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Richtlinie Nutzung von
Informations- und
Kommunikationstechnik
(IuK)
Stab Informations- und Cybersicherheit
Dokumentenverantwortliche/r: Informationssicherheitsbeauftragte/r (ISB) Freigeber/in: Informationssicherheitsbeauftragte/r (ISB) Dokumentenart: Richtlinie Letzte Änderung: 02.07.2026 Version: 5.0 Status: Freigegeben Verschlussgrad: Öffentlich Aktenzeichen: BITSTAB-1621-5/5
IT Baden-Württemberg Telefon: +49 (0)711 89 10 - 40 (BITBW) Fax: +49 (0)711 89 10 - 97 69 6 Burgenlandstraße 33 E-Mail: Poststelle@bitbw.bwl.de 70469 Stuttgart www.bitbw.de
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 2/14 Dokumentenhistorie
Version Datum Änderung Bearbeiter/in
1.0 07.06.2016 Erstellung und Freigabe Präsident
2.0 27.05.2020 QS und Freigabe ISB
Kumulierte Zwischenversionen Überarbeitung
3.0 25.07.2022 Freigabe ISB
Kumulierte Zwischenversionen Überarbeitung IT-GS EL 2021 Kapitel 1, 3.1, 4.1, 4.6, 5.2, 6.3
4.0 23.05.2024 Freigabe ISB
Kumulierte Zwischenversionen Revision, Überarbeitung
5.0 02.07.2026 Freigabe ISB
Kumulierte Zwischenversionen Überarbeitung, Abstimmung nach Diskussion, Einarbeitung der Kommentare aus dem Datenschutz
Abkürzungen
Kürzel Langbezeichnung/Bedeutung
BITBW IT Baden-Württemberg
BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
ISB Informationssicherheitsbeauftragte/r
ISMS Informationssicherheitsmanagementsystem
ICS Informations- und Cybersicherheit
IT Informationstechnologie
IuK Informations- und Kommunikationstechnik
LVN Landes-Verwaltungsnetz
VwV Verwaltungsvorschrift
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 3/14 Glossar
Für die Dokumente des Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) der IT
Baden-Württemberg (BITBW) wird ein zentrales Begriffsverzeichnis (Glossar) geführt,
das im Organisationshandbuch gelistet ist. Diese Begriffsbestimmungen sind
verbindlich.
Verwendung von Schlüsselwörtern
Für die genauere Unterscheidung zwischen normativen und informativen Inhalten
werden in diesem Dokument die dem RFC 2119 entsprechenden in Großbuchstaben
geschriebenen, deutschen Schlüsselwörter (ggf. auch in Pluralform) verwendet:
MUSS bedeutet, dass es sich um eine absolut gültige und normative Festlegung bzw.
Anforderung handelt.
DARF NICHT bezeichnet den absolut gültigen und normativen Ausschluss einer
Eigenschaft.
SOLL beschreibt eine Empfehlung. Abweichungen von diesen Festlegungen sind in
begründeten und dokumentierten Fällen möglich.
SOLL NICHT kennzeichnet die Empfehlung, eine Eigenschaft auszuschließen.
Abweichungen sind in begründeten und dokumentierten Fällen möglich.
DARF bedeutet, dass die Eigenschaften fakultativ oder optional sind.
