Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen stellen die wesentlichen Anforderungen und Abläufe des Leistungswettbewerbs dar. Sie sollen den Bietern helfen, ein wertbares Angebot abzugeben. Ergänzend wird auf die gesetzlichen Bestimmungen verwiesen, welche vorrangig Anwendung finden.

Im Folgenden sind die Begriffe „Auftraggeber“ und „Vergabestelle“ gleichbedeutend.

In den Unterlagen hat der Auftraggeber zur besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet, weibliche Personen sind gleichermaßen angesprochen.

Die Bieter müssen sich stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informieren. Diese Informationspflicht gilt bis zum Ende der Angebotsfrist, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe benannt ist. Etwaige Fristverlängerungen, Bieterfragen mit den entsprechenden Antworten oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen müssen vom Bieter selbständig auf der BWI Vergabeplattform abgerufen werden.

Im Falle einer Änderung der Ausschreibungsunterlagen während des Leistungswettbewerbs ist es der Vergabestelle technisch nicht möglich, dem Bieter auf der BWI Vergabeplattform ausschließlich die geänderten Vergabeunterlagen, ergänzend zu den bereits veröffentlichten Vergabeunterlagen, bereit zu stellen. Mit der Veröffentlichung geänderter/ neuer Vergabeunterlagen ist die Vergabestelle daher gezwungen, die vollständigen Vergabeunterlagen inkl. geänderter Dokumente auf der BWI Vergabeplattform erneut bereit zu stellen. Die Vergabestelle wird aus diesem Grund für die geänderten Vergabeunterlagen die Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen des Dokumentes hochsetzen (z. B. V1.1 oder V2.0), sodass für den Bieter ersichtlich ist, welche Dokumente konkret geändert wurden. Alle Dokumente, die zwar erneut hochgeladen wurden jedoch die alte Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen beibehalten haben, haben den ursprünglichen Stand beibehalten.

Alle Angaben im Angebot haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Jeder Umstand, der eine/ mehrere Erklärungen des Angebotes nachträglich in Frage stellt, ist vom Bieter unverzüglich mitzuteilen.

Angebote und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Angebotsunterlagen in einer anderen Sprache bleiben unberücksichtigt. Technische Fachbegriffe (z. B. Service, Support) können in englischer Sprache formuliert sein. Im Falle von Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist neben dem Nachweis zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Der Bieter darf keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vornehmen (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 VSVgV). Unzulässige Änderungen sind auch das etwaige Beifügen von Bieter-AGBs oder – auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten und Ähnlichem, wie etwa sog. „Rechtliche Hinweise“, „Copyright“-Erklärungen, „Vertraulichkeitserklärung“.

Unzulässige Änderungen am Angebot können zum Ausschluss des Angebotes vom Wettbewerb führen.

Hinweis: Eine Kurzanleitung zur Einreichung von Angeboten mit dem AI BIETERCOCKPIT erhalten Sie über den Reiter „Hilfe“ auf der Bieterplattform unter dem oben genannten Link. Dort können Sie auch das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT sowie die FAQ einsehen.

Zu Testzwecken besteht darüber hinaus die Möglichkeit das aktive Abgeben von Angeboten im Rahmen der am 28.01.2020 veröffentlichten „TESTVERGABE FÜR BIETER (TESTVERGABE)“ für Verfahren in der VgV und der am 29.12.2023 veröffentlichten „TESTVERGABE VSVgV FÜR BIETER (TESTVERGABE VSVgV)“ für Verfahren in der VSVgV unverbindlich zu erproben.

Vergabeverfahren und Vergabeart

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 11 Abs. 1 S. 1 Alt. 2 VSVgV durchgeführt.

Dem Vergabeverfahren liegt die VSVgV zugrunde, nachdem die Erbringung von Leistungen unter der zu schließenden Rahmenvereinbarung einen Verschlusssachenauftrag darstellt.

