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WVG-Gruppe | Ausschreibung FiBu-Software | Leistungsbeschreibung

WVG-GRUPPE

Leistungsbeschreibung

Ablösung der SAP-Lösung – Einführung einer neuen Software für

Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling (FiBu-Software)

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Inhaltsverzeichnis

1. Einführung ...................................................................................................................................... 4

1.1. Ausgangslage ................................................................................................................................ 4

1.2. Fachliches und technisches Zielbild der WVG .............................................................................. 4

1.3. Leistungsumfang ............................................................................................................................ 6

1.4. Funktionale Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien ............................................................ 7

2. Rahmenbedingungen ..................................................................................................................... 8

2.1. Projektvorgehen ............................................................................................................................. 8

2.2. Projektorganisation und Governance............................................................................................. 8

2.3. Zusammenarbeit und Kommunikation ........................................................................................... 8

2.4. Ort der Leistungserbringung und Leistungsform ........................................................................... 8

2.5. Mitwirkungsleistungen der WVG .................................................................................................... 9

2.6. Überprüfung der Arbeitsergebnisse und Qualitätssicherung ......................................................... 9

2.7. Projektdokumentation .................................................................................................................... 9

2.8. Leistungsänderungen (Change-Request-Verfahren) ..................................................................... 9

3. Funktionale Anforderungen / User Stories ................................................................................... 11

3.1. Anforderungen FiBu ..................................................................................................................... 11

3.2. Anforderungen Einkauf ................................................................................................................ 12

3.3. Anforderungen Controlling ........................................................................................................... 13

3.4. Anforderungen Finanzmanagement ............................................................................................ 13

4. Technische Anforderungen .......................................................................................................... 15

4.1. Basis und Betrieb ......................................................................................................................... 15

4.1.1. Betriebsmodell ......................................................................................................................... 15

4.1.2. Systemumgebungen und Zugang ........................................................................................... 15

4.1.3. Allgemeine technische und regulatorische Anforderungen ..................................................... 15

4.2. Vor-Systeme und Schnittstellen ................................................................................................... 15

5. Gegenstand der Dienstleistungen und Leistungspflichten des Auftragnehmers ......................... 17

5.1. Projektmanagement ..................................................................................................................... 17

5.2. Konzeption ................................................................................................................................... 18

5.3. Systemeinstellung und Entwicklung inkl. Dokumentation ............................................................ 18

5.3.1. Technische Bereitstellung........................................................................................................ 18

5.3.2. Konfiguration und Entwicklung ................................................................................................ 19

5.3.3. Schnittstellen ........................................................................................................................... 19

5.3.4. Rollen und Berechtigungen ..................................................................................................... 20

5.4. Migration ...................................................................................................................................... 20

5.5. Schulung ...................................................................................................................................... 21

5.6. Test und Freigabe ........................................................................................................................ 21

5.7. Anlaufunterstützung während der Produktivstartphase ............................................................... 22

5.8. Wissensmanagement................................................................................................................... 23

5.9. Pflege, Support und laufender Betrieb ......................................................................................... 23

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5.10. Weiterentwicklung des Systems .................................................................................................. 24

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Künftige Lösungslandschaft im Bereich Rechnungswesen ....................................................... 6 Tabelle 2: Einstufung der funktionalen Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien ............................... 7 Tabelle 3: Bewertung des Erfüllungsgrads je User Story ........................................................................... 7 Tabelle 4: Anzubindende Vor-Systeme und Schnittstellen ....................................................................... 16

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1. Einführung

1.1. Ausgangslage

Die WVG-Gruppe (Westfälische Verkehrsgesellschaft) mit Sitz in Münster ist ein kommunaler Unternehmensverbund im öffentlichen Personen- und Schienengüterverkehr in Westfalen. Zur Unternehmensgruppe gehören die Regionalverkehr Münsterland GmbH (RVM), die Regionalverkehr Ruhr-Lippe GmbH (RLG), die Westfälische Landes-Eisenbahn GmbH (WLE) sowie die Verkehrsbetrieb Kipp GmbH (VBK).

Mit rund 1.000 Bussen und jährlich etwa 51 Millionen Fahrgästen zählt die WVG-Gruppe zu den bedeutenden kommunalen Mobilitätsdienstleistern in Nordrhein-Westfalen. Die WVG übernimmt als zentrale Geschäftsführungsgesellschaft übergreifende Steuerungs-, Verwaltungs- und Servicefunktionen, insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personal, IT, Einkauf und Verkehrsplanung. Ziel ist es, durch gebündelte Kompetenzen und gemeinsame Prozesse einen wirtschaftlichen, leistungsfähigen und nachhaltigen öffentlichen Verkehr sicherzustellen.

Das Rechnungswesen muss neben den Vorgaben des Handels- und Steuerrechts auch die Besonderheiten der Geschäftsbereichsrechnung nach Eisenbahnregulierungsgesetz (ERegG) abbilden und die Gesellschaften der Gruppe in einer gemeinsamen, integrierten Datenbasis führen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Integration, Nachvollziehbarkeit und Prüfungssicherheit der eingesetzten Software.

Die kaufmännischen Prozesse der WVG werden derzeit in einer SAP-ERP-Lösung abgebildet, die über mehrere Module hinweg eingesetzt wird. Im Einsatz sind insbesondere:

• SAP FI und FI-AA für die Finanz- und Anlagenbuchhaltung • SAP CO für das Controlling • SAP SD für die Rechnungserstellung • SAP MM für Materialwirtschaft und Beschaffung • SAP PM für die Instandhaltung • SAP HCM

Rund um die SAP-Lösung ist eine Reihe von Vor- und Umsystemen im Einsatz. DOXiS wird für das Dokumentenmanagement und den Rechnungseingang genutzt, Multicash für den Zahlungsverkehr und ELSTER für die Steuermeldungen. Erlöse und Abrechnungsdaten werden aus den Fachverfahren ECHO, ProFahr und Amcon übernommen. Hinzu kommen Paledo zur Abbildung von Prozessen in den Werkstätten sowie Jira als Umsystem der Anlagenbuchhaltung. Elektronische Ausgangsrechnungen werden heute über einen separaten Konverter (Seeburger) erzeugt.

Die WVG hat im Rahmen eines Vorprojekts entschieden, die bestehende SAP-Lösung abzulösen. Für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling einschließlich der Einkaufsfunktion soll eine neue, standardnahe Software eingeführt werden, die als Cloud-Service betrieben wird. Die Instandhaltung wird künftig vollständig in Paledo abgebildet, die Personalabrechnung in einer neuen Personal-Software. Die Personal-Software wird in einem gesonderten Vergabeverfahren beschafft, das parallel zu dieser Ausschreibung durchgeführt wird. Wie sich die Aufgaben künftig auf die einzelnen Systeme verteilen, ist im folgenden Abschnitt Zielbild beschrieben.

Zur Vorbereitung der Ausschreibung hat die WVG die Anforderungen an die neue Lösung gemeinsam mit ihren Fachbereichen in Workshops erhoben, validiert und als User Stories mit Akzeptanzkriterien beschrieben (vgl. Kapitel 3 und Anlagen E.2 bis E.5). Die Bieter erhalten damit ein realistisches Bild der heutigen Abläufe und der Erwartungen, die die WVG an die künftige Lösung stellt.

1.2. Fachliches und technisches Zielbild der WVG

Mit der Einführung der neuen FiBu-Software verfolgt die WVG folgende strategische Ziele:

• Die Umstellung auf das neue System ist bis Ende 2027 abgeschlossen. • Der für das Projekt freigegebene Budget- und Kostenrahmen wird eingehalten.

