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Leistungsbeschre ibung Kuriersendungen bu ndesweit
Vergabe Nr.: 202609378
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Inhaltsverzeichnis
- Leistungsinhalt .................................................................................................... 3
- Geltungsbereich .................................................................................................. 3
- Mengen ................................................................................................................ 4
- Transportgut, Lademittel & Behältermanagement ............................................ 4
- Anforderungen an Equipment & Fahrpersonal ................................................. 4
- Versandplattform AX4 - Auftraggeberseitiges EDV-Tools ............................... 4
- Laufzeitanforderungen........................................................................................ 5
- Statistik ................................................................................................................ 5
- Leistungszeitraum ............................................................................................... 5
- Schadensabwicklung .......................................................................................... 5
- Zollabwicklung (Exporte / Importe) .................................................................... 6
- Abrechnung ......................................................................................................... 6
- Kennzahlensystem .............................................................................................. 7
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- Leistungsinhalt
Die Deutsche Bahn AG als einer der größten Anbieter von Transportlösungen im Bereich Personenverkehr/Güterverkehr bedient sich zur Sicherstellung des Betriebsablaufes auch externer Dienstleister der verschiedensten Kategorien.
Als Kuriersendungen im Sinne dieser Vergabe werden Sendungen verstanden, welche Zustellungen „Same Day“ beinhalten. Die Abholung und Zustellung kann individuell zwischen Versender und Dienstleister vereinbart werden. Die Kurierleistung umfasst Direktfahrten unabhängig von der konkreten Gewichtsklasse der Sendung. Es handelt sich um Direktfahrten, welche schnellstmöglich vom Absender zum Empfänger durchgeführt werden (Notfallfahrten). Kuriersendungen sind somit „nicht liniengebunden“. Sendungen, die den speziellen Datenschutzrichtlinien unterliegen können, wenn erforderlich, persönlich oder mithilfe elektronischer Hilfsmittel permanent begleitet werden. Transportbedarfe können auf Seiten des AG 24/7 entstehen.
Im Rahmen dieser Vergabe soll ein fachlich versiertes und finanziell leistungsstarkes Unternehmen vertraglich gebunden werden, um Transportaufgaben im Bereich Kurierleistungen von bahnaffinen Gütern zu übernehmen. Eine qualitativ und quantitativ hochwertige Leistungserbringung ist die Voraussetzung. Hierbei wird seitens des Auftraggebers besonderer Wert auf die Einhaltung jeglicher Termine gelegt.
Der Dienstleister steht darüber hinaus in direkter Kommunikation mit den Mitarbeitern der Versand- und Empfangsstellen des Auftraggebers, um eine termin- und bedarfsgerechte Transportorganisation und Abwicklung zu erreichen. Er informiert sich über die Besonderheiten am Versand- bzw. Entladeort frühzeitig und wählt das entsprechende Equipment, so dass es zu keiner eigenverschuldeten Verzögerung hinsichtlich der Anlieferung kommt. Grundlage bildet die veröffentlichte Restriktionsliste (Anhang 1 zu Leistungsbeschreibung) zu infrastrukturellen Besonderheiten und den Öffnungszeiten der Versandstellen der Standorte. Davon abweichend kann es zu Beauftragungen auch außerhalb der in der Restriktionsliste aufgezeigten Zeiten kommen, die vom Versender kommuniziert werden.
Im Zuge der Digitalisierung soll eine elektronische Transportanmeldung für Kuriersendungen möglich sein. Bis zu einer vollständigen Umsetzung ist es möglich, dass Versandstellen die Anmeldeportale des Dienstleisters nutzen sowie Kuriertransporte mittels Fax, E-Mail oder telefonisch anmelden.
Die Fahrzeuge des Dienstleisters müssen nach Auftragsbestätigung innerhalb von 60 Minuten beim Versender zur Verfügung gestellt werden. Kann das Zeitfenster nicht eingehalten werden, so ist der Dienstleister verpflichtet, umgehend den Bedarfsträger/Versender zu informieren und mögliche Alternativen aufzuzeigen/abzustimmen.
Die Auftragsbestätigung (oder -absage) beim AG muss bis spätestens 60 Minuten nach Anmeldung des Transportbedarfes schriftlich durch den AN erfolgen. Abweichend davon können individuelle Vereinbarungen zwischen dem Versender und Dienstleister getroffen werden.