Verfahrensablauf

Fragen zum Vergabeverfahren (Bieterfragen) und Kommunikation

Fragen sind ausschließlich an die Vergabestelle zu richten. Für die Übersendung von Bieterfragen ist im Einzelnen Folgendes maßgeblich:

Die Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle erfolgt ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform. Hierfür muss der Bieter kostenfrei die Software AI Bietercockpit herunterladen und sich registrieren.

Dem registrierten Benutzer stehen grundsätzlich folgende Komfortfunktionen zur Verfügung:

Dieser wird aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird.

Dieser wird aktiv informiert, sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass der Firmenname korrekt und vollständig eingetragen ist, ebenso die Adressdaten. Änderungen bzw. Ergänzungen an Firmenstammdaten im Bietercockpit sind durch das registrierte Unternehmen selbst vorzunehmen.

Es ist bitte vornehmlich das Unternehmen zu registrieren, welches vorliegend auch als Bewerber/ Bieter fungieren soll. Dessen Account ist entsprechend für die Kommunikation und die Einreichung von Teilnahmeantrag/ Angebot zu nutzen. Hintergrund ist, dass seitens des AI Vergabemanagers das registrierte Unternehmen als Bewerber/ Bieter angesehen wird. Sofern jedoch im Auftrag eines anderen Unternehmens die Einreichung erfolgen soll, so ist eine entsprechende Erklärung bereits mit der Einreichung abzugeben. Die Angabe im Feld zu der KMU Abfrage hat zwingend zu erfolgen, bereits registrierte Unternehmen haben diese zwingend nachzuholen.

Möglicherweise notwendige Hilfestellungen bei der Registrierung im AI Bietercockpit bietet das Benutzerhandbuch, als auch der Support der Firma AI.

Der Eingang von Nachrichten seitens der Vergabestelle ist vom Bieter auf Verlangen der Vergabestelle mittels Bietercockpit unter Verwendung des Aktenzeichens zu bestätigen.

Die Vergabestelle kann jederzeit verlangen, dass sämtliche elektronische Kommunikation zwischen den Beteiligten aus Gründen des Vertrauensschutzes zu verschlüsseln ist. In diesem Fall teilt sie den Bieter das zu verwendende Verfahren rechtzeitig mit.

Die Vergabeunterlagen ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Antworten der Vergabestelle können von allen Bietern über die BWI Vergabeplattform eingesehen werden. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Fragen sind ausschließlich über die BWI Vergabeplattform (s.o.) zu stellen. Dabei ist das Dokument „Anlage 1 Template für Einreichen von Bieterfragen“ zu verwenden. Dieses Dokument ist als Word-Datei einzureichen. In der Fragestellung ist möglichst genau zu bezeichnen, auf welchen Punkt der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht, so dass die entsprechende Referenz in der Antwort benannt werden kann.

Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, nach Auffassung des Bieters Unklarheiten (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten, Missverständnisse o. ä.), so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch vor Ende der Angebotsfrist darauf hinzuweisen.

Bieterfragen sollten bis spätestens 10 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist eingereicht werden. Antworten auf rechtzeitig gestellte Bieterfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist von der Vergabestelle wie nachfolgend beschrieben kommuniziert.

Telefonische oder schriftliche Auskünfte, insbesondere über den Stand des laufenden Vergabeverfahrens, werden nicht erteilt. Eine Kontaktaufnahme zu anderen Mitarbeitern der BWI im Zusammenhang mit der Ausschreibung ist untersagt und kann zum Ausschluss des Bieters führen.

Ende der Bindefrist des Angebotes

Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Bieter an ihr Angebot 60 Kalendertage nach Ende der Angebotsfrist gebunden (Bindefrist).

Form und Inhalt des Angebotes

Form des Angebotes durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit

Die Abgabe des Angebotes ist ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform nach vorheriger Registrierung (vgl. Ziffer 1.3.1) mittels des AI Bietercockpits (über den dortigen Workflow „Angebotsabgabe“) möglich. Angebote, die in Papierform eingehen, werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Ausgeschlossen werden auch Angebote, die per E-Mail, Fax oder per Nachrichtenfunktion über das AI Bietercockpit zugesendet werden.

