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Anleitung Registrierung und Nutzung der Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Baden-Württemberg“ zur Abgabe der Interessenbekundung
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Teilnahme/Anmeldung
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Registrierung
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Teilnahmeanträge/Interessenbekundung
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Teilnahme/Anmeldung
Mit Klick auf den Link unter Ziffer I.3 der EU-Bekanntmachung erhalten die Unternehmen Zugang zu den Teilnahmeunterlagen (siehe nachstehenden beispielhaften Screenshot).
Die Teilnahmeunterlagen können über die Funktionsschaltfläche „Alle Dokumente als ZIP- Dateien herunterladen“ von den Unternehmen heruntergeladen werden.
Ebenso kann über die Funktionsfläche „KOMMUNIKATION“ Einblick in die bislang erfolgte Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieterunternehmen genommen werden.
Sofern Unternehmen digitale Interessensbekundungen sowie digitale Angebote abgeben wollen, ist jedoch eine Anmeldung durch Klick auf die grüne Funktionsschaltfläche „TEILNEHMEN“ (links oben) erforderlich.
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Die Teilnahme setzt als nächsten Schritt einen Klick auf die Funktionsschaltfläche „ANMELDEN“ voraus.
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Registrierte Unternehmen melden sich sodann durch Eingabe der Login-E-Mailadresse sowie des Passworts und anschließendem Klick auf die Funktionsfläche „SENDEN“ an (weiter Ziffer 3.)
Soweit ein Unternehmen noch nicht auf der Vergabeplattform registriert ist, startet der Registrierungsprozess durch Klick auf „Noch nicht registriert?“ (zum Registrierungsprozess siehe Ziffer 2.)
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- Registrierung
Die Kommunikation über das Vergabeportal sowie die Einreichung der Interessenbekundung setzt voraus, dass die Unternehmen auf der Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Baden- Württemberg“ registriert sind. Mit einem Klick auf „Registrierung“ startet der Anmeldeprozess.
HINWEIS: Die Registrierung ist nicht erforderlich, um die Vergabeunterlagen herunter- zuladen oder Einsicht in Bieterfragen und die entsprechenden Antworten zu erhalten.
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Als erstes werden einige generelle Informationen zum Registrierungsprozess angezeigt.
Nach einem Klick auf „WEITER“ wird der nächste Bearbeitungsschritt angezeigt.
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Im ersten Schritt sind die Unternehmensdaten einzugeben. Dabei sind alle Pflichtfelder zwingend zu befüllen. Die Eingabe einer E-Mail-Adresse stellt sicher, dass die Unternehmen sämtliche Informationen in Bezug auf die Ausschreibung erhalten.
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Im zweiten Schritt besteht die Möglichkeit, dass Unternehmen ihre Branchenzugehörigkeit vermerken. Der Eintrag ist nicht zwingend erforderlich, um an Ausschreibungen und oder/an Interessenbekundungsverfahren teilnehmen zu können.
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Im dritten Schritt sind die Daten derjenigen Person einzugeben, die überwiegend mit der Angebotserstellung befasst ist. Es empfiehlt sich, eine gut erreichbare E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
Die Eingaben werden mit einem Klick auf „WEITER“ bestätigt.
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Sodann werden die zuvor eingetragenen Anmeldedaten zusammengefasst dargestellt. Die Registrierung setzt voraus, dass durch Anklicken der jeweiligen Kästchen sowohl die AGB des Plattformanbieters akzeptiert werden als auch in die Verarbeitung der Daten eingewilligt wird (siehe blaue Querbalken).
Mit Abschluss der Registrierung erhalten Unternehmen eine E-Mail mit den Zugangsdaten bestehend aus Login und Passwort. Es wird empfohlen das automatisch generierte Passwort direkt nach der ersten Anmeldung zu ändern.
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Die neu registrierten Unternehmen melden sich sodann durch Eingabe der Login-E-Mail- Adresse sowie des Passworts und anschließendem Klick auf die Funktionsfläche „SENDEN“ an (weiter Ziffer 3.)
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- Teilnahmeanträge/Interessenbekundung
Soweit ein Unternehmen eine Interessenbekundung einschließlich der geforderten Unterlagen einreichen möchte, erfolgt dies ZWINGEND über die Funktionsfläche „TEILNAHMEANTRÄGE“.
