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| Bewertungsmatrix Version: final Stand: 14.10.2026 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anbieter: Zuschlagskriterien max. erreichbare Punkte erreichte Punkte Gewichtung max. erreichbare Punkte gewichtete Punkte nach Gewichtung | ||||||
| max. erreichbare Punkte | erreichte Punkte | Gewichtung | max. erreichbare Punkte nach Gewichtung | gewichtete Punkte | ||
| (1) Fachbereichstauglichkeit des Bedien-, Konfigurations- und Anpassungskonzepte | 20 | 0 | 40% | 40 | 0 | |
| Unterstützung Fachanwender | 5 | 30% | 12 | |||
| Transparenz Prozessbearbeitung | 5 | 30% | 12 | |||
| Konfigurationsaufwand | 5 | 20% | 8 | |||
| Änderbarkeit | 5 | 20% | 8 | |||
| (2) Service- und Support | 5 | 0 | 15% | 15 | 0 | |
| Support-Werkzeuge & Self-Service | 5 | 100% | 15 | |||
| (3) Einführung & Übergabe | 10 | 0 | 10% | 10 | 0 | |
| Projekt- und Einführungskonzept | 5 | 50% | 5 | |||
| Betriebsübergabe und Qualitätssicherung | 5 | 50% | 5 | |||
| (4) Innovations- und Zukunftsfähigkeit | 15 | 0 | 5% | 5 | 0 | |
| Produkt-Roadmap und Weiterentwicklung | 5 | 30% | 2 | |||
| Release- und Update-Management | 5 | 40% | 2 | |||
| Technologische Modernisierung und Integrationsstrategie | 5 | 30% | 2 | |||
| Summe Zuschlagskriterien 50 | 70 | 0 | ||||
| Wirtschaftlichkeit Angebotspreis günstigstes Angebot Gewichtung max. Punkte Punkte | ||||||
| Angebotspreis | günstigstes Angebot | Gewichtung | max. Punkte | Punkte | ||
| Preis | 30% | 30 | ||||
| Gesamtpreis für Implementierung, Miete u. Wartung & Support inkl. optionaler Leistungen (Laufzeit 5 Jahre) | ||||||
| Summe Preis | 30 | 0 | ||||
| Gesamtpunkte | 100 | 0 |
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Zuschlagskriterien 1: Fachbereichstauglichkeit des Bedien-, Konfigurations- und Anpassungskonzeptes (40 %)
Bewertet wird die Eignung der angebotenen Lösung für die eigenständige Nutzung, Konfiguration und Anpassung durch Fachanwender und Fachadministratoren. Die Bewertung erfolgt anhand der vom Auftraggeber vorgegebenen Referenzaufgabe sowie der hierzu eingereichten Nachweise. Berücksichtigt werden insbesondere die Unterstützung der Fachanwender bei der Prozessbearbeitung, die Transparenz der Prozessbearbeitung, der erforderliche Konfigurationsaufwand, die Änderbarkeit von Prozessen sowie die Low-Code-Fähigkeit der Lösung. Nicht nachgewiesene Eigenschaften oder Funktionen werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.
Der Bieter hat folgenden Referenzprozess anhand des mitgesendeten Für die Bewertung sind dafür einzureichen: Formulars "Freizeit statt Geld" für die Bewertung abzubilden: grafische Prozessdarstellung anhand von BPMN 2.0 Antragserfassung durch einen Fachanwender Beschreibung der Umsetzungsschritte Fachliche Prüfung Screenshots der Benutzeroberflächen Genehmigung durch eine Führungskraft Beschreibung der Rollen und Berechtigungen Automatische Information des Antragstellers über die Entscheidung Beschreibung des Konfigurationsvorgehens Vertretungsregelung für Genehmiger Beschreibung des Änderungsfalls „zusätzlicher Genehmigungsschritt“ Anzeige des Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten Nachvollziehbare Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
Ziel Bewertung der funktionalen Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit.
