A3-01 BAS-BS Erläuterung Angebotsphase 2026-09-25.pdf

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Darmstadt, Erweiterung und Gesamtsanierung der Bernhard-Adelung-Schule Brandschutz

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ERLÄUTERUNG ANGEBOTSPHASE (25.09.2026)

Angebotsaufforderung

Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe wird nach der Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge den

ausgewählten Teilnehmern zu gegebenem Zeitpunkt zugestellt. Darin werden alle für die Angebotsabgabe relevanten

Fristen benannt.

Angebotsabgabe

Das vollständige Angebot ist elektronisch in Textform bis zur angegebenen Angebotsfrist über die Vergabeplattform

hochzuladen. Es besteht aus:

• dem Angebotsschreiben (Word-Formular wird mit der Angebotsaufforderung übermittelt),

• dem Honorarangebot (Excel-Formular wird mit der Angebotsaufforderung übermittelt),

• dem fachlichen Angebot (in freier Form).

Ein nicht rechtzeitig hochgeladenes oder unvollständiges Angebot sowie eine Übermittlung nur per Email oder

Nachrichtenfunktion führt in der Regel zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Das Angebot muss den jeweiligen

Bieter erkennen lassen. Für die Erkennbarkeit der erklärenden (Rechts-)Person ist die Angabe des Namens des Bieters

an der vorgegebenen Stelle im Angebotsschreiben sowie im Honorarangebot erforderlich. Bei juristischen Personen

oder Handelsgesellschaften reicht die Angabe des Firmennamens aus.

Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind

ausgeschlossen. Die betroffenen Bieter müssen mit der Angebotsabgabe (Phase 2) nachvollziehbar darlegen und

nachweisen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden kann. Führt der Bieter den

vorstehend verlangten Nachweis nicht oder nicht ausreichend, wird vermutet, dass durch seine Mehrfachbeteiligung im

Vergabeverfahren der Geheimwettbewerb verletzt ist. In diesem Fall werden beide Angebote ausgeschlossen.

Angebotsinhalte

Das Angebotsschreiben dient zur förmlichen Abgabe des Angebotes und zur Erklärung der Anerkennung der

Angebotsgrundlagen und -bedingungen.

Das Honorarangebot ist in Form des ausgefüllten Formulars einzureichen.

Das fachliche Angebot besteht aus Erläuterungen zu den im Folgenden beschriebenen Zuschlagskriterien.

Das fachliche Angebot stellt ein verbindliches Leistungsversprechen dar und wird im Auftragsfall Vertragsbestandteil!

Für das angebotene Honorar schuldet der Bieter die in seinem fachlichen Angebot beschriebene Organisation,

Herangehensweise und Methodik/Arbeitsweise. Sofern optionale, zusätzlich zu vergütende Leistungen beschrieben

werden, sind diese explizit als solche zu kennzeichnen.

Sowohl das Honorarangebot als auch das fachliche Angebot (insbesondere auch das vorgestellte Projektteam) werden

Vertragsbestandteil.

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Die Bieter haben ihren Aufwand zur Angebotserstellung grundsätzlich so zu bemessen, dass keine

Entschädigungspflicht des Auftraggebers begründet wird (§ 77 Abs. 1 VgV). Insbesondere erwartet der Auftraggeber

über die geforderten Angebotsunterlagen hinaus keine sonstigen Unterlagen.

Übersicht der Zuschlagskriterien

Erläuterung der Kriterien

Projektorganisation

Projektteam, Personaleinsatzkonzept, interne Organisation, Verfügbarkeit für das Projekt

Hierzu soll eine Kurzvorstellung des vorgesehenen Projektteams und der internen Organisationsstrukturen erfolgen.

Die für den Auftragsfall vorgesehenen wesentlichen Leistungserbringer und Ansprechpartner (Projektleitung,

Stellvertretung, Bauüberwachung) sind in Form einer kurzen Vita mit Angaben zu Qualifikation, Berufserfahrung und

persönlichen Referenzen vorzustellen.

Darüber hinaus erwartet der Auftraggeber Aussagen zu den internen Zuständigkeiten und Schnittstellen sowie

insbesondere zur Verfügbarkeit der einzelnen Projektbeteiligten für das Projekt.