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• Das System bildet einen integralen Bestandteil des fachlichen und technischen Zielbildes der WVG. • Integrierte End-to-End-Prozesse gewährleisten durchgängige, medienbruchfreie Abläufe über Module und Organisationsgrenzen hinweg. • Eine hohe Nutzerakzeptanz sichert die aktive Annahme und produktive Nutzung der neuen Lösung. • Die WVG verfügt über die organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung. • Branchenspezifische Anforderungen des Güter- und Personenverkehrs werden durch das neue System abgedeckt. • Die kaufmännischen Prozesse sind effizienter aufgestellt als in der bisherigen Lösung.

Im fachlichen Zielbild bildet die neue FiBu-Software den integrierten Kern der kaufmännischen Prozesse der WVG-Gruppe. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling und die Einkaufsfunktion arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis für alle Gesellschaften der Gruppe. Geschäftsvorfälle sollen durchgängig im System abgebildet werden, von der Bedarfsanforderung über Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung bis zur Zahlung, Buchung und Auswertung im Controlling. Die operativen Fachverfahren der WVG bleiben dort führend, wo sie spezialisierte fachliche Aufgaben erfüllen, etwa in der Instandhaltung, der Verkehrsabrechnung oder der Personalabrechnung. Sie liefern ihre buchungsrelevanten Daten über Schnittstellen an die FiBu-Software.

Im technischen Zielbild wird die FiBu-Software als Cloud-Service (SaaS) betrieben (vgl. Kapitel 4.1.1). Eigene Server- oder Datenbankkomponenten bei der WVG entfallen. Die Anwender greifen über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge auf die Software zu. Die Anmeldung soll nach Möglichkeit über Single Sign-on erfolgen. Der Datenaustausch mit den Vor- und Umsystemen erfolgt über standardisierte, dokumentierte Schnittstellen des Anbieters und muss auch nach Updates des Cloud-Service ohne Nacharbeit funktionieren. Die Anbindung eines Business-Intelligence-Systems ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Die FiBu-Software muss ihre Daten jedoch so bereitstellen, dass sie über standardisierte Schnittstellen oder Exporte grundsätzlich auch in BI-Systemen für ein übergreifende Berichtswesen genutzt werden können.

Die künftige Lösungslandschaft stellt sich im Bereich Rechnungswesen wie folgt dar:

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Tabelle 1: Künftige Lösungslandschaft im Bereich Rechnungswesen

Gegenüber dem heutigen Stand verlagern sich damit vor allem der Rechnungseingang, die Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen und die Einkaufsfunktion in die FiBu-Software. Die konkreten Anforderungen an die einzelnen Schnittstellen sind in Kapitel 4.2 beschrieben.

1.3. Leistungsumfang

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Standardsoftware für das Rechnungswesen der WVG-Gruppe einschließlich der Dienstleistungen zu ihrer Einführung, Pflege und Betreuung. Folgende Funktionsbereiche sind verpflichtend anzubieten:

• Hauptbuchhaltung und Jahresabschluss einschließlich Geschäftsbereichsbilanzen (regulierungsfähige Basis nach ERegG) • Kreditorenbuchhaltung einschließlich elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung • Debitorenbuchhaltung und Rechnungsstellung • Anlagenbuchhaltung • Controlling einschließlich interner Leistungsverrechnung • Beschaffung (Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang)

Als Option sind anzubieten:

• Treasury (Darlehensmanagement) und Liquiditätsmanagement • Risikomanagement Die Leistungen umfassen die Softwareüberlassung bzw. -bereitstellung, Projektmanagement, Konzeption, Systemeinstellung und Entwicklung, Schnittstellen, Migration, Schulung, Test- und Freigabeunterstützung, Anlaufunterstützung sowie Wissenstransfer (Kapitel 5) und die Pflege der Software nach Produktivsetzung (Kapitel 5.9).

Dem Angebot ist folgendes Mengengerüst zugrunde zu legen:

• 35 Volluser • 300 User mit eingeschränkten Rechten (Rechnungsfreigaben und Sichtrechte)

Nicht Gegenstand dieser Ausschreibung sind die Instandhaltung und Lagerverwaltung in Paledo, die Personalabrechnung, das Dokumentenarchiv DOXiS, das zentrale Business-Intelligence-System sowie die übrigen Vor- und Umsysteme. Diese Systeme bleiben bestehen oder werden gesondert eingeführt und sind über Schnittstellen an die FiBu-Software anzubinden (vgl. Kapitel 1.2 Zielbild und Kapitel 4.2).

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1.4. Funktionale Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien

Kapitel 3 gibt einen Überblick über die funktionalen Anforderungen an die FiBu-Software und ordnet die fachlichen Schwerpunkte je Bereich ein. Die einzelnen Anforderungen sind als User Stories mit Akzeptanzkriterien in den Anforderungskatalogen beschrieben, die den Vergabeunterlagen als Anlage E.2 (FiBu), Anlage E.3 (Einkauf), Anlage E.4 (Controlling) und E.5 (Finanzmanagement) beigefügt sind. Sie wurden gemeinsam mit den Fachbereichen der WVG erhoben, validiert und nach der MoSCoW- Methode priorisiert. Die Priorität ist im jeweiligen Anforderungskatalog für jede User Story ausgewiesen. Für die Vergabe gilt folgende Einstufung:

Tabelle 2: Einstufung der funktionalen Anforderungen als Muss- und Kann-Kriterien

Der Erfüllungsgrad je User Story wird vom Bieter im Anforderungskatalog angegeben und wie folgt bewertet:

Tabelle 3: Bewertung des Erfüllungsgrads je User Story

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2. Rahmenbedingungen

2.1. Projektvorgehen

Die WVG strebt eine standardnahe Einführung an. Die angebotene Software soll so weit wie möglich im Standard genutzt werden. Anpassungen und Eigenentwicklungen kommen nur dort in Betracht, wo sie fachlich zwingend erforderlich sind, und sind nachvollziehbar zu begründen. Der Auftragnehmer legt der Einführung ein praxiserprobtes, phasenorientiertes Vorgehensmodell zugrunde, das mindestens folgende Phasen umfasst:

• Vorbereitung und Projektinitialisierung • Fit-to-Standard- bzw. Fit-Gap-Analyse auf Basis der User Stories in den Anlagen E.2 bis E.5 • Konzeption der Soll-Prozesse und der erforderlichen Systemkonfiguration • Systemeinstellung, Schnittstellen und erforderliche Entwicklungen • Migration, Test und Schulung • Produktivsetzung (Cut-over) und Anlaufunterstützung

Die Produktivsetzung ist so zu planen, dass die Umstellung bis zum 31.12.2027 abgeschlossen ist und der Produktivstart am 01.01.2028 beginnt.

Im Angebot stellt der Bieter sein Vorgehensmodell mit einem Musterprojektplan, den einzelnen Phasen und den wesentlichen Meilensteinen in einem für die Angebotsbewertung relevanten Konzept nachvollziehbar dar (siehe A.1 Kap. 1.8.2).

2.2. Projektorganisation und Governance

Die Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung liegt bei der WVG. Der Auftragnehmer benennt eine Projektleitung mit Vertretung sowie ein Kernteam, das die ausgeschriebenen Funktionsbereiche abdeckt. Aufgrund der fachlichen Schnittstellen zwischen Rechnungswesen und Personal wird das Projekt parallel zum Projekt Personal-Software gesteuert. Der Auftragnehmer wirkt an der projektübergreifenden Abstimmung mit. Die Aufgabenverteilung zwischen der WVG und dem Auftragnehmer im Projektmanagement ist in Kapitel 5.1 beschrieben.

2.3. Zusammenarbeit und Kommunikation

Projektsprache ist Deutsch. Sämtliche Dokumente und Schulungsunterlagen sind in deutscher Sprache zu erstellen. Auch die Projektkommunikation erfolgt auf Deutsch. Der Auftragnehmer nimmt an der Regelkommunikation teil, etwa am turnusmäßigen Jour fixe und an den regelmäßigen Sitzungen des Lenkungsausschusses. Darüber hinaus liefert er regelmäßige Statusberichte zu Fortschritt, Risiken und offenen Punkten. Ein Wechsel von Schlüsselpersonen bedarf der vorherigen Zustimmung der WVG. Ersatzpersonal muss mindestens gleichwertig qualifiziert sein.