Angebote, die der Vergabestelle nicht in der geforderten Form oder nach Ablauf der Angebotsfrist vorliegen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.

Hierbei sind die geforderten Angebotsunterlagen und Formulare entsprechend auszufüllen, sofern vorgesehen formgerecht zu signieren und mittels Bietercockpit hochzuladen sowie anschließend aktiv über die dafür vorgesehene Schaltfläche im Workflowschritt „Angebotsabgabe“ zu versenden.

Bei der Angebotsabgabe ist Folgendes zu beachten:

Bei den von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen handelt es sich weitestgehend um ausfüllbare Dateien, so dass diese direkt oder nach einem vorherigen Download durch den Bieter digital ausgefüllt und dem Angebot beigefügt werden können. Dies hat den Vorteil, dass durchsuchbare Dateien (keine Scans) entstehen, welche eine Angebotsauswertung für die Vergabestelle deutlich erleichtern.

Sämtliche geforderten Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papierform vorliegen, sind eingescannt als PDF-Dokument hochzuladen.

Hinweis: Dem Bieter ist es selbstverständlich gestattet, die zur Verfügung gestellten Formate, wie das Word-Format, in ein anderes Format (z.B. als PDF-Dokument) umzuwandeln und abzuspeichern, um die Signatur setzen zu können. Die Inhalte und der Aufbau des Template dürfen dabei nicht verändert werden.

Falls erforderlich, können Angaben auf gesonderten, zusätzlichen Seiten gemacht werden, wenn diese einen ausdrücklichen und präzisen Verweis auf die jeweilige Anlage haben Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Angebotes oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen.

Die form- und fristgebundene Übermittlung des Angebotes bedarf einer elektronischen Signatur, die mindestens als fortgeschrittene elektronische Signatur (mittels Softzertifikat) zu erfolgen hat. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (mittels Signaturkarte) ist ebenfalls zulässig. Weitere Informationen zu diesen Signaturarten enthält das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT.

Erfolgt die Übermittlung des Angebotes mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, so umfasst diese alle Dokumente des Angebotes, die die Erklärungen und Angaben des Bieters selbst darstellen. Sämtliche Bestandteile des Angebotes sind damit in Bezug auf die eigenen Erklärungen des Bieters als formgerecht signiert anzusehen und es bedarf somit keiner gesonderten fortgeschrittenen Signatur auf den weiteren einzelnen Dokumenten. Dies gilt nicht, wenn das Dokument explizit die fortgeschrittene Signatur Dritter wie z.B. der weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. der Unterauftragnehmer fordert.

Sämtliche geforderte Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papierform vorliegen, sind als gescanntes PDF-Dokument oder einem ähnlichen gängigen Format hochzuladen.

Die maximale Größe des Angebotes beträgt 900 MB.

Zugelassene Formate

Textdokumente sind im Microsoft Word-Format und PDF-Format (inkl. aktiver dokumenteninterner Referenzierungen („Verlinkung“)) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Kalkulationen und tabellenartige Aufstellungen sind im Microsoft Excel- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Präsentationen sind im Microsoft PowerPoint- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Grafische Darstellungen sind vorzugsweise im Microsoft Visio-, alternativ im Windows Metafile (WMF), im Portable Network Graphics- (PNG) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Projektpläne sind im Microsoft Project- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Inhalt des Angebotes

Das Angebot ist samt den in dem Dokument Angebotsschreiben (Anlage 3) aufgeführten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber empfiehlt, alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Vordrucke, die vom Bieter nicht für die Einreichung des Angebotes verwendet werden, vor Einreichung des Angebotes zu entfernen.

Das Angebotsschreiben muss einen Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten sowie Ort und Datum der Abgabe benennen. Zudem ist dieses zu signieren, es sei denn die Übermittlung des Angebotes ist bereits mit mindestens einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen worden.

