Anschreiben an Bewerber_Bieter.pdf

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Vergabeunterlagen für die Vergabe von Leistungen im

Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU, die

dem vierten Teil des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen unterliegen

Auftraggeber:

Universitätsklinikum Heidelberg

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement

Berliner Straße 10

69120 Heidelberg

AktZ.: Ausschreibung HZ-2026-13

Leistungen für Brandschutz Leistungsphase 8 für das Bauvorhaben Neubau Herzzentrum und Informatics for Life am Universitätsklinikums Heidelberg

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Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement Berliner Straße 10 69120 Heidelberg

Anschreiben an Bewerber/Bieter

Anschreiben an Bewerber/Bieter mit Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags in dem

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Leistungen für Brandschutz

Leistungsphase 8 für das Bauvorhaben Neubau Herzzentrum und Informatics for Life am

Universitätsklinikum Heidelberg, mit folgenden Anlagen:

1. Anlage 1 - Teilnahmeantrag

2. Anlage 2 - Projektbeschreibung

3. Anlage 3 - Vertrag

4. Anlage 4 - AVB

5. Anlage 5 - Leistungsbild

6. Anlage 6 - Wertungsmatrix Eignungskriterien

7. Anlage 7 - Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt

8. Anlage 8 - Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beziehen uns auf die beigefügten Vergabeunterlagen und teilen Ihnen mit, dass der o. g. Auftrag

im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb vergeben werden soll.

Zu Beginn möchten wir mitteilen, dass aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige

Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet wird. Sämtliche in diesen

Vergabeunterlagen verwendete Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechter

(w/m/d).

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Wir geben hiermit Gelegenheit zur Abgabe eines Teilnahmeantrags unter Beachtung der o. g.

Anlagen 1 bis 8 und teilen hierzu folgendes mit:

1. Die Bezeichnung des Auftraggebers lautet wie folgt:

Universitätsklinikum Heidelberg AöR

Im Neuenheimer Feld 672

69120 Heidelberg

2. Die Bezeichnung der Vergabestelle lautet wie folgt:

Universitätsklinikum Heidelberg AöR

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement

Berliner Straße 10

69120 Heidelberg

3. Art der Vergabe: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gem. § 17 Abs. 1 VgV.

4. Für die Vergabe des in der öffentlichen Bekanntmachung beschriebenen Auftrags findet die

Vergabeverordnung (VgV) Anwendung, soweit in den Vergabeunterlagen nicht zulässige

abweichende Festsetzungen getroffen sind.

5. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss sämtlicher internationaler

Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsabkommens. Für die Vertragsunterlagen, den

Schriftverkehr, die Abwicklung des Vertrags und sämtliche Verhandlungen gilt die

Originalsprache Deutsch.

6. Leistung:

Leistungen für Brandschutz Leistungsphase 8 für das Bauvorhaben Neubau Herzzentrum und

Informatics for Life am Universitätsklinikums Heidelberg

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7. Form, Frist1 und Adressat der Teilnahmeanträge:

Der Teilnahmeantrag ist auf dem Vergabeportal „Vergabeportal-BW“ elektronisch einzureichen.

Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber keine Abgabe von Teilnahmeanträgen auf dem

Postweg zulässt. Etwaige postalisch eingereichte Teilnahmeanträge werden von dem

Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Der Teilnahmeantrag ist bis spätestens 22.10.2026, 11:00 Uhr, auf dem o. g. Vergabeportal

einzustellen. Gemäß § 53 VgV ist der Teilnahmeantrag in Textform nach § 126b BGB einzureichen.

Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig. Verspätet

eingegangene Teilnahmeanträge können nicht berücksichtigt werden und scheiden aus dem

Teilnahmewettbewerb und somit aus dem Vergabeverfahren aus.

Da der Auftraggeber gemäß § 20 Abs. 3 Ziffer 1 VgV alle von Unternehmen angeforderten

zusätzlichen Informationen spätestens 6 Tage vor Ablauf der Frist zur Abgabe von

Teilnahmeanträgen zur Verfügung zu stellen hat, wird festgelegt, dass Bewerberfragen bis

spätestens 13.10.2026 über das o. g. Vergabeportal gestellt werden dürfen, sodass eine

fristgerechte Bearbeitung und Beantwortung durch den Auftraggeber gewährleistet werden kann.

