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Bewerbungsbedingungen
Vergabe-Nr. 1335-0126
Ausschreibung über den Betrieb, das Hosting und die
Weiterentwicklung der Website www.kkh.de inklusive
Migration auf ein zukunftsfähiges CMS-System
Kaufmännische Krankenkasse - KKH
Karl-Wiechert-Allee 61
30625 Hannover
V01B
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Inhaltsverzeichnis
- Auftraggeber / Vergabestelle .................................................................. 3
- Bewerberfragen...................................................................................... 3
- Verwendung der Teilnahmeunterlagen ................................................... 4
- Datenschutz ........................................................................................... 4
- Einreichung der Teilnahmeanträge......................................................... 4 5.1 Fristen ............................................................................................ 5 5.2 Änderung / Rücknahme von Teilnahmeanträgen ............................ 5
- Eignungsnachweise ............................................................................... 5 6.1 Grundsätzliches .............................................................................. 5 6.2 Ausschlussgründe .......................................................................... 6
- Nebenangebote...................................................................................... 6
- Bietergemeinschaften............................................................................. 6
- Nachunternehmer .................................................................................. 7
- Eignungsprüfung ................................................................................ 7
- Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens ............................................. 7
- Losaufteilung ...................................................................................... 8
- Aufwandsentschädigung .................................................................... 8
- Kennzeichnung des Teilnahmeantrags ............................................... 8
- Verfahrens- und Angebotssprache ..................................................... 8
- Anerkennung der KKH-seitigen Vertragsbedingungen........................ 8
- Änderung der Vergabeunterlagen ...................................................... 8
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- Auftraggeber / Vergabestelle Auftraggeber Kaufmännische Krankenkasse – KKH Karl-Wiechert-Allee 61 30625 Hannover
Vergabestelle Kaufmännische Krankenkasse – KKH ZE – Zentraler Einkauf Karl-Wiechert-Allee 61 30625 Hannover
Email: Beschaffungen-ZE@kkh.de
Die Vergabeunterlagen werden für die Dauer des Ausschreibungsverfahrens im Online-Portal „Deutsches Vergabeportal“ (DTVP) über die KKH bereitgestellt (http://www.dtvp.de).
Sämtliche Zugangskennungen sind vertraulich zu behandeln. Der Bewerber hat ab Erhalt der Zugangsdaten selbständig Zugriff auf das Online-Portal zu nehmen, um sämtliche Vergabeunterlagen herunterzuladen.
Etwaige Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich über das Online-Portal an die KKH zu richten. Auskünfte anderer Stellen sind nicht verbindlich. Dies gilt auch für technische Fragen zum Online-Portal der KKH, welches durch einen externen Anbieter bereitgestellt und betrieben wird. Für die eingestellten Inhalte (insbesondere Vergabeunterlagen und Bewerberinformationen ist ausschließlich die KKH zuständig und verantwortlich.
Sollte das Online-Portal mehr als 5 Stunden für den Bewerber nicht erreichbar sein, so hat er die Vergabestelle in beiderseitigem Interesse unverzüglich darüber per E-Mail zu informieren.
- Bewerberfragen
Um über eingehende und von der KKH beantwortete Fragen bzw. die Änderung von Unterlagen informiert zu werden, hat sich der Bewerber im o.g. Online-Portal zu registrieren. Die Beantwortung der Fragen erfolgt allen Bewerbern gegenüber gleichförmig. Die KKH wird zu den nachfolgend aufgeführten Terminen im Online-Portal Bewerberinformationen bereitstellen.
Die Beantwortung der Bewerberfragen erfolgt an folgenden Terminen:
- Bewerberinformation: 29.10.2026
- Bewerberinformation: 05.11.2026
- Letzte Bewerberinformation: 16.11.2026
Berücksichtigt werden Bewerberfragen, die bis zum Vortag der oben genannten Beantwortungstermine um 08.00 Uhr bei der KKH eingegangen sind. Alle danach eingehenden Fragen werden zum nächsten Termin beantwortet.