Diese Festlegungen haben keinen Normierungs- und keinen allgemeingültigen
Empfehlungscharakter.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 4/14
Inhaltsverzeichnis
Glossar _________________________________________________________ 3 Verwendung von Schlüsselwörtern __________________________________ 3
-
Beschreibung ____________________________________________________ 5 1.1. Einleitung ____________________________________________________ 5 1.2. Zielsetzung ___________________________________________________ 5 1.3. Geltungsbereich ______________________________________________ 6 1.4. Ausnahmeregelung ____________________________________________ 6
-
Organisatorische Regelungen _______________________________________ 7 2.1. Meldung von Informationssicherheitsvorfällen _____________________ 7 2.2. Beschäftigten- und Gästeausweis ________________________________ 7 2.3. Betriebsfremde Personen _______________________________________ 7 2.4. Brandschutz __________________________________________________ 7 2.5. Besprechungsräume ___________________________________________ 8 2.6. Mobiles Arbeiten ______________________________________________ 8
-
IT-Nutzung _______________________________________________________ 8 3.1. Verhalten am Arbeitsplatz _______________________________________ 8 3.2. Umgang mit Passwörtern _______________________________________ 9 3.3. Softwareinstallation ____________________________________________ 9 3.4. Privatnutzung _________________________________________________ 9 3.5. Nutzung privater IT-Systeme ____________________________________ 9 3.6. Nutzung mobiler IT-Systeme ___________________________________ 10 3.7. Nutzung mobile Datenträger ____________________________________ 10 3.8. Regelungen für externe Beschäftigte ____________________________ 10
-
Umgang mit Daten und Informationen _______________________________ 10 4.1. Speicherung von Daten ________________________________________ 10 4.2. Austausch von Daten _________________________________________ 11 4.3. Vernichten von Papierdokumenten ______________________________ 11 4.4. Außerbetriebnahme von Datenträgern ___________________________ 11
-
Umgang mit Informations- und Kommunikationssystemen ______________ 12 5.1. Allgemeine Anforderungen an den Umgang mit Informations- und Kommunikationssystemen _____________________________________ 12 5.2. Störungen ___________________________________________________ 12 5.3. Drucker und Multifunktionsgeräte _______________________________ 12
-
Inkraftsetzung und Bekanntgabe ___________________________________ 14
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 5/14
1. Beschreibung
1.1. Einleitung
Die BITBW ist verpflichtet, ein ISMS gemäß BSI Standards 200-1/2/3 zu betreiben. Ein
wesentliches Steuerungsinstrument des Sicherheitsniveaus sind verbindliche Vorgaben
wie Leit- und Richtlinien, sowie Dienstanweisungen und verbindliche
Umsetzungskonzepte. Diese werden in der Leitlinie zur Dokumentenlenkung
beschrieben.
Die vorhandenen Richtlinien decken alle IS-Themen im Sinne des BSI GS-
Kompendiums ab. Für viele Themen ist in den einzelnen Bausteinen des Kompendiums
eine detaillierte Regelung gefordert. Die genannten Detaillierungen sollen gem. Leitlinie
Dokumentenlenkung als Richtlinien konzipiert und veröffentlicht werden. Die Freigabe
und Veröffentlichung obliegen dem/der ISB.
1.2. Zielsetzung
Diese Richtlinie konkretisiert die Anforderungen aus der Sicherheitsleitlinie, indem sie
Regelungen für die sichere und effiziente Nutzung von Informations- und
Kommunikationstechnik (IuK) festlegt.
Im Rahmen dieser Richtlinie wird zwischen den folgenden Typen von IuK-Systemen
unterschieden:
Dezentrale IuK-Systeme (stationäre und mobile Arbeitsplatzrechner, Mobilgeräte
sowie Multifunktionsgeräte zum Kopieren, Scannen, Drucken und gegebenenfalls
Faxen)
Zentrale IuK-Systeme (Server und Speichergräte, die im Allgemeinen in
Rechenzentren oder Serverräumen untergebracht sind)
Produktionssysteme (IT für den ordnungsgemäßen Betrieb von
Produktionsprozessen)
Der Begriff „IuK-System“ beinhaltet stets die Hardware (wie zum Beispiel Prozessoren,
Speicher, Festplatten), auf ihr ablaufende Software (wie zum Beispiel Betriebssysteme,
Datenbanken, Applikationen) und alle auf dem System gespeicherte Informationen.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 6/14 1.3. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für die BITBW im Bereich der Informationssicherheit. Dies bedeutet
zunächst,
- sie umfasst im Rahmen ihres sachlichen Anwendungsbereichs alle
Geschäftsprozesse, Verfahren und Standorte der BITBW und
- sie gilt im Rahmen ihres persönlichen Anwendungsbereichs für alle Arten von
Beschäftigten der BITBW, d.h. für Beamte, Tarifbeschäftigte und Personal aus
Arbeitnehmerüberlassung.
- Sie gilt darüber hinaus in persönlicher Hinsicht auch für das Personal von
Auftragnehmenden der BITBW, soweit der jeweilige Auftragnehmende dieses
Personal zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen bei der BITBW
einsetzt (externe Dienstleistende). Dabei kommt es nicht darauf an, ob der
Auftragnehmende sein Personal bei der BITBW vor Ort oder remote zur Erfüllung
seiner vertraglichen Verpflichtungen einsetzt.
1.4. Ausnahmeregelung
Vorrangig zu erfüllende Vorgaben MÜSSEN ohne Ausnahme erfüllt werden. Sind die
weiteren folgenden Regelungen nicht umsetzbar, MÜSSEN Ausnahmen durch den Stab
ICS geprüft, dokumentiert und freigegeben werden. Hierfür ist der Ausnahmeprozess zu
verwenden.
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2. Organisatorische Regelungen
2.1. Meldung von Informationssicherheitsvorfällen
Die Feststellung von vermuteten Informationssicherheitsvorfällen MUSS dem Service-
Desk unverzüglich gemeldet werden.
