[Seite 1]
IT BADEN-WÜRTTEMBERG (BITBW)
Burgenlandstr. 33 · 70469 Stuttgart E-Mail: poststelle@bitbw.bwl.de Tel: 0711 8910-40 Fax: 0711 8910-97696
Erklärung zur Informationspflicht nach Art. 12, 13 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens
Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Teilnahme an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand im Bereich Liefer- und Dienstleistungen und Rahmenvereinbarungen, die durch die IT Baden-Württemberg (BITBW), Burgenlandstraße 33, 70469 Stuttgart, als Beschaffungs- und Vergabestelle durchgeführt werden. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist der BITBW wichtig, vor allem in Bezug auf Wahrung des Persönlichkeitsrechts bei der Verarbeitung und Nutzung dieser Informationen.
-
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen IT Baden-Württemberg (BITBW) Burgenlandstr. 33 70469 Stuttgart Telefon: 0711 8910-40 E-Mail: poststelle@bitbw.bwl.de
-
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
2.1 Beschaffungsprozess Die BITBW benötigt personenbezogene Daten zum Zweck der Durchführung eines ordnungsgemäßen und rechtskonformen Beschaffungsprozesses, insbesondere zur Durchführung des Vergabeverfahrens, zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bietern/Bewerbern und der Dokumentation und Archivierung. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) in Verbindung mit den folgenden einschlägigen Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) bzw. der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO): • Die Rechtsgrundlage für die Dokumentation im Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich ergibt sich aus § 8 Abs. 1 VgV bzw. § 6 UVgO. Die Dokumentationspflicht ergibt sich daneben auch aus dem Transparenzgrundsatz nach § 97 Abs. 1 GWB. • Im Unterschwellenbereich greift die Regelung nach § 55 Abs. 1 LHO und § 2 Abs. 1 UVgO, die den Transparenzgrundsatz, die Pflicht zur Ausschreibung und damit auch zur Dokumentation regeln.
[Seite 2]
- 2 -
2.2 Vertragsdurchführung Des Weiteren erfolgt ggf. eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Abwicklung des Vertrages nach Zuschlagserteilung.
-
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Die Daten werden innerhalb der BITBW in den zuständigen Abteilungen verarbeitet. Soweit es erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an das anfordernde Ressort der Landesverwaltung (Bedarfsstelle) und/oder an Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen, weitergegeben. Es werden personenbezogene Daten auch an etwaige Dienstleister, die von der BITBW mit der Durchführung einzelner Leistungen (z.B. Beratungen, IT-Dienstleistungen) beauftragt sind, weitergegeben.
-
Datenübermittlung an Länder außerhalb der EU Es ist nicht geplant personenbezogenen Daten an Drittländer außerhalb der EU/EWR weiterzugeben.
-
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Für obigen Zweck des Beschaffungsprozesses werden personenbezogene Daten grundsätzlich während des laufenden Bieterverfahrens und für sechs Jahre ab Zuschlagserteilung im Bieterverfahren gespeichert. Hiervon gibt es gesetzlich abweichend geregelte Fristen. Für obigen Zweck der Vertragsdurchführung werden personenbezogene Daten während der Vertragsanbahnung und für die Dauer der Geschäftsbeziehung unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 74 Landeshaushaltsordnung (LHO), Verwaltungsvorschrift Nr. 17 zu § 74 LHO, § 257 Handelsgesetzbuch grundsätzlich 10 Jahre.
-
Betroffenenrechte Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Sie haben zudem das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen (Art. 77 DSGVO).
-
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten IT Baden-Württemberg (BITBW) An den Datenschutzbeauftragten Burgenlandstr. 33 70469 Stuttgart E-Mail: datenschutz@bitbw.bwl.de