Bewertungskriterien (Teilfaktoren)
| Teilaspekt | Gewichtung innerhalb Kriterium | Bewertungsmerkmal | Bewertungsinhalt | Nachweis über | Bewertung | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Unterstützung Fachanwender bei der Prozessbearbeitung 30% | ||||||
| Aufgabenliste | Eine rollenbezogene Liste offener Aufgaben des angemeldeten Nutzers ist sichtbar dargestellt. | Screenshot / Systemdarstellung | Punkte je Merkmal (0 nicht vorhanden; 1 vorhanden) | |||
| Suchfunktion | Eine Suche nach Vorgängen oder Aufgaben anhand mindestens eines fachlichen Suchmerkmals ist sichtbar dargestellt. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Filterfunktion | Die Aufgabenliste kann anhand mindestens eines fachlichen Merkmals gefiltert werden. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Kontextinformationen | Im Prozessverlauf sind mindestens Vorgangsbezeichnung, Antragsteller und aktueller Status sichtbar. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Hilfetexte | Kontextbezogene Hilfetexte, Feldhinweise oder Hilfeeinblendungen sind sichtbar dargestellt. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Transparenz Prozessbearbeitung 30% | ||||||
| aktueller Bearbeitungsstatus sichtbar | Der aktuelle Bearbeitungsstatus der Prozessinstanz ist sichtbar und die aktuell zuständige Rolle oder Organisationseinheit ist sichtbar | Screenshot / Systemdarstellung | Punkte je Merkmal (0 nicht vorhanden; 1 vorhanden) | |||
| Automatisierte Benachrichtungen bei Statusänderungen | Der Antragssteller erhält automatisiert eine Benachrichtung, mind. Email bei Statusänderungen. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| nächste Prozessschritte sichtbar | Der unmittelbar folgende Prozessschritt ist sichtbar oder aus der Prozessdarstellung eindeutig hervorgehoben. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Prozesshistorie sichtbar | Bereits abgeschlossene Bearbeitungsschritte sind chronologisch sichtbar. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Bearbeitungszeitpunkte dokumentiert | Für abgeschlossene Schritte sind Bearbeitungs- oder Abschlusszeitpunkte sichtbar. | Screenshot / Systemdarstellung | ||||
| Konfigurationsaufwand 20% | Bewertung | Punkte | ||||
| Der Bieter hat nachvollziehbar anhand des Beispiel prozesses dazustellen, wieviele Konfigurationsschritte notwendig sind. | Angabe der Anzahl der Konfigurationsschritte innerhalb von drei Teilschritten: 1. Neuer Prozess anlegen 2. Neues Formular anlegen 3. Prozess und Formular produktiv setzen | Anzugeben ist die Gesamtzahl aller abgeschlossenen Aktionen in der Administrations- oder Modellierungsoberfläche, die zur erstmaligen Einrichtung des Referenzprozesses erforderlich sind. Wiederholte gleichartige Aktionen sind jeweils einzeln zu zählen.Nachweis durch ausgefüllte Schritteliste | bis 10 Konifgurationsschritte | 5 | ||
| 11 bis 15 Konifgurationsschritte | 4 | |||||
| 16 bis 20 Konifgurationsschritte | 3 | |||||
| 21 bis 25 Konifgurationsschritte | 2 | |||||
| mehr als 25 Konifgurationsschritte | 1 | |||||
| Nachweis fehlt | 0 | |||||
| Änderbarkeit 20% | Bewertung | Punkte | ||||
| Ein weiterer Genehmigungsschritt soll nachträglich zwischen Antragstellung und Genehmigung eingefügt werden. | erforderliche Arbeitsschritte, beteiligte Rollen, notwendige technische Kenntnisse, geschätzter Konfigurationsaufwand. | Screenshot / Systemdarstellung / kurze Beschreibung | Nur Standardkonfiguration erforderlich | 5 | ||
| Standardkonfiguration und technische Parametrisierung | 4 | |||||
| Technische Anpassungen in mehreren Bereichen | 3 | |||||
| Skripting oder Individualentwicklung erforderlich | 2 | |||||
| Individualentwicklung mit Eingriff in Prozesslogik | 1 | |||||
| Nicht beschrieben oder nicht möglich | 0 |
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Zuschlagskriterien 2 – Support-Werkzeuge, Self-Service und Service-Transparenz (15%)
Ziel
Bewertung der Qualität, Verlässlichkeit und Nachhaltigkeit des angebotenen Service- und Supportkonzepts während der Betriebsphase der Cloudlösung.
Bewertet wird die Ausrichtung des Supports im Hinblick auf Erreichbarkeit, Reaktionsfähigkeit und aktive Betreuung.
Bewertungsinhalt
| Teilaspekt | Gewichtung innerhalb Kriterium | Bewertungsfokus | Nachweis über |
|---|---|---|---|
| Support-Werkzeuge und Self-Service | 15% | Bewertet werden Umfang, Transparenz und Nutzbarkeit der bereitgestellten Support- Werkzeuge für Key-User sowie die Unterstützung durch Self-Service-Funktionen. | Service und Supportkonzept |
Bewertungsmaßstab (2–5 Punkte)
Hinweis zur Punktevergabe: Da das Supportkonzept ein Ausschlusskriterium ist, wird das Konzept ansich mit min. 2 Punkten bewertet.