Bewerberfragen, die nach dieser Frist beim Auftraggeber eingehen, werden nicht mehr

beantwortet. Ebenso verhält es sich im gesamten Verfahrenszeitraum mit Bewerberfragen, die

auf anderem Wege (Telefon, E-Mail, etc.) beim Auftraggeber eingehen.

Zusammenfassend ergeben sich daraus folgende Fristen:

1 Sämtliche in den Vergabeunterlagen angegebenen Uhrzeiten beziehen sich auf die MEZ bzw. MESZ. HZ-2026-13 Seite 4

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Für weitergehende Fragen bezüglich Registrierung sowie Einreichung, Änderung oder Rücknahme

von Teilnahmeanträgen wenden Sie sich bitte an das Vergabeportal-BW bzw. das Deutsche

Vergabeportal DTVP (https://www.dtvp.de/kontakt).

Sämtliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern erfolgt über den gesamten

Verfahrenszeitraum ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Wenngleich die

Vergabeunterlagen gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt

abgerufen werden können, wird eine Registrierung des Bewerbers/Bieters auf dem o. g.

Vergabeportal ausdrücklich empfohlen. Eine ausbleibende Registrierung und/oder eine

fehlende Kenntnisnahme von durch den Auftraggeber auf dem Portal bereitgestellten

Dokumenten, Nachrichten o.ä. gehen zu Lasten des jeweiligen Bewerbers/Bieters.

8. Der von dem Bewerber/Bieter elektronisch einzureichende Teilnahmeantrag hat die folgenden,

vollständig ausgefüllten Unterlagen zu enthalten:

a) Teilnahmeantrag (Anlage 1).

b) Die Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (Anlage 8).

c) Die Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 (Anlage 7).

d) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden,

(Mindestkriterium 1, s. Anlage 2) – in freier Form

Von der Einreichung zusätzlicher, hier nicht ausdrücklich genannter Unterlagen, bitten wir zu

unserer Entlastung abzusehen.

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9. Teilnahmewettbewerb

Im Rahmen des vorliegenden Teilnahmewettbewerbs können interessierte Unternehmen ihr

Interesse an einer Verfahrensbeteiligung bei dem Auftraggeber bekunden. Auf Basis der

eingereichten Teilnahmeanträge wird die Eignung der einzelnen Bewerber geprüft. Grundlage für

die Eignungsprüfung sind die in der EU-Auftragsbekanntmachung und in diesen

Vergabeunterlagen genannten Bedingungen.

Die Eignungskriterien sowie die Erläuterung der geforderten Inhalte, die maximal erreichbare

Punktzahl und das Schema der Punkteverteilung je Eignungskriterium sind im Dokument

„Wertungsmatrix Eignungskriterien“ (Anlage 6 zum Anschreiben) aufgeführt.

Die geeigneten Bewerber (mindestens drei) werden eine Aufforderung zur Einreichung eines

Angebots erhalten.

Die Bewerber, die auf Grundlage der veröffentlichten Eignungskriterien und der Bewertung der

Teilnahmeanträge nicht als geeignet bewertet werden konnten bzw. nicht zu einer

Angebotseinreichung aufgefordert werden, werden nach Durchführung der Eignungsprüfung

zeitnah hierüber informiert.

Die Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand der

im Dokument „Wertungsmatrix Eignungskriterien“ (Anlage 2 zum Anschreiben) dargestellten

Punkteverteilung.

Der Auftraggeber wird mind. drei Bewerber, die aufgrund ihrer Eignungsnachweise nach

Auswertung der Eignungskriterien die höchste Gesamtpunktzahl (Summe aus erreichten

Punkten in Bewertungskriterium A und Bewertungskriterium B) erreicht und gleichzeitig die

Vorgaben der Mindestkriterien erfüllt haben, zu einer Angebotsabgabe auffordern.