2.2. Beschäftigten- und Gästeausweis
Alle Beschäftigten der BITBW sowie betriebsfremde Personen, die sich in den
Liegenschaften/Räumen der BITBW aufhalten, MÜSSEN ihre Beschäftigten-
beziehungsweise Gästeausweise gut sichtbar tragen.
2.3. Betriebsfremde Personen
In Bereichen der BITBW, die durch Zutrittskontrollsysteme (zum Beispiel Zutritt mittels
Zugangscode) geschützt sind, DÜRFEN sich betriebsfremde Personen (zum Beispiel
Besucher/innen, Wartungstechniker/innen) NICHT ohne Aufsicht aufhalten.
Beim Antreffen einer unbeaufsichtigten betriebsfremden Person in einem geschützten
Bereich MUSS diese angesprochen werden, DARF NICHT allein gelassen und MUSS
der zuständigen/besuchten Person zugeführt werden.
Ausgenommen von der Aufsichtspflicht sind externe Beschäftigte, die über einen
gültigen Beschäftigten- beziehungsweise Gästeausweis verfügen und den Prozess zur
Personaleingliederung durchlaufen haben.
2.4. Brandschutz
In allen Liegenschaften sind Flucht- und Rettungspläne angebracht, auf denen auch die
Platzierung der Feuerlöscher eingezeichnet ist. Alle Beschäftigten SOLLEN, sich mit
dem Verlauf der Flucht- und Rettungswege vertraut machen, damit jeder im Ernstfall
sofort weiß, wie das Gebäude verlassen werden kann. Dazu werden regelmäßig
Einweisungen und Katastrophenschutzübungen durchgeführt.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 8/14 2.5. Besprechungsräume
Nach einer Besprechung DÜRFEN KEINE vertraulichen Dokumente (beispielsweise
Flipchart-Papier, Präsentationen) in den Besprechungsräumen zurückgelassen werden.
Papierkörbe in Besprechungsräumen DÜRFEN NICHT für vertrauliches Material genutzt
werden.
Dokumente gelten als vertraulich, wenn deren unerwünschte Offenlegung oder
Weitergabe an Dritte Schaden nach sich ziehen kann. Sofern Unsicherheit darüber
besteht, ob ein Dokument vertrauliche Informationen enthält, kann dies durch
Rücksprache mit der zuständigen Führungskraft geklärt werden.
2.6. Mobiles Arbeiten
Dienstliche Informations- und Kommunikationssysteme DÜRFEN NICHT durch
Familienmitglieder oder andere unbefugte Personen benutzt werden. Dienstliche
Dokumente mit vertraulichem Inhalt MÜSSEN am Telearbeitsplatz bei Abwesenheit
sicher aufbewahrt (verschlossen) werden.
Dienstliche Dokumente mit vertraulichem Inhalt DÜRFEN NICHT im Hausmüll entsorgt
werden. Sie MÜSSEN in den hierfür vorgesehenen Papiercontainern oder
Aktenvernichtern in den Liegenschaften der BITBW entsorgt werden.
Beim mobilen Arbeiten muss die gleiche Sorgfalt gegenüber Daten und IT-Systemen
gewaltet werden wie beim Büroarbeitsplatz in der BITBW.
3. IT-Nutzung
3.1. Verhalten am Arbeitsplatz
Alle Beschäftigten MÜSSEN sich nach Aufgabenerfüllung vom Informations- oder
Kommunikationssystem beziehungsweise von der IT-Anwendung abmelden.
Vertrauliche Dokumente MÜSSEN vor Dienstschluss weggeschlossen werden. Fenster
und Türen MÜSSEN beim Verlassen des Büros geschlossen beziehungsweise
abgeschlossen werden.
Ist absehbar, dass nur eine kurze Unterbrechung der Arbeit erforderlich ist, kann anstelle
des Abmeldens auch die manuelle Aktivierung einer passwortgeschützten
Bildschirmsperre erfolgen. Dies kann bei Microsoft-Betriebssystemen zum Beispiel mit
der Tastenkombination „Windows-Taste und L“ erfolgen.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 9/14 Eine Deaktivierung der Bildschirmsperre ist nur nach Eingabe des Benutzerpassworts
möglich. Die Bildschirmsperre aktiviert sich zusätzlich automatisch nach 10 Minuten
Inaktivität.
