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BPMN-Modellierumgebung mit Prozessportalintegration | Leistungsverzeichnis
Beschaffung einer
BPMN-Modellierumgebung
mit Prozessportalintegration zur
Digitalisierung von Formularen und
Prozessen
Leistungsverzeichnis
Version: Final
Stand: 14.10.2026
Zweites Deutsches Fernsehen
Anstalt des öffentlichen Rechts ZDF
ZDF-Straße 1 D-55100 Mainz Deutschland
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BPMN-Modellierumgebung mit Prozessportalintegration | Leistungsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 Leistungsbeschreibung ..................................................................................... 4
1.1 Ausgangslage / IST-Zustand ................................................................................... 4
1.2 Zielbild / Soll-Zustand .............................................................................................. 4
2 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen .............................................. 5
2.1 Bereitstellung der IT-Lösung ................................................................................... 5
2.2 Einführung, Schulung und Übergabe ....................................................................... 5
2.3 Betrieb, Wartung und Support ................................................................................. 6
3 Betriebs-, Nutzungs- und Wiederherstellungszeiten ...................................... 6
3.1 Störungsmeldung und Störungsklassen .................................................................. 6
3.2 Betriebs- und Hauptnutzungszeit............................................................................. 6
3.3 Reaktions- und Wiederherstellungszeit ................................................................... 6
4 Anforderungen an die IT-Lösung...................................................................... 7
4.1 Prozessmodellierung und Modellverwaltung ........................................................... 7
4.2 Workflowausführung, Formulare und Aufgabensteuerung ....................................... 8
4.3 Anforderungen an Analyse, Monitoring und Revisionsfähigkeit ............................... 8
4.4 Technische Anforderungen ..................................................................................... 8
5 Eignungskriterien............................................................................................... 9
6 Rechtliche und organisatorische Anforderungen ........................................... 9
6.1 Rechtliche Anforderungen ....................................................................................... 9
6.2 Organisatorische Anforderungen ............................................................................10
6.3 Vertragliche Rahmenbedingungen .........................................................................10
7 Rahmenbedingungen und sonstige Regelungen .......................................... 10
7.1 Allgemeines ...........................................................................................................10
7.2 Erbringungsort/Remotearbeit .................................................................................11
7.3 Sonstige Regelungen .............................................................................................11
8 Auftragsvolumen und Leistungszeitraum ..................................................... 11
8.1 Nutzerrollen ............................................................................................................11
8.2 Nutzerrollenvolumen ..............................................................................................11
8.3 Optionale Leistungen .............................................................................................12
9 Anlagen und einzureichende Unterlagen ....................................................... 12
9.1 Anlagen ..................................................................................................................12
9.2 Einzureichende Unterlagen ....................................................................................12
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1 Leistungsbeschreibung
Das ZDF beabsichtigt die Beschaffung einer cloudbasierten BPMN - Modellierumgebung mit Prozessportalintegration zur digitalen Abbildung, Ausführung und Überwachung administrativer Geschäftsprozesse. Die IT-Lösung soll Fachbereiche in die Lage versetzen, strukturierte und nachvollziehbare digitale Prozessabläufe mit Formularen, Genehmigungsstufen und Statusverfolgung abzubilden Prozessvarianten sollen dabei flexibel konfigurierbar sein, sodass neue fachliche Anforderungen oder organisatorische Änderungen ohne individuelle Programmierung und mit möglichst geringem technischem Aufwand umgesetzt werden können.
Die Ausschreibung dient der Auswahl einer geeigneten IT-Lösung einschließlich Einführung, Betrieb, Wartung- und Support und Schulung. Der Schwerpunkt liegt auf einer standardkonformen Modellierung nach BPMN 2.0, der Ausführung modellbasierter Human- Interaction-Workflows, einer integrierten Formular- und Aufgabensteuerung sowie der sicheren Einbindung in bestehende IT- und organisatorische Rahmenbedingungen des ZDF.
1.1 Ausgangslage / IST-Zustand
Administrative Prozesse im ZDF sind teilweise durch nicht automatisierte Arbeitsschritte, papiergebundene Verfahren oder medienbruchbehaftete Übergänge zwischen unterschiedlichen Medien und Systemen geprägt.