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Auskünfte können grundsätzlich bis zum 15.11.2026 um 08:00 Uhr angefordert werden. Eingehende Fragen nach der oben genannten letzten Bewerberinformation werden unter Berücksichtigung der Entscheidungspraxis im Einzelfall beantwortet.
Die KKH behält sich vor, Fragen ggf. so umzuformulieren, dass die Identität des Fragestellers nicht erkennbar wird. Es wird jedoch darum gebeten, bei der Formulierung von Fragen von vornherein zu berücksichtigen, dass diese zusammen mit den Antworten allen interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
Durch Einloggen in das Online-Portal mit der den Bewerbern zur Verfügung gestellten, individuellen Zugangskennung kann auch Zugriff auf die jeweiligen Bewerberinformationen genommen werden. Die Bewerber sind verpflichtet das Online-Portal täglich einzusehen, da nicht auszuschließen ist, dass allgemeine Informationen zum Verfahren, bzw. geänderte Vergabeunterlagen auch außerhalb der o.g. Termine den Bewerbern über das Online-Portal zur Verfügung gestellt werden. Eine gesonderte Nachricht über neu eingestellte Dokumente / Informationen erhalten registrierte Bewerber in der Regel über das Online-Portal.
Rügen nach § 160 Abs. 3 GWB werden unabhängig der oben genannten Fristen beantwortet, sollten jedoch seitens der Bewerber eindeutig als Rügen gekennzeichnet werden!
In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB dann unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KKH einer Rüge nicht abzuhelfen, vergangen sind.
- Verwendung der Teilnahmeunterlagen
Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des gesamten Vergabeverfahrens erhalten, sind vertraulich zu behandeln und nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke, z.B. die (teilweise) Veröffentlichung, ist nicht gestattet. Diese Verpflichtung ist an eventuelle Nachunternehmer weiterzugeben.
- Datenschutz
Die von Ihnen erbetenen Daten werden ausschließlich im Rahmen dieses Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert.
- Einreichung der Teilnahmeanträge
Mit dem Teilnahmeantrag sind sämtliche in den Teilnahmeunterlagen geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Eine Übersicht über die mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Dokumente findet sich in der Anlage „Vorzulegende Unterlagen“. Erklärungen und Nachweise, die auf Anforderung der KKH bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nicht vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer von der KKH zu bestimmenden Nachfrist nachgereicht werden, soweit dies rechtlich zulässig ist. Die KKH wird dabei den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
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Ferner ist darauf zu achten, dass im Zuge der Teilnahmeantragsabgabe der Teilnehmer und die zur Vertretung des Teilnehmers berechtigte natürliche Person genannt werden.
Auszufüllende Dateien müssen im zur Verfügung gestellten Dateiformat eingereicht werden. Eine Abweichung vom vorgegebenen Format führt zum Ausschluss vom Verfahren, da dadurch sowohl die Unveränderbarkeit des Dokumenteninhalts als auch die Lesbarkeit der Dokumente durch die Vergabestelle nicht gewährleistet werden kann.
Maßgeblich für die Teilnahmeantragswertung ist ausschließlich die elektronische Form im Online-Portal. Eine Übermittlung des Teilnahmeantrags (gilt auch für einzelne Bestandteile) auf sonstigem Wege, insbesondere in Papierversion, per Telefax oder Email etc., ist ausgeschlossen und führt zum Ausschluss von dem Teilnahmewettbewerb.
5.1 Fristen
Die Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge endet am 23.11.2026 um 10:00 Uhr
Für den rechtzeitigen Eingang kommt es auf den Zeitpunkt des Zugangs bei der für die Einreichung der Teilnahmeanträge benannten Stelle an. Teilnahmeanträge, die später eingehen, werden nicht berücksichtigt, sofern der Bewerber den verspäteten Eingang zu vertreten hat.
Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 30.04.2027 um 23.59 Uhr.
