00_Hinweise für Bieter
| Unnamed: 0 | Anforderungskatalog User Stories – WVG-Gruppe | Finanzmanagement (FMS) inkl. GV | | --- | --- | | | | | | Zweck | | | Dieser Katalog enthält die fachlichen Anforderungen der WVG-Gruppe in Form von User Stories. Er ist vom Bieter vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Die Angaben sind Grundlage der Wertung. | | | | | | Aufbau | | | 01_Auswertung – Übersicht (wird automatisch berechnet, nicht vom Bieter auszufüllen). | | | FMS Finanzmanagement – User Stories des Finanzmanagements. | | | | | | Vom Bieter auszufüllen (gelbe Spalten) | | | Grundsätzlich umsetzbar (Ja/Nein): Bestätigung, dass der Use-Case mit der angebotenen Lösung umgesetzt werden kann. | | | Art der Umsetzung: Auswahl über Dropdown – Softwarestandard (Konfiguration) / Anpassung SW-Standard (Programmierung) / Zusatzprodukt / Nicht umsetzbar. | | | Verweis Fachaufsatz / Anlage: Fundstelle der ausführlichen Darstellung im Fachaufsatz bzw. in Anlagen zum Angebot. | | | | | | Bewertungsschema User Story-Erfüllungsgrad | | | 5 Punkte: User Story kann im Softwarestandard durch Konfiguration umgesetzt werden. | | | 2 Punkte: User Story kann nur durch Anpassung des SW-Standards (Programmierung) oder ein Zusatzprodukt umgesetzt werden. | | | 0 Punkte: User Story kann nicht umgesetzt werden. | | | | | | Ausschlusskriterium | | | Alle User Stories dieses Katalogs sind als "Nice to have" priorisiert. Sie stellen kein Ausschlusskriterium dar; nicht umsetzbare User Stories werden mit 0 Punkten gewertet. | | | | | | Prüfung durch die Vergabestelle (graue Spalten) | | | "Punkte lt. Bieterangabe" wird automatisch aus der gewählten Umsetzungsart berechnet. Die Vergabestelle kann nach Prüfung der Umsetzungsbeschreibung und des Fachaufsatzes abweichende Punkte vergeben ("Punkte nach Prüfung") und begründet dies im Prüfvermerk. Gewertet wird die geprüfte Punktzahl; ist keine eingetragen, gilt die Bieterangabe. |
01_Auswertung
| Auswertung Use-Case-Erfüllungsgrad – WVG Finanzmanagement | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Feature / Thema | Anzahl User Stories | Max. Punkte | Beantwortet | Davon Standard (5) | Davon Anpassung/Zusatzprodukt (2) | Nicht umsetzbar | Erreichte Punkte | Erfüllungsgrad |
| Finanzmanagement (FMS) inkl. GV | 11 | 55 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Gesamt | 11 | 55 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Hinweis: Alle User Stories sind "Nice to have" – kein Ausschlusskriterium; nicht umsetzbareUser Stories werden mit 0 Punkten gewertet. | ||||||||
| Alle Werte berechnen sich automatisch aus den Feature-Reitern (Spalte "Gewertete Punkte"). |
FMS Finanzmanagement
| Finanzmanagement (FMS) inkl. GV | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Vom Bieter auszufüllen ▸ | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Vergabestelle ▸ | Unnamed: 10 | Unnamed: 11 | Unnamed: 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ID | Titel | User Story | Akzeptanzkriterien | Priorität | Grundsätzlich umsetzbar (Ja/Nein) | Art der Umsetzung | Zusatzprodukt (sofern relevant) | Verweis Fachaufsatz / Anlage (sofern relevant) | Punkte lt. Bieterangabe | Punkte nach Prüfung | Prüfvermerk Vergabestelle | Gewertete Punkte |
| FMS-01 | Cash Management / Liquiditätsübersicht – Darstellung der Tagesaktuellen Liquidität | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich eine konsolidierte Übersicht aller Bankkonten sehen, damit ich die aktuelle Liquidität bewerten kann. | Kriterien: - Anzeige aller Konten - Salden tagesaktuell verfügbar - Drill-Down auf Einzeltransaktionen - Automatischer Bankdatenimport (z.B. Camt, BKI, BKA, C52 etc.) | Nice to have | ||||||||