Die in dem Angebotsschreiben genannten Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten. Der Auftraggeber behält sich vor, die inhaltliche Richtigkeit der vom Bieter gemachten Angaben und Nachweise zu überprüfen, etwa durch Nachfrage bei Referenzgebern. In Zweifelsfällen wird der Bieter zur Stellungnahme aufgefordert. Nicht nachgewiesene Angaben und Nachweise führen zum Ausschluss.

Das Einhalten der Anforderungen an den Leistungsgegenstand (vgl. Leistungsbeschreibung) wird durch Abgabe des Angebotes vom Bieter bestätigt.

Sonstige Anforderungen

Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit

Der Bieter hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die im Rahmen des Vergabeverfahrens bekannt gewordenen Angelegenheiten des Auftraggebers bzw. seiner Endkunden Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes eingesetzten Mitarbeiter bzw. seine Unterauftragnehmer zu verpflichten. Ein Verstoß des Bieters gegen die Verschwiegenheitspflicht kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen und verpflichtet – auch nach Abschluss des Verfahrens - zum Ersatz aller hieraus erwachsenden Schäden.

Die Vergabeunterlagen dürfen vom Bieter nur zur Erstellung des Angebotes und ggf. bei der Ausführung des Auftrages verwendet werden.

Der Bieter darf nur solche Ausschreibungsunterlagen an Unterauftragnehmer weitergeben, die zwingend erforderlich sind, um die vom Unterauftragnehmer zu erbringenden Unterlagen einzuholen. Eine Weitergabe der zwingend erforderlichen Ausschreibungsunterlagen an einen Unterauftragnehmer ist gestattet, sofern der Bieter die Vertraulichkeitserklärung des Unterauftragnehmers bereits mit Einreichung des Teilnahmeantrages bei der Vergabestelle einreicht hat oder nachdem der Bieter die Vertraulichkeitserklärung des Unterauftragnehmers vorliegen hat und mit Angebotsabgabe bei der Vergabestelle einreicht.

Eine sonstige Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen an Dritte ist grundsätzlich unzulässig und bedarf in jedem Fall der vorherigen schriftlichen Freigabe durch die Vergabestelle.

Sollten sich aus oder im Zusammenhang mit den Unterlagen im Vergabeverfahren gewerbliche Schutzrechte ergeben, bleiben diese Eigentum des Auftraggebers. Die Zurverfügungstellung der Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens stellt keine Rechteinräumung an den Bieter dar.

Alle vom Bieter eingereichten Unterlagen verbleiben zu Dokumentationszwecken bei der Vergabestelle, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach werden die Unterlagen datenschutzgerecht entsorgt. Der Auftraggeber ist verpflichtet – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten des Bieters Verschwiegenheit zu bewahren. Im Übrigen wird auf die Datenschutzhinweise, die auf der BWI Vergabeplattform verlinkt sind, verwiesen.

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen auch Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz

Für die Auftragsdurchführung sieht der Vertrag die Möglichkeit einer Verpflichtung des vom späteren Auftragnehmer eingesetzten Personals nach dem Verpflichtungsgesetz vor, was zur Anwendung der für Amtsträger geltenden Strafvorschriften des Strafgesetzbuchs führt.

Der Bieter hat für diesen Fall sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter seines Unterauftragnehmers, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, bereit sind, sich nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichten zu lassen. Lassen sich die Mitarbeiter nicht verpflichten, kann dies zur Kündigung des Vertrages führen.

Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote

Mehrere Hauptangebote sowie Nebenangebote sind ausgeschlossen.

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes

Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über die BWI Vergabeplattform mittels des AI Bietercockpits durch Einreichung eines überarbeiteten Angebotes berichtigt oder geändert sowie durch eine Erklärung des Bieters zurückgezogen werden. Änderungen oder Ergänzungen von Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.

Soweit Bieter Änderungen an ihren Angeboten vornehmen, müssen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein.