2.4. Ort der Leistungserbringung und Leistungsform

Die Leistungen werden grundsätzlich remote erbracht. Das gilt insbesondere für Systemeinstellung und Entwicklung, die Umsetzung der Schnittstellen, die Migration sowie das laufende Projektmanagement mit Regelterminen und Abstimmungen. Auch die Anlaufunterstützung nach dem Produktivstart erfolgt grundsätzlich remote (vgl. Kapitel 5.7).

Vor Ort in den Räumlichkeiten der WVG finden Workshops mit hohem Abstimmungsbedarf statt, insbesondere die Konzeptworkshops. Dazu kommen die Schulungen des Projektteams und der Key- User sowie ausgewählte Meilensteintermine. Ob ein Termin vor Ort oder virtuell stattfindet, legt die WVG in Abstimmung mit dem Auftragnehmer fest. Leistungsort ist Krögerweg 11, 48155, Münster. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die eingesetzten Berater Termine vor Ort bei Bedarf auch kurzfristig wahrnehmen können.

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Als Kalkulationsgrundlage ist ein Anteil der Vor-Ort-Tätigkeiten von 10 % der Personentage anzunehmen. Reise- und Nebenkosten sind in die Tagessätze einzukalkulieren.

2.5. Mitwirkungsleistungen der WVG

Die WVG erbringt in den jeweiligen Projektphasen die erforderlichen Mitwirkungsleistungen. Die Mitwirkungsleistungen je Leistungsbereich sind in Kapitel 5 beschrieben. Übergreifend erbringt die WVG insbesondere folgende Mitwirkungsleistungen:

• Bereitstellung von Räumlichkeiten und technischer Ausstattung für Workshops, Schulungen und Termine vor Ort

• Benennung fachkundiger Ansprechpartner je Funktionsbereich

• Zeitnahes Treffen der fachlichen Entscheidungen, die für den Projektfortschritt erforderlich sind

Eine Verzögerung infolge nicht rechtzeitig erbrachter Mitwirkungsleistungen hat der Auftragnehmer unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

2.6. Überprüfung der Arbeitsergebnisse und Qualitätssicherung

Der Auftragnehmer sichert die Qualität seiner Arbeitsergebnisse durch eine interne Qualitätssicherung, bevor er sie der WVG übergibt. Die Fertigstellung wesentlicher Arbeitsergebnisse, etwa Fachkonzepte, Systemeinstellungen oder Migrationsergebnisse, zeigt er schriftlich an und stellt sie mit den erforderlichen Unterlagen zur Prüfung bereit.

Die WVG prüft die Arbeitsergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist nach Bereitstellung. Sie prüft, ob die Ergebnisse inhaltlich nachvollziehbar sind und als Grundlage für die weiteren Projektschritte geeignet sind. Maßstab sind die Freigabekriterien, die zu Projektbeginn je Arbeitsergebnis gemeinsam festgelegt und im Projekthandbuch dokumentiert werden. Die WVG gibt das Ergebnis frei oder teilt dem Auftragnehmer Beanstandungen und Hinweise zur Anpassung mit. Der Auftragnehmer arbeitet diese innerhalb einer abgestimmten Frist ein und legt das überarbeitete Ergebnis erneut zur Prüfung vor.

Der Übergang in die nächste Projektphase setzt die Freigabe der dafür maßgeblichen Arbeitsergebnisse voraus. Für die Freigabe der eingerichteten Lösung vor dem Produktivstart gilt ein geregeltes Verfahren. Führt eine Beanstandung zu einer Änderung des vereinbarten Leistungsumfangs, ist das Change- Request-Verfahren nach Kapitel 2.8 anzuwenden.

2.7. Projektdokumentation

Der Auftragnehmer dokumentiert das Projekt fortlaufend und vollständig in deutscher Sprache. Dazu gehören insbesondere:

• Projekthandbuch und Projektplan (Mitwirkung), Statusberichte, Protokolle von Workshops und Abstimmungsterminen • Fachkonzepte je Funktionsbereich einschließlich Entscheidungen und Begründungen • Dokumentation der Systemeinstellungen (Customizing), Schnittstellen und Entwicklungen • Migrationskonzept, Mapping-Regeln und Migrationsprotokolle • Berechtigungskonzept • Schulungsunterlagen sowie System- und Betriebsdokumentation zur Übergabe in den Regelbetrieb Die Dokumentation ist so zu gestalten, dass sie als Grundlage einer revisionssicheren Verfahrensdokumentation dienen kann. Ablage und Formate richten sich nach den Vorgaben der WVG.

2.8. Leistungsänderungen (Change-Request-Verfahren)

Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs erfolgen ausschließlich über ein schriftliches Change- Request-Verfahren:

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Das Change-Request-Verfahren beginnt mit einem Antrag, in dem die anfragende Partei die gewünschte Änderung, deren Begründung und den gewünschten Termin beschreibt. Anschließend bewertet der Auftragnehmer innerhalb einer zu Projektbeginn gemeinsam abzustimmenden Frist den erforderlichen Aufwand sowie die Auswirkungen auf Termine, Kosten und Risiken. Auf dieser Grundlage entscheidet das zuständige Projektgremium der WVG über die Freigabe oder Ablehnung des Antrags. Die Umsetzung erfolgt erst nach schriftlicher Freigabe; der Projektplan und die Projektdokumentation werden entsprechend fortgeschrieben.

Ohne freigegebenen Change Request erbrachte Mehrleistungen werden nicht vergütet.

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3. Funktionale Anforderungen / User Stories

Mit der Ablösung der bestehenden SAP-Lösung soll die WVG-Gruppe eine integrierte Software für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling erhalten, die ihre kaufmännischen Prozesse durchgängig und ohne Medienbrüche unterstützt. Damit die fachlichen Erwartungen an diese Lösung praxisnah und für die Bieter gut nachvollziehbar beschrieben sind, wurden die Anforderungen gemeinsam mit den Fachbereichen der WVG erarbeitet, validiert und in Form von User Stories formuliert. Jede User Story schildert aus der Perspektive einer konkreten Rolle, welche Aufgabe künftig im System erledigt werden soll und welcher Nutzen damit verbunden ist, während die zugehörigen Akzeptanzkriterien festlegen, woran die Erfüllung der Anforderung gemessen wird. Die nachfolgenden Abschnitte 3.1 bis 3.3 ordnen die fachlichen Schwerpunkte je Bereich ein und verweisen dabei auf ausgewählte Beispielanforderungen. Der vollständige Anforderungskatalog mit sämtlichen User Stories, Akzeptanzkriterien und Priorisierungen ist den Vergabeunterlagen als gesonderte Anlage je Bereich beigefügt (Anlage E.2 – FiBu, Anlage E.3 – Einkauf, Anlage E.4 – Controlling, Anlage E.5 – Finanzmanagement).

3.1. Anforderungen FiBu

Die Anforderungen an die Finanzbuchhaltung bilden fachlich das Rückgrat dieser Ausschreibung. Sie zielen darauf ab, die bisherige SAP-Lösung (FI und FI-AA) durch eine integrierte Software für Haupt-, Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung abzulösen, die einen revisionssicheren und weitestgehend automatisierten Beleg- und Buchungsfluss gewährleistet. Maßgeblich sind dabei die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie die Besonderheiten der Geschäftsbereichsrechnung nach ERegG, die sich als Querschnittsanforderung durch nahezu alle nachfolgend beschriebenen Anforderungen ziehen.