| Punkte | Beschreibung |
|---|---|
| 2 | Die geforderten Support-Werkzeuge (Ticket-System, Dokumentation, Wissensdatenbank) sind vorhanden. Die bereitgestellten Funktionen erfüllen die Mindestanforderungen, bieten jedoch nur eingeschränkte Self-Service-Möglichkeiten oder geringe Transparenz für Anwender. |
| 3 | Die Support-Werkzeuge sind strukturiert beschrieben und ermöglichen eine nachvollziehbare Ticketbearbeitung. Wissensdatenbank, Dokumentation und definierte SLA stehen zur Verfügung. Erste Self-Service-Funktionen für Key-User sind vorhanden. |
| 4 | Die Support-Werkzeuge bieten einen hohen Grad an Transparenz und Benutzerunterstützung. Ticketstatus, Eskalationswege, Wissensdatenbank und Self- Service-Funktionen sind integriert und unterstützen die eigenständige Bearbeitung |
| 5 | Die Support-Werkzeuge bilden einen durchgängigen digitalen Supportprozess ab. Umfangreiche Self-Service-Funktionen, rollenbasierte Wissensdatenbanken, transparente Statusverfolgung, KPI-Auswertungen sowie strukturierte Service-Reviews ermöglichen eine nachhaltige und effiziente Supportabwicklung. |
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Bewertungskriterien 3 – Einführungs- und Übergabekonzept (10 %)
Ziel
Bewertung der Qualität, Nachvollziehbarkeit und Umsetzbarkeit des vom Anbieter vorgeschlagenen Konzepts zur Einführung der Cloudlösung und deren Übergabe in den produktiven Betrieb.
Im Vordergrund steht die methodische Qualität des Vorgehens, nicht die Schulung der Anwender.
Bewertungsinhalt
| Teilaspekt | Gewichtung innerhalb Kriterium | Bewertungsfokus | Nachweis über |
|---|---|---|---|
| Projekt- und Einführungskonzept | 5% | Bewertet werden: Vorgehensmodell Phasenstruktur Terminplanung Ressourcenplanung Rollen und Verantwortlichkeiten Kommunikations- und Abstimmungsprozesse zwischen Auftragnehmer, IT und Fachbereichen | Einführungskonzept einschließlich Projektplan und Rollenmodell. |
| Betriebsübergabe und Qualitätssicherung | 5% | Bewertet werden: Übergabe in den Regelbetrieb Abnahmeverfahren Test- und Qualitätssicherungsmaßnahmen Betriebsdokumentation Risikomanagement Hypercare-/Stabilisierungsphase | Betriebsübergabe- und Qualitätssicherungskonzept |
Bewertungsmaßstab (0–5 Punkte)
| Punkte | bei: Projekt- und Einführungskonzept | bei: Betriebsübergabe und Qualitätssicherung | |
|---|---|---|---|
| 0 | Kein Konzept eingereicht oder wesentliche Anforderungen fehlen. | Kein Konzept eingereicht oder wesentliche Anforderungen fehlen. | |
| 1 | Konzept enthält lediglich allgemeine Aussagen ohne nachvollziehbare Projektstruktur. | Übergabe- und Qualitätssicherungsmaßnahmen werden nur allgemein beschrieben. | |
| 2 | Grundlegende Projektphasen beschrieben, Terminierung und Verantwortlichkeiten jedoch nur teilweise nachvollziehbar. | Abnahme- und Dokumentationsverfahren sind beschrieben, jedoch ohne nachvollziehbare Struktur. | |
| 3 | Projektphasen, Verantwortlichkeiten und wesentliche Meilensteine sind nachvollziehbar dargestellt. Kommunikations- | Übergabe, Abnahme, Dokumentation und Qualitätssicherung sind nachvollziehbar und | |
| 4 | Zusätzlich sind Termin- und Ressourcenplanung plausibel dargestellt und auf die Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt. | Zusätzlich sind Risikomanagement und Maßnahmen zur Stabilisierung des Betriebs nach Produktivsetzung beschrieben. | |
| 5 | Zusätzlich sind Abhängigkeiten, kritische Meilensteine sowie Maßnahmen zur Steuerung von Projektrisiken transparent und nachvollziehbar beschrieben. | Zusätzlich sind konkrete Qualitätskriterien, definierte Übergabepunkte, Verantwortlichkeiten sowie ein nachvollziehbares Konzept für Hypercare- und Stabilisierungsphase enthalten. |
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Bewertungskriterien 4 – Innovations- und Weiterentwicklungsfähigkeit (5 %)
Ziel
Bewertung der technologischen Weiterentwicklung und Zukunftsfähigkeit der angebotenen Lösung.
Bewertet wird, inwieweit das System in den kommenden Jahren technologische Neuerungen integriert, Standards unterstützt und Möglichkeiten zur Erweiterung bietet, um langfristig innovativ und integrationsfähig zu bleiben.