Kosten und Vergütung

Für die Erstellung und Einreichung der Angebote sowie für sonstige Aufwendungen im Rahmen des Vergabeverfahrens (bspw. der geforderten Angebotsmuster) wird weder eine Vergütung gewährt noch werden Kosten erstattet. Mit Abgabe seines Angebotes verzichtet der Bieter auf die Geltendmachung entsprechender Ansprüche.

Verschlusssachenauftrag

Im vorliegenden Fall handelt es sich um einen Verschlusssachenauftrag i.S.d. VSVgV.

Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse geheimhaltungsbedürftige Tatsache, Gegenstände oder Erkenntnisse, unabhängig von ihrer Darstellungsform, die durch besondere Sicherungsmaßnahmen vor Unbefugten geheim gehalten werden müssen. Sie werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer amtlichen Stelle des Bundes oder auf deren Veranlassung in Geheimhaltungsgrade eingestuft.

Der Bieter und die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer werden im Rahmen der vertragsgegenständlichen Leistungen Kenntnis von Informationen oder Daten erhalten, die als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) eingestuft sind.

Der Bieter (bzw. alle Mitglieder der Bietergemeinschaft) sowie die Unterauftragnehmer, die mit VS umgehen werden, haben daher eine Sicherheitsauskunft/ Bereitschaftserklärung/ Verpflichtungserklärung gem. § 7 VSVgV (Anlage 8) sowie das ausgefüllte VS-NfD-Merkblatt (Anlage 5 des Rahmenvertrages) einzureichen.

Der Bieter hat dafür zu sorgen, dass alle Personen, die im Rahmen des Vergabeverfahrens oder bei der Auftragsdurchführung Kenntnis von VS-NfD bekommen, die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblatts kennen und einhalten.

Eine Weitergabe von Verschlusssachen an Unterauftragnehmer darf nur erfolgen, wenn für diese ebenfalls die Anlage 8 eingereicht wurde.

Die Weitergabe einer Verschlusssache an ein im Ausland ansässiges Unternehmen bedarf der Zustimmung des VS-Herausgebers. Diese hängt insbesondere davon ab, ob mit dem jeweiligen Land ein bilaterales Geheimschutzabkommen besteht und die Verschlusssache dort ihrem Geheimhaltungsgrad entsprechend geschützt ist. Die Vergabestelle wird sich bemühen, diese Zustimmung zu erhalten, kann deren Erteilung jedoch vorab nicht garantieren.

Die Weitergabe einer Verschlusssache, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestuft ist, an ein im Ausland ansässiges Unternehmen muss die Vergabestelle sowie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unter Beifügung eines auftragsspezifischen Security Aspects Letter (SAL), in welchem sich das ausländische Unternehmen u.a. zur Einhaltung der jeweils geltenden Geheimschutzvorschriften verpflichtet, angezeigt werden.

Vertrauliche Informationen

Der Bieter hat vertrauliche Informationen, insbesondere Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, in den Angeboten deutlich zu kennzeichnen, um eine versehentliche Offenlegung durch den Auftraggeber, z.B. im Falle eines Nachprüfungsverfahrens, zu vermeiden. Die Kennzeichnung hat durch Beilegung einer Auflistung zu erfolgen, in der die jeweilige Unterlage des Angebotes, die Seitenzahl und die Ziffer oder der jeweils geheim zu haltendem Inhalt aufgezeigt werden.

Ein wie auch immer gearteter pauschaler Hinweis genügt nicht und wird seitens des Auftraggebers nicht berücksichtigt. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung kann der Auftraggeber von der Zustimmung des Bieters zur Weitergabe der Informationen ausgehen.

Prüfung und Wertung der Angebote

Formale Prüfung

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geprüft und gewertet.

Zunächst werden die Angebote auf Einhaltung der formalen, in § 31 Abs. 1 VSVgV aufgeführten Kriterien geprüft. Die Vollständigkeit des Angebotes wird anhand der Aufzählung im Angebotsschreiben (Anlage 3) geprüft.

Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, gemäß § 22 Abs. 7 VSVgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

Die Vergabestelle behält sich insbesondere vor, nachfolgend aufgeführte Nachweise nachzufordern:

Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Bei negativer Formalprüfung wird das betreffende Angebot ausgeschlossen.