Auf Ebene der Stammdaten verlangt die Anforderung FI-STM-01 eine einheitliche, unternehmensweit verbindliche Systematik zur Anlage von Sachkonten. Diese Systematik ist unmittelbar mit der Anlage von Erlös- und Kostenarten im Controlling (vgl. Kapitel 3.3, Anforderung CO-STM-03) zu verknüpfen, sodass Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung durchgängig auf derselben Stammdatenbasis arbeiten und Kontenfindung sowie Kontierung automatisiert und konsistent erfolgen – eine Grundvoraussetzung für eine spätere, medienbruchfreie Berichterstattung.

Im Hauptbuch adressiert der Anforderungscluster Hauptbuch & Buchungslogik die lückenlose, periodengerechte und jederzeit nachvollziehbare Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Gefordert ist insbesondere eine vollständige Protokollierung nachträglicher Änderungen sowie eine klare systemseitige Trennung zwischen originären Hauptbuchbuchungen und Buchungen, die aus den Nebenbüchern (Kreditoren, Debitoren, Anlagen) in das Hauptbuch durchgereicht werden – eine zentrale Voraussetzung für eine prüfungssichere Rechnungslegung.

Für die Kreditorenbuchhaltung konkretisiert der Anforderungscluster Kreditoren & Zahlungsverkehr die Erwartung an einen durchgängigen, workflowgestützten Rechnungseingangsprozess: von der digitalen Erfassung über die sachliche und rechnerische Prüfung bis zur mehrstufigen Freigabe und zum automatisierten SEPA-Zahlungslauf. Zur Sicherstellung von Prüfungssicherheit und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess hinweg soll das System zudem die Hinterlegung von Vertretungsregelungen für die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungsvorgängen sowie eine vollständige, am Buchungsbeleg hinterlegte Dokumentenablage unterstützen.

Spiegelbildlich dazu adressiert der Anforderungscluster Debitoren, Faktura & Forderungsmanagement die Debitorenseite: gefordert werden sowohl die systemgestützte Erstellung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften einschließlich automatischer Konten- und Steuerfindung, Periodenprüfung und elektronischem Rechnungsversand (u. a. ZUGFeRD, XRechnung), als auch ein strukturiertes Forderungsmanagement mit automatisierter Zahlungseingangsverarbeitung und einem systemgestützten, mehrstufigen Mahnwesen, damit offene Posten jederzeit transparent nachverfolgt werden können.

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In der Anlagenbuchhaltung konkretisiert der Anforderungscluster Anlagenbuchhaltung die vollständige Integration von Anlagenzugängen aus der Beschaffung sowie eine korrekte Führung der Anlagenstammsätze einschließlich Nutzungsdauer, Abschreibungsarten und – soweit einschlägig – Sonderpostenbildung für Investitionszuschüsse. Damit sind Zugänge, Abschreibungen und Abgänge über den gesamten Lebenszyklus einer Anlage hinweg nachvollziehbar und bilanziell korrekt abzubilden.

Ergänzt werden diese Kernprozesse durch übergreifende Anforderungen wie FI-SON-09 zur Datenmigration (Kann-Kriterium): Wünschenswert ist eine Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem SAP-Altsystem auf Einzelpostenebene statt einer reinen Saldenübernahme (vgl. Kapitel 5.4). Im Projekt ist abzustimmen, für welche Datenbereiche und welchen Zeitraum dies erfolgt.

In der Gesamtschau zeigen die genannten Beispielanforderungen, dass die WVG von der neuen FiBu- Software nicht nur funktionale Breite, sondern vor allem eine hohe Integrationstiefe zwischen Stammdaten, Buchungslogik, Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie der Anlagenbuchhaltung erwartet, um medienbruchfreie, prüfungssichere und automatisierte Abläufe über den gesamten Rechnungswesen-Zyklus hinweg sicherzustellen. Den vollständigen Anforderungskatalog mit 111 validierten User Stories und Akzeptanzkriterien des Bereichs FiBu finden die Bieter in Anlage E.2 zu dieser Leistungsbeschreibung.

3.2. Anforderungen Einkauf

Die Anforderungen an die Einkaufsfunktion wurden im Rahmen eines eigenen Validierungsworkshops mit dem Teilprojekt Einkauf erhoben und nach der MoSCoW-Methode priorisiert. Von insgesamt 13 validierten User Stories wurden sieben als Muss-Anforderung eingestuft. Sie bilden den unverzichtbaren funktionalen Kern einer durchgängigen, digitalen Beschaffungsfunktion und sind für die Bewertung der Angebote maßgeblich.

Den Ausgangspunkt der priorisierten Muss-Anforderungen bildet die digitale Erfassung und Genehmigung von Bedarfsanforderungen: Bedarfsträger müssen ihren Beschaffungsbedarf mit allen erforderlichen Pflichtangaben – u. a. Beschreibung, Menge, Liefertermin, Kostenstelle bzw. Kostenträger und Wertgrenze – im System erfassen und zur Genehmigung einreichen können. Der zuständige Genehmiger wird anhand hinterlegter Regeln (z. B. Kostenstelle, Wertgrenze) automatisch ermittelt und kann die Anforderung genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurückgeben. Erst nach erteilter Genehmigung ist die Anforderung vollständig und nachvollziehbar an den Einkauf zu übergeben.

In der Bestellabwicklung und Auftragsverfolgung ist als weitere Muss-Anforderung sicherzustellen, dass aus genehmigten Bedarfsanforderungen Bestellungen erzeugt und deren Status durchgängig im System nachverfolgt werden kann. Beim Wareneingang ist zwingend eine systemgestützte, bestellbezogene Erfassung der Warenannahme einschließlich Qualitätsprüfung vorzusehen, damit Mengen- und Qualitätsabweichungen frühzeitig erkannt und Reklamationsprozesse ohne Medienbruch angestoßen werden können.

Von besonderer Bedeutung für den Erfüllungsgrad ist die enge Integration von Einkauf, Finanzbuchhaltung und Controlling: Budgetprüfungen sollen bereits bei der Bedarfserfassung automatisiert erfolgen, und der Datenaustausch zwischen Einkauf und Controlling – insbesondere der Budget-, Obligo- und Ist-Abgleich – ist durchgängig und ohne manuelle Zwischenschritte abzubilden. Ergänzend wird ein Mindestmaß an Reporting- und Auswertungsfunktionalität verlangt, damit Beschaffungsvolumina, Lieferantenperformance und Budgetausschöpfung jederzeit transparent nachvollzogen werden können.

Insgesamt zielen die priorisierten Muss-Anforderungen des Einkaufs darauf ab, den Beschaffungsprozess von der Bedarfserfassung über Genehmigung, Bestellung und Wareneingang bis zur Budgetkontrolle vollständig im System abzubilden und damit die heute medienbruchbehaftete, teilweise manuelle Beschaffung durch einen durchgängigen, revisionssicheren Workflow zu ersetzen. Die vollständige Liste aller 14 validierten User Stories des Bereichs Einkauf mit Akzeptanzkriterien und Priorisierung ist in Anlage E.3 zu dieser Leistungsbeschreibung enthalten.

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3.3. Anforderungen Controlling

Die Controlling-Anforderungen wurden ebenfalls im Rahmen eines eigenen Validierungsworkshops erhoben, validiert und priorisiert. Von insgesamt 64 User Stories wurden 34 als Muss-Anforderung eingestuft. Den größten und zugleich grundlegendsten Block bilden dabei die Stammdaten und Strukturen der Kosten- und Leistungsrechnung: die organisatorische Gliederung nach Buchungskreisen und Geschäftsbereichen, eine verbindliche, hierarchisch aufgebaute Kostenstellenstruktur mit klarer Zuordnung von Haupt- und Hilfskostenstellen sowie die einheitliche Anlage von Erlös- und Kostenarten und Kostenträgern mit eindeutiger Nummernsystematik (Anforderung CO-STM-03) – unmittelbar verknüpft mit der in Kapitel 3.1 beschriebenen Anforderung zur Sachkontenanlage (FI-STM-01). Nahezu alle Stammdatenanforderungen sind als Muss eingestuft, da sie die Grundlage sämtlicher nachgelagerten Auswertungen bilden.