ACHTUNG – WICHTIGER HINWEIS: Interessenbekundungen dürfen NICHT über die Funktionsfläche „KOMMUNIKATION“ als ausgehende Nachricht versandt werden. Die Interessenbekundung genügt in diesem Fall nicht den formalen Anforderungen mit der Folge, dass das Unternehmen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden muss.
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Für die Abgabe der Interessenbekundung ist das cosinex Bietertool erforderlich.
Das cosinex Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche sich über Webstart Technologie automatisch installiert, sofern der Prozess der Abgabe aus dem virtuellen Projektraum des entsprechenden Vergabeverfahrens heraus gestartet wurde. Hiermit wird eine lokale Verschlüsselung der Interessenbekundung sichergestellt. Voraussetzung für die Nutzung des Bietertools ist eine entsprechende Java-Laufzeitumgebung (JRE), welche kostenfrei unter www.java.com bezogen werden kann, sofern diese nicht bereits auf dem Rechner installiert ist. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietertools u.U. administrative Rechte erforderlich.
Sofern das cosinex Bietertool noch nicht installiert ist, startet der Installationsprozess über einen Klick der Funktionsschaltfläche „INSTALATIONSDATEI HERUNTERLADEN“,
Danach öffnet sich folgendes Desktopfenster:
Im nächsten Schritt ist die Datei durch Klick auf die Funktionsschaltfläche „DATEI SPEICHERN“ zu speichern und anschließend auf dem Rechner zu installieren.
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Sofern das cosinex Bietertool bereits installiert war oder nunmehr erfolgreich installiert wurde, ist das Projekt – soweit noch nicht erfolgt – zunächst durch einen Klick der Funktionsschaltfläche „PROJEKTDATEI HERUNTERLADEN“ in das cosinex Bietertool herunter zu laden.
Sodann wird das Projekt durch Klick auf die Funktionsschaltfläche „PROJEKT ÖFFNEN“ im cosinex Bietertool geöffnet.
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Es öffnet sich sodann das folgende Fenster. Die Abgabe der Interessenbekundung erfolgt im Weiteren durch schrittweises Anklicken der linksseitig positionierten Funktionsschaltflächen beginnend mit der Funktionsschaltfläche „DOKUMENTE AUS DEN VERGABEUNTERLAGEN“.
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Es öffnet sich folgendes Fenster:
Daraus wird ersichtlich, ob das Unternehmen sämtliche Dokumente der Vergabeunterlagen geöffnet und somit zur Kenntnis genommen hat. Erst wenn sämtliche Dokumente geöffnet worden sind, kann die Interessenbekundung abgegeben werden.
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Nach Klick auf die Funktionsschaltfläche „BASISDATEN ZUM TEILNAHMEANTRAG“ öffnet sich folgendes Fenster, dessen Freifelder vom Unternehmen zu befüllen sind.
Nach Eintrag der geforderten Angaben wird die Funktionsschaltfläche „DOKUMENTE ZUM TEILNAHMEANTRAG“ angeklickt.
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Es öffnet sich das folgende Fenster:
Wie aufgelistete Dokumente zu bearbeiten sind bzw. wie eigene Dokumente der Interessenbekundung beigefügt werden können, wird durch Klick auf die Funktionsschaltfläche „(ANZEIGEN)“ erläutert (siehe nachstehend).
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Soweit sämtliche Dokumente der Interessenbekundung beigefügt sind, ist die Funktionsschaltfläche „ABGABE“ anzuklicken und es öffnet sich das folgende Fenster:
Je nach Formvorgabe der Vergabestelle wird der entsprechende Ordner (vorliegend Textform gemäß § 126b BGB) angeklickt und sodann der Abgabe-Assistent gestartet.
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Die elektronische Abgabe der Interessenbekundung erfolgt sodann in sieben Schritten. Der jeweils nächste Schritt wird durch einen Klick auf die Funktionsschaltfläche „WEITER“ erreicht.
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HINWEIS: Den Unternehmen wird angeraten, die Zusammenfassung auszudrucken.
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HINWEIS: Es wird angeraten, sich die Eingangsbestätigung anzeigen zu lassen und davon einen Screenshot zu machen.