Die Bearbeitung und Nachverfolgung von Genehmigungsprozessen erfolgt nicht durchgängig transparent; Prozessstatus, Verantwortlichkeiten, zuständige Rollen und Bearbeitungsstände sind je nach Prozess nur mit zusätzlichem Abstimmungsaufwand ersichtlich.
Für digitale Formulare, Genehmigungslogiken, Versionierung und Ausführung von Prozessen fehlt bislang eine einheitliche, skalierbare Systematik für fachbereichsnahe Prozessautomatisierung.
1.2 Zielbild / Soll-Zustand
Fachbereiche können digitale Formulare und mehrstufige Genehmigungsprozesse möglichst eigenständig modellieren, testen und betreiben. Die IT-Lösung muss so gestaltet sein, dass Fachanwender nach einer angemessenen Einarbeitung Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen, ändern und ausführen können. Administrative Prozesse werden standardkonform nach BPMN 2.0 modelliert und können als ausführbare Workflows mit Aufgaben, Formularen, Rollen, Fristen, Benachrichtigungen und Statusinformationen genutzt werden.
Antragstellende, Genehmigende und Prozessverantwortliche erhalten jederzeit transparente Informationen über den aktuellen Prozessstatus, Verantwortlichkeiten, zuständige Rollen, Bearbeitungsstände und Ergebnisse.
Wiederverwendbarkeit, Versionierung, Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse sowie revisionssichere Protokollierung unterstützen Governance, Nachvollziehbarkeit und Skalierung. Revisionssicher bedeutet dabei, dass Informationen so protokolliert werden, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert, gelöscht oder manipuliert werden können und Änderungen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind.
Neue Prozessversionen müssen eingeführt werden können, ohne laufende Prozessinstanzen abzubrechen.
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Das IT-Lösung bietet standardisierte Schnittstellen zur Integration externer Services an und ermöglicht den Datenaustausch mit Drittsystemen innerhalb der bestehenden IT-Landschaft des ZDF.
Bei der Digitalisierung administrativer Prozesse müssen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Revisionsfähigkeit und Nachweisführung konsequent berücksichtigt werden.
2 Beschreibung der zu erbringenden Leistungen
Der Leistungsumfang umfasst die nachfolgend beschriebenen Leistungen und Arbeitsergebnisse. Die genannten Anforderungen stellen Mindestanforderungen dar und sind vollständig zu erfüllen.
2.1 Bereitstellung der IT-Lösung • Bereitstellung einer cloudbasierten BPMN-/Workflow-Plattform als Software-as-a- Service. • Bereitstellung der für den Produktivbetrieb erforderlichen Systemumgebungen und Zugänge einschließlich einer Test- und Abnahmeumgebung. • Bereitstellung standardisierter Schnittstellen zur Anbindung weiterer bestehender und zukünftiger Systeme.
2.2 Einführung, Schulung und Übergabe • Erstellung eines Einführungs- und Übergabekonzepts mit Phasenplan, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen, Abnahme- und Dokumentationsschritten. • Die Projektdurchführung muss durch ein festes Projektteam mit Projektleitung, technischer Ansprechperson und Fachberatung erfolgen. Verantwortlichkeiten, Kommunikationswege und Eskalationspfade müssen verbindlich festgelegt sein. • Einrichtung der IT-Lösung inklusive grundlegender Administrations-, Rollen- und Berechtigungsstrukturen. • Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft des ZDF sowie Anbindung an Authentifizierungsverfahren. Hierzu gehören mindestens Microsoft Entra ID, Azure AD, Single Sign-On (SSO). • Die Einführung der IT-Lösung muss die Bereitstellung eines Testsystems, die Durchführung eines Abnahmeverfahrens sowie die Übergabe der projektrelevanten Dokumentation bis zum Projektabschluss umfassen. • Durchführung von deutschsprachigen Schulungen für Administratoren, Key-User und Prozessmodellierende sowie Bereitstellung deutschsprachiger Dokumentation und Schulungsunterlagen. Die Schulungen können wahlweise remote oder vor Ort angeboten werden, um eine nachhaltige Nutzung der IT-Lösung im ZDF sicherzustellen. • Übergabe der IT-Lösung in den Regelbetrieb einschließlich Betriebsdokumentation, Supportzugang und abgestimmtem Abnahmeprozess.