Ein weiterer Schwerpunkt der Muss-Anforderungen liegt auf der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und den periodischen Umlagen zwischen zentralen und dezentralen Kostenstellen, die regelbasiert und nachvollziehbar durchzuführen sind, sowie auf der Kostenträger- und Ergebnisrechnung, die eine verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten auf Linienverkehre, Sonderverkehre, Schülerverkehre sowie Verkehrs- und Werkstattaufträge sicherstellen muss – eine Anforderung, die angesichts der heterogenen Leistungsbereiche der WVG besondere Sorgfalt bei der Systemkonfiguration verlangt. Darauf aufbauend soll das System eine Ergebnisrechnung unterstützen, mit der die Wirtschaftlichkeit einzelner Linien und Leistungsbereiche, einschließlich einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung, transparent ausgewertet werden kann.

Im Bereich Planung, Budgetierung und Forecast verlangen die Muss-Anforderungen eine systemgestützte, mehrstufige Planung auf Kostenstellen- und Kostenträgerebene mit Soll-Ist- und Planabweichungsanalysen. Im Investitionscontrolling wird die durchgängige Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Investitionsvorhaben einschließlich der Verknüpfung mit Anlagen im Bau als zwingend erforderlich eingestuft. Ergänzend stellen die Muss-Anforderungen im Bereich Abschluss, Periodensteuerung und FI-CO-Integration sicher, dass Controlling- und Finanzbuchhaltungsdaten durchgängig synchronisiert sind, sodass der Monatsabschluss ohne manuelle Abstimmungsschleifen zwischen den Modulen erfolgen kann.

In der Gesamtschau zielen die priorisierten Controlling-Anforderungen darauf ab, eine durchgängige, stammdatenbasierte Steuerungslogik zu etablieren, die von der Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur über die Leistungsverrechnung und Investitionsplanung bis hin zum integrierten Abschluss reicht, und damit die heute in Excel-Listen und Einzelauswertungen gebundene Steuerung der WVG durch ein integriertes, automatisiertes Berichts- und Planungssystem abzulösen. Die vollständigen 64 User Stories des Bereichs Controlling mit Akzeptanzkriterien und Priorisierung sind in Anlage E.4 zu dieser Leistungsbeschreibung dokumentiert.

3.4. Anforderungen Finanzmanagement

Die Anforderungen an das Finanzmanagement betreffen die Funktionsbereiche Treasury (Darlehensmanagement), Liquiditätsmanagement und Risikomanagement. Die Anforderungen wurden gemeinsam mit dem Fachbereich erhoben und in 11 User Stories mit Akzeptanzkriterien beschrieben. Anders als in den Bereichen FiBu, Einkauf und Controlling sind alle User Stories des Finanzmanagements als „Nice to have“ priorisiert und damit als Kann-Kriterium eingestuft. Die Anforderungen des Finanzmanagements sind optional. Die WVG erwartet, dass der Bieter sie anbietet, soweit sie im Standardumfang der angebotenen Software enthalten sind. Ist eine Anforderung nur über eine Anpassung des Softwarestandards oder ein Zusatzprodukt umsetzbar, weist der Bieter dies im Anforderungskatalog aus. Die User Stories sind kein Ausschlusskriterium.

Fachliche Schwerpunkte sind das Liquiditätsmanagement und der Zahlungsverkehr. Gefordert sind eine tagesaktuelle Übersicht über alle Bankkonten, eine rollierende Liquiditätsplanung mit Szenarien und Plan-Ist-Abgleich, ein zentraler Zahlungsverkehr mit Freigabe-Workflow und automatisierter Bankanbindung sowie Sicherheitsmechanismen zur Betrugsprävention.

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Darüber hinaus umfasst der Bereich die Finanzierung und Steuerung innerhalb der Gruppe. Dazu gehören Cash Pooling, die Verwaltung von Darlehen, Bürgschaften und Fördermitteln, die Prüfung der Finanzflüsse auf ERegG-Konformität sowie das Risikomanagement. Die vollständigen User Stories mit Akzeptanzkriterien enthält Anlage E.5.

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4. Technische Anforderungen

4.1. Basis und Betrieb

4.1.1. Betriebsmodell

Die WVG hat sich für den Betrieb der FiBu-Software als Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS) entschieden. Die Software wird vom Auftragnehmer als standardisierter, mandantenfähiger Cloud- Service bereitgestellt und betrieben. Infrastruktur, Systembetrieb, Softwarepflege und Updates sind Bestandteil des Cloud-Service. Eine eigene Hardware- oder Systemsoftwarebeschaffung durch den Auftraggeber entfällt. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate.

4.1.2. Systemumgebungen und Zugang

Damit Konzeption, Test, Schulung und Produktivbetrieb sauber voneinander getrennt ablaufen können, stellt der Auftragnehmer im Rahmen des Cloud-Service die erforderlichen Systemumgebungen bereit. Für Umgebungen, Datenbasis und Zugang gelten folgende Vorgaben:

• Der Auftragnehmer stellt im Rahmen des Cloud-Service mindestens eine Test-, eine Schulungs- und eine Produktivumgebung bereit. Diese können als getrennte Systeme oder als getrennte Umgebungen innerhalb eines Systems umgesetzt werden. • Er richtet die Umgebungen ein und stellt sicher, dass Konfigurationen kontrolliert und nachvollziehbar aus der Testumgebung in die Schulungs- und Produktivumgebung übertragen werden. • Alle 5 Gesellschaften der WVG-Gruppe werden in einer integrierten Datenbasis abgebildet. Gemeinsame Stammdaten werden gesellschaftsübergreifend genutzt. Gesellschaftsspezifische Daten und Auswertungen sind klar voneinander getrennt. • Der Zugriff erfolgt über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge, in der Regel über einen Webbrowser.

4.1.3. Allgemeine technische und regulatorische Anforderungen

Neben den funktionalen Anforderungen stellt die WVG übergreifende technische und regulatorische Anforderungen an die FiBu-Software. Sie betreffen insbesondere Mandantenfähigkeit, Integration, Betriebsmodell, Sicherheit und Datenschutz, Release-Management sowie Bedienung und sind in diesem Kapitel beschrieben.

Für die FiBu-Software gelten dabei folgende Maßgaben:

• Mandantenfähigkeit: Maßgeblich ist die Trennung der Abrechnungskreise, Berechtigungen und Datenräume je Gesellschaft.

• Standard-Konnektoren: Die anzubindenden Systeme sind in Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. beschrieben.

• Die Benutzeroberfläche soll möglichst barrierefrei gestaltet sein und die Anforderungen der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) sowie der harmonisierten Norm EN 301 549 in der jeweils gültigen Fassung erfüllen.

4.2. Vor-Systeme und Schnittstellen

Die FiBu-Software ist in die bestehende Systemlandschaft der WVG zu integrieren. Rolle und Abgrenzung der einzelnen Systeme sind im Abschnitt Zielbild beschrieben (vgl. Tabelle 1). Die Anbindung von Paledo ist dabei besonders zu berücksichtigen. Folgende Systeme sind nach aktuellem Stand anzubinden:

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Tabelle 4: Anzubindende Vor-Systeme und Schnittstellen

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5. Gegenstand der Dienstleistungen und Leistungspflichten des

Auftragnehmers

Die Einführungsleistungen werden als Dienstleistung auf Grundlage eines EVB-IT Dienstleistungsvertrages erbracht. In den folgenden Abschnitten wird für jeden Leistungsbereich beschrieben, welche Leistungen der Auftragnehmer erbringt und welche Aufgaben und Mitwirkungsleistungen beim Auftraggeber liegen. Die Leistungen des Auftragnehmers sind verbindlicher Bestandteil des Leistungsumfangs und vollständig im Angebot zu berücksichtigen. Wo Leistungen gemeinsam oder unter Mitwirkung der jeweils anderen Vertragspartei erbracht werden, ist dies ausdrücklich gekennzeichnet. Mitwirkung bedeutet dabei fachliche oder organisatorische Unterstützung, ohne die Verantwortung für das Ergebnis zu tragen. Abschnitt 5.9 regelt ergänzend die Aufgabenverteilung in Pflege, Support und laufendem Betrieb nach der Produktivsetzung. Die allgemeinen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers gemäß Kapitel 2.5 bleiben unberührt.

