VV622_06_Büroräume_Handlungsleitfaden.pdf

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Handlungsleitfaden

Der Handlungsleitfaden dient der zusammenfassenden und vereinfachten Darstellung der wesentlichen Inhalte und Abläufe der Rahmenvereinbarung.

Maßgeblich für die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien sind ausschließlich die Regelungen der Rahmenvereinbarungen und ihrer Anlagen.

1. Grundsätzliches

Gegenstand der auf eine Laufzeit von vier Jahren angelegten Rahmenvereinbarung ist die Ausstattung von planmäßig insgesamt 302 Gebäuden mit Mobiliar. Bei den Gebäuden handelt es sich um unterschiedliche Modulbauten, für die insgesamt vier Gebäudetypen vorgesehen sind. Die Gebäudetypen unterscheiden sich im Wesentlichen hinsichtlich ihrer Größe und des jeweiligen Ausstattungsumfangs.

Die Leistungserbringung erfolgt aus einer Hand. Der Auftragnehmer übernimmt dabei die Herstellung bzw. Koordination der Herstellung, die Terminplanung, die Lieferung, den Transport sowie die Einbringung und Montage des Mobiliars in den jeweiligen Unterkünften. Der konkrete Leistungsumfang wird im Rahmen der Vertragslaufzeit durch Einzelabrufe festgelegt. Mit den jeweiligen Einzelabrufen werden die konkret zu liefernden Vertragsgegenstände, Mengen und Lieferzeiten konkret festgelegt. Die in den Vergabeunterlagen im Dokument VV622_01a ausgewiesenen Mengen dienen der Prognose des voraussichtlichen Gesamtbedarfs. Der Auftraggeber garantiert die Abnahme von 70 % der im Preis- und Produktblatt prognostizierten Mengen.

Auf Grundlage der derzeitigen Planungen ist nach gegenwärtigem Kenntnisstand davon auszugehen, dass der überwiegende Teil der Gebäude innerhalb der ersten beiden Vertragsjahre auszustatten sein wird. Um die geplante Ausstattung der Gebäude innerhalb der vorgesehenen Zeiträume sicherzustellen, ist eine entsprechende monatliche Ausstattungskapazität erforderlich. Der Auftragnehmer muss bis auf Weiteres gewährleisten pro Los monatlich die sich aus den Vergabeunterlagen, Dokument VV622_01b_monatliche Ausstattungskapazität ergebenden Mengen liefern zu können. Zwei Gebäude des größten Gebäudetyps dienten als Grundlage für die Ermittlung der dort aufgeführten voraussichtlichen monatlichen Mengen. Bei einem Zuschlag für mehrere Lose erhöht sich die erforderliche Ausstattungskapazität entsprechend. Nähere Angaben zu den jeweils konkret anstehenden Ausstattungsleistungen werden dem Auftragnehmer im Laufe der Vertragslaufzeit rechtzeitig zur Verfügung gestellt, sobald hierzu hinreichend gesicherte Erkenntnisse vorliegen.

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Die Einzelheiten zur Bestellung, zu den Liefer- und Einbringungsfristen, zu einer gegebenenfalls erforderlichen Einlagerung sowie zum Einsatz von Unterauftragnehmern ergeben sich aus der Rahmenvereinbarung und den Anlagen. Die nachfolgenden Ausführungen geben hierzu einen zusammenfassenden Überblick.

2. Liefer- und Einbringungsmodalitäten

Die Bestellungen werden grundsätzlich mit einem Vorlauf von mindestens vier Wochen vor dem vorgesehenen Beginn der Einbringung erteilt. Für die vollständige Lieferung, Einbringung und bezugsfertigte Möblierung eines Gebäudes steht grundsätzlich ein Zeitraum von maximal 20 Kalendertagen zur Verfügung. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich einzelne Gebäude zum Zeitpunkt der Möblierung noch in der Fertigstellungsphase befinden können. Eine teilweise parallele Durchführung von Bauarbeiten und Möblierung kann daher erforderlich sein. Der Auftragnehmer muss deshalb in der Lage sein, die erforderlichen logistischen und personellen Kapazitäten bereitzustellen und insbesondere die Ausstattung von zwei Gebäuden gleichzeitig zu ermöglichen.

3. Anforderungen an das eingesetzte Personal

Zur Sicherstellung eines koordinierten und reibungslosen Ablaufs der Leistungserbringung ist seitens des Auftragnehmers am jeweiligen Ausführungsort ein Vorarbeiter einzusetzen, der während der Ausführung der Arbeiten ständig vor Ort anwesend ist und die Arbeiten aktiv steuert, koordiniert und überwacht. Der Vorarbeiter fungiert als zentraler Ansprechpartner für die am jeweiligen Ausführungsort beteiligten Personen und stellt die unmittelbare Abstimmung und Koordination während der Ausführung sicher. Der jeweils eingesetzte Vorarbeiter ist dem Auftraggeber vor Beginn der Arbeiten zu benennen. Darüber hinaus ist durch den Auftragnehmer eine telefonische Erreichbarkeit des Vorarbeiters während der Ausführung der Arbeiten sicherzustellen.

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Der Vorarbeiter muss über ausreichende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Als Mindestanforderung wird die Niveaustufe B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) vorausgesetzt. Für alle übrigen vom Auftragnehmer zur Leistungserbringung eingesetzten Personen werden ausreichende Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau A2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) vorausgesetzt.

4. Einlagerungsoption

Kann eine Lieferung oder Einbringung aus Gründen, die im Verantwortungsbereich des Auftraggebers liegen, zum vorgesehenen Termin nicht erfolgen, kann eine zwischenzeitliche Einlagerung der bereits bereitstehenden Vertragsgegenstände erforderlich werden. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer spätestens eine Woche vor dem sich aus der jeweiligen Bestellung ergebenden Liefertermin in Textform zur Einlagerung auffordern, sofern zu diesem Zeitpunkt feststeht, dass eine Anlieferung oder Einbringung am vorgesehenen Liefertermin nicht möglich sein wird. In diesem Fall übernimmt der Auftragnehmer die fachgerechte Einlagerung nach entsprechender Aufforderung des Auftraggebers. Die hierfür erforderlichen und angemessenen Kosten werden nach Maßgabe der Rahmenvereinbarung gesondert vergütet. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer spätestens eine Woche vor dem gewünschten erneuten Liefertermin in Textform zur erneuten Lieferung der eingelagerten Vertragsgegenstände auffordern. Die Einbringung der Vertragsgegenstände erfolgt innerhalb der oben genannten Frist (=20 Kalendertage) nach deren Anlieferung am Erfüllungsort. Die eingelagerten Vertragsgegenstände gelten durch die Einlagerung weder als geliefert noch als abgenommen.

5. Einsatz von Unterauftragnehmern

Die Leistungserbringung kann unter Einsatz von Unterauftragnehmern erfolgen. Die Gesamtverantwortung für die ordnungsgemäße Koordination und Durchführung der Leistung verbleibt jedoch beim Auftragnehmer. Dies betrifft insbesondere die Koordination von Herstellung, Terminplanung, Lieferung, Einbringung und Montage. Die vorgesehenen Unterauftragnehmer sind nach Maßgabe der Vergabeunterlagen bereits mit dem Angebot anzugeben. Änderungen oder der zusätzliche Einsatz von Unterauftragnehmern sind entsprechend den Regelungen der Rahmenvereinbarung anzuzeigen bzw. genehmigen zu lassen. Für die Einzelheiten sind die Regelungen der Rahmenvereinbarungen und ihrer Anlagen maßgeblich.