| FMS-02 | Cash Forecasting – Liquiditätsplanung (rollierend) | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich zukünfitge Ein- und Auszahlungen prognostizieren, damit ich Liquiditätsengpässe frühzeitig erkenne | Kriterien: - Integration von offenen Posten AR/AP (Accounts receivable, Accounts payable) - Brücksichtigung von Bestellungen und Aufträgen - Manuelle Planwerte erfassbar - Forecast Horizont (24 Monate) - Szenarioplanung möglich (Worst Case, Best Case, frei definierbar) mit Parametersteuerung u. Vergleich gegen Budget/Ist, monatliche Fortschreibung mit Plan/Ist Abgleich - Einspielen von Plandaten, um Plan_IST abzubilden - automatisierte Hochrechnung zum Jahresende (mtl. Delta Plan zu Ist) - Definition von Midestliquiditätsreserven u. Warnschwellen mit Ampellogik u. Eskalation | Nice to have | ||||||||
| FMS-03 | Zahlungsverkehr – Zahlungsabwicklung | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich Zahlungen zentral ausführen, damit ich den Zahlungsprozess der Gruppe standardisiert ist | Kriterien: - Unterstützung von SEPA Zahlungen - Unterstützung internationaler Zahlungen - Zahlungsfreigabe-Workflow (4 Augen) - Exportformate für Banken - Integration von Bankportalen - Zahlungs- und Liquiditätskalender mit Erinnerungen, Eskalationen und Verknüpfung zum Cash-Forecast | Nice to have | ||||||||
| FMS-04 | Bankkommunikation – automatische Bankanbindung | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich Bankkontoinformationen automatisch abrufen, damit ich manuelle Tätigkeiten reduziere. | Kriterien: - Unterstützung von EBICS - Unterstützung von SWIFT-Anbindung - Automatischer Kontoauszugsimport - Fehlerprotokollierung bei Importproblemen - Automatisierter Abruf der Vormerkposten - etc. | Nice to have | ||||||||
| FMS-05 | Intercompany Cash Management – Cash Pooling | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich Cash Pooling durchführen, damit ich die Liquidität innerhalb der WVG-Gruppe optimieren kann. | Kriterien: - Physisches und virtuelles Cash Pooling - Automatisches Umbuchen ("Konten leer räumen" und aufs Hauptkonto oder Tagesgeldkonto transferieren) - Zinsberechnung (Kassenhilfezinsen) innerhalb der Gruppe - Transparenz je Gesellschaft (visuelle Darstellung) | Nice to have | ||||||||
| FMS-06 | Betrugsprävention / Sicherheit – Zahlungssicherheit | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich Sicherheitsmechanismen im Zahlungsverkehr haben, damit ich Betrug vermeide. | Kriterien: - 4- oder 6 Augen Prinzip - Limitprüfungen - IBAN-Validierung (VoP) - Protokollierung von Änderungen - rollenbasierte Berechtigungen | Nice to have | ||||||||
| FMS-07 | Darlehensverwaltung – Darlehensmanagement | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich alle Darlehen zentral verwalten, damit ich jederzeit einen vollständigen Überblick über die Verschuldung habe. | Kriterien: - Erfassung von Darlehensstammdaten (Gläuber Bank, Betrag, Laufzeit, Zinssatz etc.) - Darlehensart - Sicherheiten (Bürgschaften etc.) - Unterscheidung zwischen kurz,- mittel und langfristigem Darlehen - Abbildung von festen und variablen Zinsen - Historisierung von Änderungen - Erstellung von Zins und Tilgungsplänen | Nice to have | ||||||||