Grundsätzliches zum Angebotspreis

Leistungsverzeichnis

Die Vergabeunterlagen enthalten ein Leistungsverzeichnis mit Preispositionen.

Das Leistungsverzeichnis muss alle geforderten Angaben und Preise enthalten und darf nicht geändert werden (Ergänzungen, Erweiterungen, Kommentierungen, Streichungen etc.). Bei Änderungen des Preisblattes/ Leistungsverzeichnisses erfolgt der Ausschluss vom Verfahren.

Ein fehlendes Leistungsverzeichnis führt zum Ausschluss des Angebotes und kann nicht nachgefordert werden.

Hinweis: Der im PDF-Abdruck des Leistungsverzeichnisses oberhalb der Tabelle systemseitig erzeugte „Ausfüllhinweis“ findet keine Anwendung und ist durch den Bieter zu ignorieren.

Preiskalkulation

Bei der Preiskalkulation ist folgendes zu beachten:

Bereitstellungskosten sind nicht zulässig und werden nicht erstattet

Nebenkosten werden nicht erstattet

Reisekosten werden hinsichtlich der im Einzelvertrag definierten Projektorte nicht erstattet

Vorauszahlungen werden nicht gewährt

Aufwände für Einarbeitungen werden nicht erstattet

Für den Fall, dass eine einzelne Leistung für 0 € angeboten wird, ist in der entsprechenden Position des Leistungsverzeichnisses eine „0“ einzutragen. Es ist ggf. eine kurze Erläuterung mitzuliefern, welchen Grund die Eingabe hat. Fehlende Preisangaben können anderenfalls zum Ausschluss führen.

Alle Preise müssen als Nettopreise (exkl. USt.) und in der Währung € (Euro) mit höchstens zwei Nachkommastellen angegeben werden. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die auf dem im Leistungsverzeichnis eingetragen sind.

Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle die Belege für die Preisermittlung zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Leistungen anderer Unternehmer

Rechnerische Prüfung und Ermittlung des Angebotspreises

Die Angaben im Leistungsverzeichnis werden rechnerisch überprüft. Die Vergabestelle behält sich vor offensichtliche Rechenfehler zu korrigieren. Die sich im Leistungsverzeichnis ergebende Gesamtsumme stellt den Angebotspreis dar. Die Gesamtsumme setzt sich aus der Summe der jeweiligen Einzelpositionen zusammen. Dieser Angebotspreis wird zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes herangezogen.

Die Preise müssen alle in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen beinhalten.

Ungewöhnlich niedrige Angebote

Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird der Auftraggeber vor Ablehnung dieses Angebots vom Bieter Aufklärung gemäß § 33 Abs. 1 VSVgV über dessen Einzelpositionen verlangen. Klärt der Bieter die Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht für den Auftraggeber zufriedenstellend auf, kann das Angebot ausgeschlossen werden.

Angebote mit einer unzulässigen Mischkalkulation werden ausgeschlossen. Eine unzulässige Mischkalkulation ist dann anzunehmen, wenn ein Bieter im Zuge der Bildung seines Gesamtpreises einen einzelnen oder einzigen Preis nicht so, wie gefordert, vollständig und mit dem Betrag angegeben hat, den er nach seiner Kalkulation für die Leistung vom Auftraggeber tatsächlich beansprucht. In einem solchen Fall ist es - mit der Folge eines Angebotsausschlusses - so anzusehen, dass die betroffene Preisangabe fehlt.

Ermittlung des preislich niedrigsten Angebotes

Der Angebotspreis ist alleiniges Zuschlagskriterium. Das heißt, dass das preislich niedrigste Angebot den Zuschlag erhält.

Für den Fall, dass innerhalb des erstellten Rankings aufgrund eines identischen Angebotspreises Bieter eine identische Platzierung erzielen und somit alle für den Zuschlag in Betracht kommen, ist ein Losentscheid zulässig.