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2.3 Betrieb, Wartung und Support • Sicherstellung eines stabilen Betriebs der IT-Lösung über die Vertragslaufzeit einschließlich Verfügbarkeit, Wartung, Updates und Datensicherung. Sicherstellung einer Verfügbarkeit von mindestens 99,0 % im Jahresmittel. • Für den Support der IT-Lösung müssen ein deutschsprachiger Service, feste Ansprechpartner, definierte Reaktionszeiten, festgelegte Eskalationsverfahren sowie ein Ticketsystem zur Verfügung stehen. Für Störungen, Änderungsanforderungen und Freigaben müssen Kommunikations- und Change-Prozesse vorgesehen sein. • Bereitstellung regelmäßiger (mindestens einmal im Jahr) Systemupdates sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Lösung unter Einbeziehung von Release- und Roadmap-Entwicklungen. • Geplante Releases, Wartungsfenster und relevante Roadmap-Änderungen sind frühzeitig anzukündigen.
3 Betriebs-, Nutzungs- und Wiederherstellungszeiten
3.1 Störungsmeldung und Störungsklassen
Störungen, Fehler und Ausfälle werden über das von dem Auftragnehmer bereitgestellten Ticketsystem erfasst. Das ZDF nimmt zunächst eine Einstufung der Störungsklasse vor. Eine begründete Neueinschätzung durch den Auftragnehmer ist möglich; die abschließende Einstufung erfolgt durch das ZDF. Diese Störungsklassen sind im Einzelnen:
Störungsklasse 1 Normal Das Produkt kann eingesetzt werden, es kommt aber zu einzelnen Störungen.
Störungsklasse 2 Hoch Das Produkt kann eingesetzt werden, es sind jedoch wesentliche Funktionen oder Produktkomponenten ernsthaft eingeschränkt und sofortige Abhilfe ist notwendig.
Störungsklasse 3 Kritisch Es ist nicht möglich, das Produkt oder wesentliche Teile des Produktes zu nutzen. Der Betriebsablauf ist ernsthaft beeinträchtigt und eine sofortige Abhilfe ist notwendig.
3.2 Betriebs- und Hauptnutzungszeit
Die Betriebszeit des Systems ist die Zeit, in der die technische Infrastruktur für die Nutzung des Systems durch das ZDF bereitgestellt wird. Die Betriebszeit des Systems ist: Mo - So 0-24 Uhr. Die Hauptnutzungszeit des Systems ist: Mo.-Fr. 07.00 - 18.00 Uhr.
3.3 Reaktions- und Wiederherstellungszeit
Die Reaktionszeit ist die Zeitspanne, die der Auftragnehmer maximal benötigen darf, um auf eine Störungsmeldung zu reagieren. • Die Reaktionszeit beginnt mit Eingang der Störungsmeldung im Ticketsystem des Auftragnehmers.
Die Reaktion umfasst insbesondere folgende Punkte:
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• Bestätigung oder begründete Neueinschätzung der Störungsklasse und wenn möglich der Störungsursache. Im Fall einer Neueinschätzung obliegt die schlussendliche Neueinschätzung der Störungsklasse dem genannten Ansprechpartner des ZDF. • Einschätzung zur voraussichtlichen Wiederherstellungszeit bzw. zum Wiederherstellungszeitpunkt, soweit möglich.
Die Wiederherstellungszeit beginnt mit der Reaktion des Auftragnehmers und endet mit der Wiederherstellung der vereinbarten Nutzbarkeit. Die anzustrebende maximale Reaktionszeit und Wiederherstellungszeit im Sinne dieser Leistungsbeschreibung beträgt je nach Störungsklasse in Stunden während der o. g. Hauptnutzungszeit im ZDF:
Störungsklasse 1 - Normal Reaktionszeit: 8 Stunden Wiederherstellungszeit: 24 Stunden
Störungsklasse 2 - Hoch Reaktionszeit: 4 Stunden Wiederherstellungszeit: 8 Stunden
Störungsklasse 3 - Kritisch Reaktionszeit: 1 Stunde Wiederherstellungszeit: 3 Stunden.