Weiterhin stellt der Dienstleister sicher, dass die Werke der DB AG zeitnahe Informationen über den Lieferstatus erhalten. Dies geschieht durch Übersendung von Trackingdaten.
Eingesetztes Personal befolgt erteilte Anweisungen (mdl. durch Werkmitarbeiter). Zuwiderhandlungen führen zu entsprechenden Maßnahmen wie u.a. Hausverbot, etc. Dies gilt insbesondere für Anweisungen die Ladungssicherung betreffend! (z.B. Keine Abfahrt bevor das DB-Personal die Ladungssicherung geprüft hat)
Der Zukünftige Dienstleistererfüllt im vollen Umfang die Anforderungen der DB AG und ist mit der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung vertraut.
- Geltungsbereich
Die Vergabe ist gültig für die Deutsche Bahn AG und aller mit Ihren verbundenen Konzerngesellschaften und gilt für den bundesweiten Versand zwischen den Konzerngesellschaften (Innerwerksverkehr), zwischen Konzerngesellschaften und Kunden (Distribution) oder Lieferanten und Konzerngesellschaften (Beschaffung). Europäische Empfangs- bzw. Versandrelationen werden bei Bedarf beim Dienstleister separat angefragt und werden im Zuge dieser Vergabe nicht bewertet.
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- Mengen
Es wird von circa 6000 – 7500 Aufträgen im Jahr ausgegangen.
Im Rahmen übermittelte Sendungsvolumen sind Vergangenheitswerte und dienen dem diskriminierungsfreien Vergleich der Anbieter. Ein gleichmäßiges Aufkommen pro Monat kann davon nicht abgeleitet werden. Aussagen zur weiteren Geschäftsentwicklung können nicht getroffen werden.
- Transportgut, Lademittel & Behältermanagement
Bei den zu transportierenden Gütern handelt es sich um bahnspezifische Transportgüter der jeweiligen Konzerngesellschaften. Das Materialspektrum reicht von kleinen Paketen (<25kg) bis hin zu Sperrgut (z.B. Radsätze, >1000kg). Die entsprechenden zur Verfügung benötigten Fahrzeugklassen sind im Preisblatt benannt.
Als Ladehilfsmittel werden hierzu u.a. diverse Varianten von Gestellen, Europaletten, Einwegpaletten, Gitterboxpaletten etc. zum Einsatz kommen. Der Lademitteltausch ist kein Bestandteil des zukünftigen Vertrages. Bei Bedarf können in Einzelfällen bilaterale Absprachen getroffen werden.
- Anforderungen an Equipment & Fahrpersonal
Zur Transportabwicklung aller derzeit am Versand beteiligten Stellen ist unterschiedliches Equipment für Abholung und/oder Zustellung erforderlich.
Eingesetzte Fahrzeuge sind ausgestattet mit ausreichend und ordnungsgemäßen Ladungssicherungs- mitteln. Bei Auftragsannahme muss seitens des Dienstleisters geprüft werden, ob für eine ordnungs- gemäße Ladungssicherung ausreichend Mittel auf dem Fahrzeug vorhanden sind (Ketten, Zurrgurte, Spannbretter, Sperrstangen, Antirutschmatten, Netze etc.). Schäden und Kosten, die durch eine Zurückweisung von Fahrzeugen auf Grund mangelnder Sicherungsmittel oder unzureichendem Equipment beruhen, werden dem Dienstleister in Rechnung gestellt. Der Transport findet mit der kleinsten geeigneten Fahrzeugklasse statt, sofern objektiv keine größere Fahrzeugklasse erforderlich ist oder keine Freigabe durch den AG erfolgt ist.
Fahrzeuge entsprechen einem technisch einwandfreien Zustand und erfüllen alle vorhandenen Prüfnormen und Zulassungen. Sie sind ausgestattet mit GPS, Handy und wenn notwendig Gefahrgutausrüstung.
Das eingesetzte Fahrpersonal muss über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen, um Sicherheits-, Lade- und Standortanweisungen zu verstehen und sich bei Störungen oder Abweichungen verständigen zu können. Sollte für den Transport ein zweiter Fahrer benötigt werden, so muss dies vor dem Transport mit dem AG abgestimmt und freigegeben werden.
Beim möglichen Transport von Gefahrgut, sind die gesetzlichen Vorgaben an Fahrzeug und Personal einzuhalten und nachzuweisen.