5.1. Projektmanagement

Die WVG erwartet ein klar strukturiertes Projektmanagement, das Planung, Steuerung und Durchführung des Projekts über alle Phasen hinweg verlässlich sicherstellt. Maßstab dafür sind die Ziele aus dem Zielbild: Die Umstellung soll bis Ende 2027 abgeschlossen sein und der freigegebene Budget- und Kostenrahmen eingehalten werden. Die Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung liegt bei der WVG. Der Auftragnehmer stellt eine eigene Projektleitung, die seine Leistungen und Ressourcen steuert und eng mit der Projektleitung der WVG zusammenarbeitet. Er wirkt an Projekthandbuch, Detailprojektplan und Risikomanagement mit, liefert regelmäßige Statusberichte und nimmt an der Regelkommunikation teil (vgl. Kapitel 2.2 und 2.3). Zeichnen sich Risiken, Terminverschiebungen oder Abhängigkeiten zum parallelen Projekt Personal-Software ab, macht der Auftragnehmer diese frühzeitig transparent und bereitet sie so auf, dass die WVG rechtzeitig entscheiden kann.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Steuerung der eigenen Leistungen und Ressourcen sowie Erstellung regelmäßiger Statusberichte

• Mitwirkung an der Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung des Auftraggebers

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Projekthandbuchs (Aufbau- und Ablauforganisation) mit dem Auftraggeber bzw. dessen externem Projektmanagement

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Detailprojektplans (Phasen, Arbeitspakete, Meilensteine)

• Gemeinsamer Aufbau und laufende Führung des Risikomanagements

• Mitwirkung am Akzeptanz- und Veränderungsmanagement einschließlich der Projektkommunikation

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Gesamtprojektleitung und Projektsteuerung

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Projekthandbuchs mit dem Auftragnehmer, ggf. unter Einbindung eines externen Projektmanagements

• Gemeinsame Erstellung und Fortschreibung des Detailprojektplans

• Gemeinsamer Aufbau und laufende Führung des Risikomanagements

• Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse

• Integrationsmanagement über Teilprojekte und Module hinweg

• Akzeptanz- und Veränderungsmanagement einschließlich der Projektkommunikation

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5.2. Konzeption

Die Konzeption bildet die fachliche Grundlage für alle weiteren Projektschritte, von der Systemeinstellung über Migration und Schulung bis zum Test. Ziel ist es, die in Kapitel 3 und den Anlagen E.2 bis E.5 beschriebenen Anforderungen möglichst weitgehend mit dem Standard der angebotenen Software abzubilden. Die Konzepte werden deshalb in Workshops und direkt am lauffähigen System erarbeitet. Die Fachbereiche der WVG erläutern dort ihre Anforderungen anhand der User Stories. Der Auftragnehmer stellt den Softwarestandard vor, zeigt Umsetzungsalternativen auf und empfiehlt eine Lösung (Fit-to-Standard). Abweichungen vom Standard sind nur vorzusehen, wenn sie fachlich notwendig sind, und müssen nachvollziehbar begründet werden. Alle getroffenen Entscheidungen werden mit ihrer Begründung in den Fachkonzepten festgehalten. Die Dokumentation der Systemeinstellungen ist in Kapitel 5.3.2 geregelt.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Vorbereitung und Moderation der fachlichen Konzeptworkshops

• Protokollierung der Workshops und Nachverfolgung offener Punkte

• Erstellung der fachlichen Konzepte je Modul und Funktionsbereich

• Beratung zu Umsetzungsalternativen im Systemstandard

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung an der Vorbereitung und Durchführung der fachlichen Konzeptworkshops

• Mitwirkung an der Erstellung der fachlichen Konzepte je Modul und Funktionsbereich

• Qualitätssicherung der Konzepte vor Freigabe

• Prüfung und Freigabe der Konzepte

Als Arbeitsergebnisse sind mindestens zu erstellen: Fachkonzept Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Fachkonzept Controlling, Fachkonzept Beschaffung und Stammdatenkonzept.

Die im Rahmen der Konzeption erarbeiteten Soll-Prozesse sind in einem geeigneten Prozessmanagementtool im BPMN-Format zu dokumentieren. Das Tool muss eine Versionierung der Prozessmodelle ermöglichen, sodass Änderungen über den gesamten Projektverlauf nachvollziehbar bleiben. Die Auswahl des Tools erfolgt in Abstimmung mit der WVG. Nach Projektabschluss stellt der Auftragnehmer die Prozessmodelle dem Auftraggeber als XML-Export zur Verfügung.

5.3. Systemeinstellung und Entwicklung inkl. Dokumentation

Nach der Freigabe der Fachkonzepte richtet der Auftragnehmer die Software so ein, dass die beschriebenen Anforderungen im System umgesetzt sind und die Lösung produktiv genutzt werden kann. Dazu gehören die Konfiguration, notwendige Erweiterungen, die Schnittstellen sowie die Rollen und Berechtigungen. Leitgedanke bleibt eine standardnahe Einführung. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Lösung auch nach künftigen Updates des Cloud-Service stabil und ohne Nacharbeit funktioniert. Alle Einstellungen werden fortlaufend dokumentiert. Die Abschnitte 5.3.1 bis 5.3.4 beschreiben die einzelnen Leistungsbereiche im Detail.

5.3.1. Technische Bereitstellung

Die FiBu-Software wird als Cloud-Service (SaaS) bereitgestellt. Server, Datenbank und Datensicherung liegen damit vollständig beim Auftragnehmer. Wichtig ist, dass Test-, Schulungs- und Produktivumgebung rechtzeitig zur Verfügung stehen, damit Konzeption, Systemeinstellung, Test und Schulung ohne Verzögerung durchgeführt werden können. Die Anwender greifen über die vom Anbieter vorgesehenen Standardzugänge auf die Software zu. Die Anbindung an die IT-Infrastruktur der WVG erfolgt in enger Zusammenarbeit beider Seiten.

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Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Bereitstellung der Test-, Schulungs- und Produktivumgebung im Cloud-Service

• Einrichtung der Mandanten und Übertragung von Konfigurationen zwischen den Umgebungen

• Datensicherung und Wiederanlaufverfahren

• Mitwirkung bei der Bereitstellung des Anwendungszugangs für die Arbeitsplätze (z. B. Browser, ggf. Client)

• Mitwirkung bei der Anbindung an Netzwerk, Verzeichnisdienst (Single Sign-on) und Druckumgebung

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Bereitstellung des Anwendungszugangs für die Arbeitsplätze (z. B. Browser, ggf. Client)

• Anbindung an Netzwerk, Verzeichnisdienst (Single Sign-on) und Druckumgebung

5.3.2. Konfiguration und Entwicklung

Die Software wird standardnah eingerichtet. Anforderungen werden in erster Linie durch Konfiguration des Softwarestandards umgesetzt. Eigenentwicklungen im Kern der Software (Custom Code) sind zu vermeiden. Lässt sich eine Anforderung nicht im Standard abbilden, sind vorrangig die vom Anbieter freigegebenen Low-Code-/No-Code-Werkzeuge bzw. Erweiterungsplattformen zu nutzen. So soll die WVG einfache Anpassungen künftig selbst, schneller und kostengünstiger umsetzen können als über externe Dienstleister. Andere Erweiterungen kommen nur in begründeten Ausnahmefällen und nach Freigabe durch die WVG in Betracht. Alle Erweiterungen müssen releasefähig sein und auch nach Updates des Cloud-Service ohne Nacharbeit funktionieren. Konfiguration und Erweiterungen sind so zu dokumentieren, dass sie später als Grundlage für Betrieb, Weiterentwicklung und eine revisionssichere Verfahrensdokumentation dienen können.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Konfiguration der Software gemäß den freigegebenen Konzepten