4 Anforderungen an die IT-Lösung
Die nachfolgend aufgeführten Anforderungen stellen zwingende Mindestanforderungen an die IT-Lösung dar und sind durch die angebotene IT-Lösung vollständig zu erfüllen.
4.1 Prozessmodellierung und Modellverwaltung • Die IT-Lösung muss die vollständige Modellierung von Geschäftsprozessen nach BPMN 2.0 unterstützen. Hierzu gehören insbesondere die standardkonforme Verwendung aller wesentlichen BPMN-Elemente wie Events, Gateways, Pools, Lanes und Message-Flows, um eine modellkonforme, nachvollziehbare und austauschbare Prozessmodellierung nach international anerkanntem Standard sicherzustellen. • Benutzerprozesse beziehungsweise Human-Interaction-Workflows müssen unmittelbar aus den BPMN-Modellen generiert, ausgeführt und überwacht werden können, damit eine konsistente Verbindung zwischen Modellierung und operativer Prozessausführung sichergestellt ist. • Erforderliche Formulare, Rollen, Datenzuordnungen, Schnittstellen und Entscheidungsregeln müssen innerhalb derselben Plattform konfiguriert und versioniert werden können. • Die integrierte Modellverwaltung muss Versionierung, Statusverwaltung, Review, Freigabe und Veröffentlichung von Prozessmodellen unterstützen. • Neue Prozessversionen müssen bereitgestellt werden können, ohne laufende Prozessinstanzen abzubrechen.
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• Prozessmodelle müssen in BPMN-2.0-konformen beziehungsweise XML-basierten Formaten importiert und exportiert werden können. • Die IT-Lösung muss eine integrierte Formularengine mit Pflichtfeldern, Validierungen, bedingten Abhängigkeiten, Datenübergaben und Signaturfunktionen bereitstellen. • Formulare und Formularkonfigurationen müssen in JSON, importiert, exportiert und weiterverarbeitet werden können.
4.2 Workflowausführung, Formulare und Aufgabensteuerung • Die IT-Lösung muss die Abbildung und Ausführung von Entscheidungslogiken auf Basis von DMN 1.x unterstützen, damit Prozesspfade automatisiert bewertet und gesteuert werden können. • Aus den BPMN-Modellen soll unmittelbar die Generierung, Ausführung und Überwachung von Benutzerprozessen gesteuert werden. Die Steuerung soll regelbasiert und integriert erfolgen. • Abbildung des aktuellen Prozessstatus, von Verantwortlichkeiten, zuständige Rollen, Bearbeitungsständen und Ergebnissen • Für die Benutzereinbindung und Statuskommunikation sind E-Mail-Funktionen sowohl ausgehend, etwa für Benachrichtigungen und Genehmigungshinweise, als auch eingehend, etwa für Prozessstart oder Prozessfortsetzung, bereitzustellen. • Die IT-Lösung muss standardisierte Schnittstellen, mindestens REST-APIs und die Option für Konnektoren zu SAP, externer Services, Fachverfahren und Drittsysteme bereitstellen, um eine Einbindung in die bestehende IT-Landschaft des ZDF zu ermöglichen.
4.3 Anforderungen an Analyse, Monitoring und Revisionsfähigkeit • Bereitstellung von Funktionen zur Analyse und Auswertung von Prozessen einschließlich Status, Laufzeiten, Engpässen und Kennzahlen. • Protokollierung von Änderungen an Prozessmodellen, Konfigurationen und Benutzeraktionen. Die Protokolle müssen gegen nachträgliche Veränderung geschützt und für Prüf-, Kontroll- und Dokumentationszwecke exportierbar sein. • Prozess- und Auditdaten müssen in maschinenlesbaren Formaten wie CSV, XML oder JSON exportierbar sein. Dokumentationsausgaben müssen zusätzlich als PDF erzeugt werden können.