| FMS-08 | Bank Relationsship Management – Pflege von Bankkontakten | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich Ansprechpartner und Kontaktdaten unserer Banken zentral verwalten, damit ich jederzeit die richtigen Ansprechpartner für operative und strategische Themen erreichen kann. | Kriterien: Erfassung von Bankkontakten inkl: - Name der Bank - Ansprechpartner - Kontaktdaten - Zuständigkeitsbereich (z.B. Zahlungsverkehr, Finanzierung etc.) Zuordung von Ansprechpartnern - Bankkonten - Gesellschaften - Möglichkeit, mehrere Ansprechpartner pro Bank zu hinterlegen - Kennzeichnung von Hauptansprechpartnern - Übersicht aller Geschäftsbeziehungen je Bank (Kredite, Konten, Derivate etc.) | Nice to have | ||||||||
| FMS-09 | Risikomanagement – Erfassung und Bewertung der Chancen und Risiken | Als Mitarbeiter im FMS möchte ich regelmäßig (pro Quartal) die Chancen und Risiken der Gesellschaften pro Abteilung erfassen bzw. anfordern | Kriterien: - Beschreibung / Klassifizierung des Risikos / Chance - Unternehemen - Kategorie (frei definierbar innerhalb vorgegebener Kategorien) - Risiko / Chance Beschreibung - Eintrittszeitpunkt - Eintrittswahrscheinlichkeit - Auswirkung / Schadenshöhe - Betrag - Dauer - Bewältigungs- / Steuerungsmaßnahmen - Export für Risikoreporting | Nice to have | ||||||||
| FMS-10 | ERegG-Konformität & Geschäftsbereichs-Trennung | Als kaufmännische Leitung möchte ich Finanzflüsse, Cash-Pooling und interne Verrechnungen systemseitig auf ERegG Konformität prüfen und nach Geschäftsbereichen trennen, damit regulatorische Anforderungen an die finanzielle Entflechtung, transparente Finanzkreisläufe und der Schutz öffentlicher Infrastrukturmittel gewährleistet sind | Kritierien: Physisches & virtuelles Cash Pooling mit konzerninterner Zinsberechnung & automatischer Beleggenerierung - Automatische ERegG-Prüfung vor Umbuchung/Darlehensabbildung; Kennzeichnung von EIU-/EVU-/ESU-/EVW-Mitteln - Sperre/Warnung bei unzulässiger Mittelverwendung, fehlender Zweckbindung oder widersprüchlicher Zuordnung - Vollständige Nachverfolgung interner Zahlungen, Darlehen, Zinsen, Verrechnungen & Umlagen inkl. Drill-down auf Ursprungsbeleg - Dokumentation konzerninterner Darlehen zu Marktkonditionen mit Vertragsbezug, Genehmigungsworkflow & Abweichungsbegründung - Nachweis Infrastrukturentgelte & öffentliche Mittel mit zweckgebundener Mittelverwendung & Verwendungsnachweis-Export - Revisionssichere Auswertung für Wirtschaftsprüfung & Regulierungsnachweis (§ 7 & § 8d ERegG) | Nice to have | ||||||||
| FMS-11 | Projektfinanzierung | Als Finanzmanager möchte ich alle Darlehen, Zinsmodelle, Bürgschaften sowie Fördermittel und Investitionsprojekte zentral verwalten und finanzwirtschaftlich steuern, damit Verschuldung, Fälligkeiten, Mittelabrufe und projektbezogene Finanzierungsstrategien transparent und planbar sind. | Kriterien: Zentrale Stammdatenverwaltung: Gläubiger, Betrag, Laufzeit, feste/variable Zinsen, Margen, Tilgungspläne, Sicherheiten & Vertragsdokumente - Automatische Zinsberechnung bei Referenzzinsen & periodischen Anpassungen; Plan/Ist-Abweichung & Historisierung - Erfassung & Überwachung von Bürgschaften, Garantien & Sicherheiten mit Fristenkontrolle & Dokumentenablage - Verknüpfung von Investitionsprojekten mit Finanzierungsstrategie (Eigen-/Fremdmittel, Fördermittel, Zahlungszeitpunkte) - Mehrjahres-Liquiditätsplanung je Großprojekt (SPNV/Infrastruktur) mit Szenarien bei Bewilligungsverschiebungen - Fördermittelmanagement: Abruf-, Bewilligungs- & Zahlungstermine, Abgleich mit Projektkosten/AiB, Warnung bei Finanzierungslücken - Export für Jahresabschluss, Anhang & Gremienberichte | Nice to have |