Bewertungsinhalt
| Teilaspekt | Gewichtung innerhalb Kriterium | Bewertungsfokus | Nachweis über |
|---|---|---|---|
| Produkt-Roadmap und Weiterentwicklung | 30% | Nachvollziehbarkeit der Produktstrategie Geplante funktionale Weiterentwicklungen Berücksichtigung fachlicher und regulatorischer Entwicklungen Verbindlichkeit und Transparenz der Roadmap | Der Bieter legt eine Produkt-Roadmap für die nächsten 24 Monate sowie eine Beschreibung der Produktstrategie vor. |
| Release- und Update-Management | 40% | Regelmäßigkeit von Releases Transparenz des Releaseprozesses Bereitstellung von Releaseinformationen Planungssicherheit für Kunden | Der Bieter beschreibt sein Release- und Update-Management einschließlich Releasezyklen, Informationsprozessen und Dokumentation von Änderungen. |
| Technologische Modernisierung und Integrationsstrategie | 30% | Weiterentwicklung der technischen Plattform Unterstützung aktueller Standards Ausbau von Integrationsmöglichkeiten Zukunftsfähigkeit der Lösungsarchitektur | Der Bieter beschreibt die Strategie zur technologischen Weiterentwicklung der Plattform einschließlich der geplanten Weiterentwicklung von Schnittstellen, Standards und Integrationsmöglichkeiten. |
Bewertungsmaßstab (2–5 Punkte)
Hinweis zur Punktevergabe: Da die Produktweiterentwicklung ein Ausschlusskriterium ist, wird das Konzept ansich mit min. 2 Punkten bewertet.
| Punkte | Produkt-Roadmap und Weiterentwicklung | Release- und Update-Management | Technologische Modernisierung und Integrationsstrategie |
|---|---|---|---|
| 2 | Eine Produkt-Roadmap und eine allgemeine Beschreibung der Weiterentwicklung der angebotenen Lösung liegen vor. | Updates und neue Versionen werden grundsätzlich bereitgestellt. | Maßnahmen zur technischen Weiterentwicklung der Plattform werden grundsätzlich beschrieben. |
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| 3 | Die Roadmap enthält nachvollziehbare Angaben zu geplanten funktionalen Weiterentwicklungen der Lösung. | Releasezyklen sowie Informationen zu Änderungen und Weiterentwicklungen werden nachvollziehbar beschrieben. | Geplante technische Modernisierungen sowie Weiterentwicklungen von Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten werden dargestellt. |
|---|---|---|---|
| 4 | Die Roadmap beschreibt konkrete Entwicklungsschwerpunkte, Prioritäten und geplante Erweiterungen für die nächsten 24 Monate. | Regelmäßige und planbare Releases sowie eine dokumentierte Änderungshistorie werden bereitgestellt. | Die technologische Weiterentwicklung der Plattform und der Integrationsmöglichkeiten folgt einer nachvollziehbaren Strategie und ist anhand konkreter Maßnahmen beschrieben. |
| 5 | Die Roadmap zeigt nachvollziehbar auf, wie zukünftige fachliche, technische und regulatorische Anforderungen adressiert und in die Weiterentwicklung der Lösung integriert werden. | Das Release- und Update- Management umfasst transparente Planungs-, Informations- und Dokumentationsprozesse und ermöglicht eine frühzeitige Vorbereitung des Auftraggebers auf anstehende Änderungen. | Die Strategie zeigt nachvollziehbar auf, wie die langfristige Wartbarkeit, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit der Plattform sichergestellt werden sollen. |
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Bewertungskriterium – Wirtschaftlichkeit (Gesamtbetriebskosten über 5 Jahre, 30%)
Ziel
Bewertung der Kosteneffizienz des Gesamtangebots über den geplanten Vertragszeitraum (5 Jahre).
Berücksichtigt werden sämtliche wiederkehrenden und einmaligen Kostenpositionen, die zur Nutzung, Einführung und zum Betrieb der Lösung erforderlich sind.
Bewertungsumfang
In die Bewertung fließen die Gesamtbetriebskosten über 5 Jahre mit 30% ein.
Alle Angebote werden mit dem Angebot mit dem niedrigsten Preis vergleichen.
Für die Bewertung wird folgende Formel verwendet:
Grundlage ist der im Preisblatt angegebene Gesamtpreis für Implementierung, Miete u. Wartung & Support inkl. optionaler Leistungen
Alle Preise sind netto in EUR anzugeben und müssen die vollständige Laufzeit (5 Jahre) abbilden.
Beispielberechnung:
Berechnung:
Angebotspreise Bewertung Preis:
| Bieter | Preis |
|---|---|
| Angebot A | 1 00.000,00 € |
| Angebot B | 1 20.000,00 € |
| Angebot C | 1 40.000,00 € |
| Bieter | Punkte |
|---|---|
| Angebot A | 30 |
| Angebot B | 25 |
| Angebot C | 21,43 |