4.4 Technische Anforderungen • Für die Einbindung in die bestehende Identity- und Access-Management-Infrastruktur des ZDF muss das System standardisierte Authentifizierungsverfahren unterstützen, insbesondere SAML 2.0, OpenID Connect sowie eine Integration mit Azure AD und Microsoft Entra ID. • Single Sign-On ist als Mindestanforderung bereitzustellen. • Darüber hinaus muss die IT-Lösung ein rollenbasiertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept bereitstellen, damit Organisationseinheiten, Nutzergruppen und Berechtigungsrollen nachvollziehbar voneinander getrennt und administriert werden
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können. Organisationseinheiten sollen in der Lage sein, getrennt voneinander Formulare und Workflows zu konfigurieren. • Die IT-Lösung muss Import- und Exportfunktionen für Prozessmodelle, Prozessdaten und Formulare bereitstellen, um Datenportabilität zu gewährleisten und Anbieterabhängigkeiten zu vermeiden. Prozess- und Auditdaten müssen in maschinenlesbaren Formaten wie CSV, XML oder JSON exportierbar sein. Dokumentationsausgaben müssen zusätzlich als PDF erzeugt werden können. • Die Benutzeroberfläche sowie Administrations- und Nutzerdokumentation müssen in deutscher Sprache verfügbar sein. • Bereitstellung regelmäßiger Datensicherungen sowie Verschlüsselung ruhender Daten und sicherer Datenübertragung mittels TLS 1.2 oder höher. • Sicherstellung einer Verfügbarkeit von mindestens 99,0 % im Jahresmittel gemäß SLA. • Unterstützung eines steigenden Nutzer- und Prozessaufkommens ohne Beeinträchtigung der vereinbarten Betriebs- und Leistungsanforderungen.
5 Eignungskriterien
Die Eignungskriterien werden in einer gesonderten Eignungsliste als Anlage festgelegt. Die Liste unterscheidet allgemeine sowie auf den Auftragsgegenstand bezogene Kriterien. Nicht erfüllte Mindestanforderungen führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Der Nachweis der geforderten technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt durch mindestens eine und höchstens drei geeignete Projektreferenzen, soweit in der Eignungsliste nichts Abweichendes bestimmt ist.
6 Rechtliche und organisatorische Anforderungen
Die nachfolgenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen sind mindestens zu erfüllen.
6.1 Rechtliche Anforderungen • Einhaltung der Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der Anforderungen an die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO. • personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 ff. DSGVO. Hierdurch ist ein rechtskonformer Umgang mit sämtlichen im Rahmen der IT-Lösung verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. • Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. • Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. • Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 27001 oder eines gleichwertigen Informationssicherheitsstandards.
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• Die IT-Lösung muss eine revisionssichere und nachvollziehbare Dokumentation von Prozessen, Bearbeitungsständen, Freigaben und Änderungen ermöglichen. Weiterhin sind geeignete Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Verfahren zur Nachweisführung und Auditierung bereitzustellen. Darüber hinaus muss die IT- Lösung die vollständige Rückgabe der durch das ZDF verarbeiteten Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format ermöglichen. • Alle gespeicherten Daten sind verschlüsselt abzulegen, beispielsweise mittels AES- 256, und die Datenübertragung hat ausschließlich verschlüsselt, mindestens über TLS 1.2 oder höher, zu erfolgen, um sensible Prozessdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. • Ausweis sämtlicher Lizenz- und Preisstrukturen sowie der laufenden Betriebskosten, insbesondere für Nutzerlizenzen, Speicher und Transaktionen. • Nachweis der getroffenen Informationssicherheitsmaßnahmen. • Protokollierung von Konfigurationsänderungen, Modelländerungen und Benutzeraktionen. • Bereitstellung von Support- und Wartungsleistungen einschließlich definierter Service-Level.
6.2 Organisatorische Anforderungen • Nachweis mindestens eine und höchstens drei Referenzprojekten zur Einführung und zum Betrieb von BPMN- oder Workflow-Systemen vergleichbarer Komplexität in Organisationen mit mehr als 100 Nutzern.