• Umsetzung von Erweiterungen über die freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten des Anbieters (nur nach Freigabe durch den Auftraggeber)

• Dokumentation der Systemeinstellungen

• Sicherstellung der Releasefähigkeit von Konfiguration und Erweiterungen

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Prüfung und Freigabe von Erweiterungen über die freigegebenen Erweiterungsmöglichkeiten des Anbieters

5.3.3. Schnittstellen

Die FiBu-Software muss sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft der WVG einfügen. Ziel ist ein durchgängiger und medienbruchfreier Datenaustausch mit den Vor- und Umsystemen. Welche Systeme anzubinden sind, ist in Kapitel 4.2 beschrieben. Besondere Bedeutung hat dabei die Anbindung von Paledo. Die Schnittstellen sind über die vom Anbieter freigegebenen Standard- Schnittstellen (APIs) umzusetzen und müssen auch nach Updates des Cloud-Service ohne Nacharbeit funktionieren. Datenübertragungen sind zu protokollieren. Fehler müssen frühzeitig erkannt und nachvollziehbar bearbeitet werden können.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Technische Umsetzung der Schnittstellen

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• Dokumentation der Schnittstellen und Übergabe an den Betrieb

• Mitwirkung an der Erstellung des Schnittstellenkonzepts (Datenobjekte, Richtung, Frequenz)

• Gemeinsame Einrichtung von Monitoring und Fehlerbehandlung mit dem Auftraggeber

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erhebung und Bewertung der anzubindenden Fachverfahren

• Erstellung des Schnittstellenkonzepts (Datenobjekte, Richtung, Frequenz)

• Abstimmung mit den Herstellern der Vorsysteme

• Gemeinsame Einrichtung von Monitoring und Fehlerbehandlung mit dem Auftragnehmer

5.3.4. Rollen und Berechtigungen

Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept ist die Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen und prüfungssicheren Betrieb der FiBu-Software. Ausgangspunkt ist das Standard-Rollenmodell der angebotenen Software, das um die Anforderungen der WVG ergänzt wird. Dabei sind insbesondere die Funktionstrennung, die Anforderungen des internen Kontrollsystems und die Vorgaben der Revision zu berücksichtigen. Änderungen an Berechtigungen werden protokolliert (vgl. Kapitel 4.1.3, T-03). Nach Abschluss der Einführung soll die WVG die Benutzer und Rollen eigenständig pflegen können.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Erstellung des Berechtigungskonzepts einheitlich für alle Funktionsbereiche und Gesellschaften einschließlich Funktionstrennung

• Mitwirkung beim Aufbau der Rollen und Profile sowie bei der Zuordnung der Benutzer

• Übergabe der laufenden Benutzer- und Rollenpflege an den Auftraggeber

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erhebung der Rollen- und Aufgabenstruktur

• Mitwirkung an der Erstellung des Berechtigungskonzepts einschließlich Funktionstrennung

• Aufbau der Rollen und Profile sowie Zuordnung der Benutzer

• Prüfung des Berechtigungskonzepts auf Konformität mit dem internen Kontrollsystem (IKS) und den Anforderungen der Revision

5.4. Migration

Eine vollständige und korrekte Datenübernahme ist entscheidend für einen reibungslosen Produktivstart. Zugleich muss nachvollziehbar bleiben, wie Geschäftsvorfälle vor dem Systemwechsel gebucht wurden. Stamm- und Bewegungsdaten werden deshalb aus dem SAP-Altsystem übernommen. Im Projekt ist abzustimmen, in welchem Umfang eine Übernahme auf Einzelpostenebene erfolgt (FI- SON-09). Grundlage ist ein gemeinsam abgestimmtes Migrationskonzept und eine standardisierte Vorgehensweise zur Datenmigration. Der Auftragnehmer stellt geeignete Werkzeuge für die Datenmigration und Datenvalidierung bereit. Bevor die Echtmigration zum Stichtag erfolgt, wird die Datenübernahme in mehreren Testmigrationen erprobt. Die Ergebnisse werden in Migrationsprotokollen dokumentiert.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Entwicklung und Bereitstellung der Migrationswerkzeuge

• Durchführung der Testmigrationen und der Echtmigration zum Stichtag

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• Nachweis der vollständigen und korrekten Datenübernahme

• Gemeinsame Erstellung des Migrationskonzepts einschließlich Mapping-Regeln mit dem Auftraggeber

• Methodische Unterstützung bei der Bereinigung und Anreicherung der Altdaten

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Festlegung des Migrationsumfangs (Stamm- und Bewegungsdaten, Historie)

• Gemeinsame Erstellung des Migrationskonzepts einschließlich Mapping-Regeln mit dem Auftragnehmer

• Bereinigung und Anreicherung der Altdaten

• Mitwirkung bei den Testmigrationen und der Echtmigration zum Stichtag

• Prüfung des Nachweises der vollständigen und korrekten Datenübernahme

5.5. Schulung

Die neue Lösung kann ihren Nutzen nur entfalten, wenn die Anwender sicher mit ihr arbeiten. Eine zielgruppengerechte Schulung ist daher ein zentraler Baustein für eine hohe Nutzerakzeptanz. Der Auftragnehmer schult das Projektteam und die Key-User und ggf. Multiplikatoren. Die Key-User, bzw. Multiplikatoren geben ihr Wissen anschließend an die Endanwender und dezentralen Nutzer weiter. Diese Schulungen übernimmt die WVG selbst. Der Auftragnehmer passt die Schulungsunterlagen an die Prozesse und Systemeinstellungen der WVG an, sodass die Key-User sie für ihre eigenen Schulungen weiterverwenden können. Die Schulungen sind so zu planen, dass die Teilnehmenden ihr Wissen bereits im Test einbringen können und die Qualifizierung rechtzeitig vor dem Produktivstart abgeschlossen ist.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Erstellung des Schulungskonzepts und der Schulungsplanung

• Einrichtung und Pflege des Schulungssystems einschließlich Übungsdaten

• Schulung des Projektteams

• Ausbildung der Key-User je Funktionsbereich

• Ausbildung von Anwendungsbetreuern (IT oder Fachbereich)

• Erstellung von Schulungsunterlagen, die für die Endanwenderschulungen weiterverwendbar sind

• Erstellung digitaler Lernmedien (z. B. Kurzvideos für dezentrale Nutzer)

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung an Schulungskonzept und Schulungsplanung

• Mitwirkung bei der Ausbildung der Anwendungsbetreuer (IT oder Fachbereich)

• Schulung der Endanwender und dezentralen Nutzer

Die Schulungsunterlagen sind bei neuen Releases vom Auftragnehmer zu aktualisieren.