Betriebliche Kameras und Mikrofone dürfen zu dienstlichen Zwecken unter Beachtung
der Vertraulichkeit bzw. des Schutzbedarfs von Informationen eingesetzt werden, wobei auch auf die Vertraulichkeit von Informationen im Hintergrund zu achten ist.1
3.2. Umgang mit Passwörtern
Der Umgang mit Passwörtern ist nach dem Stand der Technik geregelt.
3.3. Softwareinstallation
Beschäftigte DÜRFEN KEINE Software auf dienstlichen Informations- und
Kommunikationssystemen installieren. Sofern Software genutzt werden soll, die nicht
Bestandteil der Grundkonfiguration ist, MUSS die Installation beim Service-Desk
beantragt werden.
3.4. Privatnutzung
Das Internet kann im eingeschränkten und verhältnismäßigen Umfang auch zu privaten
Zwecken genutzt werden. Die E-Mail-Nutzung bleibt weiterhin ausschließlich zu
dienstlichen Zwecken erlaubt.
3.5. Nutzung privater IT-Systeme
Es DÜRFEN KEINE privaten Geräte wie z. B. Wechseldatenträger (USB-Sticks),
Mobiltelefone oder Digitalkameras an die Informations- und Kommunikationssysteme
der BITBW angeschlossen werden. Ebenfalls DÜRFEN KEINE dienstlichen
Informationen auf privaten Informations- und Kommunikationssystemen verarbeitet oder
gespeichert werden. Die anderweitige Nutzung von privaten Mobiltelefonen am
Arbeitsplatz DARF stattfinden, aber andere private Informations- und
Kommunikationssysteme DÜRFEN NICHT am Arbeitsplatz genutzt werden.
1 vgl. SYS.2.1 Allgemeiner Client A21 Verhinderung der unautorisierten Nutzung von Rechnermikrofonen und Kameras (S)
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 10/14 3.6. Nutzung mobiler IT-Systeme
Betriebliche Laptops, Tablets, Smartphones, Mobiltelefone und andere Kleingeräte sind
sicher zu verwahren und gegen unbefugte Verwendung (z. B. Bildschirmsperre nutzen
und Sicherheitsfunktionen nicht deaktivieren) zu schützen. Für die Nutzung mobiler IT-
Systeme gelten die allgemeinen Anforderungen an den Umgang mit IuK-Systemen.
Bei hohen Schutzbedarfsanforderungen SOLLTEN Mobiltelefone NICHT zu
vertraulichen Besprechungen und Gesprächen mitgeführt werden. Falls erforderlich, SOLLTE dies durch Mobilfunk-Detektoren überprüft werden.2
3.7. Nutzung mobile Datenträger
Mobile Datenträger SOLLTEN soweit möglich nicht genutzt werden; dies gilt
insbesondere bei der Übermittlung von Daten durch Dritte. Sollte deren Nutzung
unabdingbar sein, MUSS überprüft werden, ob sie frei von Schadprogrammen sind. Dies
kann beauftragt werden.
3.8. Regelungen für externe Beschäftigte
Externe Beschäftigte (Berater, ANÜ) die einen BK-Client zur Nutzung zur Verfügung gestellt bekommen MÜSSEN ausreichend geschult werden3.
4. Umgang mit Daten und Informationen
4.1. Speicherung von Daten
Die Speicherung von Daten insbesondere Arbeitsergebnissen MÜSSEN auf den hierfür
vorgesehenen Netzlaufwerken erfolgen. Diese Dateien DÜRFEN NICHT –
ausgenommen bei Störungen der Verfügbarkeit von Netzlaufwerken – lokal gespeichert
werden. Ausgenommen von dem Verbot der lokalen Speicherung sind Daten mit privater Relevanz z.B. Beurteilungen etc.4
2 vgl. ORP.1 A17 Mitführverbot von Mobiltelefonen (H) 3 vgl. OPS.2.3 A17 Regelung für den Einsatz des Personal von Anbietenden von Outsourcing (S) 4 vgl. APP.3.3 A8 Strukturierte Datenhaltung (S)
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 11/14 4.2. Austausch von Daten
Für den Austausch von Informationen MÜSSEN Verfahren benannt und freigegeben werden.5 Es MUSS sichergestellt werden, dass nur Verfahren für den
Informationsaustausch verwendet werden, die für die jeweilige Vertraulichkeitsklasse
der zu übertragenen Informationen freigegeben sind.
Vor dem Austausch von Informationen MÜSSEN der Empfängerkreis und die Aktualität
der zugehörigen Adressdaten vor allem bei Verteilerlisten überprüft und deren
Korrektheit sichergestellt werden. Der Austausch von Informationen (Versand und
Empfang) MUSS vollständig nachvollzogen werden können. Die Regelungen zum
Datenaustausch mit Internen und Externen SOLLTEN allen Beschäftigten und den
betroffenen Externen im Rahmen von Schulungen übermittelt werden.