6.3 Vertragliche Rahmenbedingungen
Ergänzend zu den im Leistungsverzeichnis beschriebenen Anforderungen gelten die Regelungen des den Vergabeunterlagen beigefügten EVB-IT Cloud-Vertrag.
7 Rahmenbedingungen und sonstige Regelungen
Die in den vorherigen Kapiteln genannten Aufgaben und Leistungen sind unter den hier beschriebenen Rahmenbedingungen vom Auftragnehmer zu erbringen:
7.1 Allgemeines
Die Kommunikation und Dokumentation erfolgten in deutscher Sprache. Gefordert werden daher Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Entsprechende Kenntnisse liegen dann vor, wenn das Erstellen komplexer technischer und inhaltlicher Sachverhalte gewährleistet und die nachfragefreie Verständigung am Telefon sichergestellt ist.
Auf Steuerungsebene werden zwischen dem ZDF und dem Auftragnehmer regelmäßige Besprechungen stattfinden. Diese Besprechungen werden in der Regel vom ZDF organisiert. Von Seiten des Auftragnehmers nimmt der Koordinator oder dessen Vertreter, von Seiten des ZDF der benannte zentrale Ansprechpartner oder dessen Vertreter teil.
Der Auftragnehmer hat die vom ZDF bereitgestellten Informationen vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Auftragsdurchführung zu verwenden.
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7.2 Erbringungsort/Remotearbeit
Mit der Abgabe seines Angebotes verpflichtet sich der Bieter, die Leistungen, gemessen an den zeitlichen Aufwänden, auch auf dem Gelände des ZDF Mainz (Zentrale) zu erbringen (ca. 5% können in Abstimmung mit dem ZDF vor Ort erbracht werden). Die Leistungen sind in der Regel remote auszuführen. Wenn Leistungen remote erbracht werden, ist dies ausschließlich in Räumlichkeiten erlaubt, die im EWR liegen. Die Regelungen im Dokument Auftragsdaten-verarbeitung sind zu beachten.
7.3 Sonstige Regelungen
Die vom ZDF bereitgestellten Dokumente und Informationen sind als „vertraulich“ zu klassifizieren und ausschließlich nur für die ZDF-Auftragsdurchführung / ZDF Leistungserbringung zu verwenden. Siehe hierzu auch Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Das ZDF behält sich vor, sämtliche administrativen Eingriffe an den Servern zu auditieren – ohne dass es besonderer Hinweise darauf, anlassbezogen, bedarf.
Security Incidents sind unverzüglich an die vom ZDF zu benennende Ansprechpartner zu melden.
8 Auftragsvolumen und Leistungszeitraum
Das Auftragsvolumen umfasst die Bereitstellung, Einführung, Konfiguration, Schulung, Dokumentation, den Betrieb, Support, Wartung und die kontinuierliche Produktpflege der IT- Lösung über den vereinbarten Vertragszeitraum. Die Kalkulation muss mindestens SaaS- Grundlizenz, Nutzer- und Rollenlizenzen, Speicher- und Transaktionskosten, Einführung, Schulung, Support sowie optionale Beratungsleistungen transparent ausweisen.
Geplanter Vertragsbeginn: 01.01.2027
Mindestvertragslaufzeit: 3 Jahre
Verlängerungsoption: 2 mal 1 Jahr optionale Verlängerung zu unveränderten Konditionen
Vertragsart: EVB-IT Cloudvertrag
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, optionale Leistungen oder geschätzte Mengen vollständig abzurufen.
8.1 Nutzerrollen
Die angebotene IT-Lösung muss mindestens unterschiedliche Nutzerrollen für Antragstellende, Bearbeitende beziehungsweise Genehmigende, Prozessmodellierende sowie Plattformadministrierende unterstützen. Die Rollen müssen voneinander getrennt, kombinierbar und flexibel neu zuweisbar sein. Der Anbieter muss darlegen, welche produktseitigen Rollen diesen fachlichen Rollen entsprechen und welche Lizenzkosten jeweils entstehen.