5.2 Änderung / Rücknahme von Teilnahmeanträgen
Will der Bewerber seinen Teilnahmeantrag, den er bereits abgegeben hat, innerhalb der Teilnahmefrist ändern, so ist ihm dies jederzeit im Online-Portal möglich.
- Eignungsnachweise
In Bezug auf die einzureichenden Eignungsnachweise sind nachfolgende Regelungen zu beachten.
6.1 Grundsätzliches
Der Bewerber hat mit seinem Teilnahmeantrag die geforderten Nachweise zur Beurteilung der Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde gemäß Anlage „Eignungsnachweise“ vorzulegen. Hierbei sind die vorhandenen Vorlagen ausgefüllt und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Sofern es im Einzelfall keine Formulare oder Vordrucke zu Nachweiszwecken gibt, ist dem Bewerber gestattet, einen geeigneten formlosen Nachweis zu erbringen.
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Die Angaben des Bewerbers werden streng vertraulich behandelt. Während des Vergabeverfahrens und der Vertragslaufzeit ist sämtlicher Schriftverkehr sowie die Kommunikation ausschließlich in Deutsch zu führen. Die gestellten Fragen dienen dem allgemeinen Nachweis der Fachkunde, der Leistungsfähigkeit und der Zuverlässigkeit.
6.2 Ausschlussgründe
Werden vom Bewerber vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leis- tungsfähigkeit und / oder Zuverlässigkeit abgegeben, beschädigt dies das Vertrauensverhält- nis zwischen KKH und Bewerber und berechtigt die KKH, unter Ausübung pflichtgemäßen Ermessens den entsprechenden Bewerber gem. §§ 123 und 124 GWB vom weiteren Verfahren auszuschließen.
- Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen und führen zum Ausschluss des Angebotes von der Wertung.
- Bietergemeinschaften
Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung rechtmäßig ist. Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistung und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen.
Bei Beteiligung als Bietergemeinschaft ist die Erklärung zur Bietergemeinschaft (Anlage: "Eigenerklärungen“- „Erklärung Bietergemeinschaft") vollständig ausgefüllt mit dem Angebot zu übermitteln. Liegt keine Bietergemeinschaft vor, so ist das in der Anlage "Eigenerklärungen“ zu findende Dokument „Erklärung Bietergemeinschaft" an der vorgesehenen Stelle mit „nein“ zu kennzeichnen. Die technische, berufliche, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit wird für die Bietergemeinschaft insgesamt betrachtet/als Ganzes bewertet, wobei die Leistungsfähigkeit einzelner Mitglieder sämtlichen Mitgliedern zugerechnet wird. Die Zuverlässigkeit hingegen ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft individuell nachzuweisen, insbesondere durch die Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB. Eine Kompensation fehlender Zuverlässigkeit durch andere Mitglieder der Bietergemeinschaft ist ausgeschlossen.
Mitglieder einer Bietergemeinschaft können bezogen auf denselben Auftrag / dasselbe Los nicht gleichzeitig als Einzelbieter an der Ausschreibung teilnehmen.
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- Nachunternehmer
Die Einschaltung von Nachunternehmern ist möglich.
Plant der Bieter die Einschaltung von Nachunternehmern, so hat er die vorgesehenen Nachunternehmer sowie Art und Umfang der an sie zu vergebenden Leistungen im Angebot unter Verwendung der Anlage: "Eigenerklärungen“ – „Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen“ anzugeben.
Hinsichtlich der für den Zuschlag vorgesehenen Bieter, wird die KKH die Eignung der angegebenen Nachunternehmer prüfen. Hierfür wird nach besonderer Mitteilung und Anforderung der Eignungsnachweise eine ausreichende Frist gewährt. Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachunternehmer für die von ihm zu übernehmenden Teile der Leistung in fachlicher, persönlicher und wirtschaftlicher Hinsicht denselben Eignungsanforderungen zu genügen hat, wie der Bieter für jenen Leistungsteil.