Der Losentscheid wird folgendermaßen durchgeführt:

Ein Mitarbeiter der Vergabestelle schreibt auf je einen von gleichgroßen Zetteln den entsprechenden Namen des Bieters, der mit anderen Bietern bzw. einem anderen Bieter ein und denselben für die Endauswahl entscheidenden Platz im Ranking belegt. Diese Zettel werden nun mehrmals gefaltet, so dass äußerlich gleich große Losbriefchen entstehen, deren Inhalte nicht erkennbar sind. Die Losbriefchen werden anschließend in einen geeigneten Behälter gegeben. Ein unabhängiger Mitarbeiter des Auftraggebers, der nicht Mitarbeiter der Vergabestelle ist, wird nun gebeten vor den Augen des Mitarbeiters der Vergabestelle einen der gefalteten Losbriefchen aus dem Behälter zu ziehen. Dieser Mitarbeiter verkündet den Namen des Bieters auf dem gezogenen Losbriefchen. Dieser gezogene Bieter erhält nun den entsprechenden Platz im Ranking.

Die Vergabestelle behält sich vor, auf das erste Angebot ohne Verhandlung den Zuschlag zu erteilen.

Verhandlungsvorschläge

Der Bieter hat die Möglichkeit, mit seinem ersten Angebot Verhandlungsvorschläge zu unterbreiten. Hierfür hat der Bieter zwingend die Vorlage (Anlage 11) zu verwenden. Verhandlungsvorschläge sind konkrete Vorschläge des Bieters zu den Leistungspositionen der Leistungsbeschreibung, die aus seiner Sicht wirtschaftliche und/ oder technische und/ oder rechtliche Optimierungen beinhalten.

Bei der Ermittlung des Angebotspreises des initial innerhalb der mit der Angebotsaufforderung bekanntgegebenen Angebotsfrist einzureichenden Angebotes, hat der Bieter die seinerseits angegebene monetäre Auswirkung seiner Verhandlungsvorschläge außer Acht zu lassen, da der Bieter noch nicht von der Annahme der Verhandlungsvorschläge durch den Auftraggeber ausgehen darf.

Verhandlungsvorschläge werden im Rahmen der Verhandlung erörtert, sofern die Vergabestelle dies für sachdienlich hält. Ein Anspruch auf die Behandlung von Verhandlungsvorschlägen besteht nicht.

Verhandlungsvorschläge sind im Angebot eindeutig als solche zu bezeichnen. Sie müssen die jeweils in Bezug genommene Leistungsposition der Leistungsbeschreibung eindeutig ausweisen. Der entsprechende Nutzen beziehungsweise das Einsparpotenzial ist möglichst konkret und erschöpfend darzustellen; hierzu ist gegebenenfalls eine gesonderte Anlage vorzusehen.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass sie Verhandlungsvorschläge, die zu Änderungen der Leistungsbeschreibung führen, ablehnen oder annehmen kann. Im Fall der Annahme wird eine entsprechende Änderung der Leistungsbeschreibung allen Bietern mitgeteilt, so dass das abschließende Angebot auf der Grundlage einer aktualisierten und für alle Bieter gleichen Leistungsbeschreibung abgegeben wird.

Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bieter

Bieter, deren Angebot abgelehnt wurde, werden gemäß § 134 Abs. 1 GWB über die Nichtberücksichtigung informiert.

Rechtsbelehrung

Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren sind der EU-Bekanntmachung zu entnehmen.

Anlagen

Anlage 1 – Template für Einreichen von Bieterfragen

Anlage 2 – entfällt

Anlage 3 – Angebotsschreiben

Anlage 4 – entfällt

Anlage 5 – entfällt

Anlage 6 – entfällt

Anlage 7 –entfällt

Anlage 8 – entfällt

Anlage 9 – entfällt

Anlage 10 – entfällt

Anlage 11 – Verhandlungsvorschläge

06_1602_Bewerbungsbedingungen(BB)_VoTW_LW_V1.0.docx

Allgemeine Bedingungen

Grundsätzliches