Bewertet wird die Sinnfälligkeit der Besetzung des Projektteams hinsichtlich projektrelevanter Erfahrung (Schulbau) und

Kompetenz der einzelnen Personen und Verfügbarkeit für das Projekt, Leistungsfähigkeit des Teams und redundante

Besetzung der Schlüsselpositionen sowie Qualität und Effizienz der internen Zusammenarbeit.

Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und weiteren Planungsbeteiligten

Hierzu wird eine Erläuterung der Vorgehensweise zur Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie den Fachplanern und

sonstigen Beteiligten erwartet.

Dabei kommt es auf die Berücksichtigung der Entscheidungsfähigkeit des Auftraggebers und des

Informationsbedürfnisses aller Beteiligten an sowie auf die Bereitschaft zur Kooperation und das Verständnis für die

Belange anderer Beteiligter.

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Herangehensweise

Bei den Unterkriterien der Herangehensweise soll eine erste Einschätzung besonderer Anforderungen hinsichtlich der

genannten oder sonstigen Aspekte bei dem vorliegenden Projekt abgegeben werden und es soll die Vorgehensweise,

bzw. Methodik bei der Leistungserbringung zur Bewältigung dieser Anforderungen beschrieben werden, bestenfalls

schon mit ersten Lösungsansätzen. Bei den Erläuterungen ist insbesondere auf die Nutzung Schule einzugehen. Zur

Veranschaulichung kann die Herangehensweise auch anhand von geeigneten Referenzbeispielen dargestellt werden.

Neubau, insbesondere in Hinblick auf einen möglichen Holzbau

Bauen im Bestand, insbesondere in Hinblick auf den Denkmalschutz

Bauüberwachung

Darüber hinaus sollen verbindliche Aussagen zur Präsenz und Erreichbarkeit des Projektteams vor Ort sowie zur

Organisation der Bauüberwachung erfolgen.

Wichtig sind bei allen Unterkriterien das Aufzeigen einer systematischen und effizienten Methodik zur

Nachvollziehbarkeit der Herleitung bzw. des Zustandekommens von Ergebnissen und Lösungen; eine gute

Übersicht/Umsichtigkeit, welche Aspekte aufgrund spezifischer Projektbedingungen und Erfordernisse besonders zu

beachten sind sowie Angemessenheit und Praktikabilität der vorgeschlagenen Lösungen hinsichtlich spezifischer

Projektbedingungen und Erfordernisse.

Honorar

Die hier ausgeschriebenen Leistungen werden pauschal je Regelleistungen als zwei Objekte honoriert.

• Bestand

• Schulerweiterung

Im Formblatt sind alle farbig hinterlegten Felder aufzufüllen. Anzubieten sind Pauschalen für die jeweiligen

Regelleistungen und eine Pauschale für jede optionale/weitere/besondere Leistung.

Die Nebenkostenpauschale ist in % anzubieten.

Bewertung der Kriterien

Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der in Textform eingereichten Angebote in den einzelnen Unterkriterien über einen

Wertungsfaktor, der multipliziert mit der jeweiligen Gewichtung die zu erreichende Punktzahl (insgesamt max. 500) ergibt.

Grundsätzlich ist ein Angebot zuschlagsfähig, wenn der fachliche Teil in Summe mit mindestens 160 Punkten bewertet

wurde. Der Zuschlag ergeht auf das Angebot mit der höchsten Punktzahl (soweit zuschlagsfähig).

Faktor 5 = sehr hoher Projekterfolg zu erwarten

Faktor 4 = hoher Projekterfolg zu erwarten

Faktor 3 = befriedigender Projekterfolg zu erwarten

Faktor 2 = ausreichender Projekterfolg zu erwarten

Faktor 1 = ungenügender Projekterfolg zu erwarten

Faktor 0 = Projekterfolg nicht zu erwarten

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Bewertung Projektorganisation und Herangehensweise

Eine Bewertung der fachlichen Kriterien (hier Projektorganisation und Herangehensweise) kann immer nur im Verhältnis

der Angebote untereinander erfolgen. Da es gerade den geistig-schöpferischen Leistungen immanent ist, dass deren

Lösung/Ergebnis nicht vorab abschließend beschrieben werden kann, kann hier auch nicht abschließend detailliert

beschrieben werden, welche fachlichen Angebote von dem Auswahlgremium als besonders erfolgreich bewertet

werden.

Bei den fachlichen Kriterien erfolgt die Bewertung der Unterkriterien anhand der oben im Einzelnen aufgeführten

Anforderungen und Erwartungen des Auftraggebers.