Es wird darauf hingewiesen, dass auch mit dem Bieter verbundene Unternehmen Nachunternehmer sind. Zur Leistungserbringung eingesetzte Versandunternehmen (bspw. DHL) sind keine Nachunternehmer.
Werden keine Nachunternehmer eingesetzt, so ist das in der Anlage "Eigenerklärungen“ zu findende Dokument „Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen" an der vorgesehenen Stelle mit „nein“ zu kennzeichnen.
Verfügbarkeitserklärungen müssen nicht bereits im Zuge der Angebotsabgabe vorgelegt werden. Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, sich von den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter Verpflichtungserklärungen seiner Unterauftragnehmer vorlegen zu lassen.
- Eignungsprüfung
Um die Eignung der Bewerber zu beurteilen, müssen diese die in der Anlage „Eignungsnachweise“ geforderten Dokumente vorlegen und die gestellten Fragen umfassend beantworten.
- Weiterer Ablauf des Vergabeverfahrens
Nach derzeitigem Stand ist vorgesehen, die geeigneten Bewerber am 14.12.2026 zur Angebotsabgabe aufzufordern. Als Termin für den Ablauf der Angebotsfrist ist der 20.01.2027, 10:00 Uhr vorgesehen. Die KKH behält sich vor Bietergespräche im Anschluss an die schriftliche Angebotsabgabe zu führen oder auf Basis der Erstangebote den Zuschlag zu erteilen. Sollten Bietergespräche geführt werden, ist vorgesehen, die jeweiligen Angebotspräsentationen nebst Bietergesprächen im Zeitraum vom 22.02.2027 – 03.03.2027 durchzuführen. Die genauen Regelungen zur Abschichtung im Rahmen der Angebotsphase ergeben sich aus den Unterlagen zur Angebotsphase.
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Es wird darauf hingewiesen, dass von der KKH nur diejenigen Unternehmen zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, die nach Prüfung der übermittelten Informationen die festgelegten Eignungskriterien erfüllen.
- Losaufteilung
Eine eventuelle Losaufteilung der Ausschreibung entnehmen Sie bitte der Anlage Angebotsschreiben. Beachten Sie auch die Leistungsbeschreibung und die Bewerbungsbedingungen. Soweit vorgesehen, nutzen Sie die in der Anlage Angebotsschreiben vorgesehene Eintragungsmöglichkeit, um anzugeben für welche Lose Sie Ihren Antrag abgeben. Sind im Verfahren mehrere Lose vorgesehen so gilt, dass ein Bieter sowohl für eines, mehrere oder alle Lose ein Angebot abgeben kann. Die Lose werden einzeln bewertet.
- Aufwandsentschädigung
Für die Erarbeitung des Teilnahmeantrags steht dem Bewerber kein Anspruch auf Entschädigung seines Aufwandes zu.
- Kennzeichnung des Teilnahmeantrags
Der Bewerber hat sämtliche Bestandteile seines Teilnahmeantrags, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse beinhalten, eindeutig zu kennzeichnen. Die KKH wird im Falle eines Nachprüfungsverfahrens keine weitergehenden Kennzeichnungen an den Teilnahmeanträgen der Bewerber vornehmen.
- Verfahrens- und Angebotssprache
Die Verfahrens- und Angebotssprache während der gesamten Laufzeit ist deutsch.
- Anerkennung der KKH-seitigen Vertragsbedingungen
Soweit Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne von § 305 BGB den Unterlagen des Bieters beigefügt sind, finden diese keine Anwendung.
- Änderung der Vergabeunterlagen
Änderungen an den Vergabeunterlagen durch einen Bewerber sind nur zulässig insofern und insoweit es sich dabei um die Eintragung von in den Unterlagen geforderten Angaben handelt. Darüberhinausgehende Veränderungen (z.B. die Einfügung zusätzlicher Bedingungen oder Preispositionen) führen zum Ausschluss des Angebots gemäß den der Vergabe zugrundeliegenden vergaberechtlichen Regelungen.