Der Auftraggeber behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, auch mehr als drei Bewerber zu

einer Angebotseinreichung aufzufordern. Ein Anspruch eines Bewerbers auf dieses Vorgehen

besteht nicht.

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10. Angebotsphase

Die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber/Bieter werden, ggf. unter Überlassung

weiterer oder modifizierter Unterlagen, zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Auf Grundlage dieser ersten Angebote ist im Anschluss eine Verhandlungsphase mit den

Bewerbern/Bietern vorgesehen, die ein erstes Angebot eingereicht haben. Diese

Bewerber/Bieter werden nach Abschluss der Verhandlungsphase daraufhin zur Abgabe eines

finalen Angebots aufgefordert.

Der Auftraggeber behält es sich jedoch gem. § 17 Abs. 11 VgV explizit vor, den Auftrag auf

Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Sofern von der Möglichkeit, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, kein

Gebrauch gemacht wird, verhandelt der Auftraggeber gem. § 17 Abs. 12 VgV mit den Bewerbern/

Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote. Der Auftraggeber beabsichtigt in diesem

Falle, mit den drei Bewerbern/Bietern, die die wirtschaftlichsten Angebote eingereicht haben, in

Verhandlungen einzutreten, behält sich jedoch vor, diese Zahl zu erhöhen oder zu verringern und

somit auch mit weiteren bzw. weniger Bewerbern/Bietern zu verhandeln. In diesem Falle wird der

oder werden die Bewerber/ Bieter, der bzw. die das/die nächstwirtschaftlichste(n) Angebot(e)

eingereicht hat bzw. haben, zu der Verhandlungsphase hinzugezogen. Ein Anspruch auf dieses

Vorgehen des Auftraggebers besteht von Bewerber-/Bieterseite nicht.

11. Nachrückverfahren in der Angebotsphase

Bewerber, die im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb durch den Auftraggeber zur Abgabe

eines Angebotes aufgefordert werden und sich entschließen, kein Angebot abzugeben, werden

gebeten, die Vergabestelle hierüber bis spätestens eine Woche nach Erhalt der mit der

Aufforderung zur Angebotsabgabe erhaltenen Vergabeunterlagen zu informieren, sodass diese

in der Lage ist, ggf. einen anderen Bewerber an der Angebotsphase zu beteiligen.

12. Bestehen beim Bewerber/Bieter über den Inhalt einzelner oder mehrerer Bestimmungen in

diesen Vergabeunterlagen Unklarheiten, hat er vom Auftraggeber Aufklärung zu verlangen.

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über das o. g. Vergabeportal zu

stellen. Eine Einreichung von Rückfragen auf anderem Wege (z. B. via Telefon oder E-Mail) ist

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nicht zugelassen. Die Beantwortung der Bewerber-/Bieterrückfragen erfolgt ebenfalls nur über

das o. g. Vergabeportal.

13. Es gelten ausschließlich die Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Geschäfts-, Liefer-,

Zahlungs- oder sonstige Bedingungen des Auftragnehmers werden nicht Bestandteil des

Vertrags. Dies gilt auch für den Fall, dass der Auftraggeber in Kenntnis der Bedingungen des

Auftragnehmers dessen Leistung vorbehaltlos annimmt.

14. Teilnahmeanträge, die nicht die in den Vergabeunterlagen geforderten Voraussetzungen

erfüllen, werden ausgeschlossen. Der Ausschluss eines Teilnahmeantrags erfolgt insbesondere

in den in § 57 VgV genannten Fällen.

15. Verschwiegenheit

Alle im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung erlangten Informationen sind vom Bieter

vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Pläne und alle weiteren das

Projekt betreffende Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen

Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikums

Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden.

Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen im Verlauf des Verfahrens ganz oder teilweise

publizieren oder Dritten ohne Einverständnis der Vergabestelle aushändigen, können vom

Verfahren ausgeschlossen werden.

16. Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wird keine Vergütung gewährt.

17. Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrags erklärt sich der Bieter mit allen Bestandteilen dieser

Vergabeunterlagen einverstanden.

Mit freundlichen Grüßen

Universitätsklinikum Heidelberg

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