) zurückgreifen können, um Abweichungen besser erklären zu können. Ferner brauche ich flexible Analysefunktionen, die mir in entsprechenden Reports die gewünschten Ergebnisse liefern. | - monatlicher Bericht bestimmter Kennzahlen - frei definierbare Kennzahlen (GuV-Positionen, Kostenarten, Kostenstellenergebnisse sowie Leistungs- und Mengendaten) - mit Bezug auf ÖDA-Berichterstattung - Abteilungsleitern zugänglich machen - Automatisierung - Unterstützung durch KI - Standardreports (GuV, Bilanz, Cashflow) - Ad-hoc-Analysen (Self-Service BI) - Drill-down bis auf Belegebene - Dashboards und KPIs in Echtzeit - mehrdimensionale Auswertungen (z. B. nach Kostenstellen, Projekten, Konten, Verkehrsleistungen) | Nice to have | |||||||||
| GOV-01 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Transparenz, Plausibilität, Schnittstellen und Datenqualität | Als Controller möchte ich den Zugriff auf eine zentrale Datenbasis mit Echtzeitverfügbarkeit. Ebenfalls möchte ich Kontierungsmatrix, Plausibilitätsregeln, Schnittstellenmonitoring, Mitarbeiterausleihe-Verrechnung, Fördermittel-Tracking und automatische Anomalieerkennung zentral abbilden, damit Fehlbuchungen, Datenqualitätsprobleme und operative Schnittstellenfehler proaktiv vermieden und korrigiert werden. | - zentrale Basis, die alle Daten aus Vorsystemen und Schnittstellen bündelt - Integration aller Unternehmensbereiche wie Finanzbuchhaltung, Einkauf/Lager, Werkstätten inkl. Instandhaltung und Infrastruktur sowie Vertriebsdaten - Echtzeit-Datenverfügbarkeit - hohe Datenkonsistenz und -validierung - Nachvollziehbarkeit - Integration mit BI- und Data-Warehouse-Systemen inkl. Data Marts etc. - Sperre unzulässiger Kontierungskombinationen, Validierung der Schnittstellendaten, Fördermittel-Nachweis exportfähig, Anomalie-Workflow, Abweichungsanalyse (Menge/Preis) | Nice to have | |||||||||
| GOV-02 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Automatisierung und Effizienz | Als Controller wünsche ich mir in sämtlichen Bereichen maximale, aber effiziente Automatisierung. | - automatisierte Abgrenzungen (z. B. Rückstellungen, RAP) - Workflows (Freigaben, Buchungen, sofortige Datenverfügbarkeit) - Periodenabschluss-Unterstützung → Entwicklung zu Monatsabschlüssen, die auch gesetzt sind - wiederkehrende Buchungen usw. | Should | |||||||||
| GOV-03 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Implementierung, Governance & Go-Live | Als Projektleitung/kaufmännische Leitung möchte ich ein standardnahes ERP-Design mit Fit-Gap-Analyse, MoSCoW-Klassifizierung, Test- & Abnahmekatalog, revisionssicherer Prozessdokumentation, Vier-Augen-Prinzip, ERP-Integration (Einkauf/PM/EAM) und einem Key-User-Betriebsmodell umsetzen, damit die Implementierung risikoarm, wartbar und nachhaltig betrieben wird. | - Standardnähe dokumentiert, MoSCoW pro Story, Abnahmetests mit Testdaten, Prozess- & Regeldokumente im DMS, Vier-Augen-Prinzip bei Schlüsseln/Tarifen, Go-Live-Betriebsmodell definiert | Nice to have | |||||||||
| GOV-04 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Vereinheitlichung Begriffe/Angaben in Kostenrechnung und FiBu | Als Controller möchte ich sicherstellen, dass alle Merkmale und Beschreibungen (z.B. Kostenarten) sich sowohl im FI als auch im CO ähneln und gleich sind | - Vereinheitlichung - Vollumfänglichkeit | Must | |||||||||
| GOV-05 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Berechtigungen – z. B. CO-Freigabe | Als Controller möchte ich bestimmte Berechtigigungen für Kostenstellenverantwortliche vergeben können, sodass diese eigenständig ihre Kosten auf deren Kostenstelle aufrufen und kontrollieren können. | - Wichtig für den Aufwands- und Investbereich - Bestimmung von Kostenstellenverantwortlichen und Freigabeberechtigung | Should | |||||||||
| GOV-06 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Automatisierter Datenbereinigungsprozess (ETL) | Als Controller möchte ich, dass die Daten aus den Quellsystemen (z. B. ERP, CRM, Buchhaltung) automatisiert bereinigt, vereinheitlicht und validiert in das Reporting-System geladen werden, damit ich mich auf verlässliche und konsistente Zahlen stützen kann und keine Zeit mehr mit manueller Datenaufbereitung in Excel verliere. | - Doppelte Datensätze (z.B. Buchungen, Kunden, Kostenstellen) werden erkannt - Datensätze mit fehlenden Pflichteingaben (z.B. Kostenstelle, Konto, Buchungsdatum) werden erkannt und in einer Fehlerliste ausgewiesen - Auffällige Werte (z.B. negativ Mengen) werden markiert | Nice to have | |||||||||
| GOV-07 | F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | Strategisches Controlling & Entscheidungsunterstützung | Als kaufmännische Leitung möchte ich Maßnahmencontrolling, Make-or-Buy-Simulationen und Kapazitäts-/Ressourcen-Controlling mit Engpassanalyse und Forecast integrieren, um aus Controlling-Ergebnissen steuernde Entscheidungen abzuleiten und operative Engpässe frühzeitig aufzulösen. | - Maßnahmen-Tracker mit Eskalation, Make-or-Buy mit Kosten/Kapazität/Förderung, Kapazitäts-Engpass-Dashboard, Wirksamkeitskontrolle | Nice to have |
02_Auswertung
| Auswertung User-Story-Erfüllungsgrad – Controlling-Software | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 |
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| Ausschlussprüfung | NOCH OFFEN | |||
| Anzahl bewertbarer User Stories | 64 | |||
| Erreichte Punkte | 0 | |||
| Maximal erreichbare Punkte | 320 | |||
| Erfüllungsgrad | 0 | |||
| Feature / Thema | Anzahl User Stories | Erreichte Punkte | Max. Punkte | Erfüllungsgrad |
| F1 CO-Stammdaten & Strukturen | 12 | 0 | 60 | 0 |
| F2 Verrechnung, Umlagen & Umbuchungen | 4 | 0 | 20 | 0 |
| F3 Kostenträger- & Ergebnisrechnung | 7 | 0 | 35 | 0 |
| F4 Planung, Budgetierung & Forecast | 14 | 0 | 70 | 0 |
| F5 Investitionscontrolling | 7 | 0 | 35 | 0 |
| F6 Projekte, Förderung & Vorhaben | 3 | 0 | 15 | 0 |
| F7 Abschluss, Periodensteuerung & FI-CO-Integration | 6 | 0 | 30 | 0 |
| F8 Berichtswesen, Kennzahlen & BI | 4 | 0 | 20 | 0 |
| F9 Datenbasis, Automatisierung & Governance | 7 | 0 | 35 | 0 |