- Versandplattform AX4 - Auftraggeberseitiges EDV-Tools
Die DB AG hat für die Konzernbereiche eine EDV-basierte Versandanmeldung umgesetzt. Dieses System basiert auf der Plattform AX4 der Siemens Digital Solution GmbH. Der -Dienstleister verpflichtet sich mit Abgabe eines Teilnahmeantrages im Rahmen des Wettbewerbes sich an das vorhandene EDV-Tools des Auftraggebers anzuschließen. Darüber hinaus stellt er für nicht angeschlossene Unternehmensbereiche/Versandstellen ein eigenes EDV-basiertes Versandsystem zur Verfügung.
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Der Dienstleister verpflichtet sich darüber hinaus zur Bereitstellung einer Telefonnummer, über die Rückfragen zu angemeldeten Transporten gestellt werden können.
Die Kosten einer Implementierung (in Höhe von ca. 20T€) des Systems und Anschluss an das System AX4 sind vom Dienstleister in die Frachtkosten einzukalkulieren. Implementierungskosten, welche im Zusammenhang mit der IT-Anbindung anfallen werden vom Auftraggeber nicht akzeptiert. Des Weiteren kalkulieren Sie bitte Transaktionskosten je Transportauftrag von 0,25€ / je Sendung mit ein.
Die Implementierung sowie die Implementierungskosten werden vom Auftraggeber (vertreten durch DB Fahrzeuginstandhaltung GmbH) gesteuert und nach Abschluss der Schnittstellenanbindung an den N Dienstleister belastet.
Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten und detaillierte Fragen im Vorfeld zu klären, wird nach erfolgreicher Teilnahme an der Vergabe ein technisches Aufklärungsgespräch angesetzt.
- Laufzeitanforderungen
Die Abholungen und Zustellungen erfolgen in der Regel innerhalb der Geschäftszeiten, bzw. zu den mit der Versandstelle vereinbarten Zeiten. Der Transport erfolgt auf direktem Wege, ohne Umladung.
Im Falle von Sonderanlieferungen (Feiertag, Sonntag oder Samstag, 2-Mann-Service, B2C-Geschäft) werden diese vor Transportbeginn mit den entsprechenden Stellen organisatorisch besprochen.
- Statistik
Monatlich wird eine Statistik vom Dienstleister überreicht, aus welcher bestimmte Daten wie Anzahl Sendungen, Anteil der Frankaturen, aktueller Dieselpreis, Anzahl je Fahrzeugtyp hervorgehen. Einmal im Jahr übermittelt der Dienstleister eine ausführliche Sendungsstatistik aller über sein System versandten Sendungen. Eine entsprechende Form ist im ersten Vertragsjahr zu besprechen.
- Leistungszeitraum
Der Vertrag soll einen Leistungszeitraum von 01.01.2027 bis 31.12.2030.
Der Vertrag kann 2-mal um jeweils 1 Jahr verlängert werden. Ist der Leistungszeitraum beendet, ein zwingend erforderliches Vergabeverfahren noch nicht beendet, so verpflichtet sich der Dienstleister eine Nachleistung von maximal 6 Monaten zu erbringen.
- Schadensabwicklung
Der Dienstleister stellt eine zentrale Schadensabwicklung sicher. Hierzu kann er dem Auftraggeber ggf. ein Tool zu selbständigen Schadensanzeige und Hinterlegung von Dokumenten zur Verfügung stellen.
Die DB AG stellt ein zentrales Reklamationstool (PEGA-Tool) für die Schadensregulierung zur Verfügung. Hierzu erklärt sich der Dienstleister bereit alle Schadensvorgänge abzuwickeln/anzunehmen. Bei Bedarf kann der genaue Prozessablauf zwischen AG/AN besprochen werden.
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- Zollabwicklung (Exporte / Importe)
Die DB Unternehmen werden in allen zollrechtlichen Import- und Export Aufgaben durch die Firma SW Zoll-Beratung vertreten. Wir verweisen ausdrücklich auf Art. 5 Nr. 6 UZK. Zollgutsendungen sind mit den sendungsbegleitenden Unterlagen bei der Firma SW Zoll-Beratung per E-Mail zu avisieren.