8.2 Nutzerrollenvolumen
Plattformadministrierende (Benutzer, Rechte und Plattform verwalten): 3
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Prozessmodellierende (Prozesse und Formulare erstellen): 16
Lizenzen auf Abruf:
Erwartung: 6 Prozessmodellierende zu Beginn des Projekts
Weitere 10 Prozessmodellierende werden im Projektverlauf benötigt
Bearbeitende und Genehmigende (Aufgaben prüfen, bearbeiten und entscheiden): ca. 500 (Führungskräfte & Vertreter, Sachbearbeiter)
Option für zusätzliche Lizenzen für Sachbearbeiter: ca 3 x 100
Antragstellende (Formulare ausfüllen, Prozesse starten, Status einsehen): ca. 7000
8.3 Optionale Leistungen
Alle optionalen Leistungen gehen in die preisliche Angebotswertung ein.
Beratung und Unterstützung der IT bei der Implementierung und Integration der IT-Lösung in die bestehende IT-Landschaft. / Optionaler Abruf von ca. 240 Stunden (Rahmenvertrag über Leistungszeitraum 3 Jahre)
Unterstützung bei der Modellierung der ersten Workflows und der zugehörigen Formularen / Abruf von ca. 240 Stunden (Rahmenvertrag über Leistungszeitraum 3 Jahre)
Nur bei Verlängerungsoption: Beratung und Unterstützung von Fachbereichen zur Modellierung und Implementierung von Fachprozessen / Optionaler Abruf von ca. 80 Stunden (Rahmenvertrag über Leistungszeitraum von jeweils 1 Jahr)
9 Anlagen und einzureichende Unterlagen
9.1 Anlagen
Den Vergabeunterlagen sind folgende Anlagen beigefügt:
• Beispiel Formular „Freizeit statt Geld“ • Eignungsliste (Ausschlusskriterien) • Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix • Preisblatt • Vertragsmuster EVB-IT Cloud • Allgemeine Auftragsbedingungen des ZDF - nachstehend "AGB/ZDF" genannt - für Lieferungen und Leistungen - ausgenommen Bauleistungen (Stand: 07/2026) • Ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT Cloud-AGB) Version • Auftragsverarbeitungsvereinbarung (soweit vorgesehen) • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
9.2 Einzureichende Unterlagen
Vom Bieter sind die in den Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise vollständig einzureichen. Hierzu gehören:
• die ausgefüllte Eignungsliste (Ausschlusskriterien) inkl. geforderter Eigenerklärungen, Nachweise und Zertifikate • im Rahmen der Bewertung von Qualität & Usability
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grafische Prozessdarstellung anhand von BPMN 2.0 o Beschreibung der Umsetzungsschritte o Screenshots der Benutzeroberflächen o Beschreibung der Rollen und Berechtigungen o Beschreibung des Konfigurationsvorgehens o Beschreibung des Änderungsfalls „zusätzlicher Genehmigungsschritt“ o Referenzprozess anhand des Beispiel Formular „Freizeit statt Geld“ mit o folgenden Prozessschritten: Antragserfassung durch einen Fachanwender Fachliche Prüfung Genehmigung durch eine Führungskraft Automatische Information des Antragstellers über die Entscheidung Vertretungsregelung für Genehmiger Anzeige des Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten Nachvollziehbare Protokollierung aller Bearbeitungsschritte • Im Rahmen der Bewertung von Service- und Support Service- und Supportkonzept o • Im Rahmen der Bewertung von Einführung: Einführungskonzept einschließlich Projektplan und Rollenmodell. o Betriebsübergabe- und Qualitätssicherungskonzept o • Im Rahmen der Bewertung von Innovations- und Weiterentwicklungsfähigkeit: Produkt-Roadmap für die nächsten 24 Monate sowie eine Beschreibung der o Produktstrategie Release- und Update-Management einschließlich Releasezyklen, o Informationsprozessen und Dokumentation von Änderungen Beschreibung der Strategie zur technologischen Weiterentwicklung der o Plattform einschließlich der geplanten Weiterentwicklung von Schnittstellen, Standards und Integrationsmöglichkeiten. • das ausgefüllte Preisblatt
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