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Besondere Bewerbungsbedingungen
Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über
Camunda 8 Software-Lizenzen mit Herstellersupport
Az. ZIB 14.10 - 9993/25/VV : 2
Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren
Beschaffungsamt des BMI
Anschrift Beschaffungsamt des BMI
Referat ZIB 14 Brühler Straße 3 53119 Bonn
Telefon +49 22899 610-3535 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail ZIB@bescha.bund.de
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 05.09.2025
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Inhaltsverzeichnis
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Einleitung .................................................................................................................................. 3
-
Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3
-
Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 4
3.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 4
3.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 4
3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 5
3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 5
3.4.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gem. § 44 VgV ...................... 5 3.4.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV .................. 5 3.4.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV ........................ 5 3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 5
3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 5
3.5.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland ................................................................ 6
3.5.3 Unternehmensdaten ......................................................................................... 6
3.5.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen .................................... 6
3.5.5 Mustervereinbarung Auftragsverarbeitung ...................................................... 6
3.5.6 Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz ................................................................ 6
3.6 Angebotsformular und Preisblatt ..................................................................................... 6
3.7 Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................ 7
3.7.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................... 7
3.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ..................................................... 7
3.8 Rechtsbehelfsbelehrung ................................................................................................... 7
- Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 7
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1. Einleitung
Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.
2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente
Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 35 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.
Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:
| Angebotsformular | ||
|---|---|---|
| Preisblatt | ||
| Nachweise und Erklärungen zur Eignung, wie z. B. Vordruck Referenzen, Umsatzliste der letzten drei Geschäftsjahre (jeweils vom Bieter zu erstellen) | ||
| Eigenerklärung Ausschlussgründe | ||
| Eigenerklärung Sanktionen Russland | ||
| Anlage Unternehmensdaten | ||
| Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT | ||
| Verpflichtung VS-NfD und VS-NfD-Merkblatt im Anhang | ||
| Hinweis: VS-NfD-Merkblatt ist eingebettet als PDF-Anhang | ||
| Verpflichtungserklärung Scientology | ||
| Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz |
Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:
Bewerber Bietergemeinschaftserklärung
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Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:
Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge
Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)
Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben)
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:
| Anlage Unteraufträge Hinweis: Die konkrete Benennung der Unterauftragnehmer muss spätestens vor Zuschlagserteilung erfolgen. | ||
|---|---|---|
| Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer. | ||
| Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des | ||
| Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung | ||
| Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung | ||
| Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer |
Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.
3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren
3.1 Durchführung des Verfahrens
Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren nach der VgV.
3.2 Fragen zum Vergabeverfahren
Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.
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3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung
Leistungsgegenstand ist die produktfestgelegte Bereitstellung von Softwarelizenzen des Herstellers Camunda, sowie entsprechende Unterstützungsleistungen durch den Hersteller, die unmittelbar mit der gebuchten Softwarelizenz verknüpft sind. Die Produktfestlegung erstreckt sich ausschließlich auf Camunda 8 Softwarelizenzen.
Die Gesamtleistung bildet ein Los.
3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung
Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Bitte legen Sie die im Dokument „Kriterienkatalog Eignung" geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die im Dokument „Kriterienkatalog Eignung“ angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.
3.4.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gem. § 44 VgV
Es sind keine Erklärungen und Nachweise einzureichen.
3.4.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV
Die Nachweise und Erklärungen sind in der Auftragsbekanntmachung unter "Ziffer 5.1.9 Eignungskriterien" sowie in der Anlage "Kriterienkatalog Eignung" aufgeführt.
3.4.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV
Die Nachweise und Erklärungen sind in der Auftragsbekanntmachung unter "Ziffer 5.1.9 Eignungskriterien" sowie in der Anlage "Kriterienkatalog Eignung" aufgeführt.
3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise
Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.
3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für
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den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
3.5.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland
Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Sanktionen Russland“.
3.5.3 Unternehmensdaten
Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.
Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.
3.5.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen
Das Formular „Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT“ enthält Bedingungen zur Auftragsausführung bei IT-Aufträgen, mit denen die Einhaltung dort enthaltener Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gewährleistet wird. Mit der Angebotsabgabe verpflichten Sie sich, die Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.
3.5.5 Mustervereinbarung Auftragsverarbeitung
Bitte beachten Sie § 10 Abs. 2 im Dokument „Rahmenvereinbarung“ sowie die Anlage „Mustervereinbarung Auftragsverarbeitung“ für den Fall einer Auftragsverarbeitung im Rahmen der Leistungserbringung.
3.5.6 Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz
Fügen Sie das ausgefüllte Dokument „Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz“ bitte Ihrem Angebot bei. Hiermit erklären Sie, dass Sie den Inhalt des Dokuments „Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz mit Anlagen“ inkl. der zugehörigen Anlagen zur Kenntnis genommen haben.
3.6 Angebotsformular und Preisblatt
Die Vordrucke „Angebotsformular“ und "Preisblatt" sind vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.
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3.7 Prüfung und Wertung der Angebote
Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland, sowie gemäß § 57 VgV oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.
3.7.1 Angemessenheit der Preise
Gemäß § 60 Abs. 1 VgV verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, wird das Angebot des Bieters in der Regel ausgeschlossen. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 60 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 VgV i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.
3.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot erteilt.
Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten z. B. Zollgebühren bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis ergibt sich aus dem Vordruck „Angebotsformular“ dargestellten Preissystematik ermittelt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.
3.8 Rechtsbehelfsbelehrung
Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Rechtsbehelfsbelehrung“.
4. Vertragsunterlagen
Mit der Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.
Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung werden über die elektronische Bestellplattform „Kaufhaus des Bundes“ (www.kdb.bund.de) abgerufen. Hierfür ist es erforderlich, dass entsprechende Katalogdaten von Ihnen im Fall der Zuschlagserteilung bereitgestellt werden. Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Anleitung zur Bereitstellung von elektronischen Katalogdaten für das Kaufhaus des Bundes Anlage „KatalogdatenKDBund“.
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Hinweise zur E-Rechnung
Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.
Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.
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