5.6. Test und Freigabe

Test und Freigabe stellen sicher, dass die eingerichtete Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt und für den Produktivbetrieb bereit ist. Die Verantwortung für die Tests liegt bei der WVG. Der Auftragnehmer übergibt ein vorgetestetes System, das ein strukturiertes und möglichst fehlerarmes

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Testen ermöglicht. Er unterstützt die Testdurchführung und behebt festgestellte Fehler in seinem Verantwortungsbereich. Grundlage der Tests sind die User Stories und Akzeptanzkriterien aus den Anforderungskatalogen. Die Testergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert und bilden die Grundlage für die Freigabeerklärung der WVG.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Bereitstellung und Pflege der Testumgebung

• Mitwirkung bei der Erstellung des Testkonzepts (Teststufen, Testumfang, Freigabekriterien)

• Mitwirkung bei der Erstellung der Testfälle je Funktionsbereich und Prozess

• Unterstützung bei der Durchführung der Funktions-, Integrations-, Schnittstellen- und Migrationstests

• Behebung der im Rahmen des Fehlermanagements festgestellten Fehler in seinem Verantwortungsbereich

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Erstellung des Testkonzepts (Teststufen, Testumfang, Freigabekriterien)

• Erstellung der Testfälle je Funktionsbereich und Prozess einschließlich Testdaten

• Durchführung der Funktions-, Integrations-, Schnittstellen- und Migrationstests

• Fehlermanagement einschließlich Nachverfolgung und Retest

• Durchführung der Anwender- und Freigabetests, Testdokumentation und Abgabe der Freigabeerklärung

5.7. Anlaufunterstützung während der Produktivstartphase

Die ersten Wochen nach dem Produktivstart sind entscheidend für die Stabilität der neuen Lösung und für die Akzeptanz bei den Anwendern. In dieser Phase erwartet die WVG, dass der Auftragnehmer sie bei der Stabilisierung des laufenden Betriebs aktiv unterstützt. Eine ständige Betreuung vor Ort ist nicht vorgesehen. Der Auftragnehmer stellt aber eine erhöhte Betreuungsbereitschaft sicher, sodass die WVG bei Bedarf kurzfristig auf seine Berater zugreifen kann. Störungen sind zügig zu bearbeiten und notwendige Nacharbeiten an Konfiguration und Berechtigungen umzusetzen. Die Anlaufphase endet mit einer gemeinsamen Abschlussbewertung und der Übergabe in den Regelbetrieb (vgl. Abschnitt 5.9).

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Planung des Produktivstarts einschließlich Cut-over-Plan

• Sicherstellung einer erhöhten Betreuungsbereitschaft in den ersten Wochen nach Produktivstart (keine ständige Vor-Ort-Betreuung)

• Bearbeitung von Störungen und Anpassungen in der Anlaufphase

• Nacharbeiten an Konfiguration und Berechtigungen

• Abschlussbewertung und Übergabe in den Regelbetrieb

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Einrichtung und Betrieb eines Anwender-Supports (First Level)

• Mitwirkung an der Abschlussbewertung und der Übergabe in den Regelbetrieb

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5.8. Wissensmanagement

Die WVG möchte die Lösung nach der Produktivsetzung eigenständig fachlich betreuen und weiterentwickeln. Das entspricht dem Ziel aus dem Zielbild, die organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen dafür im eigenen Haus zu schaffen. Der Wissenstransfer erfolgt deshalb nicht erst zum Projektende, sondern begleitet das gesamte Projekt. Key-User und Anwendungsbetreuer werden frühzeitig in die Projektarbeit eingebunden und Schritt für Schritt in die Lage versetzt, Systemeinstellungen, Berichte und die Benutzerverwaltung selbst zu betreuen. Zum Abschluss der Anlaufphase übergibt der Auftragnehmer die vollständige Dokumentation und führt Übergabegespräche mit den einzelnen Funktionsbereichen.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen:

• Frühzeitige Einbindung der Key-User und Anwendungsbetreuer in Konzeption, Systemeinstellung und Test (Training on the Job)

• Vertiefende Ausbildung der Anwendungsbetreuer in anwendernaher Systemkonfiguration, Berichtswesen und Benutzerverwaltung

• Übergabe der vollständigen System-, Schnittstellen- und Betriebsdokumentation

• Durchführung von Übergabegesprächen je Funktionsbereich zum Abschluss der Anlaufphase

• Beratung zu neuen Funktionen und Releaseinhalten im Rahmen der Pflege (vgl. Abschnitt 5.9)

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben und Mitwirkungsleistungen:

• Mitwirkung durch Benennung und Freistellung der Key-User und Anwendungsbetreuer für Konzeption, Systemeinstellung und Test

• Mitwirkung an den Übergabegesprächen je Funktionsbereich

5.9. Pflege, Support und laufender Betrieb

Nach der Produktivsetzung geht die Lösung in den Regelbetrieb über. Pflege, Updates und Support sind Bestandteil des Cloud-Abonnements. Für den technischen Betrieb des Cloud-Service ist der Auftragnehmer verantwortlich. Die fachliche Betreuung der Lösung liegt bei der WVG.

Für den Support erwartet die WVG vom Auftragnehmer insbesondere Folgendes: Der Support wird in deutscher Sprache erbracht. Der Auftragnehmer benennt für die Dauer des Vertrags einen festen fachlichen Ansprechpartner, der die Prozesse und Systemeinstellungen der WVG kennt. Der Ansprechpartner steht bei Bedarf auch vor Ort zur Verfügung, z. B. für Service- und Steuerungstermine oder die Klärung komplexer fachlicher Fragestellungen. Für den Support ist ein definiertes Eskalations- und Vertretungsverfahren vorzusehen. Die Supporthotline des Auftragnehmers ist montags bis donnerstags von 8:30 bis 16:30 Uhr und freitags von 8:30 bis 13:30 Uhr erreichbar. Störungen und Anfragen werden über ein Ticketsystem des Auftragnehmers erfasst, nachverfolgt und dokumentiert. Für die Reaktions- und Lösungszeiten gelten die Vorgaben des Kriterienkatalogs für Cloudleistungen zum EVB-IT Cloud. Die weiteren Aufgaben im laufenden Betrieb verteilen sich wie folgt.

Der Auftragnehmer erbringt in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Leistungen. Sie sind mit den Preisen für den laufenden Betrieb sowie für Pflege, Betreuung und Support (C.1) abgegolten. Die vertragliche Grundlage bilden der EVB-IT Cloudvertrag (D.1) und der Kriterienkatalog (D.2):

• Softwarepflege einschließlich der rechtzeitigen Umsetzung gesetzlicher Anpassungen vor deren Inkrafttreten (vgl. D.2 Ziff. 2.4)

• Betrieb des Cloud-Service einschließlich Monitoring, Datensicherung und Wiederherstellung (vgl. D.2 Ziff. 1.16 und 2.2)

• Kapazitäts- und Performancemanagement des Cloud-Service

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• Bereitstellung neuer Updates und Releases in der Testumgebung mit angemessenem Vorlauf vor dem Einspielen in die Produktivumgebung

• Durchführung regelmäßiger Service- und Steuerungstermine mit dem Auftraggeber

• Beratung zu neuen Funktionen und Releaseinhalten

• Durchführung von Release-Schulungen für Key-User und Anwendungsbetreuer bei neuen Releases mit wesentlichen Funktionsänderungen

• Benennung eines festen fachlichen Ansprechpartners für den Support; Erfassung von Störungen und Anfragen über das Ticketsystem des Auftragnehmers (vgl. D.1 Ziff. 3.4)

Der WVG obliegen in diesem Leistungsbereich insbesondere folgende Aufgaben (Mitwirkungsleistungen gemäß D.2 Ziff. 2.6):

• Fachlicher Anwendersupport (First und Second Level)

• Bearbeitung von Änderungsanforderungen sowie Pflege von Customizing und Berichten

• Test neuer Releases vor der Produktivsetzung

• Betrieb und Überwachung der Schnittstellen

• Fortschreibung der System- und Prozessdokumentation

• Benutzer- und Berechtigungsverwaltung im laufenden Betrieb (vgl. D.2 Ziff. 1.10)

5.10. Weiterentwicklung des Systems

Der Auftraggeber geht davon aus, dass das System nach dem Produktivstart kontinuierlich weiterentwickelt wird. Dies kann auf Basis neuer Funktionen aus künftigen Releases oder weiterführenden Anforderungen der Endanwender resultieren.

Die Weiterentwicklung des Systems erfolgt auf Basis eines geregelten Change-Request Verfahrens.

Die Vergütung erfolgt auf Basis von Abrufen und nach Aufwand. Entsprechende Regelungen sind im EVB-IT Cloud Vertrag bzw. dem Kriterienkatalog für Cloudleistungen als Managed Cloud Services (MCS) enthalten.

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