Die Kommunikationsdaten lauten:
E-Mail: de.sm.flf.team.kmu.sdag@swzoll.de Ansprechpartner: Marco Kirschenbauer– Tel. 09973 / 506-13
Unterlagen wie EUR.1, Ursprungserklärung, Ursprungszeugnis etc. sind umgehend nach Abfertigung im Original an folgende Adresse zu schicken:
SW Zoll-Beratung GmbH Abt. Team.kmu.sdag Dr.-Georg-Schäfer-Str. 17 93437 Furth im Wald
Für Transporte ins Ausland sind Rechnungsanlagen zwingend beizufügen! Hierzu zählen insbesondere Dokumente die als Gelangensbestätigung zählen und abgestempelte Ausfuhrdokumente bzw. Zolldokumente für eine Ausfuhr aus Deutschland. Fehlen diese Anlagen ist eine Rechnung nicht vollständig und wird zurückgewiesen.
Der Dienstleister ist verpflichtet mit Zuschlagserteilung Kontakt mit dem Zollbeauftragten des AG aufzunehmen und den Prozess für Exporte/Importe abzustimmen. Kontakt ist über DB-FZI- Zoll@deutschebahn.com zu führen.
Sollten sich Änderungen bei den Verzollungsinstruktionen ergeben, so wird der Dienstleister vom Auftraggeber unterrichtet und der Prozesse für zollrechtlichen Import- und Export Sendungen neu abgestimmt.
- Abrechnung
Die von dem Dienstleister erbrachten Leistungen müssen mittels einer 14tägigen elektronischen Sammelrechnung (XRechnung-Format) fakturiert werden. Hierbei ist je Leistungsempfänger eine separate Rechnung zu erstellen. Die Rechnungslegung hat dabei zentral und einheitlich (nur unter Firmierung der vertragsschließenden Stelle) zu erfolgen.
Die Zahlungsfrist für die fällige Vergütung beträgt 21 Tagen 3 % Skonto / 30 Tage netto und beginnt mit dem Eingang der prüffähigen Rechnung bei der Rechnungsempfangsstelle.
Die DB AG setzt sich aus unterschiedlichen Konzerngesellschaften zusammen, die den Dienstleister unabhängig beauftragen. Der jeweilige Auftraggeber übermittelt dem Dienstleister jährlich eine Bestell- / Abrechnungs-Nr. für das entsprechende Geschäftsjahr. Die Abrechnung erfolgt somit je Gesellschaft und Verladestelle in einer Sammelrechnung, auf Basis der übermittelten Abrechnungsdaten. Der AN hinterlegt in seinem Abrechnungssystem für jede Gesellschaft eine eigene Kunden- / Abrechnung-Nr..
Bei der Rechnungslegung ist verpflichtend, dass das Versandgut inkl. der von der DB vergebenen SAP- Materialnummer/Bestellnummer immer mit aufgeführt wird. Darüber hinaus sind die Kosten gemäß Preisblatt auf der Rechnung nachvollziehbar aufzuschlüsseln.
Für eine Leistungserbringung / Leistungsabrechnung, welche nicht im Vertrag aufgeführt ist, ist eine Kostenübernahmebestätigung durch den Dienstleister beim Auftraggeber einzufordern.
Der genaue Abrechnungsprozess wird vor Vertragsbeginn detailliert abgestimmt.
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- Kennzahlensystem
Die Leistung wird nach den nachfolgenden Kennzahlen bewertet:
| Statusmeldungen (QStat): | Es wird grundlegend geprüft, ob der Dienstleister Statusmeldungen (zeitnahe Informationen über den Lieferstatus in der auftraggeberseitigen EDV-Plattform) bereitstellt. (QStat = mind. 95%) |
|---|---|
| Abholtreue (QAbh): | Es wird geprüft, ob das gewünschte Abholdatum gleich dem Ladedatum ist. (QAbh = mind. 95%) |
| Schadensquote (QVS): | Es wird analysiert, wie hoch die Quote der Schadensmeldungen ist. (QVS = max. 1%) |
Hält der Dienstleister die in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 13 genannten Quoten für die Kennzahlen (Statusmeldungen, Laufzeit- Abholtreue und Schadensquote) innerhalb eines Quar- tals nicht ein, behält sich der Auftraggeber folgende Schritte vor: a) Kürzung der Preise um 2 % (Anlage 2) für das darauffolgende Quartal b) außerordentliche fristlose Vertragskündigung nach vorheriger Abmahnung und erneuter Nicht- erfüllung der entsprechenden Quoten
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