Die Basisbewertung ist Faktor 4, d.h. es ist insgesamt ein hoher Projekterfolg zu erwarten. Diese Wertung wird

vergeben, wenn das Angebot überzeugend ist, d.h. die beschriebenen Anforderungen und Erwartungen des

Auftraggebers erfüllt werden. Dabei werden die Angebote der Bieter im Vergleich untereinander bewertet. Der

erforderliche Erfüllungsgrad der Erwartungen für die Basisbewertung bestimmt sich aus dem allgemeinen Niveau der

Angebote und kann daher im Vorfeld nicht eindeutig definiert werden.

Ein „sehr hoher Projekterfolg“ (Faktor 5) wird unterstellt, wenn die Anforderungen und Erwartungen im Vergleich zu

anderen Bietern in besonderem Maße erreicht oder noch übertroffen werden.

Eine schlechtere Bewertung als Faktor 4 wird bei weniger überzeugenden Angeboten vergeben. Ein Angebot ist

weniger überzeugend, wenn es vage, allgemeine oder schlecht nachvollziehbare Angaben enthält – wenn es also wenig

aussagekräftig ist und die Erfüllung der zuvor geschilderten Erwartungen des Auftraggebers weniger gut bis schlecht

eingeschätzt werden kann. Sofern ein Angebot klar aussagekräftig ist, kommt es darauf an, wie gut die Erwartungen

des Auftraggebers erfüllt werden.

Es bleibt jedem Bieter überlassen, in welcher Weise er den Auftraggeber davon überzeugt, dass seine

Projektorganisation sowie seine Projektanalyse und Herangehensweise zum Projekterfolg führen.

Bewertung Honorar

Das Honorarangebot wird anhand des Gesamthonorars netto bewertet.

Honorarangebote, die 20% oder mehr unter dem Durchschnitt aller Angebote liegen, werden mit dem Faktor 5 (volle

Punktzahl) bewertet. Honorarangebote, die 20% oder mehr über dem Durchschnitt aller Angebote liegen, werden mit

dem Faktor 0 bewertet. Zwischenwerte werden linear interpoliert – dabei wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Bei der Ermittlung des Durchschnitts fließen alle wertungsfähigen Angebote sowie die Auftragswertermittlung des

Auftraggebers zu gleichen Teilen ein.

Bietergespräche

Der Auftraggeber behält sich vor mit allen Bietern Bietergespräche zu führen, die zur Plausibilisierung und ggf.

Aufklärung der Angebote dienen sollen. Sofern sich aus der Angebotsprüfung oder gegebenenfalls im Rahmen der

Bietergespräche ein entsprechender Anlass ergibt, wird der Auftraggeber auch in Verhandlungen mit den Bietern

eintreten. In diesem Fall werden alle Bieter erneut zur Angebotsabgabe aufgefordert.

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Alle bei den Gesprächen präsentierten Inhalte müssen gleichermaßen fristgerecht digital eingereicht, bzw. hochgeladen

werden. Es besteht keine Möglichkeit, eigene Präsentationen aufzuspielen oder eigene Endgeräte anzuschließen.

Auf Grundlage von unvollständigen, nicht zuschlagsfähigen Angeboten werden keine Bietergespräche bzw.

Vergabeverhandlungen geführt.

Zuschlags- und Bindefrist

Die Zuschlags- und Bindefrist wird mit Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt.

Vertragsentwurf

Mit der Angebotsabgabe werden die in den Vergabeunterlagen und insbesondere in dem beigefügten Vertragsentwurf

beschriebenen Regelungen, Ziele und Rahmenbedingungen anerkannt. Hält der Bieter einzelne vertragliche Regelungen

oder Bedingungen aus rechtlichen, wirtschaftlichen oder tatsächlichen Gründen für nicht realisierbar, so muss ein

entsprechender Hinweis zwingend bis zum Ende der Rückfragenfrist erfolgen. Der Auftraggeber wird die Hinweise

prüfen und zeitnah reagieren. Eigenmächtige Ergänzungen oder Änderungen wie auch fehlende Preisangaben können

zum Ausschluss des Angebotes führen. Eine Anpassung der Bedingungen seitens des Auftraggebers bleibt gleichwohl

unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes vorbehalten.

Rückfragen zur Angebotsabgabe

Rückfragen der Bieter zur Angebotsaufforderung oder zu den zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sind bis

spätestens 10 Kalendertage vor Angebotsabgabe über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform zu richten.

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