4.3. Vernichten von Papierdokumenten
Papierdokumente mit vertraulichen Informationen MÜSSEN in den hierfür
bereitgestellten Containern oder Aktenvernichtern entsorgt werden. Sie DÜRFEN
NICHT in Papierkörben entsorgt werden. Informationen gelten als vertraulich, wenn
deren unerwünschte Offenlegung oder Weitergabe an Dritte Schaden nach sich ziehen
kann. Sofern Sie sich unsicher sind, ob ein Dokument vertrauliche Informationen enthält,
wenden sie sich bitte an den Service-Desk.
4.4. Außerbetriebnahme von Datenträgern
USB-Sticks, CD-ROMs und anderen Wechseldatenträger, die nicht mehr benötigt
werden oder aufgrund eines Defektes ausgesondert werden sollen, MÜSSEN zur
ordnungsgemäßen Vernichtung übergeben werden.
5 vgl. SYS.2.1.A23 Bevorzugung von Client-Server-Diensten (S)
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 12/14
5. Umgang mit Informations- und
Kommunikationssystemen
5.1. Allgemeine Anforderungen an den Umgang mit Informations- und
Kommunikationssystemen
Alle Beschäftigten MÜSSEN sorgsam mit den ausgehändigten Betriebsmitteln
beziehungsweise Informations- und Kommunikationssystemen (beispielsweise
Schlüssel, Zutrittskarten, Notebooks, Mobiltelefone) umgehen. Das gleiche gilt für
Informations- und Kommunikationssysteme, die für bestimmte Aufgabenstellungen
zentral bereitgestellt und von allen Beschäftigten der BITBW genutzt werden
(beispielsweise Drucker).
Zum sorgsamen Umgang gehören beispielsweise, solche Systeme keinen starken
Erschütterungen, übermäßiger Feuchtigkeit oder direkter Sonnen- beziehungsweise
Wärmeeinstrahlung auszusetzen. Auch MÜSSEN dienstliche Informations- und
Kommunikationssysteme so verwahrt werden, dass die Möglichkeit eines potenziellen
Diebstahls minimiert wird. Dafür SOLLTE unbefugten Personen kein ungehinderter
physischer Zugriff ermöglicht werden.
Die Beschädigung beziehungsweise der Verlust von Betriebsmitteln beziehungsweise
dienstlichen Informations- und Kommunikationssystemen MUSS dem Service-Desk
unverzüglich (auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten) gemeldet werden.
5.2. Störungen
Störungen im IT-Betrieb (beispielsweise defekte Arbeitsplatz-PCs, defekte Drucker oder
defekte Telefone) MÜSSEN dem Service-Desk unverzüglich gemeldet werden.
Alle nicht gesicherten Arbeitsergebnisse DÜRFEN beim Auftreten von
Netzwerkproblemen vorübergehend und ausnahmsweise lokal abgespeichert werden.
Es ist darauf zu achten, dass lokal gesicherte Daten nach Verfügbarkeit der
Netzlaufwerke wieder im entsprechenden Netzlaufwerk gesichert werden. Nach dem
Kopiervorgang sind die lokalen Dateien zu löschen.
5.3. Drucker und Multifunktionsgeräte
Es ist darauf zu achten, dass Dokumente mit vertraulichem Inhalt unmittelbar nach dem
Absenden des Druckauftrags aus dem Drucker, insbesondere bei mehreren Personen
zugänglichen Netzwerkdruckern, entnommen werden.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 13/14 Ausdrucke, die längere Zeit im Drucker liegen bleiben und sich keiner Person zuordnen
lassen, MÜSSEN in den hierfür bereitgestellten Papiercontainern beziehungsweise
Aktenvernichtern entsorgt werden.
Dokumente mit vertraulichen Informationen MÜSSEN über die „Vertrauliche
Druckfunktion“ (Ausdruck erfolgt erst nach erfolgreicher Authentifizierung des
Beschäftigten am Drucker) oder direkt am Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt werden.
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Version 5.0 | Stand: 02.07.2026 Stab Informations- und Cybersicherheit | Richtlinie Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) Seite 14/14
6. Inkraftsetzung und Bekanntgabe
Diese Richtlinie ist allen Beschäftigten und Auftragnehmenden nach Ziffer 1.3 in
geeigneter Weise bekannt zu geben.
Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 06.07.2026 in Kraft.
Stuttgart, 02.07.2026
gez.
Informationssicherheitsbeauftragte